Dónde guardar los archivos

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Informática en una página
Dónde guardar los archivos
C
uando trabajamos con un
programa de Microsoft Office
y queremos guardar el archivo por
primera vez, si pulsamos «GUARDAR» el programa lo archiva en
un directorio que en aquel momento el usuario no conoce. Si,
por el contrario, lo guardamos con
«GUARDAR COMO...» se nos
ofrecerá la posibilidad de escoger
dónde lo guardamos, aunque se
nos sugerirá, por defecto, el lugar
donde lo ha hecho con la opción
«GUARDAR».
El sitio en que se guarda no es
un misterio, sino que, al contrario, podemos conocer y, lo que es
más importante, modificar.
Para ello, en Word, deberemos
hacer lo siguiente: seleccionar el
menú «HERRAMIENTAS», escoger «OPCIONES» y en la pantalla resultante (fig. 1) elegir la pestaña «UBICACIÓN DE ARCHIVOS». En ella se muestra un
listado de tipos de archivos y el lugar donde se guardan por defecto.
Con la opción «MODIFICAR...»
se ofrece la posibilidad de cambiar
esta opción mediante la navegación por todas las carpetas del ordenador y de elegir la más conveniente. Esta opción, aunque válida
en general para cualquier componente de Office, puede ser ligeramente diferente según la versión
de Excel, Access o de PowerPoint
de que dispongamos.
En general, en los dos últimos
programas citados deberemos efectuar la siguiente secuencia: seleccionar el menú «HERRAMIENTAS», escoger «OPCIONES» y en
las pantallas resultantes, que se
muestran en las figuras 2 y 3, res-
Figura 1
Figura 1
Figura 3
pectivamente, elegir la pestaña
«GENERAL» o «GUARDAR».
Encontraremos una ventana denominada «CARPETA DE BASE
DE DATOS PREDETERMINADA» o «UBICACIÓN PREDETERMINADA DE LOS ARCHIVOS», respectivamente, en la
que se podrá escribir directamente
la nueva ubicación elegida como
predeterminada.
Reglas de oro para
guardar los archivos
Aunque, en teoría, se puede guardar un archivo propio en cualquier ubicación, recomendamos
hacerlo siempre bajo el paraguas
de las carpetas específicas predeterminadas, ya que tienen propiedades especiales para el tipo de ficheros que van a contener:
• «Mis documentos»: para los documentos de texto que hemos
creado con un editor de texto,
tipo Word o similar.
• «Mis imágenes»: para los ficheros
de imágenes.
• «Mi música»: para los archivos
de música.
• «Mis vídeos»: para las películas u
otros ficheros de vídeo.
Estas tres últimas pueden estar
en la raíz de la unidad C o incluidas dentro de «MIS DOCUMENTOS». Otra razón de peso
es que en estas carpetas podemos
crear todas las subcarpetas y ramificaciones que queramos, añadir,
mover y borrar archivos dentro de
ellas sin que en ningún momento
corramos el riesgo de borrar archivos necesarios para el buen
funcionamiento de los programas
y del sistema operativo. ■
JORDI VINTRÓ
CONTADOR DEL COF DE BARCELONA (jvintro001@cofb.net).
VOL 25 NÚM 2 FEBRERO 2006
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