PROCEDIMIENTO CIERRE PRESUPUESTAL Y FINANCIERO VERSIÓN 001 CÓDIGO PSI-SFC-PR-005 SUBPROCESO SERVICIOS FINANCIEROS Y CONTABLES ESTADO VIGENTE 1. OBJETIVO: Establecer las actividades que se requieren para llevar a cabo el cierre presupuestal y financiero. 2. ALCANCE: Desde validar y cargar en el sistema de información financiero todos los recaudos recibidos hasta Aplicar oportunamente los reintegros que por cualquier concepto ocurran en cada dependencia 3. RESPONSABLE Germán Alonso Damián Restrepo 4. CONDICIONES GENERALES 1. Es esencial para la realización de este procedimiento de cierre presupuestal y financiero, que se aplique cabalmente el Documento de Referencia Interna para Liquidación de Nómina, pues este contribuye a que los demás aspectos del cierre se lleven a cabo sin inconvenientes. 2. Las solicitudes de traslados presupuestales sólo serán recibidos en la Secretaría de Hacienda hasta el día 20 de cada mes. Las solicitudes posteriores a dicha fecha serán incluidas en el decreto de legalización del mes siguiente. 3. Las vinculaciones de personal sólo se realizarán hasta el día 9 ó 24 de cada mes en la Unidad de Gestión Humana. Posterior a dicha fecha no se llevará a cabo ninguna vinculación que tenga efectos en la quincena del día 15 ó 30 respectivamente. Así, la Secretaría Jurídica debe legalizar las resoluciones de personal vinculado máximo el día 11 o 26 de cada mes, para dar celeridad al procedimiento de Liquidación de Nómina. 5. Todos los archivos y reportes que sean enviados por entidades externas o entre dependencias internas, deben ser revisados y validados con la información que corresponda para asegurar mayor veracidad de la información a cargar en el sistema de información financiero. 5. Todos los recibos generados para el reintegro de recursos a la Administración Central por cualquier concepto, que ya han sido pagados, deben enviarse a la Oficinas de Contabilidad y Presupuesto los primeros 5 días de cada mes con el respectivo rubro presupuestal al cual debe ser cargado el reintegro y el detalle correspondiente. 5. DEFINICIONES 6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA 7. DESARROLLO QUÉ SE HACE Aplicar de los recaudos diariamente QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE - Rafael Antonio Tejada Quintero Validar y cargar en el sistema de información financiero todos los - Olga Lucía Ramírez López recaudos recibidos Para realizar este registro se deben tomar los reportes de pagos que generan y envían los Bancos, los cuales se reciben al día siguiente de haberse realizado efectivamente el pago en dichas entidades. TIEMPOS Reportar a la Unidad de Rentas las consignaciones de orden nacional recibidas por fondos especiales, SGP (trimestral), regalías y otros conceptos. - FLOR MARIA BONILLA SIACHOQUE - Carlos Alberto Salazar Muriel - Alcibiades Martínez Grajales Correo Electrónico - Operadores de Presupuesto Asignar a los rubros presupuestales - Germán Alonso Damián Restrepo correspondientes las adiciones - Diana Patricia Martínez López Decreto Presupuestal realizadas por los Ministerios Las Secretarías de Educación, Salud Pública y Oficina de Pensiones reciben de los Bancos los reportes de las consignaciones recibidas a nivel nacional. Éstas dependencias deben reportar a la Unidad de Rentas dichos ingresos cada TIEMPO Los recursos que son otorgados a la Administración Municipal por parte de los Ministerios, deben ser asignados de acuerdo a las metas que contenga el Plan de Desarrollo Municipal vigente y al proyecto de inversión que contenga el objetivo para el cual se asignaron los recursos. De esta manera se define que dependencia ordenadora del gasto ejecutará dichas partidas. Entre otros, los conceptos más comunes de reintegro son: Viáticos, Convenios, Incapacidades, Estampillas, Mayores valores pagados, etc... Aplicar oportunamente los reintegros que por cualquier - Operadores de Presupuesto concepto ocurran en cada dependencia 8. CONTENIDO LISTA DE VERSIONES VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN ELABORÓ Nombre: Cargo: Fecha: Johanna Arbeláez Loaiza Profesional Universitario 11/Mar/2014 REVISÓ Nombre: Cargo: Fecha: Olga Lucía Ramírez López Líder de Proyecto 11/Mar/2014 APROBÓ Nombre: Cargo: Fecha: Leandra Meza Uribe Profesional Universitario 11/Mar/2014