Guia tablas

Seminario de Estudios de Usuarios
Master en Documentación Audiovisual, mayo/junio 2006
Profesoras: María Luisa Lascurain / Isabel Iribarren
Guía Excel
TABLAS DE FRECUENCIAS
Se va a crear una tabla, a partir de un conjunto de datos sin organizar, que corresponden a las
peticiones de documentos realizadas a un centro de información.
Comenzamos ejecutando Excel, que se abrirá apareciendo un libro nuevo y vacío, con tres hojas.
Renombrar Hoja 1 como Datos, pulsando en la pestaña en la que pone Hoja 1 con el BOTÓN
DERECHO, y seleccionando Cambiar nombre.
a) Introducir en la columna A los siguientes datos:
b) 1996, 1995, 1993, 1996, 1993, 1995, 1997, 1992, 1998, 2000, 1995, 1994, 1992, 1990,
1994, 1995, 1992, 1996, 1992, 1990, 1995, 1991, 1998, 1991, 1990, 1998, 1996, 2000,
1999, 1996, 1993, 1998, 2000, 1997, 1996, 1997, 2000, 1999, 1999, 2000.
c) Seleccionar la columna y copiar.
d) Ir a otra hoja de cálculo y pegar (de esta forma se evita que los datos originales se
puedan perder).
e) Seleccionar toda la columna A, ir a datos y elegir la opción ordenar y después
ascendente.
f) Situarse en la fila 1 de la columna A, Ir a insertar seleccionar fila para poner el título de la
variable (en este caso NUM. DOCUMENTOS).
g) Para hacer un conteo de los datos hay que seleccionar de nuevo toda la columna A, ir a
datos y elegir la opción subtotal y después función contar, se comprueba que la
selección sea correcta (en la primera ventana debe aparecer la palabra NUM.
DOCUMENTOS, contar en la segunda y NUM. DOCUMENTOS en la tercera, y a
continuación, aceptar.
h) Una vez realizada esta operación, a la izquierda de la columna A aparecerán en la parte
superior 3 valores (1,2 y 3) se elige el valor 2.
i) Seleccionar las columnas A y B, ir a edición, y elegir ir a... aquí seleccionar especial y
marcar sólo celdas visibles.
j) Sin desmarcar las columnas A y B seleccionadas anteriormente, ir a copiar, después ir a
aquí a insertar otra hoja de cálculo y pegar. Con los datos que aparecen en esta nueva
hoja se harán las distintas tablas. Esta hoja la podemos renombrar como Tablas.
k) Si se quiere dejar sólo los NUM. DOCUMENTOS de las referencias, se puede borrar
directamente la palabra contar, o si hay muchos datos en la columna, se selecciona esta,
se va a edición y se elige reemplazar. En el cuadro de dialogo, donde pone reemplazar,
se escribe contar, y en la ventana que dice reemplazar por, no se escribe nada y a
continuación se pincha en reemplazar todo.
l) Por último, arrastrar con el ratón el título de la columna B a la A, y titular la columna B
como Frec. Abs
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1) Cálculo de las frecuencias relativas y acumuladas.
a) Frecuencias relativas en porcentaje: Situarse en la columna C, y en la segunda fila marcamos
un + para que el programa sepa que vamos a realizar una operación matemática. A continuación,
se abre paréntesis y con el ratón marcamos la celda B2 (que tiene un valor de 3), escribimos la
barra de división ( / )y con el ratón marcamos la celda B13 que contiene la suma de las frecuencias
absolutas (40). Para fijar el denominador pulsamos F4 y cerramos el paréntesis. Para expresar las
frecuencias relativas en porcentajes, se pone un asterisco ( * ) para multiplicar todo lo anterior y se
escribe 100. A continuación se da a INTRO y aparece el valor de dicha operación (7,5). Para
calcular los valores de toda la columna, se coloca el ratón en el ángulo inferior derecho de la celda
C2, y cuando la cruz se hace simple, se hace un doble clic, quedando rellena toda la columna. En
la fila superior, C1, ponemos el título de la columna, Frec. Rel.
b) Frecuencias acumuladas: Situarse en la columna D, y en la celda D2 escribimos un +, y
marcamos la celda B2, y damos a INTRO, apareciendo el valor 3 en la celda. A continuación hay
que sumar el valor de la celda D2 (3) con el de la celda B3 (2). Para ello, se pone un signo + en la
celda D3, con el ratón marcamos la celda D2, ponemos otro + y señalamos la celda B3,
apareciendo la fórmula: +D2+B3, y damos a INTRO apareciendo el valor 5 en D3. Para rellenar
toda la columna, pulsamos dos veces el ratón en la esquina inferior derecha de la celda D3,
teniendo en cuenta que el valor de la última casilla debemos borrarlo, pues en las frecuencias
acumuladas, el último valor debe coincidir con la suma de las frecuencias absolutas (en este caso
40). Como título de la columna ponemos en la celda D1, Frec. Acum.
2) Transferencia de los resultados de EXCEL a WORD.
Una vez que se han realizado las distintas tablas en Excel, deben pasarse a Word para una mejor
presentación.
Para ello, ejecutamos Word y se abrirá un documento nuevo.
A continuación vamos a Excel, marcamos la primera tabla, la de frecuencias absolutas, le damos a
copiar y volvemos a Word.
Cuando estemos en el documento nuevo, damos un par de veces a INTRO y pegamos. Aparecerá
la tabla, y a continuación la formatearemos para que quede bien presentada.
Para pegar el resto de las tablas, se van tomando las columnas sucesivas, y posteriormente en
Word se eliminan las que correspondan a tablas anteriores.
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