GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE PUESTOS DE MERCADO CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MA-BSI-AB-09 1 Página 1 de 10 PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE PUESTOS DE MERCADO 1. OBJETIVO Garantizar la organización y funcionamiento de los Mercados del Cantón Ibarra para brindar un buen servicio al público en general. 2. ALCANCE Inicia con el requerimiento que genera el ciudadano (legalización, adjudicación, venta del puesto o renovación de contratos) los cuales deben cumplir con los requisitos establecidos en la ley vigente; el trámite termina con una resolución de Concejo o firma del contrato para la legalización. 3. ROLES Y RESPONSABILIDADES Rol Administrador de mercados Supervisor Sanitario ROLES Y RESPONSABILIDADES Responsabilidad Revisa los trámites de legalización, renovación de contratos y adjudicación de puestos de mercado. Garantizar la organización y funcionamiento de los Mercados del Cantón. Organizar y ubicar los comerciantes formales dentro de los mercados para brindar una buena imagen al público en general Verificar la calidad de productos que abastecen a los distintos mercados del Cantón, tanto mayoristas como minoristas. Asesora a las autoridades municipales en temas inherentes a garantizar la organización y buen funcionamiento de los mercados del cantón. Controla pago al día de arrendamientos y alícuotas y puestos del mercado Presenta informes de cumplimiento de objetivos y metas estratégicas dentro de una política de rendición de cuentas, Las demás funciones asignadas por la Ley, el Concejo Municipal y el Alcalde. Efectúa operativos de control de los puestos de mercado Elabora notificaciones e informes respectivos Presenta informes de cumplimiento de objetivos y metas estratégicas dentro de una política de rendición de cuentas, GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE PUESTOS DE MERCADO Secretaria CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MA-BSI-AB-09 1 Página 2 de 10 Las demás funciones asignadas por la Ley, el Administrador de mercados, el Concejo Municipal y el Alcalde. Facilitar a los comerciantes y público en general información básica Resolver inquietudes básicas de los comerciantes y público en general Entrega de requisitos para distintos trámites Realizar oficios y memos para las distintas asociaciones de comerciantes, instituciones públicas y autoridades competentes Realizar renovaciones de los contratos de arriendos Agilitar trámites en el GAD-I, así como en las distintas instituciones públicas Mantener en orden todos los documentos que ingresan a la Unidad de Mercados, así como los archivos de la Unidad de Mercados 4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES ABREVIATURAS N° TÉRMINO 1 GAD-I 2 COOTAD DEFINICIÓN Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal San Miguel de Ibarra Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización DEFINICIONES N° TÉRMINO 1 Legalización 2 Adjudicación 5 Renovación de contrato DEFINICIÓN Cuando un documento se somete a unos requisitos formales requeridos para que tenga validez. Es la declaración de un bien designado a una persona con quien la entidad va a celebrar un contrato. Efecto derivado de otorgar validez, de nuevo, o lo que es lo mismo, prorrogarla, a un documento o a una relación cuya vigencia está a punto de finalizar o ya lo había hecho, respetando siempre los plazos señalados en la ley para ello y acudiendo a las autoridades competentes. GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE PUESTOS DE MERCADO CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MA-BSI-AB-09 1 Página 3 de 10 5. DIAGRAMA DE FLUJO Diagrama de Flujo: Administración de puestos de mercado ADMINISTRACIÓN DE MERCADOS CIUDADANO Fase A Inicio Ciudadano Ciudadano 1. Solicitar legalización, adjudicación, venta o renovación del contrato de un puesto D1 Administrador de Mercados 2. Revisar solicitud de legalización, adjudicación, venta o renovación del contrato de un puesto D1 4. Recopilar documentos faltantes D1 No 3. ¿Petición cumple con todos los requisitos? Si A 5. ¿ Cuál es el asunto de la petición? Adjudicación O Venta Legalización / Renovación de Contratos / Venta del puesto D Administrador de Mercados 6. Verificar deudas pendientes del comerciante S2.1 Supervisor Sanitario Administrador de Mercados 10. Verificar novedades del puesto 11. Realizar Inspección del puesto y elaborar informe D4 Administrador de Mercados 12. Revisar informe de inspección D4 No 7. ¿Comerciante tiene deudas pendientes? Administrador de Mercados Si 9. MG-LF-LC-04 Notificaciones a comerciantes y ciudadanos 8. Solicitar la sanción correspondiente D2 D3 1 GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE PUESTOS DE MERCADO P-MA-BSI-AB-09 1 CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: Página 4 de 10 Diagrama de flujo: Administración de puestos de mercado CIUDADANO Fase Ciudadano 17. Solicitar trámite de Legalización / Renovación de Contratos/ Adjudicación/Venta D1 B CLIENTE INTERNO Venta de puesto de mercado 18.MS-GTC-AP-11 19. ¿Asunto de petición? Atención de peticiones Inspector de Avalúos y Catastros 20. Elaborar informe del avaluó y catastro del puesto D6 26. MG-LF-LC-02 Planificación y ejecución de Sesiones de Comisiones del Concejo Municipal D1 Adjudicación D1 Legalización / Renovación de Contratos Procurador Síndico / Abogados / Asistentes de Abogacía ADMINISTRACIÓN DE MERCADOS 29. Legalizar o renovar contrato D11 13. ¿Es procedente la petición? No Si Administrador de Mercados 15. Emitir informe general D5 Administrador de Mercados 14. Devolver documentos de la petición al interesado y negar verbalmente D1 Fin Administrador de Mercados 16. Sumillar documentos y entregar al solicitante Inspector de Planificación 21. Elaborar informe técnico del puesto de mercado D7 22. Elaborar informe económico del puesto de mercado D8 27. ¿Es procedente la petición? Si 28. MA-BSI-ACP06 Legalización de contratos y convenios D11 24. MG-LF-LC-02 Planificación y ejecución de Sesiones de Comisiones del Concejo Municipal D10 25. MS-GTC-AP- 13 Entrega de respuesta a trámites y archivo C Fin No 30. MA-BSI-ACP-06 Legalización de contratos y convenios 31. MS-GTC-AP-13 Entrega de respuesta a trámites y archivo D11, D12 D11 Administrador de Mercados B C D1 Procurador Síndico / Abogados / Asistentes de Abogacía 23. Analizar expediente, verifica cumplimiento de requisitos y solemnidades y emite informe de factibilidad de venta del puesto D9 Asistente Financiero 32. Notificar resolución del trámite al comerciante D11, D12 Administrador de Mercados 33. Registrar trámites y archivar documentos D11, D12 Fin D10 GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE PUESTOS DE MERCADO CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: Documentos: D1: Solicitud de legalización, adjudicación, venta o renovación del contrato de un puesto, D2: Solicitud para aplicar la sanción correspondiente al comerciante D3: Oficio de respuesta de sanción aplicada o acción tomada D4: Informe de inspección de puesto de mercado D5: Informe general de la petición del comerciante D6: Informe de avalúo y catastro del puesto de mercado D7: Informe técnico de planificación D8: Informe económico del puesto de mercado D9: Informe de factibilidad de venta del puesto D10: Resolución de la venta del puesto de mercado D11: Contrato legalizado D12: Notificación de respuesta al trámite P-MA-BSI-AB-09 1 Página 5 de 10 Sistemas: S1: Sistema de Gestión Documental Quipux S2: Sistema de Cobros 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO N° 1 2 3 ACTIVIDAD SOLICITAR LEGALIZACIÓN, ADJUDICACIÓN, VENTA O RENOVACIÓN DEL CONTRATO DE UN PUESTO REVISAR SOLICITUD DE LEGALIZACIÓN, ADJUDICACIÓN, VENTA O RENOVACIÓN DEL CONTRATO DE UN PUESTO ¿PETICIÓN CUMPLE CON TODOS LOS REQUISITOS? DESCRIPCIÓN RESPONSABL E Solicitar legalización, adjudicación, venta o renovación del contrato de un puesto a través de un oficio (D1) adjuntando los requisitos necesarios para el trámite. Ciudadano Revisar solicitud de legalización, adjudicación, venta o renovación del contrato de un puesto (D1) Administrador de mercados Verifica si la petición cumple con todos los requisitos Cumple con todos los requisitos Continuar con la actividad No5 No Cumple con todos los requisitos Continuar con la actividad No 4 Administrador de mercados GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE PUESTOS DE MERCADO 4 RECOPILAR DOCUMENTOS FALTANTES 5 ¿CUÁL ES EL ASUNTO DE LA PETICIÓN: LEGALIZACIÓN, RENOVACIÓN DE CONTRATOS, ADJUDICACIÓN O VENTA? 6 VERIFICAR DEUDAS PENDIENTES DEL COMERCIANTE 7 ¿COMERCIANTE TIENE DEUDAS PENDIENTES? 8 SOLICITAR LA SANCIÓN CORRESPONDIENTE 9 PROCEDIMIENTO MG-LF-LC-04 NOTIFICACIONES A COMERCIANTES Y CIUDADANOS 10 11 12 VERIFICAR NOVEDADES DEL PUESTO REALIZAR INSPECCIÓN DEL PUESTO Y ELABORAR INFORME REVISAR INFORME DE INSPECCIÓN CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MA-BSI-AB-09 1 Página 6 de 10 Recopilar documentos faltantes para anexar al oficio de petición (D1) Verifica cual es el asunto de petición si es Legalización /Renovación de Contratos o Adjudicación Legalización / Renovación de Contratos / Venta del puesto Continuar con la actividad No 6 Adjudicación del puesto Continuar con la actividad No 10 Verificar deudas pendientes del comerciante en el sistema de Recaudación (S2.1) Verifica si el comerciante tiene deudas pendientes Comerciante tiene deudas pendientes Continuar con la actividad No8 Comerciante no tiene deudas pendientes Continuar con la actividad No11 Solicitar la sanción correspondiente para el comerciante a través de una solicitud (D2) Llamado al procedimiento NOTIFICACIONES A COMERCIANTES Y CIUDADANOS, para que la Comisaria Municipal ejecute las acciones necesarias. Emite un oficio de respuesta de la sanción aplicada o la acción tomada (D3) Ciudadano Administrador de mercados Administrador de mercados Administrador de mercados Administrador de mercados Verifica novedades del puesto de mercado Administrador de mercados Realiza Inspección del puesto y elaborar informe (D4) del mismo. Supervisor Sanitario Revisar informe de inspección ( D4) Administrador de mercados GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE PUESTOS DE MERCADO 13 14 15 16 17 ¿ES PROCEDENTE LA PETICIÓN DE LEGALIZACIÓN / RENOVACIÓN DE CONTRATOS/ ADJUDICACIÓN/VENTA ? DEVOLVER DOCUMENTOS DE LA PETICIÓN AL INTERESADO Y NEGAR VERBALMENTE EMITIR INFORME GENERAL SUMILLAR DOCUMENTOS Y ENTREGAR AL SOLICITANTE SOLICITAR TRÁMITE DE LEGALIZACIÓN / RENOVACIÓN DE CONTRATOS/ ADJUDICACIÓN/VENTA 18 PROCEDIMIENTO MS-GTC-AP-11 ATENCIÓN DE PETICIONES 19 ¿ASUNTO DE PETICIÓN ES LEGALIZACIÓN / RENOVACIÓN DE CONTRATOS/ ADJUDICACIÓN/ VENTA? CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MA-BSI-AB-09 1 Página 7 de 10 Verifica si es procedente la petición de Legalización, Renovación de Contratos, Venta o Adjudicación del puesto. Si es procedente Continuar con la actividad No 15 No es procedente Continuar con la actividad No 14 Administrador de mercados Devuelve los documentos de la petición al interesado (D1) y niega verbalmente la petición. Administrador de mercados Emitir informe general (D5) de la petición que es procedente. Sumillar documentos y entregar al solicitante para que pueda iniciar el respectivo trámite a través de Atención al Cliente. (D1) Solicita el trámite de Legalización / Renovación de Contratos/ Adjudicación/ Venta. Entrega los documentos en Atención al cliente (D1) Llamado al procedimiento ATENCIÓN DE PETICIONES para el respectivo proceso del trámite. (D1) Verifica cual es el asunto de petición, si es Legalización, Renovación de Contratos o Adjudicación. Venta del puesto de mercado Continuar con la actividad No 20 Adjudicación Continuar con la actividad No 26 Administrador de mercados Administrador de mercados Ciudadano GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE PUESTOS DE MERCADO 20 21 22 23 24 25 26 ELABORAR INFORME DEL AVALUÓ Y CATASTRO DEL PUESTO ELABORAR INFORME TÉCNICO DEL PUESTO DE MERCADO ELABORAR INFORME ECONÓMICO DEL PUESTO DE MERCADO ANALIZAR EXPEDIENTE, VERIFICA CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS Y SOLEMNIDADES Y EMITE INFORME DE FACTIBILIDAD DE VENTA DEL PUESTO PROCEDIMIENTO MG-LF-LC-02 PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE SESIONES DE COMISIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL PROCEDIMIENTO MS-GTC-AP-13 ENTREGA DE RESPUESTA A TRÁMITES Y ARCHIVO PROCEDIMIENTO MG-LF-LC-02 CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MA-BSI-AB-09 1 Página 8 de 10 Legalización /Renovación de Contratos Continuar con la actividad No 29 Elabora informe del avaluó y catastro del puesto (D6) Inspector de Avalúos y Catastros Elabora informe técnico del puesto de mercado (D7) Inspector de Planificación Elabora informe económico del puesto de mercado (D8) Asistente Financiero Analiza expediente, verifica cumplimiento de requisitos y solemnidades y emite informe de factibilidad de venta del puesto (D9) Procurador Síndico / Abogados / Asistentes de Abogacía Llamado al procedimiento PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE SESIONES DE COMISIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL. Emite una resolución de la venta del puesto de mercado (D10) Llamado al procedimiento MG-LFLC-08 Entrega de respuesta a trámites y archivo. Se entrega la respuesta al trámite (D10) Llamado al procedimiento MG-LFLC-04. PLANIFICACIÓN Y GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE PUESTOS DE MERCADO PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE SESIONES DE COMISIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL 27 ¿ES PROCEDENTE LA PETICIÓN? 28 PROCEDIMIENTO . MA-BSI-ACP-06 LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS 29 LEGALIZAR O RENOVAR CONTRATO 30 PROCEDIMIENTO . MA-BSI-ACP-06 LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS 31 PROCEDIMIENTO MS-GTC-AP-13 ENTREGA DE RESPUESTA A TRÁMITES Y ARCHIVO 32 NOTIFICAR RESOLUCIÓN DEL TRÁMITE AL CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MA-BSI-AB-09 1 Página 9 de 10 EJECUCIÓN DE SESIONES DE COMISIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL. El cual la comisión del concejo y el concejo municipal ejecuta las medidas necesarias de acuerdo a la petición (D1) El concejo verifica si es procedente la petición o no. Petición es procedente Continuar con la actividad No22 Petición no es procedente Continuar con la actividad No25 Llamado al PROCEDIMIENTO MG-LF-LC-05 LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS. El cual emite el contrato legalizado (D11) Legaliza o renueva el contrato del puesto (D11) Procurador Síndico / Abogados / Asistentes de Abogacía Llamado al procedimiento MG-LFLC-05 LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS. Emite la renovación o legalización del contrato (D11) Llamado al procedimiento MG-LFLC-08 ENTREGA DE RESPUESTA A TRÁMITES Y ARCHIVO. El cual emite la respuesta al trámite (D12) al Administrador de Mercados, adjuntando una copia del contrato (D11) Notificar resolución del trámite al comerciante (D12) adjuntando una Administrador de mercados GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE PUESTOS DE MERCADO COMERCIANTE REGISTRAR TRÁMITES 33 Y ARCHIVAR DOCUMENTOS FIN CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MA-BSI-AB-09 1 Página 10 de 10 copia del contrato (D11) Registrar trámites y documentos (D11 , D12) archivar Administrador de mercados 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA DOCUMENTOS INTERNOS N° Título del Documento 1 Resolución administrativa Nº 44. Estructura y gestión organizacional por Procesos de la Ilustre municipalidad de San Miguel de Ibarra 2 Ordenanza que Regula La Actividad Comercial en el Cantón Ibarra DOCUMENTOS EXTERNOS N° Título del Documento Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización 1 COOTAD 8. FORMATOS Y REGISTROS FORMATOS Y REGISTROS DE DOCUMENTOS Título del Documento Código 9. ANEXOS 10. HISTORIAL DE VERSIONES CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR Elaboró: Nataly Culqui, Nataly Molina DESCRIPCIÓN Fecha:21/12/2012 Revisó: Tnlgo. Jerónimo Darquea - Administrador de Mercados Fecha: 21/12/2012 Firma Firma