Presentación del Curso:"Manual de Procedimientos".

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Procedimientos
Octubre 2015
Contenido:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Procedimiento;
Objetivo de los procedimientos;
Ventajas de contar con procedimientos documentados;
Metodología para el análisis y diseño de procedimientos;
Contenido del manual de procedimientos;
Manual de procedimientos y la norma ISO 9001:2008;
Recomendaciones generales.
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1. Procedimiento:
Es una serie de actividades
relacionadas entre sí y ordenadas
cronológicamente, que muestran la
forma establecida en que se
realiza un trabajo determinado,
explicando en forma clara y
precisa quien, que, como, cuando,
donde y con qué se realiza cada
una de las actividades.
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2. Objetivos de los procedimientos:
• Ser una fuente formal y permanente de información
y orientación acerca de la manera de ejecutar un
trabajo determinado;
• Establecer los lineamientos y mecanismos para la
correcta ejecución de un trabajo determinado;
• Delimitar responsabilidades y evitar desviaciones
arbitrarias o malos entendidos en la ejecución de un
trabajo determinado;
• Facilitar la supervisión del trabajo y proporcionar a
los jefes los elementos necesarios para verificar el
cumplimiento de las actividades;
• Ser una herramienta para capacitar al personal en el
desempeño de sus funciones;
• Lograr la agilización, simplificación, automatización
o desconcentración de las actividades que se llevan
a cabo en las dependencias;
• Auxiliar en las labores de auditorías interna y
externa.
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3. Ventajas de contar con procedimientos
documentados:
Permiten:
• Disminuir la improvisación y los
errores;
• Dar
una
visión
global
y
sistemática
del
trabajo
administrativo; y
• Emprender acciones de mejora.
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4. Metodología para el análisis y diseño de
procedimientos:
A.
Delimitación
procedimiento:
del
¿Cuál es el procedimiento que se
va a analizar?
¿Dónde inicia?
¿Dónde termina?
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4. Metodología para el análisis y diseño de
procedimientos:
B.
Recolección
Información:
de
la
Recabar los documentos y los
datos
que
se
encuentran
involucrados en el procedimiento.
• Investigación documental;
• Entrevista directa;
• Observación de campo.
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Dirigir principalmente la investigación a:
• La distribución que se hace de los
documentos;
• Los tipos de archivos (permanentes
o provisionales);
• Las probables causas de demora;
• Los formatos que se utilizan, su
contenido, así como que parte o
partes de los mismos se llenan y se
usan realmente, en que área lo
hacen. Analizar que las preguntas
sean entendibles y concretas y
preguntar exclusivamente sobre los
datos que realmente se utilizan.
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4. Metodología para el análisis y diseño de
procedimientos:
C. Análisis de la información y
diseño del procedimiento:
• ¿Qué trabajo se hace?;
• ¿Quién lo hace?;
• ¿Cómo se hace?;
• ¿Cuándo se hace?;
• ¿Por qué se hace?.
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4. Metodología para el análisis y diseño de
procedimientos:
D.
Descripción
procedimiento:
del
Deberá hacerse “a detalle”, sin
obviar elementos.
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4. Metodología para el análisis y diseño de
procedimientos:
E. Análisis del Procedimiento:
I. Eliminar:
Cualquier operación, cualquier
paso, cualquier detalle que no sea
indispensable,
deben
ser
eliminados;
II. Combinar:
Si no se puede eliminar algo,
entonces combinar algún paso del
procedimiento con otro, a efecto
de simplificar el trámite;
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4. Metodología para el análisis y diseño de
procedimientos:
E. Análisis del Procedimiento:
III. Cambiar:
En este punto debe revisarse si algún
cambio que pueda hacerse en el orden, el
lugar o la persona que realiza una
actividad, puede simplificar el trabajo;
IV. Mejorar:
Algunas veces es imposible eliminar,
combinar
o
cambiar;
en
estas
circunstancias el resultado más práctico se
logra
mejorando
el
procedimiento;
rediseñando una forma, un registro o un
informe; haciendo alguna mejoría al
instrumento o equipo empleado, o
encontrando un mejor método;
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4. Metodología para el análisis y diseño de
procedimientos:
E. Análisis del Procedimiento:
V. Mantener:
Consiste
en
conservar
las
actividades que como resultado
del análisis, no fueron susceptibles
de eliminar, combinar, cambiar o
mejorar.
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5. Contenido del manual de procedimientos:
A. Portada (identificación);
B. Índice;
C. Introducción;
D. Objetivo del Manual;
E. Listado de Procedimientos;
F. Desarrollo de los
procedimientos;
G. Anexos
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A. Identificación o portada:
La identificación se refiere a la
portada
del
Manual
de
Procedimientos.
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Títulos:
Subtítulos:
Todo el texto:
Color del texto:
Interlineado
Margen
El resto del
documento
deberá ir bajo
las siguientes
No. de página
indicaciones:
(La página de la portada
no debe llevar número de
página)
En negritas (Mayúsculas y minúsculas), arial 14
En negritas (Mayúsculas y minúsculas), arial 12
Letra arial 12, Justificado (Mayúsculas y minúsculas)
Negro
1.0
Superior: 2.5 cm
Inferior:2.5 cm
Izquierdo:2.5 cm
Derecho:2.5 cm
Parte inferior izquierda
Encabezado y pie de Normal (Encabezado desde arriba 1.25 cm)
(Encabezado desde abajo 1.25cm)
pagina
El encabezado será el mismo que el de la portada para todo el documento.
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B. Índice:
Consiste en una relación de las
partes
que
conforman
el
documento con su correspondiente
número de página en donde se
encuentran.
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C. Introducción:
Se refiere a la explicación que se
dirige al lector sobre el panorama
general del contenido del manual,
de su utilidad y de los fines y
propósitos que se pretenden
cumplir a través de él.
Incluye información de cómo se
usará, quién, cómo y cuándo se
harán
las
revisiones
y
actualizaciones.
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D. Objetivo del manual:
El objetivo deberá contener:
• Una explicación del propósito que se
pretende cumplir con el manual de
procedimientos;
• Especificar con claridad la finalidad
que pretende el documento;
• La redacción será clara, concreta y
directa;
• La descripción se iniciara con un
verbo en infinitivo;
• Se evitará el uso de adjetivos
calificativos.
Ejemplo:
bueno,
excelente, etc.
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E. Procedimientos:
Es el listado de procedimientos
incluidos en el manual, deben ir
ordenados de acuerdo al orden de
aparición.
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F. Desarrollo de los procedimientos :
Constituye la parte central o sustancial
del Manual de Procedimientos:
a) Datos generales:
• Colocar
el
nombre
del
procedimiento, el cual debe dar idea
clara de su contenido;
• Colocar la fecha de elaboración del
procedimiento;
• Colocar la fecha de actualización del
procedimiento (si se da el caso);
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F. Desarrollo de los procedimientos :
a) Datos generales:
• Colocar el número de versión del
procedimiento, por ejemplo si el
procedimiento no ha sido actualizado
será la versión 1, si hay una
actualización será la versión 2 y así
sucesivamente;
• Colocar el número de páginas del
procedimiento;
• La descripción del procedimiento debe
redactarse en forma clara y sencilla;
• No
se
deben
incluir
dos
procedimientos diferentes en uno.
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F. Desarrollo de los procedimientos :
b) Objetivo del Procedimiento:
• Expresar claramente los resultados
que se pretenden obtener al
llevarse a cabo las actividades que
integran cada procedimiento.
• Iniciar con uno o varios verbos en
tiempo infinitivo;
• Evitar
el
uso
de
adjetivos
calificativos;
• No subrayar conceptos;
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F. Desarrollo de los procedimientos :
b) Objetivo del Procedimiento:
• Expresar claramente los resultados que se
pretenden obtener al llevarse a cabo las
actividades
que
integran
cada
procedimiento.
• Iniciar con uno o varios verbos en tiempo
infinitivo;
• Evitar el uso de adjetivos calificativos;
• No subrayar conceptos;
Por ejemplo (objetivo del procedimiento
“Control de Documentos” del Sistema
Integral de Gestión Institucional):
Objetivo:
Mantener
vigentes
los
documentos requeridos por el Sistema
Integral de Gestión Institucional.
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F. Desarrollo de los procedimientos :
c) Alcance:
Se describe el ámbito de aplicación
de un procedimiento, es decir, a que
áreas involucra.
Por
ejemplo
(alcance
del
Procedimiento
“Control
de
Documentos” del Sistema Integral
de Gestión Institucional):
Alcance: Dependencias que se
encuentran dentro del alcance de
certificación del Sistema Integral de
Gestión Institucional.
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F. Desarrollo de los procedimientos :
d) Descripción gráfica (diagrama
de flujo):
Es la representación gráfica que
muestra la secuencia en que se
realizan las actividades necesarias
para
desarrollar
un
trabajo
determinado,
indicando
las
unidades responsables de su
ejecución
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F. Desarrollo de los procedimientos :
La descripción gráfica permite:
• Explicar a través de símbolos y
textos
condensados,
las
actividades que componen a un
procedimiento;
• Al personal que opera los
procedimientos, identificar en
forma rápida la manera de
realizar
sus
actividades
eficazmente;
• Facilitar la comprensión de un
procedimiento en cualquier nivel
jerárquico;
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F. Desarrollo de los procedimientos :
La descripción gráfica permite:
• Facilitar
el
análisis
e
interpretación
de
cada
procedimiento, ya que muestra la
secuencia de las actividades y la
distribución de las formas (origen
y destino final);
• Analizar cada actividad por sí
misma y su relación con las
demás;
• Ahorrar tiempo al usuario en el
conocimiento
de
un
procedimiento.
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F. Desarrollo de los procedimientos :
La descripción narrativa:
Es la explicación escrita en forma
lógica y secuencial de cada una de
las actividades que se realizan para
efectuar un trabajo determinado. La
descripción gráfica representa las
actividades en forma esquemática y
por lo tanto no se puede incluir
demasiado texto dentro de las
figuras, la descripción narrativa
complementa la descripción gráfica
(diagrama de flujo) proporcionando
mayor detalle de las actividades.
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G. Anexos:
En este apartado se deben incluir
las formas, instructivos de llenado
y machotes utilizados para la
ejecución de un procedimiento.
Instructivo de llenado:
Es
una
guía
que
explica
detalladamente cómo se deben
llenar los espacios en blanco que
tiene un formato.
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6. Manual de procedimientos y la norma ISO
9001:2008:
El manual de procedimientos, nos sirve como referencia para dar
cumplimiento a diversos requisitos de la norma, por ejemplo los
siguientes:
4.2.1 Generalidades
La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir:
c) los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta
norma internacional;
d) los documentos, incluidos los registros que la organización determina
que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación
y control de sus procesos.
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6. Manual de procedimientos y la norma ISO
9001:2008:
5.5.3 Comunicación interna
La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos
de comunicación apropiados dentro de la organización y de que la
comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de
gestión de la calidad.
6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia
La organización debe:
d) asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e
importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los
objetivos de la calidad.
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7. Recomendaciones generales:
• Revisar la guía técnica para elaborar manuales de
procedimientos;
• Después de elaborar y/o actualizar el Manual de Procedimientos
deberá guardarlo en formato de Word, y validarlo el titular de la
dependencia;
• Se debe nombrar al archivo colocando las siglas de la dependencia y
las siglas MP separadas por un guion, por ejemplo Manual de
Procedimientos de la Dirección de Gestión de la Calidad, el archivo
deberá nombrarse de la siguiente forma DGC-MP;
• Una vez terminado y validado deberá enviarlo a la Dirección General
de la Calidad apegándose al procedimiento de control de documentos
en formato de Word, para su revisión técnica y aprobación.
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Dirección de Gestión de la Calidad
Departamento de Gestión de la Calidad
Tel. 7172000 Ext. 2776
gcalidad@uaeh.edu.mx
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