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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
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CODIGO: P-08-03
REVISION
15/02/2010
No. REV
1
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE NO CONFORMES
PROCEDIMIENTO DE
ACCIONES CORRECTIVAS
Y/O PREVENTIVAS
NOMBRE:
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FECHA:
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ELABORO
REVISO
APROBO
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE NO CONFORMES
PROCEDIMIENTO CONTROL
NO CONFORMES
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE NO CONFORMES
1. OBJETO:
Indicar la metodología de cómo en la Universidad La Gran Colombia, se toman acciones para la solución de no
conformidades que afecten la armonía del Sistema de Gestión de Calidad
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica a las NO conformidades del servicio y de proceso del S.G.C., detectadas por la universidad,
como también las reportadas por el cliente.
3. RESPONSABLE:
El Auditor Interno de control, es el responsable de cumplir y mantener actualizado el presente procedimiento; Los jefes de
área son responsables también, de hacer cumplir lo establecido en este.
4. CONTENIDO:
4.1
REPORTE DE NO CONFORMIDAD:
Los Reportes de No Conformidad se implementan para la solución de las no conformidades relacionadas con:

Afecta la funcionalidad del servicio

Afecta la seguridad del cliente y sus requisitos

Ha generado una queja y/o reclamo del cliente

Genera devolución del servicio por parte del cliente.

Afecta el desempeño de los procesos internos de la organización.

Afecte el desarrollo del Sistema de Calidad
4.2
FUENTES:
Las fuentes utilizadas para conocer o detectar problemas que necesiten ser resueltos mediante la utilización de este
procedimiento son:
 Quejas y/o reclamos del cliente.
 Fallas en los procesos internos, detectados por las control interno.
 Revisión interna de procesos
 Resultado de la verificación y/o inspección de los servicios comprados
4.3
METODOLOGÍA:
En el momento en que se presenta una No Conformidad, relacionada tanto con el servicio, como con cada uno de los
procesos internos de la organización, esta es relacionada y detallada en el registro de acciones correctivas y/o preventivas,
es responsabilidad de la persona que detecta la No conformidad, informar oportunamente mediante email, al responsable
de la dirección para que este inicie el procedimiento para la solución y seguimiento de esta, diligenciando el formato
correspondiente de la siguiente manera:
4.3.1 DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD:
La persona que detecta la no conformidad especifica el problema que se presento, como también los datos más
importantes que sirvan de referencia para su respectivo seguimiento y solución como son: Nombre del cliente o proveedor,
Numero del documento afectado etc. Luego informa al representante de la dirección quién se encargará de levantar el
respectivo registro
4.3.2 EVIDENCIA OBJETIVA:
En esta sección del formato se especifican los documentos y soportes presentados tanto por los clientes como por las
diferentes áreas de la organización involucradas en la no conformidad. De cada uno de estos soportes se anexa al reporte
de no conformidad dos copias, una para el departamento de Auditoría Interna de Control y otra para el proceso en donde
se debe ejecutar la solución.
4.3.3 RAZONES O CAUSAS:
En esta sección del formato se relacionan las seis principales causas de no conformidad, como también se presenta una
casilla en la cual se relacionan otras situaciones que no se encuentren especificadas dentro de las anteriores; para ambos
casos, las observaciones sobre el porqué se genero la no conformidad, se realizan en los renglones siguientes asignados
para esta descripción.
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4.3.4 PLAN DE ACCION
4.3.4.1 CORRECION:
Cuando se haya incurrido en incumplimientos de los requisitos del cliente o se haya afectado un proceso dentro del
Sistema de Gestión de Calidad que afecte únicamente el manejo de documentación, se debe establecer la respectiva
corrección según los tiempos establecidos.
4.3.4.2 REPROCESO:
Cuando se haya incurrido en incumplimientos de los requisitos del cliente o se haya afectado un proceso dentro del
Sistema de Gestión de Calidad, que genera el tener que realizar un proceso completo para poder dar respuesta al
cliente interno o externo.
4.3.4.3 DEVOLUCION AL PROVEEDOR:
Cuando se haya incurrido en incumplimiento de los requisitos del servicio o de especificaciones técnicas por calidad
del mismo; siendo este detectado ya sea internamente en el momento de inspección o verificación de los servicios
comprados como por queja directa del cliente, se debe identificar dicho servicio como servicio no conforme con su
debida señalización y ubicación sea esta temporal y fija.
El reporte de no conformidad se entrega con todos los soportes por parte del representante de la dirección de calidad
al director de compras, quíen lo debe entregar al auditor interno de control con una respuesta para ser transmitida al
cliente, según lo establecido con el proveedor.
4.3.4.4 CONCESION
Cuando se haya incurrido en incumplimiento de los requisitos del servicio o de especificaciones técnicas se puede
realizar una liberación o aceptación de este, ya sea por autorización de un funcionario interno que tenga autoridad o
por convenio con el cliente, en cuanto a que acepte el servicio con especificaciones diferentes a las solicitadas
inicialmente; puesto que éste puede ser funcional de acuerdo al uso que se la vaya a dar. Cuando haya una concesión
debe haber un documento soporte que evidencia la autorización del cliente y/o la autorización del funcionario
responsable.
4.3.4.5 INFORME AL PROVEEDOR:
Cuando se haya incurrido en el incumplimiento de los requisitos del cliente, en el momento de inspección o
verificación de los servicios comprados, como por queja del cliente por faltantes de mercancía generadas por falla
directa del proveedor.
4.3.4.6 VERIFICACION:
El departamento de auditoría interna de control realiza una revisión posterior para la verificación del cumplimiento
del plan de acción y da respuesta definitiva al cliente interno externo.
4.3.4.7 ANEXOS
Los anexos de documentación e información que amerite que pueda ser útil para la solución de la no conformidad
se coloca en el respaldo del registro. (compromisos, descargos, soportes etc).
4.4
ANALISIS Y SEGUIMIENTO
El auditor inteno de control lleva un cuadro resumen en el sistema para garantizar el control y seguimiento de los Reportes
De No Conformidad generados en la organización
Al finalizar el mes, el auditor interno de control realiza una revisión y análisis de todos los Reportes De No Conformidad
generados en el período; con el fin, de detectar No Conformidades sistemáticas o de impacto que ameriten una acción
correctiva. Por tal razón, éste emite un informe al dpto de calidad señalando dichas no conformidades para que sea este, el
encargado de generar la Acción Correctiva correspondiente de acuerdo al procedimiento establecido.
5. DEFINICIONES:
Acción Correctiva: Una acción emprendida para eliminar las causas de una No Conformidad, defecto u otra situación no
deseable existente con el propósito que no vuelva a ocurrir.
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE NO CONFORMES
Acción Preventiva: Una acción emprendida para eliminar las causas de una No Conformidad, defecto u otra situación no
deseable potencial, para evitar que ocurra.
Correctivo: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada
Problema: Situación que se presenta al encontrar una inconsistencia ya sea en servicio o proceso.
Funcionalidad: Capacidad de una pieza o servicio de cumplir la función para la cual fue diseñado y fabricado.
6. COPIAS CONTROLADAS:
-
Responsables de cláusula o actividad
7. REGISTROS:
No presenta Registros.
8. CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV
01
FECHA
DESCRIPCION
01/10/2009 Emisión inicial
15/06/2009 Actualización por unificación del formato de Acciones Correctivas, Acciones
Preventivas y de servicio No conforme en un solo formato.