circular #389

Circular N° 389
Información importante para proveedores - 13 de marzo de 2015
Apreciado proveedor de Bienes y Servicios Corporativos:
Queremos informarle que el proceso de entrega de bienes y servicios y su facturación cambiará
a partir del 1ro de Abril del presente año. A continuación detallamos los aspectos a tener en
cuenta:
EN LA ENTREGA DEL BIEN O SERVICIO
• Todos los bienes y servicios deberán ser entregados o prestados con remisión (nota de entrega)
en la dependencia que indique el pedido, relacionando el número de la orden de compra o
adjuntando copia de ésta.
En el momento de la entrega, el funcionario de Almacenes Éxito S.A, realizará el ingreso del bien
o servicio en nuestro sistema de información, el cual generará un consecutivo único que indicará
el recibo a satisfacción por parte nuestra y que le podrá ser suministrado en ese mismo momento.
De manera simultánea, usted recibirá un correo del Grupo Éxito donde se detalla la siguiente
información: productos o servicios recibidos a satisfacción, cantidad, precio unitario, número de
orden de compra, remisión (nota de entrega) y documento de recibo. De presentarse alguna
inconsistencia, tendrá que contactarse con el Negociador encargado.
Asegúrese de recibir un correo como el anteriormente descrito por cada entrega que realice en
cada una de nuestras dependencias, pues sólo citando este número y el de la remisión podrá
proceder con la facturación.
Por lo anterior queremos invitarle a actualizar sus datos, así podremos garantizar que dicho
correo llegue a la persona indicada por la Compañía. Esta dirección de correo recibirá también
las órdenes de compra generadas por Grupo Éxito.
Clic aquí para actualizar sus datos
EN LA FACTURACIÓN DEL BIEN O SERVICIO
• La factura deberá contener el número de la remisión (nota de entrega) y orden de compra
indicada en el correo de recepción del bien o servicio para que pueda ser tramitada, pues sin esta
información no será posible hacerlo.
• No podrá facturar en un mismo documento bienes enviados de diferentes centros de despacho
y siempre deberá indicar en la factura, el municipio de dónde se remitió.
• Si el concepto a facturar es un servicio, no se podrán consolidar en un mismo documento
servicios prestados en diferentes municipios. La factura debe detallar el municipio donde está
ubicada la dependencia donde se prestó el servicio.
EN LA ENTREGA DE LA FACTURA
• Todas las facturas emitidas deberán ser enviadas a la taquilla de documentos ubicada en el
municipio de Envigado Antioquia, en la Carrera 48 No. 32 B sur – 139, de lunes a viernes entre
las 8:00 a.m. a 5:00 p.m.; se aclara que este es el único sitio autorizado para radicación. Las
facturas que no sean entregadas allí no serán legalizadas. En consecuencia, favor abstenerse
de entregar facturas directamente a empleados diferentes al personal de la taquilla.
Estación de
Servicio Éxito
Parqueaderos almacén
Nueva Taquilla
Almacén Éxito Envigado
Grupo Éxito
Parqueaderos almacén
Grupo Éxito
Acceso Vehicular
Avenida Las Vegas
• Es importante aclarar que el mes en el que se radica la factura deberá corresponder al mismo
mes de elaboración, de lo contrario será devuelta.
• La condición de pago negociada contará a partir de la fecha de recepción de la factura.
Les recordamos que, de acuerdo con el Artículo 652-1 del Estatuto Tributario, es una obligación
de todos los proveedores expedir sus facturas para los bienes y servicios que presten, de lo
contrario podrán ser sancionados de acuerdo a lo estipulado en la legislación. Por lo tanto, la
expedición de la factura no puede postergarse, ni anticiparse en la medida en que su fecha de
expedición conlleva efectos de carácter fiscal. Es de tener en cuenta que el hecho de que el pago
se realice antes o después de efectuar la operación no incide en el momento en que se debe
facturar.
Si tiene alguna duda u observación frente a la información entregada en este comunicado, puede
contactarse con Melissa Isaza, Analista Gestión Proveedores, al correo electrónico
Melissa.Isaza@grupo-exito.com o al teléfono (4) 339 51 65.
Les agradecemos el cumplimiento de lo estipulado en esta comunicación para así garantizar el
pago oportuno de los servicios prestados por ustedes.
Cordialmente,
ANA MARÍA CORREA BLAIR
Directora de Compras Integradas
Grupo Éxito
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www.grupoexito.com.co
Línea de transparencia 018000522526