PROCESO DE IMPLANTACIÓN SIGA-SIAF 1. Etapas en la

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Implantación de los módulos del SIGA
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PROCESO DE IMPLANTACIÓN SIGA-SIAF
1. Etapas en la implantación del SIGA
•
ETAPA 1: Difusión del SIGA-ML a UEs
1.1 Presentación del SIGA – ML a los funcionarios de las diferentes áreas de la UE
piloto (Logística, Presupuesto, Sistemas, Patrimonio).
1.2 Exportación de la Base de Datos.
1.3 Instalación del Ejecutable, delimitando los accesos según el tipo de usuario.
1.4Capacitación in situ a los usuarios del Módulo (Programación, Pedidos,
Procesos de Selección, Adquisiciones, Almacén, Patrimonio)
Las etapas siguientes se realizan bajo la supervisión y apoyo permanentes del
Implantador SIGA.
•
ETAPA 2: Carga de Tablas y Datos al SIGA-ML
Una vez instalado el Sistema, previamente a la ejecución de los procesos
logísticos por el Sistema, la UE realiza las siguientes tareas, en algunos casos, en
forma paralela y, en otros, en forma secuencial:
2.1 Actualización de los datos generales de la UE, código de la UE, Nombre, RUC.
Migración de la información Presupuestal: Metas y Marco Presupuestal a nivel
de Metas y Específica del Gasto.
2.2 Registro del Catálogo de Bienes y Servicios. El usuario deberá ingresar los
Items dentro de los Grupos, Clases y Familias comprendidos en la Tabla del
Sistema. En caso fuera necesario considerar algún Grupo, Clase y/o Familia,
diferente a los existentes, se informará a la Sede para su incorporación.
2.3 Registro de los datos de Personal, Almacenes, Sedes, Centros de Costo
vinculado a la(s) Meta(s), etc. Matrícula de la información correspondiente en
cada una de estas Tablas.
Inventario Inicial de Almacén. Ingreso de los saldos de inventario al 31/12 del
ejercicio anterior. Esta información servirá para llevar el control de los ingresos
y salidas de almacén a través del Kardex.
2.4 Estimación de los stocks al 31/12 del ejercicio fiscal. Esta información servirá
de referencia para elaborar el Presupuesto de Compras.
2.5 Registro por Centro de Costo del Consumo Histórico del ejercicio anterior. Esta
información sirve de referencia para la elaboración del Cuadro de Necesidades.
•
ETAPA 3: Programación del Cuadro de Necesidades, del Plan Anual de
Obtención (PAO) y del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC)
Concluida la carga de las tablas del Sistema, la UE puede iniciar la programación
del Cuadro de Necesidades a partir de cada Centro de Costo, previa capacitación
y supervisión in situ de los procesos involucrados en esta tarea.
3.1 Registro de la distribución del techo presupuestal de bienes y servicios por
centro de costo y a nivel de específica del gasto, meta y fuente de
financiamiento.
3.2 Registro del Cuadro de Necesidades por cada Centro de Costo, vinculando la
fuente de financiamiento, Meta y respectiva tarea, con los bienes y servicios.
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Se tiene el control del Techo Presupuestal por Centro de Costo en forma
opcional.
3.3 Ajuste del Cuadro de Necesidades por el responsable de la programación
institucional, teniendo en cuenta la Asignación Presupuestaria así como el
Consumo Histórico del Centro de Costo.
3.4 Elaboración del Presupuesto de Compras
3.5 Elaboración del Proyecto del Presupuesto Institucional de Bienes y Servicios,
con el que el área de Logística sustenta sus requerimientos ante la Oficina de
Presupuesto.
Generación del Plan Anual de Obtención (PAO) y del PAAC Inicial para su
presentación al CONSUCODE.
3.6 Ajustes del Plan Anual de Obtención, incluyendo la reprogramación del mismo.
•
ETAPA 4: Ejecución de Pedidos y Requerimientos de Compra
En esta etapa, de ejecución del presupuesto, los Centros de Costo realizan sus
pedidos y requerimientos de compra, observando los procedimientos establecidos
en el Sistema.
4.1 Solicitud de Pedidos. Cada Centro de Costo solicitará los Bienes y/o servicios
según su Cuadro de Necesidades.
4.2 Aprobación de Solicitud de Pedidos. La persona autorizada aprobará ó
desaprobará la atención de los pedidos en base a la existencia de stocks.
4.3 Pedidos de Compras, en caso no se encuentre programada.
4.4 Autorización del Pedido de Compra. El responsable autorizará este pedido
luego de verificar los stocks y la disponibilidad de presupuesto.
4.5 Consolidación de Pedidos por el responsable de la Oficina de Logística, con la
finalidad de determinar el tipo de proceso de selección lo que permite actualizar
el PAO y PAAC.
4.6 Requerimiento de Compras, referido a los Gastos Fijos, tales como agua, luz,
teléfono, etc.
•
ETAPA 5: Ejecución de Procesos de Selección
En base a lo programado en el PAAC, así como a los requerimientos provenientes
de los Centros de Costo, la UE inicia la ejecución del proceso de selección
respectivo por el Sistema.
5.1 Generación del Proceso de Selección elegido del PAO.
5.2 Registro de los parámetros generales del proceso según lo indicado en las
bases administrativas.
5.3 Registro de las invitaciones en caso de una Adjudicación Directa de Menor
Cuantía o Selectiva.
5.4 Recepción de las propuestas en el caso de procesos de Adjudicación Directa
de Menor Cuantía y Selectiva. Cuando se trate de Licitaciones o Concursos
Públicos se registra a los Adquirientes de Bases.
5.5 Evaluación de las propuestas técnicas y económicas presentadas por los
postores, para luego realizar la evaluación final.
5.6 Registro del otorgamiento de la Buena Pro.
5.7 Registro de los postores adjudicados.
5.8 Registro de los Contratos.
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•
ETAPA 6: Emisión de Órdenes de Compra o Servicio
Adjudicada la buena pro y suscrito el contrato, la UE procede a emitir la Orden de
Compra u Orden de Servicio por el Sistema, según corresponda:
6.1 Generación del Cuadro de Adquisiciones, a partir de un Proceso de Selección
con adjudicación o contrato.
6.2 Generación de las Ordenes de Compra y/o Servicio.
6.3 Generación del archivo txt para la interfase con el Módulo SIAF-SP. La
ejecución del gasto en la fase Compromiso se reflejará en el Expediente SIAF
haciendo uso de esta opción.
6.4 Seguimiento de Calendario. La emisión de las Ordenes de Compra/Servicio
afectan los saldos de Calendario.
•
ETAPA 7: Registro de Entradas y Salidas de Almacén
7.1 Registro del ingreso de Bienes a Almacén, en base a las Ordenes de Compra y
las Notas de Entrada al Almacén, previa conformidad del responsable del área.
7.2 Generación y atención de los Pedidos-Comprobantes de Salida (PECOSAS).
En forma automática se visualizará el Pedido aprobado para la generación y
atención de la PECOSA.
7.3 Registro de la salida de Bienes del Almacén. Con la atención de la PECOSA se
procede a dar la salida del bien del almacén.
7.4 Control de los movimientos a través del Kárdex de Almacén. En forma
automática el Sistema muestra las Entradas y Salidas, así como el saldo
correspondiente por cada ítem.
•
ETAPA 8: Registro y Control de los Activos Fijos
8.1 Registro del Inventario de Activos Fijos al 01/01. De acuerdo al saldo al 31/12
del ejercicio anterior, el usuario debe ingresar por primera vez la información de
la asignación de los bienes patrimoniales (puede ser migrada), posteriormente
el Sistema es quien mostrará automáticamente los saldos de un año a otro.
8.2 Ingreso de bienes patrimoniales a través del Módulo de Logística. Dada la
conformidad de los bienes de activo fijo se podrá asignar a un determinado
usuario.
8.3 Actualización de la información de los Activos
8.4 Registro de las Salidas de los Activos.
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2. Esquema de Implantación
ETAPA 1
Taller de
Entrenamiento
EQUIPO DE CONTROL DE
CALIDAD
SECTORISTAS /
IMPLANTADORES
Charlas de
Difusión /
Capacitación
Unidades
Ejecutoras
Manuales de Usuario
Notas metodológicas
EQUIPO DE SOPORTE
TECNICO A USUARIOS
Instalación de software
Diagrama Nº 1: Proceso de Implantación – Etapa 1
ETAPA 2
IMPLANTADORES
CONTROL DE CALIDAD
•
Capacitación In Situ
(permanente)
•Supervisión registro de tablas
•Coordinación y supervisión de
•Observaciones,
•Nuevos
Requerimientos
matching de catálogo.
Unidades
•Supervisión de registro de la Ejecutoras
ejecución de procesos
EQUIPO DE
logísticos
•Monitoreo
•Tratamiento de
Consultas
EQUIPO DE SOPORTE TECNICO A
USUARIOS
Solución de problemas de data o de
instalación
Diagrama Nº 2: Proceso de Implantación – Etapa 2
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