En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12 del artículo 25

ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 y en
concordancia con la etapa de planeación contractual reglada en el Art. 20.1 y
subsiguientes del Acuerdo 007 de 2014, los estudios y documentos previos son el
soporte del contrato a celebrarse y deberán contener, como mínimo, los siguientes
elementos:
ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDAD.
Nombre
de
la
Dependencia:
Fecha del Estudio Previo:
HOSPITAL UNIVERSITARIO
“Evaristo García” ESE
DEL
VALLE
Mayo 25 de 2015
Nombre de quien realiza el estudio: ALVARO RODRIGUEZ MORANTE
Cargo de quien realiza el estudio:
Gerente Financiero
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
ESTUDIO PREVIO PARA LA CONTRATACIÓN
La ESE Hospital Universitario del Valle “EVARISTO GARCIA” requiere realizar los
estudios previos para contratar la Prestación de Servicios bajo la Modalidad de
Outsourcing para la ejecución del PROCESO INTEGRAL DE FACTURACION del
Hospital Universitario del Valle Evaristo García Empresa Social del Estado,
EXCEPTUANDO LA FACTURACION POR SOAT Y ECAT, siguiendo lo dispuesto
por el Acuerdo 007 de 2014, continente del Estatuto de Contratación, y la
Resolución DG-3808-2014, contentiva del Manual de Contratación Institucional,
para desarrollar el proceso de convocatoria pública, y demás normatividad
concordante, para la consecuente celebración del contrato requerido y la ejecución
de su objeto.
DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO O NECESIDAD
La Constitución Política de Colombia en su artículo 49 establece que la atención de
la salud es servicio público a cargo del Estado, donde se debe garantizar a todas
las personas el acceso a los servicios de salud, promoción, protección y
recuperación de la salud. Así mismo al Estado le corresponde organizar, dirigir,
reglamentar la prestación del servicio de salud a los habitantes conforme a los
principios de eficiencia, universalidad, igualdad y solidaridad.
La Constitución y la Ley le han otorgado a las entidades del Estado
correspondientes la responsabilidad de la prestación del servicio de salud, dando
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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
cumplimiento a los derechos fundamentales y la creación de las condiciones para
que se ejerzan estos derechos.
En este orden de ideas para el logro de los objetivos de las ESES, el ordenamiento
jurídico tiene establecidos los postulados legales y reglamentarios que para la
debida prestación del servicio deben cumplir.
Los objetivos a alcanzar están expresamente señalados en el artículo 4º del
Decreto 1876 de 1994, del siguiente tenor:
“ARTICULO 4o. OBJETIVOS DE LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO. Son
objetivos de las Empresas sociales del Estado los siguientes:
a) Producir servicios de salud eficientes y efectivos que cumplan con las normas de
calidad establecidas, de acuerdo con la reglamentación que se expida para tal
propósito.
b) Prestar los servicios de salud que la población requiera y que la Empresa Social,
de acuerdo a su desarrollo y recursos disponibles pueda ofrecer.
c) Garantizar mediante un manejo gerencial adecuado, la rentabilidad social y
financiera de la Empresa Social.
d) Ofrecer a las Entidades Promotoras de Salud y demás personas Naturales o
Jurídicas que los demanden, servicios y paquetes de servicios a tarifas competitivas
en el mercado.
e) Satisfacer los requerimientos del entorno, adecuando continuamente sus
Servicios y funcionamiento.
f) Garantizar los mecanismos de participación ciudadana y comunitaria establecidos
por la Ley y los reglamentos”. (Subraya para destacar).
Consecuentes con las disposiciones constitucionales y legales, el HOSPITAL
UNVERSITARIO DEL VALLE “EVARISTO GARCÍA” E.S.E., tiene como Misión
“Brindar Servicios de Salud de mediana y alta complejidad, humanos, seguros y con
altos estándares de calidad, basados en la evidencia, con talento humano motivado
que renueva permanentemente su compromiso con el paciente y su familia,
escenario de formación académica y de investigación aplicada a la toma de
decisiones”.
De igual manera, y para cumplir tal propósito, ha formulado su Visión en los
siguientes términos: “En el año 2015, el Hospital Universitario del Valle “Evaristo
García” E.S.E. como Empresa Social del Estado, será una Entidad Acreditada, líder
en la prestación de servicios de Salud de mediana y alta complejidad en Colombia,
rentable económica y socialmente, el mejor escenario para la formación y
entrenamiento del talento humano del sector salud y protagonista en el desarrollo de
Políticas de la Salud Nacional”.
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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
Y es que en Colombia, dentro del marco del Sistema de Seguridad Social (SGSS) y
basados en el modelo de prestación de servicios que cambia el concepto de
subsidio a la demanda1, las IPS, como cualquier empresa productora de bienes o
servicios, debe garantizar su autosuficiencia y subsistencia, por medio de la
producción y venta de servicios asistenciales por un monto igual o superior a sus
gastos, estando obligadas a cumplir con las normas legales y tributarias para la
generación de facturas, por tanto deben llevar a la contabilidad general todas las
actividades facturadas, facturar todos los servicios ciñéndose a los manuales
tarifarios o a los convenios establecidos, facturar al día todos los servicios prestados
y realizar la gestión del cobro de su cartera.
Por estas razones las empresas se están viendo obligadas a diseñar e implementar
un sistema de facturación adecuado a sus necesidades y a la normatividad legal,
para garantizar que todos los servicios que son prestados en la ESE se facturen en
forma oportuna, por lo que se requiere de un proceso integral meramente
administrativo, que garantice la trazabilidad de las operaciones desde el ingreso del
paciente hasta el cierre de su historia clínica, verificando que todo lo producido en
los diferentes periodos se facture y se radique dentro de los términos establecidos
en las normas legales, logrando de esta forma que se generen informes financieros
confiables, oportunos, consistentes, fidedignos, que contengan todas las
operaciones registradas por la entidad en cada uno de los periodos.
El proceso de facturación debe ser transversal a todos los demás procesos de la
ESE, de tal suerte que se puedan ejecutar las conciliaciones de registros evitando
que se queden actividades realizadas sin facturar.
Es importante que en este proceso se tengan claros los controles a establecer en
las diferentes unidades asistenciales, en el entendido que de ello depende el éxito
en la facturación de todas las operaciones. En consecuencia se debe garantizar que
dentro de la dinámica y giro de operaciones de la ESE los resultados se logren con
indicadores de eficiencia y oportunidad, garantizando que todo lo que se produce se
facture y se radique, convirtiéndose en unidades monetarias todos los derechos
exigibles. Es por ello que la facturación se debe realizar en forma ágil, oportuna,
completa, clara y correcta y efectuar una adecuada liquidación de las cuentas de
cada uno de los usuarios que asisten a la institución con el fin de cobrar y recaudar
el valor de los servicios prestados y de esta forma asegurar los ingresos que le
permitan la supervivencia, crecimiento y desarrollo de la ESE.
Igualmente se requiere que dentro de este proceso se tenga en cuenta todo lo
1
CONPES 3447 de 2006. “El SGSSS introdujo importantes cambios en el financiamiento de los
prestadores públicos de servicios de salud pública del país, al pasar de un mecanismo de asignación y
transferencia de recursos, a otro en donde se espera que las IPS públicas y privadas financien su operación
a través de la venta de servicios a los diferentes pagadores del sistema”.
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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
establecido en el Plan General de Contabilidad Pública, Decreto 4747 de 2007 y la
Resolución 3047 de 2008 y demás normas que las modifiquen, adicionen o regulen
en materia de objeciones a la facturación o glosas, ya que en la medida en que se
establezcan controles efectivos evitando ausencia de soportes, cobros con tarifas
diferentes a las negociadas y procedimientos no contratados o no autorizados en el
POS, entre otros, se disminuyen ostensiblemente las glosas, las cuales generan reprocesos y en consecuencias costos ocultos para la institución, ante la ausencia de
recaudos oportunos que permitan el mejoramiento de los indicadores financieros
establecidos en las normas legales.
En este sentido se debe garantizar que el proceso de facturación y radicación
constituya la base fundamental, para que el proceso de cobro por parte del área de
cartera se realice dentro de los términos establecidos en la ley, garantizando una
tasa de retorno en términos de eficiencia administrativa y operativa. Teniendo en
cuenta estos aspectos, el proceso de facturación debe ser eficiente, confiable,
oportuno, consistente con las diferentes operaciones ejecutadas por las diferentes
unidades asistenciales.
Para que estos controles sean efectivos, es de suma importancia que el
seguimiento a los mismos sea realizado en forma periódica, por personal capacitado
y con la herramienta o plataforma tecnológica adecuada, capaz de mostrar a los
diferentes actores del proceso, las observaciones necesarias para su corrección
inmediata, o para que justifiquen la necesidad de apoyo por parte del personal
directivo, para su pronta resolución.
Esta plataforma debe proveer también, la información necesaria para el análisis de
los problemas más frecuentes en el proceso, que sirvan para una toma de
decisiones adecuada por parte de las directivas de la institución.
La correcta facturación permite agilizar el cobro y generar ingresos a la empresa,
permite conocer y controlar los costos, auditar los servicios prestados, mantener
adecuadas relaciones con las aseguradoras y generar mayor competitividad; si esta
facturación se realizara correctamente el flujo de caja del Hospital Universitario del
Valle, mejoraría en el cumplimiento de sus obligaciones. Al existir errores en dicho
proceso se genera la presentación de glosas, aumento de su cartera y disminución
de flujos de dinero.
Bajo la anterior perspectiva, se busca que el HOSPITAL, pueda cumplir con los
indicadores financieros establecidos para la entidad, siendo necesario establecer la
medición de los tiempos generados en las diferentes etapas del proceso de
facturación, así como en el de la respuesta a glosas, con el fin de tomar acciones
correctivas, para evitar errores que puedan ocasionar pérdidas económicas para la
institución.
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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
En ese contexto, EL HOSPITAL requiere fortalecer el proceso de facturación de los
servicios para hacer posible la recuperación de los recursos invertidos en la
atención brindada a los usuarios ante las entidades responsables del pago:
Aseguradoras, entes territoriales, entidades adaptadas y demás responsables. Una
adecuada y oportuna facturación permite la presentación de las cuentas de cobro a
las ERP, actividad que complementada con un proceso efectivo de gestión de cobro
y recaudo, permite mantener el equilibrio financiero de la entidad, dado que los
ingresos de la institución se generan básicamente de la venta de servicios de salud
habilitados para el nivel de complejidad autorizado a ejecutar de acuerdo a su
capacidad resolutoria.
Para ello se requiere la contratación de la Prestación de Servicios bajo la Modalidad
de Outsourcing para la ejecución del PROCESO INTEGRAL DE FACTURACION del
Hospital Universitario del Valle Evaristo García Empresa Social del Estado,
EXCEPTUANDO LA FACTURACION POR SOAT Y ECAT, en apoyo al
cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales y los compromisos
contractuales adquiridos por la entidad en especial los relacionados con la atención
de los beneficiarios del régimen subsidiado, población pobre no cubierta por el
SGSSS, acciones extramurales, hospitalización y atención inicial de urgencias.
Igualmente todas estas actividades deben conducir a que mensualmente se
obtenga la radicación de la facturación por servicios prestados en forma oportuna,
garantizando a la entidad que pueda realizar los cobros a las aseguradoras,
cumplimiento con el flujo de fondos proyectado por el área de cartera y la unidad
financiera del HOSPITAL.
En punto a la clase de contrato, es del caso precisar, que el mismo tiene su arraigo
en el artículo 59 de la Ley 1438 de 2011, del siguiente tenor:
“Operación con Terceros. Las Empresas Sociales del Estado podrán desarrollar sus
funciones mediante contratación con terceros, Empresas Sociales del Estado de
mayor nivel de complejidad, entidades privadas o con operadores externos, previa
verificación de las condiciones de habilitación conforme al sistema obligatorio de
garantía en calidad”.
Tal dispositivo, lo fue declarado exequible por la Corte Constitucional mediante la
Sentencia C-171/12, en la que la alta Corporación precisó:
“La Sala observa que el alcance de esta disposición denota tres apartes o
segmentos normativos: (i) el primero, que consagra una potestad general o
competencia referida a la operación con terceros, facultad que es concedida por el
Legislador a las Empresas Sociales del Estado, con el fin de que puedan desarrollar
sus funciones mediante contratación con las personas naturales o jurídicas
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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
mencionadas por la propia norma; (ii) en segundo lugar, la determinación de
quienes pueden contratar con las Empresas Sociales del Estado el desarrollo de las
funciones que le son propias, respecto de lo cual la norma consagra cuatro
posibilidades: (a) determina una potestad genérica para que las empresas sociales
del Estado puedan contratar con terceros en general; (b) estipula de manera
específica que dicha contratación podrá llevarse a cabo con Empresas Sociales del
Estado de mayor nivel de complejidad; (c) señala igualmente de manera específica
que dicha contratación podrá llevarse a cabo con entidades privadas; y (d)
finalmente fija la posibilidad de contratación con operadores externos. (iii) En tercer
lugar, la norma estipula una condición para que pueda concretarse o llevarse a cabo
la operación con terceros por parte de la Empresas Sociales del Estado, relativa a
que se debe llevar a cabo previamente la verificación de las condiciones de
habilitación conforme al sistema obligatorio de garantía en calidad.
Por consiguiente, la Sala evidencia en este caso, la necesidad de incorporar al
entendimiento de la norma acusada, la única interpretación constitucional posible de
la misma, de conformidad con la Constitución y la jurisprudencia de este Alto
Tribunal, según la cual, la potestad de contratación otorgada por el precepto
demandado a las Empresas Sociales del Estado para operar mediante terceros,
solo podrá llevarse a cabo siempre y cuando no se trate de funciones permanentes
o propias de la entidad, cuando estas funciones no puedan llevarse a cabo por parte
del personal de planta de la entidad o cuando se requieran conocimientos
especializados. Por lo tanto, la Corte declarará en la parte resolutiva de esta
sentencia, la exequibilidad condicionada del artículo 59 de la Ley 1438 de 2011, en
el sentido anunciado”.
Adviértase que la misma Corte encuentra que efectivamente la norma prevé una
facultad o una potestad general otorgada a las Empresas Sociales del Estado para
que puedan desarrollar sus funciones mediante contratación con terceros, siempre y
cuando se verifiquen las condiciones de habilitación conforme al sistema obligatorio
de garantía en calidad.
Así mismo, la Circular Externa No. 67 de diciembre 27 de 2010, expedida por la
Superintendencia Nacional de Salud, reitera la posibilidad de asociación o alianzas
estratégicas para la prestación de servicios de salud. Al efecto, dice la Circular en
comento:
“1. Formas de Asociación o Alianzas Estratégicas para la Prestación de Servicios de
Salud
La Ley de Seguridad Social, que reforma el Sistema de Salud en Colombia, tiene
entre otros propósitos resolver problemas de inequidad en el acceso a los servicios
y mejorar la calidad en la prestación de los mismos.
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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
Ampliar la cobertura de atención en salud a los grupos de población más
necesitados requiere de esfuerzos encaminados a modificar los múltiples factores
que han incidido históricamente en su restricción; entre ellos sobresalen las
dificultades de acceso geográfico, cultural y económico; aquellas propias del
desarrollo del Sistema de Salud en el país, la inequidad en la distribución de
recursos entre las regiones y la intermediación entre aseguradores y los operadores
primarios del servicio de salud.
En este contexto conceptual y de políticas, se establece la posibilidad de asociación
o alianza estratégica en la prestación de servicios de salud, prevista como
instrumento que oriente y organice el aprovechamiento de los recursos de la salud,
la atención oportuna y directa de los servicios de salud, la eficacia y eficiencia de
estos con un enfoque empresarial que le permita al Sistema General de Seguridad
Social en Salud SGSSS, contar con la capacidad institucional y financiera, para
organizar y suministrar los servicios básicos de salud.
Los prestadores de servicios de salud podrán entre otras figuras, realizar
asociaciones o alianzas estratégicas tales como:
I. La conformación de una asociación o alianza estratégica con otros prestadores de
servicios de salud, para poder ofertar en conjunto los servicios de salud, siempre
que no configure la doble habilitación de un mismo servicio o la subcontratación o
intermediación de servicios de salud claramente prohibidas en el Sistema General
de Seguridad Social en Salud.
II. La contratación de un tercero operador de servicios de salud, persona natural o
persona jurídica, o la asociación o alianza estratégica con este, para el suministro
de los servicios de salud, bajo la figura de tercerización outsourcing o
externalización para la prestación de servicios de salud, sin que dicho tercero
operador, habilite los servicios objeto de la contratación o asociación.
2. Formas Asociativas
Las personas en Colombia pueden asociarse para aunar esfuerzos en la obtención
de unos resultados, estas asociaciones van desde la creación de una persona
jurídica diferente de las que concurren a su constitución hasta la celebración de
negocios jurídicos en los cuales las partes estipulen sus derechos y obligaciones.
Las personas por naturaleza tienden a asociarse con otras para lograr un beneficio
en común, que se materializa en un mayor bienestar particular. En palabras de
George H. Sabine, retomando a Platón, “Las sociedades surgen como
consecuencia de las necesidades de los hombres que solo pueden ser satisfechas
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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
en cuanto aquellas se complementan”[1], este principio filosófico y político, explica
los diferentes contratos de asociación, de los que surgen figuras jurídicas como las
sociedades, las asociaciones, las corporaciones, las fundaciones, los sindicatos, los
gremios, los grupos de sociedades y contratos de colaboración. Sin embargo, ante
esta tendencia natural, el hombre mantiene siempre un fragmento inalienable e
indisponible cuál es su libertad personal.
Desde el matrimonio para formar familia, y la asociación de familias para formar una
tribu, hasta la agrupación de entes territoriales para constituir un Estado, y la unión
de Estados para formar regiones de interés económico y político; se encuentran
claros ejemplos en los que los seres humanos buscan unirse con otros y crear
estructuras asociativas cada vez más productoras de bienestar común.
Con el objetivo de conseguir economías de escala, las sociedades utilizan diversos
medios de agrupación que consiste en acuerdos entre ellas para lograr objetivos
comunes a corto, mediano y largo plazo como el cartel, el trust, el holding company
y los contrato de colaboración, formas asociativas entre personas jurídicas
independientes que permiten ahondar esfuerzos especializados y conjuntos para el
desarrollo de un proceso productivo determinado, obteniendo mayores beneficios al
reducir costos y al aumentar en eficiencia.
Sin duda el fenómeno de la especialidad cada día va adquiriendo mayor
preponderancia en el mundo de los negocios y del comercio. La mayor eficiencia y
la menor ineficacia como condiciones de la implantación dentro del comercio de la
llamada “ventaja comparativa” ha provocado la aludida especialidad. En razón a
ello, cada vez se hace más necesaria la unión de dos o más personas con el fin de
hacer factible la prestación de un servicio, la ejecución de una obra, etc., brindado
cada uno una mayor calidad, y eficiencia en razón de su especialidad, y evitando
así los mayores costos y efectos negativos que pueden derivarse de la realización
asilada y particular de actividades respecto de las cuales no se es el más apto.
Ahora bien esa realidad no puede ser desconocida por el ordenamiento jurídico; por
el contrario debe reconocérsele [2].
La Constitución Política en su artículo 38 establece que se garantiza el derecho de
libre asociación para el desarrollo de distintas actividades que las personas realizan
en sociedad [3]. A partir del derecho de asociación, reconocido constitucionalmente,
se fundamentan las diversas formas de asociación tipificadas o permitidas en
nuestro ordenamiento jurídico.
Los contratos de asociación se pueden definir como cualquier tipo de agrupación
entre personas para buscar un beneficio compartido. Por regla general las
prestaciones de las partes contenidas en el contrato de asociación se encaminan a
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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
la obtención de un fin común, por lo que, en virtud de las normas comerciales esta
clase de contratos son de naturaleza plurilateral.
La connotación jurídica de la palabra asociación es genérica por que comprende
diversas agrupaciones estables y generalmente de duración indefinida, cada una de
las cuales en particular persiguen un fin que es común a sus asociados[4]. Los
contratos de asociación son el género dentro del cual se encuentran todas las
especies de acuerdos de voluntades mediante los cuales dos o más personas se
agrupan para lograr un objetivo común entre los que se identifican los contratos de
asociación que dan lugar a una persona jurídica como las fundaciones,
corporaciones, asociaciones, y sociedades, o aquellos que mantienen la
responsabilidad en cabeza de los asociados, como la sociedad de hecho, la
comunidad, las cuentas en participación y los contratos de colaboración.
(…).
4. Asociación con un Tercero, o Contratación de un Tercero, para la Oferta de
Servicios de Salud de los Prestadores de Servicios de Salud
4.1. Outsourcing, Tercerización o Externalización
Los procesos de globalización han tenido fuerte incidencia en los desarrollos de la
administración de nuestra época, estos mismos procesos han hecho que la
competencia sea mucho más fuerte, que la tecnología se desarrolle más
velozmente y, por supuesto, que empresas que comúnmente operaban en
mercados locales llegarán a internacionalizarse.
Este hecho golpeó a grandes firmas, las cuales, en sus intentos por conservar su
supremacía han desarrollado herramientas que realmente no son descubrimientos
recientes, pero que a la postre se constituyen en nuevos desarrollos. Uno de ellos
es la tercerización, outsourcing o externalización.
Sumada a la globalización económica se presentó a finales de los 80 una recesión
económica mundial que obligó a las firmas a establecer la reducción de costos
como política de competitividad y eficiencia. Esta coyuntura permitió que la
tercerización, outsourcing o externalización tomara aún más fuerza, ya que, además
de incrementar la especialización, permitía reducir costos.
La tercerización, outsourcing o externalización, surge como respuesta al postulado
de que no existe una empresa que sea realmente productiva en todas sus
actividades y como se sabe, las empresas modernas, tienen muchos campos de
actividad en los cuales es verdaderamente difícil alcanzar altos desempeños por sí
mismas.
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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
La tercerización, outsourcing o externalización, es una herramienta que le permite a
las empresas enfocarse en hacer lo que realmente hacen bien, centrar sus mayores
energías en lo que realmente sabe hacer y conoce. Básicamente se busca hacer
más eficiente la contratación, en términos de tiempo y costos.
Las principales ventajas que genera el outsourcing, tercerización o externalización
se presentan en la reducción de costos y en el aumento de la calidad como
consecuencia de que la entidad contratante se enfoca en su verdadera
competencia.
Outsourcing, tercerización o externalización, es la práctica de proveerse de un
producto o servicio de un tercero.
El outsourcing o tercerización o externalización como asociación, depende de un
conjunto complejo de factores, por lo que antes de dar una parte de la operación de
la compañía en outsourcing, tercerización o externalización se debe adelantar un
estudio concienzudo que cuente con la suficiente información en todas las áreas,
costos, recursos humanos, management, entorno económico, proveedores.
Las actividades que componen la cadena de valor agregado desde la producción de
las materias primas hasta la venta final al consumidor pueden, teóricamente, ser
realizadas todas por la Empresa, bajo una situación de integración vertical
completa, o también y en teoría, ser realizadas por empresas distintas, cada una
especializadas en su actividad, teniendo en cuenta que en la práctica, cada
empresa hace varias actividades pero no todas.
Las ventajas del outsourcing, tercerización o externalización dependen de un
conjunto complejo de factores. La decisión deberá estar basada en un cuidadoso
análisis estratégico, de los costos de las actividades, de la relación con el proveedor
y en una detallada comparación de costos entre 'hacer' y 'comprar'. Dependerá
también de la confiabilidad de los proveedores y la posibilidad de gobernar
eficientemente la relación proveedor-cliente. Del otro lado del mostrador, las
empresas que aspiren a convertirse en proveedores preferentes de clientes que
deciden tercerizar o externalizar, además de ofrecer un producto, servicio y precio
conveniente, deberán dar señales de confiabilidad y aprender a manejar la relación
con el cliente de tal forma que no se agreguen costos de transacción innecesarios.
Las nuevas tecnologías de información son un elemento que facilitará cada vez más
la gestión de las relaciones entre proveedores y clientes, y por lo tanto también
facilitará y promoverá la práctica de la tercerización, outsourcing o externalización.
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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
4.2. Características del Outsourcing, Tercerización o Externalización de Servicios
El outsourcing o tercerización o externalización, es:
I. El proceso en el cual una firma identifica una porción de su proceso de negocio
que podría ser desempeñada más eficientemente y/o más efectivamente por otra
corporación o persona, la cual es contratada para desarrollar esa porción de
negocio. Esto libera a la primera organización para enfocarse en la parte o función
central de su negocio.
II. Un acto por el cual una organización acude a una empresa o persona exterior,
para que realice un trabajo correspondiente a un proceso para su negocio, y en el
que la contratada está especializada, consiguiendo la organización en su negocio,
una mayor efectividad a través de esta empresa o persona exterior especializada.
El outsourcing, tercerización, o externalización, tiene por objeto la producción de
bienes, la ejecución de obras y la prestación de servicios, cuyo propósito final sea
un resultado específico.
La prestación de servicios por outsourcing, tercerización, o externalización, podrá
ser organizada:[19]
a) Por profesión o especialidad, o maestría o doctorado, o
b) Por tecnologías, o por auxiliares, o
c) En procesos o subprocesos. Los procesos podrán contratarse en forma parcial o
por subprocesos, correspondientes a las diferentes etapas de la cadena productiva,
siempre atados al resultado final.
Debido a la importancia que toma el tercero en el desarrollo del negocio, se debe
buscar que el acuerdo de outsourcing o tercerización o externalización traspase las
fronteras de la simple subcontratación, con ello se asegura un mayor compromiso
por parte del contratista, además, la confidencialidad debe ser un punto clave de la
tercerización, outsourcing o externalización ya que se le está entregando
información clave del negocio al tercero.
En el modelo de asociación o alianza estratégica o de contrato por outsourcing,
tercerización o externalización, el tercero a ser contratado, adquiere el carácter de
agente tercerizador o externalizador, que tiene dentro de su misión, la producción
de bienes, la ejecución de obras y la prestación de servicios, mas no la del
suministro de personal, ya que, al establecer como objeto el suministro de personal,
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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
esto es, proveer a terceros personal utilizado la figura de trabajadores en misión,
establece una práctica de intermediación laboral, distorsionando su objeto social y
desnaturalizando su forma jurídica, generando efectos como la evasión del pago de
aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, la evasión de impuestos, el
traslado al trabajador del valor de las cotizaciones a la seguridad social, el
desconocimiento de la legislación laboral y la sustitución de nóminas en las
empresas.
No obstante, cuando se comprueben prácticas de intermediación laboral o
actividades propias de las empresas de servicios temporales, en el outsourcing,
tercerización, externalización, esto es, en los agentes tercerizadores o agentes
externalizadores, el contratante y estos, serán solidariamente responsables por las
obligaciones que se causen a favor del trabajador, mientras que las entidades que
suministran la mano de obra quedarán incursas en las causales de disolución y
liquidación previstas en la ley, sin perjuicio del debido proceso, y les será cancelada
la personería jurídica.[20]
De otra parte, el trabajador que sea enviado por los agentes tercerizadores o
agentes externalizadores, a prestar servicios a una persona natural o jurídica,
configurando de esta manera la prohibición contenida en el artículo 17 del Decreto
4588 de 2006, esto es, que los agentes tercerizadores o agentes externalizadores,
actúen como empresas de intermediación laboral, o dispongan del trabajo de sus
trabajadores para suministrar mano de obra temporal a usuarios o a terceros
beneficiarios, o remita sus trabajadores como trabajadores en misión, con el fin de
que estos atiendan labores o trabajos propios de un usuario o tercero beneficiario
del servicio, o permita que respecto de los trabajadores se generen relaciones de
subordinación o dependencia con terceros contratantes, se considerará trabajador
dependiente de la persona natural o jurídica que se beneficie con su trabajo.[21]
Los servicios objeto del contrato o de la asociación por outsourcing, tercerización o
externalización, serán prestados por el agente tercerizador o externalizador, con
plena autonomía técnica, financiera, científica y administrativa, y asumiendo los
riesgos en su realización, bajo los parámetros de eficiencia y calidad
correspondientes, así como aquellos que las partes definan de manera concertada.
En ningún caso, el PSS podrá intervenir directa o indirectamente en las decisiones
internas del agente tercerizador o agente externalizador, y en especial en la
selección del trabajador [22].
Las obligaciones y responsabilidades que se deriven del contrato o de la asociación
por outsourcing, tercerización, externalización, surgirán entre el PSS y el agente
tercerizador o agente externalizador, y no entre el PSS y los trabajadores del agente
tercerizador o agente externalizador, que puedan configurar algún tipo de relación
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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
laboral.
Por lo que, realizado el contrato de prestación de servicios organizados por
profesiones o especialidades, o maestrías o doctorados, o tecnologías, o auxiliares,
o por procesos o subprocesos, con el agente tercerizador o agente externalizador,
el PSS no podrá generar acciones que puedan conducir a una relación laboral con
los trabajadores del agente tercerizador o agente externalizador.
Teniendo en cuenta que cuando los agentes tercerizadores o agentes
externalizadores, permitan que respecto de los trabajadores se generen relaciones
de subordinación o dependencia con terceros contratantes, tales como, el proceso
de selección, la inducción, los llamados de atención o memorandos, las
investigaciones laborales, los turnos, reemplazos, vacaciones, petición de informes,
manejo de horarios, citaciones, comunicaciones de solicitudes directas, entre otros,
estos trabajadores se considerarán trabajadores dependientes de la persona natural
o jurídica que se beneficie con su trabajo.[23]
4.3. Outsourcing, Tercerización o Externalización para la Prestación de Servicios de
Salud
Los Prestadores de Servicios podrán contratar a un tercero o realizar asociaciones o
alianzas estratégicas con este, bajo la figura de la tercerización, outsourcing o
externalización para la prestación de servicios, a través del cual, en conjunto con
dicho operador de servicios, puedan ofertar un compendio integral de servicios a las
Entidades Responsables del Pago de Servicios de Salud (ERP), las entidades que
ofrezcan Planes Adicionales de Salud, los particulares y demás pagadores del
sistema.
Los PSS, han buscado la forma de prestar los servicios y/o ampliar su portafolio, de
la manera más eficiente posible, asegurando la sostenibilidad financiera a partir de
los ingresos por venta de servicios, buscando alcanzar mayores niveles de
eficiencia, más flexibilidad, menor componente de costos fijos o una combinación de
las anteriores.
El prestador de servicios de salud que declare un servicio, es el responsable del
cumplimiento de todos los estándares aplicables al servicio que inscribe,
independientemente de que para su funcionamiento concurran diferentes
organizaciones o personas para aportar en el cumplimiento de los estándares.[24]
De esta manera, los prestadores de servicios de salud, podrán entonces ofertar y
vender servicios a través de un tercero asociado o contratado por outsourcing,
tercerización, externalización, o también llamado agente tercerizador o
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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
externalizador, por lo que, los prestadores de servicios de salud se entienden
facultados para contratar a un tercero para el suministro de los servicios de salud
bajo la figura del outsourcing, tercerización, o externalización.
4.3.1. Formas de Outsourcing, Tercerización o Externalización en la Prestación de
Servicios de Salud
1. Outsourcing, tercerización o externalización para la prestación de uno o varios
servicios de salud organizados por profesión o especialidad, o maestría o
doctorado, o por tecnologías, o por auxiliares, o en procesos o subprocesos, dentro
de las instalaciones del Prestador de Servicios de Salud PSS o fuera de las
instalaciones del Prestador de Servicios de Salud PSS.
2. Outsourcing, tercerización o externalización para la prestación de servicios de
salud organizada por profesión o especialidad, o maestría o doctorado, o por
tecnologías, o por auxiliares, o en procesos o subprocesos de una sede o varias
sedes del Prestador de Servicios de Salud PSS.
3. Outsourcing, tercerización o externalización para la prestación de servicios de
salud organizada por profesión o especialidad, o maestría o doctorado, o por
tecnologías, o por auxiliares, o en procesos o subprocesos, por horarios y/o
dominicales y días feriados.
4.3.2. Habilitación de los Servicios de Salud Suministrados por Outsourcing,
Tercerización o Externalización
El servicio que el Prestador de Servicios de Salud suministre a través de un tercero
asociado o contratado por outsourcing, tercerización, externalización, agente
tercerizador o externalizador, debe ser habilitado exclusivamente por el PSS y no
por el tercero asociado o contratado por outsourcing, tercerización, externalización,
agente tercerizador o externalizador.
El Prestador de Servicios de Salud, se obliga a obtener y mantener vigente en
forma exclusiva la inscripción en el registro especial de prestadores de servicios de
salud por la autoridad competente, los permisos, registros, licencias y títulos
especiales que requieran la ley o las autoridades, de los servicios objeto del
contrato de outsourcing, tercerización o de externalización, para el ejercicio de estos
y por ningún motivo, estos mismos, pueden ser inscritos en el registro especial de
prestadores de servicios de salud por el tercero contratado o asociado por
outsourcing, tercerización, externalización, agente tercerizador o externalizador. Del
mismo modo, asumirá íntegramente la responsabilidad por los perjuicios que se
ocasionen por la extralimitación o por la ausencia de los permisos, licencias y títulos
especiales exigidos por parte de la ley o las autoridades administrativas, civiles o
14:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
sanitarias.
Independientemente de que los servicios objeto de la asociación o del contrato de
outsourcing, tercerización o de externalización sean ejecutados por el tercero
contratado o asociado por outsourcing, tercerización, externalización, agente
tercerizador o externalizador, estos, siempre serán suministrados en forma
exclusiva a nombre del prestador de servicios de salud y por ningún motivo podrán
ser suministrados bajo cualquier orden a nombre del tercero contratado o asociado
por outsourcing, tercerización, externalización, agente tercerizador o externalizador
o de tercero alguno diferente al contratado o asociado.
El tercero contratado o asociado por outsourcing, tercerización, externalización,
agente tercerizador o externalizador, y el PSS, deberán obligarse a no establecer un
negocio igual o similar al convenido o contratado, a favor de sí mismos o de
terceros, en las instalaciones o áreas aledañas objeto del contrato o de la
asociación por outsourcing, tercerización o externalización, que puedan generarle
competencia al PSS o al asociado o al contratado por outsourcing, tercerización,
externalización, agente tercerizador o externalizador.
Los servicios objeto del contrato o de la asociación por outsourcing, tercerización o
externalización, serán prestados por el tercero contratado o asociado por
outsourcing, tercerización, externalización, agente tercerizador o externalizador, con
plena autonomía técnica, financiera, científica y administrativa, bajo los parámetros
de eficiencia y calidad correspondientes, así como aquellos que las partes definan
de manera concertada”.
De otro lado, a través del presente proceso la Entidad obtendrá las siguientes
mejoras y beneficios:
MEJORAS
• Se optimizan los procesos administrativos de facturación al procesar de forma
oportuna y continua la información.
• La optimización en la gestión administrativa de la entidad al generar una mayor
celeridad en sus procesos.
• Se reducen los costos administrativos.
• Brinda herramientas para la optimización y gestión del proceso.
• Transferencia del riesgo.
• La modernización eficiente en el proceso de facturación con todos los subprocesos necesarios para el cumplimiento de cada una de las actividades
inherentes al mismo.
• Convertir en unidades monetarias y derechos exigibles la producción del
HOSPITAL en cada uno de los periodos intermedios, además de garantizar
15:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
auditorias concurrentes, registro de glosas, radicación y las otras actividades
necesarias para lograr el cumplimiento dentro de la oportunidad requerida con los
reconocimientos presupuestales que dependen de la radicación oportuna de la
facturación con las diferentes aseguradoras.
• Garantiza al HOSPITAL la humanización del servicio al momento de la admisión
del paciente para la generación de la facturación, el uso adecuado de sus
medios tecnológicos para la generación y conciliación de reportes, el cierre de los
cargos sin cerrar, además del registro y respuesta dentro de los términos legales
establecidos a las objeciones o glosas.
BENEFICIOS
 La E.S.E. HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE podrá tener acceso al
resultado de la facturación sin necesidad de realizar de su parte controles a las
fases intermedias.
 El contratista realiza y asume la capacitación y actualización del recurso
humano y ajuste a los procesos.
 El contratista asume una finalidad de mejoramiento continuo en la búsqueda
de aumentar los valores de facturación con la calidad esperada desde el
ingreso del usuario y el registro de las tecnologías en salud.
 El costo de la operación para la E.S.E. HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL
VALLE es variable y asociado al resultado de la radicación.
 El contratista controla la eficiencia y eficacia administrativa de los procesos,
y en caso de ineficiencias de la operación, las debe asumir contra sus
ingresos.
 La estructura administrativa de la E.S.E. HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL
VALLE podrá destinar sus esfuerzos y recursos al apoyo de las actividades
misionales.
 La HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE se libera de costos de
administración de recurso humano, compras e inventarios del área.
Y es que, para asegurar la eficiencia y eficacia en la prestación de servicios, el
HOSPITAL debe realizar una gestión administrativa adecuada, que responda a los
desafíos impuestos por los cambios de la sociedad, económicos, políticos y
tecnológicos.
De otro lado, la contratación que se pretende adelantar, está comprendida dentro
del Plan de Desarrollo Institucional 2012-2015:
“LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS: El Hospital Universitario del Valle ¨Evaristo
16:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
García¨ E.S.E., enfrenta uno de los retos mayores como institución de Mediana y
Alta Complejidad del Occidente Colombiano, lograr sostener un equilibro
presupuestal como mínimo y ofertar servicios de la mejor calidad y competitivos. Por
lo anterior no se pueden desconocer variables de gran peso que enfrentamos como
el Sistema de Salud, con sus reformas y otras acciones pendientes de ajustar y
cumplir por parte del Ministerio de Salud, para permitir el flujo de recursos, todas
ellas acompañadas del empoderamiento como Hospital, para que la alta gerencia
realice una buena gestión, acompañada de sus empleados, libre de presiones
políticas y económicas.
La presente propuesta de Plan de Desarrollo 2012 – 2015, busca dar respuesta a
los tiempos de competitividad, para sobrevivir con una oferta de servicios altamente
calificada, logrando un gran impacto social en la región, que permita mantener y
sostener los servicios de salud, con todo el esfuerzo de sus empleados y el logro de
la acreditación de los servicios, que será la respuesta al mejoramiento continuo del
siglo XXI.
Para avanzar en la construcción del Hospital, se plantean 4 líneas estratégicas:
1. RELACION DOCENTE ASISTENCIAL. Fortalecer la relación docencia – servicio,
con énfasis en la Universidad del Valle, generando la sinergia necesaria para que
los procesos de formación e investigación, la acreditación y el desarrollo de nuevos
servicios, se constituyan en propósitos comunes que favorezcan el cumplimiento de
la Misión Institucional.
2. MODERNIZACIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CLINICOS.
Adaptar el modelo gerencial - administrativo y de prestación de servicios de salud, a
la estructura por procesos, definido en el Sistema Integral de Gestión de la Calidad,
logrando una organización más moderna y eficiente, con una modernización y
conservación de la infraestructura física, privilegiando el desarrollo tecnológico y su
sostenibilidad, la sistematización de la información y la calidad en la prestación del
servicio.
3. SOSTENIBILIDAD FINANCIERA. Desarrollar estrategias financieras y de
mercadeo, que permitan la optimización de la capacidad instalada y de los recursos
disponibles, el crecimiento de la institución con servicios de alta complejidad
rentables y de mayor impacto, la sostenibilidad en el tiempo y el mejoramiento en la
calidad de los servicios prestados.
4. ACREDITACIÓN. Alcanzar altos estándares de calidad en la atención de la salud
centrada en el usuario y la familia, por medio del mejoramiento continuo y con la
participación y compromiso de todos los procesos institucionales y de entidades, a
través de convenios docencia – servicios.
17:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
(…).
OBJETIVO ESTRATEGICO: 3. SOSTENIBILIDAD FINANCIERA
Desarrollar estrategias financieras y de mercadeo, que permitan la optimización de
la capacidad instalada y de los recursos disponibles, el crecimiento de la institución
con servicios de alta complejidad rentables y de mayor impacto, la sostenibilidad en
el tiempo y el mejoramiento en la calidad de los servicios prestados.
3.1 Programa: Incremento de ingresos de recursos económicos. Lograr la
normalización en la operación interna del Hospital, garantizando la provisión
oportuna de insumos y medicamentos y el cumplimiento de las obligaciones
contractuales.
3.1.1 Subprograma: Incremento de los porcentajes de radicación de facturas.
Eficiencia en la radicación de facturas para el mejoramiento de los ingresos del
Hospital.
3.1.2 Subprograma: Fortalecimiento de los procesos de facturación. Disposiciones
legales y operativos encaminadas al mejoramiento continuo de procedimiento de
facturación.
3.1.3 Subprograma: Recuperación de recursos financieros. La utilización de
herramientas jurídicas definidas por el Ministerio de Salud, para los cobros
coactivos.
3.1.4 Subprograma: Depuración de cartera. Disposiciones legales y operativas que
permitirán garantizar la consistencia de los registros contables.
3.1.5 Subprograma: Reporte de gastos por UVR. Reporte de información, en
cumplimiento de la Circular Única.
3.1.6 Subprograma: Gestión y control de recursos. Acciones encaminadas al
mejoramiento de los ingresos y disminución del gasto público.
3.1.7 Subprograma: Auditoría de cuentas. Mejoramiento del procedimiento de la
revisión y verificación de documentos contables.
3.1.8 Subprograma: Riesgo fiscal y financiero. Aplicación de métodos y acciones
financieras para la mitigación del indicador de riesgo fiscal y financiero”. (Destacado
y Subrayas propias del texto)
18:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el
proceso de contratación.
La contratación que se pretende realizar, tiene como fundamento jurídico la libre
competencia determinada en la ley 100 de 1993 y el artículo 365 de la Constitución
Política que contempla que los servicios públicos “estarán sometidos al régimen
jurídico que fije la ley, y podrán ser prestados por el estado, directa o
indirectamente, por comunidades organizadas o por particulares”.
2.- Objeto a contratar con sus especificaciones, las autorizaciones,
permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el
contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos
para el desarrollo del proyecto.
La Prestación de Servicios bajo la Modalidad de Outsourcing para la ejecución del
PROCESO INTEGRAL DE FACTURACION del Hospital Universitario del Valle
Evaristo García Empresa Social del Estado, EXCEPTUANDO LA FACTURACION
POR SOAT Y ECAT.
2.1 ALCANCE
EL PROCESO INTEGRAL DE FACTURACIÓN INCLUYE LOS SIGUIENTES
SUBPROCESOS: CITAS, ADMISIONES, AUTORIZACIONES, LIQUIDACION,
RADICACION, AUDITORIA CONCURRENTE DE CUENTAS MÉDICAS, GESTION
DE GLOSAS, CONCILIACION DE OBJECIONES Y CONCILIACION DE GLOSAS
DE PRIMERA INSTANCIA.
Las especificaciones técnicas del objeto a contratar se encuentran descritas en el
Anexo Técnico, que forma parte integral de los Estudios Previos.
2.2 OBLIGACIONES
2.2.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
GENERALES:
a) Presentar ajustes necesarios que requiera el proceso y comunicarlos
supervisor del contrato, además de socializar los mismos a nivel institucional.
al
b) Ajustarse a las actualizaciones y normas relacionadas con los procesos
19:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
asumidos en el contrato con la institución.
c) Adoptar las recomendaciones de la ESE con respecto a la ejecución del contrato,
en elementos que correspondan al desarrollo del contrato.
d) Cumplir las obligaciones generadas por el contrato de acuerdo con las
condiciones formuladas en la presente convocatoria.
e) Cumplir con los procedimientos y actividades señalados para cada proceso
f)
Efectuar las actividades o tareas en el Software propiedad de la Institución.
g) Responder por el cuidado, protección y vigilancia de los equipos u objetos de
propiedad de la E.S.E HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE que sean
puestos al servicio del contratista para la ejecución de su objeto para lo cual
deberá anexarse el inventario de éstos al inicio del presente contrato.
Aclarándose que ante la pérdida, deterioro o daño de los mismos durante el
desarrollo del objeto contractual deberán ser reemplazados por otros de iguales o
superiores características técnicas.
h) Aportar los equipos requeridos para la normal ejecución del proceso. Para iniciar
la operación el hospital pondrá a disposición del contratista los equipos
necesarios para la ejecución del contrato. AI término de los primeros dos meses
de operación se deberá haber reemplazado la totalidad de los equipos para la
ejecución del proceso y realizado la devolución respectiva al HOSPITAL
UNIVERSITARIO DEL VALLE de los equipos utilizados propiedad de la entidad.
i)
Garantizar que los equipos que serán utilizados para el desarrollo de las
actividades, cuentan con las licencias requeridas para su funcionamiento.
j)
Cumplir con las directrices sobre políticas de seguridad informática señaladas por
la E.S.E. HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE.
k) Presentar los informes solicitados por la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO
DEL VALLE relacionados con el proceso a cargo y que serán acordados por las
partes en los tres primeros meses de ejecución del contrato.
l)
Establecer los correctivos pertinentes en caso de presentarse fallas en el
proceso por parte del recurso humano a cargo del contratista y que estén
relacionados con los procesos contratados.
m) Mantener informado al recurso humano a cargo sobre los cambios y
modificaciones
que
se
originen
en
el PROCESO INTEGRAL DE
FACTURACION para el Hospital Universitario del Valle Evaristo García Empresa
20:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
Social del Estado, EXCEPTUANDO LA FACTURACION POR SOAT Y ECAT.
n) Suministrar el recurso humano mínimo requerido y coordinar su distribución para
garantizar la prestación del servicio de los procesos contratados.
o) Pagar sueldos y prestaciones y el pago de la seguridad social integral
establecidas legalmente a sus empleados, en consecuencia a partir de la fecha
de inicio del contrato, EL CONTRATISTA mantendrá al HOSPITAL indemne,
libre, exento de cualquier reclamo o acción que se origine en las relaciones
laborales entre el CONTRATISTA y sus empleados. PARAGRAFO: Al
momento de suscribir el acta de inicio del contrato el CONTRATISTA
deberá acreditar la afiliación de sus trabajadores dependientes al sistema
general de seguridad
social integral
(salud,
pensión
y A.R.L). El
desconocimiento de esta obligación legal constituye incumplimiento de los
términos y condiciones del contrato.
p) Cumplir los requerimientos garantizando la cobertura en todos los servicios de
acuerdo con la oferta horaria de la Entidad.
q) Salvaguardar la información que se ha determinado como confidencial y de
uso exclusivo del área de facturación y de la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO
DEL VALLE.
r) Avisar oportunamente al HUV de las situaciones previsibles que puedan afectar
el equilibrio financiero del contrato.
s) Asistir a las reuniones convocadas por el supervisor en donde se traten temas
relevantes.
t)
Obtener y presentar para su aprobación, las garantías exigidas por el HUV, en
las condiciones, plazo y montos establecidos en la respectiva cláusula del
contrato, así como mantener vigentes sus amparos y prorrogarlos en los
términos señalados, en caso de ser requeridos.
u) Responder por los riesgos y perjuicios que se causen a terceros en razón o
con ocasión de la ejecución y cumplimiento del contrato, previa investigación
donde se determine su responsabilidad.
v) Corregir de forma inmediata cualquier falla o error que se cometa en la
ejecución del objeto contractual.
w) Suscribir el contrato de arrendamiento por el uso de las áreas de facturación
principal. El valor del contrato se determinará por metro cuadrado.
x) Cumplir con las demás actividades inherentes al objeto contractual que se
indiquen y sean necesarias para el cumplimiento del mismo.
21:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
ESPECÍFICAS:
1.
Ejecutar diariamente el PROCESO INTEGRAL DE FACTURACION,
EXCEPTUANDO LA FACTURACION POR SOAT Y ECAT de los servicios de
salud prestados por la entidad a los usuarios de las diferentes entidades
responsables de pago, con los cuales se tengan suscritos contratos de
prestación de servicios de salud o que se generen en las atenciones de
urgencias.
2. Atender oportuna y diligentemente a los usuarios que requieran de la
prestación de los servicios de salud diferenciado del criterio generado desde
el proceso asistencial.
3. Realizar el registro de las glosas y devoluciones y efectuar las respuestas de
tipo administrativo, llevando el registro en el sistema y reporte a la unidad de
cartera, cumpliendo con los tiempos establecidos por la normatividad vigente.
4. Cumplir con el sistema de información que permita trazabilidad, en la medida
que el módulo de reportes del sistema de facturación que utiliza la E.S.E
permita la discriminación de actividades por centros de costos y subgerencias
de procesos, estos reportes serán remitidos con la periodicidad definida por la
institución.
5. Presentar los reportes en cada uno de los comités de glosas y cartera y
sostenibilidad contable, además de los requeridos en forma independiente por
la Gerencia y la supervisión del contrato, los cuales serán determinados al
inicio de la ejecución del contrato, dentro de los tres primeros meses de
operación, y serán generados a partir de las herramientas tecnológicas
disponibles en la institución.
6. Realizar y gestionar diariamente la validación de ingresos, tramite de
autorizaciones, confirmación procedimientos, actividades e insumos
ordenados, dejando en claro que la solicitud, el despacho así como el soporte
de uso de insumos y medicamentos no están incluidos dentro de la
facturación y son procesos paralelos que se generan desde otras unidades
que incluyen el área de farmacia y el área asistencial.
7. Cargar en el sistema de información de facturación al menos el 90% de los
servicios prestados a los usuarios en cuentas cerradas y el 10% restante
garantizar su cierre en los 45 días siguientes al término del periodo de corte.
8. Generar una factura por los servicios prestados, que deberá ser cerrada en el
momento del egreso del paciente con la respectiva firma. Esta obligación
estará sujeta a la existencia completa de los soportes asistenciales y
administrativos de la cuenta, sin embargo se podrá adoptar un documento
que certifique la prestación de los servicios realizada por la institución al
22:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
usuario, el cual contara con la firma del paciente o acudiente y será
considerado como válido y soporte de la cuenta.
9. Generar notas débito y crédito que se generen en acuerdos o conciliaciones
pre radicación, las que se generen luego de las conciliaciones de primera
instancia son del resorte del área de cartera de la E.S.E por lo que deberán
serán notificadas por el contratista al área correspondiente para dar trámite a
las notas crédito y débito necesarias para el cierre del proceso.
10. Realizar el diseño e implementación de instrumentos básicos para la captura
de la información de los diferentes servicios según Manual de tarifas, para lo
cual la E.S.E suministrara la información necesaria que debe generar la
plataforma de facturación, con el fin de permitir la integración con la
herramienta propuesta por el contratista.
11. Evidenciar mecanismos de control a través de herramientas tecnológicas en
las diferentes etapas del proceso.
12. Establecer responsables del suministro, captura y cruce de información
dentro del proceso de facturación.
13. Garantizar a todos los usuarios una información veraz sobre su estado de
cuenta.
14. Permitir a las directivas del contratista tomar decisiones oportunas y
acertadas con la información previo acuerdo con la Gerencia del HOSPITAL o
con quien este designe, de los contenidos y estructura dela misma, la cual
deberá ser generada por el sistema de información de la entidad.
15. El contratista deberá garantizar la calidad de la prestación del servicio del
PROCESO INTEGRAL DE FACTURACION para el Hospital Universitario del
Valle Evaristo García Empresa Social del Estado. EXCEPTUANDO LA
FACTURACION POR SOAT Y ECAT
16. El contratista se compromete para con la E.S.E. Hospital Universitario del
Valle, a prestar un servicio de buena calidad, haciendo los ajustes necesarios
en los procesos a contratar, trabajando en equipo y organizándolo para poder
brindar a la entidad, la atención de forma oportuna.
17. Deberá contar con capacidad administrativa, financiera y técnica suficiente
para desarrollar el objeto contractual (recurso humano, equipos de cómputo, y
demás elementos de oficina y de logística necesarios para la prestación del
servicio).
18. Deberá brindar capacitación a todos sus trabajadores sobre el Sistema
General de Seguridad Social en Salud (SGSSS), la normatividad vigente, los
contratos, los tipos de contratación, el sistema o plataforma de facturación, los
23:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
RIPS, los soportes requeridos para la facturación, , ISS, CODIGOS CUPS,
atención del usuario, información necesaria y de obligatorio conocimiento
para el proceso de admisión de pacientes y facturación de servicios de salud
(se basa en el tipo de régimen al que pertenece el usuario).
19. Entregará para la buena prestación de servicios, los equipos de Oficina, de
Cómputo y todos los insumos de Papelería, entre otros elementos que se
consideren necesarios para el cumplimiento adecuado del objeto del contrato,
incluyendo uniformes y carnets que los acrediten como trabajadores del
mismo los cuales serán asumidos y suministrados por el contratista en
desarrollo del objeto contractual y con cargo al valor total ofertado en su
propuesta.
2.2.2 DEL CONTRATANTE
El contratante se obliga a lo siguiente:
a) Suministrar al CONTRATISTA, toda la información que requiera
correcto y oportuno cumplimiento del objeto del presente contrato.
para
el
b) Pagar oportunamente al CONTRATISTA la contraprestación económica pactada
en el presente contrato.
c) Entregar al CONTRATISTA todos aquellos elementos o materiales que son
catalogados como adicionales de acuerdo a lo pactado y que se consideren
necesarios por las partes para la prestación del servicio.
d) Generar los espacios de comunicación y concertación con el área asistencial de
la institución, para establecer acciones de mejora conjuntas y su respectivo
seguimiento.
e) Suministrar oportunamente toda la información relacionado con los soportes de
las actividades y procedimientos que constituyan la factura final de cada usuario.
f) Supervisar el cumplimiento del objeto del contrato.
g) Informar de manera inmediata al CONTRATISTA acerca de cualquier
circunstancia que amenace vulnerar los derechos del contratista, al igual que
cualquier perturbación sobre el desarrollo normal del contrato.
h) Proporcionar las áreas necesarias debidamente adecuadas para la ejecución del
contrato, sin perjuicio de los costos que se generen para el contratista por la
utilización del espacio.
i) Suministrar la plataforma tecnológica integral que permita el desarrollo de las
actividades de facturación y garantizar el respectivo soporte en caso de fallas del
24:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
sistema.
j) Realizar las adecuaciones de las redes lógicas y eléctricas en caso de que se
requiera para la ejecución del contrato.
k) Suministrar al Contratista toda la información pertinente para adelantar la
revisión de las facturas que van a ser objeto de conciliación con las diferentes
entidades responsables del pago y realizar la respectiva convocatoria.
l) Las demás inherentes al objeto del contrato.
2.3 CLASE DE CONTRATO
Atendiendo el objeto a desarrollar, el negocio jurídico de que se trata, se subsume en
un contrato de Prestación de Servicios bajo la modalidad de Outsourcing.
El contrato que se pretende celebrar tiene como fundamento jurídico la libre
competencia determinada en la Ley 100 de 1993 y el artículo 365 de la Constitución
Política que contempla que los servicios públicos “estarán sometidos al régimen
jurídico que fije la ley, y podrán ser prestados por el estado, directa o indirectamente,
por comunidades organizadas o por particulares”
Por otra parte, el Estatuto de Contratación del Hospital Universitario del Valle
“Evaristo García” E.S.E., contenido en el Acuerdo 007 del 03 de Junio del 2014, en
su artículo 17 después de enunciar diferentes clases de contratos, en el numeral
17.19 dispone:
“17.19 OTRA CLASE DE CONTRATOS: La mención de los contratos de que trata
este capítulo se ha hecho de manera meramente enunciativa, en consecuencia el
hospital podrá celebrar otra clase de contratos y acuerdos previstos en derecho
privado, en disposiciones especiales o aquellos que se deriven del ejercicio del
principio de la autonomía de la voluntad”.
2.4. Lugar de ejecución
El contrato se ejecutará en las instalaciones del HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL
VALLE, ubicado en la Calle 5 No. 36-08 del Município de Santiago de Cali.
2.5. Plazo total de ejecución (días, meses)
El contrato tendrá una vigencia de seis (6) meses contados desde el 1 de julio de
25:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
2015 hasta el 31 de diciembre de 2015, previo cumplimiento de los requisitos de
ejecución. Se perfeccionará cuando se logre el acuerdo de voluntades sobre el
objeto y la contraprestación, se eleve a escrito y sea firmado por las partes; para la
ejecución se requiere la aprobación de las garantías y la reserva presupuestal.
2.6. Plazos parciales: N/A
2.7. Forma de pago:
EL Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” Empresa Social del Estado, se
obliga a pagar el valor del contrato que se suscriba, de la siguiente forma: cuotas
pagaderas en mensualidades vencidas, previa presentación de la respectiva factura y
constancia de pago de los aportes al sistema de seguridad social integral,
debidamente aprobadas por el supervisor que al efecto se designe.
El pago se hará atendiendo el rango señalado por la entidad que se calculó entre
4.0% y 4.5% del valor de la facturación radicada desde el primer mes de operación
del proceso, y que se determinará de acuerdo con la mejor oferta económica que
corresponderá a la del proponente seleccionado.
En el evento en el que el contratista cumpla con lo establecido en el plan de
eficiencia se hará el reconocimiento económico correspondiente a la siguiente tabla :
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
RANGO
VALOR DE RADICACIÓN
14.000.000.001
$ 14.700.000.000
14.700.000.001
$ 15.400.000.000
15.400.000.001
$ 16.100.000.000
16.100.000.001
$ 16.800.000.000
16.800.000.001
$ 17.500.000.000
17.500.000.001
$ 18.200.000.000
18.200.000.001
$ 18.900.000.000
18.900.000.001
$ 19.600.000.000
19.600.000.001
$ 20.300.000.000
20.300.000.001 $ 21.000.000.000
PORCENTAJE
DE INCENTIVO
0,10%
0,20%
0,30%
0,40%
0,50%
0,60%
0,70%
0,80%
0,90%
1,00%
La radicación por valores superiores a $21.000.000.000 será reconocida con el
porcentaje de incentivo del 1%.
La primera cuenta de cobro se presentará al día 20 del mes de inicio del contrato y
se calculará sobre el promedio de la radicación estimada para el contrato
26:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
(14.000.000.000). Esta primera cuenta se pagará sobre el 60% de su valor entre el
día 21 y 30 del mes corriente.
De manera concomitante el supervisor revisará y validará la información producto de
la primera radicación de cuentas del día 1 al 20 de inicio de la operación, de acuerdo
al resultado se ajustara el valor de la factura por exceso o por defecto para el pago
del cuarenta por ciento (40%) restante del primer periodo. Este valor será cancelado
al contratista antes del día 15 del segundo mes de operación.
En el mes siguiente se presentará la segunda cuenta de cobro con lo radicado entre
el 21 del mes inmediatamente anterior hasta el día 20 del mes (segundo mes de
operación). La cuenta será revisada por el supervisor asignado por el HOSPITAL de
acuerdo a los radicados ante las respectivas Entidades Responsables de Pago u
otros pagadores y generará aval a más tardar el día diez (10) del mes
inmediatamente siguiente a la presentación de la cuenta de cobro (tercer mes de
operación).
Las demás cuotas a partir del tercer mes de operación serán pagadas en
mensualidades vencidas, previa presentación de la respectiva factura y constancia
de pago de los aportes al sistema de seguridad social integral, debidamente
aprobadas por el supervisor que al efecto se designe.
Para el último pago de todo el período de vigencia del contrato será necesaria el acta
de liquidación del contrato y el recibo a satisfacción del supervisor designado, con el
lleno de los requisitos administrativos y legales exigidos.
El HOSPITAL realizará descuentos por pronto pago, conforme a las siguientes
opciones.
1.
2.
3.
A 90 días pago sin descuento financiero
A 60 días con 1% de descuento
A 30 días con 1,5% de descuento
2.8. Supervisor del contrato
La supervisión del contrato será ejercida por el Subgerente de Facturación del
HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE “EVARISTO GARCÍA” E.S.E.
27:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
3.- La modalidad de selección del contratista y su justificación,
incluyendo los fundamentos jurídicos.
De conformidad con lo reglamentado en el numeral 6 del artículo 195 de la Ley 100
de 1993, las Empresas Sociales del Estado en materia contractual, se rigen por el
derecho privado, pudiendo discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes
previstas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, es
decir que no se encuentran obligadas a aplicar dicho Estatuto ni las normas que lo
modifiquen o adicionen.
Con base en lo anterior, el Acuerdo 007-14 de junio 3 de 2014, “POR MEDIO DEL
CUAL SE ADOPTA EL ESTATUTO DE CONTRATACIÓN DEL HOSPITAL
UNIVERSITARIO DEL VALLE “EVARISTO GARCÍA” EMPRESA SOCIAL DEL
ESTADO”, gobierna la modalidad de contratación y el procedimiento a seguir.
Siguiendo el precitado Acuerdo, la modalidad de selección del contratista será la
convocatoria pública regulada en el artículo 20, numerales 20.2 y 20.2.1.1 del
Acuerdo 007 de 2014, teniendo en cuenta que el valor estimado para la presente
contratación por parte del HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE, corresponde a
la mayor cuantía según lo determinado en el artículo 21 Ibídem.
Al efecto, disponen los dispositivos en cita:
“ARTÍCULO 20. PROCESO DE CONTRATACIÓN. Es el conjunto de actos y
actividades, y su secuencia, adelantadas por el HOSPITAL y comprende las
siguientes fases:
20.1 PLANEACIÓN
(…)
20.2 FASE DE SELECCIÓN. Corresponde al desarrollo del trámite de la modalidad
que se escoge para seleccionar al CONTRATISTA, o conjunto de actos
(administrativos y de gestión) que tienen por objeto seleccionar al proveedor que se
encargará de suministrar un bien, brindar un servicio o ejecutar una obra.
EL HOSPITAL seleccionará la oferta más favorable teniendo en cuenta las normas
aplicables a cada modalidad de selección del CONTRATISTA.
En los procesos de contratación por convocatoria pública, el Director General
designará mediante Resolución, un Comité Evaluador que se encargará de: Valorar
las diferentes propuestas presentadas y recomendar al Ordenador del Gasto la
mejor propuesta, cuyos miembros tendrán además entre otras, las siguientes
funciones:
28:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
3.- La modalidad de selección del contratista y su justificación,
incluyendo los fundamentos jurídicos.
a) Verificar que las especificaciones particulares de los bienes o servicios
contratados, correspondan a las solicitadas y definidas en los términos de
condiciones.
b) Verificar la calidad de los bienes y/o servicios que sean ofertados y hacer las
observaciones pertinentes y/o rechazar cualquier ofrecimiento que no corresponda a
las calidades o características exigidas en los términos de condiciones.
c) Verificar que se realice la publicación del informe de evaluación de las ofertas,
dentro de los términos establecidos.
d) Asistir a las audiencias públicas, interviniendo en lo que resulte ser de su
competencia.
e) Verificar el cumplimiento de todos los requisitos legales exigidos en el término de
condiciones, como la capacidad jurídica y/o la experiencia y/o la capacidad
financiera etc.
20.2.1. MODALIDADES Y MECANISMOS DE SELECCIÓN. Las modalidades y
mecanismos de selección del CONTRATISTA que aplicará EL HOSPITAL serán las
siguientes:
20.2.1.1 CONVOCATORIA PÚBLICA: Corresponden a aquellos procesos
contractuales de mayor cuantía, mediante los cuales se formula públicamente una
convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus
ofertas y el HOSPITAL seleccione la propuesta más favorable para la Entidad, de
conformidad con la evaluación que se realice”
“ARTÍCULO 21. CUANTIA DE LOS CONTRATOS
(…)
MAYOR CUANTÍA. Cuando el valor de los bienes o servicios que se requieren
adquirir, superan los mil quinientos (1.500) salarios mínimos legales mensuales
vigentes”. (Mayúscula sostenida y destacado propio del texto).
29:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
4.- Valor estimado del contrato y justificación del mismo
PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO:
El presupuesto oficial del contrato de prestación de servicios para efectos fiscales y
para la constitución de las garantías se ha fijado en la suma de DOS MIL
MILLONES DE PESOS ($2.000.000.000.000.00). Este valor solo es para efectos
fiscales, por cuanto se trata de un valor indeterminado pero determinable, toda vez
que corresponde al porcentaje de participación establecido y depende de la
Radicación efectiva que realice el Contratista.
Para el efecto, el Hospital cuenta con los Certificados de Disponibilidad
Presupuestal Nos. 256 de marzo 10 de 2015 y 430 de mayo 4 de 2015.
5.- Los criterios para seleccionar la oferta más favorable, en el caso que
se requiera.
El HOSPITAL tendrá en cuenta lo contenido en el Estatuto de Contratación para la
selección de la propuesta presentada por la persona natural o jurídica con quien se
ejecutará el contrato, favorable en precio y en condiciones técnicas que permitan el
cumplimiento del objeto del presente documento de estudios previos.
Se considerarán HÁBILES aquellas propuestas que obtengan la calificación
“CUMPLE” en todos los requisitos habilitantes establecidos en este pliego de
condiciones.
La oferta más favorable será la que resulte ser la más conveniente para los
intereses del HOSPITAL bajo los preceptos establecidos en los estudios previos
y/o invitación.
CRITERIOS HABILITANTES
CUMPLE/ NO CUMPLE
CAPACIDAD JURÍDICA
CUMPLE/ NO CUMPLE
CAPACIDAD FINANCIERA
CUMPLE / NO CUMPLE
CAPACIDAD TÉCNICA
CUMPLE/ NO CUMPLE
30:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
CRITERIOS DE CALIFICACIÓN
PUNTAJE
EVALUACIÓN ECONÓMICA: PRECIO
30 PUNTOS
EXPERIENCIA TECNICA
30 PUNTOS
RECURSO TECNICO Y TECNOLOGICO
40 PUNTOS
TOTAL PUNTAJE
100
CRITERIOS HABILITANTES
La capacidad jurídica, las condiciones de experiencia mínima y la capacidad
financiera, serán verificadas en calidad de requisitos habilitantes para la
participación en el proceso de selección y no se les otorgará puntaje. Tras la
verificación de los requisitos habilitantes, se procederá a la evaluación de los
factores técnicos y económicos según lo previsto en los presentes términos de
condiciones.
Una vez recibidas las propuestas, se procederá a efectuar el análisis jurídico y
técnico de las mismas, con el fin de definir cuáles se encuentran ajustadas a la
Ley y a las exigencias de estos términos de condiciones. Antes de proceder a la
evaluación se verificará lo siguiente:
CAPACIDAD JURÍDICA
Se demuestra con el perfil social y capacidad para contratar, lo cual se verifica del
certificado de existencia y representación legal y/o registro mercantil y Registro
Único de Proponentes RUP y/o acta de autorización para contratar de la Junta
cuando sea el caso. Los certificados no deberán tener más de treinta (30) días de
expedición con anterioridad a la fecha del cierre de la presente convocatoria.
Además se verificara que la propuesta cumpla con todos los requisitos legales
indicados en los términos de condiciones, tal como lo indica el Capítulo III
documentos de la propuesta. Cualquier incumplimiento a este criterio será causal
de rechazo de la propuesta en el evento en que no se subsane dentro del plazo
establecido.
CAPACIDAD FINANCIERA
Los aspectos financieros serán verificados del RUP, el cual debe contener la
información financiera con corte al 31 de diciembre de 2014 actualizada y en firme,
del cual se extraerán los siguientes indicadores:
31:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
INDICADORES
LIQUIDEZ
ENDEUDAMIENTO
CAPITAL DE TRABAJO
PATRIMONIO
REQUISITOS
Deberá ser mayor o igual a uno punto cuatro
(1.4) Activo corriente / Pasivo corriente
Deberá ser menor o igual al 60%
Pasivo total / Activo Total
Deberá ser igual o superior al 40% del valor
del presupuesto oficial
Deberá ser igual o superior al 60% del valor
del presupuesto oficial
CAPACIDAD TÉCNICA:
El contratista deberá presentar una propuesta técnica la cual deberá contener:
La propuesta técnica deberá contener:
a) El plan de trabajo propuesto, que desarrolle los objetivos, alcance y actividades
que son objeto de esta contratación, el cual debe contener como mínimo:
a. Descripción de la metodología a través de la cual dará cumplimiento a los
objetivos y alcance descritos en los Términos de Condiciones y los Estudios
Previos
b. Descripción de la capacidad recursos operativos y logísticos y recursos que
utilizará en el cumplimiento de los objetivos y alcance descritos en los Términos
de Condiciones
b) El Organigrama sobre la organización propuesta para ejecutar el contrato.
c) El cronograma para la ejecución del contrato, el cual deberá reflejar el
cumplimiento de los objetivos y actividades descritas en los términos. El
cronograma incluirá una fase de aprestamiento y empalme, que no podrá exceder
de dos (2) meses.
d) Relación del personal ofrecido que es objeto de calificación, así como del
personal adicional que se empleará para la ejecución del contrato, indicando los
roles y actividades que desarrollará en la ejecución contractual.
EXPERIENCIA ACREDITADA
Corresponde a la experiencia que se acredita con los certificados relacionados
con el objeto del contrato, es decir en la prestación de servicios de facturación, en
entidades públicas integrantes del SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL
EN SALUD; para estar habilitado se requiere acreditar experiencia en los últimos
tres años en un (1) contrato ejecutado y liquidado por cuantía superior al 50 % del
32:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
presupuesto oficial, para lo cual deberá presentar una certificación de calidad y
cumplimiento en contrato ejecutado y liquidado en los últimos tres años, la que
deberá ser suscrita por el representante legal, interventor o persona autorizada de
la entidad a la que prestaron el servicio, indicando objeto, valor y plazo del
contrato así como la constancia de haber recibido a satisfacción.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL MÍNIMA
Administrativa:
El proponente deberá acreditar este requisito anexando el organigrama de la
empresa, y planillas de seguridad social de los últimos tres meses al cierre de la
presente convocatoria del personal relacionado a continuación:
1.- Un Gerente
2.- Un director financiero.
3.- Un director técnico
4.- Un director administrativo
5.- Un contador.
6.- Un ingeniero de sistemas
7.- Un auxiliar administrativo
8.- Un Coordinador de Personal
9.- Un Mensajero
10.- Un Auxiliar de Servicio
Operativa:
El contratista debe garantizar la ejecución del contrato con el personal requerido
según las condiciones de idoneidad y experiencia, los cuales, como mínimo
reunirán los siguientes requisitos: 5 profesionales en el área médica, que
acrediten especializaciones en auditoria o administración en salud o gerencia en
salud, 15 profesionales en enfermería con especialización en auditoria o gerencia
en salud y mínimo 15 Técnicos y 25 auxiliares , los cuales deben estar vinculados
previamente con la empresa contratista, lo cual se demostrará aportando sus
hojas de vida con especificación de su formación académica, profesión,
experiencia y tiempo de vinculación con el proponente, este último se verificará
con los 3 últimos pagos de seguridad social. Igualmente deberá demostrar los
métodos mediante los cuales realiza seguimiento al desempeño de sus
colaboradores, trabajadores o asociados durante la ejecución del contrato.
El hospital evaluará las propuestas que cumplan con los requisitos habilitantes
establecidos en los presentes términos de condiciones.
33:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
CONDICIONES DE IDONEIDAD Y EXPERIENCIA PARA LA PRESTACIÓN DE
LOS SERVICIOS.
Los procesos requeridos y contratados por parte de la E.S.E. HOSPITAL
UNIVERSITARIO DEL VALLE, deben prestarse con idoneidad y experiencia en cada
actividad a realizar, por lo que se solicita para la ejecución de los mismos como
mínimo los siguientes requisitos para cada cargo.
CARGO
Dirección de Facturación
Coordinador Administrativo
Técnico de Sistemas
Médico Auditor de Glosas
Enfermeras Concurrentes
Técnicos
Auxiliares de Facturación
PERFIL MINIMO
Profesional en Salud o Carreras
Administrativas
o
Económicas
Especialización en salud o gerencia de
salud
Experiencia: Dos (2) años en cargos
directivos relacionados
Profesional en Carreras Administrativas,
Económicas o Jurídicas
Experiencia: Dos (2) años en cargos
directivos relacionados
Técnico en Sistemas
Experiencia: Dos (2) años en áreas de
soporte
Profesional en Medicina especialización
en auditoria o administración en salud o
Gerencia en Salud
Experiencia: Un (1) año en áreas
relacionadas
Profesionales
en
Enfermería,
especialización
en
Auditoria
o
Administración en Salud o Gerencia en
Salud
Experiencia: Un (1) año en áreas
relacionadas o asistenciales
Técnico o Tecnólogo
Experiencia: Dos (2) años en procesos
de facturación en el sector salud
Bachiller
Experiencia: Un (1) año en procesos de
facturación en el sector salud
CRITERIOS DE CALIFICACIÓN
Los Proponentes que obtengan en cada uno de los requisitos habilitantes
establecidos en las normas legales pertinentes y en estos términos de condiciones
el criterio de HABILITADO, serán tenidos en cuenta para la evaluación y
34:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
calificación de las propuestas, de conformidad con los factores y criterios de
escogencia y adjudicación que se establecen a continuación, los cuales
determinarán el ORDEN DE ELEGIBILIDAD de las PROPUESTAS.
EVALUACIÓN ECONÓMICA PRECIO (30 PUNTOS)
La propuesta que supere el porcentaje en el rango máximo o esté por debajo del
mínimo establecido por el hospital para la presentación de la oferta será
rechazada y la que presente el porcentaje más bajo dentro del rango obtendrá el
mayor puntaje.
Se entiende como porcentaje más bajo, el del proponente que ofrezca el menor
valor porcentual en el rango establecido por el HOSPITAL. Para estudiar la
variable precio, esta tiene un valor de 30 PUNTOS, de la siguiente manera:
P=
Pn =
Mp =
P=
(Pn / Mp) x 30
Porcentaje más bajo ofrecido
Porcentaje ofrecido en cada oferta
Puntaje de cada Propuesta
EXPERIENCIA TÉCNICA (30 PUNTOS):
Este factor se calificará con 30 puntos atendiendo el valor de los contratos
acreditados por el proponente ejecutados en los últimos tres (3) años, en la
prestación de servicios de facturación en el sector salud con entidades públicas
integrantes del SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD,
adicionales al mínimo exigido del 50 % del presupuesto oficial de la convocatoria,
solicitado como requisito habilitante. La ponderación se llevara a cabo de acuerdo
con la siguiente clasificación:
 Certificaciones que acrediten más de 3.000.000.000 millones y menores a
5.000.000.00 millones tendrá 10 puntos.
 Certificaciones que acrediten entre 5.000.000.001 millones y menores a
8.000.000.000 millones, tendrá 20 puntos.
 Certificaciones que acrediten más de 8.000.000.001 millones, tendrá 30
puntos.
NOTA: Las certificaciones deben contener. El objeto, el plazo, el valor y deben estar
ejecutadas y certificadas por representante legal, interventor o persona autorizada
de cada entidad a la que prestaron el servicio.
35:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
RECURSO FISICO Y TECNOLOGICO (40 PUNTOS)
Recurso tecnológico (30 Puntos)
Teniendo en cuenta que los procesos de facturación en salud, son actividades
complejas que requiere para su ejecución de recurso humano y físico especializado
y disponer de herramientas de software para su control y desarrollo, se calificara de
la siguiente manera a los proponentes que demuestren la propiedad y/o el uso de
aplicativos de manera exclusiva por el oferente que contengan módulos o
componentes en las condiciones que más adelante se detallan, para garantizar el
control y la calidad en la ejecución del proceso de facturación, al cual se le asignará
30 puntos distribuidos de la siguiente manera:
Disponibilidad de módulo de trazabilidad de facturas
: 10 puntos
Disponibilidad de módulo de trazabilidad de glosas
: 10 puntos
Disponibilidad de módulo de trazabilidad de soportes
: 10 puntos
Este requisito se verificará por parte del área de sistemas del HUV, a través de la
certificación de uso de las oficinas de gestión informática de las entidades públicas
integrantes del SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD donde
hayan operado en el año 2014, en la cual se debe especificar la existencia y
aplicación de las características de los módulos solicitados en la convocatoria.
La propiedad y/o uso exclusivo del software deberá ser certificada por el proveedor
o propietario del respectivo software, anexando además como soporte obligatorio
los registros de derechos de autor o los contratos suscritos en el 2014 y la evidencia
de pagos entre el proponente y el proveedor de software.
Estas certificaciones expedidas por las entidades
públicas integrantes del
SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD donde operaron en la
vigencia 2014, deberán hacer constar que los aplicativos utilizados por el contratista
cuentan con:

Trazabilidad de las facturas.

Control de autorización de servicios.

Control y trazabilidad de glosas en línea.

Estructura multiplataforma vía web o en línea.

Permitir la utilización de servicios heterogéneos con integración a cualquier
software hospitalario mediante la carga de archivos planos estructurados.

Implementada bajo una estructura de administración y control multiusuario
en ambiente de base de datos relacional.
36:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN

Diseñada bajo una plataforma de información de base de datos relacional, la
cual pueda soportar un número indeterminado de usuarios por concurrencia
e independencia del control de la información.

La plataforma debe estar diseñada bajo un modelo a dos capas y bajo un
sistema multiplataforma para trabajar bajo cualquier ambiente de sistema
operativo.

Presentar niveles de seguridad tanto a nivel de aplicativo como de base de
datos relacional, que permita diferenciar los usuarios administrativos y
operativos.

Posibilidad de administrar informes mediante base de datos relacional. (Sqlserver, Oracle)

Mediante la portabilidad a nivel de la información, se debe poder ingresar al
aplicativo y tener los perfiles de entrega de información procesada y análisis
de los resultados, sin tener que aplicar o adquirir nuevos desarrollos o
implementación de nuevo software para la obtención de los datos
resultantes.

La plataforma se debe implementar con los valores mínimos de
licenciamiento posibles que se encuentren en el mercado.
El proponente debe garantizar la compatibilidad de los módulos ofertados con la
plataforma de facturación que actualmente utiliza EL HOSPITAL, y las adecuaciones
en caso de cambios futuros del software.
Dichas certificaciones deberán acreditar la utilización de los siguientes aspectos
técnicos para cada módulo:
TRAZABILIDAD DE FACTURAS:
Debe permitir manejar los siguientes aspectos:
Seguimiento a las facturas desde su generación, recepción y el proceso de auditoría
de cuenta por parte del contratista, finalizando con la radicación en la entidad
responsable de pago.
Medición de tiempos de entrega desde los facturadores a los diferentes niveles de
control (técnicos, auditores, radicación, etc.) del contratista.
Histórico de movimiento de la factura desde la generación por parte del contratista,
hasta la entrega final.
Agilizar los procesos de traslados de facturas entre funcionarios de la entidad
(envíos masivos, recepción individual o en bloques, listas de entrega desde el
sistema).
37:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
Actualización del estado de la factura (anulada, radicada, etc.) de acuerdo a
informes generados desde el aplicativo de la entidad.
Identificación de las facturas pendientes por entrega, auditoría y radicación.
Generación de reportes de acuerdo a variables definidas por el operador.
Generación de reportes estandarizados para la presentación de informes
mensuales.
TRAZABILIDAD DE GLOSAS:
Debe permitir manejar los siguientes aspectos:
Seguimiento de la factura objetada desde su recepción hasta su respuesta y
radicación en ENTIDADES RESPONSABLES DE PAGO.
Ubicación de una factura glosada.
Número de facturas pendientes por auditar.
Valor en facturas que se encuentran pendientes por auditar.
Glosas pendientes por contestar.
Valor en glosas tramitadas y pendientes.
Fechas de recibido de objeciones y glosas por ENTIDADES RESPONSABLES DE
PAGO.
Tiempos de respuesta por parte del auditor médico y técnico de glosas.
Histórico de movimiento de la factura desde su recepción por parte del contratista
hasta la entrega final.
Generación de reportes de acuerdo a variables definidas por el operador.
Generación de reportes estandarizados para la presentación de informes
mensuales.
TRAZABILIDAD DE SOPORTES:
Debe permitir manejar los siguientes aspectos:
Registro solicitud de soportes y seguimiento por tiempos transcurridos.
Consolidado por especialidades y tipo de soportes enviados.
Consolidado de respuestas a solicitudes discriminados por responsables.
38:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
Histórico de los trámites realizados por número de factura.
Generación de reportes de acuerdo a variables definidas por el operador.
Generación de reportes estandarizados para la presentación de informes
mensuales.
Las certificaciones expedidas por las entidades públicas integrantes del SISTEMA
GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD que no contengan esta
información no serán tenidas en cuenta, ni podrán ser subsanadas, y de igual
manera se tendrán por no presentadas las que sobre este particular expida el
mismo proponente. El proponente que no acredite la anterior información tendrá
cero (0) puntos.
NOTA: El Comité evaluador se reserva el derecho de corroborar la información
contenida en las certificaciones y/o de solicitar un DEMO para corroborar el
funcionamiento del aplicativo en todos los módulos, vía online.
Disponibilidad de equipos de cómputo e impresión. (10) puntos:
El oferente deberá relacionar al menos 100 equipos de cómputo y 30 de impresión
de los cuales deberá demostrar la propiedad del 50% con números de seriales y
relación de facturas de compra, el otro 50% podrá ser certificado con una promesa
de compra con un distribuidor autorizado, que garantice la autonomía para el
desarrollo del proceso con la propiedad sobre los medios de producción, teniendo
en cuenta la modalidad de contratación por outsourcing.
Características mínimas equipos informáticos
Computadores
Marca: Según propuesta del proponente
Modelo: Según propuesta del proponente
Procesador: core i3 3.200 mhz
Memoria ram: 4gb ddr3
Disco duro: 500gb 7200 rpm
Sistema operativo: windows 7 pro
Teclado y mouse: conexión usb
Monitor: led 18.5”
Tarjeta red: ethernet 100/1000
39:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
Impresoras
Marca: Según propuesta del proponente
Páginas por minuto: desde 35
Procesador: desde 360 mhz
Memoria ram: desde 254mb
Función dúplex: si
Conexión: usb y tcp/ip dependiendo del modelo
Multifuncionales: con alimentador de documentos y scaneo a pdf
Quien cumpla los dos criterios (Equipos de Cómputo y Equipos de Impresión)
tendrá 5 puntos, en caso contrario 0 puntos. En caso de presentarse varios
proponentes que cumplan con este requisito se otorgaran 5 puntos adicionales a
quien oferte los equipos de mejor calidad a criterio del comité evaluador. Los demás
proponentes obtendrán solo los 5 puntos que obtienen por haber presentado el
listado. En caso de único proponente obtendrá la totalidad de los 10 puntos
cumpliendo con la presentación del listado de equipo.
6.- El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.
En la ejecución del contrato pueden llegar a presentarse causas previsibles que
afecten el Equilibrio Económico del Contrato, en virtud del artículo 4 de la Ley 1150
de 2007, deben ser reconocidas y asumidas con el objeto de salvaguardar la
adecuada marcha de la gestión contractual y la finalidad de las partes en la
contratación, lo anterior en concordancia con el Art. 20.1.1.6 del Acuerdo 007 de
2014.
6.1. DEFINICION DE RIESGO.
La tipificación, estimación y distribución de riesgos contractuales previsibles se
Sujetará a los criterios definidos en el presente numeral, sin perjuicio del alcance de
las obligaciones a cargo de cada una de las partes, de acuerdo con la ley y el
contrato.
6.1.1. Tipificación.
Para la tipificación de los riesgos contractuales, se realizará una clasificación
40:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
6.- El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.
General de los mismos atendiendo al origen de los hechos o actos que pueden
determinar su ocurrencia. Se incluirá una descripción general de cada uno de ellos.
6.1.1.1. Acto o hecho del HPUV
Corresponde a las actuaciones adelantadas por el HPUV, en desarrollo de la
gestión contractual que le compete. Comprende la de sus servidores y contratistas
directamente involucrados en el desarrollo del contrato y la del beneficiario de la
obra.
6.1.1.2. Acto o hecho del contratista.
Corresponde a las actuaciones adelantadas por el contratista durante la ejecución
del contrato. Comprende la sus representantes legales, empleados y
Subcontratistas o cualquier otra persona vinculada a él mediante un negocio
jurídico.
6.1.1.3. Acto o hecho de un tercero
Corresponde a actos o hechos de un tercero que tengan incidencia directa o
indirecta en la ejecución del contrato. Se considera tercero a toda persona que, para
la ejecución del contrato correspondiente, no tenga vínculo legal ni contractual con
una o ambas partes. Así mismo, para efectos de la distribución de riesgos, se
considerará hecho de un tercero el suceso económico o político que tenga
incidencia en la ejecución del contrato.
6.1.1.4. Hecho de la naturaleza.
Comprende cualquier hecho de la naturaleza que incida en la ejecución del
contrato.
6.1.2. Estimación
Los riesgos previsibles se estimarán como poco probables, probables o muy
probables, de acuerdo con la mayor o menor probabilidad de su ocurrencia, luego
del análisis del comportamiento de los contratos de Consultoría suscritos por el
HPUV, en los últimos 10 años.
6.1.3. Asignación
Como resultado de la tipificación y estimación de los riesgos previsibles y de
acuerdo con el alcance de las obligaciones de las partes y su capacidad de control
sobre los hechos que determinen su ocurrencia, se realizará la asignación de tales
riesgos, con el objeto de que sean gestionados eficientemente y establecer cuál de
las partes debe soportar patrimonialmente las consecuencias negativas de su
41:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
6.- El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.
concreción.
Para los efectos de los diferentes procesos contractuales, se entenderán las
siguientes categorías de riesgo:
Riesgo Previsible: Son todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el
desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio
financiero del mismo, siempre que sean identificables y cuantificables en
condiciones normales.
Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su
previsión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia, tales como desastres
naturales, actos terroristas, guerra o eventos que alteren el orden público.
La tipificación, asignación y distribución será la siguiente:
RIESGO
IMPACTO
ASIGNACIÓN
RIESGO
POSIBILIDAD
DE
OCURRENCIA
Bajo
El Contratista
3%
Medio
El Contratista
7%
INCUMPLIMIENTO O RETARDO EN LA
PRESENTACIÓN DE LOS REQUISITOS
LEGALES
PARA
CELEBRAR
EL
CONTRATO
Bajo
El Contratista
2%
FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO
Bajo
Contratante/
Contratista
2%
Medio/Bajo
Contratante
5%
Medio/Bajo
Contratista
7%
Contratista
2%
INCUMPLIMIENTO DEL OBJETO DEL
CONTRATO
RIESGOS DE OPERACIÓN: hace
referencia al no cumplimiento de
parámetros mínimos de desempeño,
calidad de los servicios contratados y el
incremento abrupto de los costos del
servicio.
MORA EN EL PAGO
RIESGOS LEGALES COMO CAMBIOS
TRIBUTARIOS
(NUEVOS
IMPUESTOS),
CARGAS PARAFISCALES, ACTOS DE
AUTORIDAD, EMBARGOS O DEMANDAS
PÉRDIDA DE LOS BIENES DEL HUV: La
pérdida, destrucción, deterioro o robo de los
bienes que le son entregados para la
prestación del servicio objeto del presente
proceso de convocatoria pública
PÉRDIDA
DE
LOS
BIENES
DEL
CONTRATISTA: La pérdida, destrucción,
Bajo
42:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
6.- El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.
deterioro o robo de los bienes de propiedad
del contratista que destina para la prestación
del servicio objeto del presente proceso de
convocatoria pública
Incumplimiento en el pago de obligaciones de
carácter laboral, incluidas las de seguridad
social integral y honorarios
Vinculación y desvinculación del personal que
emplee el contratista para la ejecución del
contrato
Definición de los alcances del objeto y
obligaciones del contrato en las etapas de
ejecución y liquidación
TECNOLÓGICO:
Inadecuado funcionamiento de la plataforma
tecnológica sobre la cual se hacen los
registros del proceso a contratar o perdida de
información procesada
Medio/Bajo
Contratista
Medio/Bajo
Contratista
6%
6%
Medio
Contratista
Medio
Contratista/
Contratante
7%
6%
Medio
Contratante
5%
De acuerdo con la anterior distribución de riesgos, no procederán reclamaciones del
Contratista, basadas en la ocurrencia de alguno de los riesgos asumidos por él y en
consecuencia, la entidad no hará ningún reconocimiento, ni ofrecerá garantía
alguna, que permita eliminar o mitigar los efectos causados por la ocurrencia de
alguno de estos riesgos, salvo que dicho reconocimiento o garantía se encuentren
expresamente pactados en el Contrato.
7.- Las garantías exigidas en el proceso de contratación.
EL HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE, en aras de mitigar el posible
incumplimiento de las obligaciones contractuales, ha determinado la necesidad de
exigir garantía, por ello el Contratista deberá constituir a favor del HUV, alguna de
las garantías admisibles contenidas en los Art. 31 y 32 Acuerdo 007 de 2014; así el
contratista deberá amparar y constituir los riesgos derivados del incumplimiento de
las obligaciones legales o contractuales enunciados.
También cumplirá con la suficiencia de la garantía, En relación a la constitución y
expedición de la póliza de seguros, el contratista deberá hacerlo cubriendo los
riesgos y porcentajes que sean pertinentes en lo referente al objeto de la
contratación, estos se describirán a continuación, y están establecidos en los
artículos 31 y 32 del Acuerdo 007 de 2014:
El contratista constituirá una póliza integral en una compañía legalmente establecida
43:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
7.- Las garantías exigidas en el proceso de contratación.
en el país y con sede en la ciudad de Pereira que contenga a favor de la ESE el
siguiente amparo:
a EL CONTRATISTA se compromete a constituir a su costa y en favor del
CONTRATANTE la póliza única de Cumplimiento de una compañía de Seguros
legalmente reconocida en Colombia, las cuales cubren el siguiente riesgo:
DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: Su cuantía es del veinte por ciento (20%)
del valor total del contrato y deberá tener una vigencia mínima hasta la liquidación
del contrato.
AMPARO DE PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES, SALARIOS, E
INDEMNIZACIONES LABORALES: Se constituirá por el cinco por ciento (5%) del
valor total del Contrato, por el término de duración del contrato y tres (3) años más.
CALIDAD DE SERVICIO: su cuantía es del veinte por ciento (20%) del valor total del
contrato y deberá tener una vigencia mínima hasta la liquidación del contrato.
DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRA CONTRACTUAL: Que cubra el riesgo de
daños causados a terceros con la ejecución del contrato por un valor Cuatrocientos
(400) SMMLV. La vigencia de esta garantía deberá ser igual al período de ejecución
del contrato.
ORIGINAL FIRMADO
ALVARO RODRIGUEZ MORANTE
Gerente Financiero
ORIGINAL FIRMADO
VoBo JAIME RAMÓN RUBIANO VINUESA
Gerente General
44:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
ANEXO TÉCNICO
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
DESCRIPCION DE ALCANCE Y ACTIVIDADES PROPIAS DEL PROCESO
El contratista deberá ejecutar el proceso y los subprocesos con sus respectivas
actividades, según la siguiente relación:
Prestación de Servicios bajo la Modalidad de Outsourcing para la ejecución del
PROCESO INTEGRAL DE FACTURACION del Hospital Universitario del Valle Evaristo
García Empresa Social del Estado, EXCEPTUANDO LA FACTURACION POR SOAT Y
ECAT.
ALCANCE
EL PROCESO INTEGRAL DE FACTURACIÓN INCLUYE LOS SIGUIENTES
SUBPROCESOS: CITAS, ADMISIONES, AUTORIZACIONES, LIQUIDACION,
RADICACION, AUDITORIA CONCURRENTE DE CUENTAS MÉDICAS, GESTION DE
GLOSAS, CONCILIACION DE OBJECIONES Y CONCILIACION DE GLOSAS DE
PRIMERA INSTANCIA.
CITAS
ALCANCE
Prestación de servicios para el proceso técnico administrativo de asignación de citas,
solicitadas personalmente o a través del Call Center, para la atención en consulta
médica especializada y subespecializada en las Áreas Funcionales de Atención de la
Unidad Estratégica de Servicios Ambulatorios, a los pacientes de las diferentes
Entidades Responsables de Pago, Empresas Promotoras de Salud, Administradoras de
Riesgos Laborales, Entes Territoriales, Particulares y Otros pagadores, incluidos entre
otros: Regímenes Excepcionales y Administradoras de Pólizas o Seguros de Salud, con
los que se tenga suscrito contrato de prestación de servicios de salud ambulatorios, o
los servicios ambulatorios que sean debidamente autorizados por las entidades ya
mencionadas.
SUBPROCESOS

Verificación en las base de datos
45:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN


Asignación de la cita
Orientación al usuario
ACTIVIDADES
a) Atender a la persona que se presenta a solicitar la cita y a quien la solicita a través
del Call Center.
b) Recepcionar y verificar los documentos o la información brindada sobre el paciente,
en relación con: historia clínica, autorización de servicios, carnet, y documento de
identificación del paciente.
c) Verificar en las bases de datos la información recibida sobre el paciente (Fosyga –
Secretaria de Salud – etc.)
d) Confrontar la solicitud de cita hecha para el paciente con la oferta existente de
consulta médica especializada y subespecializada en las Áreas Funcionales de
Atención de la Unidad Estratégica de Servicios Ambulatorios y asignar la cita en el
sistema de información del HOSPITAL, ingresando todos los datos del paciente y/o
procediendo a verificar y actualizar la dirección de domicilio, los números telefónicos
y la Entidad Responsable de Pago.
e) Imprimir el recordatorio de cita o validar con la persona que solicita la cita la
información sobre la fecha y la hora, para la que fue asignada.
f) Entregar a la persona que se presentó a solicitar la cita el recordatorio de la misma
g) Orientar a la persona que solicitó la cita sobre la fecha, la hora y el sitio,
correspondientes para la cita asignada
h) Dar a conocer a la persona que solicitó la cita, la información sobre las
recomendaciones que existan para el tipo de consulta asignada.
ADMISIONES
ALCANCE
Prestación de servicios del proceso técnico administrativo de admisiones para atención
a los pacientes de las diferentes Entidades Responsables de Pago, Empresas
Promotoras de Salud, Administradoras de Riesgos Laborales, Entes Territoriales,
Particulares y Otros pagadores, incluidos entre otros: Regímenes Excepcionales y
Administradoras de Pólizas o Seguros de Salud, con los que se tenga suscrito contrato
de prestación de servicios de salud, que se generen en las atenciones en salud, o los
servicios que sean debidamente autorizados por las entidades ya mencionadas, incluye
las siguientes actividades: identificación, admisión e ingreso del paciente al sistema de
información del HOSPITAL.
SUBPROCESOS
46:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN

Validación de ingresos.
ACTIVIDADES
a) Identificar a los pacientes y comprobar los derechos para proceder a realizar la
apertura de la cuenta en el sistema de información del HOSPTIAL, en la que se
registrará la información relacionada con las atenciones que se le briden.
b) Verificar los derechos de los pacientes (verificar en las bases de datos el tipo de
aseguramiento), revisar la documentación soporte y diligenciar la información
requerida en el sistema.
c) Recopilar y actualizar en el sistema de información del HOSPTIAL la información
necesaria de los pacientes.
d) Identificar el tipo de régimen de seguridad social al que pertenece el paciente para
poder determinar la Entidad Responsable de Pago a la cual se liquidarán los
servicios.
AUTORIZACIONES
ALCANCE
Prestación de servicios del proceso técnico administrativo para obtener las
autorizaciones para los servicios de salud prestados por EL HOSPITAL a los usuarios
de las diferentes Entidades Responsables de Pago, Empresas Promotoras de Salud,
Administradoras de Riesgos Laborales, Entes Territoriales, Particulares y Otros
pagadores, incluidos entre otros: Regímenes Excepcionales y Administradoras de
Pólizas o Seguros de Salud, con los que se tenga suscrito contrato de prestación de
servicios de salud que se generen en las atenciones en salud, o los servicios que sean
debidamente autorizados por las entidades ya mencionadas, incluye las siguientes
actividades: ingreso y validación de autorizaciones
SUBPROCESOS

Tramite de autorizaciones.
ACTIVIDADES
a) Diligenciar los formatos exigidos por la ley para la atención de los pacientes y
tramitar las respectivas autorizaciones.
b) Realizar los envíos de acuerdo con los tiempos definidos por la normatividad
c) Registrar las autorizaciones y los soportes de envíos
47:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
LIQUIDACIÓN
ALCANCE
Liquidación de los servicios prestados en el HOSPITAL a los pacientes, realizando el
cargue oportuno que se configura con el registro de los diferentes servicios de salud
prestados a los pacientes o liquidación de los mismos, los cuales se ven reflejados en
las facturas, a las cuales se anexan los soportes necesarios para generar las cuentas
con los requerimientos exigidos.
SUBPROCESOS



Confirmación procedimientos, actividades e insumos ordenados.
Recibo y revisión de las facturas de los servicios hospitalarios.
Registro de trazabilidad física de facturas.
ACTIVIDADES
a) Prestar el servicio de liquidación con calidad e idoneidad.
b) Manejar y capacitar permanentemente al personal sobre los diferentes manuales
tarifarios y normas relacionadas con el proceso de liquidación de servicios.
c) Liquidar la totalidad de los servicios prestados a los pacientes, e informar a los
Subgerentes de Servicios de Salud del HOSPITAL o a quien éstos designen como
responsables, sobre las probables causales de glosas subsanables para su
corrección.
d) Entregar un informe de producción mensual que consolide la información sobre las
facturas elaboradas y producidas en el sistema, con el fin de evaluar la gestión y la
producción del área de acuerdo con los indicadores definidos por EL HOSPITAL.
e) Generar las facturas correspondientes a cada Entidad Responsable de Pago, de
acuerdo con los requisitos y parámetros establecidos en la resolución 3374 de 2000,
o aquellas que la modifiquen o sustituyan, y con los contratos de prestación de
servicios de salud vigentes.
f) Realizar la liquidación día a día de las atenciones de los servicios de salud
brindadas a los pacientes de todos los servicios del HOSPITAL.
g) Llevar a cabo los respectivos ajustes en el proceso de liquidación de servicios que le
permita al HOSPITAL cumplir con la normatividad vigente y/o aquellas normas que
deban implementarse.
h) Mantener sigilo y confidencialidad sobre los diagnósticos y procedimientos
realizados a los pacientes.
48:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
i)
j)
Firmar las facturas elaboradas en original y copia, este procedimiento comprende
firma del facturador y del paciente.
Registro de las facturas cerradas en una herramienta tecnológica que permita el
control físico de facturas generadas (trazabilidad).
RADICACIÓN
ALCANCE
Auditoría técnica y administrativa de cuentas; revisión y pre conciliación de glosas
previas al radicado de las facturas y reporte de los radicados al área contable.
SUBPROCESOS



Auditoria administrativa de cuentas.
Auditoría técnica de cuentas.
Radicación y entrega de facturas a las Entidades.
ACTIVIDADES
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Revisar los contenidos de los soportes requeridos de acuerdo a los cargues que
se hallan en las facturas
Revisar la existencia de los trámites iniciales de admisión y autorizaciones para
la atención
Solicitar los soportes necesarios para cumplir con los requerimientos de la
factura
Avalar o devolver las facturas en las cuales se evidencie que hay inconsistencias
Garantizar la práctica de la auditoría a la pre factura y la factura, para subsanar
la glosa antes del cierre, en la totalidad de las facturas tramitadas en el
HOSPITAL de los pacientes hospitalizados que egresen en horas hábiles de
lunes a sábado.
Recibir las cuentas numeradas de los facturadores y auditoras concurrentes
Las facturas deberán ser radicadas dentro de los primeros veinte (20) días
calendario del mes siguiente a la prestación del servicio o con la periodicidad
definida en el contrato entre el HOSPITAL y la entidad responsable de pago a la
que se le prestaron servicios.
Radicar las facturas con sus respectivos soportes, anexando una lista de
chequeo con las facturas entregadas a las entidades responsables del pago y
que son enviados por el HOSPITAL.
AUDITORIA CONCURRENTE
ALCANCE
49:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
Seguimiento a los registros sobre los aspectos asistenciales a los pacientes en las
áreas asistenciales del HOSPITAL.
SUBPROCESOS

Concurrencia
ACTIVIDADES
a) Detectar los servicios que se brindan a los pacientes que son potenciales
generadores de glosas y objeciones por parte de las Entidades Responsables del
pago, priorizar y tramitar las alternativas de solución para las mismas
b) Detectar la subfacturación o sobrefacturación en las cuentas de los usuarios y
tramitar las alternativas de solución para las mismas
Notificar las novedades a los Subgerentes de Servicios de Salud del HOSPITAL o a
quien éstos designen como responsables, a través de los medios más expeditos.
c) Supervisar el cumplimiento de labores propias de los facturadores de los diferentes
servicios áreas asistenciales del HOSPITAL.
d) Llevar a cabo la auditoria a las pre-facturas catalogadas como prioritarias y tramitar
las alternativas de solución para las inconsistencias encontradas en ellas.
e) Realizar auditoría concurrente presencial a la totalidad de los pacientes
hospitalizados en las diferentes áreas asistenciales del HOSPITAL.
GESTIÓN DE GLOSAS
ALCANCE
Proceso con el que se lleva a cabo el control de las glosas de tipo administrativo,
asistencial o de pertinencia que presentan las Entidades Responsables del Pago al
HOSPITAL, desde su recepción, inclusión en el sistema de información, recuperación
de los soportes necesarios para dar respuesta a las glosas recibidas hasta el envío de
las respuestas relacionadas en los trámites correspondientes y los oficios respectivos,
incluyendo el registro de dichas respuestas en el sistema.
SUBPROCESOS




Radicación de trámites de respuesta a glosas y oficios
Registro de glosas en el sistema
Revisión y respuestas a glosas administrativas.
Revisión y respuestas a glosas asistenciales.
ACTIVIDADES
50:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
a) Responder las glosas de acuerdo con los términos establecidos por la normatividad
legal vigente, así como lo establecido en los contratos entre el HOSPITAL y las
diferentes Entidades Responsables del Pago
b) Reportar en forma mensual al Comité de glosas del HOSPITAL los detalles de las
causas de las glosas aceptadas.
c) Adoptar las recomendaciones del HOSPITAL que se generen como consecuencia
del análisis de los informes de glosas, sobre los elementos que correspondan al
desarrollo del contrato.
d) Retroalimentar al HOSPITAL con respecto a los hallazgos que requieran de su
intervención en lo que a los procesos asistenciales se refiera.
e) Registro de las glosas en el sistema de información del HOSPITAL.
f) Control y definición de los tiempos para el trámite de glosas en concordancia con
los determinados en la normatividad vigente.
g) Clasificación de las glosas de acuerdo con la naturaleza de las mismas
(administrativa y pertinencia)
h) Clasificación de las devoluciones de acuerdo a la naturaleza de las mismas
i) Consecución de los soportes requeridos para dar respuesta a las glosas recibidas
por el HOSPITAL
j) Organizar los trámites de respuestas de las glosas con los soportes cuando se
requieran
k) Generar de las cartas con la relación de los trámites y los soportes para su
radicación ante las Entidades Responsables del Pago
CONCILIACION DE OBJECIONES Y CONCILIACION DE GLOSAS DE PRIMERA
INSTANCIA
ALCANCE
Proceso con el que se lleva a conciliación con las Entidades Responsables del Pago las
objeciones y las glosas de tipo administrativo, asistencial o de pertinencia que no fueron
aceptadas por el HOSPITAL, que inicia con la programación de la reunión con los
representantes de las Entidades Responsables del Pago, hasta la firma de las actas de
conciliación.
SUBPROCESOS

Conciliación de Objeciones y Glosas en primera instancia
ACTIVIDADES
a) Gestionar con los representantes de las Entidades Responsables del Pago las
reuniones para la conciliación.
51:52
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN
b) Conciliar con los representantes de las Entidades Responsables del Pago las glosas
no aceptadas siguiendo los parámetros establecidos por el HOSPITAL a través del
Área Financiera.
c) Informar al Área Financiera del HOSPITAL sobre las conciliaciones tramitadas con
los representantes de las Entidades Responsables del Pago.
d) Adoptar las recomendaciones del HOSPITAL de acuerdo con los informes del
trámite de conciliaciones en elementos que correspondan al desarrollo del contrato.
e) Retroalimentar a la HOSPITAL con respecto a los hallazgos que requieran de su
intervención en lo que a los procesos asistenciales se refiera.
f) Consecución de los soportes requeridos para tramitar en las conciliaciones
g) Generación de las cartas con la relación de los trámites de las conciliaciones.
52:52