Departamento Nacional de Planeación República de

Departamento Nacional de Planeación
República de Colombia
INSTRUCTIVO ADICIONES POR DONACION
Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas
Bogotá D.C., Colombia
Febrero de 2015
INSTRUCTIVO TRAMITE ADICIONES POR
DONACION
Documento:
INSTRUCTIVO TRAMITE ADICIONES POR DONACION
Autor:
Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas
Estatus:
Preliminar
Fecha: Feb/2014
Versión: 1.0
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Control de Versiones
Versión
1.0
Fecha
Febrero de 2014
2.0
Febrero de 2015
Descripción
Elaboración del
documento
Elaboración del
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Autores
Ing. Jeannette Venegas
Ing. Ludhiana Jaramillo
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CONTENIDO
1. DEFINICION .......................................................................................................................................4
2. REQUISITOS A TENER EN CUENTA:....................................................................................................4
3. PROCEDIMIENTO O PASOS A SEGUIR.................................................................................................4
3.1 CREACION DEL TURNO DEL TRAMITE EN MODULO EJECUCIÓN........................................................4
3.2 CREAR SOLICITUD DE ACTUALIZACION DE FICHA Y ASOCIAR EL TURNO DEL TRAMITE .....................7
3.3 ACTUALIZAR LA FICHA DEL PROYECTO .............................................................................................8
3.4 VALIDAR Y ENVIAR FICHA.............................................................................................................12
3.5 REVISIÓN POR PARTE DE LOS FILTROS DE CALIDAD HASTA REGISTRAR PROYECTO........................12
3.6 DILIGENCIAR LA SOLICITUD DEL TRÁMITE EN MÓDULO EJECUCIÓN .............................................14
3.7 ENVIAR TRÁMITE ........................................................................................................................17
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MODULO EJECUCION
COMPONENTE MODIFICACIONES
OPCION ADICIONES POR DONACION
1.
DEFINICION:
La adición por donación se entiende como la recepción de recursos provenientes de asistencia o
cooperación internacional de carácter no reembolsables, los cuales deben ser incorporados en
el PGN a través de la expedición de un Decreto del Gobierno nacional, previa certificación de su
recaudo expedido por el órgano receptor y concepto favorable de la DIFP del DNP cuando se
trate de gasto de inversión.
2.
REQUISITOS A TENER EN CUENTA:
 El usuario del sistema debe tener permisos para ingresar al módulo de Ejecución.
 Se requiere actualizar la ficha del proyecto asociada a un turno del trámite en el módulo de
(BPIN) con control posterior favorable.
 El valor del convenio para la vigencia debe ser menor o igual al valor del convenio.
 En las fuentes de los proyectos que actúan como créditos, para el trámite de adición por
donación, pueden registrase en los tipos de recurso 15, 19 para aportes de la Nación y 25 para
Recursos Propios.
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
PROCEDIMIENTO O PASOS A SEGUIR :
Creación del turno del trámite en el módulo de Ejecución
Crear solicitud de actualización de ficha y asociar turno
Actualizar la ficha del proyecto
Validar y enviar ficha
Revisión por parte de los Filtros de calidad hasta registrar proyecto
Diligenciar la solicitud del trámite en módulo Ejecución
Enviar el trámite
3.1 CREACION DEL TURNO DEL TRAMITE EN EL MODULO EJECUCIÓN
Se ingresa al módulo de Ejecución al componente de Modificaciones y se selecciona el trámite
de Adiciones por Donación para crear el turno
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Se hace click en Nuevo y se procede a crear el turno.
Se registran los datos para el sector y entidad con la descripción del turno.
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Posteriormente se hace clic en el botón “Nuevo convenio”, generando la siguiente pantalla de
captura donde se registra No del documento (acuerdo, convenio u otro), el objeto del convenio,
valor del convenio, valor del convenio para la vigencia, fecha inicial, fecha final y se hace clic en
el botón Incluir Convenio.
Se debe registrar el valor del convenio el cual debe ser mayor o igual al valor del convenio para
la vigencia.
Si se registra el valor del convenio para la vigencia mayor al valor de convenio, se genera el
siguiente mensaje:
Después de capturada la información, se visualiza su captura, donde se pude volver a editar, si
requiere algún cambio o eliminar la información.
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En la parte derecha del cuadro de información del convenio se encuentra un botón con el
símbolo +, donde deberá adicionar la entidad o el donante, que dará la adición de recursos,
generando la siguiente pantalla, para digitar el nombre del donante:
Después de realizar el registro de la entidad o donante, se hace clic en el botón de Agregar
Donante, y clic en el botón Guardar. Quedando la siguiente pantalla con la información del
convenio y de la entidad o donante:
Después de capturada la información solicitada del convenio y donante, se visualiza el número
del turno generado para el trámite.
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3.2 CREAR SOLICITUD DE ACTUALIZACION DE FICHA Y ASOCIAR EL TURNO DEL TRAMITE
Se ingresa al sistema por el módulo de BPIN, con el Rol de Formulador, para crear la
actualización de la ficha del proyecto requerido, asociando el turno del trámite de adición por
donación.
En el componente de Información Básica, opción de Datos básicos, con el sector y entidad, se
selecciona el proyecto al cual se le va a crear la solicitud con el trámite.
Se visualiza la pantalla de datos básicos y allí al hacer clic en el botón Guardar, s e procede a
crear la solicitud, que para la vigencia de la ejecución, con trámites presupuestales,
seleccionando el turno y colocando el valor de los recursos en Nación y/o Propios.
Quedando creada la solicitud de actualización de Ficha.
3.3 ACTUALIZAR LA FICHA DEL PROYECTO
En el sistema se inicia el proceso de actualización del proyecto, si se requiere verificar
inicialmente que le hace falta por actualizar al proyecto como mínimo, se puede generar una
validación de la ficha, por la opción de Gestión de Solicitudes – Validar/enviar, generando en
pantalla las inconsistencias que debe corregir o completar. Sin embargo el proyecto podrá ser
ajustado en todos los componentes que sean necesarios.
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En la actualización de una ficha con trámite, los principales capitulos a diligenciar son todos los
componentes relacionados con recursos como son los costos de las actividades, regionalización
de recursos y focalización de recursos, que para este caso es una adición por donación, donde
le van a llegar recursos al proyecto y se deben actualizar sus costos sumándole dichos recursos.
Se ingresa al componente de Cadena de Valor, opción Costos de las actividades, selección de la
vigencia en ejecución, en este caso 2015, para actualizar los costos acorde con el trámite.
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Al haber seleccionado el año de la ejecución, para este caso es año 2015, se cargan las
actividades del proyecto, para colocar en la columna Vigente PGN, el valor del trámite de
recursos, en la actividad o actividades que se ven afectadas.
Se hace clic en Guardar y confirmar la transacción, quedando actualizados los costos al valor del
proyecto más el valor del trámite.
En en el esquema financiero, se debe diligenciar la Regionalización de recursos, sumando el
valor del tramite por tratarse de una adición por donación.
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Asi sea el proyecto regionalizable o no regionalizable, se debe actualizar los recursos en la
columna de Asignación Vigente, acorde al valor de los recursos que posee el proyecto más el
valor del trámite que en este caso es una adición por donación. Se hace clic en el botón Guardar
y confirmar transacción.
Si el proyecto posee focalización de recursos, igualmente debe ingresar al componente de
esquema financiero, opción de Focalización de recursos y para la vigencia de la ejecución, se
actualiza los recursos teniendo en cuenta el valor del tramite que para este caso es una adición
por donación.
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3.4 VALIDAR Y ENVIAR FICHA
Posteriormente se vuelve a validar la ficha, generando una verificación exitosa, al haber
diligenciado lo faltante, por lo cual se habilita el botón de Enviar, para remitir al primer filtro de
calidad.
3.5 REVISIÓN POR PARTE DE LOS FILTROS DE CALIDAD HASTA REGISTRAR PROYECTO
El proyecto pasa por todos los filtros de calidad, Control de Formulación por parte de las
Oficinas de Planeación de las entidades del nivel nacional, Control de Viabilidad por parte
de las Oficinas de Planeación de las entidades líderes sectoriales y Control Posterior por
parte de las Direcciones Técnicas del DNP.
El flujo del proyecto en el módulo BPIN es el siguiente:
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NOTA IMPORTANTE: En el momento de realizar el control posterior por parte del DNP,
aparecen 2 formularios de preguntas tanto de la ficha como del trámite presupuestal asociado,
se debe visualizar el trámite en el botón “Ver solicitud del Trámite” para revisar el trámite con
sus documentos, fuentes, código presupuestal y datos del convenio.
Hasta quedar registrado actualizado (Proyecto aplicado).
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3.6 DILIGENCIAR LA SOLICITUD DEL TRÁMITE EN MÓDULO EJECUCIÓN
En el módulo de Ejecución paralelamente mientras viaja el proyecto por los filtros de calidad en
el módulo BPIN, el rol de Proyecto PPTO deberá complementar la información de la solicitud del
trámite de adición por donación para este caso.
Por lo tanto el Rol de Proyecto PPTO, ingresa al módulo de Ejecución, componente de
modificaciones, opción Adiciones por Donación y busca el número del turno del trámite.
Al editar la solicitud con el icono del lápiz, se visualiza en la parte superior el número del turno,
la fecha, el estado del trámite, la descripción del trámite y la entidad
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En la parte media de la pantalla, se encuentra el nombre del proyecto, código BPIN, el programa
y subprograma del proyecto, el código presupuestal, los recursos solicitados (Nación y/o
Propios), el tipo de operación para este caso es crédito, ya que le llegan recursos al proyecto. En
la parte derecha de la solicitud se encuentra un icono de lápiz para el registro de las fuentes. En
las fuentes de los proyectos que actúan como créditos, para el trámite de adición por donación,
pueden registrase en los tipos de recurso 15, 19 y 25.
En esta pantalla se debe registrar los recursos que van a llegar al proyecto ya sean Nación y/o
Propios con situación de fondos (CSF) o sin situación de fondos (SSF). Hacer clic en guardar y
confirmar transacción.
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Después de realizar el registro de las Fuentes del proyecto, en pantalla se visualiza un símbolo
de color verde en forma de visto bueno, el cual confirma que ya fueron registradas las fuentes. Y
en la parte inferior se visualiza el total del trámite.
Adicionalmente en la parte lateral izquierda, se encuentra el menú del trámite para diligenciar,
donde se deberá realizar el respectivo registro de la justificación del trámite, los documentos
soporte, certificado de recaudo y datos del convenio (estos datos ya habían sido registrados en
la creación del turno)
Justificación – Se realiza el registro de la justificación del trámite
Documentos soporte
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Certificado de Recaudo: Información que se requiere como recepción y ejecutor de la donación.
Convenio: Estos datos fueron registrados en el momento de creación del turno, pero podría
modificarse si se requiere, antes de enviar la solicitud del trámite.
3.7 ENVIAR TRÁMITE
Posteriormente de haber complementado la solicitud del trámite, y que el proyecto haya sido
Registrado actualizado se podrá enviar el trámite al DNP, por la opción del menú lateral de
Enviar trámite.
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Clic en el botón Confirme el envío. Si todas las validaciones son correctas, entonces el sistema
muestra mensaje informando que el envío se realizó exitosamente
El flujo de la solicitud del trámite en el módulo de Ejecución es el siguiente:
 Si el usuario requiere buscar donde se encuentra el trámite puede hacerlo a través del
mismo buscador en la columna Estado o por el botón Flujo Solicitud, que se encuentra
en la cabecera de la información de la solicitud:
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Al momento de realizar el envío el sistema realiza validaciones sobre la completitud del trámite,
si las validaciones no son satisfactorias el sistema informa a través de mensajes los requisitos
que le hacen falta así:
 Si el o los proyectos crédito no se encuentran en estado Registrado Actualizado se muestra
este mensaje:

Si el trámite no tiene diligenciada la justificación se muestra este mensaje:
 Si el usuario no ha diligenciado las fuentes para los proyectos involucrados en el trámite se
muestra este mensaje:

Si el trámite no tiene los documentos soporte adjuntos se muestra este mensaje:
 Si el usuario no ha completado la información básica del SPI para el período
correspondiente de los proyectos involucrados en el trámite se muestra este mensaje:
Alguno de los proyectos no se encuentra actualizado en la información básica del SPI para el
período XX
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Después de enviado el trámite ingresa el Rol de Entidad Jefe de Planeación y envía el trámite de
la entidad
 Ingresar con el rol Entidad Jefe Planeación
 Opción EJECUCION -> APROBACIONES -> Aprobar






Busca trámite
Edita trámite
Revisa el trámite
Escribe Observación
Clic en el botón Enviar para aprobación
Clic en el botón Confirme el envío
El sistema muestra mensaje de confirmación indicando que el trámite se envió exitosamente. En
este momento se genera automáticamente un radicado de entrada en el DNP para el trámite
que es enviado a través de correo electrónico. Este número de radicado es informado al usuario
en el momento del envío.
NOTA: Si el usuario requiere devolver el trámite a la entidad para realizar ajustes entonces
debe utilizar el botón Solicitar información
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