CONCEPTOS FUNDAMENTALES CONTABILIDAD

CONCEPTOS FUNDAMENTALES CONTABILIDAD AGROPECUARIA
Nova García Nora Mercedes (2011) Diseño de una guía contable financiera para
la empresa agropecuaria
escalafón docente Universidad Pedagógica Y
Tecnológica De Colombia Facultad Seccional Duitama Duitama
Con el fin de facilitar la comprensión de algunos términos básicos del manejo
contable financiero, se hace necesario desarrollar en esta primera etapa, algunos
conceptos fundamentales, como la definición de la contabilidad agropecuaria, los
objetivos de la misma, la ecuación contable explicando cada uno de los elementos
que la conforman, las cuentas, sus partes, la clasificación de éstas y un ejemplo
aplicado a una empresa agropecuaria, en el que se explica de manera sencilla el
uso de las cuentas .
Definición de la contabilidad agropecuaria. La contabilidad agropecuaria es
una aplicación de la contabilidad general, que organiza, registra, analiza e
interpreta todas las operaciones de las empresas del sector agropecuario y
agroindustrial , teniendo en cuenta la concepción de Carvajal, María Eugenia y
Martínez, Jorge Arturo. 1
Objetivos de la contabilidad agropecuaria:
"La contabilidad es una herramienta valiosa en la administración de una empresa
porque:
 Clasifica, registra y analiza objetivamente las operaciones que de lo contrario,
las olvidaría el productor.
 Informa sobre su historia a través de los libros de contabilidad.
 Controla efectivamente todos los bienes o recursos y las obligaciones.
 Facilita el análisis no solo en cifras numéricas, sino del conocimiento del
desarrollo o retroceso de la empresa agropecuaria.
 Permite la planeación y la toma de decisiones por parte del administrador, para
una mejor organización, considerando las oportunidades que ofrecen las
entidades relacionadas con el sector".
Ecuación contable.
La ecuación fundamental o ecuación contable es la manera que relaciona los
conceptos de activo, pasivo y patrimonio.
1
CARVAJAL, María Eugenia y MARTINEZ , Jorge Arturo. Curso de Contabilidad y costos , programa
agropecuario.2|aEd.Cali.Fundación Carvajal.1998.
1
Cualquier sistema contable utilizado sin importar la actividad, debe partir de la
ecuación contable, la cual se expresa de la siguiente forma:
Activos = Pasivo + Patrimonio
La explicación de esta ecuación es muy sencilla. Los activos que la empresa
posee son iguales a los que ésta debe a terceros (pasivos), más lo que realmente
es de sus dueños (patrimonio).
En esta primera etapa, cuando el patrimonio es igual al aporte de sus propietarios
se denomina situación estática.
Esta ecuación se puede expresar de otras formas:
Activos - Pasivos
Activos - Patrimonio
= Patrimonio
= Pasivo
Las utilidades o pérdidas de la empresa afectan la ecuación fundamental,
reflejándose en una disminución o aumento de capital, condición en la que el
patrimonio no es igual al aporte de los dueños, debido a los resultados generados
en el ejercicio, etapa conocida como dinámica.
Ejemplo:
El señor Pedro Rojas propietario de la Finca "El Rincón" tiene un activo de
$64.000.000, un pasivo de $15.000.000 y un patrimonio de $49.000.000; compró
unos semovientes por valor de $ 8.000.000 a crédito. La ecuación contable inicial
y la final quedarán expresadas así:
Ecuación inicial:
Activos
64.000.000
=
=
Pasivos
+
15.000.000 +
Patrimonio
49.000.000
=
=
Pasivo
+
23.000.000 +
Patrimonio
49.000.000
Ecuación final:
Activos
72.000.000
Activos. Los activos son el conjunto de bienes, recursos y derechos que son
propiedad de la empresa y además ésta puede apreciarlos en dinero.
Ejemplo: efectivo, inventarios, bancos, maquinaria y equipo, etc.
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Pasivo. El pasivo está conformado por las deudas y obligaciones que la empresa
ha contraído con terceras personas y deberán ser canceladas.
Ejemplo: Obligaciones bancarias (créditos obtenidos con entidades bancarias),
Cuentas por pagar, proveedores por la compra de ganado, semillas, insumos, etc.
Patrimonio
El patrimonio está constituido inicialmente por el aporte del
propietario de la empresa, si ésta es una persona o por las partes
correspondientes a cada uno, sí es una sociedad.
En el caso de una finca o explotación agropecuaria donde existe un solo
propietario que aporta veinticinco millones de pesos $25.000.000, el patrimonio
inicial son estos veinticinco millones de pesos.
Si son dos socios y cada uno aporta doce millones quinientos mil pesos
$12.500.000, el patrimonio inicial es de $25.000.000 veinticinco millones de pesos.
Se dice patrimonio inicial porque una vez la empresa empiece a producir, las
utilidades obtenidas pasan a formar parte del patrimonio en los montos no
distribuidos a los socios.
Ejemplo: La empresa agropecuaria “ El Nogal”, constituida por dos socios con un
capital inicial de $50.000.000 en su primera producción obtuvo utilidades por
$4.000.000, no siendo distribuidas entre los socios.
En este momento el patrimonio es la suma del capital inicial más la utilidad,
quedará así numéricamente:
50.000.000 + 4.000.000 = 54.000.000
Si los socios tienen estipulado un porcentaje determinado de las utilidades para
repartir entre ellos, el patrimonio varía en su monto.
Se supone un 30% de utilidades a distribuir.
Utilidad obtenida = 4.000.000
Utilidad a distribuir (30%) = 4.000.000 * 30 = 1.200.000
100
Utilidad no distribuida = 4.000.000 - 1.200.000 = 2.800.000
Patrimonio = capital inicial + utilidad no distribuida.
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Patrimonio = 50.000.000 + 2.800.000
Patrimonio = 52.800.000
En resumen el patrimonio está constituido por los aportes iniciales más las
utilidades o también puede ser los aportes iniciales menos las pérdidas que
presente la empresa en su vida productiva.
LAS CUENTAS EN CONTABILIDAD AGROPECUARIA
La cuenta es un recurso contable utilizado para registrar los aumentos y
disminuciones de una partida del activo, pasivo o patrimonio, bajo un nombre
apropiado que facilita su interpretación y distinción en los libros contables.
Para registrar las operaciones realizadas en las empresas, es necesario llevar una
cuenta separada por cada concepto de activos, pasivos y patrimonio.
Las empresas requieren generalmente llevar un gran número de cuentas para
registrar sus operaciones. (Ver anexo A, Plan único de cuentas, según Decreto
2650 de 1993 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, relacionando
específicamente algunas cuentas de las correspondientes a la empresa
agropecuaria).
Una cuenta se compone de las siguientes partes: ver cuadro 2
Cuadro 1. Partes de la cuenta
Nombre de la cuenta
Fecha
Concepto o
motivo de
registro
Debe
Haber
Saldo
Fuente: NOVA GARCÍA, Nora Mercedes. Contabilidad Agropecuaria. Editorial
UPTC, Tunja 1995
Explicación:
Nombre de la cuenta: activos, pasivos o patrimonios
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Fecha: en forma cronológica
Concepto: motivo o razón de registro, anotando el comprobante respectivo en el
cual se puede comprobar y ampliar la información.
Debe: columna en la cual se registran los cargos.
Haber: columna en la cual se registran los abonos
Saldo: columna en la que se registra la diferencia entre el debe y el haber.
Un esquema sencillo de la Cuenta se representa tal como aparece en el cuadro 3.
Cuadro 2. Cuenta T.
Nombre de la cuenta
DEBE
Se registran
DÉBITOS o
CARGOS
HABER
Se registran
CRÉDITOS
o ABONOS
Las columnas del Debe y del Haber de una cuenta, así como la estructura de la
Cuenta T, se han mencionado en forma general; sin embargo, existen algunas
normas que se deben tener presente, para analizar y registrar las diferentes
cuentas que representan los grupos de activo, pasivo, patrimonio, gastos e
ingresos:
- Las cuentas que representan un activo o un gasto, se registran inicialmente en el
Debe; aumentan con una partida en el debe y disminuyen con una partida en el
haber. Generalmente el saldo de éstas cuentas es Débito.
- Las cuentas que representan un pasivo, patrimonio o un ingreso, se registran
inicialmente en el Haber, aumentan con un registro en el haber y disminuyen con
una partida en el debe. Generalmente el saldo de éstas cuentas es Crédito.
Clasificación de las cuentas. Las cuentas se clasifican según su naturaleza en:
Cuentas reales o de balance: son de carácter permanente, se representan en el
Balance General.
Cuentas nominales o de Resultados: son de carácter transitorio, se representan
en el estado de resultados (Pérdidas y Ganancias).
Cuentas de orden: Son registros extracontables de información, no afectan el
patrimonio de la empresa, ni su situación económica y financiera.
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Figura 1. Clasificación de las cuentas
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1. CUENTAS
REALES O DE
BALANCE
DEL ACTIVO
Saldo Débito
DEL PASIVO
Saldo crédito
DEL PATRIMONIO
Saldo Crédito
Caja, Bancos, Inventarios
(cultivos en proceso de
desarrollo y producción
agroindustrial,
semovientes de
producción),
Cuentas por cobrar,
Maquinaria y Equipo, etc
Cuentas por pagar,
proveedores, obligaciones
bancarias
Capital, Utilidades,
Reservas
2. CUENTA
S
NOMINAL
ES
De Ingreso Saldo
Crédito
De Gastos
Saldo
Débito
A CARGO
A FAVOR
Ventas
Ingresos por
servicios
Ingresos
Financieros
Productos agrícolas,
productos pecuarios,
productos procesados,
otros productos
Maquinaria y asistencia
técnica agrícola, equipo
y asistencia técnica
pecuaria, Comisión por
mercadeo de productos
agrícolas o pecuarios,
Productos procesados u
otros productos.
Costo de ventas, Compras,
Gastos de administración
Gastos de ventas,
Gastos financieros
Documentos, mercancías y demás
bienes recibidos pro la empresa en
custodia o garantía
Documentos, mercancía y otros
bienes entregados por las empresas
en custodia o garantía
3. CUENTAS DE
ORDEN
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Fuente: NOVA GARCÍA, Nora Mercedes. Contabilidad Agropecuaria. Editorial UPTC, Tunja 1995
Las empresas realizan durante el ciclo contable varias operaciones que se deben
analizar y registrar teniendo en cuenta los pasos que muestra la figura 2.
Figura 2. Proceso para el registro de una operación
Leer la operación
Identificar las cuentas y
clasificarlas, es decir si
son activos, pasivos,
patrimonio, ingresos,
gastos o de orden.
Determinar si de acuerdo
a la transición aumentan
o disminuyen.
Las cuentas de Activos y
Gastos aumentan en la
comuna del debe y
disminuyen en la
columna del haber.. Las
de pasivo, patrimonio e
ingresos aumentan en la
columna del haber y
disminuyen en la
columna del debe
Registrar las operaciones
teniendo presente que el
total de los débitos debe
ser igual al total de los
créditos.
Fuente: NOVA GARCÍA, Nora Mercedes. Contabilidad Agropecuaria. Editorial UPTC, Tunja 1995
Ejemplo
La finca "San Vicente", realiza las siguientes transacciones durante la segunda
semana de Octubre de 20__
1. Vende de contado 14 cargas de papa a $300.000 cada una según factura 015
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2. Compra 3 bultos de abono a $65.000 cada uno según factura 186, cancelada en
efectivo.
3. Vende a crédito una vaca (para carne) por valor de $ 800.000 según factura 382
4. Cancela por valor de $200.000 jornales en efectivo según comprobante de pago
054.
5. Compra fungicidas a crédito por valor de $260.000 según factura 145.
Se inicia el proceso elaborando los registros contables en cuentas T.
Caja
DEBE
(1)4.200.0
00
HABER
195.000(
2)
200.000(
4)
$395.000
DEBE
Ventas
HABER
(1)4.200.000
(3) 800.000
$5.000.000
$4.200.000
Cuentas por cobrar
DEBE
HABER
(3) $800.000
$800.000
Cuentas por pagar
DEBE
HABER
(5)260.000
260.000
260.000
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Gastos generales
DEBE
HABER
(2)195.000
(4)200.000
(5)260.000
$655.000
Referencias bibliográficas
CARVAJAL, María Eugenia y MARTINEZ , Jorge Arturo. Curso de Contabilidad y costos , programa
agropecuario.2|aEd.Cali.Fundación Carvajal.1998.
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