Presentación NÓMINAS GrupoH versión 5.00
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c/ SAN ISIDRO, 17 06394 BODONAL DE LA SIERRA Tfnos 689 180052 924 727001 Fax 924 727130 E-MAIL: grupoh@arrakis.es NOMINAS GrupoH 5.00 Manual de instalación PRESENTACIÓN La aplicación NOMINAS que le presentamos a lo largo de este Manual trata de ser una útil herramienta destinada a paliar el grave costo económico que supone la administración del personal destinado a obras del Plan de Empleo Rural y, por extensión, a las demás inversiones que el Ayuntamiento pueda ejecutar por administración directa. En efecto; en las obras del P.E.R. y, a menudo, en las demás que se realizan directamente se efectúan mensualmente un considerable número de contrataciones por períodos de pocos días con la consiguiente necesidad, en la mayoría de programas comerciales, de crear un nuevo registro para el trabajador contratado con todos sus datos personales o recurrir a una antigua ficha de ese mismo trabajador para modificar sus datos laborales, perdiendo así los anteriores. Por otra parte, la necesidad de una nómina con cálculo diario y atenta a la distinción de días festivos y laborables requiere en muchos casos que el propio usuario determine para cada contrato cuáles son los días computables y cuántos de éstos han de considerarse festivos. Además, ha de contarse con la exigencia del Instituto Nacional de Empleo y de la Intervención municipal de cuantificar y justificar los gastos no sólo salarios brutos sino también costes sociales de este capítulo de mano de obra individualizándolos por obra o proyecto. Esta falta de adaptación que apreciamos en los programas comerciales nos impulsó a desarrollar las primeras versiones de esta aplicación para uso interno del Ayuntamiento de Higuera la Real partiendo de las siguientes premisas: o Creación de un Fichero básico de trabajadores donde se anotarían inicialmente o a medida que fueran necesarios los datos personales de todas aquellas personas con posibilidad de ser contratadas en proyectos municipales. o Creación de un Fichero de obras o proyectos en el que encontraran referencia los contratos realizados durante el mes, permitiendo así calcular nóminas independientes para cada una de estas obras o proyectos. o Automatización total de los cálculos de períodos trabajados, días festivos y laborables, bajas por I.L.T., etcétera, a partir de la simulación de un calendario común a todos los contratos donde puede el usuario determinar en un solo acceso los días festivos de un mes concreto. o Creación de un Fichero histórico de contratos y actualización de los ficheros de trabajadores y obras para permitir la obtención de completas -1- NOMINAS GrupoH 5.00 Manual de instalación fichas-informe de trabajadores o de obras concretas. Creemos que la actual versión de NOMINAS satisface con éxito las exigencias que enumeramos como lo han hecho las anteriores durante los últimos años en muchos Ayuntamientos, aportando además otras características adicionales como la confección de la mayoría de impresos requeridos para la gestión de este apartado de la actividad municipal y, especialmente aunque esto es muy subjetivo, un uso sencillo e intuitivo. Y ahora, además, la versión 5.00 aporta nuevas características y otras muchas mejoradas, como la posibilidad de nóminas mensuales, el control de las cantidades invertidas en mano de obra y en materiales por obra o proyecto, el sistema integrado de copias de seguridad, la impresión de contratos y un largo etcétera que podrá descubrir a lo largo de este Manual, respetando, para los usuarios de las versiones anteriores, tanto los datos ya acumulados como el propio método de trabajo actual. Por último ya, mostrar nuestro sincero agradecimiento a los Técnicos del Departamento de Informática Municipal de la Diputación de Badajoz por sus acertados consejos e indicaciones en la concepción y desarrollo de la aplicación y por la prestación del soporte necesario para su funcionamiento en otros Ayuntamientos. El proceso de instalación y configuración del programa es extremadamente importante para el satisfactorio funcionamiento de la aplicación; si durante el mismo le surge cualquier problema, no dude en llamarnos a los teléfonos: 689 180052 ó 924 727001 -2- NOMINAS GrupoH 5.00 Manual de instalación INSTALACIÓN ® Requerimientos mínimos La instalación de la aplicación NOMINAS requiere para su funcionamiento un ordenador con las siguientes características: o 1 Unidad de diskette con el formato adecuado o 1 Disco duro con al menos 2 megabytes libres o Memoria RAM de 640 kilobytes o Sistema operativo MS-DOS 3.30 o superior Los anteriores requerimientos deben considerarse mínimos, puesto que, por ejemplo, el espacio libre en el disco duro es determinante para el número de trabajadores, proyectos, nóminas mensuales, etcétera, que pueden registrarse. Del mismo modo, aunque la aplicación debe funcionar correctamente en ordenadores basados en los procesadores 8088/8086 y 80286, los mejores rendimientos se obtienen en procesadores con CPU 80386 SX/DX o superiores, que dispongan de memoria expandida EMS. Ello nos obliga a recomendarle encarecidamente la instalación de este programa en un ordenador 80386 con al menos 2 megabytes de memoria y una versión del sistema operativo DR-DOS ó MS-DOS 5 ó superior. Pero no todo el problema se resuelve con disponer del hardware apropiado, sino que también la configuración del mismo ha de ser correcta para disponer de esa memoria EMS a la que nos referimos, ya que por defecto la memoria por encima de los 640 kbytes se convierte en memoria extendida XMS inútil para su uso con esta aplicación. Desde el sistema operativo, la orden o comando MEM le ofrece en pantalla la cantidad y tipo de la memoria instalada en su ordenador; dentro del programa NOMINAS, puede pulsar simultáneamente las teclas CTRL y ALT y, manteniéndolas presionadas, podrá anotar también la memoria RAM y EMS disponible. Excede a la finalidad de esta Guía de instalación la explicación de las posibles configuraciones de su ordenador, que pasan en la mayoría de los casos por una modificación del fichero CONFIG.SYS del directorio raiz de su disco de arranque; por ello, si observa problemas con el uso de la aplicación tales como mensajes de falta de memoria, imposibilidad de abrir ficheros, -3- NOMINAS GrupoH 5.00 Manual de instalación extremada lentitud de funcionamiento, etcétera, puede dirigirse al Servicio de Informática de su Diputación o, en su defecto, a nosotros mismos. En situaciones de carencia de memoria EMS debe considerarse asimismo la posibilidad de no cargar el programa EH.EXE (que gestiona el Manual residente del propio programa), para preservar al máximo una memoria RAM convencional que, en esta situación, es vital para la ejecución del programa NOMINAS; esta alternativa será explicada más adelante. ® Instalación de la aplicación El procedimiento de instalación es el que sigue: o Introducir el diskette de la aplicación en la unidad A (ó B) del ordenador o Cambiar, si es necesario, el indicativo del DOS a la unidad A (no olvide pulsar la tecla RETURN ó INTRO para completar la introducción) A: ¬ o Ejecutar el fichero INSTALA5.BAT INSTALA5 ¬ La instalación requiere introducir el nombre del Municipio y la clave de 9 dígitos que se le habrá suministrado, bien con esta versión o en la última página del Manual de la versión anterior que usara. Tras la introducción de la clave correcta, se examina su ordenador intentando localizar una versión anterior del programa NOMINAS, informándose en pantalla del resultado. A partir de este punto y aunque no se haya localizado una versión anterior, la instalación interroga al usuario sobre su intención de ACTUALIZAR o efectuar una NUEVA INSTALACION de esta versión 5.00; evidentemente, los usuarios de versiones anteriores del programa querrán actualizar sus datos, mientras que aquéllos que lo usarán por primera vez realizarán una nueva instalación. Desde este momento, en función de la modalidad de instalación solicitada, habrán de suministrarse al programa varios datos: o UNIDAD DE INSTALACIÓN: A:\ (ó B:\) según donde se encuentre el diskette de NOMINAS GrupoH versión 5.00. o DIRECTORIOS DE LA VERSIÓN ANTERIOR (sólo en caso de actualización a partir de una versión anterior): normalmente C:\NOMINAS y C:\COMUN. o DIRECTORIOS DE LA NUEVA VERSIÓN: -4- unidad o unidades y directorios donde NOMINAS GrupoH 5.00 Manual de instalación se instalarán los archivos de NOMINAS, ofreciéndose por defecto los que se consideran adecuados; el usuario puede limitarse a confirmar con RETURN los directorios que aparecen, pidiendo confirmación el programa para la creación de cada uno de ellos. Tras introducir o confirmar adecuadamente todos los datos descritos anteriormente, el programa copiará o generará y actualizará los ficheros de NOMINAS, informando de su progreso en pantalla. Para la correcta ejecución de la aplicación NOMINAS es necesario a nivel del sistema operativo disponer de la posibilidad de abrir hasta 50 ficheros simultáneamente. Esto se consigue asegurando que el fichero CONFIG.SYS situado en el directorio raíz del disco de arranque (normalmente el C) contenga la instrucción siguiente: FILES=100 El programa de instalación comprueba el archivo mencionado y, en caso necesario, incluye o modifica la línea citada. Si se produjera algún problema con esta determinación, localizado fundamentalmente en el módulo de ALTAS/BAJAS o en el de CALCULO DE NOMINA, puede revisar el fichero CONFIG.SYS con cualquier editor para asegurar un número correcto de Files. -5- NOMINAS GrupoH 5.00 Manual de instalación EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN Con el indicativo C> ó C:\> del MS-DOS en la pantalla, ejecute el fichero NOMI5.BAT (no olvide completar la introducción de cada línea pulsando RETURN ó INTRO): NOMI5 ¬ Aparecerá en pantalla la presentación de la aplicación, con mensajes acerca del nombre, versión y propiedad del producto y del Ayuntamiento de instalación. Tras unos segundos o la pulsación de cualquier tecla, el programa presenta en pantalla el menú general de la aplicación NOMINAS, en la segunda línea de pantalla inmediatamente por debajo de la línea de cabecera que está presente en toda la ejecución del programa. Como ya se dijo en un capítulo anterior, en situaciones de carencia de memoria EMS debe considerarse la posibilidad de no cargar el programa EH.EXE (que gestiona el Manual residente de la aplicación), para preservar al máximo una memoria RAM convencional que, en esta situación, es vital para la ejecución del programa NOMINAS. Para ello, en lugar de iniciar la aplicación mediante el fichero NOMI5.BAT simplemente, hágalo añadiendo el parámetro siguiente: NOMI5 /S ¬ En este caso no dispondrá del Manual del programa para su consulta en línea, pero ahorrará hasta 60 kilobytes de memoria RAM. -6- NOMINAS GrupoH 5.00 Manual de instalación MANUAL DE LA APLICACIÓN En la nueva versión 5.00 de NOMINAS GrupoH se ha preferido dotar a la aplicación de un Manual en pantalla, suprimiendo la tradicional guía impresa. Creemos que esta fórmula aporta innumerables ventajas, entre las que destacaremos: o Mayor rapidez de consulta, ya que la información se organiza en menús semejantes a los del propio programa, permitiendo además localizar instantáneamente cualquier otra información directamente relacionada o Facilidad de actualización del Manual, al contrario que las versiones impresas que requieren en este caso anexos y notas siempre difíciles de ordenar o Ahorro de papel y costes de impresión y manipulación El proceso de instalación de la versión 5 se encarga naturalmente de copiar este Manual, instalando el mismo de forma residente cada vez que se ejecuta la aplicación. ® Activación del Manual Dentro del programa NOMINAS GrupoH, la activación de este Manual electrónico se consigue pulsando las teclas ShiftIzq-F1, esto es, presionado la tecla F1 mientras se mantiene pulsada la tecla Shift (½ ) de la izquierda del teclado. A partir de este momento, las teclas disponibles son: Conmuta entre visualización en media pantalla y pantalla completa ¬ Dentro del menú y los submenús de selección, activa la opción resaltada; en pantallas de texto, activa la ventana de Ver también..., donde podrá seleccionar a su vez otros epígrafes de información directamente relacionados con el actual £ En el sistema de submenús, resalta la opción situada más arriba; en pantallas de información, sube una línea ¢ En el sistema de submenús, resalta la opción situada más abajo; en pantallas de información, baja una línea ¤ Pasa al submenú siguiente del menú principal -7- NOMINAS GrupoH 5.00 Manual de instalación ¥ Activa el submenú anterior del menú principal ESC Regresa al nivel anterior al que nos encontremos; si se pulsa en el primer nivel, se cierra el Manual volviendo a la aplicación Cierra inmediatamente el Manual regresando a NOMINAS, aunque en este caso la próxima vez que se active se situará en el mismo punto en el que nos encontrábamos al tiempo de pulsar esta tecla Activa el menú de opciones/pantalla de ayuda; preste especial atención a la opción GRABAR, que permite por ejemplo iniciar el Manual en el modo de media pantalla/pantalla completa (ver ) que seleccionemos ® Casos de no instalación del Manual Durante el capítulo dedicado a la instalación y configuración de la aplicación NOMINAS GrupoH nos hemos referido a determinadas situaciones de insuficiencia de memoria para el trabajo con el programa, aconsejando que en estos casos se impida su instalación en cada ejecución de la aplicación. Para ello, en lugar de iniciar la aplicación mediante el fichero NOMI5.BAT simplemente, hágalo añadiendo el parámetro siguiente: NOMI5 /S ¬ En este caso no dispondrá del Manual del programa para su consulta en línea, pero ahorrará hasta 60 kilobytes de memoria RAM. ® Versión imprimible del Manual Tanto para el caso de que no pueda instalarse el Manual por problemas de memoria como para aquellos usuarios a los que les resulte difícil su uso, se ha previsto una versión imprimible de esta guía, que se encuentra en el fichero NOMI500.PRN del diskette de instalación, con un contenido de más de 90 páginas. Si desea imprimir este Manual, la orden apropiada desde el sistema operativo es la que sigue: TYPE A:NOMI500.PRN >LPT1 ¬ O esta otra -8- NOMINAS GrupoH 5.00 Manual de instalación ¬ PRINT A:NOMI500.PRN -9- NOMINAS GrupoH 5.00 Manual de instalación MODIFICACIONES DE LA VERSIÓN Para los usuarios de versiones anteriores de NOMINAS GrupoH, a continuación ofrecemos un breve sumario de los cambios contenidos en esta versión 5.00: 3 USO GENERAL DEL PROGRAMA o Las opciones dentro de menús y submenús pueden ahora seleccionarse pulsando la letra resaltada de su texto o Las opciones del menú principal pueden seleccionarse desde cualquier submenú de cualquier nivel pulsando su inicial mientras se mantiene presionada la tecla ALT o Los campos de fecha pueden incrementarse o decrementarse en un día pulsando las teclas + ó –, respectivamente o Los mensajes y confirmaciones aparecen ahora claramente en ventanas, pudiendo desplazarse por la pantalla usando el teclado numérico o Nueva CALCULADORA situada en el menú de AYUDA DE FICHEROS, activable mediante la pulsación de la tecla F1 o Las teclas disponibles para cada módulo de la aplicación no se muestran en pantalla normalmente, apareciendo en una ventana con la pulsación de la combinación de teclas CTRL - F1 o Protector de pantalla que muestra un reloj con dígitos de gran tamaño, que aparece automáticamente tras un periodo de 10 minutos de inactividad del programa 3 FICHEROS ¾ TRABAJADORES o Nuevo campo MARCA destinado a la introducción de marcas de usuario para la inclusión o exclusión de listados definidos 3 FICHEROS ¾ o OBRAS Se ha añadido el campo del número patronal de la Seguridad Social al que se - 10 - NOMINAS GrupoH 5.00 Manual de instalación adscribe la obra o proyecto, permitiendo así la gestión de varios números patronales o Se han añadido diversos campos de información necesarios para la correcta cumplimentación del impreso de Contrato, como el número de expediente, duración en días, etcétera o Se han añadido los campos correspondientes al presupuesto de materiales de la obra y a los disponibles de cada capítulo, con la adecuada diferenciación entre AUTORIZADO y DISPUESTO o Existen ahora sendas teclas especiales para visualizar la contabilidad de mano de obra y de materiales del proyecto 3 FICHEROS ¾ COTIZACIONES o Da paso actualmente a un nuevo submenú donde figuran las cotizaciones correspondientes al Régimen General y al Especial Agrario o Se añaden campos correspondientes a posibles tipos adicionales y reducciones de cotización para empresa y/o trabajador en ambos regímenes de la Seguridad Social 3 FICHEROS ¾ TIPOS DE CONTRATO o Nueva opción para registrar los tipos de contratos que luego podrán formatearse e imprimirse, además de contemplar las posibles reducciones o bonificaciones que afecten a los mismos 3 GESTIÓN ¾ ALTAS/BAJAS o Nuevos campos de información para datos especiales del Contrato, como tipo del mismo, porcentaje de jornada, cálculo a jornal o mensual, conceptos salariales individuales, etcétera o Se habilita la tecla C para permitir el cálculo instantáneo del recibo de salarios del trabajador y su visualización y/o impresión 3 GESTIÓN ¾ o CÁLCULO El cálculo de la nómina mensual contempla ahora todas las cuestiones anteriores, como cálculo a jornal o mensual, reducciones por tipos de contratos, especificidades del Régimen Especial Agrario, etcétera - 11 - NOMINAS GrupoH 5.00 o Manual de instalación Ofrece como último paso la posibilidad de cálculo de la NOMINA REFUNDIDA, tratada en el epígrafe siguiente 3 GESTIÓN ¾ o Crea un nuevo tipo de NOMINA REFUNDIDA, consistente en el agrupamiento de todas las nóminas correspondientes a las obras o proyectos con igual número patronal de la Seguridad Social, para así obtener un sólo documento TC 3 GESTIÓN ¾ o REFUNDICIÓN ANULACIÓN Permite ahora anular una nómina definitiva en caso de error, regresando el programa a la situación anterior al cálculo de esa nómina 3 GESTIÓN ¾ CONTABILIDAD o Es un nuevo submenú conteniendo todas las opciones necesarias para el control del gasto, tanto en mano de obra como en materiales, por obra o proyecto o Listado definible en rango de contabilidad o Inicialización de datos por obra o proyecto 3 LISTADOS ¾ ALTAS/BAJAS CERT. OFICIAL ¾ o Ahora existe la posibilidad añadida de imprimir no sólo el típico Certificado de empresa del Plan de Empleo Rural, sino también los Certificados normales del Régimen General y del Especial Agrario con las bases de cotización de los últimos 180 días 3 LISTADOS ¾ ¾ o ALTAS/BAJAS CONTRATOS Nuevo módulo dedicado a la impresión de Contratos sobre pre-impresos - 12 - NOMINAS GrupoH 5.00 Manual de instalación 3 LISTADOS ¾ I.R.P.F. ¾ TRIMESTRAL o Se añade la opción RESUMEN para, en caso de seleccionarse, imprimir un resumen por obra/proyecto de las retenciones trimestrales de I.R.P.F., en lugar de las innecesarias relaciones nominales anteriores 3 LISTADOS ¾ TRABAJADORES ¾ o DEFINIDO Nuevo tipo de listado de trabajadores, permitiendo su formateo como los documentos pre-impresos y el establecimiento del rango de esos trabajadores que se incluirán en el informe 3 UTILIDADES ¾ CONFIGURACIÓN o Unidades y directorios de instalación de los archivos del programa NOMINAS, para permitir su instalación en redes locales o compartir ficheros con otras aplicaciones de GrupoH 3 UTILIDADES ¾ TEXTOS ¾ CERT. OFICIAL o Da paso ahora a un nuevo submenú donde seleccionar el tipo de Certificado a formatear: P.E.R., REGIMEN GENERAL ó REGIMEN AGRARIO 3 UTILIDADES ¾ TEXTOS ¾ CONTRATOS o Un nuevo submenú en el que seleccionar el tipo de contratos (entre aquellos que figuran en el fichero de TIPOS DE CONTRATOS), para su formateo 3 UTILIDADES ¾ COLORES o Permite ahora cuatro juegos de colores distintos: COLOR, TONOS DE GRIS, MONOCROMO y el nuevo DEFINIDO o Posibilidad de modificar interactivamente los colores de primer plano y fondo de cualquier elemento de la aplicación - 13 - NOMINAS GrupoH 5.00 o Manual de instalación Posibilidad de modificar la paleta de colores y la fuente de vídeo 3 UTILIDADES ¾ ESPECIAL ¾ BACKUP o Nuevo sistema integrado de copias de seguridad sobre diskette o disco duro o Permite seleccionar tipos de fichero y directorios de origen para la copia de seguridad, guardando la configuración para uso futuro o Permite formateo y verificación de diskettes 3 UTILIDADES ¾ ESPECIAL ¾ COMPROBACIÓN o Comprobación de ficheros DBF de la aplicación, necesaria en caso de posibles actualizaciones futuras del programa o de daños en la estructura de esos archivos 3 UTILIDADES ¾ ESPECIAL ¾ EDICIÓN DE DATOS o Editor directo de ficheros DBF, que podrá ser útil en algunos procesos de subsanación de errores 3 UTILIDADES ¾ ESPECIAL ¾ INICIALIZACIÓN o Módulo creado para borrar todos los datos económicos y de contratos acumulados por la aplicación tras un posible periodo de pruebas del usuario - 14 - NOMINAS GrupoH 5.00 Manual de instalación MODELOS Como se ha dicho, la versión 5.00 de NOMINAS imprime, entre otros documentos, tanto el certificado de empresa de Plan de Empleo Rural como los contratos de los trabajadores. Los modelos que proporciona el Instituto Nacional de Empleo no son adecuados por la baja calidad de las sucesivas fotocopias, en el caso del certificado, o por contenerse en dos páginas distintas en el caso del contrato de trabajo. Por ello, nosotros hemos confeccionado los formularios que le incluimos en las dos páginas siguientes, adaptados a la normativa vigente en esta materia. El modelo de certificado de empresa ya ha sido fotografiado por una imprenta comercial de Badajoz y, según nuestras noticias, se ha vendido a numerosos Ayuntamientos usuarios; nada impide que el modelo de contrato sea también impreso y vendido por esa u otra empresa. De cualquier forma, le aconsejamos que antes de encargar o adquirir los formularios consulte a su Oficina de Empleo sobre la posibilidad de su uso y que, en cualquier caso, el volumen de su encargo tenga en cuenta los múltiples cambios de la normativa oficial que podrían hacerlos obsoletos en pocos meses. - 15 -
