GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍA A PROCESOS

PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL
SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE
1.1
Fecha de Revisión
7 de junio de 2007
Fecha de Aprobación Res.159-25 junio 2007
INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA REALIZACIÓN
DE AUDITORÍA A PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
Versión
1
INS – EV – EI - 047
Página
1
INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍA A
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
GUÍA
Para la Realización de las actividades de auditoría in situ sobre los procesos
administrativos
1
DESCRIPCIÓN
La realización de un programa de auditoría a los procesos administrativos incluye
la realización de la reunión de apertura, la recopilación y verificación de
información, la generación de los hallazgos de auditoría, la preparación de las
conclusiones de auditoría y la realización de la reunión de cierre.
2
OBJETIVOS
Verificar el cumplimiento de las normas y políticas que regulan los procesos
administrativos tales como: almacén, inventarios, administración de bienes,
archivo, plan de compras y automotores en la Procuraduría General de la Nación,
a nivel nacional o central, determinar la gestión y sus resultados, analizar los
hechos y soportar adecuadamente las afirmaciones del auditor.
3
REQUISITOS
Tener definido el Plan de Auditoría y haber desarrollo lo previsto en el instructivo
INS-OCI-000 Guía para la preparación de la auditoría a procesos administrativos.
4
OPERACIÓN
En relación con las actividades de Realización de las actividades de auditoría
in situ se debe considerar lo siguiente:
Las acciones del plan considerados como la mejor práctica son los siguientes:
Instructivo,
Actividades y
pruebas
INS-EV-EI-009- Guía
Realización de la
Reunión de Apertura
Formato REG-EV-EI044 Lista de chequeo
de almacén
Formato REG-EV-EI045- Lista de Chequeo
de inventarios
Formato REG-EV-EI046- Lista de chequeo
de administración de
bienes
Formato REG-EV-EI047- Lista de chequeo
plan de compras
Formato REG-EV-EI048- Lista de chequeo
de automotores
INS-EV-EI-014- Guía
realización de la
reunión de cierre
Descripción
Presentación ante el Jefe de la dependencia y ante los
servidores que atenderán la auditoría
Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas
generales e institucionales en el proceso de almacén
Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas
generales e institucionales en el proceso de inventarios
Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas
generales e institucionales en el proceso de
administración de bienes
Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas
generales e institucionales en el proceso de plan de
compras
Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas
generales e institucionales en el proceso de automotores
En puesto de trabajo asignado al auditor y sala de
reuniones o despacho del jefe de la dependencia
visitada. Elaboración y aprobación del acta de visita de
auditoría. (Incluye la organización de la documentación,)
La información que se obtenga se debería ir registrando, en todo caso es
necesario considerar en la realización de la visita de auditoría lo siguiente:
 Descripción: Es conveniente ceñirse a lo previsto en el plan de visita para
cubrir los diversos aspectos, se puede ir enfocado la auditoría a aspectos que
se consideren relevantes en la revisión. Corresponde a la descripción de los
pasos de programa a cumplir.
 Papeles de trabajo: Es absolutamente necesario obtener los denominados
registros o papeles de trabajo.
 Hallazgos (Linked Findings): Las situaciones que se considere inadecuadas o
que llaman la atención se constituyen en hallazgos, a medida que se vayan
identificando es necesario irlas documentando y escribiendo, sirven para que el
auditor vaya precisando la situación encontrada.
 Notas de revisión: Anotaciones que va realizando el auditor
 Resumen: Generalización de las situaciones que evidencia que en forma
concurrente se presentan.
 Test: Son las pruebas que realiza.
 Adjuntos: Otras documentación de interés que se constituye en papeles de
trabajo del auditor.
Considere la realización de las siguientes rutinas:
4.1
Realización de revisiones comunes
 Solicite una relación de la normatividad general e institucional que regula el
funcionamiento, valore si los funcionarios la conocen y están familiarizados con
su aplicación.
 Solicitar el manual de procedimientos e indagar sobre su utilización y
actualización
 Solicitar el mapa de riesgos e indagar sobre su actualización y la
administración de los riesgos asociados a los procesos
 Solicite una relación de los informes que se presentan y las fechas en que se
deben rendir
 Verificar el archivo de gestión, determinar que se encuentra actualizado el
archivo de documentos y que la recuperación de información es fácil.
 Solicite copia del POA e infórmese sobre los avances en su ejecución
 Solicite copia del plan de mejoramiento e infórmese sobre su ejecución
 Realice una inspección del área y valore la organización de documentación, el
orden y aseo de la misma, la existencia de contaminación de algún tipo y la
presencia de los símbolos institucionales
 Solicitar copia de pólizas y seguros
4.2
Realización de la revisión del proceso de Almacén
 Solicitar el kardex de almacén, los respaldos de los movimientos y carpetas del
archivo
 En forma selectiva, verificar que los ingresos y salidas del almacén se
encuentren registradas en el kardex
 Solicitar y verificar en forma selectiva consistencia de la información reportada
a contabilidad así como su oportuno envío de información de almacén a
contabilidad
 En forma selectiva, verificar el registro y actualización del sistema de
información utilizado – SIAF para la PGN
 En forma selectiva, verificar el envío de información al área de contabilidad
 Realizar una inspección física de las bodegas para determinar seguridad y
adecuación de las instalaciones
 Revisar la seguridad de las áreas de almacenamiento y su adecuación
 Solicitar las evidencias de los inventarios físicos de almacén realizados
 Hacer un recorrido físico por la bodega y determinar si existen elementos
inservibles u obsoletos
 Entrevistar a los operarios del almacén
 Aplique el Formato REG-EV-EI-044 Lista de chequeo de almacén
4.3
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4.4
Realización de la revisión del proceso de Inventarios
Solicitar el inventario de bienes devolutivos en deposito en almacén
Solicitar el inventario de bienes devolutivos en servicio,
Solicitar los respaldos de movimientos y carpetas del archivo
Verificar que se lleva archivo de los inventarios en forma ordenada y
actualizada
Determinar si esta actualizado el programa de computo de registro (As de Ases
o SIAF en el caso de la PGN)
Solicitar y revisar en forma selectiva información enviada a contabilidad
Verificar la conciliación de información entre almacén y contabilidad
En forma selectiva, verificar la existencia física de los bienes
En forma selectiva, verificar que los bienes estén identificados con códigos y
registrados
En forma selectiva, verificar el registro y actualización del sistema o
herramienta utilizada, SIAF para la PGN
En forma selectiva, verificar el envío de información al nivel central
Solicitar las evidencias de los inventarios físicos realizados
Revisar en forma selectiva los soportes de traslados y movimientos de
inventarios
Entrevistar a los funcionarios auxiliares
Entrevistar usuarios, tales como tenedores de bienes, funcionarios del área de
contabilidad y el mismo almacén
Aplique Formato REG-EV-EI-045- Lista de Chequeo de inventarios
Realización de la revisión del proceso de Administración de Bienes
 Solicitar el inventarios de los bienes inmuebles, verifique que la información
sea completada (estado del inmueble, naturaleza de la posesión, escrituras)
 En forma selectiva solicite los planos de sedes
 Solicite las carpetas de los inmuebles y verifique que contenga información
sobre las escrituras, el pago de impuestos, la situación de mantenimiento del
inmueble
 Entrevistar usuarios
 Determine el envío de información al área de contabilidad, su oportunidad y
calidad
 Consulte la información existente en medios electrónicos y valore que la misma
sea útil para la gestión
 Verifique si se tiene un registro de la atención de solicitudes de mantenimiento
 Determine si se tiene un inventario del estado de los inmuebles y las
necesidades de mantenimiento
 Revise si los funcionarios de mantenimiento cuentan con los elementos de
protección necesarios
 Verifique que los funcionarios de mantenimiento cuentas con los suministros
necesarios para realizar sus labores
 Solicite las pólizas de los inmuebles
 Solicite copia de los pagos de impuestos y demás
 Aplique Formato REG-EV-EI-046- Lista de chequeo de administración de
bienes
4.5
Realización de la revisión del proceso de Plan de Compras
 Solicite las carpetas donde se realizó la última programación del plan de
compras, determine que se hizo efectivamente un diagnóstico
 Determine cuales fueron los criterios utilizados para la programación
 Determine si la información se ingreso en los sistemas de información al inicio
de cada vigencia en forma oportuna y completa
 Determine que la información de los sistemas de información se encuentra
actualizada
 Solicite la información referida a la ejecución del plan de compras y para su
control y seguimiento
 Solicite el directorio de proveedores y valore la última actualización, la facilidad
para la inclusión de nuevos oferentes de servicios
 Aplique Formato REG-EV-EI-047- Lista de chequeo plan de compras
4.6
Realización de la revisión del proceso de Automotores
 Solicite el inventario de los vehículos, lanchas, aviones o medios de transporte
que se tengan
 En forma selectiva revise las carpetas de vehículos y valore que contenga la
información completa del mismo
 Entreviste conductores y solicítales el SOAT y la carta de propiedad y el
certificado de gases
 Solicite el plan de mantenimiento de los vehículos
 Solicite el plan de reposición del parque automotor
 En forma selectiva inspeccione los talleres (determine calidad de las
instalaciones, equipos, personal repuestos)
 Solicite copia del pago de impuestos de algunos vehículos
 Inspecciones en forma selectiva vehículos para ver su estado y si concuerda
con los señalado en la HV del mismo
 Aplique Formato REG-EV-EI-048 - Lista de chequeo de automotores
4.7
Selección de pruebas a realizar
Las pruebas que se consideran las mejores prácticas son la aplicación de las listas
de chequeo definidas para los diversos procesos administrativos, así como:
 Pruebas sustantivas tales como visitas, inspecciones, verificaciones de la
información
 Pruebas de cumplimiento referidas a la aplicación de políticas y procedimientos
4.7.1 Registro de las pruebas realizadas1
Las pruebas corresponden a la constatación física, verificación de documentación
y tratamiento de información, sirven para generar evidencias y se constituyen en
registros (o papeles de trabajo).
Las pruebas deben tener un mínimo predefinido para homologar el trabajo de los
auditores y soportar los conceptos posteriores.
El registro de la información se realiza en el siguiente menú:
 Resultado: Presentación de las conclusiones de la aplicación de la prueba
 Papeles de trabajo: En el se vinculan los registros o papeles de trabajo
4.8
Las Técnicas de obtención de evidencias aplicables
Las técnicas en auditoria para la obtención de evidencias que son consideradas
como las mejores prácticas en relación con el proceso financiero son las
siguientes:
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
1
Análisis de saldos y movimientos
Comprobación
Conciliación
Confirmación
Confrontación.
Indagación
Inspección
Observación
En el software se encuentran en el siguiente menú <tests>.
 Revisión analítica
 El Muestreo Estadístico en Auditoria
5
PAPELES DE TRABAJO
Permanentes:
Ver primer Instructivo del presente Capítulo
Corrientes:



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

Soportes de los procesos
Plan Operativo Anual POA
Plan de Mejoramiento
Informe de la visita anterior e información de seguimiento
Formato de Registro REG-EV-EI-012 Plan de Visita de Auditoría
Formato REG-EV-EI-044- Lista de chequeo de almacén
Formato REG-EV-EI-045- Lista de chequeo de inventarios
Formato REG-EV-EI-046- Lista de chequeo de administración de bienes
Formato REG-EV-EI-047- Lista de chequeo plan de compras
Formato REG-EV-EI-048- Lista de chequeo de automotores