Directora de Auditoría: Mónica Jaramillo Auditor jefe de Equipo: Luis Ávalos Coordinación General de Planificación Dirección de Información, Seguimiento y Evaluación MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES Exámenes Especiales y Auditorías practicadas al Ministerio de Finanzas Examen Especial a LOS PROCEDIMIENTOS APLICADOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ASIGNADAS A LA DIRECCIÓN DE PATROCINIO DEL MINISTERIO DE FINANZAS por el período comprendido entre el 1 de agosto de 2006 y el 31 de diciembre de 2011. Informe No. AI-0001-2012 aprobado el 17 de diciembre de 2012. Recepción 3 de enero de 2013 ACCIONES DE LA CGP RECOMENDACIONES (Direccionamiento) MEMORANDO No. / FECHA RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO ACCIONES DE AVANCES (Respuestas obtenidas) MEMORANDO No. / FECHA NORMAS DE CONTROL INTERNO APLICADAS AL EXAMEN ESPECIAL AL COORDINADOR GENERAL JURÍDICO: 1. Vigilará el cumplimiento de las exigencias requeridas por el sistema GPR, Gobierno por Resultados, a fin de incluir en su planificación las estrategias, objetivos y actividades que faciliten el cumplimiento de su misión. 4. Conjuntamente con el Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional, prepare un documento que contenga los procedimientos para la supervisión de los procesos y control de juicios, lo que facilitará el cumplimiento de esta actividad. 5. Una vez aprobados los procedimientos de supervisión, por el Coordinador General Jurídico en el campo técnico y el Coordinador General de Gestión Estratégica en el área de procesos, procederá a implementarlos y vigilará su aplicación. 6. Cuando el personal a su cargo ha sido removido de sus funciones de manera temporal o definitiva o exista cambio de los custodios de los archivos,exigirá el cumplimiento inmediato del proceso de entrega recepción de los documentos y registros, dejando constancia en el acta las novedades encontradas, las que deberá ser suscrita por parte de los funcionarios entrante, saliente y jefe inmediato, quienes participan en esta diligencia. CGP-2013-0009 (5-enero-2013) CGP-2013-0012 (5-enero-2013) CGP-2013-0009 (5-enero-2013) Página 1 Coordinador General Jurídico Acta de Reunión 5 (enero 31,2013) Control Interno Memorando DPJ-2013Norma 200 - 02 0027 (20jun-2013) Acta de Reunión 5 (enero 5,2013) Coordinadores Generales CGGE-2013-0126-M Control Interno Jurídico y Gestión (21-marzo-2013) Norma 401 - 03 Estratégica Institucional Memorando DPJ-20130027 (20jun-2013) Coordinador General Jurídico Acta de Reunión 5 Reglamento General Sustitutivo para el (enero 5,2013) Manejo de Bienes del Sector Público Memorando DPJ-2013Art. 76 Procedencia 0027 (20Art. 78 Procedimiento jun-2013) Directora de Auditoría: Mónica Jaramillo Auditor jefe de Equipo: Luis Ávalos Coordinación General de Planificación Dirección de Información, Seguimiento y Evaluación 8. Disponga al Director Jurídico de Patrocinio elabore un Reglamento Interno que guíe, regule el manejo del archivo y entrega recepción de los expedientes, cuidando que entre otros aspectos contengan lo siguiente: a. Cada abogado organizará y mantendrá bajo su responsabilidad, los expedientes que contengan los documentos generados y recolpilados en el trámite del juicio asignado. b. Cuando haya concluido el proceso, el responsable deberá numerar y foliar el expediente y entregar por escrito al Archivo de la Dirección. c. Si por cualquier razón un abogado deba ausentarse temporal o definitivamente de la función, entregará mediante inventario suscrito por las partes, al funcionario que designe su jefe inmediato para reemplazarlo en la continuación del trámite. CGP-2013-0009 (5-enero-2013) Director Jurídico de Patrocinio Acta de Reunión 5 (enero 5,2013) CGJ-2013-0396 (mayo 20,2013) Manual de Procedimientos Interno de la Dirección de Patrocinio (46 Control Interno págs.) Memorando DPJ-2013- 405 - 04 0027 (20jun-2013) Norma Acta de Reunión 5 (enero 5,2013) Memorando DPJ-20130027 (20jun-2013) 9. Analice las funciones y actividades que se desarrolla en la Dirección Jurídica de Patrocinio y establezca el número de servidores necesarios para el cumplimiento de sus funciones, a fin de solicitar a la Coordinadora General Administrativa Financiera, asigne el recurso humano requerido. A LA COORDINADORA GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA: 7. Disponga al Director de Administración de Talento Humano, exija al funcionario que sale de la institución, que previo a la liquidación de sus haberes, presente el acta entrega recepción de documentos y registros que estuvieron a su cargo, debidamente legalizada. CGP-2013-0012 (5-enero-2013) CGP-2013-0064 (15-febrero-2013) CGP-2013-0079 (25-febrero-2013 DCD-2013-0036-M (24-enero-2013) Reglamento General Sustitutivo para el CGAF-2013-0095-M Director de Administración Manejo de Bienes del Sector Público (13-febrero-2013) de Talento Humano Art. 76 Procedencia Memorando DPJ-2013Art. 78 Procedimiento 0027 (20jun-2013) AL DIRECTOR JURÍDICO DE PATROCINIO: 2. Hasta que se concluya con la reestructura del Ministerio de Finanzas y se elabore el Manual de Organización, dispondrá por escrito a un servidor, desarrolle e implemente un registro para el control histórico de los juicios, que entre otros aspectos contenga: número de juicio, fecha de inicio, demandado, demandante, descripción del objeto de la demanda, servidor responsable de la defensa, fecha y descripción de cada acción judicial, estado y cuantía, a fin de que permita conocer en forma inmediata el desarrollo de cada proceso, las acciones presentadas y los servidores responsables, desde el inicio hasta la conclusión y archivo. CGP-2013-0010 (5-enero-2013) 3. Vigilará que los servidores de la Unidad a su cargo, cumplan con la designación escrita de funciones dispuestas en memorandos MINFIN-DJP-2012-0035 y 0037 de 28 y 29 de junio de 1012 y presenten de manera periódica el avance de las actividades asignadas, con las novedades encontradas. Página 2 Director Jurídico de Patrocinio Acta de Reunión 5 (enero 5,2013) DJP-2012-0035 (28-junio-2012) Control Interno DJP-2012-0037 Norma 200 - 04 (29-junio-2012) Memorando DPJ-20130027 (20jun-2013) Directora de Auditoría: Mónica Jaramillo Auditor jefe de Equipo: Luis Ávalos Coordinación General de Planificación Dirección de Información, Seguimiento y Evaluación NOTA: La Contraloría General del Estado es el único Organismo con la atribución para dictaminar respecto al cumplimiento de las recomendaciones, mismo que se evidenciará en el seguimiento de las mismas por parte de dicho Organismo. Página 3 Directora de Auditoría: Mónica Jaramillo Auditor jefe de Equipo: Luis Ávalos Coordinación General de Planificación Dirección de Información, Seguimiento y Evaluación Página 4 Directora de Auditoría: Mónica Jaramillo Auditor jefe de Equipo: Luis Ávalos Coordinación General de Planificación Dirección de Información, Seguimiento y Evaluación Página 5