escritura y presentación de la propuestas de sistemas

ESCRITURA Y
PRESENTACIÓN DE LA
PROPUESTAS DE SISTEMAS
Sesión 11
Cap. 14 Kendall & Kendall
Ana Mercedes Cáceres
mercycaceres@gmail.com
Año 2006
1
OBJETIVOS
• Capacitar a los estudiantes para
presenten una propuesta de calidad.
que
• Obtener los proyectos a los que se ha
aplicado,
mediante
una
propuesta
profesional y de credibilidad.
• Escribir y presentar profesionalmente una
propuesta de sistemas eficaz.
2
ORGANIZACIÓN DE LA
PROPUESTA DE SISTEMAS
Algunos de los elementos básico que debe
contener una Propuesta de Sistemas son
presentados a continuación:
1. Carta de presentación.
2. Portada.
3. Tabla de contenido.
4. Resumen ejecutivo.
5. Lineamientos de estudio del sistema.
6. Alternativas de sistemas.
7. Recomendaciones.
8. Apéndice.
3
1. CARTA DE PRESENTACIÓN
•
Personas que hicieron el estudio.
•
Objetivos del estudio.
•
Lugar y fecha acordados para
presentación verbal.
•
Se recomienda como máximo una página.
•
Su función es familiarizar a la
Administración con el proyecto de
Sistemas.
4
2. PÁGINA DE TÍTULO DEL PROYECTO
•
•
•
•
•
Nombre del proyecto.
Miembros del equipo de análisis de
sistemas
Fecha en que es enviada la
propuesta.
El título debe expresar con precisión
el contenido de la propuesta.
Nombre de la empresa a quien va
dirigida la propuesta.
5
3. TABLA DE CONTENIDO
•
Se recomienda incluirlas en documentos
cortos.
•
Conservar el desarrollo secuencial de las
actividades para un mejor seguimiento de los
futuros clientes.
•
La importancia radica en que la tabla de
contenido ilustra a grandes rasgos, el proceso
general que se desarrollará así como los
resultados esperados.
6
4. RESUMEN EJECUTIVO
• Proporciona el quién, qué, cuándo, dónde, por
qué y cómo de la propuesta. Se sugiere de 250 o
375 palabras como máximo.
• Debe ser sustancioso pero conciso.
• Debe ser escrito al terminar el resto de la
propuesta.
• Se incluyen las recomendaciones del analista y
la acción administrativa deseada.
• Debe incluir los aspecto de mayor relevancia
para los clientes, ya que muchos de ellos solo
tendrán el tiempo de leer el resumen de la
propuesta.
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5. GUIÓN DEL ESTUDIO DE SISTEMAS
•
Proporciona información de todos los métodos
usados en el estudio.
•
Informa quién o qué fue estudiado.
•
Se describe las herramientas o técnicas
aplicadas tales como cuestionarios,
entrevistas y muestreo de archivos usados en
el estudio.
•
Análisis de resultados y diagnóstico.
•
Oportunidades de solución de los problemas
detectados.
8
6. ALTERNATIVAS DE SISTEMAS
•
•
•
•
•
•
Contiene la propuesta del analista.
Se debe plantear de 2 a 3 o más alternativas de
solución.
La alternativa de conservar el sistema como se
encuentra, debe ser valorada como primera
instancia.
Se describen costos y beneficios con el auxilio
de gráficas y estadísticas.
Cuide de incluir las ventajas y desventajas de
cada alternativa.
Cada alternativa explicará lo que Administración
debe hacer para implementarla.
9
7. RECOMENDACIONES DEL ANALISTA
•
Opinión profesional del Analista.
•
Se presenta la solución recomendada.
•
Se explican las razones.
•
Este es el momento propicio para
“vender” la idea del proyecto.
10
8. APÉNDICE
•
•
•
Se incluye cualquier información que
el analista considere de interés para
individuos específicos.
Incluye aquella documentación que de
soporte a lo planteado en la
propuesta.
Se anexa estudios realizados
anteriormente, gráficas detalladas,
resumen de las frases, formas, entre
otros.
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CONSIDERACIONES
•
Seleccione cuidadosamente quién debe recibir
la copia de la propuesta.
•
Entregue personalmente el reporte a cada
persona seleccionada.
•
Recuerde que, la presencia del analista de
sistemas es importante para la aceptación y el
éxito futuro del sistema.
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USO DE CIFRAS PARA UNA
COMUNICACIÓN EFICAZ
USO EFICAZ DE TABLAS
•
•
•
•
•
Incluya solamente una tabla por página.
De ser posible, procure la forma vertical de la
página para incluir tablas.
Numere y titule la tabla en la parte superior de la
página.
Use bordes y líneas en las tablas si el espacio lo
permite.
La estética en el diseño de las tablas y la
propuesta en sí, proyecta su imagen respecto a la
calidad de como trabaja.
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Tabla 1. Datos que reflejan el uso de Internet a nivel mundial.
Fuente: http://www.cibersociedad.net/recursos/taula_1.gif
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USO EFECTIVO DE GRÁFICOS
•
Un gráfico por página, a menos que se esté
haciendo una comparación crítica.
•
Integrar la gráfica en el cuerpo de la propuesta.
•
Dar un número de figura y título significativo.
•
Etiquetar los ejes, líneas, columnas, barras, etc.
•
Utilice colores variados y sobrios.
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COMPORTAMIENTO DE APRENDIZAJE
PARCIAL 1 S-1
12.00
10.00
8.60
10.00
6.93
8.00
6.00
4.31
6.86
4.63
4.00
2.00
0.00 0.00
0.00
MINIMO
MAXIMO
MEDIO
PROMEDIO
Gráfico 1. Comportamiento estadístico de aprendizaje para el
Parcial 1 Ciclo I-2006 del grupo 1 de Introducción a la
Computación.
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DIAGRAMAS DE GANTT. Es una forma efectiva
para mostrar las estimaciones de tiempo de las
actividades a desarrollar del proyecto.
7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
No
2005
ENE
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
1 Investigación preliminar.
2 Análisis de datos.
3 Elaboración del Diagnóstico
4 Diseño del Sistema
5 Elaboración y desarrollo del sistema
6
Crear base de datos
7
Desarrollar procedimientos
8
Crear las entradas de datos
9 Pruebas y depuración de la aplicación
10 Depurar documento
11 Primera Defensa de Proyecto (70%)
12 Agregar observaciones de 1a Defensa
13 Desarrollo de aplicaciones de salida
14 Desarrollo de aplicaciones diversas
15 Depuración final
16 Pruebas finales
17 Segunda Defensa de Proyecto (100%)
18 Corrección de observaciones
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ADOPCION DE UN ESTILO DE
PROPUESTA UNIFICADO
Consideraciones de formato:
• Uso de espacios en blanco.
• Uso de encabezados.
• Numeración de páginas.
• Referencias y apéndices.
• Márgenes adecuados.
• Colores sobrios.
• Logotipos y eslogan.
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PRESENTACION DE LA
PROPUESTA DE SISTEMAS
• Conocimiento del auditorio.
• Organización de la presentación de la propuesta de
sistemas.
– Planeación de la introducción y la conclusión.
– Recolección de preguntas.
– Uso de ayudas visuales.
– Llevar una computadora portátil a la presentación.
•
Uso de paquetes gráficos para la presentación.
• Adoptar lenguaje sencillo de entender.
• Fluidez verbal y seguridad.
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PRESENTACION DE DIAPOSITIVAS
• Usar plantillas profesionales.
• Usar combinación de gráficos y texto para
comunicarse.
• Mantener una vista limpia de cada transparencia
evitando saturaciones.
• Usar el color significativamente.
• Usar sonido para refuerzo de puntos importantes.
• Dar enfoques multimedia a la presentación.
• Proporcionar una copia de las mismas a los
asistentes.
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GENERALIDADES MUY IMPORTANTES
• Hable lo suficientemente fuerte para que la audiencia
lo pueda escuchar.
• Mire a todas las personas de la audiencia mientras
habla.
• Evite muletillas o tartamudeos o tips nerviosos.
• Diseñe los apoyos visuales lo suficientemente
grandes para que la audiencia los pueda ver.
• Use posturas que sean naturales a su estilo de
conversación.
• Presente y termine la charla con confianza y
seguridad.
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LINEAMIENTOS PARA SUPERAR LA
ANSIEDAD DEL EXPOSITOR
• Sea usted mismo.
• Esté preparado.
• Hable con naturalidad.
• Recuerde respirar.
• Este en su sitio antes que los espectadores y con
suficiente tiempo de margen.
• Tenga todos sus materiales de apoyo listos.
• Maneje la propuesta en un 200%
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TAREA
• Desarrolle la propuesta de sistemas del
proyecto de cátedra.
• Investigar cómo se hace un Resumen Ejecutivo
y anexarlo en su propuesta.
• Para mayor ilustración revise el modelo de
propuesta anexo a esta sesión.
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HASTA LUEGO
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