Plantilla de política de licencia por enfermedad

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Plantilla de política de licencia por enfermedad
(Paid Sick Leave Policy Template)
A partir del 1 de julio de 2015, la ley de California establece la obligatoriedad de las licencias por enfermedad
con goce de sueldo de acuerdo con la Ley de Lugares de Trabajo Saludables, Familias Saludables (Healthy
Workplaces, Healthy Families Act; la "Ley"). Esta política de licencia por enfermedad tiene por finalidad cumplir
con los requisitos de la Ley.
No se podrá discriminar a los empleados ni tomar represalias en su contra por solicitar o usar los días por
enfermedad con goce de sueldo acumulados.
Si tiene alguna pregunta, comuníquese con el as.
Empleados elegibles
A partir del 1 de julio de 2015, todos los empleados que hayan trabajado en California para el mismo
empleador por 30 días o más dentro del año posterior a la fecha de inicio de su empleo tendrán derecho a
días por enfermedad con goce de sueldo.
Sin embargo, los empleados no podrán tomarse estos días por enfermedad con goce de sueldo hasta
que no hayan transcurrido 90 días desde la fecha de su contratación.
Cantidad de licencia por enfermedad con goce de sueldo
Los empleados elegibles recibirán tiempo de licencia por enfermedad de la siguiente manera:
Opción 1: Método de acumulación
Los empleados elegibles acumulan tiempo de licencia por enfermedad a razón de _______
•
Opción A – Método de acumulación obligatorio: una hora de licencia por enfermedad con
goce de sueldo por cada 30 horas trabajadas.
•
Opción B – Método de acumulación opcional que otorga como mínimo 24 horas al
cumplirse los 120 días de empleo: [p. ej., 3] horas de licencia por enfermedad con goce de
sueldo por [p. ej., horas trabajadas, semana, período de pago]. Como mínimo, los empleados
tendrán 24 horas de licencia por enfermedad con goce de sueldo al cumplirse los 120 días
calendarios de empleo, cada año calendario o dentro de cada período de 12 meses.
•
Opción C – Política preexistente del empleador (Política vigente antes del 1 de enero de
2015); [p. ej., 3] horas de licencia por enfermedad con goce de sueldo por [p. ej., horas trabajadas,
semana, período de pago]. Como mínimo, los empleados tendrán: (1) día u ocho horas de licencia
por enfermedad con goce de sueldo dentro de tres meses de empleo, cada año calendario o
cada período de 12 meses y (2) los empleados tienen derecho a acumular como mínimo tres días
o 24 horas de licencia por enfermedad con goce de sueldo dentro de los nueve meses de
empleo.
Debe cumplir con el requisito de 90 días de antigüedad antes de tomarse una licencia.
Se presume que los empleados exentos trabajan 40 horas en una semana laboral a los fines de calcular
la cantidad de licencia por enfermedad acumulada. Si la semana laboral normal tiene menos de 40
horas, la acumulación se calculará sobre la base de su semana laboral normal.
La Empresa no paga a sus empleados los días por enfermedad con goce de sueldo que no utilicen. Los
empleados recontratados después de transcurrido un año de su empleo pueden tener derecho a la
restitución de la licencia por enfermedad acumulada con goce de sueldo previamente acumulada y no
utilizada.
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Opción 1.1: Tope de acumulación
Los empleados podrán acumular un máximo de [seis días o 48 horas / Puede insertar un tope más alto
pero debe ser como mínimo seis días o 48 horas] de licencia por enfermedad con goce de sueldo. Cuando
el empleado llega a este tope máximo, ya no podrá seguir acumulando días de licencia por enfermedad
con goce de sueldo hasta tanto use una parte o la totalidad de los días por enfermedad con goce de
sueldo acumulados.
Opción 1.2: Límite sobre la cantidad de licencia por enfermedad con goce de sueldo
que los empleados pueden tomarse cada año
La cantidad máxima de licencia por enfermedad con goce de sueldo que un empleado se puede tomar
en un año laboral, año calendario, período de 12 meses es de tres días o 24 horas, independientemente
de cuántos días por enfermedad con goce de sueldo haya acumulado.
Opción 2: Cantidad fija
Empleados contratados hasta el 1 de julio de 2015 inclusive:
El 1 de julio de 2015, [Company Name] otorgará a los empleados elegibles tres días o 24 horas de
licencia por enfermedad con goce de sueldo. Ese día, se cargará el total de tiempo en el banco de
licencia de cada empleado. Debe cumplir con el requisito de 90 días de antigüedad antes de tomarse
una licencia.
Los días por enfermedad con goce de sueldo no utilizados no podrán pasarse al próximo año. Sin embargo,
[Company Name] colocará tres días o 24 horas de licencia por enfermedad con goce de sueldo en su
banco de licencias el 1 de julio de cada año. Los empleados podrán tomarse los tres días o las 24 horas
de licencia por enfermedad con goce de sueldo al inicio de cada período de 12 meses.
Empleados contratados después del 1 de julio de 2015:
[Company Name] otorgará a los empleados elegibles tres días o 24 horas de licencia por enfermedad
con goce de sueldo desde el primer día de empleo en [Company Name]. Debe cumplir con el requisito
de 90 días de antigüedad antes de tomarse una licencia.
Los días por enfermedad con goce de sueldo no utilizados no podrán pasarse al próximo año. Sin embargo,
[Company Name] colocará tres días o 24 horas de licencia por enfermedad con goce de sueldo en su
banco de licencias cada vez que se cumpla un nuevo año de antigüedad. Los empleados podrán
tomarse los tres días o las 24 horas de licencia por enfermedad con goce de sueldo al inicio de cada
período de 12 meses.
La Empresa no paga a sus empleados los días por enfermedad con goce de sueldo que no utilicen.
Motivos admisibles para la licencia por enfermedad con goce de sueldo
La licencia por enfermedad con goce de sueldo se puede usar por los siguientes motivos
•
Diagnóstico, atención o tratamiento de un problema de salud existente de un empleado o familiar
cubierto, según se define a continuación.
•
Cuidado preventivo de un empleado o de un familiar cubierto del empleado.
•
Para ciertos fines específicos, cuando el empleado o empleada es víctima de violencia doméstica,
abuso sexual o acecho.
A los fines de la licencia por enfermedad con goce de sueldo, los familiares cubiertos son:
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•
Los hijos: el término comprende a los hijos biológicos, adoptados o en hogar de acogida, a los
hijastros, y a los menores en custodia tutelar, independientemente de la edad o condición de
dependencia del niño. El término “hijo” también podrá referirse a cualquier persona respecto de la
cual usted ha aceptado el deber y la obligación de criar, fuera o no su hijo según la ley.
•
Los padres: el término comprende a los padres biológicos, adoptivos o de acogida; a los padrastros;
y tutores legales de un empleado o del cónyuge o pareja de hecho inscrita del empleado. El término
“padre” también podrá referirse a cualquier persona que ha aceptado el deber y la obligación de
criarlo a usted de niño, fuera o no su padre/madre según la ley.
•
El cónyuge.
•
La pareja de hecho inscrita.
•
Los abuelos.
•
Los nietos.
•
Los hermanos.
Uso de licencia por enfermedad con goce de sueldo
Si se puede prever la necesidad de la licencia por enfermedad con goce de sueldo, el empleado deberá avisar
con anticipación, en forma oral o escrita, al [cargo de la persona designada, p. ej., supervisor, gerente de
recursos humanos]. Si el empleado no puede prever la necesidad de la licencia, deberá avisarle al [cargo de la
persona designada, p. ej., supervisor, gerente de recursos humanos] en cuanto fuera posible.
Los empleados pueden tomarse la licencia por enfermedad con goce de sueldo en forma concurrente con
otras licencias según se establece en las leyes locales, estales o federales.
Opción 3: Uso fraccionado
La licencia por enfermedad con goce de sueldo puede utilizarse en fracciones de [p. ej., 1 hora, 2 horas.
Las fracciones no pueden ser mayores de 2 horas] horas.
Opción 4: Licencia por enfermedad con goce de sueldo y beneficios del
seguro de compensación al trabajador
La licencia por enfermedad con goce de sueldo es un beneficio que también cubre las ausencias por
enfermedades o lesiones por accidentes de trabajo. Los empleados que sufren enfermedades o lesiones
laborales están cubiertos por el seguro de compensación al trabajador. Sin embargo, los beneficios del
seguro de compensación al trabajador generalmente no cubren los días de ausencia por tratamiento
médico. Cuando informa una enfermedad o lesión laboral, le enviarán a realizarse un tratamiento
médico, si fuera necesario. Recibirá su salario habitual durante el tiempo que tarde en recibir el
tratamiento médico inicial.
Cualquier tratamiento médico adicional quedará a criterio del profesional de la salud. Cualquier
ausencia para realizar un tratamiento de control, fisioterapia u otras citas prescriptas no se pagarán
como horas trabajadas. Si tiene días de licencia por enfermedad con goce de sueldo acumulados sin
utilizar, se usarán esos días para compensar los días adicionales que falte al trabajo.
Si no tiene días de licencia por enfermedad acumulados, o ya agotó su licencia por enfermedad, podrá
optar por compensar las futuras ausencias relacionadas con la enfermedad o lesión laboral con los días
de vacaciones o el tiempo libre remunerado que haya acumulado.
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Plantilla de política de licencia por enfermedad
(Paid Sick Leave Policy Template)
About This Policy
Until 2015, sick leave was an optional employer provider benefit. That all changed with the enactment of the
Healthy Workplaces, Healthy Families Act of 2014 ("the Act") — an important piece of legislation that
mandates paid sick leave for all employees working in California.
The Healthy Workplaces, Healthy Families Act is a complex law with many subtleties. Employers with
specific questions about the application of this law to their particular workforce should consult legal
counsel.
Employers must begin providing the paid sick leave benefit to eligible employees beginning July 1, 2015. All
employees who, on or after July 1, 2015, have worked in California for the same employer for 30 or more days
within a year from the commencement of employment are entitled to paid sick leave with only limited
exceptions. Part time, exempt and nonexempt employees, temporary and seasonal employees are all
covered under the Act.
If you have any questions regarding whether you are required to provide paid sick leave to your employees,
please consult legal counsel.
A paid sick leave policy is considered mandatory for California employers in order to demonstrate
compliance with the mandatory paid sick leave law. A written policy allows you to specifically describe and
clearly communicate your company's approach to providing the mandatory benefit. A written policy is also
required if you place any limits on paid sick leave that are allowed within the law, such as a cap on accrual.
Moreover, if you wish to provide paid sick leave, but you don't want to use the statutorily mandated accrual
method of one hour for every 30 hours worked, you will need to have a written policy.
For instance, you can provide more sick leave, but not less, and you may have an existing policy that already
provides generous sick leave. Or you may want to provide paid sick leave in a lump-sum at the beginning of
each year. If you choose either of these approaches, the law requires you to have a clear paid sick leave policy
that you communicate to employees.
A written paid sick leave policy allows you to:
•
Provide notice to employees regarding the Healthy Workplaces, Healthy Families Act, eligibility
requirement, and permissible usage.
•
Choose from different options in order to handle how sick leave is earned by employees (accrual vs.
lump-sum) and communicate those options to employees.
•
Cap the amount of leave an employee can accrue at six days or 48 hours (or a more generous cap at
your discretion).
•
Limit the amount of paid sick leave an employee can use in any one year at three days or 24 hours.
Employers do not have to cash out any unused sick time or pay out for unused sick time when the employee
leaves employment. However, if you use a PTO policy, you will be required to cash out unused time at
the time of termination. PTO is treated as wages.
How Much Sick Pay Must Be Provided?
The amount of sick leave an employee can earn and/or carry-over under the Act will vary depending on how
the employer decides to handle the provision of leave. The Act provides employers with different options to
satisfy its requirements.
Overall, there are two basic approaches:
•
Accrual of sick leave at a specific rate; or
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•
Providing a lump-sum of sick leave at the beginning of each year.
The accrual method has specific parameters that you must follow and various options (Options A-C),
described in more detail below. The accrual method allows employees to carry paid sick time over from yearto-year on an unlimited basis, unless you choose the cap option.
The lump-sum method allows employers to avoid accrual and carry-over requirements by providing the full
amount of leave (three days or 24 hours) at the beginning of each year of employment, calendar year or 12month period under an employer's policy.
Consult legal counsel if you have any questions about which option will work best for your workplace.
You can choose different methods/options for different classifications of employees. This is only a sample
policy. For instance, you can modify this sample policy to use the statutory accrual method for your part-time
employees and the lump sum method for full-time employees or vice versa.
Option 1: Accrual Method
Employers that want to use an accrual method should review the following options:
•
Option A: The statutory mandated accrual method for paid sick leave;
•
Option B: An optional accrual method that provides no less than 24 hours by the 120th day.
•
Option C: The accrual method that the employer used prior to January 1, 2015, as long as it meets
certain specific conditions in terms of the rate that the employee accrues paid sick time.
Option A: Statutory Accrual Option
Under the statutory mandated accrual method:
•
Eligible employees earn one hour of sick pay for every thirty hours worked. Eligible employees
will begin to accrue on July 1, 2015.
•
Cap on accrual: Employers can choose to cap the employee's total accrued amount at 48 hours or six
days. If you do not cap the total accrual, employees will carry over accrued sick leave from year
to year with no limit. You can choose a more generous cap if desired, but it cannot be less than 48
hours or six days (review Option 1.1).
If an employer does not cap the accrual by policy, a full time employee (40 hours a week with no overtime)
could potentially accrue over 69 hours of paid sick leave per year, and be allowed to carry that to the next
year. This is nearly nine days a year if the employee works a 40 hour workweek.
You will also want to consider limiting the amount of leave an employee can use in any one year to three
days or 24 hours (review Option 1.2).
Option B: Optional Accrual Method That Provides No Less than 24 Hours by the 120th Day
Your organization may not want to use the statutory accrual rate because, for example, your company tracks
sick leave by pay period instead of hours worked. If this is the case, you have some flexibility to use a different
accrual method as long as the chosen method meets certain specific requirements.
An employer may use a different accrual method, other than providing one hour per every 30 hours worked,
provided that the accrual is on a regular basis so that an employee has no less than 24 hours of accrued sick
leave or paid time off by the 120th calendar day of employment, each calendar year or in each 12-month
period.
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If you decide to choose this option make certain that the rate you insert meets the 120th day
requirement.
Again, you will also want to look at the cap on accrual and limits on use options, below (Options 1.1 and 1.2).
Option C: Pre-Existing Employer Policy (Policy in Effect Before January 1, 2015)
If your organization already had a paid sick leave policy in place prior to January 1, 2015, you have the
flexibility to use your existing accrual method as long as your pre-existing policy accrues on a regular basis
and meets both of the following requirements:
•
Employees have no less than one day or eight hours of accrued sick leave within three months of
employment, each calendar year, or each 12-month period; and
•
Employees were eligible to earn at least three days or 24 hours of sick leave or paid time off within
nine months of employment. 1
If an employer modifies the accrual method used in the policy it had in place prior to January 1, 2015, the
employer must comply with the accrual method set forth in Options A or B above or provide the full amount
of leave at the beginning of each year of employment, calendar year, or 12-month basis, as described in
Option 2 (lump sum) below.
You can always increase the accrual amount or rate.
This option can also apply to employees hired after January 1, 2015 so long as you had a pre-existing policy
meeting the above requirements.
If you decide to choose this option make certain that the rate you insert meets both the three month
and the nine month requirements.
Again, you will also want to look at the cap on accrual and limits on use options, below (Options 1.1 and 1.2).
Option 1.1: Cap on Accrual
Unless your organization wants to allow an employee to accrue unlimited paid sick leave, you should select
the option to place a cap on accrual and communicate that cap to employees. Employers can choose to cap
the employee's total accrued amount at 48 hours or six days or use a more generous cap. However, any cap
must be in writing and communicated to employees.
Option 1.2: Limit on Amount of Paid Sick Leave That Can Be Taken Each Year
Regardless of how many days an employee accrues, an employer can limit the amount of paid sick leave an
employee can actually take to three days or 24 hours per year. This limitation applies even when an
employee, under the statutory accrual method, could have accrued six days or 48 hours of paid sick leave (or
even more if the employer did not cap accrual). Again, any limitation on how many days an employee can
use each year must be in writing and communicated to employees.
Option 2: Lump Sum Method
The lump-sum method allows the employer to avoid the accrual and carry-over provisions by having a policy
that uses a "lump-sum method." Here, the employer grants the full amount of leave (three days or 24 hours)
at the beginning of each year of employment, calendar year or 12-month period.
1
Labor Code section 246(e)(2)
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This method allows you to avoid tracking accrual and carry-over, and is less administratively burdensome. In
this lump-sum situation, an employee will not be able to carry over unused sick days, but will get three new
sick days/or 24 hours at the beginning of the following year.
The following specific requirements must be satisfied:
•
The paid sick days must be offered on July 1 (or at the time of hire if hired after July 1) and then
every 12 months thereafter.
•
The employee must receive a minimum of twenty four hours or three days.
•
The employer must put all the paid sick leave into the employee's leave bank at once.
For eligible employees hired on or before July 1, you will need to put three days or 24 hours of paid sick time
in their leave bank on July 1, 2015. The following July 1, any unused paid sick time will expire but another full
three days or 24 hours will be placed into the employee's leave bank. This same process will occur every
July 1.
For eligible employees hired after July 1, 2015, you will put the three days or 24 hours of paid sick time in
their leave bank on the first day of employment, and then every anniversary date. Again, there is no yearly
carryover.
Employees still need to meet the 90 day requirement before they can begin using paid sick time.
Usage
Employees cannot use or take sick leave until the 90th day of employment, after which day the
employee may use paid sick days as they are accrued.
Employees must be allowed to use paid sick leave for any of the qualifying reasons listed in the policy. Family
member has a broad definition under the Act.
For more information on time off for victims of domestic violence, sexual assault or stalking, the Employee
Handbook Creator contains two separate policies: Domestic Violence Sexual Assault and stalking Leave and
Accommodation (all employers) and Domestic Violence, Sexual Assault, and Stalking Leave for Treatment (25 or
more employees).
Employers must allow employees to use accrued paid sick time upon the employee's oral or written request.
An employee may determine when and how much paid sick leave he/she needs to use, but an employer can
set a "reasonable minimum increment" of time for using paid sick leave — not to exceed two hours. For
example, you cannot tell an employee that he/she needs to take a half-day off for a brief morning doctor's
appointment.
Employers cannot deny employees the right to use paid sick leave and cannot discriminate or retaliate
against employees for exercising their right to use accrued sick days. The provisions prohibiting
discrimination and retaliation are effective January 1, 2015.
Some cities have enacted sick leave laws through local ordinance. For example, San Francisco has
had a mandatory paid sick leave law since 2007. Review laws where employees are located or travel
for business. Whichever law, or portion of the law, provides the most generous rights or protections
to the employee will apply.
For a complete discussion of sick leave, including the new mandatory paid sick leave law, see the California
Labor Law Digest, a CalChamber publication. A free white paper, “The Who, What, When and How of
Mandatory Paid Sick leave in California,” is also available on HRCalifornia.com.
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