Preparación de un Informe

PRESENTACIÓN DE UN INFORME
Para elaborar un informe lo primero que tienes que tener en cuenta es que el informe debe ser claro, directo,
sincero y persuasivo, para lo cual utilizaremos las siguientes técnicas:
1. Preparación
Lo primero que hay que hacer es preguntarse que es lo que pretendo con ese informe ya que todo informe
puede tener varios objetivos posibles:
Comunicar lo realizado .− Informar sobre una experiencia, trabajos en curso...
Realizar propuestas .− Este objetivo aparece cuando se presenta plan, un proyecto.
Actualización, revisión .− Es el caso más común de informe en nuestro ámbito, se observa un tema y se ve
retrospectivamente y prospectivamente.
Comentario .− Cuando nuestro objetivo es comentar, tenemos más libertad de opinión y podemos dar ideas
propias, sin llegar al nivel de hacer propuestas
Evaluación .− En este caso realizamos también una actualización y revisión pero agregamos algún tipo de
valoración, cualitativa o cuantitativa.
La selección de tema se vincula, o bien con nuestros intereses, o bien, con una demanda concreta.
Una vez establecida la finalidad deberás documentarte, distinguir en la búsqueda de materiales entre los
hechos comprobados, controlables e irrefutables y las opiniones que pueden ser puestas en tela de juicio y
discutidas.
La documentación tiene que ser amplia, una gran variedad de conocimientos sobre el tema, de toda la
información obtenida eliminar aquellos aspectos que sean conocidos y admitidos, para no extenderte
demasiado en la exposición. En el proceso de generación de conocimiento necesitamos capturar la
información existente. La captura comprende la detección y el registro. La detección es una tarea que se
realiza recurriendo a las Bibliotecas, Centros de Información, a Internet. Una vez detectada, se debe proceder
a registrarla, se pueden utilizar muchos métodos.
Selecciona y organiza las ideas principales, se trata de identificar el asunto al que se refiere la documentación
analizada y sobre el que versará el informe, añadiendo las ideas secundarias y los ejemplos, documentos o
datos que corroboren y sirven de soporte a cada una de ellas.
Para finalizar la preparación hay que buscar un título que sea atrayente, provocativo, que resuma el contenido
de la disertación.
2. Plan de la exposición
− Formulación del plan:
El Plan de informe nos permite, una vez establecido el tema y el objetivo plantearnos una estrategia de
trabajo.
1
Debemos ser coherentes y mantener siempre la misma estrategia o tipo de plan. Además debe adecuarse a
nuestro tema y objetivo.
El plan del informe está relación directa con otro tema que es la forma en que se organizan los conceptos
sobre los que trata el informe.
Tenemos dos tipo organización conceptual: la organización jerárquica, que va lo general a los particular y la
organización reticular, en forma de red, donde se van presentando los conceptos y realizando una vinculación
entre ellos que no es necesariamente jerárquica.
Así tenemos los diferentes tipos de planes de informe:
Plan dialéctico
Se hace un desarrollo según un método de organización específica.
Partición del informe en tesis, antítesis y síntesis.
La estructuración de los conceptos es jerárquica.
Plan nocional
Método de organización:
Se avanza en el desarrollo en base a las preguntas: qué, cuando, cómo, donde.
La estructuración de los conceptos es reticular
Plan progresivo
Se trabaja avanzando según un método de organización que requiere definiciones sucesivas del ámbito básico
del problema.
La estructuración de los conceptos es jerárquica
Plan comentario
Es el más flexible, sin embargo igualmente utilizamos un método de organización: Explicación del tema,
discusión del mismo, valoración o conclusión final.
La estructuración de los conceptos es reticular
Plan comparativo
Debemos detectar una o varias aspectos distintivos de nuestro tema y se procede con el siguiente método de
organización: Confrontar conceptos desde lo común o semejante a los opuestos
La estructuración de los conceptos es jerárquica
El plan de la exposición consta de tres partes:
Introducción
2
Es la parte más importante.
Su objetivo fundamental es atraer la atención, despertar el interés, mediante la planteación de una pregunta,
demostrando la importancia del tema, contando un hecho o una corta historia vivida..
Debe ser breve.
Cuerpo del informe
Los elementos del informe deben estar estructurados de forma lógica.
Las ideas secundarias y los ejemplos deben subrayar la idea principal.
Una perfecta elegancia en las palabras y en los gestos con la mayor sencillez.
Lo que tienes que intentar es motivar y sorprender al auditorio siendo directo, claro, sincero y entusiasta.
Conclusión
En esta parte de la exposición deben quedar precisos y claros, bien resumidos los puntos que los oyentes
deben guardar en su mente.
Se aconseja incluso aprender de memoria la terminación que es justamente el sello del buen y mal orador.
3. El coloquio
¿Cómo organizarlo? Existen vario procedimientos: el más simple es facilitar a los oyentes una cuartilla en la
que puedan anotar lo largo de la exposición las dudas o las sugerencias que les parezca de interés. Otro
procedimiento consiste en recoger discretamente la hoja de papel durante la misma exposición y pasarlas
clasificadas al que expone.
Se puede hacer a través de altavoces seleccionados. Se utiliza la técnica Philips 66.
Terminada la disertación se dejan unos minutos para que los oyentes se comuniquen en pequeños grupos y
decanten puntos de interés que deseen sean aclarados. El portavoz de cada grupo es el que formula
posteriormente las preguntas.
Algunas indicaciones prácticas
Adapta El contenido de la exposición a las características del auditorio y a su estado de ánimo.
Habla lo bastante fuerte para ser oído de todos.
Mira al público para establecer una comunicación real.
Evita la monotonía.
Habla más o menos despacio, de acuerdo con el contenido de tus palabras para que puedan ser bien
comprendidas.
Controla la respiración.
3
Adapta la mímica al sentido de las frases.
Compruebas antes de presentarte en público tu presencia física, el vestuario, el peinado, etc.
Ficha de valoración del orador
Nombre del presentador.......................... Fecha.......................... Tema..........................
(Señala con una cruz el cuadro correspondiente)
1. Postura, Prestancia: Elegante Correcta Inapropiada
2. Actitud: De seguridad Nerviosa Descontrolada
3. Gestos: Apropia Forzados Desencajados
4. Voz: Adaptada Monótona y lenta Inteligible
5. Dicción Rica Aceptable Pobre
6. Plan y organización: Bien estructurado Escaso Inestructurado
7. Contenido: Significativo Aceptable Mediocre
8. Extensión: Apropiada Algo corta−larga Muy corta−larga
9. Interés del tema: Muy interesante Con antibajos Aburrido
10. Reacción del auditorio: Muy interesado Interesado Desinteresado
Deficiencias o limitaciones más notorias ................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
Aspectos o cualidades más significativas ...............................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
Alumno o grupo ..........................................................................
4