ORGANIZADORES PROFESIONALES DE CONGRESOS Y EVENTOS CÓMO LOGRAR AHORROS SIGNIFICATIVOS A LA HORA DE ORGANIZAR UN CONGRESO O EVENTO? Probablemente esta es la pregunta que todo el mundo se hace cuando tiene que enfrentar el centro de costos de su evento. En estos tiempos de presupuestos ajustados, la racionalización de costos ha llegado a desempeñar un papel importante. Estas son sólo algunas de las muchas ideas para ahorrar dinero en la organización de un evento. DETERMINA UN PRESUPUESTO PRELIMINAR PARA TU EVENTO Este es un punto fundamental. Realizar un centro de costos preliminar que incluya todos los aspectos de tu evento, te permitirá tener una visión clara del posible costo de tu evento y de las posibilidades de financiarlo. POSTULACIÓN La preparación de la postulación, de todo el material complementario, los pasajes aéreos y la estadía de quienes harán la postulación. Trabajando con tiempo este aspecto, es posible encontrar financiamiento muy importante. VISITA DE INSPECCIÓN Normalmente en congresos importantes antes de decidir la sede se visita a los países postulantes. Es posible financiar pasajes y encontrar ayuda en el hotel que DETERMINA LAS CARACTERÍSTICAS DE TU EVENTO Seleccionar el lugar y los proveedores adecuados puede evitarte muchos costos a la hora de realizar tu evento. Estas son solo algunas preguntas que debes hacerte: ü Número de asistentes y tipos de montajes. ü Número de habitaciones a utilizar. ü Ubicación. ü Espacios. Salones, áreas publicas, exhibición comercial, entre otros. ü Servicios. Alientos y bebidas, audiovisuales, transporte, entre otros. ü Promoción. Teléfono: +562 2585 4266; Email: info@congresspro.com; Web: www.congresspro.com ORGANIZADORES PROFESIONALES DE CONGRESOS Y EVENTOS PLANIFICA TU EVENTO CON MUCHA ANTICIPACIÓN Muchos lugares (hoteles y centros de eventos) te ofrecerán tarifas más económicas en temporadas determinadas. Si eres flexible en cuanto a las fechas mucho mejor. COMPARA TÉCNICAMENTE LOS LUGARES SELECIONADOS Antes de elegir, compara rigurosamente diferentes alternativas. Algunas variables críticas para tener presente son: ü Costo del lugar. ü Costos de implementación del evento. ü Facilidad de acceso para los asistentes. ü Facilidad de acceso para los auspiciadores. COMPARA DETALLADAMENTE LOS SERVICIOS MAS CAROS Normalmente los ítems que mas inciden en un centro de costos son los siguientes: ü Invitados extranjeros. En el caso de los congresos y seminarios. ü Artistas. En el caso de los eventos. ü Lugar de realización del evento. ü Alimentos y bebidas. ü Transporte. ü Organizador profesional de eventos. Es probable que estos ítems concentren el 70% del costo total de tu evento. Por lo tanto es aquí en donde no puedes equivocarte. Te recomendamos seleccionar los posibles proveedores para tu evento y realizar pequeñas licitaciones para comparar. PROMOCIÓN EN EL EXRANJERO Muchas veces es necesario asistir a congresos internacionales para promocionar el nuestro. Tanto la estadía como los pasajes suman un costo importante. Con los aliados indicados es posible lograr esto a bajo costo. USA TODA LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE Hoy en día existen múltiples herramientas para la realización de cualquier congreso o eventos, nacional o internacional, que te permitirán disminuir costos y facilitarán muchas tareas, tales como: ü Promoción. ü Administración de bases de datos. ü Inscripción y pago on-line. ü Administración de trabajos científicos. ü Comunicación. ü Acreditación. Teléfono: +562 2585 4266; Email: info@congresspro.com; Web: www.congresspro.com ORGANIZADORES PROFESIONALES DE CONGRESOS Y EVENTOS CENTRALIZA LOS PAGOS Determina solo a una persona encargada de los pagos de tu evento. De modo de mantener controlado este aspecto. NEGOCIA PAQUETES Si se trata de un evento que se celebra anualmente o varias veces al año, o si proyectas organizar varios eventos en el mismo lugar, es muy posible que accedas a un programa de clientes preferenciales. ESTAS SON SOLO ALGUNAS EFECTIVAS MANERAS DISMINUIR COSTOS EN UN CONGRESO O UN EVENTO. Teléfono: +562 2585 4266; Email: info@congresspro.com; Web: www.congresspro.com DE