Gestores de bases de datos

Gestores de
bases de datos
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1. El concepto de base de datos
Los gestores de bases de datos
Objetos de una base de datos
2. Las tablas
Tipo de datos de los campos
El campo clave
3. Las relaciones
Tipos de relaciones
Propiedades de la relación uno a varios
4. Las consultas
Criterios de una consulta
Tipos de gráficos
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Gestores de bases de datos
Conoce
1. El concepto de base de datos
Una base de datos en un conjunto de información estructurada relativa a un tema determinado. Este
tema puede englobar un gran número de listas de información de las que nos interesa mantenernos
al tanto y que queremos tener frecuentemente actualizadas. Pero, además, las bases de datos engloban también una serie de herramientas para consultar la información, filtrarla, ordenarla o generar e
imprimir informes con ella.
Prácticamente cualquier sistema de información o conocimiento puede estructurarse y clasificarse en
una base de datos: el sistema de ventas de una empresa, una agenda de contactos, los datos de los empleados de una empresa, el historial y los datos de los pacientes en un hospital, etc. Puedes imaginar
un sinfín de casos en los que la información se pueda convertir en una base de datos.
„„
Los gestores de bases de datos
Los programas informáticos destinados a manejar bases de datos se denominan gestores de bases
de datos. Estos programas permiten almacenar y recuperar información de cualquier tipo grabada
adecuadamente de acuerdo con las normas que rigen los archivos de bases de datos. Los gestores de
bases de datos más usados son Access, Oracle, Sybase, MySQL, SQL Server, Paradox e IBM DB2. También
dispones de algunos gratuitos, como Base de OpenOffice.org.
„„
Objetos de una base de datos
En general, los sistemas de bases de datos almacenan la información en objetos llamados tablas. Por
ejemplo, una base de datos sobre un centro de estudios contendrá una tabla de alumnos. Pero si también
queremos incluir profesores, asignaturas y cursos, tendremos que generar tablas para cada uno de ellos.
El diseño de una base de datos no se limita sólo a las tablas, aunque éstas son imprescindibles, porque
a partir de ellas se elaboran el resto de los objetos que posteriormente podemos generar. El conjunto
de la base de datos contiene además los siguientes tipos de objetos:
•• Consultas: son objetos destinados a filtrar, ordenar y buscar datos en las tablas.
•• Formularios: introducen la información en las tablas con un diseño más atractivo y más posibilidades.
•• Informes: sirven para imprimir la información de las tablas y consultas.
•• Módulos: son verdaderos programas para manejar de forma avanzada toda la información almacenada en la base de datos.
Los distintos objetos pueden reflejarse en el entono de trabajo de Access:
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2. Las tablas
Al igual que en Word o en Excel, las tablas están constituidas por filas y columnas. Las filas son registros y las columnas son campos.
•• Los registros contienen toda la información relativa a un sujeto o elemento. Por ejemplo, en
una tabla de alumnos, un registro es toda la información relativa a un solo alumno.
•• Un campo es una categoría o característica común a todos los registros. Por ejemplo, en la
tabla de alumnos, un campo sería el nombre, otro el teléfono, etc.
Fig. 1
„„
Tipo de datos de los campos
Los nombres de los campos deben ser una expresión representativa de su contenido, con un tamaño máximo de 64 caracteres. Según la naturaleza de su contenido, los campos pueden ser de los
siguientes tipos:
•• Texto. Puede aceptar cualquier carácter de texto, números y signos. Su tamaño máximo es de
255 caracteres. Es el más utilizado; por ejemplo, el nombre de una persona.
•• Memo. Es igual que el de texto, pero con un máximo de 32.000 caracteres. Por ejemplo, la
reseña argumental de un libro.
•• Numérico. Sólo admite dígitos y se usa cuando interese de ellos su magnitud numérica. Por
ejemplo, las unidades vendidas de un artículo.
•• Fecha/hora. Admite valores de fecha y hora. Por ejemplo, la fecha de nacimiento de una persona.
•• Moneda. Se usa para valores monetarios. Por ejemplo, el precio de venta de un artículo.
•• Autonumérico. Es un número que Access genera automáticamente de forma correlativa. Es
muy utilizado como contenido identificativo.
•• Sí/No. Admite sólo los valores sí y no (verdadero o falso).
•• Objeto OLE (objeto vinculado e incrustado). Normalmente se utiliza para asignar una imagen
o gráfico. Por ejemplo, la foto escaneada de un alumno.
„„
El campo clave
Más adelante comprobarás que uno de los aspectos más interesantes de Access y otros gestores de
bases de datos es su capacidad para relacionar datos de distintas tablas. Las tablas de una misma
base de datos suelen relacionarse entre sí muchas veces mediante sus campos clave.
El campo clave es un campo o selección de campos de la tabla que permiten identificar, de forma
inequívoca o exclusiva, un registro dentro de la tabla. Ejemplos de campos clave serían la matrícula
de un coche, el DNI de una persona, el código de barras de un artículo, etc. No es obligatorio que
una tabla tenga un campo clave, aunque sí observarás que su uso es muy frecuente.
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Practica paso a paso
Práctica 1. Crear una base de datos y tablas con Access
„„
Ejercicio 1. Crear la base de datos
1. Haz clic en Inicio, selecciona Programas, accede al submenú de
Microsoft Office y finalmente pulsa sobre Microsoft Access
2003.
2. Nada más entrar en Access observarás que en la parte lateral derecha se muestra el panel de tareas Inicio. Selecciona en la parte final
del panel la opción Crear un archivo nuevo.
3. Al hacer esto, el panel cambia al siguiente paso, donde puedes elegir entre distintas formas de crear una base de datos. Elige la primera opción: Base de datos en blanco.
Fig. 2
4. A continuación Access presenta un cuadro de diálogo donde debemos determinar el nombre y la ubicación de la base de datos.
Escribe como nombre Centro de estudios y elige como ubicación
tu carpeta de trabajo habitual. Después haz clic en Crear.
De esta forma ya habrás creado la base de datos. Obtendrás la ventana
de trabajo de la base de datos Centro de estudios, con los distintos
tipos de objetos que en ella pueden crearse. También podrás apreciar
que dispone de una barra de herramientas con tres botones: Abrir, Diseño y Nuevo.
Fig. 3
„„
Ejercicio 2. Crear tablas
1. Situado en la solapa Tablas, pulsa el botón Nuevo de la ventana
de base de datos.
2. A continuación elige Vista Diseño. Este es el método más completo para crear una tabla. Después haz clic en Aceptar.
3. El programa presenta ahora la ventana del diseño de una tabla,
donde podemos definir los distintos campos que van a componer
la estructura de la misma. La mitad superior está dividida en tres
columnas y sirve para indicar el nombre y el tipo de cada campo, así
como una breve descripción. La parte inferior sirve para definir con
mayor precisión las propiedades de cada campo. Puedes utilizar el
tabulador o el ratón para moverte por las celdas.
Fig. 4
4. Vamos a definir los campos de la tabla Alumnos. Escribe cada uno
de los campos tal y como se muestra en la figura 5 (pon especial
atención al tipo de campo asignado en la segunda columna).
5. Cuando hayas terminado, cierra esta ventana y entonces el programa te preguntará si deseas guardar la tabla. Elige Sí y escribe como
nombre Alumnos. Pulsa Aceptar.
Fig. 5
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Practica paso a paso
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„„
Ejercicio 3. Establecer el campo clave
Cuando se guarda una tabla por primera vez y no se ha establecido
previamente un campo clave, Access pregunta si deseamos crear automáticamente uno.
1. Pulsa en No. Normalmente no hay que dejar que Access genere por
su cuenta un campo clave, ya que creará un campo llamado ID que
no forma parte de una estructura que voluntariamente hayamos
querido definir.
Fig. 6
2. Verás en la ventana de la base de datos una nueva tabla, llamada
Alumnos. Ahora entraremos en ella otra vez para definir el campo
clave. Para ello, selecciónala y pulsa el botón Diseño.
3. Sitúa el cursor en la fila del primer campo, Código alumno, y elige
en el menú Edición la opción Clave principal o bien pulsa sobre
el botón Clave principal de la barra de herramientas. Un símbolo
de una llave aparecerá al comienzo de la fila del campo.
4. ¿Qué significa que el campo Código alumno es campo clave? Significa que no podrán luego introducirse dos alumnos con el mismo
código de alumno. Piensa si existe en la tabla algún otro campo que
también podría haber servido como campo clave.
5. Ahora guarda la tabla y ciérrala.
Fig. 7
„„
Ejercicio 4. Introducir registros en la tabla
1. Selecciona nuevamente la tabla Alumnos y pulsa el botón Abrir.
Para abrir o utilizar directamente un objeto también puedes hacer
doble clic sobre él.
Puedes cambiar entre la vista Hoja de
datos y la vista Diseño pulsando sobre el
primer botón de la barra de herramientas
cuando estés trabajado en uno u otro modo.
Al pinchar sobre él, el botón permuta entre
ambas opciones.
2. Ahora estás trabajando en la vista Hoja de datos. Este modo es el
que nos permite introducir la información en la tabla. Podemos escribir directamente sobre cada campo o celda de la tabla, y cuando
lleguemos al final del registro automáticamente Access nos situará
en un registro nuevo. También podemos hacer clic sobre el botón
Nuevo registro para empezar en una nueva fila.
3. Introduce la información de cinco registros con el contenido que
aparece en la figura 8. Para abreviar, sólo introducirás los datos hasta la provincia. Cuando hayas terminado podrás cerrar la ventana
sin necesidad de guardar; los registros se graban automáticamente.
Código
alumno
Código curso
Nombre
alumno
Apellidos alumno
Dirección
Localidad
Código
postal
Provincia
100 TDN-0809-M
Pedro Luis
Churruca Ramírez
C/ Miramar, 55, 1º A
Mojácar
04638
Almería
101 PFF-0708-M
Joaquín
Azcona Valverde
C/ Tutor, 13
Albacete
02040
Albacete
102 TC-0607-D
Laura
Gómez Holgado
Pje. Mirador, 23
Sevilla
41020
Sevilla
103 OFW-0708-M
Alberto
Serrano Rodríguez
C/ Vitoria, 15, 2º D
Burgos
07010
Burgos
104 TC-0607-T
Carolina
Jiménez Faisán
C/ Donoso Cortés, 70, 4º D
Madrid
28090
Madrid
Fig. 8
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Practica paso a paso
Práctica 2. Modificar las propiedades de los campos
„„
Ejercicio 1. Crear la base de datos
Vamos a especificar con mayor detalle la definición de los campos de
la tabla alumnos.
1. Selecciona la tabla Alumnos y pulsa el botón Diseño.
2. Sitúate en el campo Apellidos alumno y haz clic en la propiedad
Tamaño del campo, que se encuentra en la parte inferior de la
vista Diseño. Cambia el 50 por 30. Modifica el tamaño de Nombre alumno a 20.
Fig. 9
Propiedades de los campos más utilizadas
Tamaño del
campo
Es la longitud máxima de lo que se
puede introducir. Si el campo es de
texto, la longitud máxima es de 255
caracteres. Si es numérico, podemos
elegir desde Byte hasta Doble (con
F1 en esta línea obtendrás información
sobre sus magnitudes).
Formato
Suele utilizarse en campos numéricos
y de moneda. El formato Moneda
incluye la separación de miles con
puntos. También se utiliza el formato
Porcentaje, por ejemplo para un
campo Descuento o IVA.
Lugares
decimales
Se refiere al número de cifras a la
derecha del separador decimal (sólo
para campos de tipo numérico o
moneda).
Máscara de
entrada
Es una plantilla que se puede aplicar a
determinados campos para introducir
su contenido de una forma guiada
y específica. Muy utilizado para DNI,
fechas, teléfonos, etc.
Valor
Es un contenido o valor previo que se
presentará automáticamente cuando
se introduzcan los registros.
predeterminado
Requerido
Si se elige Sí, Access obligará a
introducir algún contenido en este
campo.
3. Selecciona el campo Código postal y define para él un tamaño de
5. También en este campo vamos a crear una máscara de entrada.
Sitúa el cursor en la propiedad Máscara de entrada y observa
cómo aparece un botón con tres puntos al final de la línea. Haz clic
en él. Te obligará a guardar la tabla y después mostrará una ventana que es el asistente de máscaras de entrada. Elige la máscara
Código postal y pulsa Finalizar. Crea también una máscara de
entrada para el campo Fecha nacimiento del tipo Fecha corta.
4. Ahora haz clic en Provincia y pon el cursor en la propiedad Requerido. Pulsa en la flecha desplegable y elige Sí. Haz lo mismo
para los campos Código curso, Nombre alumno, Apellidos
alumno y Localidad.
5. Establece una máscara de entrada para el campo DNI de tipo NIF,
siguiendo los mismos pasos que para el código postal y la fecha de
nacimiento.
6. Guarda y cierra la tabla Alumnos. A continuación ábrela en su hoja
de datos para completar los contenidos de Sexo, Fecha nacimiento y DNI, así como para comprobar cómo actúan las propiedades Requerido, Máscara de entrada, etc. Para que te sea más
fácil trabajar, oculta las columnas que ahora no nos interesa ver seleccionando en el menú Formato la opción Mostrar columnas
y desactivando en el cuadro correspondiente las columnas desde
Código curso hasta Provincia. Pulsa Aceptar y ya puedes introducir el contenido como se muestra en la figura 10.
7. Vuelve a mostrar las columnas que has ocultado utilizando otra vez
la misma opción del menú.
8. Pasa a la vista Diseño. Vamos a completar el diseño de la estructura
de la tabla con un campo que se nos olvidó introducir al principio: el
teléfono.
9. Selecciona la fila del campo Sexo y a continuación elige del menú
Insertar la opción Filas. Escribe como nombre del campo “Teléfono” y defínelo como campo de tipo texto con un tamaño de 15
caracteres.
Fig. 10
10.Crea también un campo debajo de la provincia que se llame País.
En su propiedad Valor predeterminado escribe “España”. Después, guarda la tabla.
11.Da de alta dos nuevos registros con el contenido que desees y comprueba el valor por defecto en País.
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Práctica 3. Manejar los registros
Moverse por los registros
1. Sustituye tu archivo de base de datos Centro de estudios por el
que se encuentra en la carpeta UD 10 del CD-ROM, que contiene
muchos más registros en la tabla Alumnos y ábrelo.
2. Abre la tabla Alumnos en vista Hoja de datos. Comprueba cómo
puedes acceder al primer registro, al último o a uno determinado
utilizando los controles situados en la parte inferior de la ventana
(figura 11).
Fig. 11
Buscar registros
3. Puedes localizar uno o varios registros que cumplan una determinada condición. Para ello, sitúa el cursor en el primer registro de la
tabla, en la columna Provincia.
4. Selecciona en el menú Edición la opción Buscar o pulsa sobre el
botón Buscar. Aparecerá el cuadro de búsquedas.
5. En el apartado Buscar escribe “Sevilla” y pulsa Buscar primero. El
cursor saltará al primer alumno que reside en la provincia de Sevilla.
Si pulsas Buscar siguiente el cursor seguirá avanzando hasta el
siguiente alumno que cumpla esta condición, y así hasta alcanzar el
final de la tabla.
6. Analiza el cuadro Buscar para comprender en profundidad las opciones Buscar en y Coincidir.
Ordenar los registros
7. Access permite ordenar la tabla en sentido ascendente o descendente. Para hacerlo, sitúate en la columna por la que quieras ordenar; por ejemplo, Apellido alumno.
8. Pulsa el botón Ordenar ascendentemente o bien accede a Registros / Ordenar / Orden ascendente. Los alumnos aparecerán ordenados alfabéticamente por su apellido.
9. Practica otras ordenaciones: por fecha de nacimiento, por provincia,
etc.
Fig. 12
Eliminar registros
10.Con la opción Buscar localiza al alumno que se apellida Fajardo
López.
11.Para eliminarlo de la tabla, basta con seleccionar su fila y pulsar
Supr. También puedes hacerlo en Edición / Eliminar o pulsando
el botón Eliminar registro.
Si queremos eliminar varios registros a la vez, deben estar contiguos en la tabla, por lo que sólo tiene sentido eliminar a muchos
haciendo una consulta de eliminación (lo aprenderás más adelante).
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Práctica 4. Usar filtros
Un filtro es una función muy utilizada en las tablas de los gestores de
bases de datos, y en sí representa un anticipo de las consultas. Filtrar la
información es útil especialmente cuando el contenido de las tablas es
muy extenso y sólo se quiere trabajar con un grupo de registros determinados. El filtro más inmediato es el filtro por selección.
1. Abre la tabla Alumnos. Comprueba que está ordenada por el apellido de los alumnos (ascendente). Si no es así, aplica esta ordenación.
2. Sitúa el cursor en la columna Código curso del primer registro.
3. Pulsa el botón Filtro por selección. Comprueba que la tabla se
contrae y sólo muestra la información de los alumnos que pertenecen al curso en el qué está el primer alumno de la tabla; en este
caso, es el curso OFW0607T (figura 13).
4. Podemos seguir filtrando la tabla. Por ejemplo, sitúate en la columna Sexo del segundo registro, cuyo valor es “Mujer”. De nuevo pulsa
Filtro por selección. Ahora la tabla sólo contiene los registros de
los alumnos del curso OFW0607T que son mujeres.
5. Para desactivar el filtro pulsa el botón Quitar filtro.
Fig. 13
Fig. 14
El filtro automático es el más rápido y utilizado pero tiene ciertas
limitaciones: en primer lugar, depende del contenido del campo donde
nos situamos previamente; en segundo lugar, no permite especificar
cómo se concatenan las distintas condiciones de selección que queremos aplicar. Para conseguir un filtro más específico debemos usar un
filtro por formulario o un filtro avanzado.
6. Sitúa el cursor en el primer registro y pulsa el botón Filtro por formulario. Todos los registros se ocultan para que determines cuáles
van a mostrarse.
7. Haz clic en la flecha desplegable de Sexo y escoge “Hombre”. Después, ponte en el campo Fecha nacimiento y escribe en su casilla
la expresión “>31/12/1980” (figura 14).
8. Asegúrate de que en los demás campos no haya más contenidos
y pulsa el botón Aplicar filtro. Obtendrás todos los registros que
cumplen las dos condiciones a la vez: alumnos varones nacidos después de 1980.
9. Desactiva el filtro que acabas de hacer (tendrás que pulsar varias
veces el botón Quitar filtro) y vuelve a confeccionar el mismo filtro que antes, pero antes de aplicarlo, selecciona en el menú Filtro
la opción Filtro u orden avanzado.
Fig. 15
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10.Accederás a una pantalla que es la misma que utilizarás más adelante para las consultas. Borra la expresión “Hombre” que has escrito
en Sexo y vuelve a escribirla pero en una línea distinta de la cuadrícula (figura 15). Pulsa Aplicar el filtro y comprueba el resultado.
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Práctica 5. Crear una base de datos con Base de OpenOffice.org
„„
Ejercicio 1. Crear la base de datos
El proceso para crear una base de datos con Base de OpenOffice.org es
muy similar al de Access.
1. Abre Base seleccionando Inicio / Programas / OpenOffice.org
3.0 / OpenOffice.org Base.
2. En la primera pantalla elige la opción Crear nueva base de datos. Pulsa Siguiente.
3. Base permite registrar la base de datos dentro del entorno de OpenOffice.org. Esto ayuda a realizar operaciones de conexión o vínculos con el resto de las aplicaciones de OpenOffice.org. Deja seleccionada esta opción y la de Abrir la base de datos para editar. Haz
clic en Finalizar.
Fig. 16
4. A continuación elige la ubicación y el nombre de la base de datos.
Escribe como nombre Gestión de pedidos y haz clic en Guardar.
5. Ahora nos encontramos trabajando en la ventana de base de datos.
Como en Access, a la izquierda observarás los distintos objetos que
podemos crear en la base de datos: tablas, consultas, formularios e
informes.
Fig. 17
„„
Ejercicio 2. Crear tablas
1. Haz clic en la primera opción del área Tablas: Crear tabla en vista Diseño.
2. En la ventana de diseño de la tabla define los campos de la primera
tabla de esta base de datos, fijándote en la siguiente estructura:
Fig. 18
3. Al igual que Access, Base permite definir con mayor precisión el tipo
de campos que hemos elegido. Las propiedades que vas a aplicar a
cada campo se muestran en la figura 19.
4. A continuación, estableceremos el campo clave, que en Base se llama llave primaria. Para ello, selecciona el campo Código producto y pulsa el botón derecho del ratón sobre su casilla de selección de fila.
5. Escoge la opción Llave primaria. Una llave amarilla al comienzo
de la fila indica que este campo es la llave primaria.
6. Guarda la tabla como Productos y ciérrala.
Nombre del
campo
Entrada
requerida
(1)
(2)
Código producto
Sí
10
0
Nombre producto
Sí
50
Tipo
15
Subtipo
50
Ejemplo
de
formato
Precio venta
Moneda
Precio coste
Moneda
Fig. 19
(1) Longitud
(2) Decimales
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11
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Practica paso a paso
Práctica 6. Manejar los registros con Base de OpenOffice.org
Ya hemos creado nuestra primera tabla, Productos, dentro de la base
de datos Gestión de pedidos. Su nombre se muestra ahora en la ventana de la base de datos. Para trabajar con ella introduciendo registros
debemos seleccionarla y pulsar el botón Abrir objeto de la base de
datos. Si, por el contrario, deseas ver o modificar su diseño, el botón
que tienes que pulsar es Editar.
1. Abre la tabla Productos para dar de alta los registros que se muestran a continuación (figura 20):
Fig. 20
Fig. 21
2. Una vez introducidos estos registros, podrás realizar acciones que
se ejecutan prácticamente igual que en Access y que disponen de
botones que también tienen el mismo logotipo. Por ejemplo, ordena los productos por Tipo. Verás los botones de orden ascendente
y descendente en la barra de herramientas.
3. Sustituye la base de datos Gestión de pedidos que tú has creado
por la que se encuentra en la carpeta UD 10 del CD-ROM de ejercicios, que es más completa, y entra en ella. Comprueba que cuando
entras en una base de datos existente, el programa te sitúa por defecto en los formularios. Selecciona ahora las tablas.
4. Entra en la tabla Productos y con el botón Ordenar podrás realizar una ordenación más específica. Practica una ordenación de tres
campos: por Tipo (ascendente), Subtipo (ascendente) y Precio
venta (descendente) (figura 21).
Fig. 22
5. Con el botón Buscar, sitúa el cursor en el producto cuyo nombre es
“Cano” (figura 22).
6. Realiza un autofiltro en la tabla para que sólo se muestren los productos cuyo tipo sea “Mesa”.
7. Desactiva este filtro y fabrica un filtro estándar para mostrar los productos cuyo precio de venta sea mayor de 300 euros (figura 23).
8. Nuevamente con el botón Buscar, localiza el producto denominado “Jaima”. Una vez situado en él, elimínalo.
Fig. 23
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Amplía y profundiza
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Amplía 1. Crear tablas en una base de datos con Access
1. Abre la base de datos Centro de estudios y crea dentro de ella dos tablas con la estructura y la definición de campos
que se muestran a continuación:
Tabla: Cursos
Nombre del campo
Código curso
Nombre curso
Código profesor
Fecha inicio
Horas duración
Aula teoría
Precio
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
Horario
Modalidad
Tipo
Texto
Texto
Texto
Fecha/Hora
Número
Texto
Moneda
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Texto
Texto
Tamaño / máscara
20
30
8
Fecha corta
Entero
10
Requerido
Sí
Sí
Sí
Decimales
campo clave
0
10
20
Tabla: Profesores
Nombre del campo
Código profesor
Nombre profesor
Apellidos profesor
Dirección
Localidad
Provincia
Código postal
Sueldo
Antigüedad
Contrato fijo
Tipo
Texto
Texto
Texto
Número
Texto
Moneda
Sí/No
Sí/No
Fecha/Hora
Sí/No
Tamaño / máscara
8
20
30
50
20
20
5
Moneda
Fecha corta
Requerido
Sí
Sí
Sí
campo clave
Amplía 2. Manejar tablas con Base
1. Abre la base de datos Gestión de pedidos y entra en la tabla Productos.
2. Ordena la tabla por Nombre producto. Después ordena por Tipo (ordenación principal) y por Subtipo (ordenación
secundaria). Finalmente, vuelve a ordenar por Nombre producto.
3. Sitúa el cursor en el primer registro y busca los productos del tipo “Composición”. Accede a cada uno de ellos hasta llegar
al final de la lista.
4. Realiza un filtro que sólo muestre los productos del tipo “Recibidor” y el subtipo “Actual”. Después desactiva estos filtros.
5. Haz un filtro estándar que muestre los productos cuyo código sea mayor que 300 y después desactívalo.
6. Localiza utilizando la función Buscar el producto con código 505. Modifica dicho código y escribe en su lugar el código
230. Sal de este registro y analiza el mensaje de error. ¿Cuál es el motivo de dicho error?
7. Anula esta operación y después elimina este registro.
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11
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Conoce
3. Las relaciones
Las bases de datos se denominan ampliamente sistemas de bases de datos relacionales. Esto es
así porque normalmente, en una base de datos, las tablas guardan una relación entre ellas, es decir, las
tablas se relacionan unas con otras a través de campos comunes.
El sistema de relaciones es crucial para el completo diseño de una base de datos, porque si no están definidas las relaciones, las tablas se comportan como elementos independientes y no se pueden
obtener de ellas consultas o informes que afectan a contenidos vinculados o globales. Detrás de la
necesidad de relacionar está la necesidad de comprender por qué en una base de datos es necesario
construir más de una tabla. Vamos a entenderlo con algunos ejemplos.
Si abres la base de datos Gestión de pedidos_2 de la carpeta UD 10 del CD-ROM de ejercicios,
podrás comprobar que existen tablas para productos, clientes y pedidos. ¿Por qué se diseñaron todas
estas tablas? En algunos casos te parecerá obvio; por ejemplo, los datos de los productos nada tienen
que ver con los clientes... pero, ¿por qué los pedidos aparecen en una tabla separada de los clientes?
Imagínate por un momento que los datos de los clientes y sus pedidos estuviesen en la misma tabla.
Cada vez que un cliente generase un pedido, además de anotar los datos propios del pedido, tendríamos que volver a escribir su nombre, dirección, etc. Lógicamente, esto no tiene sentido, y por eso existe
una tabla de pedidos independiente. Pero si ahora quisiéramos ver todas los pedidos de un cliente,
¿cómo podríamos realizar esta operación? La solución es establecer una relación entre los clientes y
los pedidos.
Comprobarás que siempre se tendrán que crear dos o más tablas cuando exista una relación denominada uno a varios (de un elemento se pueden originar infinitos elementos relacionados). Ejemplos:
Para un mismo cliente
→ puede haber varios pedidos
Un mismo profesor
→ puede impartir varios cursos
Un mismo paciente
→ puede hacer varias visitas al médico (historial)
De un mismo producto → puede haber varias ventas
„„
Tipos de relaciones

Relación uno a varios: Es la más frecuente. Se da cuando dos tablas se relacionan por un campo
en común y este campo es de contenido único en la primera tabla (habitualmente es campo clave
en esa tabla) y susceptible de repetirse infinitamente en la segunda tabla (nunca será campo clave
en ella).

Relación uno a uno. Se da cuando dos tablas se relacionan por un campo en común que a su vez
es campo clave, y, por lo tanto, de contenido único, en las dos tablas.
„„
Propiedades de la relación uno a varios

Exigir integridad referencial. No se podrá dar de alta el contenido de un campo relacionado que
antes no exista en la tabla principal u origen de la relación. Por ejemplo, no se podrá dar de alta un
pedido de un cliente si antes dicho cliente no existe en la tabla de clientes.

Actualizar en cascada los campos relacionados. Esta propiedad permite al gestor de bases de
datos modificar automáticamente el contenido de un campo relacionado si dicho contenido se ha
modificado previamente en la tabla origen de la relación. Por ejemplo, si el código de un cliente era
erróneo y se cambia en la tabla de clientes, automáticamente se modificará en todos los registros
que ese cliente tenga en la tabla de pedidos.

Eliminar en cascada los campos relacionados. Siempre que se eliminen registros en la tabla
principal (la de clientes) se eliminarán automáticamente los registros relacionados en la tabla
relacionada (la de pedidos).
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4. Las consultas
Las consultas son objetos de las bases de datos que permiten obtener de forma selectiva parte de
la información almacenada en una tabla o varias relacionadas entre sí.
Para diseñar una consulta se utiliza una tabla denominada QBE (query by example, consulta según ejemplo) que permite seleccionar los campos de la tabla o tablas que se van a usar y los criterios que se van a emplear para obtener los registros deseados.
Existen los siguientes tipos de consultas:

De selección: visualiza los registros que cumplen una serie de criterios.

De actualización: permite modificar o actualizar campos de un grupo de registros que
cumplen una serie de criterios.

De eliminación: elimina los registros de una o varias tablas que cumplen unos determinados
criterios.

De creación de tabla: es una consulta que a su vez genera una nueva tabla basada en la
selección de registros de otras tablas.

De referencia de tablas cruzadas: es un tipo especial de consulta que agrupa los datos
obtenidos en categorías y presenta la información en un formato similar a una hoja de cálculo;
se utiliza para realizar estadísticas.
„„
Criterios de una consulta
Los criterios son las expresiones que se escriben en el apartado correspondiente (fila de criterios)
de la cuadrícula de construcción de consultas. En función de ellos, los gestores de bases de datos
resuelven y muestran los registros que cumplen con dichas expresiones. En los siguientes cuadros
encontrarás la forma de establecer criterios con ejemplos.
Criterios para campos de tipo Texto (el programa asume las comillas si no se escriben)
Ejemplo de criterio
Explicación
Observaciones
“Sevilla”
Igual a “Sevilla”
Los campos de texto se escriben entre comillas.
Negado “Sevilla”
Distinto de “Sevilla”
El operador Negado equivale a Distinto de.
Como “S*”
Que empiece por “S” y continúe
de cualquier forma
El símbolo * en informática es un comodín que equivale a una
cadena de caracteres cualquiera.
Que sea una letra entre la “A” y
la “C”
El operador guión (-) escrito entre corchetes indica un
intervalo de caracteres.
Como “[A-C]”
Criterios para campos de tipo Numérico, Moneda y Autonumérico
> 300
Que sea mayor que 300
Puedes utilizar los operadores >, <, =, >=, <= y <>.
Entre 300 y 500
Entre 300 y 500
El operador Entre se utiliza para intervalos numéricos.
Criterios para campos de tipo Fecha/Hora
=#15/06/03#
Que sea con fecha 15/06/03
Las fechas se escriben entre almohadillas (#).
>#15/06/03#
Que sea con posterioridad a la
fecha 15/06/03
Los operadores relacionales operan en las fechas de la misma
forma que en los campos numéricos. También puedes utilizar
el operador Entre.
Criterios para campos de tipo Sí/No
Sí
Por ejemplo, sobre un campo
llamado Soltero mostrará los
que sean solteros.
No olvides el acento en el Sí.
Tecnologías de la información y la comunicación - Editorial Donostiarra
265
11
Gestores de bases de datos
Practica paso a paso
Práctica 7. Definir las relaciones entre tablas
„„
Ejercicio 1. Definir las relaciones con Access
1. Abre la base de datos Centro de estudios de tu carpeta de trabajo
habitual y pulsa el botón Relaciones de la barra de herramientas.
2. Nada más entrar en la ventana de relaciones emergerá una ventana
donde podremos escoger las tablas que vayamos a relacionar. En
nuestro caso vamos a elegir las tres. Podemos seleccionarlas una
por una e ir haciendo clic en el botón Agregar o bien seleccionarlas juntas arrastrando con el ratón y luego pulsar el botón Agregar.
Cuando observes que las estructuras de las tres tablas ya aparecen
en la ventana de relaciones, pulsa Cerrar.
3. Recuerda que las tablas se relacionan por uno o varios campos comunes entre ellas y definidos de la misma forma. La tabla Alumnos
se relaciona con Cursos mediante el campo Código curso. Para
indicarlo, arrastra con el ratón el campo Código curso de Alumnos hacia el campo Código curso de Cursos.
Fig. 24
Fig. 25
4. A continuación aparecerá un cuadro en el que podremos definir
con detalle la relación (figura 25). Activa las opciones Exigir integridad referencial y Actualizar en cascada los campos relacionados.
Esto quiere decir que no se podrá dar de alta a un alumno cuyo curso
no esté antes dado de alta en la tabla Cursos. Además, si hacemos
una modificación en el código de un curso, dicha modificación se
actualizará automáticamente para todos los alumnos matriculados
en ese curso.
Observa cómo las tablas quedan unidas por una línea con dos símbolos en cada extremo: el número 1, que indica que en esa tabla el
campo es único, y el símbolo de infinito, que indica que en esa otra
tabla el campo se puede repetir infinitas veces. En el lenguaje de las
bases de datos se suele llamar tabla principal a la del número 1 y
tabla relacionada a la del símbolo infinito.
5. Relaciona del mismo modo las tablas Cursos y Profesores por
medio del campo Código profesor.
6. Cuando las tres tablas estén relacionadas (figura 26), cierra la ventana de relaciones y responde afirmativamente a la pregunta de
guardar.
Las relaciones quedan definidas dentro de la base de datos y no pertenecen a ningún tipo de objeto (tablas, consultas, formularios...) pero sí
que influyen en todos ellos, cuidando de que se cumplan las propiedades que se han establecido. Por eso es conveniente, incluso, relacionar
las tablas antes de introducir registros en ellas.
Para cambiar las relaciones puedes volver a pulsar el botón Relaciones y hacer doble clic en las líneas de unión de las tablas. Para eliminar
una relación puedes seleccionar una línea y pulsar la tecla Supr.
Fig. 26
266
Tecnologías de la información y la comunicación - Editorial Donostiarra
Gestores de bases de datos
Practica paso a paso
11
„„
Ejercicio 2. Definir las relaciones con Base
En Base, el proceso para relacionar las tablas de una base de datos no
ofrece apenas variaciones respecto a Access.
1. Copia el archivo Gestión de pedidos_2 que se encuentra en la
carpeta UD 10 del CD-ROM de ejercicios en tu carpeta de trabajo
habitual y ábrelo.
2. Selecciona en el menú Herramientas la opción Relaciones.
3. Haz clic en cada tabla de la base de datos y pulsa Agregar. Cuando
hayas agregado las tres, cierra la ventana de selección de tablas.
4. Distribuye uniformemente las estructuras de las tablas por la ventana de relaciones. Observa los campos que tienen en común, cuáles
son llaves primarias en sus tablas y por qué no lo son en la tabla
Pedidos.
Fig. 27
5. Arrastra el campo Código cliente de la tabla Clientes al Código
cliente de la tabla Pedidos. En Base, la relación es íntegra de forma automática. El símbolo de infinito de Access es en Base el número n.
6. Para especificar con más detalle el tipo de relación, haz doble clic
en la línea de unión entre las dos tablas y aparecerá una ventana
donde podrás escoger entre opciones de actualización y de eliminación.
7. Elige Actualizar cascada, que es la misma opción que antes has
utilizado en Access para que las modificaciones de las llaves primarias se realicen automáticamente. Esto es, cada vez que se modifique el código de un cliente en la tabla Clientes, automáticamente
esta modificación se extenderá a todos los pedidos realizados por
el cliente. Pulsa Aceptar.
Otras opciones que puedes elegir en Base son Poner null y Predeterminar. Poner null implica que una modificación en la tabla
principal (Clientes) tendrá una repercusión de campo vacío o sin
contenido en la tabla relacionada (Pedidos). Con Predeterminar, en la tabla Pedidos el campo modificado quedará según el
valor predeterminado definido en dicha tabla (recuerda que Valor
predeterminado es una propiedad de campo). Las opciones para
actualización tienen el mismo reflejo que la modalidad de eliminación.
Fig. 28
8. Relaciona las tablas Productos y Pedidos por medio de Código
producto. Actualiza en cascada el campo relacionado. El resultado
de las relaciones en la base de datos Gestión de pedidos_2 puedes verlo en la figura 29.
9. Cierra la ventana de relaciones y guarda el diseño de relaciones
creado.
Ahora que ya sabes relacionar las tablas en ambos gestores de bases de
datos, podemos construir potentes consultas y desarrollar completos
formularios e informes que implican campos que se encuentran en distintas tablas. Al estar éstas relacionadas, la base de datos actúa como
un todo único del que se obtiene la información que necesitamos.
Fig. 29
Tecnologías de la información y la comunicación - Editorial Donostiarra
267
11
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Practica paso a paso
Práctica 8. Crear consultas con Access
„„
Ejercicio 1. Crear una consulta de selección
Selección de las tablas
1. Copia el archivo Centro de estudios_2 del CD-ROM de ejercicios
en tu carpeta de trabajo habitual. Esta versión contiene una información extensa de las tres tablas. Abre esta base de datos.
2. Selecciona la solapa Consultas y haz clic en el botón Nuevo, o
bien pulsa directamente sobre la opción Crear una consulta en
vista Diseño. Al igual que con las tablas, este es el método más
completo.
3. Lo primero que debes hacer es elegir la tabla o tablas que deseas
consultar. Escoge la tabla Alumnos y haz clic en Agregar. Después pulsa Cerrar.
Fig. 30
Elección de los campos
Si se te olvida agregar alguna tabla a la consulta, puedes volver a
ella desde la barra del menú con Consulta / Mostrar tabla. Para
quitar la tabla, Consulta / Quitar tabla.
4. Ahora te encuentras trabajando en la ventana del diseño de la consulta (QBE). En la parte superior aparece la tabla Alumnos con sus
campos, y debajo de ella, una cuadrícula. En cada columna de la
cuadrícula debemos consignar los campos de las tablas que queremos mostrar en el resultado de la consulta. Para ello basta con
que hagas doble clic sobre el campo de la tabla que quieras y verás
cómo se sitúa en la columna correspondiente de la cuadrícula. Por
ejemplo, haz doble clic en los campos Nombre alumno, Apellido alumno, DNI y Provincia.
Fig. 31
Otra forma de incluir campos de una tabla es arrastrarlos con el ratón desde la tabla hasta la casilla Campo de cada columna. También podemos seleccionar el campo *, que equivale a decir que
queremos ver todos los campos de la tabla.
5. Vamos a crear una consulta para que se muestre la lista de alumnos
que son de la provincia de Madrid. Es tan fácil como escribir “Madrid” en la casilla Criterios de la columna Provincia (figura 32).
Fig. 32
Botón Ejecutar
268
Tecnologías de la información y la comunicación - Editorial Donostiarra
Pon especial atención a los operadores que puedes escribir en los
criterios, porque dependen del tipo de campo sobre el que se establecen. El campo Provincia es de tipo texto, pero en otras consultas deberás utilizar operadores numéricos o escribir fechas, etc.
Consulta la parte de teoría para saber cómo utilizar los operadores.
6. Finalmente, vamos a ejecutar la consulta para ver qué resultados
nos proporciona. Pulsa el botón Ejecutar de la barra de herramientas o haz clic en el botón Vista Hoja de datos. Access mostrará los
alumnos que viven en Madrid.
7. Guarda esta consulta haciendo clic en el botón Guardar y llámala
Alumnos de Madrid. Así, cada vez que quieras saber qué alumnos
son de Madrid, bastará con que abras esta consulta, sin necesidad
de volver a diseñarla. Access evaluará el resultado con el contenido
de la tabla en cada momento.
Gestores de bases de datos
Practica paso a paso
11
„„
Ejercicio 2. Hacer una consulta con varios criterios
Podemos hacer una consulta con más de un criterio en distintos campos, de forma que el programa deberá evaluar cada uno de ellos y
mostrar los registros que los cumplan todos a la vez. También podemos especificar en la consulta que los criterios no se enlacen sumando
condiciones, sino permitiendo que aparezcan aquellos registros que
cumplan alguna de ellas.
1. Crea una consulta nueva. Elige las tres tablas: Alumnos, Cursos y
Profesores.
2. Selecciona los campos Nombre alumno y Apellido alumno de
la tabla Alumnos; Nombre curso de la tabla Cursos; y Nombre
profesor de la tabla Profesores.
3. Vamos a escribir los criterios que nos permitan ver qué alumnos han
realizado el curso “Decorador” impartido por la profesora Eva. Para
ello, escribe los criterios tal y como se muestran en la figura 33. Observa que ambos criterios están en la misma línea de la cuadrícula.
Fig. 33
4. Ejecuta la consulta y comprueba el resultado. Como puedes apreciar, sólo aparecen los alumnos que cumplen las dos condiciones.
5. Vuelve a la vista Diseño de la consulta pulsando el botón correspondiente.
6. Ahora vamos a cambiar el sentido de nuestra consulta, pero utilizando los mismos criterios de selección. En esta ocasión queremos
saber qué alumnos han realizado el curso “Decorador” o han tenido
como profesora a Eva. Para ello basta con escribir los criterios en
líneas distintas de la cuadrícula (figura 34).
7. Ejecuta la consulta y analiza el resultado. Después no guardes esta
consulta; sólo la hemos creado para comprobar este caso específico.
Fig. 34
„„
Ejercicio 3. Consultas con criterios variables
1. Crea una consulta nueva basada únicamente en la tabla Alumnos.
Escoge los campos Nombre alumno, Apellido alumno, Localidad y Provincia.
2. Sitúa el cursor en la casilla de criterios del campo Provincia y escribe en esta casilla lo siguiente: “[Introduce la provincia]” (no
olvides los corchetes).
3. Cuando ejecutes la consulta, aparecerá la ventana que se muestra
en la figura 35.
4. Introduce la provincia que desees y obtendrás la lista de alumnos
que viven en dicha provincia.
Fig. 35
5. Guarda esta consulta como Alumnos de una provincia. Como
puedes comprobar, la ventaja de este tipo de consultas es que el
mismo criterio (un mensaje entre corchetes) sirve para cualquier
contenido, es decir, es un criterio variable.
Tecnologías de la información y la comunicación - Editorial Donostiarra
269
11
Gestores de bases de datos
Practica paso a paso
Práctica 9. Consultas avanzadas en Access
„„
Ejercicio 1. Realizar una consulta de actualización
Las consultas de actualización se utilizan para modificar el contenido
de uno o varios campos que afectan a un conjunto de registros que
cumplen una determinada condición. Por ejemplo, vamos a aumentar
un 10% el sueldo de los profesores que no tengan contrato fijo.
1. Crea una consulta nueva basada en la tabla Profesores.
2. Selecciona los campos Código profesor, Nombre profesor,
Apellidos profesor, Sueldo y Contrato fijo.
Fig. 36
3. Primero establece el criterio de selección: escribe “No” en la fila criterios de la columna Contrato fijo. Puedes incluso ejecutar la consulta para ensayar que el resultado posterior va a ser correcto.
4. A continuación, convierte esta consulta en una consulta de actualización mediante la opción Consulta de actualización del menú
Consulta.
5. En la cuadrícula inferior dispones ahora de la fila Actualizar a.
Fig. 37
6. Escribe en esa fila y en la columna Sueldo la siguiente expresión:
“=[sueldo]*1,1”. Observa que en las expresiones los nombres de
campos deben ir entre corchetes (figura 37).
7. Ejecuta la consulta. Access pide confirmación sobre la acción de
modificación que vamos a realizar. Pulsa Sí y el programa realizará
la operación, sin mostrar aparentemente ningún resultado.
Fig. 38
8. Cierra la consulta sin guardarla y abre la tabla Profesores para
comprobar la acción de la consulta que acabas de realizar.
„„
Ejercicio 2. Crear una consulta de eliminación
Una consulta de eliminación es una eficaz herramienta para borrar de
una sola vez varios registros que cumplen determinados criterios de selección. Para comprender la eficacia de este tipo de consultas eliminaremos en la tabla Cursos los cursos presenciales que no se impartieron
(o, lo que es lo mismo, cuyo campo Aula teoría esta vacío).
1. Crea una consulta nueva basada en la tabla Cursos.
2. Elige los campos Código curso, Nombre curso, Fecha inicio,
Modalidad y Aula teoría.
Fig. 39
3. Escribe los criterios que permitan seleccionar los cursos que en Modalidad tengan “Presencial” y cuyo campo Aula teoría esté vacío.
Fíjate en la figura 39 para saber cómo se indica un valor vacío.
4. Al igual que antes, puedes ejecutar la consulta para obtener un resultado previo satisfactorio. De vuelta al diseño, selecciona Consulta / Consulta de eliminación.
5. Ejecuta de nuevo la consulta y responde afirmativamente a la confirmación de eliminación.
270
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Practica paso a paso
11
Práctica 10. Crear consultas con Base de OpenOffice.org
1. Abre la base de datos Gestión de pedidos_2 de tu carpeta de
trabajo habitual y selecciona la solapa Consultas.
2. Haz clic en la opción Crear consultas en vista Diseño.
3. Los pasos para crear una consulta con el gestor Base son casi idénticos a los de Access. Primero debemos escoger las tablas que van
a participar en la consulta. Selecciona las tres tablas y haz clic en
Cerrar.
4. En la ventana de diseño, mueve desde las estructuras de las tablas
hasta la cuadrícula los siguientes campos: Empresa, Nombre
contacto, Número pedido, Nombre producto, Unidades y
Fecha pedido.
Fig. 40
5. Vamos a ejecutar la consulta sin establecer ningún criterio de selección. Para ejecutar la consulta, pulsa el botón Ejecutar consulta de la barra de herramientas. El listado obtenido aparece en una
zona superior de la ventana, mientras que en la parte inferior se
mantiene el diseño de la consulta.
6. Como puedes comprobar, esta consulta muestra todos los pedidos
que han hecho los clientes. Ahora vamos a filtrar la información
para que muestre sólo los pedidos correspondientes al producto
“Ares”. Escribe “Ares” en la cuadrícula dentro de la casilla Criterios y
de la columna Nombre producto.
7. Ejecuta la consulta y comprueba el resultado. La ejecución muestra
todos los pedidos que han hecho los clientes de la mesa Ares.
8. Añade un criterio más al diseño de la consulta sin eliminar el anterior. Escribe “>15” en la misma fila de criterios para el campo Unidades y ejecuta la nueva consulta. Comprueba el resultado.
9. Haz una variación en los criterios que ahora están conectados en Y
lógico y escribe “Ares” en una fila distinta a “>15”. Ejecuta la consulta
y comprueba la diferencia.
Fig. 41
Botón Ejecutar
Varios criterios con conector lógico “O”
10.Elimina el criterio “>15” para el campo Unidades.
11.Para que esta consulta sea más dinámica, modifica el criterio del
nombre de producto para que éste sea variable. Esto es, escribe en
lugar de “Ares” la expresión “=[escribe el nombre del producto]”. Ejecuta la consulta varias veces e introduce cada vez un nombre de producto diferente.
Criterios variables
12.Guarda la consulta con el nombre Pedidos de un producto.
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271
11
Gestores de bases de datos
Practica paso a paso
Práctica 11.
1. Realizar
Crear formularios
un horario con
escolar
Access
con Calc
„„
Ejercicio 1. Hacer y usar un formulario de columna simple
Los formularios son objetos de las bases de datos que pueden sustituir
a las tablas para introducir y manejar los registros y presentan la información en pantalla de una forma más dinámica, atractiva y elegante.
En primer lugar vamos a crear un formulario sobre la tabla Profesores
de la base de datos Centro de estudios.
1. Abre la base de datos Centro de estudios_2 de tu carpeta de trabajo y sitúate en la solapa Formularios.
Fig. 42
2. Haz clic en la opción Crear un formulario utilizando el asistente. Al ser objetos con muchas posibilidades de diseño, es mejor
crear los formularios y los informes con ayuda de los asistentes.
3. En el primer paso del asistente debemos incluir las tablas sobre las
que se va a generar el formulario. Selecciona en el apartado Tablas/
Consultas la tabla Profesores. Comprobarás que los campos de
esta tabla aparecen justo debajo.
4. Como queremos utilizar este formulario para introducir y ver información de los alumnos, lo mejor es elegir todos los campos. La forma más rápida de hacerlo es pulsar el botón >> y todos pasarán a la
zona de la derecha. Pulsa Siguiente.
5. En el siguiente paso debes elegir la distribución que quieras dar al
formulario. La más utilizada es En columnas. Pulsa Siguiente.
Fig. 43
6. A continuación, el asistente muestra los distintos estilos decorativos que tiene preestablecidos. Elige el que más te guste y pulsa
Siguiente.
7. En el último paso debes poner un nombre al formulario. Por defecto, el programa le asigna el nombre de la tabla seguido del número
1. Cambia este nombre y llámalo Mantenimiento de profesores. Pulsa Finalizar y automáticamente Access lo guardará (ya no
es necesario que lo hagas tú) y lo presentará para que directamente
lo utilices.
Fig. 44
Prueba el formulario para comprobar que dispones de las mismas funciones que cuando manejabas la vista Hoja de datos de la tabla. Por
ejemplo:
8. Accede directamente al último registro.
9. Mediante el botón Buscar, localiza a los profesores cuya provincia
sea Barcelona.
10.Introduce un nuevo registro con el contenido que desees. Después
cierra el formulario.
Si quieres personalizar un formulario, puedes abrirlo desde su vista Diseño, seleccionándolo en la ventana de la base de datos y pulsando el
botón Diseño. Más adelante practicaremos la modificación del diseño
de un formulario.
Fig. 45
272
Tecnologías de la información y la comunicación - Editorial Donostiarra
Gestores de bases de datos
Practica paso a paso
11
„„
Ejercicio 2. Crear un formulario con subformularios
Este tipo de formularios presentan una faceta práctica que va más allá
de la presentación y el diseño. Vamos a crear un formulario para editar
los datos de los curso y que, en la parte inferior, se muestren los alumnos que se han matriculado en cada curso. En este caso, hay dos tablas
implicadas: Cursos y Alumnos. Como es lógico, estas tablas están relacionadas.
1. Haz clic en la opción Crear un formulario utilizando el asistente.
2. Selecciona la tabla Cursos (que es la principal) y elige todos los
campos. Sin pasar al siguiente paso, selecciona la tabla Alumnos
(tabla relacionada) y escoge también todos los campos. Pulsa Siguiente.
Fig. 46
3. Cuando el asistente detecta que estás usando dos tablas o más, en
el siguiente paso pide confirmar cuál es la tabla principal, es decir,
la que se va a presentar en la parte superior del formulario. Haz clic
en Por Cursos. Observa que en la parte inferior de esta ventana
automáticamente está seleccionada la opción Formulario con
subformularios. Pulsa Siguiente.
4. En el paso siguiente, Access nos deja elegir el diseño o distribución de la tabla secundaria o relacionada (en nuestro caso, la tabla
Alumnos). Escoge la opción Hoja de datos y pulsa Siguiente.
5. Selecciona el fondo o aspecto general que tendrá el formulario
principal y pulsa Siguiente.
Fig. 47
6. En el último paso tienes que dar nombre tanto al formulario principal como al subformulario, y no pueden ser iguales. Escribe Mantenimiento de cursos para el principal y Subformulario de
alumnos para el subformulario. Pulsa Finalizar.
Al abrirse el formulario (figura 49), verás en la parte superior los datos
del primer curso de la tabla Cursos y en una ventana más pequeña los
alumnos pertenecientes a ese curso. Pon atención a los controles para
desplazarse por los registros de uno y otro formulario.
7. Mediante la función Buscar, localiza el curso cuyo código es OFW0708-D. Una vez situado en él, comprueba que tiene cinco alumnos.
8. A continuación, da de alta un nuevo curso con los datos que prefieras y también a dos alumnos dentro de él.
Fig. 48
9. Cierra el formulario.
Cuando tengas que abrir otra vez un formulario de este tipo, sólo será
necesario que abras el formulario principal y automáticamente el programa cargará también el subformulario.
Fig. 49
Tecnologías de la información y la comunicación - Editorial Donostiarra
273
11
Gestores de bases de datos
Practica paso a paso
Práctica 12.
1. Realizar
Modificar
un el
horario
diseñoescolar
de un formulario
con Calc
Si queremos personalizar el diseño que el asistente hace del formulario
es necesario entrar en su diseño.
1. Selecciona el formulario Mantenimiento de cursos que has hecho en el ejercicio anterior y pulsa sobre el botón Diseño. Obtendrás una ventana cuadriculada en la que aparecen todos los campos, cabeceras y etiquetas con que está construido el formulario.
Fig. 50
2. Podemos utilizar las técnicas generales de trabajo con objetos en
Windows para cambiar el aspecto. Por ejemplo, haz la ventana del
formulario más grande arrastrando su borde hacia la derecha; o
mueve los campos (tanto su etiqueta como su contenido) con el
ratón para desplazarlos hasta la posición que desees.
3. Aumenta el tamaño de los cuadros de texto de los campos Nombre curso, Fecha inicio, etc. Antes será necesario que desplaces
los campos Aula teoría, Precio y los días de la semana hacia la
derecha. Pon la letra del título del formulario en otro color y el título
en negrita.
4. También puedes observar una barra de herramientas denominada
Cuadro de herramientas. Con estos botones podemos diseñar
más objetos para nuestro formulario, como crear un cuadro combinado.
5. Selecciona el campo Código profesor del formulario. Pulsa la
tecla Supr para eliminarlo. Vamos a pedirle al programa que nos
proporcione el código del profesor de una lista desplegable cuyo
origen será la propia tabla de profesores; así no tendremos necesidad de teclearlo nosotros.
Fig. 51
6. Elige en el cuadro de herramientas el botón Cuadro combinado.
Sitúate en la zona donde antes estaba el Código profesor y marca
un rectángulo con el ratón. Se formará un nuevo campo, del que
surgirá inmediatamente un asistente.
7. En el primer paso, escoge la primera opción: queremos escoger el
valor de una tabla. Pulsa Siguiente. Después haz clic en la tabla
Profesores y pulsa Siguiente. Selecciona los campos Código
profesor, Nombre profesor y Apellidos profesor. Pulsa en
Siguiente.
Fig. 52
8. En el siguiente paso podemos indicar que la lista aparezca ordenada en función de una serie de campos. Selecciona la ordenación por
Apellidos profesor.
9. Desactiva Ocultar la columna clave, porque es importante que
se vea en el subformulario el código de profesor. A continuación
debes indicar al programa que el dato que va a coger de la tabla
Profesores es Código profesor. Pulsa Siguiente.
10.Finalmente, también escogemos Código profesor como el campo de la tabla Cursos que va a recibir el contenido de la lista. Pulsa
Siguiente y Finalizar.
Fig. 53
274
Tecnologías de la información y la comunicación - Editorial Donostiarra
Guarda el formulario y ábrelo para comprobar los cambios realizados.
Gestores de bases de datos
Practica paso a paso
11
Práctica 13.
1. Realizar
Crear y un
visualizar
horarioinformes
escolar con
conCalc
Access
Los informes son objetos destinados únicamente a ser presentados en
papel, por lo que no poseen la modalidad Ejecutar, sólo pueden ser
abiertos en vista preliminar.
Un informe puede estar basado en una o varias tablas relacionadas,
aunque también es muy frecuente generar informes para presentar en
papel el resultado de una consulta.
Los pasos para fabricar un informe son muy parecidos a los que se siguen para hacer un formulario. Utilizaremos, por lo tanto, la capacidad
de los asistentes y posteriormente podremos personalizar el diseño a
nuestro gusto.
1. En la base de datos Centro de estudios_2 selecciona la solapa
Informes.
Fig. 54
2. Haz clic en la opción Crear un informe utilizando el asistente.
3. Selecciona la tabla Alumnos y en la lista de campos elige los campos Código alumno, Código curso, Apellido alumno, Nombre alumno, Dirección, Localidad y Provincia. En los informes,
lo normal es no incluir todos los campos de una tabla de consulta,
porque tenemos que pensar si esto puede caber en el papel. Pulsa
Siguiente.
4. En el siguiente paso podemos elegir un nivel de agrupamiento de
los registros. En este caso, elige el campo Código curso (ya viene
por defecto) y pulsa Siguiente.
Fig. 55
5. A continuación podemos escoger cómo van a salir ordenados los
registros dentro de cada nivel de agrupamiento. Escoge Provincia
como primer campo de ordenación, para que todos los alumnos de
una misma provincia salgan juntos, y Apellido alumno como segundo campo. Después pulsa Siguiente.
6. La distribución del informe es la forma en que aparecen alineados
los registros en el papel. Por ejemplo, selecciona Esquema 1. Para
la orientación es muy importante que elijas Horizontal, para que
entren mejor los campos. Pulsa Siguiente.
7. Escoge el estilo que más te guste para la presentación del informe y
pulsa Siguiente.
Fig. 56
8. Llama al informe Listado de alumnos por curso y pulsa Finalizar.
Como ya hemos comentado, Access presenta el informe en vista preliminar. Ahora podrás comprobar cómo ha actuado el nivel de agrupamiento por provincia. Si algún campo o cabecera ha quedado cortado o
quieres cambiarle el estilo, tendrás que cerrar el informe y abrirlo desde
su vista Diseño.
El manejo del informe en la vista Diseño es idéntico al formulario, aunque podrás apreciar más secciones que en éste, sobre todo si se han
aplicado grupos y subgrupos.
Fig. 57
Tecnologías de la información y la comunicación - Editorial Donostiarra
275
11
Gestores de bases de datos
Practica paso a paso
Práctica 14. Generar formularios e informes con Base de OpenOffice.org
„„
Ejercicio 1. Crear un formulario
Vamos a crear en la base de datos Gestión de pedidos_2 un formulario para manejar a la vez los datos de los clientes y los pedidos que
éstos realizan.
1. Abre la base de datos Gestión de pedidos_2 de tu carpeta de
trabajo habitual y sitúate en la sección Formularios. Haz clic en la
opción Usar el asistente para crear formulario.
Fig. 58
2. Elige la tabla Clientes y selecciona todos sus campos. La diferencia
respecto a Access es que no debemos seguir añadiendo ahora más
tablas, porque Base nos va a pedir eso en el siguiente paso. Pulsa
Siguiente.
3. Ahora activa la casilla Agregar subformulario y comprobarás
cómo la opción marcada por defecto es la correcta, ya que la tabla
relacionada con Clientes es Pedidos y ésta va ser la que se use
como subformulario. Haz clic en Pedidos y pulsa Siguiente.
4. Incluye también todos los campos de la tabla Pedidos y pulsa Siguiente.
Fig. 59
5. En el paso Organizar campos de control tienes que elegir la
distribución del formulario principal y del subformulario. Para el
principal, selecciona la opción de la izquierda (En columnas - Etiquetas a la izquierda). Para el subformulario escoge la tercera
(Como hoja de datos). Pulsa Siguiente.
6. Como queremos un uso total de las capacidades del formulario,
deja activada la opción El formulario mostrará todos los datos. Pulsa Siguiente.
7. Aplica el estilo que desees y pulsa Siguiente.
8. Guarda el formulario como Clientes y sus pedidos y pulsa Finalizar.
Fig. 60
„„
Ejercicio 2. Generar un informe
Vamos a generar un informe sencillo para listar los Productos de la
base de datos.
1. Selecciona la solapa Informes de la base de datos Gestión de
pedidos y haz clic en la opción Usar el asistente para crear
informe.
2. En el primer paso, escoge la tabla Productos, incluye todos sus
campos y haz clic en Siguiente.
3. Como no queremos realizar ningún agrupamiento, pulsa Siguiente.
4. Ordena el informe por Código producto y pulsa Siguiente.
Fig. 61
5. Escoge la distribución Moderno - alineado a la izquierda y haz
clic en Siguiente.
6. Llama al informe Listado de productos y pulsa Finalizar.
276
Tecnologías de la información y la comunicación - Editorial Donostiarra
Gestores de bases de datos
Amplía y profundiza
11
Amplía 3. Hacer consultas con Access
Abre la base de datos Centro de estudios_2 de tu carpeta de trabajo y genera las siguientes consultas:
Nombre de la
consulta
Resultado
Campos a mostrar
Ordenación
Cursos del aula
1A
Obtiene un listado de los cursos que se
imparten o se han impartido en el aula 1A.
Código curso, Nombre curso y
Fecha inicio
Por Nombre
curso
Cursos en lunes,
miércoles y
viernes
Muestra los cursos que tienen lugar en esos
días de la semana.
Código curso, Nombre curso, Fecha
inicio y Modalidad
Por Nombre
curso
Técnicos
contables
de Madrid y
Barcelona
Muestra los alumnos matriculados en el
curso “Técnico contable” y que viven en
Madrid o Barcelona.
Nombre alumno, Apellidos alumno,
Dirección, Localidad, Provincia,
Nombre curso y Código curso
Por Nombre
curso y
Apellidos
alumno
Profesores y
cursos largos
Obtiene una relación de los profesores que
han impartido un curso de más de 400
horas de duración.
Código curso, Nombre curso,
Horas duración, Nombre profesor y
Apellidos profesor
Por Apellidos
profesor y
Nombre curso
Mujeres
veterinarias
Muestra las alumnas que hayan hecho el
curso “Auxiliar clínica veterinaria”.
Nombre alumno, Apellidos alumno,
Localidad, Provincia, Sexo, Nombre
curso y Código curso
Por Apellidos
alumno y
Nombre curso
Alumnos a
distancia
Muestra los alumnos que han realizado o
realizan un curso a distancia.
Nombre alumno, Apellidos alumno,
Dirección, Localidad, Provincia,
Sexo, Nombre curso, y Código curso
Por Apellidos
alumno
Alumnos a
distancia del
curso 06-07
Muestra los alumnos que hicieron en el
curso 06-07 (de septiembre a junio) un
curso a distancia.
Nombre alumno, Apellidos alumno,
Dirección, Localidad, Provincia,
Sexo, Nombre curso, Código curso y
Fecha inicio
Por Apellidos
alumno y
Nombre curso
Alumnos de un
profesor
Esta consulta es paramétrica y en el
momento de ejecutarse, pide el nombre
del profesor y después sus apellidos. De
esta forma, resuelve en función de lo
encontrado.
Nombre alumno, Apellidos alumno,
Sexo, Nombre profesor, Apellidos
profesor, Nombre curso y Código
curso
Por Apellidos
profesor y
Apellidos
alumno
Alumnos de un
curso
Esta consulta es también paramétrica.
Mostrará los alumnos matriculados en el
curso (nombre de curso) que pide que
tecleemos en el momento de ejecutarla.
Nombre alumno, Apellidos alumno,
Dirección, Código postal, Localidad,
Provincia, Teléfono, Nombre curso y
Código curso
Por Apellidos
alumno
Eliminar cursos
anteriores al año
2007
Es una consulta de eliminación. Elimina los
registros de la tabla Cursos cuya fecha de
inicio es anterior a enero del 2007.
Código curso, Nombre curso y
Fecha inicio
Amplía 4. Formularios e informes en Base
1. Abre la base de datos Gestión de pedidos_2 de tu carpeta de trabajo habitual y construye un formulario que permita
gestionar los productos. A su vez, este formulario incluirá un subformulario con los pedidos realizados de estos productos. En este subformulario, el campo Código producto debe ser un cuadro de lista combinado, es decir, un control que
permita elegir el código de producto de la propia tabla de productos. Este cuadro combinado deberá mostrar el código
y el nombre de los productos. Personaliza el formulario con colores y estilos sugerentes.
2. Genera un informe de clientes agrupados por Provincia. Dentro de cada provincia, los clientes deben quedar ordenados
por Localidad y Empresa.
Tecnologías de la información y la comunicación - Editorial Donostiarra
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Gestores de bases de datos
Recuerda
Cuando utilizamos varios equipos o bien cuando cambiamos de ordenador, tenemos la posibilidad de exportar la lista de nuestros Favoritos
de un equipo a otro con la función de Importar y Exportar favoritos.
� Práctica 1: Práctica 1: Crear una base de datos y tablas con Access
� Práctica 2: Modificar las propiedades de los campos
� Práctica 3: Manejar los registros
� Práctica 4: Usar filtros
� Práctica 5: Crear una base de datos con Base de
OpenOffice.org
� Práctica 6: Manejar los registros con Base de
OpenOffice.org
� Práctica 7: Definir las relaciones entre tablas
� Práctica 8: Crear consultas con Access
� Práctica 9: Consultas avanzadas en Access
� Práctica 10: Crear consultas con Base de OpenOffice.
org
� Práctica 11: Crear formularios con Access
� Práctica 12: Modificar el diseño de un formulario
� Amplía 1: Crear tablas en una base de datos con
Access
� Amplía 3: Hacer consultas con Access
� Práctica 13: Crear y visualizar informes con Access
� Práctica 14: Generar formularios e informes con Base
de OpenOffice.org
� Amplía 4: Formularios e informes en Base
� Amplía 2: Manejar tablas con Base
Documentos del CD ROM
�Centro de estudios
�Gestión de pedidos
�Centro de estudios_2
�Gestión de pedidos_2
En la Red: enlaces de interés
www.adrformacion.com/cursos/accesb07/accesb07.html
Temario con ejemplos e ilustraciones sobre el manejo de Access 2007.
www.duiops.net/manuales/access/access1.htm
Manual on-line de Access 2003.
tutorialopenofficebase.wordpress.com
Tutorial completo y muy didáctico sobre Base de OpenOffice.org.
personal.lobocom.es/claudio/menu.htm
Amplía tus conocimientos sobre las bases de datos: arquitectura, modelo, SQL, etc.
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