Primeros pasos con factura electrónica ¿Tu empresa es proveedora de la Administración Pública? ¿Presta servicios a otras empresas o público en general de especial trascendencia económica? Si tu respuesta es Sí para cualquiera de estas dos cuestiones, a partir del próximo 15 de Enero estarás obligado a emitir facturas en formato electrónico Qué es la factura electrónica Incorpora la firma electrónica o digital reconocida (en inglés, Qualifed Electronic Signature). Factura en formato electrónico que sustituye a su versión en papel. PDF XML Emitida en un formato especial siendo los más habituales PDF o XML (modalidad UBL o FacturaE). Al intercambiar facturas por medios electrónicos y telemáticos hablamos de facturación electrónica. Cómo crear una factura electrónica Paso 1 Paso 2 Firma la factura con un certificado digital o electrónico con el que se cifra el contenido de la factura. Crea la factura en alguno de los formatos válidos y almacénala en un fichero de datos. Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza: •Autenticidad de la persona física o jurídica que firmó la factura. •Integridad del contenido de la factura, que no ha sido alterado. Proceso de facturación en papel vs facturación electrónica Papel Electrónicamente 1 El emisor imprime la factura. 1 El emisor transmite por medios telemáticos la factura electrónica. 2 Se envía por correo postal o mensajería. 2 El receptor la guarda en soporte informático para ser consultada o impresa. 3 El destinatario realiza a mano la contabilización y el pago. 3 La factura se integra automáticamente en el sistema de facturación o gestión. 4 Se archiva para posibles auditorías o inspecciones. 4 Disponible para la Administración Pública por vía telemática. Beneficios del uso de la factura electrónica Para proveedores Para clientes Reducción de costes Mejora la visibilidad Ahorras coste de copias y de almacenamiento en papel Al ver las facturas en el momento controlas los procesos de trabajo Mayor rapidez en los cobros Optimiza la tesorería Pagos más rápidos de las facturas al simplificar su proceso Tiempo de procesamiento más corto que agiliza el ciclo de cobros-pagos Aumenta la productividad Datos más precisos Puedes saber al momento si tu cliente ha recibido la factura La captura electrónica de datos reduce los errores del proceso manual Mejora la satisfacción Agiliza los pagos Las facturas se procesan antes, mejorando el servicio al cliente Los pagos de realizan a tiempo evitando cargos por retraso Los datos de la factura electrónica Sustituye a su versión en papel 54 % Proveedores de las Administraciones Públicas que todavía no está iniciado en la factura electrónica La factura electrónica y la ley 22 % No sabe que será obligatorio ni conoce cómo cumplir con la ley Comunidades con las empresas más adaptadas 3º 1º Madrid 2º Cataluña Andalucía La factura electrónica y las grandes empresas 47% 52% todavía no están preparadas ya lo están abordando Medianas y pequeñas empresas 52% de las medianas y pequeñas empresas todavía no ha empezado a realizar el cambio 2 %de las micro pymes ya ha iniciado la adaptación RECOMENDACIÓN: • Si estás obligado a emitir facturas a partir de 2015 asegúrate de tener un programa que las cree en formato digital. • Además, comprueba que tu software de facturación o de gestión está adaptado para la generación de la factura eletrónica. Soluciones de Sage adaptadas a factura electrónica Para pymes Mediana y gran empresa Sage FacturaPlus Flex Sage TPVplus Flex Sage Murano ERP Sage Eurowin Estándar Sage ERP X3 Software de facturación para pequeñas empresas hasta 20 empleados que facilita el control de tus procesos comerciales. Para empresas hasta 20 empleados, software de gestión del punto de venta para simplificar la gestión de tu comercio. Software de gestión ERP para empresas entre 10-200 empleados con el que controlar todo tu negocio: Finanzas, Fabricación y más. Para empresas de hasta 100 empleados, con este software y de gestión integrada manejarás las ventas, las compras y más. Empresas de más de 100 empleados que necesitan controlar todas las áreas de su empresa desde un único programa ERP de gestión integral. sage.es blog.sage.es 900 878 902 © 2014 Sage Spain Fuentes: 2014 - Estudios SERES – Situación de la factura electrónica entre los proveedores de la Administración española.