Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA PLAN INDICATIVO 2003 - 2006 Bogotá D. C., Marzo de 2003 (Versión Base 1.0) Revisión: Agosto – Septiembre de 2005 Plan Indicativo Página 1 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ TABLA DE CONTENIDO PRESENTACIÓN................................................................................................................................................................................................ 3 1. ELEMENTOS DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO EN EL DAFP........................................................................................... 4 2. SECTOR FUNCIÓN PÚBLICA................................................................................................................................................................... 6 3. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.................................................................................................. 6 4. MISIÓN ........................................................................................................................................................................................................ 9 5. VISIÓN......................................................................................................................................................................................................... 9 6. VALORES ...................................................................................................................................................................................................... 9 7. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ....................................................................................................................................................................10 8. PROYECTOS DAFP 2004 ..........................................................................................................................................................................11 9. PROYECTOS DAFP 2005 ..........................................................................................................................................................................15 10. METAS PRESIDENCIALES DEL SECTOR FUNCIÓN PÚBLICA – LEY 812/03 ................................................................................19 11. GLOSARIO DE APOYO ...........................................................................................................................................................................20 Plan Indicativo Página 2 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ PRESENTACIÓN Dentro del mandato constitucional y la Ley 152 de 1994, las entidades públicas deben identificar y articular en un plan estratégico las líneas gubernamentales definidas en el Plan de Desarrollo con las institucionales. La Ley 812 de 2003 aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2002-2006, Hacia un Estado comunitario y en esa dirección el Departamento concibe el direccionamiento estratégico contenido en este documento como la herramienta para contribuir, desde sus atribuciones constitucionales y legales, al cumplimiento de los fines del Estado a través de objetivos y proyectos. Como instrumento de planeación y gestión, el direccionamiento estratégico tiene las siguientes características: en primer lugar se concibe como un mecanismo participativo que establece los propósitos del DAFP en términos de su misión, sus objetivos estratégicos u orientadores de la gestión, la visión, y la definición de un plan de acción que luego debe ser desplegado en los proyectos de corto, mediano y largo plazo, considerando que el direccionamiento estratégico debe concebir “qué se quiere hacer” para sentar las bases sobre “como hacerlo”. Por lo anterior, el proceso tuvo como punto de partida la revisión y análisis de las competencias del Departamento Administrativo de la Función Pública, examen que debe realizarse cada dos años en el nivel estratégico, y en el nivel táctico al inicio de cada vigencia, cuando se coordinan, priorizan y aprueban en el seno del Comité Directivo las iniciativas de cada área que materializa los compromisos institucionales. Se espera, en consecuencia, el compromiso de todos los servidores del Departamento Administrativo de la Función Pública con la ejecución de los lineamientos aquí indicados. FERNANDO GRILLO RUBIANO Director del Departamento Plan Indicativo Página 3 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ 1. ELEMENTOS DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO EN EL DAFP • El Direccionamiento estratégico tiene como referencia primaria el marco normativo y las competencias dadas por el Plan de Desarrollo está integrado por la Misión, la visión cuyo alcance está dado para el 2010 y finalmente por los objetivos estratégicos que integran la misión y la visión. Las metas sectoriales inscritas en el SIGOB se encuentran dentro de este marco de acción pero se materializan a través de los proyectos. • La Gestión de procesos, brinda el marco de referencia para dirigir la entidad en sus actuaciones establecidas en sus atribuciones. Los procesos del DAFP se componen de los procesos estratégicos que son los que dan el derrotero a la entidad y prevén los mecanismos mantenerla en el estado deseado; los procesos misionales constituyen la segunda categoría, y gracias a ello se cumplen sus líneas de negocio hacia el cliente o usuario externo; finalmente se encuentran los procesos de apoyo, que constituyen el verdadero soporte para que la entidad pueda cumplir su objeto o razón de ser. • A través de la Gestión de los proyectos constituye el corazón de la innovación y proyección cualitativa de sus funciones con la cual la visión se va cumpliendo. La gestión de los proyectos nace de la articulación de los objetivos estratégicos con los objetivos que cada área del Departamento ha trazado. Una vez formulados los proyectos (Ver Anexo Nº 1) éstos son incorporados en el sistema de Planeación y gestión Siplan, la cual es una herramienta que permite la consulta, gestión y evaluación en línea de los proyectos. • Finalmente el sistema termina en el seguimiento y evaluación, a cual se da en varios frentes: el reporte del cumplimiento de cada meta, el seguimiento trimestral que realiza la Oficina Asesora de Planeación y que es retroalimentado por el Comité Directivo. De ello nacen acciones de mejora y correctivas para cada gestor de proyecto y su equipo. • Cada año el Director del Departamento a través de un comunicado interno, imparte las instrucciones para establecer la programación, aprobación y seguimiento de los proyectos. Igualmente en la rendición de cuentas se hace un balance crítico de los avances y las dificultades en la concesión de las metas. La siguiente figura muestra el marco conceptual del Plan Indicativo de la entidad Plan Indicativo Página 4 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ Figura 1: Elementos del Direccionamiento estratégico del DAFP SISTEMA DE PLANEACIÓN - DAFP ¿Cuál es mi negocio? Evaluación anual (indirecta) Revisión cada dos años Direccionamiento estratégico Misión Visión ¿A dónde quiero ir? Objetivos estratégicos Gestión de Procesos Gestión de Proyectos • Objetivos de área • Acciones • Coordinación • Metas orientadas a resultados • Seguimiento y evaluación Gestión y medición • Identificación de procesos • Cadena de valor • Documentación •Gestión y creación de estándares • Mejora Seguimiento cuantitativo y cualitativo por resultados Evaluación trimestral Seguimiento por productos (logros) Proyección de la misión y consecución de la visión Sistema de Indicadores Estadísticas Indicadores Medición de la prestación de servicios y productos Análisis con base en cantidad y calidad Localización de demanda Factores claves de resultado Variables de eficacia, eficiencia y efectividad ¿Cómo determinar si el rumbo es el correcto? Plan Indicativo Página 5 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ 2. SECTOR FUNCIÓN PÚBLICA El Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP y la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP (establecimiento público adscrito al Departamento) integran el sector administrativo de la Función Pública. 3. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA 3.1 El DAFP hoy El Decreto 188 del 26 de enero de 2004 consolida la actual estructura administrativa del DAFP. Con esta reforma se destacan los siguientes aspectos: Además de formular y promover las políticas e instrumentos en empleo público, organización administrativa, control Interno y racionalización de trámites, deberá evaluar el impacto que las mismas tienen en la Administración Pública. La integralidad al Sistema de Empleo Público, dimensionándolo y articulándolo, como política de Estado, en los siguientes componentes: • • • • • • • • Planificación del Empleo. Gestión de las Relaciones Humanas y Sociales. Gestión del Desarrollo. Gestión del Empleo. Gestión del Desempeño. Organización del Empleo. Sistemas de Clasificación y Nomenclatura y Administración de Salarios y Prestaciones Sociales. Plan Indicativo Página 6 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ Igualmente el DAFP, tiene la responsabilidad de: • Consolidarse como fuente jurídica y doctrinaria en los temas de empleo público, organización y funcionamiento de la administración pública. • Posicionar el Sistema Único de Información de Personal como el instrumento principal para la toma de decisiones en materia de empleo público y de organización y funcionamiento del sector público (estructuras y personal al servicio del Estado). • Dirigir la política de racionalización de trámites. • Hacer un cambio en la orientación e implementación de las políticas de control interno como elemento dinamizador de la gestión de las instituciones integrando los sistemas de Gestión de la calidad y las políticas de Desarrollo Administrativo. 3.2 Reseña histórica El Departamento Administrativo del Servicio Civil (hoy DAFP), tuvo su origen en el Decreto 2355 del 18 de septiembre de 1956, al cual se le encargó organizar el servicio civil y la carrera administrativa, y administrar al personal al servicio del Gobierno Nacional. Determinó que la Carrera Administrativa debía basarse en la lealtad, competencia y buena conducta de los empleados públicos, exigir requisitos severos para el ingreso, garantizar la estabilidad en el servicio público, ofrecer ascensos en relación con los méritos y estimular la permanencia en dicho servicio. Con la expedición del Decreto 1528 del 24 de julio de 1957 (reglamentario del Decreto 2355 de 1956), se organiza el Departamento Administrativo del Servicio Civil, estableciendo sus funciones y su planta de personal con la respectiva asignación salarial. Pero es realmente con la Ley 19 de 1958, en el Capítulo “Servicio Civil y Carrera Administrativa”, donde se crea el Departamento Administrativo del Servicio Civil, la Comisión de reclutamiento, ascensos y disciplina que después tomó Plan Indicativo Página 7 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ el nombre de Consejo Superior y actualmente Comisión Nacional del Servicio Civil y además instituyó la Sala de Servicio Civil del Consejo de Estado. Esta Ley determina que el gobierno formará y adoptará una nomenclatura de cargos y una escala de sueldos para los empleados de la administración pública nacional. Durante la reforma administrativa de 1968 se expidió el Decreto 3057 mediante el cual se reestructuró el Departamento Administrativo del Servicio Civil y se creó el Fondo Nacional de Bienestar Social, adscrito al mismo pero posteriormente, con el Decreto 2170 de 1992 fue liquidado. El Decreto 147 de 1976 rigió al Departamento hasta el 29 de diciembre de 1992 cuando el Gobierno expidió el Decreto 2169, el cual cambió el nombre de Departamento Administrativo del Servicio Civil por el de Departamento Administrativo de la Función Pública. Hasta 1992 el Departamento era una Institución ejecutora de programas de carrera administrativa y de bienestar social. Después con la expedición del Decreto 2169 de 1992, al Departamento le fue asignada la competencia relacionada con la formulación de políticas y asesoría en materia de organizaciones y administración y gestión del talento humano al servicio del Estado. Después, con la Ley 443 de 1998 “Por la cual se expiden normas sobre carrera administrativa y se dictan otras disposiciones”, en el artículo 56 le son asignadas las funciones al Departamento, Ley que fue derogada el pasado 23 de septiembre, cuando el Presidente de la República sancionó la Ley 909 de 2004, “Por medio de la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, la gerencia pública y se dictan otras disposiciones”, y en el artículo 14 le son asignadas las funciones al Departamento Administrativo de la Función Pública. En 1999 se expidió el Decreto 1444, el cual reestructuró al Departamento teniendo en cuenta las disposiciones asignadas por la Ley 489 de 1998, en especial las relacionadas con la generación de políticas en materia de control interno, racionalización de trámites, desarrollo administrativo, sistemas de información, banco de éxitos de la administración pública, así como recomendar al Gobierno Nacional los criterios para el otorgamiento del Premio Nacional de Alta Gerencia. En septiembre de 2000 con la expedición del Decreto 1677, se reestructuró el DAFP. Plan Indicativo Página 8 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ 4. MISIÓN Somos el organismo rector de la administración publica que en coordinación con la Presidencia de la República, formula las políticas en materia de empleo público, gerencia pública, estructura organizacional, control interno y racionalización de trámites, asesora y hace seguimiento a su implementación, con fundamento en información confiable y oportuna y con un equipo humano altamente especializado para la construcción de una administración publica eficiente, eficaz, descentralizada, cercana al ciudadano. 5. VISIÓN En el 2010, como organismo rector de las políticas públicas y administrador de información, en materia de gerencia pública, empleo público, estructura organizacional, control interno y racionalización de trámites, seremos reconocidos por nuestra alta competencia técnica y liderazgo en el estado colombiano y en los países de América Latina. 6. VALORES • • • • • • • • Valor institucional: Compromiso Libertad Igualdad Solidaridad Tolerancia Diálogo Responsabilidad Honestidad Plan Indicativo Página 9 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ 7. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Los objetivos que orientan la gestión misional del DAFP, son los siguientes: Objetivo 1. Formular, desarrollar y evaluar el modelo de empleo y gerencia pública en Colombia para la administración integral del talento humano de la Rama Ejecutiva del Poder público. Objetivo 2. Fijar los lineamientos técnicos para orientar el rediseño institucional de los organismos y entidades estatales hacia el cumplimiento de sus objetivos misionales, y evaluar su aplicación con el propósito de alcanzar una Administración Pública eficiente. Objetivo 3. Fortalecer el Sistema de Control Interno en el Estado Colombiano a través de la formulación de políticas y diseño de instrumentos técnicos para fomentar la eficiencia, eficacia, transparencia y participación ciudadana en la gestión pública. Objetivo 4. Ser fuente jurídica doctrinaria en materia de políticas de empleo público, organización administrativa y control interno, para unificar criterios de aplicación e interpretación normativa en la Administración Pública Nacional. Objetivo 5. Generar y administrar información oportuna, confiable, actualizada e integral para la toma de decisiones en materia de empleo público y organización administrativa. Objetivo 6. Formular, dirigir y evaluar la política y los lineamientos de simplificación y racionalización de trámites en la administración pública. Objetivo 7. Fortalecer la política de incentivos a la gestión pública armonizándola con los sistemas de gestión de calidad para el sector público. Plan Indicativo Página 10 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ Los objetivos que orientan la gestión de apoyo del DAFP, son los siguientes: Objetivo 1. Apoyar a la entidad en el logro de sus objetivos institucionales a través del desarrollo de proyectos que permitan una eficiente gestión en los procesos administrativos, financieros, de gestión humana y de comunicaciones Objetivo 2: Apoyar los procesos de planeación, documentación de procesos, medición y mejores prácticas Objetivo 3: Fortalecer el Sistema de Control Interno establecido en el DAFP, evaluando con objetividad e independencia la gestión institucional, apoyando y brindando asistencia técnica a la Alta Dirección y a los niveles jerárquicos para la toma de decisiones Objetivo 4: Mejorar las tecnologías de información y comunicación entre usuarios internos y externos del DAFP 8. PROYECTOS DAFP 2004 8.1 Componente misional Objetivo 1: Formular, desarrollar y evaluar el modelo de empleo y gerencia pública en Colombia para la administración integral del talento humano de la Rama Ejecutiva del Poder público • Proyecto 1: Simplificación y unificación del sistema de nomenclatura, clasificación y remuneración de empleos (Dirección de Desarrollo Organizacional). • Proyecto 2: Implementación del manual general de funciones y requisitos con perspectiva de competencias (Dirección de Desarrollo Organizacional). • Proyecto 2: Diseño de un modelo de gestión de empleo público basado en competencias laborales y cuadros funcionales. (Dirección de Empleo Público). • Proyecto 3: Planificación del Recurso Humano (Dirección de Empleo Público). Plan Indicativo Página 11 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ • Proyecto 4: Planificación, seguimiento, evaluación y retroalimentación del desempeño de los empleados públicos (Dirección de Empleo Público). • Proyecto 5: Gestión del desarrollo (Dirección de Empleo Público). • Proyecto 7: Gestión de las relaciones humanas y sociales (Dirección de Empleo Público). Objetivo 2: Fijar los lineamientos técnicos para orientar el rediseño institucional de los organismos y entidades estatales hacia el cumplimiento de sus objetivos misionales, y evaluar su aplicación con el propósito de alcanzar una Administración Publica eficiente • Proyecto 1: Rediseñar e implementar los instrumentos de modernización institucional en el Estado Colombiano. (Dirección de Desarrollo Organizacional). Objetivo 3: Fortalecer el Sistema de Control Interno en el Estado Colombiano a través de la formulación de políticas y diseño de instrumentos técnicos para fomentar la eficiencia, eficacia, transparencia y participación ciudadana en la gestión pública • Proyecto 1: Normalización del Sistema gestión de Calidad (Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites) • Proyecto 2: Renovación del Sistema de Control Interno y su integración con otros sistemas de gestión (Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites) Objetivo 4: Ser fuente jurídica doctrinaria en materia de políticas de empleo pública, organización administrativa y control interno, para unificar criterios de aplicación e interpretación normativa en la Administración Pública Nacional • Proyecto 1 Compilación de la normatividad sobre administración de personal al servicio del estado (Oficina Asesora Jurídica) • Proyecto 2: Elaboración de Proyecto de decreto que compile los decretos reglamentarios del Sector Función Publica (Oficina Asesora Jurídica) • Proyecto 3 Seguimiento y compilación de conceptos actualizados sobre las diferentes materias de empleo público (Oficina Asesora Jurídica) Objetivo 5: Generar y administrar información oportuna, confiable, actualizada e integral para la toma de decisiones en materia de empleo público y organización administrativa • Proyecto 1: Implementación del Sistema Único de Información de Personal (Oficina de Sistemas) Plan Indicativo Página 12 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ Objetivo 6. Formular, dirigir y evaluar la política y los lineamientos de simplificación y racionalización de trámites en la administración pública • Proyecto 1: Racionalización y simplificación de trámites en la Administración Pública (Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites) • Objetivo 8: Fortalecer la política de incentivos a la gestión pública armonizándola con los sistemas de gestión de calidad para el sector público • Proyecto 1: Coordinación e implementación del Premio Nacional de Alta Gerencia e Inscripción de Experiencias en el Banco de Éxitos de la Administración Pública (Dirección General – Grupo de Proyectos Especiales) Objetivo 7. Fortalecer la política de incentivos a la gestión pública armonizándola con los sistemas de gestión de calidad para el sector público. • Proyecto 1: Coordinación e implementación del Premio Nacional de Alta Gerencia e Inscripción de Experiencias en el Banco de Éxitos de la Administración Pública 8.2 Componente de Apoyo Objetivo 1. Apoyar a la entidad en el logro de sus objetivos institucionales a través del desarrollo de proyectos que permitan una eficiente gestión en los procesos administrativos, financieros, de gestión humana y de comunicaciones • Proyecto 1: Mejoramiento de los flujos de los procesos financieros -presupuestales, contables y de tesorería- (Subdirección –Grupo de Gestión Financiera) • Proyecto 2: Prevención de la ocurrencia de faltas disciplinarias - (Subdirección –Grupo de Gestión Financiera) • Proyecto 3: Mejoramiento de la cultura organizacional del DAFP (Subdirección –Grupo de Gestión Financiera) • Proyecto 4: Organización del Centro de documentación (Subdirección –Centro de Documentación) • Proyecto 6: Unificación de criterios institucionales (Subdirección –Atención al Cliente) • Proyecto 6: Implementación de la administración documental en el DAFP (Subdirección –Archivo) • Proyecto 7:Programación y administración de necesidades de bienes y servicio del DAFP (Subdirección –Grupo de Gestión Administrativa) Plan Indicativo Página 13 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ Objetivo 2: Apoyar los procesos de planeación, documentación de procesos, medición y mejores prácticas • Proyecto 1: Documentación de los procesos misionales y de apoyo del DAFP (Oficina Asesora de Planeación) • Proyecto 2: Gestión de oferta y demanda de cooperación internacional (Oficina Asesora de Planeación) • Proyecto 3: Implementación de un sistema de planeación y seguimiento a la gestión (Oficina Asesora de Planeación) Objetivo 3: Fortalecer el Sistema de Control Interno establecido en el DAFP, evaluando con objetividad e independencia la gestión institucional, apoyando y brindando asistencia técnica a la Alta Dirección y a los niveles jerárquicos para la toma de decisiones • Proyecto 1: Fomento de la cultura del Autocontrol (Oficina de Control Interno). • Proyecto 2: Establecimiento del Mapa de Riesgos Institucional (Oficina de Control Interno). • Proyecto 3: Diseño e implementación de mecanismos correctivos a los componentes que obtuvieron menor calificación en el Informe Ejecutivo Anual sobre el Sistema de Control Interno vigencia 2003 (Oficina de Control Interno). Objetivo 4: Mejorar las tecnologías de información y comunicación entre usuarios internos y externos del DAFP • Proyecto 1: Fortalecer las herramientas de información y comunicación interna y externa del DAFP a través del ambiente Web Plan Indicativo Página 14 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ 9. PROYECTOS DAFP 2005 Objetivo 1. Formular, desarrollar y evaluar el modelo de empleo y gerencia pública en Colombia para la administración integral del talento humano de la Rama Ejecutiva del Poder público. N° PESO TOTAL PROYECTOS Simplificación y unificación del sistema de nomenclatura, clasificación y remuneración de empleos orden nacional. Simplificación y unificación del sistema de nomenclatura, clasificación y remuneración de empleos orden 2 Territorial. 3 Diseñar Cuadros Funcionales de Empleos 4 Implementación del instrumento de evaluación del desempeño en el DAFP 5 Competencias laborales para la gestión del talento humano en la Administración Pública Colombiana. 6 Gestión de las Relaciones Humanas y Sociales. 7 Planeación de Recursos Humanos 8 Divulgación y Asesoría de los Instrumentos de Empleo Publico a las Entidades Públicas 9 Capacitación de servidores públicos y ciudadanos para una gestión estatal democrática y efectiva 10 Sistema de Gerencia Pública – perfiles gerenciales, capacitación, evaluación e incentivos 11 Implementación de la Selección de los Empleos de Naturaleza Gerencial 12 Selección de Aspirante a los Cargos del Nivel directivo diferentes a los de la Ley 909 de 2004 1 Objetivo 2. 15 20 10 10 10 20 25 15 10 11 11 192 Fijar los lineamientos técnicos para orientar el rediseño institucional de los organismos y entidades estatales hacia el cumplimiento de sus objetivos misionales, y evaluar su aplicación con el propósito de alcanzar una Administración Pública eficiente N° 1 2 3 Plan Indicativo 35 PROYECTOS PESO TOTAL Competencias Laborales Elaboración Guía de Rediseño Organizacional Actualización y Publicación del Manual del Estado 20 6 4 30 Página 15 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ Objetivo 3. Fortalecer el Sistema de Control Interno en el Estado Colombiano a través de la formulación de políticas y diseño de instrumentos técnicos para fomentar la eficiencia, eficacia, transparencia y participación ciudadana en la gestión pública. N° 1 2 3 Objetivo 4. PROYECTOS PROYECTOS PESO TOTAL 25 25 50 100 Generar y administrar información oportuna, confiable, actualizada e integral para la toma de decisiones en materia de empleo público y organización administrativa. N° 1 2 Plan Indicativo 20 30 20 70 Ser fuente jurídica doctrinaria en materia de políticas de empleo público, organización administrativa y control interno, para unificar criterios de aplicación e interpretación normativa en la Administración Pública Nacional. N° 1 Conceptos Marco 2 Actualización de Jurisprudencia 3 Desarrollo Normativo Objetivo 5. PESO TOTAL Evaluación del sistema sectorial de desarrollo administrativo Fortalecimiento del Control Interno Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en la Administración Pública PROYECTOS Implementación Sistema Único de Información de Personal Diseñar e implementar el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público PESO TOTAL 30 50 80 Página 16 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ Objetivo 6. Formular, dirigir y evaluar la política y los lineamientos de simplificación y racionalización de trámites en la administración pública. N° 1 Objetivo 7. PESO TOTAL PROYECTO Fortalecimiento de la implementación de la política de racionalización de trámites en el Estado 30 Fortalecer la política de incentivos a la gestión pública armonizándola con los sistemas de gestión de calidad para el sector público. N° 1 PESO TOTAL 100 100 PROYECTO Política de incentivos a la Gestión Pública Proyectos asociados a la gestión de apoyo: Objetivo 1. Apoyar a la entidad en el logro de sus objetivos institucionales a través del desarrollo de proyectos que permitan una eficiente gestión en los procesos administrativos, financieros, de gestión humana y de comunicaciones N° PROYECTOS 1 2 3 4 Compilación y Organización de Conceptos sobre temas recurrentes de consulta Prevenir la ocurrencia de faltas disciplinarias Organización del Centro de Documentación Programación y administración de los procesos contractuales de los bienes y servicios del Departamento Estrategia de intervención para el mejoramiento de la calidad de vida laboral de los servidores públicos del Departamento Acompañamiento y seguimiento “Organización Archivos de Gestión y transferencia documental” Transferencia documental histórica al Archivo General de la Nación 5 6 7 Plan Indicativo Página 17 de 23 PESO TOTAL 11 10 11 12 12 11 11 78 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ Objetivo 2: Objetivo 3: Apoyar los procesos de planeación, documentación de prácticas N° PROYECTOS 1 2 3 Implementación del Sistema de Gestión de Calidad en el DAFP Implementación de un sistema de evaluación de la gestión Divulgación y mejora de los procesos del DAFP 1 2 3 4 50 35 15 100 PESO TOTAL 20 30 30 20 100 PROYECTOS Optimización de instrumentos que faciliten la relación con entes externos Mejoramiento de la capacidad técnica del proceso de evaluación y seguimiento Fomento de la cultura de autocontrol Diseño de un modelo para priorizar y valorar los riesgos institucionales Mejorar las tecnologías de información y comunicación entre usuarios internos y externos del DAFP N° 1 Plan Indicativo PESO TOTAL Fortalecer el Sistema de Control Interno establecido en el DAFP, evaluando con objetividad e independencia la gestión institucional, apoyando y brindando asistencia técnica a la Alta Dirección y a los niveles jerárquicos para la toma de decisiones N° Objetivo 4: procesos, medición y mejores PESO TOTAL 20 PROYECTOS Documentar, actualizar y diseñar aplicativos. Página 18 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ 10. METAS PRESIDENCIALES DEL SECTOR FUNCIÓN PÚBLICA – LEY 812/03 Metas Presidenciales Alineadas con el Sector Función Pública Porcentaje Meta Meta Avance Acumulado de Avance Cuatrienio 2005 2005 Capacitar a grupos civiles y servidores públicos en la defensa, promoción y difusión de los DD. HH. y la cultura de paz Municipios con programas de capacitación sobre defensa, Municipios 33 26 78,79 188 173 promoción y difusión de los DD. HH. y la cultura de paz Capacitar a los servidores públicos en temas de gestión pública Servidores Servidores públicos capacitados en temas de gestión pública 44.100 30.287 68,68 168.770 129.321 públicos Cumplir con las condiciones mínimas de calidad en todos los programas académicos que ofrece la ESAP a nivel nacional Programas académicos de la ESAP que cumplen con los Programas 0 0 -15 0 estándares mínimos de calidad académicos Desarrollar investigaciones que generen alternativas de solución a problemáticas en temas de administración pública Investigacion Investigaciones realizadas y difundidas sobre temas de 2 0 -9 5 es administración pública Diseñar e implementar el Sistema Integrado de Información de Empleo Público Entidades ingresadas al Sistema Único de Información de Personal Entidades 214 68 31,78 300 68 - SUIP (acumulado) Dotar al estado colombiano de los instrumentos requeridos para la nueva política estatal integral de empleo público Entidades públicas que han implementado los instrumentos Entidades 298 0 -330 0 diseñados en la nueva política estatal de empleo público Formar veedores para el ejercicio del control social en la gestión de lo público Veedores capacitados para el control social en la gestión de lo Veedores 3.150 2.326 73,84 12.055 18.294 público Fortalecer el Sistema de Control Interno Estatal Entidades del orden nacional y territorial que producto de sus 1.050 0 0 1.350 763 evaluaciones anuales han mejorado o fortalecido sus sistemas de Entidades control interno Racionalizar trámites en sectores estratégicos de la administración pública nacional Trámites racionalizados en sectores estratégicos de la Trámites 200 0 0 230 150 administración pública nacional Metas Plan Indicativo Unidad Página 19 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ 11. GLOSARIO DE APOYO 1. POLITICA: Directriz o lineamiento general que sirve fundamentalmente para orientar la acción institucional y facilitar el proceso de toma de decisiones. 2. MISION. La misión, es una declaración duradera de objetivos que distinguen a una organización de otras similares. Es una declaración de creencias empresariales, en la que una organización define qué quiere ser y a quién desea servir. Es la razón de ser, el ¿para qué? De la empresa. 3. VISION. Es un conjunto de ideas que esbozan un estado deseado por la institución hacia el futuro. La visión señala el rumbo para lograr el desarrollo esperado en el futuro. 4. PLANEACION: Proceso de orientación continua, de definición de objetivos y acciones y asignación de recursos esperados para un período determinado, liderado por la alta dirección y que involucra la participación de todos los funcionarios del Departamento. 5. PLAN NACIONAL DE DESARROLLO: Compendio de objetivos, estrategias y políticas que se constituyen en las directrices del Gobierno Nacional, debidamente priorizadas y a desarrollar por cada uno de sus sectores; incorpora los propósitos y objetivos nacionales de largo plazo y las estrategias y orientaciones generales de la política económica, social y ambiental. 6. PLAN INDICATIVO. Herramienta gerencial que organiza estratégicamente la gestión de una entidad para alcanzar sus objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo. Como instrumento de gestión recoge la información mínima necesaria para hacer evaluable la gestión de las entidades públicas en torno a resultados. En el Plan Indicativo se concretan los compromisos de la entidad en torno a unos objetivos sectoriales o de política. En ellos debe definirse: • Los objetivos sectoriales o de política, representan las grandes prioridades de desarrollo en los que se enmarcan los compromisos de la entidad; • Los objetivos de la entidad, corresponden a los compromisos y responsabilidades adquiridas en cumplimiento a los objetivos gubernamentales, constitucionales y legales; • Los proyectos, que representan unidades operacionales; y • Los indicadores y sus metas, permiten medir el cumplimiento de los objetivos de la entidad; 7. PROCESO: Ejecución secuencial de fases y actividades que generan valor agregado para la obtención de un resultado. Plan Indicativo Página 20 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ 8. ESTRATEGIA: Derrotero trazado para el logro de un objetivo; la estrategia no constituye una declaración explícita en sí misma: se materializa en dos sentidos: en los objetivos estratégicos y en el proyecto. 9. PROYECTO: Se entiende por proyecto una situación innovadora que tiene un objetivo definido, debiendo ser efectuado en un período, zona geográfica y con beneficiarios determinados, buscando la solución a problemas específicos o mejorando una situación. De allí que el cumplimiento de una función regular y continua no es considerada un proyecto; sin embargo una función a cargo de una dependencia puede originar un proyecto. 10. META: Compromiso específico y concreto dentro de un proyecto Las metas son la expresión cuantitativa y cualitativa la cual consta de los siguientes atributos: • Acción. • Cantidad • Unidad de medida • Descripción. Atributos que precisa las calidades o cualidades de la meta. • Tiempo: plazo previsto para poder llegar a la meta deseada desde su inicio hasta su cumplimiento. • Identificación de los obstáculos para el logro de la meta. Entendido como las limitantes o amenazas: factores externos que ponen en riesgo su cumplimiento. 11. PRODUCTO: Resultante tangible –bien- o intangible –servicio- del desarrollo de un proceso o de una meta que satisface una necesidad. 12. INDICADOR: Signo, señal o valor que permite, entre otras cosas, establecer diferencias, comportamientos y tendencias, su medición puede ser cuantitativa o cualitativa y en un período determinado de tiempo. 13. POA. Instrumento de planificación y programación de proyectos, los cuales se encuentran asociados a objetivos, ya sea de área e institucionales INFORMACIÓN ESTADÍSTICA: PRODUCTOS O SERVICIOS QUE SE REPORTAN EN EL INFORME ESTADÍSTICO: ASESORÍA Es el acompañamiento sistemático y programado (realizado por las diferentes áreas del Departamento) a las Entidades de la Administración Pública de los Órdenes Nacional y Territorial para el logro de un fin determinado, como resultado del cumplimiento de la misión institucional y de acuerdo con los lineamientos y políticas establecidas por el Departamento. Constituye, junto con la fijación de políticas, el principal vínculo del Departamento con el resto de la Administración Pública. En ella se indica qué debe hacerse y cómo. Plan Indicativo Página 21 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ VALOR AGREGADO DE LA ASESORÍA • Desarrollo de un estudio técnico • Elaboración de Planes, Programas y Proyectos • Emisión de Conceptos Técnicos. • Elaboración y aprobación de actos administrativos MEDIOS PARA SU REALIZACIÓN La asesoría se puede prestar a través de: • Mesas de Trabajo o reuniones grupales con otras Entidades u Organismos de la Administración Pública. • Seminarios, Talleres, Conferencias. • Actividades presenciales de asistencia técnica dentro o fuera del Departamento. • Visita de Entidades. CANALES MÁS FRECUENTES Correos electrónicos. Oficios. Llamadas telefónicas. Atención personal TIPOS DE ASESORÍA Puntual o situacional. Cuando el acompañamiento es en forma específica, es decir sobre un tema determinado y eventual, ya sea por oferta o por demanda del servicio; exige una respuesta que no necesariamente involucra al asesor en las restantes etapas del proceso. Integral o de proceso. Cuando la asesoría involucra varios de los temas incluidos en la relación de Instrumentos para la Modernización del Estado, de acuerdo con las necesidades del usuario y a un diagnóstico previo. El acompañamiento se hace continuo, hasta cuando se obtenga el fin deseado; es decir, que implica la ejecución de acciones en etapas sucesivas e interdependientes. Temas de asesoría del DAFP hacia el cliente externo. Constituyen todos los temas que son base para la producción de productos y servicios hacia instituciones estatales y particulares SOLUCIÓN A CONSULTAS Es el mecanismo por el cual se resuelven en forma específica las inquietudes, dudas o preguntas sobre temas determinados, presentadas tanto por personas naturales (Servidores públicos o particulares) como por personas jurídicas. Formas de atención. a) Escrita (A través de: Cartas, Correos electrónicos, Fax). Plan Indicativo Página 22 de 23 Departamento Administrativo de la Función Pública ____________________________________________________________________________________________________________________________ Generalmente deben ser atendidas de acuerdo con el artículo 23 de la Constitución Política, a lo estipulado en el Código Contencioso Administrativo y en las demás normas que sobre la materia se encuentren vigentes, y b) Verbal (Personal o Telefónica). REALIZACIÓN DE EVENTOS DE DIFUSIÓN • • • • • • • Seminario: Es una actividad grupal de carácter interdisciplinario que permite la discusión y el análisis de situaciones y problemas, sustentado en investigaciones, con el propósito de interpretar críticamente hechos o fenómenos de interés general. Taller: Actividad grupal donde el Departamento mezcla teoría y práctica para adiestrar en temas relacionados con la Administración Pública. Conferencia: Exposición oral de temas en forma metódica y organizada donde el orador del departamento asume el control temático. Foro: Disertación especializada con temas previamente seleccionados. Teleconferencia: Actividad presencial en vivo y en directo de participación masiva a través de medio televisivo. Mesa de Trabajo: Disertación y trabajo en equipo para lograr un objetivo común. Eventos virtuales. Mecanismo de difusión apoyado en tecnologías e-learning. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Construcción metodológica, temática, instrumental que permite formar, informar, y contribuir a la capacitación en instituciones del Estado. Se debe realizar en forma didáctica, utilizando un lenguaje comprensible y teniendo en cuenta la normatividad vigente. DEFINICIÓN DE LA POBLACIÓN Se debe tener en cuenta el Cubrimiento de la Población por Entidades del orden nacional (se reportará entidad y sectores), territorial (Departamento atendido y distrito capital) y servidores públicos o particulares atendidos. Plan Indicativo Página 23 de 23