Proceso Transaccional Bizagi Suite Copyright © 2014 | Bizagi Proceso Transaccional | 1 Tabla de Contenido Proceso Transaccional – Solicitud de Viajes .............................................................................. 3 Elementos del proceso .................................................................................................................. 5 Registrar Solicitud de Viajes ............................................................................................... 5 Aprobar Solicitud de Viajes................................................................................................. 6 ¿Solicitud Aprobada? ........................................................................................................... 7 Enviar Mensaje de Rechazo ................................................................................................ 7 Reservar ...................................................................................................................................... 7 Evento de Error ........................................................................................................................ 8 Manejar Error Inesperado .................................................................................................... 8 Notificar Error Inesperado.................................................................................................. 9 Evento de Cancelación ........................................................................................................10 Reserva Fallida.........................................................................................................................10 Notificar Reserva Fallida ...................................................................................................... 11 ¿Anticipo Requerido? ...........................................................................................................12 Desembolsar Anticipo de Viaje ........................................................................................12 Reportar Gastos (regreso) ..................................................................................................13 Reservas ................................................................................................................................................. 14 Elementos del proceso ................................................................................................................ 14 Reservar Hotel ........................................................................................................................ 14 Reservar Automóvil ..............................................................................................................15 Reservar Vuelo ........................................................................................................................17 Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 2 Notificar Empleado................................................................................................................18 Evento de Compensación...................................................................................................19 Cancelar Hotel .........................................................................................................................19 Cancelar Vuelo ....................................................................................................................... 20 Cancelar Automóvil .............................................................................................................. 20 Reporte de Gastos ............................................................................................................................. 22 Elementos del proceso ................................................................................................................ 22 Ingresar Gastos ...................................................................................................................... 22 Aprobar Reporte de Gastos ..............................................................................................24 ¿Aprobado? ............................................................................................................................. 25 Revisar Políticas ..................................................................................................................... 25 ¿Políticas Correctas? ............................................................................................................ 26 Registrar Gastos..................................................................................................................... 27 Participantes ......................................................................................................................................... 28 Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 3 Proceso Transaccional – Solicitud de Viajes Versión: 1.0 Autor: Bizagi Process Modeler Descripción Bizagi es una poderosa herramienta fácil de utilizar. Con Bizagi se puede modelar desde procesos pequeños y sencillos hasta grandes y complejos. El proceso Solicitud de Viajes es un ejemplo de un proceso que es bastante complejo, pero con la ayuda de Bizagi se logra modelar de forma fácil. El proceso comienza cuando un empleado realiza una solicitud de viajes, el empleado debe indicar los requerimientos de su viaje, por ejemplo, si es necesario realizar reserva de hotel, de vuelos o si necesita un adelanto. El jefe del empleado puede aceptar, rechazar o pedir cambios en la solicitud. Si la solicitud es aprobada, el proceso continúa con el sub proceso Reservar. Si toda las reservas que el empleado solicitó son exitosas, el sub proceso termina y se continúa con la siguiente actividad, Desembolsar Anticipo de Viaje. Finalmente, al regreso del viaje, el empleado debe registrar todos los gastos realizados. Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 4 El sub-proceso de reservas necesita una ejecución especial, ya que para continuar con el resto del proceso, es necesario que todas las actividades dentro del subprocesos sean terminadas de forma exitosa. Si una de ellas falla, todas las actividades que ya fueron terminadas necesitan una compensación, en otras palabras, si una reserva falla, aquellas reservas que ya fueron realizadas necesitan ser canceladas. Por esto, es conveniente modelar el sub-proceso como una transacción. Las transacciones están soportadas por un protocolo especial que asegura que todas las partes involucradas tengan acuerdo completo: la actividad (en este caso el subproceso) es completada o cancelada. Una transacción o subproceso transaccional es realizado satisfactoriamente cuando las tareas que se deben ejecutar dentro del subproceso terminan de forma exitosa. El sub-proceso termina y se dice que la transacción ha terminado, en ese momento los resultados de las tareas ejecutadas son salvados en la base de datos. Los eventos de excepciones o cancelaciones son lanzadas sin afectar la información o integración de la base de datos cuando la transacción no se completó satisfactoriamente. Alcance La plantilla Transaccional ejemplifica el manejo de una sub-proceso transaccional dentro de un proceso más grande. Objetivos Implementar un sub proceso transaccional para Reservas de viaje Mostrar la implementación en Bizagi de un proceso transaccional Mostrar la facilidad en el manejo de información y de actividades que se logra al usar transacciones dentro de los procesos. Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 5 Elementos del proceso Registrar Solicitud de Viajes Descripción La primera actividad es Registrar Solicitud de Viajes, donde un empleado ingresa toda la información del viaje solicitado, es necesario que el empleado incluya sus requerimientos, como hotel, vuelos, adelantos. Acciones Tipo Descripción Al Entrar Ingresar la fecha, y la ciudad de partida basada en la información del empleado Al Salir Calcular el monto total del avance solicitado Forma Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 6 Aprobar Solicitud de Viajes Descripción El jefe del empleado puede aprobar, rechazar o pedir cambios en la solicitud, si el empleado solicito por adelanto para el viaje, el jefe ingresa la cantidad aprobada. Acciones Tipo Descripción Al Salir Monto total de Adelanto aprobado Forma Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 7 ¿Solicitud Aprobada? Descripción El jefe del empleado puede aprobar, rechazar o pedir cambios en la solicitud. Condiciones de la Compuerta Cambios Requeridos: El proceso regresa a la primera actividad, Registrar Solicitud de Viajes Si: Si la solicitud es aprobada el proceso continua con el sub proceso Reservar No: Si la solicitud fue rechazada, el empleado es notificado respecto al rechazo. Enviar Mensaje de Rechazo Descripción Enviar el mensaje de rechazo al empleado. Script Dear <TransactionProcess.Applicant.fullName> <TransactionProcess.Applicant. Your travel request has been rejected. Travel Request <RadNumber> Your boss <TransactionProcess.Applicant.idBossUser.fullName> has rejected your travel request departing from <TransactionProcess.DepartureCity.Name> on the <TransactionProcess.DepartureDate> Best regards, Administrative Team Reservar Descripción En el sub-proceso Reservar, el asistente de viajes realiza la reservas solicitadas por el empleado (Automóvil, Vuelo, Hotel). Ya que el proceso está modelado como una transacción, éste puede tener tres posibles salidas. Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 8 La primera es cuando todas las actividades son realizadas de forma exitosa. Es decir cuando el asistente logra realizar todas las reservas sin problemas. El proceso continua con el flujo normal. Si no es posible realizar alguna de las reservas, es necesario cancelar aquellas que ya fueron realizadas (compensación). Si este es el caso, luego de realizar las compensaciones el proceso continúa por el flujo del evento de cancelación. La última salida del sub proceso se presenta cuando ocurre un error inesperado. Bajo este escenario es necesario interrumpir las actividades sin realizar ninguna compensación y terminar el subproceso saliendo por el flujo del evento de error. Evento de Error Descripción La reserva del vuelo se realiza a través de una interfaz, esto puede ocasionar un error inesperado para lo que no se esté preparado., Si se presenta, es necesario terminar el proceso. Las actividades son interrumpidas sin compensación, el proceso continúa por el flujo del evento intermedio de error. Manejar Error Inesperado Descripción Si durante la reserva del vuelo ocurre un error (la reserva se realiza a través de una interfaz) el sub-proceso transaccional no puede continuar. Las actividades son interrumpidas sin compensación, la información en la base de datos queda como estaba antes de empezar el sub proceso y el proceso continúa por el flujo del evento de error intermedio. Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 9 Forma Notificar Error Inesperado Descripción Después de la actividad Manejo de Error Inesperado es necesario informar al empleado acerca del error. Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 10 Script Dear<TransactionProcess.Applicant.fullName>, During the flight booking an unexpected error occurred and therefore we were unable to complete your request. <TransactionProcess.HandleErrorComments> Best regards, Administrative Team Evento de Cancelación Descripción Si durante el proceso Reservar alguna de las actividades falla (porque no hay disponibilidad para las fechas deseadas) se lanza un evento de cancelación. El sub proceso transaccional no puede continuar. Además requiere realizar la cancelación de las reservas que ya fueron hechas (Compensación). Reserva Fallida Descripción Si el proceso de reservas termina por que una de ella falló, el proceso continúa por el flujo del evento intermedio de cancelación. Es necesario realizar los comentarios respecto a la falla. Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 11 Forma Notificar Reserva Fallida Descripción Si el sub proceso Reservas termina porque no se encontró disponibilidad en alguna de las reservas, el proceso continua con la actividad Reserva Fallida, luego es necesario informar al empleado acerca de la falla. Script Dear <TransactionProcess.Applicant.fullName>, Your travel request was canceled because the hotel or the car booking were not available. Best regards, Administrative Team Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 12 ¿Anticipo Requerido? Descripción Si el empleado solicitó un adelanto para el viaje, el proceso continúa con la actividad Desembolsar Anticipo de Viajes. Condiciones de la Compuerta Si: Si el empleado solicito un anticipo para el viaje, el proceso continúa con la actividad Desembolsar Anticipo de Viaje No: Si el empleado no solicito anticipo, el proceso continúa hasta que el regreso del empleado con la actividad Reportar Gastos Desembolsar Anticipo de Viaje Descripción Desembolsar el adelanto al empleado. La actividad solo es ejecutada si en la solicitud de viajes el empleado pidió adelanto. Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 13 Forma Reportar Gastos (regreso) Descripción Para una compañía es importante tener control acerca de los gastos hechos por los empleados durante los viajes de negocios. En el sub-proceso Reportar Gastos, el empleado ingresa todos los gastos realizados durante el viaje. El jefe debe aprobar o rechazar estos, además el departamento administrativo debe cotejar que los gastos sean acordes a las políticas de la compañía. Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 14 Reservas Versión: 1.0 Autor: Bizagi Process Modeler Elementos del proceso Reservar Hotel Descripción El Asistente de viajes realiza la reserva del hotel, los datos del hotel deben ser ingresados. Si no se encuentra ningún hotel disponible para realizar la reserva, el asistente debe seleccionar la opción de Hotel no Disponible, para proceder a realizar las cancelaciones de las reservas que si fueron exitosas. Acciones Tipo Descripción Al Salir Lanzar Evento de Cancelación (Si no hay hotel disponible) Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 15 Al Entrar Incluir información de la solicitud Forma Reservar Automóvil Descripción El asistente de viajes realiza la reserva de un automóvil, los datos de la reserva deben ser ingresados. Si no se encuentra ninguna agencia de renta de automóviles disponible para las fechas requeridas, el asistente debe seleccionar la opción de Automóvil no Disponible para proceder a realizar las cancelaciones de las reservas que si fueron exitosas. Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 16 Acciones Tipo Descripción Al Entrar Incluir información de la solicitud Al Salir Lanzar Evento de Cancelación (Si no hay carro disponible) Forma Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 17 Reservar Vuelo Descripción El asistente de viajes realiza la reserva de los tiquetes aéreos a través de una interfaz. Si durante el proceso se produce algún error, un mensaje es mostrado en la pantalla y además se muestra un mensaje de error. Acciones Tipo Descripción Al Entrar Incluir información de la solicitud Al Salir Lanzar Evento de Error (Si se presenta error en la reserva del vuelo) Forma Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 18 Notificar Empleado Descripción Cuando el asistente de viajes termine todas las reservaciones de forma exitosa es necesario notificar sobre la información de ellas al empleado. Script Good Day Info about your trip. Hotel: Name: <TravelRequest.Hotel.HotelName> Address: <TravelRequest.Hotel.Address> Telephone: <TravelRequest.Hotel.Telephone> City: <TravelRequest.Hotel.City.Name> Flight: Airline: <TravelRequest.DepartFlight.Airline.Airline> Depart From: <TravelRequest.DepartFlight.DepartFrom.Name> Depart on: <TravelRequest.DepartFlight.DepartingDateTime> Arrive to: <TravelRequest.DepartFlight.ArriveTo.Name> Arrive on: <TravelRequest.DepartFlight.ArrivingDateTime> Car Rental Car Company: <TravelRequest.Car.RentalCarCompany> Book Confirmation: <TravelRequest.Car.CarConfirmation> Pick up Date: <TravelRequest.Car.PickUpDate> Return Date: <TravelRequest.Car.ReturnDate> Best regards, Administrative Team Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 19 Evento de Compensación Descripción Si el asistente de viajes no pudo realizar alguna de las reservas, es necesario compensar (cancelar para el caso) aquellas que fueron hechas. El evento de cancelación es lanzado, y las cancelaciones son realizadas desde la última actividad realizada hasta la primera. Cancelar Hotel Descripción Si alguna reserva no se pudo realizar es necesario cancelar la reserva del hotel. La cancelación de la reserva solo se debe realizar si la actividad Reservar Hotel ya fue terminada y de forma exitosa. Forma Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 20 Cancelar Vuelo Descripción Si alguna reserva no se pudo realizar es necesario cancelar la reserva del vuelo. La cancelación de la reserva solo se debe realizar si la actividad Reservar Vuelo ya fue terminada y de forma exitosa. Forma Cancelar Automóvil Descripción Si alguna reserva no se pudo realizar es necesario cancelar la reserva del automóvil. La cancelación de la reserva solo se debe realizar si la actividad Reservar Automóvil ya fue terminada y de forma exitosa. Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 21 Forma Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 22 Reporte de Gastos Versión: 1.0 Autor: Bizagi Process Modeler Elementos del proceso Ingresar Gastos Descripción Es esta actividad el empleado debe ingresar la información de todos los gastos realizados durante el viaje Acciones Tipo Descripción Al Guardar Calcular el monto de los gasto Al Salir Calcular el monto de los gasto Validar si al menos un registro fue incluido Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 23 Forma Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 24 Aprobar Reporte de Gastos Descripción El jefe del empleado puede aprobar, o rechazar el reporte de gastos Forma Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 25 ¿Aprobado? Descripción Si el reporte de gastos fue aprobado por el jefe, se continúa con la siguiente actividad, si no el proceso regresa a Ingresar Gastos para que el empleado realice los cambios necesarios. Condiciones de la Compuerta No: Si el registro no fue aprobado, el proceso debe regresar a la actividad Ingresar Gastos Si: Si el registro fue aprobado, se debe continuar con la actividad Revisar Políticas. Revisar Políticas Descripción Revisar la información que fue aprobada. Es necesario que la información concuerde con las políticas de gastos de viajes que tiene la compañía. Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 26 Forma ¿Políticas Correctas? Descripción Si el reporte concuerda con las políticas, el proceso continúa con la última actividad. Condiciones de la Compuerta Si: Si el registro concuerda con las políticas de la empresa, el proceso continúa con la actividad Registrar Gastos. No: Si el registro no concuerda con las políticas de la compañía, el proceso regresa a Ingresar Gastos, para que el empleado realice los ajustes necesarios. Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 27 Registrar Gastos Descripción Realizar el registro de los gastos. Forma Copyright © 2014 | Bizagi Confidential Proceso Transaccional | 28 Participantes Asistente de Viajes (Rol) Persona encargada de realizar los trámites para los viajes de una persona o de un empleado para una compañía. Empleado (Rol) Persona que realiza una solicitud de viajes, debe trabajar para la compañía. Jefe (Rol) Jefe del empleado Copyright © 2014 | Bizagi Confidential