Xornadas sobre deporte municipal para pequenos e medianos municipios Aspectos importantes a ter en conta na análise inicial da estrutura deportiva nun municipio Carlos Delgado Lacoba Gerente Servicio de Deportes Ayto. San Sebastián de los Reyes Concepto de Planificación Estratégica La planificación estratégica se puede definir considerando cuatro aspectos diferentes: 1.- El porvenir de las decisiones actuales: Diseño del futuro deseado y la manera efectiva de alcanzarlo. La planificación llena el vacío existente entre “donde estamos” y “adonde queremos llegar” Concepto de Planificación Estratégica 2.- Es un proceso continuo y dinámico que se inicia con el establecimiento de metas (misión, objetivos, …), define las estrategias para lograr estas metas y desarrolla planes de acción para asegurar su consecución y obtener los resultados perseguidos. 3.- Es una filosofía de actuación; una actitud. Concepto de Planificación Estratégica 4.- Es un sistema estructurado en torno a : largo plazo medio plazo corto plazo - plan estratégico planes funcionales planes operativos ¿Para qué sirve una Planificación? Para saber… ¿DÓNDE VAMOS? ¿CÓMO LLEGAMOS Para saber… AHÍ? Ö MISIÓN Ö OBJETIVOS Cuál es el propósito esencial de la organización. Hacia dónde nos dirigimos. Ö ESTRATEGIAS Qué acciones o intervenciones han de ser planificadas con el fin de alcanzar los objetivos propuestos. PROGRAMAS RR.HH. PRESUPUESTOS E.ORGANIZACIÓN RECURSOS ¿CUÁLES SON NUESTROS Para saber… ELEMENTOS PARA LA ACCIÓN? Ö Ö Ö Ö Ö ¿SI ESTAMOS EN EL CAMINO O Para saber… DIRECCIÓN ESTABLECIDA? Ö CONTROL • Cuáles son los mejores medios (recursos) para responder a los objetivos propuestos. • Qué programa o servicio sirve para responder/resolver los problemas y/o necesidades existentes PLAN ESTRATÉGICO • EL MERCADO • LOS CLIENTES ¿Dónde estamos? ¿En qué punto se encuentra la empresa? • LOS COMPETIDORES ANÁLISIS DEL ENTORNO (OPORTUNIDADESAMENAZAS) ANALIZAR • NUESTROS RECURSOS: RESPUESTA INTERNA ANÁLISIS INTERNO (PTOS. FUERTES Y DÉBILES) ANÁLISIS Y PRONÓSTICO DEL ENTORNO Factores externos que interactúan con la organización: A considerar: Factores físico-geográficos Factores económicos Factores político-legales Factores sociológicos y culturales Factores tecnológicos ANÁLISIS Y PRONÓSTICO DEL ENTORNO DE LA ORGANIZACIÓN En este apartado habría que analizar y valorar las siguientes variables. Fuerzas y tendencias del entorno Entorno demográfico: Pirámides de edades. Crecimiento de la población. Localización geográfica de la población. Movimientos de población. …/... ANÁLISIS Y PRONÓSTICO DEL ENTORNO DE LA ORGANIZACIÓN Entorno físico, geográfico y urbanístico: •Características geográficas más importantes. •Localización geográfica de las instalaciones. •Recursos naturales y otro tipo de instalaciones o recursos próximos. •Comunicaciones y accesos (transportes). •Planes y desarrollos urbanísticos: próximas dotaciones, tipo de viviendas, verde público, etc. …/... ANÁLISIS Y PRONÓSTICO DEL ENTORNO DE LA ORGANIZACIÓN Entorno socio-cultural: •Antecedentes históricos. •Niveles de estudio de la población. •Hábitos culturales y deportivos de la población. •Recursos culturales. •Nivel de asociacionismo. •Cauces y hábitos de participación ciudadana. …/... ANÁLISIS Y PRONÓSTICO DEL ENTORNO DE LA ORGANIZACIÓN Entorno económico y tecnológico: •Sectores económicos de producción. •Situación laboral de la población. •Tendencia en procesos de información. •Tecnologías sustitutivas. •Tecnologías de reciclaje. …/... ANÁLISIS Y PRONÓSTICO DEL ENTORNO DE LA ORGANIZACIÓN Entorno político-legislativo: •Análisis de la normativa actual relacionada con el sector y de la red de competencias deportivas, sanitarias-higiene, espectáculos, etc. •Programas electorales y de gobierno. Entorno escolar: •Red de centros escolares e infraestructura deportiva de los mismos. .../... ANÁLISIS Y PRONÓSTICO DEL ENTORNO DE LA ORGANIZACIÓN Sistema Deportivo Local. Ofertas existentes: Aspectos clave: Fortaleza financiera y económica. Marco competencial. Perfil de los clientes. Programa de actividades. Marketing utilizado. Precios. Calidad. Infraestructura: instalaciones. SISTEMA DEPORTIVO LOCAL Conjunto de elementos relacionados entre sí, que contribuyen al desarrollo de la práctica deportiva. Sector Público ELEMENTOS Sector Privado Tejido asociativo sin ánimo de lucro Sector comercial con ánimo de lucro ANÁLISIS DE LOS CLIENTES 1.- ¿Quiénes son nuestros clientes? 2.- ¿Cuáles son los problemas y necesidades de nuestros clientes? 3.- ¿Qué motiva a nuestros clientes a utilizar nuestros servicios? • Usuarios, ciudadanos • Población objetiva • Población a la que nos dirigimos • Segmentación. Criterios. • Estudios de Necesidades. • Evaluación de Necesidades: – Definición de Necesidades – Tipos – Objetivos del estudio – Etapas – Inventario de Recursos • Encuestas • Entrevistas CRITERIOS DE SEGMENTACIÓN MÁS UTILIZADOS Según las características de los clientes/ usuarios: Geográficas Edad Sexo Profesiones Nivel de vida Curso escolar …/... CRITERIOS DE SEGMENTACIÓN MÁS UTILIZADOS Según las características de los servicios y/o programas: Precios Duración Forma de acceso Exclusividad ANÁLISIS INTERNO DE LA ORGANIZACIÓN En este apartado habría que analizar y valorar las siguientes variables: Estructura de organización: Organización formal e informal. Manual de funciones. Manual de procedimientos. Niveles de centralización/descentralización. …/... ANÁLISIS INTERNO DE LA ORGANIZACIÓN Recursos humanos: Número de empleados y cualificación: categorías y puestos. Motivación y participación del personal. Sistemas de dirección, coordinación y comunicación. Planes de formación. Evaluación del desempeño y sistemas de incentivación. Tasas de absentismo, bajas, rotación, etc. Clima laboral, grado de conflictividad. Política salarial. …/... ANÁLISIS INTERNO DE LA ORGANIZACIÓN Programas de actuación (outputs): Sistemas de planificación. Objetivos. Grado de cobertura y calidad. Estudios de evaluación de necesidades. Sistemas de control y evaluación. Rentabilidad social y económica. …/... ANÁLISIS INTERNO DE LA ORGANIZACIÓN Instalaciones: Planos y características constructivas de la instalación. Accesos físicos. Espacios inutilizados e infrautilizados. Dotaciones y equipos obsoletos. Barreras arquitectónicas. Distribución de usos correctos. Aislamientos y materiales. Mantenimiento. Imagen. Sistema de señalización. Sistema de control de uso. Sistema de cesión de espacios. Aplicación de nuevas tecnologías y mecanización. Consumos previstos. …/... ANÁLISIS INTERNO DE LA ORGANIZACIÓN Marketing social: Sistemas y canales de publicidad. Eficacia de la publicidad. Imagen y difusión (jornadas, publicaciones, artículos, etc.) Reglamento de usuarios: derechos y deberes. Evolución de la demanda y análisis del mercado potencial: evaluación de necesidades. Política de precios. …/... ANÁLISIS INTERNO DE LA ORGANIZACIÓN Presupuesto: Sistemas y control presupuestario. Capítulos de gastos e ingresos. Evolución de gastos e ingresos. Análisis de costes. Adecuación presupuestaria. Políticos: Nivel de intervención y control político. Estructura y clima político. …/... MATRIZ D.A.F.O. INTERNAS EXTERNAS DEBILIDADES AMENAZAS FORTALEZAS OPORTUNIDADES NECESIDAD es un juicio de valor que nace de la comparación de una situación deseada considerada óptima con la situación actual considerada como deficitaria, diferencia que se desea reducir. ESTUDIO DE NECESIDADES. TIPOS DE NECESIDADES NECESIDAD NORMATIVA: La expectativa se basa en la definición de un experto sobre un nivel adecuado del funcionamiento de un servicio. NECESIDAD PERCIBIDA O SENTIDA: Se refiere a la percepción que tiene la población objetivo sobre sus problemas o lo que desean. ESTUDIO DE NECESIDADES. TIPOS DE NECESIDADES NECESIDAD EXPRESADA: Equivale a la demanda de servicios, a la necesidad sentida que finaliza en un proceso de búsqueda de servicios. Se sustenta sobre las expectativas de los resultados extraídos del comportamiento de la población objetivo. Ej.- Nivel de ocupación, lista de espera, etc. ESTUDIO DE NECESIDADES. TIPOS DE NECESIDADES NECESIDAD COMPARATIVA: Necesidad que un individuo o grupo debería tener, puesto que presenta las mismas características que otro individuo o grupo al que se ha identificado una necesidad. GRACIAS A LA CONSULTA CIUDADANA SE LOGRA: GRACIAS A LA CONSULTA CIUDADANA SE LOGRA: Saber en qué aspectos se puede mejorar. Saber cómo se puede incrementar la satisfacción del ciudadano. Conocer mejor cuáles son las necesidades de los ciudadanos y cómo atenderlas. Ayudar a los ciudadanos a comprender / entender mejor los servicios prestados. Gestionar las expectativas razonables de los ciudadanos. Demostrar que se tiene en cuenta la opinión del ciudadano. CONCEPTOS CLAVE PARA ENTENDER UN MODELO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA MISIÓN z z z ES EL PROPÓSITO ESENCIAL DE LA ORGANIZACIÓN Y REFLEJA LA RAZÓN DE SER DE LA MISMA SU FORMULACIÓN ES UNA DE LAS FASES MÁS IMPORTANTES Y A LA VEZ MÁS DIFÍCIL DENTRO DEL PROCESO DE P.E., DEBE INVOLUCRAR A LOS RESPONSABLES POLÍTICOS Y TÉCNICOS Y ADEMÁS SER CONGRUENTE CON LA CULTURA Y LA REALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN UNA BUENA DEFINICIÓN DE LA MISIÓN Y POR ENDE DE LOS FINES Y OBJETIVOS A CONSEGUIR, CONTRIBUIRÁ EN GRAN MEDIDA A HACER MENOS TURBULENTO NUESTRO ENTORNO ESTRATEGIA z z z ESTRATEGIA = PLAN DE ACCIÓN CONCRETO PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS TENIENDO EN CUENTA LOS ELEMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS DE LA ORGANIZACIÓN LAS ESTRATEGIAS CONSTITUYEN LOS MEDIOS MEDIANTE LOS CUALES LA ORGANIZACIÓN PRETENDE ALCANZAR LOS OBJETIVOS PUEDE HABER UNA ESTRATEGIA PARA CADA SERVICIO Y UNA GLOBAL PARA LA ORGANIZACIÓN EN SU CONJUNTO MISIÓN OBJETIVOS GENERALES ESTRATEGIAS: PLANES DE ACCIÓN PLANES FUNCIONALES PLANES OPERATIVOS PROGRAMAS - OBJETIVOS GENERALES OBJETIVOS ESPECÍFICOS PROGRAMA ESQUEMA METODOLÓGICO 1. TÍTULO DEL PROGRAMA. 2. FUNDAMENTACIÓN 3. OBJETIVOS GENERALES 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5. POBLACIÓN A LA QUE VA DIRIGIDO 6. DESARROLLO DEL PROGRAMA 7. RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES 8. NECESIDADES Y SISTEMAS DE COORDINACIÓN 9. DIFUSIÓN DEL PROGRAMA 10. PRESUPUESTOS 11. EVALUACIÓN DEL PROGRAMA 12. OTROS DATOS DE INTERÉS 13. CUADRO-RESUMEN DEL PROGRAMA SISTEMA DE PLANIFICACIÓN-CONTROL LA DIRECCIÓN POR OBJETIVOS SISTEMA DE PLANES, PROGRAMAS Y PRESUPUESTOS PRESUPUESTOS POR PROGRAMAS CUADROS DE MANDO DE GESTIÓN CONTROL PRESUPUESTARIO INDICADORES DE GESTIÓN INDICADORES DE CALIDAD DEL PROCESO INDICADORES DE CALIDAD DEL SERVICIO INDICADORES DE SATISFACCIÓN ANÁLISIS INTERNO ANÁLISIS DEL ENTORNO CUADRO DE DEMANDAS PROGRAMA BÁSICO DE NECESIDADES PROYECTO DE GESTIÓN Y PROYECTO ARQUITECTÓNICO ELEMENTOS ESTRATÉGICOS DEL PROYECTO DE GESTIÓN z PLAN DE USO z PLAN DE MANTENIMIENTO z PLAN DE LIMPIEZA z PLAN DE CALIDAD-ATENCIÓN AL PÚBLICO z PLAN DE COMUNICACIÓN Y PROMOCIÓN z INSTRUMENTOS DE CONTROL Y EVALUACIÓN PROYECTO ARQUITECTÓNICO zDiseño general de la instalación. ß ß ß ß ß Espacios deportivos principales. Espacios complementarios. Espacios auxiliares. Núcleos de comunicaciones. Circulaciones diferenciadas: ß ß ß ß Usuario individual Colectivos (grupos, clubes) Acompañantes Espectadores PROYECTO ARQUITECTÓNICO Atención a: zLa dimensión de los espacios. ß ß ß ß ß Recepción amplia. Vestuarios suficientes y confortables. Almacenes. Zonas de estancia (cafetería, espera …) Circulaciones sencillas. PROYECTO ARQUITECTÓNICO Atención a: zLa mecanización y automatización de la instalación. ß ß ß ß Centralización del control de acceso. Informatización de la gestión y el control. Sistema de videovigilancia. Automatización de los mandos: ß ß ß ß Iluminación Climatización Control de consumos por espacios Riego de jardines y zonas verdes PROYECTO ARQUITECTÓNICO Atención a: zLa calidad de los materiales. ß Alta duración y bajo mantenimiento. ß Facilidad de reposición. ß Faciliten la sensación de limpieza. zEl consumo energético, de agua y otros suministros. LÍNEA DE ACTUACIÓN 1.- RACIONALIZACIÓN DE LOS RECURSOS EXISTENTES ¾ ACTUALIZACIÓN, REFORMA Y REMODELACIÓN DE LAS INSTALACIONES EXISTENTES. 2.- PLAN DIRECTOR DE INSTALACIONES ¾ INSTALACIONES DE PUERTAS ABIERTAS ¾ INSTALACIONES ELEMENTALES ¾ INSTALACIONES DE INTERÉS COMUNITARIO SINGULARES ¾ INSTALACIONES ESPECIALES Y ASPECTOS MÁS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA A LA HORA DE CONSTRUIR UNA INSTALACIÓN ¾ QUE SEA RACIONAL ¾ QUE SEA FUNCIONAL ¾ QUE TENGA UN DIMENSIONAMIENTO CORRECTO ¾ QUE TENGA UNA UBICACIÓN CORRECTA QUE RESPONDA A UNA CORRECTA PLANIFICACIÓN QUE TENGA UN PROYECTO DE GESTIÓN LOS FUTUROS EQUIPAMIENTOS DEPORTIVOS Ö CENTRALIDAD URBANA. Ö TIPOLOGÍA EN FUNCIÓN DE LA DEMANDA SOCIAL. Ö CONFIGURADOS COMO ESPACIOS DE RELACIÓN. Ö VARIABILIDAD EN SU USO. Ö GRADO DE CONFORT ELEVADO. PROYECTO DE GESTIÓN PLAN DE VIABILIDAD ECONÓMICA z z z z ESTIMACIÓN DE LA CUENTA DE RESULTADOS POLÍTICA DE PRECIOS MODALIDADES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN GESTIÓN ECONÓMICA La toma de decisiones se basa en dos elementos clave Información Criterio MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN Carlos Delgado Lacoba cdelgadol@ayuntamiento.sanse.info