Exposición Comercial - Sociedad Española de Contracepción

XII
CONGRESO DE LA SOCIEDAD
ESPAÑOLA DE CONTRACEPCIÓN
“Anticoncepción en tiempos de crisis”
Kursaal. San
Sebastian
27, 28 y 29 de Marzo de 2014
XII Congrés de la Societat Espanyola de Contracepció.
Espanair Antisorgailu Elkartearen XII Biltzar Nagusia.
XII Congreso da Sociedade Española de Contracepción.
DOSSIER DE COLABORACIONES
Información General
NOMBRE DEL CONGRESO: XII Congreso de la Sociedad Española de Contracepción
FECHAS: 27, 28 y 29 de Marzo de 2014
PRESIDENTE COMITÉ ORGANIZADOR: Dr. José Ramón Serrano Navarro
SEDE: CENTRO KURSAAL. Avda. de Zurriola 1, 20002 San Sebastián.
Reglamento Congresos SEC
La Sociedad Española de Contracepción ha experimentado en los últimos años un
espectacular crecimiento, convirtiéndose en el principal referente científico y mediático
de la Anticoncepción en España. Este crecimiento se ha producido manteniendo los
principios éticos que conforman el ideario de la SEC: “estudiar, enseñar y divulgar
los métodos anticonceptivos para contribuir a un correcto uso entre la población,
definiendo de forma objetiva y científica los riesgos y beneficios del uso de métodos
anticonceptivos, colaborando con las instituciones públicas y privadas para emprender
campañas efectivas de concienciación y prevención en materia anticonceptiva de toda
la población y, de manera especial, de los más jóvenes.”
Uno de los lugares donde se escenifica la importancia de nuestra Sociedad Científica
es la celebración, cada dos años, del Congreso Nacional de la SEC, donde se dan cita
la mayoría de los expertos de la anticoncepción de nuestro país.
La Sociedad Española de Contracepción reconoce y valora el papel que la Industria
Farmacéutica representa en el ámbito de la Anticoncepción, la importante colaboración
que nos presta con su presencia y apoyo en la realización de nuestro congreso y en
la actividad científica de nuestra Sociedad. Dicha colaboración debe estar basada en
una relación fluida y sincera de respeto por nuestro lado a los legítimos intereses de
la Industria, y por el otro a nuestra total independencia científica y por tanto la de
nuestros Congresos.
Las casas comerciales podrán participar en el Congreso Nacional de la SEC
contratando su participación en las condiciones que establezca la Organización
del Congreso, respetando los principios éticos de publicidad de un servicio público,
dentro del marco científico que representa la SEC, donde no tienen cabida mensajes
o reclamos publicitarios sexistas o discriminatorios y donde prevalecerá el carácter
científico.
Dentro del programa científico del Congreso podrán establecerse espacios patrocinados
en los denominados Simposios Satélites, Mesas Redondas o Conferencias. Su contenido
científico y participación de ponentes deberá ser conocido y aprobado por el Comité
Organizador y la Junta Directiva.
Exposición Comercial
PLANO DE STANDS
ZONA Y HORARIOS DE EXPOSICIÓN
La exposición comercial tendrá lugar en el Foyer del Auditorio.
Los horarios de exposición comercial serán los siguientes y podrán sufrir modificaciones, previo
aviso a las empresas expositoras:
27 DE MARZO DE 2014, de 9h. a 19.30h.
28 DE MARZO DE 2014, de 9h. a 19.30h.
29 DE MARZO DE 2014, de 9h. a 14.30h.
ESTRUCTURA Y DISEÑO DEL STAND
Cada empresa aportará su propio stand o estructura. El tipo de stand podrá ser:
• DISEÑO: Es obligatorio el envío del proyecto para su aprobación al Kursaal, incluyendo el
boceto del stand con planta y alzado acotados a sec2014@sec.es para poder comprobar
si el stand cumple con las normas y medidas de seguridad para la autorización de su
montaje. Le recordamos que es obligatoria la colocación de moqueta ferial (NO INCLUIDA).
Deberá enviar el boceto antes del 15 de Febrero de 2014.
• PARAGUAS: Le recordamos que es obligatoria la colocación de moqueta ferial (NO
INCLUIDA).
• SI DESEA CONTRATAR estructura modular con frontis rotulado, moqueta ferial, mobiliario,
conexiones telefónicas, seguridad, limpieza, azafatas y potencia eléctrica superior debe
ponerse en contacto con la secretaría técnica a través del email sec2014@sec.es
Exposición Comercial
MEDIDAS
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Altura Máxima: 4 metros
Stand de 6m2: 2m de fondo x 3m de largo
Stand de 9m2: 3m de fondo x 3m de largo
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Incluido potencia básica para stand con 2 focos (150W)
Para contratar más potencia eléctrica deberá solicitarlo a sec2014@sec.es
ELECTRICIDAD
MOQUETA
La colocación de moqueta es obligatoria. Es importante tener en cuenta lo siguiente:
• En lo concerniente al fuego, la moqueta tendrá clasificación M-3 como mínimo, según
UNE 23-727-90. Se deberá presentar obligatoriamente antes de su montaje el certificado
de poseer tal clasificación expedida por laboratorio oficialmente homologado para este fin.
• La cinta de sujeción homologada para el suelo por Kursaal es la siguiente:
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Cinta para sujetar moqueta al suelo tanto de madera como de piedra: cinta adhesiva de doble
cara de polietileno Ref. 2419 (azul). Estas cintas están disponibles en la Ferretería La Vascongada
(C/ Tomás Gros 1 y 5, San Sebastián; Tel. 943276973).
NORMAS GENERALES EXPOSICIÓN COMERCIAL
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La contratación de un stand implica la aceptación de utilizar únicamente el espacio
asignado. Los expositores no podrán exhibir fuera de la zona asignada a su stand.
Solamente se podrá utilizar como almacén de material el espacio asignado para ello.
Solamente se podrá distribuir material publicitario dentro del stand, salvo autorización
expresa de la organización.
Cualquier acto paralelo al congreso, organizado por empresas participantes, deberá contar
con la aprobación del Comité Organizador. Dicho comité se reserva el derecho de admisión
y/o exclusión de la compañía en caso de incumplimiento de esta norma.
En caso de contar con medios audiovisuales en su stand deberá consultar con GEYSECO
CONGRESOS y disponer de permiso específico para la instalación. En ningún caso podrá
interferir en el curso normal de la exposición comercial ni molestar al resto de expositores.
La organización se reserva el derecho a modificar la situación de los stands previo aviso a
los expositores, sin que puedan hacer reclamaciones por daños ocasionados.
La organización se reserva el derecho a cambiar fechas y horas establecidas para abrir la
exposición comercial.
Exposición Comercial
NORMAS DEL PALACIO DE CONGRESOS KURSAAL
RESPECTO AL MONTAJE, DESMONTAJE Y
FUNCIONAMIENTO
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Los stands deberán ser ubicados siempre según el plano aceptado por Kursaal y deberán dejar un
espacio de 25 cm. como mínimo hasta la pared.
Estará colocada moqueta de desecho sobre el recorrido desde el almacén para cubrir el paso de
materiales y carretillas para no dañar el suelo. Se deberá seguir el recorrido enmoquetado durante el
montaje y desmontaje. Los montadores de cada casa comercial deberán aportar moqueta de desecho
para depositar toda herramienta y los materiales a utilizar para el montaje.
Antes de montar ninguna estructura o stand, se debe enmoquetar toda la superficie.
Queda prohibido afectar en cualquier modo las instalaciones de Kursaal, no estando permitido
pintar, fijar tacos, hacer taladros, roces de ninguna clase en elementos estructurales del mismo, como
tampoco colgar o sostener letreros, marcos, dibujos o cualquier objeto en paredes o techos. Se debe
utilizar los soportes habilitados para tal uso.
Dentro del Kursaal no está permitida la construcción de stands con materiales de construcción ni
adornos que lleven productos componentes como cemento, arena, yesos, escayolas, tejas, ladrillos
o cualquier tipo de material similar. En ninguna circunstancia se admitirá el uso o transporte dentro
de Kursaal de gasolina, acetileno, petróleo, gas o cualquier otro material inflamable. El uso de
calefacciones individuales también queda prohibido.
Está prohibido utilizar sierra circular. Se debe usar sierra de calar. También está prohibido soldar,
excepto en muelle de carga y siempre bajo supervisión de un técnico de mantenimiento.
Kursaal no dispone de ningún tipo de carro, carretilla o transpalet.
Siempre que haga falta llevar material del almacén de compañías invitadas o de algún otro espacio
habilitado como almacén en la planta -1 al auditorio (planta 0y 1), se deberá tener en cuenta que los
bultos deben entrar en el ascensor de medidas 80cm. de ancho, 200cm. de alto y 140 cm. de fondo. Si
no fuera así el envío/ recogida del bulto se realizará directamente al stand ubicado en el auditorio el
día y hora acordado con la organización. La entrada/ salida de los mismos se realizará por las puertas
traseras de auditorio.
La carga y descarga del material para el montaje de stands se hará desde Terraza Urumea. Los
camiones tendrán plataforma elevadora o deberán alquilar un toro mecánico con un conductor para
su manejo. El mes antes del comienzo del congreso enviaremos las normas de acceso a la Terraza
Urumea.
Debido a las características del muelle de carga/ descarga se debe notificar el horario de entrada de
todo vehículo mayor de 16 metros (tráiler, camión con remolque y autobús).
El peso máximo autorizado en la zona de exposición es de 500 Kg por metro cuadrado (en la terraza
Zurriola es de 400kg/m2) y está prohibida terminantemente la entrada sin autorización de Kursaal.
Está totalmente prohibido dejar estacionado ningún vehículo en el muelle de carga/ descarga y
Terraza
Una vez finalizado el montaje, se procederá a la retirada y limpieza de las zonas comunes, dando por
hecho que el material, tableros, catálogos, etc. dejados en estas zonas es inservible y carente de valor
para su propietario.
Por razones de seguridad no está permitido el uso de la zona de exposición (parte trasera de los stands,
pasillos, salidas de emergencia,…) como espacios para almacén de bultos.
Una vez finalizado el desmontaje, ni la organización ni el Kursaal se hará responsable del material
que quede sin retirar.
Cualquier desperfecto ocasionado a las instalaciones del Kursaal durante el periodo de montaje,
desmontaje de los stands, se imputará al decorador o en su defecto al responsable del montaje. La
cuantía del cargo por el desperfecto del mismo será establecido por el área técnica.
Está totalmente prohibido fumar en todo el edificio.
HORARIOS DE MONTAJE Y DESMONTAJE
Se enviarán los horarios definitivos en fechas más próximas al congreso. No obstante, los
horarios aproximados serán:
MONTAJE: 26 DE MARZO DE 2014, de 9.00h. a 20.00h.
DESMONTAJE: 29 DE MARZO DE 2014, de 14.00h. a 20.00h.
Simposio Satélite
Simposio Satélite Mañana
Simposio Satélite Tarde
DURACIÓN: 1 Hora.
SALA: Auditorio.
INCLUYE:
• Sala
• Audiovisuales (pantalla, cañón, megafonía básica)
• Azafatas en sala (las funciones de las azafatas serán las de atención a la sala. Para entrega de
folletos u otra deberá contratarse azafatas específicamente para esas funciones)
• Título en el Programa Oficial y en la WEB,
• Entrega de Tarjetón de Simposio al Congresista.
CONDICIONES:
• La empresa organizadora del Simposio se hará cargo de los gastos de alojamiento, traslado e inscripción
al Congreso de los ponentes del Simposio, independientemente de que sean o no ponentes del Congreso.
• El Contenido Científico del Simposio y la relación de ponentes participantes, deberán ser presentado al
Comité Científico para su aprobación.
• Así mismo, los programas de difusión de dicho Simposio correrán a cargo de la empresa organizadora.
• La contratación de un Simposio permite la entrada a la sesión del Simposio de 10 delegados de la empresa,
debiendo recoger previamente los pases en la Secretaría del Congreso. NO PERMITE LA PERMANENCIA EN
LA EXPOSICIÓN COMERCIAL NI EN EL RECINTO DEL CONGRESO.
• Cualquier acto paralelo al Congreso, organizado por la empresa contratante, deberá ser autorizado por
el Comité Organizador
Otras Colaboraciones
Si está interesado en estas colaboraciones consulte con la Secretaría Técnica los precios.
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BOLSAS DEL CONGRESISTA.
CARPETAS Y BOLÍGRAFOS EN CARTERA DEL CONGRESISTA.
CORDONES DE LA ACREDITACIÓN DEL CONGRESISTA.
PUBLICIDAD EN LA BOLSA DEL CONGRESISTA (INCLUSIÓN DE FOLLETO).
ENTREGA DE DIPLOMAS DE ASISTENCIA EN STANDS.
PUBLICIDAD ESTÁTICA O SIMILAR.
• ÁREA SECRETARÍA, ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN: 2 BANDEROLAS DE PIE.
• ENTRADA PRINCIPAL AUDITORIO: 2 BANDEROLAS.
PATROCINIO DE LAS SESIONES DE POSTERS.
Inclusión de bucles publicitarios en pantallas digitales en las que se visionarán los posters.
PUBLICIDAD EN CONTROL DE ACCESOS.
PUBLICIDAD EN PROGRAMA CIENTÍFICO (A PATROCINAR UNICAMENTE POR UNA ÚNICA
CASA COMERCIAL)
PUBLICIDAD EN LA PÁGINA WEB OFICIAL DEL CONGRESO.
ÁREA DE INTERNET.
APP DEL CONGRESO.
CUPO DE INSCRIPCIONES:
Existe la posibilidad de contratar un cupo de inscripciones a un precio especial.
NORMAS:
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Compromiso de la casa comercial a tramitar como mínimo el número de inscripciones acordado.
La casa comercial deberá enviar antes del 1 de marzo de 2014 el listado de inscripciones con
todos los datos indicados en el Boletín de Inscripción. Sin los datos completos no se tramitará
ninguna inscripción.
A partir del 1 de marzo de 2014 no se admitirá ningún cambio de nombre.
Una vez completado el cupo, y en el caso de solicitar más inscripciones, se aplicará el precio
acordado.
La casa comercial deberá realizar el pago del importe del cupo a la firma del contrato.
CUPO DE RESERVAS HOTELERAS:
Existe la posibilidad de contratar un cupo de reservas hoteleras para congresistas. Para
solicitarlo, pueden ponerse en contacto con la Secretaría Técnica, que informará de los
precios de los grupos así como de las condiciones de contratación
CONDICIONES GENERALES
Los espacios de los stands y simposio se adjudicarán en riguroso orden de recepción del boletín
con su correspondiente pago.
En caso de contratación, si la empresa contratante no cumple con los pagos establecidos, los
organizadores podrán cancelar su participación y adjudicarla a otra empresa sin estar obligados
a devolver la cantidad pagada.
Contacto
Organización:
GEYSECO CONGRESOS.
C/Diego de León, 47. 28006. Madrid.
Tel. 902 195 545 Fax. 902 199 854
http://www.sec.es/sec2014
email: sec2014@sec.es
Sede del Congreso:
CENTRO KURSAAL.
Avda. Zurriola 1. 20002. Donostia-San Sebastian
Tel. 943003000
Fax.943003001