Manual de Patrocinios - RADLA 2017

XXXV Reunión Anual
de Dermatólogos
Latinoamericanos
26-29 Mayo, 2017
Bogotá, Colombia
Manual de Patrocinios
www.radla2017.com
Índice
Carta de bienvenida3
Información sobre la Asociación4
Comité Organizador Local5
La Sede
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Categorías de sponsor8
Plano de Exposicion9
Tipos de Patrocinios10
Formulario de Reserva19
Terminos y condiciones18
Logística19
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XXXV Reunión Anual
de Dermatólogos
Latinoamericanos
26-29 Mayo, 2017
Bogotá, Colombia
Carta de Bienvenida
Cordial saludo
Con inmensa emoción queremos compartir con ustedes que Bogotá ha sido escogida para la
realización de la Reunión Anual de Dermatólogos Latinoamericanos RADLA 2017.
El RADLA es uno de los más prestigiosos y concurridos eventos de la dermatología en nuestro
continente y es la primera vez que Colombia tendrá la oportunidad de realizar este evento.
Estamos seguros de ofrecer un novedoso programa basado en los principios educativos que
rigen los eventos de vanguardia y con numerosos elementos tecnológicos, vivenciales y creativos
encargados de imprimir una huella imborrable en cada uno de los asistentes.
Esperamos contar con todo su apoyo para hacer de RADLA Colombia 2017 uno los mejores
encuentros académicos de esta década.
Los esperamos !!
Cordialmente.
Cesar González Ardila
Presidente
Angela Londoño
Secretaria general
Juan Guillermo Chalela
Presidente Honorario
Adriana Arrunátegui
Vicepresidente
www.radla2017.com
Evelyne Halpert
Tesorera
Margarita Velásquez
Secretaria científica
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La Asociación
En la Ciudad de Buenos Aires con ocasión del Congreso Argentino de Dermatología, el día 27 de Octubre
de 1972 en Asamblea convocada por el Prof. Pablo Viglioglia, Presidente del Congreso, se decidió fundar
la Reunión Anual de Dermatólogos Latino Americanos conforme a lo estipulado en la Declaración suscrita
por los representantes de los Dermatólogos de 13 países Latino Americanos a saber: Argentina; Bolivia;
Brasil; Colombia; Costa Rica; Ecuador; El Salvador; México; Paraguay; Perú; Santo Domingo; Venezuela
y Uruguay (1) (3). Esta gran Reunión se creó debido a la creciente importancia y responsabilidad médico
social de la Dermatología en América Latina, acordándose su realización cada año a excepción del año
en que coincide con el Congreso Ibero Latino Americano de Dermatología, constituyéndose en una
reunión de intercambio científico, enseñanza y confraternidad cuya finalidad principal es la actualización y
capacitación permanente en los diversos campos de la Dermatología.
La historia RADLA se remonta, según el Dr. Clovis Bopp (1), a iniciativas que surgieron en el marco de
una reunión organizada por el Profesor Alejandro Cordero en Buenos Aires, en la que participaron
dermatólogos argentinos y brasileros, así como en los grupos formados con ocasión del VII Congreso Ibero
Latino Americano de Caracas en Diciembre de 1971 y en el XXIX Congreso Brasilero de Dermatología
realizado en Nueva Friburgo del 12 al 21 de Octubre de 1972.
Cita el Dr. Sebastiao Sampaio (2) que durante el Congreso del CILAD en Caracas en 1971, Juan Carlos Gatti,
Pablo Viglioglia, Oswaldo Mangano y Sebastiao Sampaio sugirieron la realización de una reunión anual
de dermatólogos argentinos y brasileros, contando esa idea con el apoyo del Dr. Tancredo A. Furtado.
Luego al año siguiente durante el Congreso brasilero de Nueva Friburgo en Octubre de 1972, el tema fue
nuevamente planteado por los antes citados, sumándose entusiastamente el Dr. Rubem Azulay, Presidente
del Congreso, ampliándose la propuesta a una reunión anual de dermatólogos latinoamericanos.
Una semana más tarde en Buenos Aires, en el Congreso Argentino, un 27 de Octubre de 1972 nacía la
RADLA, determinándose que la I RADLA tuviera lugar en Buenos Aires del 1 al 4 de Noviembre de 1973. A
esta primera RADLA asistieron cerca de 300 dermatólogos y estuvo bajo la presidencia del Profesor Pablo
Viglioglia, siendo Vicepresidente el Profesor Jorge Abulafia y Secretario General el Profesor Juan C. Gatti.
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Comité Organizador Local
Cesar González Ardila
Presidente
Angela Londoño
Secretaria general
Adriana Arrunátegui
Vicepresidente
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Juan Guillermo Chalela
Presidente Honorario
Evelyne Halpert
Tesorera
Margarita Velásquez
Secretaria científica
Julia Mesa
Secretaria de Comunicación
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La Sede
• El Centro Internacional de Convenciones de Bogotá Ágora cuenta con un área total de 64,883 m2, espacio
multifuncional, distribuidos en 5 pisos, ideal para el
desarrollo de congresos, convenciones, reuniones y
exhibiciones.
• Diseño con principios de transparencia, luminosidad,
integración con el entorno y respeto por zonas verdes e
incluyentes.
• El proyecto contará con iluminación artificial en la fachada
que plantea una intervención integral en la totalidad de la
envolvente. Consiste en kilómetros de franjas LED integradas
a la carpintería de aluminio que iluminan las caras de los
perfiles acentuando así la profundidad de la fachada. El
sistema cuenta con una grilla de controladores que permiten
una variación sobria de tonos que acentúan la diversidad de
zonas de vidrio a la vez que generan movimiento y diversidad
dependiendo de la ocupación del edificio.
• Más de 18 salones de reuniones.
• Último piso con capacidad para 4000 personas.
• 4 salas de apoyo: Sala de secretaría técnica, Sala Vip,
Sala Prensa y Sala para Conferencistas.
• 1055 espacios de parqueaderos.
• Facilidad de ampliación de áreas y servicios al pertenecer
al complejo empresarial de Corferias: Recinto ferial y Hotel.
Estará conectado mediante un enlace peatonal a desnivel
con el recinto ferial.
• Soluciones integrales en las que se destacan los servicios
especializados de gestión en eventos, de alimentos y bebidas,
audiovisuales y montaje.
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Categorías de Sponsors
PLATINUM PLUS
PLATINUM
DIAMANTE
ORO
PLATA
BRONCE
GENERAL
Todos los patrocinadores contaran con:
• Logo en la web del congreso clasificada según el tipo de categoría a la que pertenezcan
• Logo en el cartel de agradecimientos clasificado según la categoría a la que pertenezcan
• Logo en el programa final del congreso
• Posibilidad de usar la imagen de RADLA en su publicidad
Los descuentos se aplicaran según el importe invertido por parte del patrocinador.
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Plano de Exposición Comercial
Precio m2 de espacio para exposición comercial 600 USD
Precio m2 de stand modular 675 USD
SALIDA
EMERGENCIA
SALIDA
EMERGENCIA
SALIDA
EMERGENCIA
12
3
6
12
6
6
9
12
72 M2
96 M2
6
16
72 M2
12
3
72 M2
3
3
3
6
54 M2
6
3
6
12
6
6
12
12
9
12
6
SALIDA
EMERGENCIA
6
72 M2
36
M2
SALIDA
EMERGENCIA
SALIDA
EMERGENCIA
96 M2
36 M2
36 M2
36 M2
6
6
6
54 M2
16
6
36 M2
15
12
144 M2
6
6
144 M2
12
36 M2
36 M2
6
90 M2
6
9
36 M2
6
36 M2
3
27
M2
72 M2
6
90 M2
6
54 M2
72 M2
6
16
6
6
12
96 M2
6
9
15
6
72 M2
9
9
6
16
9
144 M2
54 M2
96 M2
12
12
54 M2
54 M2
54 M2
9
9
6
6
54 M2
54 M2
9
12
9
3
3
28 M2
6
3
3
SALIDA
3
39 M2
3
39 M2
SALIDA
13
7x
13
18 M2
6
3
18 M2
6x15
90.0 M2
8x
6x6
36.0 M2
Stand 28 - 29 - 30 - 31 - 32 33 - 36 - 37
1x
25 x
Stand 22 - 23 - 75 - 74
18 M2
6
3
18 M2
6
3
SALIDA
6
25 x
39.0 M2
Stand 3 - 4
Stand 39 - 44 - 63
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3x6,5
19.5 M2
Stand 5 - 6 - 7 8 - 9 - 10 - 11
27.02 M2
9x
6x9
54.0 M2
Stand 24 - 27 - 34
3x6
18.0 M2
Stand 1
3x
12x12
6
Stand 39 - 40 - 41 - 42 - 43 - 44 - 45
- 46 - 47 - 48 - 49 - 50 - 51 - 52 - 53
- 54 - 55 - 56 - 57 - 58 - 59 - 60 - 61
- 62 - 63 - 64 - 65 - 66 - 67 - 68 - 69
1x
144.0 M2
18 M2
3x3
9.0 M2
7x
2x
3
SALIDA
6
3x
Stand 76
3
18 M2
18 M2
3x12
36 M2
Stand 18 - 35
6x16
96 M2
3
SALIDA
6
6x15
72.0 M2
Stand 18 - 19 - 20 - 21 - 70 - 71 - 72 - 73
2x
SALIDA
Stand 12 - 13 - 14 - 15 - 16 17 - 25 - 26- 38
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1x
28 M2
6
Stand 2
9
Colaboración con el Programa Científico
Simposios Satélites
Puede consultar los horarios preliminares de simposios satélites en el programa del Congreso a través de
este enlace:
http://www.radla2017.com/informacion-cientifica/esquema-de-horarios/
Nota: Horarios susceptibles de modificaciones.
Gastos de ponentes y moderadores no incluidos (inscripción, alojamiento, desplazamiento, honorarios
Área de Posters Electrónicos
Las sesiones de posters dispondrá de paneles digitales.
El logo del patrocinador aparecerá permanentemente en la pantalla,
y cuando estas no estén en uso aparecerá como fondo de pantalla.
A su vez, el logo estará incorporado en la plataforma electrónica
que se utilice para el envío y recepción de los posters electrónicos por
parte de los autores de comunicaciones.
Presencia de marca del Patrocinador en:
• Plantilla para la elaboración de los pósteres
• E-mails de contacto con los autores de los trabajos enviados por la organización
• Toda la rotulación de señalización que indica en la sede el acceso a la zona
• Rotulación del congreso (cartel agradecimientos, programa, etc) y web
• Las pantallas de visualización de pósteres
• Plataforma electrónica de envío de archivos
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Audiovisuales y Sala de Ponentes
Presencia de marca del Patrocinador en:
• Pantalla de cada una de las salas de conferencias
• Sala de ponentes - salvapantallas de los ordenadores de consulta y carga de ponencias
• Posibilidad de contar con alfombrillas para los equipos (entrega por parte del patrocinador)
• Rotulación del congreso (cartel agradecimientos, programa, etc) y web
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Impresiones y Elementos Relacionados
Call for Abstracts (electrónico)
Mailing electrónico que será enviado a todos los dermatólogos de RADLA anunciando el “Call for Abstracts”
Presencia de marca del Patrocinador en:
• Archivo electrónico
• Rotulación del congreso (cartel agradecimientos, programa, etc) y web
Abstracts USB
El patrocinador podrá entregarlo en su stand e incluir tarjetón en el Bolso Oficial del Congreso.
Coste USB incluido, no incluye packaging.
Presencia de marca del Patrocinador en:
• USB
• Rotulación del congreso (cartel agradecimientos, programa, etc) y web
Programa de Bolsillo
Se entregara a todos los participantes
Presencia de marca del Patrocinador en:
• Portada del programa de bolsillo
• Rotulación del congreso
(cartel agradecimientos, programa, etc) y web
Información a los Asistentes (electrónico)
Mailing electrónico que se enviará a todos los inscritos unas dos semanas antes de RADLA 2017 dando
una serie de indicaciones sobre la asistencia al Congreso.
Presencia de marca del Patrocinador en:
• Archivo electónico, Rotulación del congreso (cartel agradecimientos, programa, etc) y web
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Introducción de Documentacion en el Bolso del Congreso
Presencia de marca del Patrocinador en:
• Rotulación del congreso (cartel agradecimientos, programa, etc) y web
Anuncios en el Programa
Presencia de marca del Patrocinador en:
• A4 vertical en programa (un anuncio) que estará disponible de forma electrónica durante todo el congreso
para todos los participantes.
• Rotulación del congreso (cartel agradecimientos, programa, etc) y web
Señalización
Presencia de marca del Patrocinador en:
• Toda la Señalización del congreso
• Programa y web
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Patrocinios Tecnológicos
APP del Congreso
El congreso en tu mano
Presencia de marca del Patrocinador en:
• APP
• Rotulación del congreso (cartel agradecimientos, programa, etc) y web
WIFI
Presencia de marca del Patrocinador en:
• Cartelería especial indicando la clave wifi repartida por el congreso
• Rotulación del congreso (cartel agradecimientos, programa, etc) y web
• Logo del patrocinador al acceder a la WIFI del Congreso
Área de Internet
Presencia de marca del Patrocinador en:
• La rotulación del Área de Internet
• Rotulación del congreso
(cartel agradecimientos, programa, etc) y web
• Posibilidad de contar con alfombrillas en los puesto
(por parte del patrocinador)
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POKEN
A consultar con la Secretaría Técnica
Barcode Readers
Lectores de códigos de barras para escanear la acreditación de los
asistentes al Congreso.
Una vez finalizado el Congreso la organización le facilitará el listado
de asistentes que ha escaneado y así podrá llevar control de las
personas que han visitado su stand o han asistido a su simposio.
Mapa del mundo de participantes
Presencia de marca del Patrocinador en:
• Pantalla táctil de 75” donde se muestran todos los participantes
por nacionalidades. Ubicada en zona preferente.
• Rotulación del congreso (cartel agradecimientos, programa, etc.)
y web
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Social Media Sponsor
Presencia de marca del Patrocinador en:
• Twitter Wall (pantalla en sede de 75” ubicada en zona preferente)
• Envío de información preferente del sponsor a través de las redes
sociales oficinales (Twitter y Facebook)
• Rotulación del congreso (cartel agradecimientos, programa, etc.)
y web
Information Kiosk
Presencia de marca del Patrocinador en:
• Pantallas con toda la información del Congreso ubicadas en
zonas preferentes.
• Rotulación del congreso (cartel agradecimientos, programa,
etc.) y web
Material para Delegados
Bolsos del Congreso
Presencia de marca del Patrocinador en:
• Bolsos del congreso
• Rotulación del congreso (cartel agradecimientos, programa, etc) y web
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Cordon de la escarapela
Presencia de marca del Patrocinador en:
• Cordon de la escarapela
• Rotulación del congreso (cartel agradecimientos, programa, etc)
y web
Block y Bolígrafo
Presencia de marca del Patrocinador en:
• Block y bolígrafo
• Rotulación del congreso (cartel agradecimientos, programa, etc)
y web
Catering
Catering
Presencia de marca del Patrocinador en:
• Anuncios en la zona de catering
• Posibilitar de roll up aportado por el patrocinador
• Rotulación del congreso (cartel agradecimientos, programa, etc) y web
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Artículos Especiales
Resumen de las opciones de patrocínio:
• M2 de espacio para exposición comercial • M2 de stand modular • Simposio satélite para empresas expositoras • Simposio satélite para empresas NO expositoras
• Área de posters electrónicos • Audiovisuales y Sala de Ponentes • Mailing Call for abtracts • Abstracts USB, 1.500 Unidades • Abstracts USB, 3.000 Unidades • Programa de Bolsillo • News letters y Mailings • Insert para empresas expositoras • Insert para empresas expositoras • Contraportada Programa Final • Interior Portada • Interior Contraportada • Página interior • Marca páginas • Señalización • APP, aplicación móvil • WIFI • Área de Internet • Poken • Barcodes, 1 unidad • Barcodes, 2 unidades • Mapa del mundo de participantes
• Pantallas Social Media • Kioskos Informativos, unidad • Bolsos del Congreso • Cordón de escarapela • Blocks • Bolígrafos
• Block y Bolígrafos en exclusiva • Coctel inaugural • Pausa Café, unidad • Almuerzo, unidad • Zona de descanso, unidad • Maletero /Consigna • Máquinas de acreditación • Máquina de carga de celulares, unidad Consultar con la secretaria
• Hospitallity desk
• Tarjetas de acceso a las habitaciones Hoteles Oficiales
• Auspicio a ponentes
• Becas de Inscripción y alojamiento
• Cena del presidente
• Estaciones de agua
• Webcasts
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Paquetes de
Inscripciones
50 Inscripciones - 10% descuento
100 Inscripciones - 15% descuento
200 Inscripciones - 20% descuento
300 Inscripciones - 25% descuento
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Formulario de Reserva de Patrocinio
Por favor rellenar y enviar a:
Paula Suarez
Tilesa Kenes Spain
C/ Londres 17 1ºPlanta, 28028, Madrid.
Email: psuarez@kenes.com
CONTACTO:
NOMBRE DE LA COMPAÑÍA:
DIRECCIÓN:CIUDAD:
CÓDIGO POSTAL:PAÍS:
TELÉFONO:FAX:
EMAIL:CIF:
Quisiera reservar los siguientes artículos de patrocinio:
Elección
Stand #
Stand modular
# de metros cuadrados
Precio Total
1ª Elección
USD
2ª Elección
USD
3ª Elección
USD
Artículo
Precio Total
USD
USD
USD
USD
Confirmación de los patrocinios seleccionados.
FirmaFecha
Aceptamos los términos y condiciones (incluidos en este folleto de patrocinio y exposición) y aceptamos respetar las
recomendaciones para la participación de la industria en el Congreso. Estoy autorizado a firmar este formulario en nombre del
solicitante / Compañía.
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Terms and Conditions
These terms are the contractual agreement between the Organizer and the (Exhibitor/s / Supporter/s).
Application to Participate
Application to participate will be considered only if submitted on the
appropriate forms, duly completed. Registration will be confirmed insofar as
space is available. Applicants will be informed in writing of the acceptance
or refusal of their application. In case of refusal, all payments shall be
fully refunded. In case of acceptance Supporters/Exhibitor will be bound
by the Terms and Conditions listed in the prospectus and/or contractual
agreement.
In standard booths, height is restricted to 246cm. Exhibitors are responsible
for the cost and execution of the design, installation and delivery of their
display to (and its removal from) the exhibition site.
Flammable materials are not to be used. Equipment displayed or
demonstrated must be installed with strict adherence to safety measures.
Obligations and Rights of the Exhibitor/Supporter
Registration implies full acceptance by the Exhibitors/Supporters of the
exhibition / supporter regulations. Any infringement of these regulations
may lead to immediate withdrawal of the right to participate in the Congress
without compensation or refund of sums already paid, and without
prejudice to the Exhibitor/Supporter.
By submitting an application to participate, the Exhibitor /Supporter make
a final and irrevocable commitment to occupy the space /items allocated
and to maintain his/her installation until the date and time fixed for closure
of the event.
The Exhibitor/Supporter may only present on his/her stand or space the
materials, products or services described in the application to participate.
No advertising on behalf of firms not exhibiting is permitted in any form
whatsoever. Transfer or sub-letting of all or part of the allocated spaces is
prohibited.
Obligation and Rights of Organizer
The Organizer undertakes to allocate exhibition space/supporter items
space as far as possible on the basis of the preference expressed by
applicants. Application will be considered in order of receipt of application
forms accompanied by payment.
The Organizer reserves the right, in case of absolute necessity, to modify
the positioning of stands, with no obligation to provide compensation
to Exhibitors/Supporters. The Organizer reserves the right to offer to a
different firm any stand, space or supporter item that has not been occupied
by the event of the opening of the Congress, with no obligation to provide
compensation to the defaulting Exhibitor / Supporter.
Liability Insurance
Equipment and all related display materials installed by Exhibitors /
Supporters are not insured by the Organizer, and the Organizer under no
circumstances will be liable for any loss, damage or destruction caused to
equipment, goods or property belonging to Exhibitors / Supporters. The
Exhibitor / Supporter agrees to be responsible for his property and person
and for the property and persons of his employees and agents and for
any third party who may visit his space. The Exhibitor/Supporter shall hold
harmless the Organizer from any and all damages/claims including those
usually covered by a fire and extended – coverage policy. The Supporter/
Exhibitor will purchase insurance policies for the above listed damages.
Exhibition Regulations
The Exhibition Manager, acting under direction of the Organizing
Committee, has the final decision as to the acceptability of displays.
Exhibitors are not to share with others any space allotted to them without
prior written consent by the Exhibition Manager.
The Organizer reserves the right to alter the general layout or limit the space
allotted to each Exhibitor / Supporter, postpone the exhibition or transfer it
to another site if unforeseen circumstances warrant such action. Should any
contingency prevent the holding of the exhibition, the Organizer will not
be held liable for expenses incurred other than the cost of exhibit space
rental fees.
20
All exhibits are to be displayed so as to avoid blocking aisles, obstructing
adjoining booths, damaging the premises or the leased equipment.
Exhibitors are kindly requested to allow sufficient see-through areas, which
ensure clear views of surrounding exhibits.
Exhibitors undertake to observe the timetable designated for completion
of their display before the exhibition opening and its dismantling at the
close of the exhibition. No dismantling or packing of the display before
the designated hour. It is the Exhibitor’s responsibility to pack and remove
or consign for shipment all items of value prior to leaving their exhibit
unattended, otherwise the Organizer will arrange for their removal at the
Exhibitor’s risk and expenses.
Exhibitors are obliged to ensure that their stands are permanently staffed
during the exhibition opening hours.
Payment is to be made in accordance with the conditions of payment listed
in the prospectus.
Should the Exhibitor /Supporter fail to make a payment on time, the
Organiser is entitled to terminate the contract, withdraw confirmation of
acceptance, make other arrangements for the stand/ supporter items or
seek compensation for non-fulfilment of contract.
Participation by Exhibitors/Supporters is dependent upon compliance with
all rules, regulations and conditions stated herein.
Access to the exhibition is authorized on presentation of a badge issued by
the Organizer. Exhibitors’ badges will not be mailed in advance and may be
collected from the Exhibition Manager’s desk.
The Organizer ensures daily cleaning of the aisles. Exhibitors /Supporters
are responsible for the cleaning of their stands.
The provision of refreshments for the participants by Exhibitors is only
permitted if the catering regulations of the exhibition building concerned
are observed.
Exhibition areas and fittings made available to Exhibitors must be handed
back in their original condition. In case of damage or loss of equipment
provided, or damage to areas occupied, repair and replacement will be
charged to the Exhibitor.
Any special decoration or fittings must be submitted to the Organizer for
prior authorization.
Advertising panels and display are not permitted outside the exhibition
areas allotted to Exhibitors.
The Organizer will not approve stands, which do not comply with the
accepted standards, until the necessary changes have been made.
Industry Codes of Practice
All Exhibitors and Supporting Companies must comply with applicable
national and international rules, regulations and industry standards
regarding exhibition areas. Failure to comply with these regulations may not
be used as a ground to declare the contract void. Failure to comply with the
Rules and Regulations will not expose the Organiser to any suits, demands
by the Supporters/Exhibitor/any third party.
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Logística
Merkur Expo Logistics GmbH es el Agente Oficial de Logística para el futuro congreso “RADLA 2017” que
se celebrará entre los días 26 y 29 de Mayo de 2017 en Bogotá, Colombia.
Nos complace anunciar la gama de servicios para este evento, que entre otros servicios incluye: Envíos
(Importación & Exportación), Despachos Aduaneros, Transporte, Manipulado en Sede. Todos los servicios
serán supervisados y manejados por nuestro equipo.
Ninguna otra compañía está habilitada para entregar, operar o manejar bienes dentro de la sede, Centro
de Convenciones de Bogotá.
Todos los envíos deben ser confirmados por Merkur Expo Logistics, de otra forma no podrán acceder a la
zona expositiva.
Por favor no dude en ponerse en contacto con nosotros para cualquier duda con respecto a su envío a
RADLA 2017.
El Manual de instrucciones de envío, será enviado a todos los expositores próximamente.
Datos de Contacto
Alberto Rubiño
Projekt Manager
Merkur Expo Logistics GmbH
Rheinstrasse 2
65760 Eschborn
Tel.: + 49 (0) 6173 966 95 14
Fax.:+ 49 (0) 6173 966 95 29
Cell: + 49 (0) 151 10313 721
@ alberto.rubino@merkur-expo.com
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