Introducción a Access Access

La Educación Integral es Nuestra Consigna
Introducción a Access
Una Base de datos: Es una herramienta para recuperar y almacenar información. En
una Base de Datos se puede almacenar información, sobre personas, productos,
pedidos, o de cualquier otra cosa. Muchas bases de datos comienzan siendo una lista
en un programa, regularmente en un procesador de textos o en una hoja de cálculo. A
medida que crece la lista comienzan a aparecer repeticiones e inconsistencias en todos
los datos, cada vez resulta más difícil comprender los datos presentados en una lista y
existen pocos métodos para buscar o recuperar conjuntos de datos para revisarlos
cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la
información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de
base de datos (DBMS), como Access.
Una base de datos es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener
varias tablas, es decir cuanto tenemos un sistema de inventario de tres tablas no
quiere decir que tenemos un conjunto de 3 bases de datos, sino una base de datos que
contiene 3 tablas.
Access
Ruta para acceder a
Access con Win 7 o XP
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Inicio
Programas
Microsoft Office
Microsoft Office
Access
Access es un sistema
generador de bases de
datos (SGBD) de
Microsoft Office.
Recopila información
relativa a un asunto o
propósito particular
como el seguimiento de
pedidos a clientes.
Ruta para acceder a
Access con Win 8
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Inicio
Microsoft Office
Access
Apuntes Access 2014-2015
Profa.: Ariana Muñoz Corona
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La pantalla Inicial
Al iniciar luna sesión en Access aparecerá la siguiente ventana.
Las Barras
Barra de Título: contiene el nombre del programa del archivo en el que estamos
trabajando actualmente.
Barra de acceso rápido: Contiene los comandos más usados.
Cintas de opciones: Contiene todas las opciones del programa agrupadas en fichas o
pestañas, cada una de ellas organizadas por categorías.
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Profa.: Ariana Muñoz Corona
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La cinta inicio que se muestra en la imagen anterior se usará frecuentemente. Para
referirnos a determinado botón, necesitas saber en qué ficha y en qué grupo se
encuentra.
Pulsando la tecla Alt se entra al modo de Access por teclado, aparecerán pequeños
recuadros indicando la tecla o conjunto de éstas que debes pulsar para acceder a cada
opción sin la necesidad del ratón. Para salir de éste modo presiona nuevamente Alt.
Pestaña archivo: Al diferencia de las otras pestañas, archivo no despliega una cinta,
sino un menú con acciones relativas al propio archivo. A éste menú también puedes
acceder con Alt+A.
Este menú contiene dos tipos básicos de elementos
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Comandos inmediatos
Opciones que muestran más información
Barra de estado: Proporciona distinta información según la pantalla que se muestra en
ese momento.
Ayuda: Explica las distintas opciones y características del programa.
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Conceptos básicos de Access
Base de datos: es un conjunto de datos que están organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es
lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de Access
2010 tienen la extensión .ACCDB
Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la
información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional (los datos se
organizan en tablas)
Tabla: es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos de una forma
ordenada
Las tablas a su vez contienen campos los cuales son cada uno de los datos relacionados
con una persona o cosa.
Al conjunto de datos de un mismo objeto se le denomina registro o fila.
Consulta: Es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados
en las tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos etc.
Formulario: es el objeto de Access 2010 diseñado para la introducción, visualización y
modificación de los datos. Los tipos de formularios más utilizados tienen la forma de
pestañas de datos.
Informes: es un objeto diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir
datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos
de forma impresa.
Página: página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o
desde una intranet.
Macro: es un objeto que define de forma estructurada las acciones que el usuario
desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Módulo: es un objeto que contiene procedimientos personales que se codifican
utilizando Visual Basic.
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Diferencia entre datos e información
Aunque en ocasiones suelen confundirse o usarse de manera equivocada, es
fundamental distinguir entre los conceptos de dato e información.
Relación de ventas
sucursal La Fe
1200
tenis
La Fe
Rep de venta: Carlos
Mtz
100
Carlos Mtz
79154
No. Empleado: 79154
Producto Código Precio
Tenis
100
$1200
Datos: Son hechos aislados que pueden registrarse mediante números, letras o
símbolos en bruto y de los que podría decirse que constituyen la materia prima de la
información.
Información: Son los datos registrados pero organizados o procesados de determinada
manera que llegan a tener algún sentido, esto es, se puede decir que, son datos
relacionados en un contexto de significación más amplio.
Diagrama de una base de datos
DBMS
Datos
Información
Campo
Registro
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Crear una base de datos
Pasos a seguir:
Inicio
Programas
Microsoft Office
Microsoft Office Access
Da clic en
Elijas la opciòn que elijas, versa un cuadro (panel de vista previa) Escribe el nombre del
archive y ubicación de la base de datos, esto es asì por que al contrario de otros
programas de Office, Access necesita crear y guardar el archivo antes de comenzar a
trabajar.
Para cambiar tu ubicación establecida por defecto da clic en:
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Cerrar la base de datos
Las bases de datos se pueden cerrar de diferentes formas:
1
2
Archivo
Cerrar base de datos
Cerrar Access y guardar los cambios
Abrir una base de datos
Podemos abrir una base de datos ya existente de las siguientes formas:
1
Archivo
Abrir
Elegir la base de datos deseada
2
CTRL+ A o ALT + A
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Crear tablas de datos
Para crear una tabla de datos lo único que tenemos que hacer es dar clic sobre la
herramienta de tabla que se encuentra en la ficha crear.
Utilidad de las herramientas
Tabla: Esta herramienta permite introducir directamente los datos en la tabla. Cada
columna determinará el tipo de datos que tendrá toda la columna.
Vista Diseño: Define la estructura de la tabla, es decir define las distintas columnas y
otras consideraciones.
Para definir las propiedades del campo:
Elige la vista diseño
En la parte inferior izquierda aparecen dos pestañas general y búsqueda
Determina las características que deseas que tenga cada campo
Clave Principal
Proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de
registros.
No podemos definir más de una clave principal.
Para agregar una clave principal:
Haz clic sobre el campo que será la clave principal
Elige la herramienta:
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