Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Operación Ingreso-Gasto Procedimiento: Operación de los Comités Pro-Mejoras de las Entidades Académicas (ARF-IG-P-19) CONTENIDO Descripción Políticas Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo Referencias Formatos y Anexos Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Operación Ingreso-Gasto Procedimiento: Operación de los Comités Pro-Mejoras de las Entidades Académicas Página 1 de 7 I. Descripción Objetivo Describir las acciones y actividades que realizan los Comités Pro-Mejoras de las entidades académicas encaminadas al uso y aplicación de las cuotas aportadas por los alumnos de la Universidad Veracruzana, para el registro, control y transparencia en el gasto. Alcance Este procedimiento es aplicable a todas las entidades académicas que reciban ingresos de cuotas aportadas por alumnos de la UV. Definiciones y terminología Cuota– Es la aportación de los alumnos a la Universidad Veracruzana de carácter estrictamente voluntario, destinada a mejorar las condiciones de la entidad académica y apoyar sus programas educativos; y cuya aplicación podrá realizarse exclusivamente en los conceptos señalados en el Artículo 10 del Reglamento de los Comités Pro-Mejoras de las Entidades Académicas. Comité Pro-Mejoras – Es el órgano colegiado de opinión, consulta y resolución, encargado de analizar las necesidades de la entidad académica y priorizar aquellas susceptibles de resolver con recursos provenientes de las cuotas voluntarias de los alumnos, vigilando posteriormente la aplicación de esos ingresos para coadyuvar en la búsqueda de la excelencia académica, a través del apoyo a los programas educativos y del mejoramiento de las condiciones de la planta física universitaria y su equipamiento. Junta Académica – Es la máxima autoridad colegiada en las entidades académicas de la Universidad Veracruzana. SIIU: Sistema Integral de Información Universitaria. SAF: Secretaría de Administración y Finanzas SAFR: Secretaría de Administración y Finanzas Regional Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Operación Ingreso-Gasto Procedimiento: Operación de los Comités Pro-Mejoras de las Entidades Académicas Página 2 de 7 II. Políticas 1. Los Directivos de las entidades académicas deberán otorgar apoyo a los Comités ProMejoras para su buen funcionamiento y desarrollo de las prioridades que establezcan. 2. Los Comités Pro-Mejoras deberán promover y fomentar la transparencia y rendición de cuentas de la gestión de las cuotas. 3. Los Comités Pro-Mejoras deberán garantizar que las actas de solicitud de gastos indiquen los conceptos programados en el Programa Operativo Anual (POA) de acuerdo a lo señalado en el artículo 10 del Reglamento de los Comités Pro-Mejoras, la cantidad a solicitar para cada concepto; así como la justificación correspondiente para el ejercicio del gasto. III. Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo 3.1 Integración de Comité Pro-Mejoras 3.2 Funcionamiento del Comité 3.3 Rendición de Cuentas 3.1 Integración del Comité Pro-Mejoras RESPONSABLE a) Creación del Comité Entidad Académica Director ACTIVIDAD 1. Convoca a la comunidad académica y estudiantil para la creación del Comité Pro-Mejoras. Junta Académica 2. Elige a los integrantes del Comité Pro-Mejoras. 3. Toma la Protesta del Comité Pro-Mejoras. 4. Firma acta aprobada y envía al Director. Director 5. Recibe acta aprobada de la Junta Académica con los integrantes del Comité Pro-Mejoras. 6. Envía copia del Acta de Junta Académica al Secretario de Administración y Finanzas para su conocimiento; y se queda con otra copia para su registro. Secretaría de Administración y Finanzas Secretaría 7. Recibe acta de designación del Comité Pro-Mejoras aprobada por la Junta Académica para su registro. b) Renovación de Integrantes Comité Pro-Mejoras Presidente 8. Ante la necesidad de renovar a uno o más miembros del Comité Pro-Mejoras, el Director de la Entidad Académica convoca a Junta Académica para la elección y nombramiento de los mismos. Regresar al paso 1. Regresar Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Operación Ingreso-Gasto Procedimiento: Operación de los Comités Pro-Mejoras de las Entidades Académicas Página 3 de 7 3.2 Funcionamiento del Comité Pro-Mejoras RESPONSABLE ACTIVIDAD a) Preparación y Convocatoria Comité Pro-Mejoras Presidente 9. 10. Presidente y Secretario 11. 12. Secretario 13. 14. 15. 16. Vocales y/o invitados 17. Convoca a los integrantes del Comité Pro-Mejoras para iniciar las funciones del mismo. Consulta con el Secretario Académico y el Administrador el ingreso por cuotas. Elaboran conjuntamente la Convocatoria y propuesta de orden del día de acuerdo al Reglamento de los Comités Pro-Mejoras (Arts. 23 y 24). Envían Convocatoria a los integrantes del Comité Pro-Mejoras y a invitados, si es el caso, para asistir a las sesiones programadas. Integra la información y prepara la documentación de los asuntos a tratar en cada una de las reuniones programadas. Recibe información del Presidente sobre la disponibilidad del ingreso por cuotas. Verifica en el SIIU la disponibilidad presupuestal y financiera del ingreso por cuotas. Turna a los integrantes del Comité Pro-Mejoras el orden del día con la documentación correspondiente. Reciben convocatoria y documentación correspondiente para la celebración de la sesión. b) Celebración de sesiones Comité Pro-Mejora Presidente 18. Preside la sesión del Comité Pro-Mejoras y realiza la lectura del orden del día, solicita la firma de la lista de asistencia y confirma quórum para iniciar la sesión convocada. 19. En caso de no haber quórum, se registra el hecho en el acta del Comité ProMejoras y se vuelve a convocar a nueva sesión. Regresar al paso 11. Si es la Primera Sesión Ordinaria del Año Presidente 20. Propone al Comité Pro-Mejoras el calendario anual de sesiones para el trabajo colaborativo. (Art. 25) Todos los integrantes 21. Revisan los planes, calendarios, programas e informes anuales. 22. Propone analizar las prioridades de la entidad académica para el ejercicio del gasto de las cuotas y toma los acuerdos pertinentes con los integrantes del Comité Pro-Mejoras. Secretario 23. Elabora con los integrantes del Comité Pro-Mejoras los proyectos a incorporar en el Programa Operativo Anual (POA). 24. Consulta los lineamientos para la integración de los proyectos a ejercer en el gasto considerando las necesidades de la entidad académica previstas en el reglamento. Los trámites relacionados con la Adquisición de Bienes y Servicios deberán llevarse a cabo de acuerdo con lo establecido en los procedimientos de la Dirección de Recursos Materiales y Departamento de Servicios Generales. Continuar en paso 29. Regresar Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Operación Ingreso-Gasto Procedimiento: Operación de los Comités Pro-Mejoras de las Entidades Académicas Página 4 de 7 En caso de no ser la Primera Sesión Ordinaria del Año Vocales 25. Proponen al Presidente y al Secretario del Comité Pro-Mejoras las mejoras de la entidad académica. Todos los integrantes 26. Revisan el avance y seguimiento de los acuerdos de sesiones anteriores. 27. Revisan y analizan la disponibilidad de los ingresos por cuotas. 28. Analizan las propuestas de mejora de los vocales, así como los proyectos y programas a considerar de acuerdo a las necesidades de la entidad académica. 29. Debaten y emiten su voto autorizando o rechazando los proyectos y programas propuestos en la sesión del Comité. c) Acuerdos de la Sesión Comité Pro-Mejoras Secretario 30. Ingresa al portal desde MiUV y selecciona el “Tile” denominado “Acta de Comité Pro-Mejoras” donde podrá elaborar el acta correspondiente. 31. Requisita la forma indicando si se trata del Acta de Sesión (ordinaria/extraordinaria) o Acta de solicitud de recursos (ordinaria/extraordinaria). 32. Al finalizar, imprime y recaba las firmas de los integrantes del Comité ProMejoras. Todos los integrantes 33. Firman el Acta de Comité con los acuerdos finales. Secretario Presidente Todos los integrantes 34. Resguarda el Acta de Comité para llevar a cabo el seguimiento y revisar el avance y cumplimiento de los acuerdos. 35. Si se trata del Acta de solicitud de recursos a) Acuerda con el Presidente los trámites para la solicitud de la liberación del recurso. b) Envía trámite a la Dirección de Egresos adjuntando copia del Acta de solicitud de recursos. 36. En caso contrario (si es Acta de sesión) a) Continuar en el paso 37. 37. Informa a los integrantes del Comité Pro-Mejoras las fechas de entrega de resultados y demás asuntos a resolver. 38. Reciben información del Presidente para llevar a cabo las actividades que les permitan cumplir con los compromisos establecidos. Regresar 3.3 Rendición de Cuentas RESPONSABLE Comité Pro-Mejoras Secretario y Vocales Junta Académica Presidente ACTIVIDAD 39. Elaboran semestralmente los Informes sobre el ingreso, destino y aplicación de las cuotas que el Presidente del Comité presentará a la Junta Académica. 40. Recibe información del Comité Pro-Mejoras, sobre las resoluciones correspondientes. 41. Revisan y aprueban los resultados según corresponda. 42. Expone ante la Junta Académica el Informe semestral sobre el ingreso, destino y aplicación de las cuotas con los proyectos autorizados por el Comité Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Operación Ingreso-Gasto Procedimiento: Operación de los Comités Pro-Mejoras de las Entidades Académicas Página 5 de 7 Pro-Mejoras al finalizar el ciclo escolar para su información. Entidad Académica Junta Académica Comité Pro-Mejoras Presidente 43. Si existen dudas sobre el Informe del ingreso, destino y aplicación de las cuotas presentado a. El Presidente del Comité Pro-Mejoras aclara las dudas En caso contrario b. Continúa en el paso 44. 44. Envía por vía electrónica la copia del informe a la Secretaría de Administración y Finanzas y Secretaría de Administración y Finanzas Regional que corresponda. Entidad Académica Director 45. Envía este informe a la Coordinación Universitaria de Transparencia, Acceso a la Información, protección de Datos Personales para su publicación en el portal oficial. 46. Difunde a la comunidad académica y estudiantil el destino y resultados de la aplicación de las cuotas y las publica en la página oficial de la entidad académica. 47. Semestralmente entrega a la Secretaría de Administración y Finanzas, los avances sobre el ingreso, destino y aplicación de las cuotas. Coordinación Universitaria de Transparencia (CUTAI) Coordinador 48. Publica informe sobre el ingreso, destino y aplicación de las cuotas del Comité Pro-Mejoras enviado por el Director de la entidad académica. Secretaría de Administración y Finanzas y Secretaria de Administración y Finanzas Regional Secretaria 49. Recibe semestral y anualmente el informe sobre los avances del ingreso, destino y aplicación de las cuotas, para su registro y control. FIN DEL PROCEDIMIENTO Regresar IV. Referencias IDENTIFICACIÓN S/N NOMBRE DEL DOCUMENTO Ley General de Educación Ley de Educación del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave Ley Orgánica de la Universidad Veracruzana Estatuto General de la Universidad Veracruzana Reglamento de Ingresos – Egresos Reglamento de los Comités Pro-Mejoras de las Entidades Académicas Estatuto del Personal Académico Regresar Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Operación Ingreso-Gasto Procedimiento: Operación de los Comités Pro-Mejoras de las Entidades Académicas Página 6 de 7