Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial A. TÍTULO DE LA

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Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial
ANEXO III - Formulario de Presentaciones
A.
TÍTULO DE LA INICIATIVA DE MEJORA
Utilización de tecnología: Sitio web y agilización del confronte vía e-mail
B.
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DATOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN
Nombre del organismo: Juzgado en lo Civil y Comercial N° 5
Fuero: Civil y Comercial
Departamento Judicial: La Matanza
Titular: Sr. Juez Dr. Mariano Gastón SOHANER
Dirección: Calle Entre Ríos 2929. San Justo, La Matanza.
Dirección oficial de correo electrónico: juzciv5_lm@jusbuenosaires.gov.ar
C.
DATOS DE LOS RESPONSABLES
1. Responsable/s de la práctica o iniciativa implementada en la organización:
Dr. Mariano Gastón Sohaner, Juez; Dr. Rodrigo Suárez Della Porta, Secretario; Dra. María Daniela
Marino; Auxiliar Letrada; Dr. Jorge Eugenio Del Valle Cella, Auxiliar Letrado.
2. Nombre/s y cargo/s de las personas que participan o intervienen en la iniciativa:
Dr. Mariano Gastón Sohaner, Juez; Dr. Rodrigo Suárez Della Porta, Secretario; Dra. María Daniela
Marino; Auxiliar Letrada; Dr. Jorge Eugenio Del Valle Cella, Auxiliar Letrado; Dr. Alejandro Rivas;
Sra. Patricia Williams y Srta. Ludmila Ciapponi
3. Datos de contacto:
Teléfono laboral/Fax: (011) 4484-0263
Correo electrónico laboral: mariano.sohaner@pjba.gov.ar
Se publican conjuntamente en un mismo documento las presentaciones efectuadas por el Juzgado “Página Web del Juzgado” y
“Confronte vía e-mail”
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
D.
AREA TEMÁTICA DE LA PRÁCTICA IMPLEMENTADA
Marcar con una X
E.
1.
Gestión de los procesos de trabajo jurisdiccionales
2.
Atención al público
3.
Información y comunicación al público
4.
Participación del público
5.
Gestión de los procesos administrativos y/o auxiliares
6.
Planificación y monitoreo de la gestión
X
X
X
ORIGEN DE LA INICIATIVA
La iniciativa surgió del magistrado titular del Juzgado en las reuniones de gestión que
realiza con los funcionarios de la misma a fin de mejorar el servicio de justicia.
F.
OBJETIVO DE LA PRÁCTICA O INICIATIVA IMPLEMENTADA
La iniciativa de recepcionar y confrontar los instrumentos enviados a confronte vía e-mail,
y presentar una página web del juzgado, que contenga información útil para los justiciables, tiene
entre otros los siguientes objetivos primordiales:
- Mejorar la atención al justiciable
- Agilizar los tiempos procesales
- Utiliza la tecnología como una herramienta al servicio de la justicia
- Reducir la asistencia del letrado a la mesa de entradas
- Unificar los criterios
- Lograr una mayor efectividad
- Gestionar los recursos humanos
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
G.
DESARROLLO DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
1. Situación inicial
a) Página web
Como es sabido, los letrados, partes y demás auxiliares de la justicia, acuden diariamente a
las mesas de entradas de los Juzgados, a fin de consultar expedientes, presentar escritos y dejar
instrumentos a confronte para su posterior libramiento, entre otros actos relativos a los procesos.
En la práctica ocurre, que los juzgados presentan distintos criterios entre sí, por ejemplo
respecto de los requisitos indispensables para el libramiento de los instrumentos como
mandamientos, oficios, testimonios y cédulas, como así también, en relación a providencias de
mero trámite, concesiones de autorizaciones, etc.
Se suma a ello, la existencia de diferentes formas de organización y horarios entre las
dependencias, como por ejemplo, para la extracción de fotocopias del expediente, libramiento de
giros, folios de seguridad, entre otros.
Las circunstancias apuntadas, repercuten evidentemente en los justiciables que se ven
desorientados, teniendo que acercarse asiduamente a las dependencias en las que tramitan los
expedientes, para cerciorarse de requisitos, horarios, etc.
Es así, que la disimilitud existente, trasunta en escollos para los letrados, que tienen que
asistir en varias ocasiones a los juzgados, ya sea por observaciones o denegaciones relacionadas, en
su mayoría, con criterios específicos de las dependencias.
No obstante las diferentes medidas que en la dependencia se han adoptado para evitar un
dispendio innecesario en tal sentido, a saber: - carteleras en el ámbito de la mesa de entrada, que
contienen los requisitos respectivos, por ejemplo en relación al confronte, concesión de autorizaciones,
préstamos y retiros en general - asesoramiento al letrado por parte del personal, - indicación por escrito de los
recaudos en los despachos, - publicación de nuevas acordadas etc., entre otros, lo cierto es que el problema
subsistió –aunque acotado por las anteriores medidas-, con las evidentes implicancias antes
apuntadas, mejorando paulatinamente con la implementación de la iniciativa en tratamiento,
encontrándose evolucionando de manera positiva.
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
b) Confronte vía e-mail
El confronte consiste en verificar, previo a su rúbrica, que los instrumentos que los letrados
confeccionan y que deben librarse en el marco de los expedientes –oficios, cédulas, mandamientos,
testimonios y certificados-, se encuentren efectivamente ordenados y cumplan con todos los
recaudos necesarios para su expedición.
En la práctica, acontece que los instrumentos presentados a tal fin, contienen numerosas
deficiencias que no son susceptibles de modificación o resulta dificultosa la misma, por las cuales
no son librados y son devueltos al letrado con las observaciones pertinentes, con el objeto de que
las corrijan y los presenten nuevamente.
A ello se suma, que sin perjuicio de los recaudos que los instrumentos requieran, ya sea por
su naturaleza o las circunstancias especiales con que fueron ordenados, es habitual que existan
diferencias de criterios entre los distintos organismos, respecto a la forma de presentación y
requisitos de los mismos.
Esta tarea que es añeja en la práctica judicial, tiene implicancias de afectación de recursos
humanos –personal que realice la misma- y de dilación de tiempo personal y del proceso, tanto
dentro de la dependencia judicial, como para los profesionales y partes intervinientes; por cuanto,
es asiduo, que por diferentes factores, se vuelva a confrontar y presentar un mismo instrumento en
forma reiterada con diversas correcciones, hasta que se aprueba su confección, siendo su promedio
entre 2 a 3 veces por instrumento, ello, sin perjuicio de que desde el Juzgado se hacen la totalidad
de las correcciones en una misma observación.
Es así, que los letrados se encuentran muchas veces desorientados en relación a los requisitos,
y acostumbrados a que el libramiento, de los instrumentos que dependen de confronte previo, se
torne dificultoso.
2. Medidas implementadas
a) Página web: http://www.civil5lm.com.ar
La página contiene información útil para el letrado, como datos de los funcionarios, dirección
del juzgado, mapa, teléfono, otras direcciones de dependencias, novedades legislativas, modelos, y
sugerencias entre otros.
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
Al ingresar a la misma, en el margen izquierdo se observan las siguientes solapas: -Inicio, Modelos, - Sugerencias, - Direcciones útiles, - Información, - Links, - Ubicación, - Novedades
Legislativas.
En la sección MODELOS se encuentran las siguientes solapas:
A. ESCRITOS en la cual se despliegan a su vez, escritos solicitando el desarchivo de
expedientes y escritos peticionando el saque de paralizado de las actuaciones.
B. NOTIFICACIONES, que contiene: cédulas, edictos citando a herederos y acreedores del
causante, edictos citando para contestar la demanda en el proceso sumario, edictos citando para
contestar demanda en el proceso ordinario; y edicto citando a contestar demanda en el proceso
ejecutivo.
C. MANDAMIENTOS, consiste en un modelo general para completar.
D. OFICIOS, divididos a su vez en: Oficios dirigidos dentro del ámbito de la Provincia de Buenos
Aires: a) Oficio de juez a juez contestando informe, Provincia de Bs.As., b) Oficio de juez a juez
solicitando expediente "Ad-effectum Videndi", Provincia de Bs. As., c) Oficio a Rentas
comunicando la liberación de impuestos (subasta)., d) Oficio al Registro de Actuaciones Notariales
solicitando segundo testimonio, Provincia de Bs.As., e) Oficio al Registro de la Propiedad
Inmueble ordenando medidas sobre inmueble, Provincia de Bs. As., f) Oficio al Registro de la
Propiedad Inmueble ordenando inhibición general de bienes, Provincia de Bs.As., g) - Oficio al
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
Registro de la Propiedad Inmueble para que tome nota de la ejecutoriedad de embargo, Provincia
de Bs. As., h) Oficio al Registro de la Propiedad Inmueble para inscribir declaratoria de herederos,
Provincia de Bs. As. i) Oficio al Registro de la Propiedad Inmueble ordenando embargo, Provincia
de Bs. As., j) Oficio al Registro de la Propiedad Inmueble ordenando reinscripción de medida,
Provincia de Bs. As., k) Oficio de embargo dirigido a otro juzgado, Provincia de Bs. As., l) Oficio de
levantamiento de embargo al solo efecto de escriturar, Provincia de Bs. As.
- Oficios Ley 22.172: a) Oficio ley 22172 de juez a juez contestando requerimiento (C.A.B.A.),
b) Oficio ley 22172 de juez a juez solicitando expediente "Ad-Effectum Videndi" (C.A.B.A.)", c)
Oficio ley 22.172 al Archivo de Actuaciones Notariales solicitando segundo testimonio (C.A.B.A.),
d) Oficio ley 22.172 a la Cámara Nacional Electoral solicitando informe de domicilio (C.A.B.A.)., e)
Oficio ley 22.172 al Registro Nacional de la Propiedad Automotor para inscribir declaratoria
(C.A.B.A.).
- Oficios Varios: a) Oficio de embargo de fondos en bancos, b) Oficio de embargo de sueldos,
c) Oficio general que ordena cumplir el auto que se transcribe, d) Oficio comunicando inscripción
de inmueble a acreedores embargantes.
E. TESTIMONIOS: a) Testimonio de inscripción de automotor al Registro Nacional de la
Propiedad Automotor, b) Testimonio de Declaratoria de Herederos al Registro de la Propiedad
Inmueble de la Provincia de Buenos Aires Pcia. Bs. As, c) Testimonio de Declaratoria de Herederos
al Registro Nacional de la Propiedad Inmueble (C.A.B.A.), d) Testimonio General para presentar
ante quien corresponda - Testimonio ley 22.172 de Embargo al Registro Nacional de la Propiedad
Automotor (C.A.B.A.) - Testimonio ley 22.172 de Inhibición General de Bienes al Registro Nacional
de la Propiedad Automotor (C.A.B.A.) - Testimonio ley 22.172 de Inhibición General de Bienes al
Registro Nacional de la Propiedad Inmueble (C.A.B.A.), e) Testimonio ley 22.172 de Inscripción al
Registro Nacional de la Propiedad Automotor (C.A.B.A.), f) Testimonio ley 22.172 de
levantamiento de embargo de inmueble al Registro Nacional de la Propiedad Inmueble Testimonio ley 22.172 de levantamiento de Inhibición al el Registro Nacional de la Propiedad
Automotor (C.A.B.A.), g) Testimonio ley 22.172 de Reinscripción de Embargo al Registro Nacional
de la Propiedad Automotor (C.A.B.A.), h) Testimonio ley 22.172 de Reinscripción de Embargo de
Inmueble al Registro Nacional de la Propiedad Inmueble (C.A.B.A.), i) Testimonio ley 22.172 de
embargo de inmueble al Registro Nacional de la Propiedad Inmueble (C.A.B.A.).
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
F. FORMULARIOS: a) Formulario de ingreso Receptoría General de Expedientes, b)
Formulario de datos de demandado Receptoría General de Expedientes.
En la sección SUGERENCIAS: Se ha colocado que: “Se encuentra a disposición de los
señores letrados y justiciables el correo electrónico mariano.sohaner@pjba.gov.ar, a fin de que los
mismos efectúen a través de dicho medio cualquier tipo de comentario, sugerencia y/o queja con
relación a la atención y funcionamiento del Juzgado de Primera Instancia en lo Civil y Comercial
Nº 5 del Departamento Judicial de La Matanza, no pudiéndose efectuar por dicha vía consultas
procesales ni relacionadas con expedientes en particular. Muchas gracias.”
En la sección DIRECCIONES UTILES: - Cámaras - Defensorías - Fiscalías - Juzgados Tribunales - Otras dependencias. Todas ellas a su vez, despliegan sus direcciones y teléfonos.
En la sección INFORMACION: Se informa sobre los requisitos a cumplir y pasos a seguir
respecto a los siguientes temas: Depósitos judiciales, Folios de Seguridad, Informaciones sumarias,
Instructivo para confeccionar oficios, Mesa Receptora de Escritos, Paralizados y archivados,
Subastas, Sucesiones, Tasa de Justicia, Plazos de informes y certificados, Fotocopias y reservados.
En la sección LINKS: Suprema Corte de Justicia, www.scba.gov.ar, Corte Suprema de
Justicia de Nación, www.pjn.gov.ar, Registro de la Propiedad Inmueble de la Provincia
www.rpba.gov.ar, Colegio de Abogados de La Matanza, www.colegiolamatanza.com.ar/,Colegio
de Abogados de Morón, www.camoron.org.ar/, Centro de documentación de la Administración
Pública Nacional, www.infoleg.gov.ar, Organismo Provincial Para el Desarrollo Sustentable de la
Prov. de Bs.As., www.opds.gba.gov.ar, Banco de la Provincia de Bs. As. www.bapro.com.ar, Banco
Central de la República Argentina, www.bcra.gov.ar, Real Academia Española, www.rae.es.
En la sección UBICACION: Se publica el mapa de La Matanza, y se hacen referencias a su
ubicación dentro de la Provincia, límites, extensión, superficie, partidos que la componen.
Asimismo, se ubica el Juzgado en un mapa con las respectivas indicaciones.
En la sección NOVEDADES LEGISLATIVAS: Se informa y se remite a las nuevas leyes que
dicten: Como por ejemplo, actualmente, - Ley14.192 (MODIFICA LEY DE ACCIÓN DE AMPARO
13.928) - ley14.214 (REGLAMENTACION DEL PROCESO DE HABEAS DATA) ley14.220 (ART.
676 TER. DESALOJO - FALTA DE PAGO - VENCIMIENTO DE CONTRATO - CAUCIÓN REAL)
- ley14.236 (EJECUCIONES HIPOTECARIAS - VIVIENDA UNICA - PRÓRROGA -SUSPENSIÓN
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
REMATES) ley14.238 (SUBASTA ELECTRONICA MODIFICACION ART. DE SUBASTA
C.P.C.C.).
Por otro lado, en el margen superior derecho de la página web, se identifican dos solapas
denominadas “CONFRONTE” y “DESPACHO”.
En la solapa CONFRONTE: Se transcriben instrucciones para la utilización del confronte por
correo electrónico a la dirección juzciv5sec-lm@pjba.gov.ar
En la solapa DESPACHO: Se informa como utilizar los modelos de la página y su posible
remisión futura a la dirección electrónica despacho@civil5lm.com.ar, aclarándose que por el
momento no se encuentra disponible dicha remisión via e-mail.
Ello, toda vez que se requiere para su puesta en funcionamiento que los letrados cuenten con
firma digital y la habilitación pertinente de la S.C.B.A.
b) Confronte vía e-mail
No obstante las diferentes medidas que en la dependencia se han adoptado para evitar un
dispendio innecesario en tal sentido, a saber: - Existencia de un página web del juzgado que
contiene cargados los modelos de cada tipo de instrumento, en donde sólo deben completar los
autos y el auto que lo ordena, (http://www.civil5lm.com.ar) carteleras en el ámbito de la mesa de
entrada de la dependencia, que contienen los requisitos respectivos, - asesoramiento al letrado por
parte del personal, indicación por escrito de las observaciones que amerita - instrucción al personal
respecto de la realización de un confronte integral que evite el confronte “cuenta gotas”,
consistente en realizar una observación por vez; lo cierto es, que el problema subsistió –aunque
bastante acotado por las anteriores medidas-, con las evidentes implicancias antes apuntadas,
mejorando paulatinamente con la implementación de la iniciativa en tratamiento, evolucionando
de manera positiva.
3.
Aspectos positivos y negativos que surgieron durante la implementación.
a) Página web
Aspectos positivos: Desde el punto de vista del profesional: La iniciativa fue recepcionada con
agradado por parte de los letrados, por cuanto entienden que esa implementación les facilita y
agiliza su tarea, sobre todo con el confronte ya que al contar con los modelos de oficios y
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
testimonios, solo tienen que completar los autos y el “auto ordenatorio” y remitirlo por e-mail a la
casilla destinada al efecto dentro de la solapa “confronte”.
A su vez, contiene suficiente información útil tanto en relación a requisitos indispensables
para ciertas tramitaciones simples –como por ej. saque de paralizado, archivo, fotocopias, etc.-,
como datos del juzgado, funcionarios, ubicación, modelos de instrumentos y escritos,
nueva
legislación, criterios y novedades.
De ese modo, se evita entre otras cosas, que el profesional y las partes tengan que concurrir
al juzgado para obtener información, que se realicen presentaciones de escritos reiterados atento la
falta de cumplimiento de requisitos; y que se acompañen sucesivos instrumentos a confronte –
mandamientos, oficios, testimonios, certificados- por utilizar modelos incorrectos o que omitan
recaudos.
En consecuencia, se economiza tiempo, recursos humanos y costo de traslado hasta la
dependencia, como asimismo, el costo papel por cada impresión que deba reiterarse; logrando en
definitiva, la aceleración de los tiempos del proceso.
Debe destacarse además, que en la página se pone a disposición del letrado la dirección de
correo electrónico: mariano.sohaner@pjba.gov.ar, a fin de que los mismos efectúen a través de
dicho medio cualquier tipo de comentario, sugerencia y/o queja con relación a la atención y
funcionamiento del Juzgado de Primera Instancia en lo Civil y Comercial Nº 5 del Departamento
Judicial de La Matanza, -no pudiéndose efectuar por dicha vía consultas procesales ni relacionadas
con expedientes en particular-.
Es decir, que se estableció un canal de comunicación con el letrado y las partes de suma
importancia, que es aprovechado por parte de los mismos, expresándose en tal sentido, en
diversos intercambios por esa vía.
Se debe destacar por otro lado, la posibilidad del abogado de enviar por correo los
instrumentos desde su oficina o casa y en cualquier día y horario, a la dirección electrónica
juzciv5sec-lm@pjba.gov.ar, circunstancia que también se encuentra evolucionando de manera
positiva. Desde la óptica del Juzgado: La iniciativa ha mejorado, sin duda, la atención al profesional y
las partes, logrando una atención al público más ágil.
En efecto, disminuye la afluencia de los abogados a la dependencia, quienes cuando
concurren, ya tienen la información necesaria.
En materia de despachos, se aceleran las solicitudes por el cumplimiento de los recaudos
exigidos.
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
En cuanto a los confrontes, se mejoró notablemente la calidad de la tarea. Ello, tanto por la
utilización del letrado de los modelos que se publican en la página, -en los que deben completar
sólo los datos necesarios y el auto que lo ordena-, como por la posibilidad adicional, de ser
remitidos los mismos por correo electrónico a la dependencia.
Todo ello, permite la corrección de los errores de una manera prolija, evita el confronte
reiterado de un instrumento en distintas oportunidades, lo cual implica un desgaste de recursos
humanos, consiguiéndose por ende, una mayor efectividad en la aceleración de la expedición del
instrumento.
Asimismo, la implementación del correo electrónico como canal de comunicación, ha
posibilitado analizar las sugerencias de los letrados, lo cual se concreta en una mejor gestión.
Por último, cabe destacar que la iniciativa en tratamiento, acarrea un ahorro energético y
minimización del uso de papel, que incide en la preservación del medioambiente; y la
maximización del uso de herramientas tecnológicas.
Aspectos negativos: Desde el punto de vista del profesional: La mayoría de los profesionales no
utilizan esta herramienta ventajosa. En relación al Juzgado, no se advierten hasta el momento.
b) Confronte vía e-mail
Aspectos positivos: Desde el punto de vista del profesional: La iniciativa fue recepcionada con
agradado por parte de los letrados, por cuanto entienden que esa implementación les facilita y
agiliza los trámites, evitando el desgaste diario que implica la confección de los reiterados
instrumentos, el tiempo y costo del traslado hasta la dependencia, logrando en definitiva, la
aceleración de los tiempos del proceso. Ello, por cuanto ahora solo tienen que buscar el modelo del
instrumento a confeccionar en la página web referenciada, completando solo los autos y el “auto
ordenatorio”, o elaborando su propio modelo si no se desea utilizar el que se encuentra en la web,
y enviarlo vía e-mail, garantizándosele que el instrumento será “librado”, toda vez que si hubiera
algún error lo corregiría el Juzgado desapareciendo con esto el “observado”.
Se debe destacar, la posibilidad del abogado de enviar por correo electrónico el instrumento
desde su oficina o casa y en cualquier día y horario, con la tranquilidad de que al ser corregido por
el Juzgado, desaparece el “observado”, librándose el mismo con certeza, lo que también evita que
deba venir al Juzgado reiteradamente hasta que el instrumento “observado” estuviera bien
confeccionado y “librado”.-
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
Desde la óptica del Juzgado: La iniciativa ha mejorado la calidad de la tarea, permitiendo la
corrección de los errores de una manera prolija. Se evita el confronte reiterado de un instrumento
en distintas oportunidades, lo cual implica un desgaste de recursos humanos, consiguiendo una
mayor efectividad en la aceleración de la expedición del instrumento, atento que con este sistema
se confronta “UNA SOLA VEZ” y su libranza se encuentra asegurada.Es que, si bien la apertura del correo y su corrección por el personal, requiere de un mayor
tiempo que el de confrontar y anotar las observaciones, lo cierto es que en definitiva, se ahorra el
tiempo o mejor dicho se evita un dispendio reiterado, que antes era innecesario.
Asimismo, se logra una atención al público más ágil, ya que disminuye la afluencia de los
abogados a la dependencia.
Por otra parte, cabe destacar que la iniciativa en tratamiento, acarrea un ahorro energético y
minimización del uso de papel, que incide en la preservación del medioambiente; y la
maximización del uso de herramientas tecnológicas.
Aspectos negativos: Desde el punto de vista del profesional: Si bien la utilización de la vía e-mail
para el envió de confronte ha ido creciendo notablemente, desde el inicio de la implementación
hasta la actualidad, lo cierto es que la mayoría de los profesionales no utilizan esta herramienta
ventajosa y siguen manejándose con el confronte tradicional. En relación al Juzgado, no se advierten
hasta el momento
4.
Acciones o medidas tomadas durante el proceso de implementación
a) Página web
Como primera medida se analizó la posibilidad de llevar a cabo dicha iniciativa, teniendo en
cuenta la complejidad del armado de la página, los recursos humanos de la dependencia y el
beneficio que podía obtenerse con la misma.
Seguidamente, entre el juez y los funcionarios, se realizaron reuniones de planificación del
contenido de la página, que culminaron con el diagrama de sus secciones, contenidos, haciendo
finalmente un bosquejo de la misma. Para la iniciativa del confronte se habilitó una cuenta de
correo electrónico a los fines de la recepción de los instrumentos a confronte, la cual se solicitó a la
Suprema Corte de Justicia Provincial -juzciv5sec-lm@pjba.gov.ar
A posteriori, se trabajó en el contenido concreto de cada bloque de la página, se instrumentó
la página con la ayuda de los conocimientos informáticos de personal del juzgado utilizando el
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Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial
ANEXO III - Formulario de Presentaciones
programa “Dreamweaver”. Finalmente, se contrató un servicio de “Hosting”, a cargo del juez de la
dependencia-, para poder subir la página en Internet.
Así las cosas, se instruyó al personal sobre la utilización de ese nuevo medio, su finalidad y
las posibles ventajas.
Asimismo, para el anoticiamiento a los letrados, se publicó la existencia de esa página en las
carteleras de la Mesa de Entradas y se anotició al Colegio de Abogados de La Matanza, quien a su
vez en la página web de la institución contiene un “link” de conexión con nuestra página. Ello, sin
perjuicio, de informarlo en los despachos respectivos, dentro de cada expediente.
b) Confronte vía e-mail
Se habilitó una cuenta de correo electrónico a los fines de la recepción de los instrumentos a
confronte, la cual se solicitó a la Suprema Corte de Justicia Provincial -juzciv5sec-lm@pjba.gov.ar
Se instruyó al personal sobre la utilización de ese nuevo medio, su finalidad y las posibles
ventajas, estableciéndose un período de prueba, en el cual sólo se recepcionaban por dicha vía, los
mandamientos y las cédulas.
Asimismo, para el anoticiamiento a los letrados, se publicó la existencia de esa dirección
electrónica en las carteleras de la Mesa de Entradas y en la página web del juzgado y se comunicó
al Colegio de Abogados de La Matanza. Ello, sin perjuicio, de informarlo también en los despachos
respectivos.
Posteriormente, se extendió a todos los instrumentos, la recepción por mail.
5. Problemas y debilidades organizacionales encontradas, modo de superarlas:
No se han advertido por el momento.
6. Método de trabajo aplicado:
a) Página web
Sin perjuicio de lo ya señalado precedentemente, en cuanto la proceso de implantación de la
página web, podemos dividir el método de trabajo aplicado en las siguientes etapas:
Iniciativa: Ante el surgimiento de la idea, se realizan reuniones en la cual se analizó su
conveniencia y la complejidad que implicaría su concreción, evaluando los recursos
disponibles.
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
Planificación del contenido de la página: En esta etapa se consideró cuales serían los
objetivos a alcanzar, el contenido en general y el desarrollo de la iniciativa. En este
momento se programó también: Diagrama de las secciones, Diagrama de los contenidos.
Bosquejo final de la página.
Contenido concreto de cada bloque de la página: En esta etapa se comenzó con la
selección y armando de los modelos de instrumentos a confronte que se iban a incorporar
a la página, las leyendas que se colocarían en la sección “Sugerencias” y en la solapa
“Despacho”; se preparó el contenido de la información para la sección “Información”, se
recopiló la legislación novedosa para la sección “Novedades Legislativas”; se buscaron
los mapas y datos útiles para la sección “Ubicación”; se averiguaron las direcciones útiles
para la sección del mismo nombre; y se indagaron los páginas a las cuales remitir en la
sección “Links”.
Materialización de la página: Mediante la contratación del hosting, que viene incorporado
con la herramienta “Easyweb” que permite crear el sitio web, se empezó a elaborar el
diseño de la página, cargando su contenido mediante la utilización del programa
“Dreamweaver”.
Diseño de la página: Se fueron mejorando las imágenes y estética de la página.
Aprobación de la página: Se verificó el contenido y el diseño.
Registro de dominio: Se registró el dominio ante NIC-ARGENTINA.
Publicación de la página: Contratando un servicio de “Hosting”, a cargo del juez de la
dependencia.
Información al letrado de la existencia de la página en: -Carteleras de la Mesa de
Entradas, - En el Colegio de Abogados de La Matanza; y - en los despachos respectivos.
Mantenimiento y actualización de la página: Desde su publicación, la página es
constantemente actualizada en cada sección correspondiente.
La mentada actualización surge de las reuniones de gestión que realizan los funcionarios con
el Juez a cargo de la dependencia, donde se tiene presente cualquier cambio de criterio, modelo,
novedad legislativa e inquietud, para su información en la página web. La implementación se
concreta por medio del personal del Juzgado, a través del programa mencionado anteriormente.
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
b) Confronte vía e-mail
Para la implementación del confronte vía e-mail, se instaló el programa “Outlook Express”
en las computadoras del Juez, de Secretaría, del Oficial cuarto y de la Mesa de entradas.
La casilla de correo electrónica, permanece abierta todo el día y es chequeada por el personal
de la mesa de entrada en forma permanente, teniendo minimizada la pantalla en los escritorios de
las computadoras de dicha Mesa; sin perjuicio de constatarse también, desde las otras
computadoras habilitadas si se han abierto los correos enviados.
A los fines de hacer más efectiva la implementación se les anoticia a los letrados, en los
despachos respectivos, las especificaciones técnicas para el envío del correo electrónico:
“Hácese saber al letrado interviniente que a los fines de mejorar el servicio de justicia y
agilizar los tiempos procesales, el instrumento ordenado “ut supra” podrá ser enviado a la
dirección de correo electrónico de la Secretaría del Juzgado, juzciv5sec-lm@pjba.gov.ar, en formato
Word para Windows XP o versión anterior, como archivo adjunto colocando como "Asunto" del
mail los autos de marras. Asimismo y a los efectos de facilitar su confronte, se ofrece sean
utilizados los modelos de los instrumentos a confronte que se encuentran disponibles en la
respectiva sección de la página web del Juzgado, www.civil5lm.com.ar. Vale aclarar que de no
contarse
con página web, esta iniciativa podría ser utilizada igualmente con éxito, con sola
diferencia de no utilizarse un modelo prestablecido.
Una vez abierto el correo, se confronta el instrumento enviado teniendo a la vista el
expediente en el cual fue ordenado, y si requiere de correcciones, se las efectúa. Seguidamente, se
imprime y se pasa el instrumento a la firma del funcionario correspondiente.
Finalmente, se manda un mail al letrado informando que el instrumento fue librado, dejando
en su caso, constancia de la corrección. Asimismo, se comunica que se encuentra a su disposición
en Secretaría para ser retirado, o que fue enviado de oficio por el Juzgado a su destinatario, según
el caso.
En cuanto el tiempo que lleva el libramiento de los instrumentos, debe destacarse que todos
los confronte recibidos por vía e-mail, se libran en el transcurso del día.
7.
Factores de éxito que incidieron (fortalezas y oportunidades):
14
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
En ambas herramientas, ha incidido en el éxito de la implementación, el trabajo en equipo y
la buena predisposición por parte de los mentores del proyecto y de los empleados.
Asimismo, la buena aceptación por parte de los abogados, que venían solicitando
reiteradamente este tipo de iniciativas.
H.
RESULTADOS ALCANZADOS
a) Página web
Con la página web, se mejoró notablemente la atención al letrado y por ende, al justiciable,
ya que el mismo, no solamente puede desde la comodidad de su oficina o casa y sin restricción
horaria informarse sobre todos los aspectos que la página contiene, sino que además, tiene la
posibilidad de comunicarse fuera del horario oficial con el juez y los funcionarios de la
dependencia, enviando correos electrónicos.
Todo ello, devino en un acortamiento de los tiempos procesales, agilizó el libramiento de
instrumentos, generó un ahorro de recursos humanos tanto del letrado como del personal del
juzgado, -el letrado no se ve obligado a concurrir al juzgado para obtener información útil-,
disminuyendo en definitiva la reiteración de presentaciones y el ingreso de expedientes a
confronte.
La agilización del libramiento de los instrumentos a confronte, se produce toda vez que al
contar el letrado con los diversos modelos de oficio y testimonio, solo tiene que entrar a la solapa
“confronte” de la página del Juzgado, buscar el modelo, completar los autos y el “auto
ordenatorio”, y enviarlo por e-mail a la casilla de correo destinada a tal efecto, garantizándose con
ello la eliminación del “observado” atento que si hubiera que corregirlo –corrección que sería
mínima toda vez que el instrumento parte ya de un modelo elaborado por el Juzgado-, lo hace el
personal del Juzgado, lo que produce una doble ventaja, por un lado se evitan las reiteradas
correcciones del instrumento, ganando tiempo y recursos humanos, y por el otro se evita el letrado
concurrir reiteradas veces al Juzgado a presentarlo.
Asimismo, debe destacarse que la iniciativa mejora notablemente la imagen de la justicia,
ya que produce un acercamiento entre los justiciables, los letrados y magistrado y funcionarios.
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
Entendemos que esta comunicación, es insoslayable para lograr un cambio de paradigma y
una justicia más accesible. Máxime, teniendo en cuenta que las herramientas informáticas
existentes, así lo permiten. Por ello, la justicia debe utilizar las mismas para mejorar el servicio.
La implantación se inició en el mes de Mayo de 2010 y fue incrementando su aceptación y
utilización a medida que los letrados fueron tomando conocimiento a través de los distintos
medios. A modo de ejemplo, se muestran las siguientes fotos de secciones de la página:
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
Asimismo, cabe destacar que los letrados que utilizan la herramienta, han expresado sus
experiencias positivas mediante el envío de mails. Se transcribe a título de ejemplo el siguiente
mail:
-----------Mensaje original -----Asunto: [PROBABLE SPAM !!!] Agradecimiento
De: "Marcela Desancio" dradesancio@hotmail.com
Fecha: Mie, 10 de Noviembre de 2010, 3:30 pm
Para: mariano.sohaner@pjba.gov.ar
Estimado Dr. Sohaner:
Quería
humildemente
agradecerle,
por
tal
noble
emprendimiento como lo es la pagina de internet que han
realizado, resulta una gran herramienta para los que
ejercemos la profesión.
Me enorgullece saber que en nuestro departamento
judicial haya un Juzgado como el suyo.
Gracias por comprender y ayudarnos a todos en el
ejercicio de esta hermosa profesión.
Desde ya a su disposición.
Dra. Desancio Marcela Alejandra”
b) Confronte vía e-mail
Los resultados han sido óptimos por cuanto se logró cumplir con la mayoría de los
objetivos fijados al momento de proyectar la iniciativa.
En efecto, el confronte vía e-mail mejoró notablemente la atención al letrado y por ende, al
justiciable, ya que el mismo, no solamente puede, desde la comodidad de su oficina o casa y sin
restricción horaria enviar el correo, sino que además, tiene garantizada la efectividad del
libramiento del instrumento, dado la corrección en la dependencia.
Esto agilizó el libramiento de los instrumentos, devino en un acortamiento de los tiempos
procesales, generó un ahorro de recursos humanos tanto del letrado como del personal del
juzgado, disminuyendo en definitiva el ingreso de expedientes a confronte.
La implementación se inició en el mes de Septiembre de 2010, en donde la recepción de
instrumentos por mail era esporádica y fue incrementando a medida que los letrados fueron
tomando conocimiento y confianza, a través de los distintos medios.
A modo de ejemplo, se muestra los siguientes cuadros comparativos. Los datos se han
extraído de una estadística efectuada del correo recepcionado.
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
INSTRUMENTOS
ENVIADOS PARA
SU CONFRONTE
CONFRONTE POR E MAIL. PROMEDIO MENSUAL POR AÑO.
TENDENCIA.
30
26,75
25
20
15
10
16,72
5 5,75
0
2010
2011
2012
AÑOS
45
40
40
36
35
31
30
24
25
12
10
5
6
5
5
8
7
4
23
21
20
15
30
14
16
11
7
9
5
0
Se
p1
O 0
ct
-1
No 0
v1
Di 0
cEn 10
e1
Fe 1
b1
M 1
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-1
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O 1
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c1
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e1
Fe 2
b1
M 2
ar
-1
Ab 2
r- 1
M 2
ay
-1
2
0
Asimismo, cabe destacar que los letrados que utilizan la herramienta, han expresado sus
experiencias positivas mediante el envío de mails. A modo de ejemplo, se transcriben el siguiente
e-mail:
---------Mensaje original -------“Asunto: Felicitaciones
De: "carlos oliva" c_a_oliva@hotmail.com
Fecha: Mie, 13 de Octubre de 2010, 4:17 pm
Para: mariano.sohaner@pjba.gov.ar
-------------------------------------Estimado Dr. para Usted y quienes como Usted entienden
que hay que dar mas y hacer lo imposible por mejorar
nuestro sistema vayan mis mas sinceras felicitaciones
por el emprendimiento informático.
Saludo a Ud. cordialmente
Dr. Carlos Oliva”
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
I.
DESAFIOS DE LA EXPERIENCIA
A fin de mejorar los resultados en ambas herramientas, es indispensable lograr que la mayor
parte de los letrados utilicen esta vía como medio de información y comunicación con el juzgado
mediante el envío de correo electrónico, en el cual no solamente puedan remitir el confronte, -y en
un futuro escritos-, sino que además, manifiesten sus inquietudes y propuestas para mejorar el
servicio.
Es indispensable para ello, informar de la herramienta a los letrados y generar confianza en el
resultado, con el trabajo conciente en ese sentido.
Por lo tanto, el desafío fundamental consiste en terminar con la recepción de confronte papel.
Por el momento, se identifica como único factor que podría impedir un resultado óptimo, no
contar con Internet por un tiempo prologando, cosa que en la práctica no acontece.
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