Manual de Comunicación - Sistema de Naciones Unidas

TABLA DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 3
USO DEL MANUAL Y RECOMENDACIONES ............................................................................ 4
ASPECTOS CONCEPTUALES ......................................................................................... 5
LA ORGANIZACIÓN .............................................................................................................. 5
CLASIFICACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES ........................................................................... 6
ESTRUCTURA IDEAL DE UNA ORGANIZACIÓN ....................................................................... 7
La transparencia ............................................................................................................ 8
La transparencia ............................................................................................................ 9
Valores ............................................................................................................................ 9
Decisiones compartidas ................................................................................................ 10
Planes de trabajo .......................................................................................................... 11
Acciones ........................................................................................................................ 12
Comunicación ............................................................................................................... 12
Reinicio del ciclo .......................................................................................................... 13
AMOR, CONSOLIDACIÓN Y PROFESIONALIZACIÓN .............................................................. 13
La etapa del amor ......................................................................................................... 14
Etapa de la consolidación ............................................................................................ 14
Etapa del profesionalismo ............................................................................................ 15
RELACIONES DE LAS ORGANIZACIONES ............................................................................. 16
MISIÓN Y VISIÓN ORGANIZACIONAL .................................................................................. 18
TRANSPARENCIA COMO PILAR ........................................................................................... 19
La transparencia financiera ......................................................................................... 20
La transparencia interna .............................................................................................. 21
La transparencia externa ............................................................................................. 21
CORRECCIÓN DE FALLAS COMUNES ................................................................................... 22
NUEVO ROL DE JUNTAS DIRECTIVAS ................................................................................. 23
EMPRESAS SOCIALES ......................................................................................................... 23
COMUNICACIÓN PARA EL DESARROLLO ............................................................. 25
UN NUEVO MODELO ........................................................................................................... 25
Definición y relaciones ................................................................................................. 25
Uso de la experiencia en comunicación ....................................................................... 29
Uso formal de comunicación ........................................................................................ 30
Comunicación interna para fines específicos ............................................................... 30
Comunicación para reuniones ..................................................................................... 31
COMUNICACIÓN EXTERNA ................................................................................................. 33
Medios de comunicación .............................................................................................. 33
Tipos de medios ........................................................................................................ 34
La prensa................................................................................................................... 35
La radio ..................................................................................................................... 36
La televisión ............................................................................................................. 37
Lo noticioso .................................................................................................................. 38
Manual de Comunicación
Valores objetivos del periodismo ................................................................................. 40
Formatos periodísticos ................................................................................................. 43
La nota periodística (también llamada noticia) ........................................................ 43
El reportaje ............................................................................................................... 44
La crónica ................................................................................................................. 45
La entrevista ............................................................................................................. 45
Consejos para tratar con los medios ............................................................................ 48
Nuevos ámbitos de la comunicación ............................................................................ 49
ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN...................................................................................... 50
Definición de necesidades de las organizaciones ........................................................ 50
Unir cabos sueltos ........................................................................................................ 51
Planificación a mediano y largo plazo ......................................................................... 52
Ejecución de la estrategia ............................................................................................ 53
Estrategia como proceso .............................................................................................. 53
Etapas de la estrategia ................................................................................................. 54
Referencias bibliográficas ............................................................................................ 66
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Introducción
El siguiente manual de comunicación tiene el objetivo de ser una herramienta para
las organizaciones voluntarias que han decidido entrar al campo del voluntariado
para el desarrollo.
La comunicación aplicada al cumplimiento de objetivos puede generar numerosos
aportes al mejoramiento de las organizaciones: crecimiento, apoyo externo y
fortalecimiento en sus áreas de trabajo.
Quién piense que la comunicación no es un elemento fundamental de una
estructura organizativa y más aún, en un grupo que busca el bienestar integral,
estará destinado a continuar con la labor asistencialista que sólo busca soluciones
paliativas a los problemas, sin atacar las verdaderas causas que provocan esa
alteración del orden y que se constituye en una de las principales premisas del
voluntariado para el desarrollo.
Como lo dijo la propia presidenta del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), con
esto no se quiere decir que el asistencialismo sea malo, sino que se necesita
muchísimo más que eso para mejorar el nivel de vida de miles de personas en
este país, tanto los que son objeto como los que desarrollan la actividad
voluntaria.
En la actualidad cientos de instituciones de bien social en todo el mundo ya han
reconocido la necesidad y la obligación de desarrollar planes formales de
comunicación que vengan a darle solidez y fortaleza a las labores que ejecutan.
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Uso del manual y recomendaciones
Este manual no pretende ser una receta única de trabajo, pero sí intenta
convertirse en la primera guía de comunicación para las organizaciones
voluntarias costarricenses, ya que hasta el momento no existe un esfuerzo de este
tipo que oriente el panorama y explique lo fundamental de la comunicación
enfocada hacia su desarrollo.
Esta recopilación de temas también persigue que las organizaciones poco a poco
se vayan involucrando con conceptos que en algún tiempo dominarán
completamente, como el caso de estrategias, cronogramas, objetivos,
presupuestos, etc.
Lo interesante de esa labor es que son las mismas organizaciones las que han
aportado sus experiencias y conocimientos para elaborar este material, además
de participar constantemente en reuniones y grupos de trabajo que han tenido por
objetivo la elaboración de un manual que ellas mismas produjeron y que también
utilizarán.
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Aspectos conceptuales
La organización
Todos los días desde que abrimos los ojos por la mañana, siempre pensamos
en lo que haremos durante el día: el momento del desayuno, el trabajo, lo que
tenemos que hacer en ese trabajo, el almuerzo,, actividades familiares, el
descanso y nuevamente el tiempo de dormir.
Es todo un ciclo que día a día se repite, interrumpido algunas veces por los
cambios en la vida, que nuevamente los incorporamos a ese ciclo.
Para lograr el equilibrio en el ciclo de la vida el ser humano ha utilizado varias
herramientas que ha perfeccionado a través de miles de años, iniciando desde
la racionalización de los hechos y las ideas, luego la planificación de acciones,
su ejecución, el posterior control, la retroalimentación y de nuevo la
racionalización que reinicia el ciclo.
A grandes rasgos se podría decir que ese proceso se utiliza en todas las
esferas de la vida humana, pero con variaciones en la manera de aplicarlo de
acuerdo con la necesidad del momento. Esa capacidad de procesar esas
acciones en las esferas de la vida diaria es la base de una organización.
La organización puede apreciarse entonces en la vida individual de cada ser
humano, pero con un nivel mayor de desarrollo en la sistematización colectiva
de esfuerzos hacia un resultado específico, es decir, los dichos que afirman
que dos cabezas piensan mejor que una y que la unión hace la fuerza no
surgieron por casualidad, sino más bien, por la realidad del trabajo en equipo.
Las definiciones de la palabra organización sobreabundan y éstas se pueden
enfocar desde innumerables puntos de vista, como el administrativo, social,
legal, científico, etc.
Para efectos de este manual el concepto de organización se podría definir
como el conjunto de planes, acciones, roles, pautas y sistemas que conforman
una estructura y que buscan la obtención de un resultado, el cual sería de
imposible alcanzar individualmente.
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
La organización, lejos de ser un elemento intangible, es un objeto real y
concreto al que pueden y deben tener acceso todos los sentidos que
caracterizan al ser vivo.
Así, a la organización se le puede tocar, oler, probar, ver y escuchar,
dependiendo lógicamente del grado de desarrollo que ha alcanzado. En sus
primeras etapas apenas se podrá oler y escuchar, pero conforme se consolida
en una determinada actividad y no en un grupo de personas, el sentido de la
vista, el tacto y el gusto lo podrán disfrutar también.
Al igual que en su definición, existen cientos de clasificaciones para las
organizaciones, de acuerdo con su estructura, sector de pertenencia,
productos que ofrecen y objetivos que buscan.
Este manual se enfocará hacia el trabajo de las organizaciones sin fines de
lucro, es decir, todas aquellas que no persiguen la obtención de un beneficio
económico para sus conformadores y participantes, la mayoría de las cuales,
dependen de trabajo voluntario.
Clasificación de las organizaciones
En Costa Rica cuando se habla de una organización, generalmente se piensa
en un conjunto de personas idealistas que trabajan con recursos muy limitados
para satisfacer necesidades de distintos grupos.
Aunque la anterior definición no es solamente lo que debe entenderse por
organización, tristemente eso es lo que se percibe en la mayoría de cabezas
de este país y no precisamente porque las organizaciones sean eso, sino
porque es lo que dejan ver y oír a los demás.
Para efectos didácticos, se hace necesario identificar y caracterizar a las
organizaciones de acuerdo a su grado de desarrollo, en dos grupos: las
organizaciones primerizas o incipientes y las plenamente establecidas.
Esta división no depende del tiempo que tengan de constituidas, sino del
desarrollo que tengan en sus funciones, por lo que habrá organizaciones con
muchos años de trabajo que son aún primerizas.
Así las organizaciones plenamente establecidas son aquellas que:
 Han alcanzado un marco conceptual y práctico pleno, que hacen de la
organización una verdadera estructura de trabajo que no depende de
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
unas pocas personas, sino más bien de acciones de todas o la mayoría
de ellas.
 Han eliminado la dependencia del mando directo y han estructurado
sistemas horizontales de funcionamiento grupal, en otras palabras, se
trabaja de igual a igual con una conciencia individual de la necesidad del
trabajo en grupo.
Estructura ideal de una organización
Una organización que se encuentre enmarcada en esta categoría debería
establecer su estructura de la siguiente manera:
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Resultados
Transparencia
Acción
Cuerpo
directivo y
administra
tivo
Planes de trabajo
Grupo de
trabajo
Bases
Decisiones compartidas
Valores
Transparencia
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
La transparencia
Hoy más que nunca la gente tiene un alto grado de desconfianza de las
instituciones públicas y de las organizaciones en general por algunos malos
manejos de fondos que se han dado en años anteriores.
Por tal motivo se hace necesario fundamentar la estructura organizativa sobre
bases sólidas que le den un respaldo al grupo y la confianza a la gente de que
las acciones a realizar cuentan con completa transparencia:
 La transparencia es la primera de las bases para la acción, pues una
organización que no cuente con una claridad total y apertura en todos
los campos no contará con el apoyo civil, interno, gubernamental y de
otros sectores interesados en las acciones de la organización.
 En Costa Rica decenas de entidades no lucrativas han dejado de
funcionar debido a que no cuentan con el apoyo necesario de la gente ni
de los mismos sectores beneficiarios, pues desconfiaban de ellas y no
apoyaban sus funciones por el miedo a malversaciones de fondos e
intereses ocultos, entre otros.
 La transparencia se fundamenta en la apertura, comunicación y
disponibilidad de información para cualquier persona (física o jurídica)
que así lo requiera.
Para tal efecto, se requiere un orden administrativo, que aunque puede ser
sencillo, debe tener la capacidad de solventar las necesidades de información
contable, de planificación, acción entre otras, que permitan darle fuerza y
respaldo a las labores internas y externas.
Valores
Por otra parte, la definición de valores, es la segunda base del resto del
proceso organizativo:
 Los valores son aquellos elementos positivos sobre los que se
fundamenta la entidad y su trabajo.
 Esos enunciados deben ser promulgaciones generales y tienen como fin
representar claramente las intenciones de la organización.
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
 Como ejemplo de una organización juvenil se pueden nombrar los
siguientes valores: el respeto por la juventud, la solidaridad humana, el
respeto de credo, la educación como base del desarrollo. Los anteriores
son tan sólo algunos de tantos valores que debe declarar formalmente
cada organización y que le servirá de sustento ideológico para su
trabajo.
Decisiones compartidas
El otro aspecto novedoso, que debe ser soporte de los planes de trabajo y
acciones concretas, es la toma de decisiones compartida y no basándose en
una estructura de poder vertical.
 En la medida que se tomen decisiones compartidas entre los grupos
directivos, administrativos y de trabajo se logrará un mayor
entendimiento, responsabilidad y se involucrará con mayor éxito a cada
una de los participantes.
 Las decisiones tomadas en conjunto permitirán también el ejercicio
democrático dentro de los grupos, lo cual tenderá a fortalecer, distribuir
y regular el poder interno.
 La descentralización del poder es una tendencia que no sólo abarca a
los grupos de trabajo voluntario, sino que se desarrolla en todos los
ámbitos. Hoy son muchos menos los empleados de empresas,
miembros de organizaciones que obedecen ciegamente las
disposiciones de sus jefes, superiores o coordinadores.
 El cuestionamiento y la racionalización de las actividades por parte de
los participantes, voluntarios y funcionarios de las organizaciones no
debe reprimirse, sino más bien, explotarse como un factor de
apropiamiento de actividades, metas y resultados. Esto puede conllevar
a que, con la correcta motivación, los voluntarios y otros participantes en
las actividades den su mejor esfuerzo y rindan al máximo en el
cumplimiento de su deber.
 Una vez que se encuentran completamente definidas las bases en las
que se sustentará la acción y el trabajo de la organización se deben
fundamentar los planes de trabajo que articularán el pensamiento,
disposición y sentir de los cuerpos directivos, así como de los grupos de
trabajos o voluntarios rasos.
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
 Cabe destacar que la horizontalidad es una de las claves para el éxito
de las organizaciones, no sólo en el proceso de establecimiento de los
planes de trabajo, sino que también en todas las demás etapas de
acción.
Planes de trabajo
En su necesidad por cumplir los objetivos que se han planteado,
independientemente de su composición, áreas de acción y motivaciones, las
organizaciones siempre piensan, aunque de manera rudimentaria, cuáles
serán los campos de acción para determinado proyecto y cuál será la labor
específica que desarrollarán, pero la mayoría de las veces eso no se plasma
en el papel ni se desarrolla en su mayor expresión u otras veces no se toman
en cuenta todos los aspectos que debería contener un plan de trabajo.
Para elaborar entonces un plan de trabajo hay que tomar en cuenta ciertos
principios generales:
 El plan de trabajo se debe entender como el conjunto de elementos que
definirán y guiarán las acciones de una organización en el logro de una
meta. Ese conjunto de elementos involucran los objetivos de trabajo
(tanto generales como específicos), las áreas, las acciones que se
ejecutarán por las áreas, los responsables, el presupuesto, el tiempo de
cumplimiento, así como el cronograma de actividades.
 No hay receta para establecer cómo debe empezarse un plan de
trabajo, pero sí se recomienda que toda aquella persona que se
encuentra mencionada en él haya participado directamente de su
elaboración.
 Las reuniones para la elaboración del plan de trabajo debe realizarse en
los últimos días del período anterior al que define el plan, ya sea anual o
semestral (No se recomienda establecer un plan menor a 6 meses ).
 Los planes, como su nombre lo indica, son proyecciones a futuro, por tal
motivo debe haber alguna certeza de las condiciones futuras de la
organización en materia financiera, administrativa, directiva, etc.
 Con lo anterior se concluye que el plan de trabajo solamente alcanzará
su verdadera expresión cuando la organización cuente con un orden y
respaldo formal en todas sus áreas.
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
 Si no existe el conocimiento de las condiciones de la organización, la
proyección a futuro y si no se han establecido planes de manejo para
cada una de las áreas, el plan de trabajo difícilmente podrá articular
gestiones y esfuerzos para el cumplimiento de las metas.
Acciones
Continuando con la explicación del esquema, arriba del grupo de trabajo y
cuerpos directivos y administrativos (unidos ambos por el plan de trabajo), se
encuentra la acción o conjunto de ellas que van a fundamentarse en el apoyo
de los dos cuerpos y del plan anteriormente definido.
 La acción puede entenderse como un grupo de actividades cuyo
objetivo fundamental es cumplir la meta propuesta con anterioridad en la
redacción del plan de trabajo.
 Para que esas acciones tengan éxito, es indispensable que se
fundamenten en todo el proceso anteriormente citado. De lo contrario,
no se tendrá un control o seguridad de que las acciones que se quieren
desarrollar cumplan con los objetivos que nos hemos planeado.
 Dichas acciones deben resultar y estar muy claramente definidas en el
plan de trabajo.
 Lo ideal es que hasta este momento, todo el esquema se haya cumplido
paso por paso, lo cual en la teoría aseguraría hasta cierto punto un éxito
en las funciones.
Comunicación
Posteriormente a la ejecución o durante la celebración de las actividades se
debe iniciar el proceso de comunicación, que consiste en la elaboración de
estrategias de comunicación formales para dar a conocer los resultados de las
labores, así como las necesidades, nuevas opciones de trabajo, alianzas y
nuevos proyectos que de esas actividades se derivan.
 Aquí es muy importante saber que el proceso de comunicación inicia
cuando hay algo claro que comunicar, antes es imposible hacerlo, pues
en caso de ejecutar una estrategia sin tener algo serio que decir, la
misma organización puede quedar desprestigiada.
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
 Cuando nos referimos a algo serio por decir, es la comunicación de
ciertas actividades u opiniones que sean de interés para algún grupo, es
decir que tenga trascendencia en sus vidas y que ellos puedan tener
seguridad que aquello que se quiere comunicar es cierto y se puede
comprobar.
 Esa comunicación seria viene nuevamente a propiciar un ambiente de
transparencia que inicia otra vez el proceso organizacional de cada
grupo. El esquema anteriormente descrito difícilmente se cumpliría
cuando una organización no tiene una base humana sólida que respalde
el proceso.
 Posteriormente se detallará todos los aspectos relativos a la
comunicación de resultados
Reinicio del ciclo
El proceso del nuevo orden organizacional no es lineal, sino más bien cíclico de
acuerdo al período de planificación que la organización establezca. Así un grupo
que planee a 6 meses reiniciará el ciclo cada semestre, mientras que otro que
planee a 1 año, reiniciará el ciclo luego de transcurrido ese período.
 Una vez realizada la comunicación de resultados, se vuelve a iniciar
nuevamente el ciclo organizacional incorporando toda la experiencia
obtenida del anterior ciclo, lo que fortalecerá todos los elementos y
les permitirá crecer.
 Por ejemplo, si antes fueron transparentes en los planes, ahora lo
serán muchísimo más, de acuerdo a la capacidad para incorporar la
experiencia, los análisis de las situaciones y las nuevas ideas a lo
que se viene haciendo.
 La idea es que este proceso nunca se termine, sino que conforme se
consolide, éste pueda hacerse cada vez más complejo, fuerte y
arraigado en la organización.
Amor, consolidación y profesionalización
Otra de las divisiones en las que se puede agrupar a las organizaciones se
define según la etapa de trabajo que viven:
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
La etapa del amor, la de consolidación y la de profesionalismo.
Estas divisiones no son cronológicas, es decir no se cumplen por el paso de
los años, sino mediante la estabilidad que alcanza la organización en el
desarrollo de sus acciones y el cumplimiento de objetivos.
La etapa del amor
 Es la fase primeriza de muchas, por no decir la mayoría de las
organizaciones voluntarias en Costa Rica. Como su nombre lo indica, se
basa en el amor de unos pocos que trabajan generalmente sin las
condiciones humanas, económicas u organizativas adecuadas.
 Durante esta época apenas algunas personas se esmeran trabajando
en aspectos más o menos relevantes, sin una planificación acertada de
lo que se quiere hacer. Aquí la consigna es experimentar, lograr un éxito
limitado o equivocarse y aprender de esa experiencia. Son abundantes
las organizaciones que no resisten este período pues no están en la
capacidad de afrontar varios fallos consecutivos.
 Otra de las características relevantes es que no cuentan con una
estructura sólida y generalmente mueren cuando las hormiguitas de
trabajo se cansan o se ven obligadas a abandonar su función. La
frustración también puede aparecer si no se consiguen éxitos a corto
plazo.
 Los entes que trabajan así se pueden comparar al primer amor, que
causa una gran emoción y que en infinidad de ocasiones despierta
acciones no pensadas que luego pueden causan una ruptura al poco
tiempo.
 Durante esta época no se maneja un ideal de permanencia de la
organización, sino que apenas se trabaja para solucionar los problemas
conforme se presenten. La visión a mediano y largo plazo es
prácticamente inexistente.
Etapa de la consolidación
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Es la etapa más importante y ella sentará los fundamentos para lograr la
estabilidad y profesionalismo de la organización.
 Pocas organizaciones inician a este nivel de desarrollo, y la mayoría lo
adquieren luego de muchos años de sufrir en la etapa del amor.
 Aquí se empieza a ver la necesidad de planear y no precisamente a
mediano y largo plazo, sino que la planeación que se sigue es sobre la
marcha.
 Aparece una mayor organización interna, pero ésta siempre depende de
unas pocas personas que son la columna de la organización y que si
llegan a abandonar la organización se estaría nuevamente ante un
retroceso y la vuelta a la etapa anterior.
 Los primeros esfuerzos de comunicación también se empiezan a ver en
esta fase, aparecen así los boletines, informes, anuncios, participación
en medios y otros esfuerzos que no siempre consiguen lo que buscan.
 Las organizaciones en consolidación no tendrán fracasos tan marcados
y recurridos como en el anterior caso, pues la incipiente planificación
brinda un margen mayor para la actuación y el éxito (menos esporádico)
de las organizaciones.
Etapa del profesionalismo
Luego de los primeros amores y la consolidación no quedan más que dos
caminos: el estancamiento o disolución y el avance hacia hacia el
profesionalismo.
 Actualmente son muy pocas las organizaciones que han optado por la
profesionalización y muchas aunque crean que son profesionales, no
tienen una base humana, financiera y social lo suficientemente estable
para perdurar con algunos cambios que podrían afectarla.
 El mejor termómetro para saber si una organización es realmente
profesional es visualizarla a futuro sin las personas que conforman su
cuerpo directivo o de trabajo. Cuando el grupo ha adquirido una base
organizacional sólida, escrita y perdurable, es perfectamente factible
que pueda subsistir.
15
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
 La planeación a mediano y largo plazo, las estrategias formales de
comunicación, el éxito social y financiero son también indicadores del
profesionalismo institucional.
 El éxito también llegará con mayor frecuencia a las organizaciones, pero
esto no quiere decir que los fracasos desaparecerán, sino que llegarán a
ser menores y cuando aparezcan no serán tan determinantes como si
estuvieran en etapas inferiores de desarrollo.
 Además de los puntos citados anteriormente, el éxito de las
organizaciones también depende de otros pequeños detalles que no
dejan de ser importantes tales como las relaciones de las
organizaciones, la transparencia financiera, la gestión de las juntas
directivas y algunos otros puntos que no deben ser dejados al azar.
Relaciones de las organizaciones
Para realizar cualquier actividad o negociación dónde se quiera involucrar a
otra gente, organizaciones, empresas o gobierno es necesario que cada grupo
de voluntarios sostenga relaciones efectivas con sus semejantes.
 Las relaciones de las organizaciones deben basarse en la apertura,
confianza y transparencia. Si la organización cuenta con una imagen
positiva también logrará mejores oportunidades en su trato con otros
grupos.
 La relación personal se convierte en estos días en la mejor herramienta
para tratar con otras personas, tanto físicas como jurídicas. Y eso no
significa que los medios digitales y electrónicos no deban usarse, por el
contrario, deben aprovecharse al máximo en todas las posibilidades de
comunicación que ofrecen, pero no deben sustituir a las relaciones
personales.
 En todas las actividades, acciones, programas, presentaciones,
reuniones, etc., el contacto personal logrará mucho mayor éxito que
cualquier otro tipo de contacto.
Por diversas razones, ya sean económicas, de disposición o tiempo, las
organizaciones no tienen la oportunidad de llegarle cara a cara a todas las
personas u organizaciones. Para ello existen los instrumentos anteriormente
citados, como los boletines, revistas, correos, Internet que pretenden acercar a
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
las organizaciones o gente de nuestro interés hacia ese contacto personal
indispensable.
 Los medios electrónicos e impersonales buscan siempre lograr ese
contacto personal en primera instancia, para abrirle luego el campo a la
comunicación personal.
Por ejemplo una organización puede tener una página en Internet con el fin de
buscar socios. La estrategia puede ser viable, pero eso no significa que a ese
voluntario se le vaya a decir por ese medio cuáles son los programas que debe
hacer, cómo, cuando y en qué circunstancias. Lo ideal es que esa persona
llene un formulario, el cual será recibido en la organización y se procederá al
contacto verbal, que puede ser telefónico y posteriormente a la entrevista
personal.
 El acercamiento persona a persona debe ser pilar en el trabajo de las
organizaciones voluntarias, pues son cada día más personas las que
buscan ese contacto que instituciones de gobierno, empresas privadas y
hasta familia han perdido.
 También es claro que las organizaciones voluntarias en su trabajo
aislado difícilmente lograrán cambiar la realidad social que buscan, pero
sí cabe destacar que la unión de varios grupos afines sí pueden
transformar de manera más eficaz las distorsiones del medio y
satisfacer esa necesidad clave para un sector social.
Así como el contacto persona a persona, el contacto organización a
organización se convierte en una necesidad prácticamente diaria de la época
actual.
La reunión entre personas no físicas o sus representantes, es el mejor medio
para fortalecer a la propia institución. De esas reuniones pueden salir
patrocinios, convenios, donaciones y muchos otros acuerdos que sin duda
fortalecerán a cada una de las partes.
Antes de ejecutar un contacto o reunión con alguna otra organización (lucrativa
o no) se deben tener muy claros y definidos los elementos que formarán parte
de la agenda, pues de la seriedad (pero no formalidad) en su preparación
podría depender las futuras relaciones entre ambas.
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Escriba todos los temas que se van a tratar y defina con anticipación la
duración de la reunión para evitar la saturación o un vacío en la agenda.
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
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Lleve por escrito cualquier propuesta que quiera hacer, nunca deje detalles
sueltos la memoria, pues ésta puede fallar en el momento menos indicado.
Sea muy puntual en su asistencia. La otra organización puede medir su
grado de interés en el trabajo por su puntualidad.
Llegue con una sonrisa, con optimismo y sin ninguno de sus problemas.
Cuando hable con la otra persona mírela de frente y hágale sentir que usted
le presta toda la atención.
Hágale sentir a la otra persona que se habla de igual a igual.
Use un lenguaje sencillo y trate de crear una moderada intimidad en la
reunión, dónde se pueda tratar con naturalidad los temas referentes a la
organización, pero sin llegar a mezclarlos con temas personales.
Aunque sea muy obvio que ambas organizaciones se beneficiarán del
encuentro, refuércele a la otra persona que siempre va a ganar con el
contacto que han establecido.
No haga chistes, bromas si la otra persona tiene un carácter muy frío o
serio.
Sea cortés y sincero.
Si algo que dijo la persona no le pareció ofrezca las razones por las que
usted cree que las cosas no son así y trate de llegar a un punto de
equilibrio.
Proponga las cosas que usted está seguro que se pueden cumplir.
Aprenda a decir no, cuando tiene que hacerlo. Usted tiene todo el derecho.
Si algo no está claro, pregúntelo.
Cuando la conversación termina despídase cordialmente, bajo cierto
ambiente de confianza y si le interesó la reunión fije de una vez la próxima.
Nunca deje ese trabajo a alguien más.
Misión y visión organizacional
Toda organización al realizar su trabajo debe tener muy claro, cuál es la misión
que tiene, cuál es la visión de las tareas que va a desarrollar y además cuáles
serán los objetivos que sustentarán esa misión. Basados en tal propuesta se hace
indispensable que todas las organizaciones encaminadas hacia el voluntariado
para el desarrollo cuenten con una misión y visión bien claras.
La visión se puede ver como una breve descripción del futuro ideal de la
organización en todos sus campos, ya sea el administrativo, en el campo de la
planificación, programas, etc.
Como ejemplo podemos apreciar
Voluntariado, que es la siguiente:
la visión del Programa Nacional de
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
“Un voluntariado nacional integrado en redes, trabajando en proyectos conjuntos
como agente generador del desarrollo integral de Costa Rica, que crea un nuevo
modelo de gestión social”.
Como se puede apreciar la visión del Programa Nacional de Voluntariado es la
idea futura que se tiene del voluntariado en un marco integral, lo que concuerda
definitivamente con el concepto generado anteriormente.
La misión sería entonces la explicación breve de lo que persigue la organización,
así como los métodos que utiliza para cumplir su propósito. Mientras que la visión
es una mirada al futuro, la misión está más bien enfocada en el presente y explica
cómo se llegará a ese futuro deseado.
Continuando con los ejemplos del Programa Nacional de Voluntariado, veamos
ahora su misión:
“Somos la estrategia de desarrollo social de Costa Rica que tiene como eje a la
persona voluntaria. Promovemos la construcción de sociedades sanas mediante la
participación social, la gestión comunitaria y la cultura de trabajo en redes entre la
iniciativa civil, el sector público y privado. La estrategia es impulsada desde el
Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS).”
Al igual que en el ejemplo anterior, la misión también cumple con los elementos
fundamentales señalados en su definición, pues cuenta con una explicación de lo
que persigue el PNV, así como los medios que utiliza para cumplir su propósito.
Cuánto más definidas y claras estén la misión y la visión de una organización, más
claridad habrá a la hora de plantear y redactar proyectos, tomar decisiones, ver y
atacar problemas, así como aprovechar las oportunidades para convertirlas en
fortalezas.
Transparencia como pilar
Aunque ya se había hablado un poco antes de la transparencia que debe tener
toda organización, su importancia es tal que merece un pequeño capítulo aparte.
Retomando un poco el sentido anterior, se había dicho que la transparencia es la
primera base del trabajo de cualquier organización, pues sin ella no habrá
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
confianza de los voluntarios, colaboradores externos, ni de la misma población
beneficiaria del trabajo que se realiza.
En la organización debe existir una verdadera cultura de transparencia. Se debe
tener una total disposición a tener abiertos a quién lo requiera, los archivos,
programas, finanzas, libros, etc., pues si las cosas se están haciendo bien,
entonces no hay absolutamente nada que esconder.
La transparencia da buena imagen y una buena imagen en las organizaciones es
lo que promoverá su crecimiento ante los demás.
La transparencia financiera
 Es quizá la más importante de todas las transparencias existentes. La
transparencia financiera servirá para la presentación de informes,
consecución de recursos y organización interna presupuestaria.
 Si las finanzas están abiertas, se sabe con cuánto se dispone para trabajar
durante los próximos meses, se le podrán también enviar a los donantes
cuentas claras de cómo se ha gastado el dinero y será la mejor carta de
presentación para la búsqueda de recursos externos.
 La mejor opción para lograr la transparencia financiera es mediante el uso
de herramientas contables y personal humano capacitado. De allí la
importancia de tener siempre un voluntario contador o contratar a alguno
que tenga experiencia en el campo.
 La redacción de los informes se debe dar de una manera clara y sencilla de
manera que cualquier persona pueda entender lo que lee.
En innumerables ocasiones los informes no causan el efecto que quieren y más
que aclarar tienden a confundir al lector.
Por esa razón se recomienda aclarar simple pero detalladamente la distribución de
los gastos, las partidas, así como los ingresos, sus fuentes y justificaciones de los
remanentes o pérdidas.
 Esa mencionada transparencia financiera obliga también a las
organizaciones a preocuparse más por el uso de los recursos de manera
racional y a constituirse mejor económicamente para responder a cualquier
interrogante sin miedo o presiones.
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
La transparencia interna
Para que un motor trabaje bien, cada una de sus partes debe funcionar
adecuadamente y estar ajustada al resto de las piezas. De igual manera en una
organización cada una de las personas debe estar ajustada al trabajo de la
organización. La transparencia a lo interno creará un ambiente de confianza y será
como el aceite para que el motor trabaje sin ninguna fricción.
 Se debe ser completamente claro con las personas que trabajan para un
proyecto, empresa u organización. Esa transparencia debe darse aún
mucho más para aquellas personas que son voluntarias y que brindan su
trabajo y esfuerzo a una causa noble.
 Así como hay informes para donantes externos, debe haber un sistema de
comunicación acertado para promover la transparencia a lo interno del
grupo, dónde se cuente, qué se hace, con qué recursos y dónde se
reconozca el trabajo de cada voluntario, pues a fin de cuentas muchas de
esas personas necesitan un reconocimiento para motivarse y trabajar
mejor.
La transparencia externa
 Es aquella que permite a cualquier persona ajena a la organización
acercarse y conocer a profundidad el trabajo, los medios y recursos en
general con que se cuentan para accionar.
 Dentro de los posibles interesados en la transparencia interna se
encuentran los medios de comunicación, los posibles voluntarios, los
curiosos y hasta personas, tanto físicas como jurídicas, que aportan algún
tipo de ayuda para la organización.
 Debe haber una cultura de transparencia en toda labor interna que se
desarrolle, desde el presupuesto administrativo y hasta la asignación de
responsabilidades en proyectos.
 Lo que la mayoría de gente persigue y vigila es la transparencia financiera.
Así, la organización debe establecer un control financiero que garantice a
los visores externos el correcto uso de los recursos y en especial de los
fondos monetarios con los que se crean y mantienen los programas.
 Las organizaciones voluntarias deben acostumbrarse a responder por los
dineros que obtienen, aunque sean producidos por la propia organización y
21
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
no provengan de donaciones, pues de esta manera mejorará su imagen y
por consiguiente su prestigio en todos los niveles.
 El trato con los medios de comunicación es asunto de cuidado para cada
organización. Para ello debe haber a lo sumo, uno o máximo dos
representantes que se encarguen de las relaciones con la prensa y los
medios electrónico – digitales.
 La coordinación y el manejo absoluto de las tareas, estructura, programas y
proyectos es un deber de el o los encargados de dar las declaraciones a los
medios. Debe existir también una unidad de criterios para tratar con los
medios. Jamás debe privar el criterio personal, sino más bien el institucional
u organizacional.
 El criterio institucional es aquella posición u opinión concerniente a un tema
que ha sido adoptada por la dirección y que debe ser defendida en todo
momento por sus miembros hasta que no se modifique o elimine. Más
adelante en este manual se profundizará en el trato con los medios de
comunicación.
Corrección de fallas comunes
Uno de los mayores problemas de cientos de organizaciones en todo el mundo es
su dependencia absoluta a los directores o cuerpos directivos de ellas mismas.
Esa dependencia llega a tal grado que si una organización pierde a sus
funcionarios de más alto rango la organización muere.
Para evitar la muerte de la organización en caso que uno de los principales o el
más fuerte de los directores abandone su cargo, se requiere haber logrado lo
siguiente:




Una estructura fuerte y formal de la organización mediante el desarrollo
escrito de sus principios, objetivos, planes de trabajo y estructura
administrativa – operativa.
Contar con archivos claros de todas las materias, trabajos, documentación
que ha manejado la organización.
Poseer un manual de cargos y funciones dónde se indique sencillamente
cuáles son los puestos de la organización y qué trabajo concierne a dicho
puesto, pero sin definir un monopolio total de las actividades por campo.
Siguiendo con la idea anterior, cada funcionario, voluntario o empleado
cercano a un puesto debe conocer el trabajo que realiza su compañero,
22
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación

pues así en una ausencia temporal o definitiva la organización podrá seguir
funcionando normalmente y sin contratiempos.
Contar con un manual de procedimientos interno que fijará en cuáles casos,
bajo qué mecanismo y cuáles instrumentos se utilizarán para escoger el
sustituto de cualquier puesto vacante.
Nuevo rol de Juntas Directivas
Las Juntas Directivas juegan un papel muy importante en las organizaciones
voluntarias de hoy en día, pues más que dar órdenes, han asumido nuevas
funciones que hace 50 años no se habría pensado ni siquiera en su participación.
Esas funciones que han adquirido las juntas directivas a través del tiempo,
principalmente en los países desarrollados y cuyas características vale la pena
adaptar al sistema costarricense son las siguientes:







Negociación interna y externa.
Coordinación de proyectos
Elaboración conjunta de los planes de trabajo.
Equiparación de roles y distribución equilibrada del poder dentro de la
organización.
Fortalecimiento del trabajo grupal.
Facilitadores de la acción de la organización.
Promoción de la horizontalidad del trabajo.
Esas funciones no dejan totalmente por fuera las que venían cumpliendo, sino que
las modifican y hacen desaparecer algunas otras. Entre las funciones que se
mantienen está por ejemplo la definición y aceptación de voluntarios y entre las
que desaparecen se encuentra el sentido autoritario y unidireccional de dar
órdenes a compañeros de trabajo, pues hay que recordar que más que jefes lo
que hay son personas que trabajan por un fin noble y de bien común.
Empresas sociales
El voluntariado para el desarrollo no sólo exige un cambio total del viejo modelo
asistencialista en sus programas, sino también en la estructuración y bases de la
organización.
Brevemente se puede decir que el nuevo paradigma se debe orientar al trabajo de
la organización como una empresa social, que cumpla con los siguientes
requisitos:
23
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
 Que genere sus propios recursos o al menos la mayoría de ellos, por medio
de actividades productivas que le asegurará a la organización una
independencia y estabilidad económica.
 De acuerdo con el punto anterior, la organización debe hacer un pequeño
estudio que le permita saber cuáles servicios puede vender o producir. Otra
posibilidad es saber si parte del local que poseen se puede alquilar, en caso
que no estén aprovechando todo el espacio.
 Las posibilidades para producir recursos son muchas, solamente hace falta
saber cuál de esas posibilidades es la que más conviene. La asesoría
empresarial se hace entonces sumamente necesaria.
 Que la organización no dependa solamente de las donaciones, pues no
permite planear a futuro ni brinda una seguridad total para trabajar.
 Que tenga sólo el personal remunerado necesario, ni más ni menos. Se
debe aprovechar el trabajo voluntario también en funciones administrativas.
 Crear todo un modelo de comunicación orientado hacia el desarrollo y
fortalecimiento de las empresas sociales.
24
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Comunicación para el desarrollo
Un nuevo modelo
Como se había mencionado anteriormente, cualquier organización que quiera
crecer y lograr el desarrollo máximo en sus actividades debe utilizar la
comunicación en todos sus campos. La comunicación es una herramienta
poderosísima y clave en el concepto de voluntariado para el desarrollo.
Definición y relaciones
Existen múltiples definiciones de lo que es comunicación. Para algunos es
transmisión de un mensaje de una persona a otra, por medio de un canal. Para
otros es el mismo proceso con la posibilidad de realimentación y para algunos
otros es un proceso complejo que involucra el conocimiento del entorno social
e individual y que pretende una respuesta.
Pero a la comunicación no se le puede ver como partes aisladas, sino que hay
que comprenderla como un todo. Así el esquema más común para entender la
comunicación es el siguiente:
25
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
La comunicación
Códig
o
Emisor
MENSA
JE
Cana
•Proceso complejo l
Recept
or
•Información en 2 vías
•Enfoque completo
26
Voluntariado
para el desarrollo
Context
o
Manual de Comunicación
Emisor: es quién o quiénes emiten un mensaje.
Puede ser desde Juanito que le pide dinero a su mamá, desde el presidente
dirigiéndose al país en una cadena de televisión o desde una organización que
reclute personas voluntarias para sus programas. En fin, el emisor es que el
tiene algo que comunicar voluntaria e involuntariamente.
Receptor: la persona o grupos de ellas, quiénes reciben un mensaje.
Siguiendo con el ejemplo anterior, es la mamá de Juanito que escucha como
su hijo le pide dinero, son todas las personas que escuchan la cadena
televisiva del presidente o las personas que a través de los medios escuchan al
presidente de x organización, solicitando voluntarios para ciertos proyectos.
Mensaje: es el punto central de este proceso, es lo que se quiere decir.
Un mensaje es generalmente lo que alguien está interesado en decir.
Volviendo al caso de la cadena presidencial, el mensaje es el discurso del
presidente, donde habla de la creación de una cartera de crédito para los
pequeños productores, etc, etc.
Código: es el conjunto de significados que me permiten entender el mensaje.
Aunque pueden existir varios códigos en un mismo mensaje, generalmente hay
uno que por aspectos pedagógicos damos como ejemplo. El idioma español.
Todas las situaciones que se ejemplificaron anteriormente tenían como código
base al idioma español.
Si por ejemplo una familia china que solamente habla mandarín, no entenderá
nunca el mensaje que quiso expresar el mandatario, en cuya circunstancia no
habría proceso de comunicación.
Otro ejemplo es que si un profesional en informática quiere comprar un
componente de una computadora que falló, debe usar un lenguaje técnico ante
el proveedor para obtener la pieza exacta, es decir hay además del idioma otro
código que caracteriza al mensaje.
27
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Canal: representa el medio por el que se transmite el mensaje. Puede ser la
televisión, puede ser también una carta, un libro, la radio. Es la carretera por
donde viaja el mensaje.
Contexto: es el marco global en el que intervienen todos los actores.
Un mensaje fuera de contexto puede tener repercusiones negativas a la idea
original.
Para entender bien lo que es el contexto basta con poner atención al siguiente
ejemplo:
La cadena presidencial en donde el máximo jerarca de Costa Rica habla sobre
la posibilidad de créditos para los pequeños productores, menciona también la
ayuda del Bono de la Vivienda y justifica el despido de un funcionario público
por corrupción, puede ser bien entendido por la mayoría de personas que a
diario tienen contacto con los medios de comunicación.
Pero ¿qué pasaría si tomáramos a una persona que haya nacido en Costa
Rica para el año de 1750? ¿Entendería lo que significa un crédito para el
pequeño parcelero o lograría comprender qué es el Bono de la Vivienda o
quién era el funcionario cesado? La verdad es que no. Y aunque recibiría el
mismo mensaje, por el mismo canal (que en este caso sería la televisión) y con
un código similar: el idioma español (respetando las diferencias marcadas por
los siglos) es imposible que esa persona entienda lo que ve, pues está fuera de
contexto.
Desde cualquier punto que se vea, la comunicación es la herramienta más
importante con la que el ser humano siempre ha contado para el desarrollo de
sus actividades, asociaciones y el posterior reclutamiento de más personas a
sus causas.
Un ejemplo muy claro fue el descubrimiento de la electricidad y su uso para
producir luz, sin la comunicación de ese avance científico, cientos de millones de
personas todavía vivirían a oscuras.
 El desarrollo del voluntariado en Costa Rica, así como en el resto del
mundo, ha dependido positiva o negativamente de la comunicación.
28
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Por ejemplo, a mayor cantidad y disposición de mensajes positivos en los medios
de comunicación, mejor y mayor será el desarrollo del voluntariado. Del otro lado,
entre menos mensajes positivos referentes a las instituciones voluntarias menor
será el interés que despertará entre la población, por lo que su crecimiento se verá
limitado.
 La propagación de mensajes negativos lógicamente causará efectos
negativos para el voluntariado y para la propia organización. En este caso
lo que conviene es evitar y lograr la menor divulgación de mensajes
desfavorables para el grupo.
Uso de la experiencia en comunicación
La comunicación siempre se da en todas las organizaciones. Ésta se produce de
manera consciente o inconsciente y de manera profesional o empírica.
 Cuando en una organización no hay un nivel de desarrollo que le permita
estabilidad y trabajo continuo, además de no haber una conciencia de
comunicación, aunque ésta no lo sepa, se está comunicando algo muy
desfavorable para ella: una mala imagen, que luego costará mucho
levantar.
 Toda actividad, movimiento involuntario y acción comunican algo. Es deber
de toda organización lograr una comunicación positiva de lo que se ejecuta.
Por ejemplo, una organización se da cuenta que para realizar cierto programa
debe tramitar un permiso municipal. Si la organización no contempló ese permiso
y empezó con la labor, muy probablemente creará una mala imagen ante los
funcionarios de esa municipalidad que se encargan de tramitar los permisos. A la
vez, esos trabajadores transmitirán esa mala imagen a sus superiores, alternos y
subalternos.
 Para que una organización logre que la comunicación sea una herramienta
de beneficio es innegable que se necesita un trabajo y funcionamiento
integral de todas las áreas.
 El trabajo de ese conjunto logrará dar una buena o mala imagen que será a
fin de cuentas, la primera percepción que la gente tenga del grupo.
29
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
 Conviene entonces, lograr una primera imagen muy estable, sólida y que
genere la suficiente confianza de la gente para que pueda contribuir a la
satisfacción de las necesidades de un grupo específico.
Uso formal de comunicación
Para poder alcanzar sus metas, las organizaciones deben contar con planes de
trabajo en todas las áreas. La comunicación es motivo de un plan especial y que
debe requerir el esfuerzo de formulación como cualquier otro plan.
Para que la comunicación pueda dar el mayor y mejor resultado para las
organizaciones es necesario:
 Recurrir a estrategias formales con todos sus elementos y controles.
 Definir a personas encargadas dentro de la organización para nombrar y
buscar asesoría en el campo.
 Dar a conocer a todos los miembros las intenciones que se persiguen con
la estrategia de comunicación.
 En caso que sea la primera estrategia que se lanza, buscar apoyo de un
profesional y observar ejemplos de otros grupos similares.
 Clarificar y concretar muy puntualmente las necesidades de comunicación.
 Asignar un rubro presupuestario anual al desarrollo estratégico de la
comunicación.
 Saber que la comunicación no es un gasto, sino una inversión, que
generalmente dará resultados a mediano y largo plazo.
En la medida que se tenga conciencia de los beneficios que traerá la
comunicación se facilitará y fortalecerá el trabajo de las otras áreas de la
organizaciones.
Comunicación interna para fines específicos
Antes de comunicar algo hacia fuera de la organización, se debe saber a lo
interno. Y antes de iniciar una estrategia de comunicación para fortalecer y
abarcar el ámbito externo se debe trabajar primero con el interno.
Entre mejor establecidos y más fuertes sean los contactos de comunicación
internos, mejor imagen y disposición tendrá el grupo.
30
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
La comunicación interna no es sólo tener un organigrama que establece el flujo
administrativo y de comunicación. Es mucho más que eso, pues involucra:

La realización de un esquema interno que refleje las formas de
comunicación, así como los medios o instrumentos para realizarlo. Así por
ejemplo, se debe definir claramente cuáles son los medios de los
voluntarios para comunicarse con la Junta Directiva, si por cita previa,
teléfono, correo electrónico, carta o comunicación oral.

También es recomendable contar con un manual de dinámicas y juegos
recreativos, para aplicar metodologías participativas en reuniones de
voluntarios, pues es un excelente recurso para crear ambientes de
confianza y conocer a las personas que se integran al trabajo interno.
Posteriormente se brindará algunos ejemplos de este tipo de actividades
comunicativas.
Para propiciar la mejor comunicación entre los miembros de la organización
se debe realizar periódicamente reuniones, preferiblemente informales,
para conversar acerca del futuro, proyectos y recomendaciones para
mejorar el trabajo del grupo.
Se debería también nombrar a una persona que periódicamente revise las
necesidades de comunicación interna y plantee las mejoras pertinentes en
la materia. Dicha revisión debe aplicarse al menos dos veces por año.


Comunicación para reuniones
Otro aspecto relevante en cualquier organización debe ser la comunicación interna
enfocada hacia los encuentros o reuniones. Muchas veces los objetivos de un
encuentro con los propios voluntarios o personas de otras organizaciones no se
logran cumplir debido a que no se pudo romper el hielo al principio de la reunión,
lo que a su vez causa que las personas no se sientan identificadas y no aporten lo
que deberían a los temas del encuentro.
De primera instancia es muy difícil lograr que los miembros de una organización o
los que se incorporan a su trabajo o hasta invitados especiales, expresen
libremente sus ideas u opiniones acerca de temas de gran interés para la entidad,
por lo que es necesario desarrollar algunas actividades que permitan un ambiente
de confianza y que servirán para lograr el resultado esperado del encuentro o
reunión.
31
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Se recomienda entonces tener bajo la manga algunos ejercicios, juegos o
dinámicas que faciliten la comunicación, para tal efecto existen cientos de
manuales, libros y folletos que pueden orientarle hacia las mejores dinámicas,
dependiendo de la actividad que se va a desarrollar. A continuación detallamos
dos ejemplos que usted puede desarrollar en sus reuniones:
 Representaciones dramáticas: consiste en la presentación por grupos de
pequeños dramas orientados hacia los temas y objetivos de la reunión.
Se recomienda que estos dramas no duren más de 5 minutos y que en ellos,
los grupos de unas 5 a 10 personas, elaboren de su propia imaginación y
experiencia las obras. Al final de la actividad cada grupo contará su
experiencia, así como lo que vio y aprendió de los demás dramas.
El objetivo de la actividad es lograr que los participantes pierdan la vergüenza y
el miedo de comunicarse, así como la posibilidad de conocer su percepción del
tema participado en las dramatizaciones.
 También se puede recurrir a la elaboración de la siguiente dinámica: se
dibuja un número caras con diferentes gestos, por ejemplo una que se
asemeje a una persona enojada, otra, triste, con asombro, unas que
combinen varios gestos y así sucesivamente.
Luego se pedirá a cada uno de los participantes que interpreten cuál actitud o
gesto representa el rostro dibujado, así como los motivos por lo que cree que
se encuentra así.
Finalmente se comentará en grupo lo que cada uno piensa de las opiniones
ajenas, así como las justificaciones de porqué piensa igual o diferente a los
demás.
La idea de esta dinámica es “romper el hielo” y conocer la percepción mental
de los participantes, por lo que es fundamental un ambiente de confianza y
acercamiento a la hora de ejecutar esta actividad.
Así como los ejemplos anteriores, existen numerosas cantidades de ejercicios
que pueden lograr un mayor éxito en las reuniones o encuentros, por lo que es
necesario que los encargados de tales actividades se capaciten en esa
materia.
32
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Además de la capacitación en esa área es fundamental que conforme la
organización obtenga solidez, sus miembros reciban capacitación en
comunicación, con el fin de depurar cada día más las estrategias y así tener un
control más exacto del futuro de la organización.
Comunicación externa
Uno de los principales retos y más difíciles, por cierto, que deben asumir las
organizaciones voluntarias, es el de manejar eficiente y eficazmente su
comunicación externa.
Medios de comunicación
Los medios de comunicación facilitan la transmisión de mensajes a públicos bien
definidos y con un conocimiento apropiado de sus características, podrían ser
socios incondicionales en la tarea.
Características generales de algunos medios de comunicación

De masas propiamente dichos o segmentados
No todos los medios les llegan a todas las personas, otros sí. Estas características
se reconocen como masificación (si tienen como público meta a la totalidad de
personas, como el diario La Nación o Telenoticias ) o segmentación 89 (si más
bien quieren llegarle a una porción muy específica dentro de ese público, como
Radio 103 para jóvenes o el periódico El Financiero para gente de negocios),
aunque a todos en cierto modo se les llame medios masivos de comunicación.

Empresas comerciales
Hay que recordar que en su mayoría los medios de comunicación son empresas
lucrativas que se manejan por el rating (cálculo de personas que acceden a los
medios para efectos de venta de publicidad), lo cual significa que deben equilibrar
la responsabilidad social de influenciar a miles de personas y el interés de lucrar
con la actividad.
33
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
En mayor o meno grado, ciertos medios se inclinarán hacia alguno de los lados de
la balanza. Lo importante de ello es reconocer cual se inclina más hacia nuestros
intereses.

Responden a intereses particulares
Esta característica va de la mano con la anterior. Cada medio de comunicación
tiene su propia ideología, reglas de éxito y visión de la realidad. Por tal motivo no
siempre un medio de comunicación enfocará un asunto del mismo modo. Cada
uno dará más importancia a lo que considera necesario.
Ejemplos diarios vemos en las noticias, algunos les dan más énfasis a los
sucesos, otros a las noticias económicas, otras al servicio a las comunidades, etc.

Validación de los hechos.
La función de los medios en validar la realidad. Esto quiere decir que los medios
de comunicación crean una esfera de verdad: todo lo que dicen es cierto para
ellos y así lo quieren hacer creer a sus públicos.
Aunque un medio de comunicación tenga una visión sesgada de un problema, lo
presentará ante la audiencia como la verdad absoluta de los hecho. Debemos ser
concientes entonces que los medios nos ofrecen una construcción de la realidad,
pero no la realidad como tal.

Definen conductas, patrones y líneas de acción.
La influencia de los medios en la vida de las personas y la agenda pública del
país es notoria en el acontecer cotidiano. Por ejemplo, una persona que quiera dar
su posición sobre un proyecto de ley para reducir el gasto del Estado construyó
esa posición basada en lo que los medios informaron acerca de ello, así como en
las opiniones las mismas empresas de comunicación decidieron publicar.
Difícilmente uno se crea opinión de un tema a no ser por la experiencia personal.
De otro modo son los medios de comunicación los que construyen el imaginario
colectivo.
Tipos de medios
34
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
No todos los medios son iguales. Es claro que existe la prensa escrita, la radio y la
televisión y cada uno de ellos tienen sus propios matices y elementos
diferenciadores.
La prensa

Se le reconoce como el medio escrito por excelencia.
Aunque algunas personas le llaman prensa a todo, la realidad es que lo más
correcto señala que la prensa es el medio de comunicación masiva que utiliza el
soporte escrito.

Más tiempo para salir
Al ser la prensa un medio con generalmente una edición diaria (aunque también
hay publicaciones de carácter semanal) el tiempo de producción de la información
es mayor que en otros medios, pues como se vio, es en la mayoría de los casos
de 24 horas.

Multitemporalidad y posibilidad de retroceder
Dicha característica esta directamente ligada con el público y quiere decir que el
acceso a la información no es unitemporal, es decir, la información estará
disponible para el momento en que yo desee verla. Esto también me permite
retroceder, releer, lo que no sucede con otro tipo de soportes como veremos más
adelante.

Perduración en el tiempo.
La información de la prensa perdura en el tiempo. Un periódico de hoy (si lo
conservo bien) lo puedo leer un día, cinco meses o diez años después. La
información contenida en el soporte físico (generalmente papel) no se pierde tan
fácilmente.

La prensa es multisensorial y dedicación exclusiva
Para leer el periódico y la revista necesito de dos de mis sentidos: el tacto y la
vista. Utilizar dos sentidos obliga a la persona que quiere acceder a ese medio a
una dedicación casi exclusiva de esa fracción de tiempo. Esto no significa que
35
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
quién lea el periódico no pueda hacer nada más a la vez, pero difícilmente
comprenderá bien los mensajes contenidos en la publicación.
La radio
Sus características:

Inmediatez
Se basa en el entendido de que la radio al utilizar el soporte de la voz debe
comunicar el hecho lo antes posible y así se ha acostumbrado la gente en casi un
siglo.
Prueba de ello es que cuando hay un temblor la gente generalmente va y
enciende la radio para informarse del epicentro, intensidad, zonas afectadas, etc.

Unisensorial
Solamente se necesita del oído para utilizar la radio, lo cual se constituye en un
arma de doble filo.
El lado positivo es que permite que se hagan otras tareas mientras se escucha
(multifuncionalidad), pero a la vez es de fácil olvido, pues la persona generalmente
no se concentra en la radio, sino más bien en la otra actividad que desarrolla (fácil
olvido) de allí la importancia de crear mensajes fuertes y sólidos para este medio.

Informaciones muy cortas
Enfocándonos en la parte noticiosa del medio, es fácil determinar que las noticias
en radio son generalmente muy cortas y se basan en los estilos de la nota
periodística y la entrevista (que dependiendo de los programas puede extenderse
por más tiempo).
El medio necesita mucho dinamismo por lo que el uso de cortinas (sonidos
diferenciadores) debe ser muy bien aprovechado.

Usos gramaticales concisos, oraciones simples
La característica de brevedad y rapidez también obligan al uso de construcciones
gramaticales sencillas, fáciles de digerir y con palabras comprensibles.
36
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación

Tiempo como enemigo
Si bien habíamos visto que la prensa tenía la ventaja de espacios más largos para
construir sus informaciones, la situación de la radio es completamente opuesta.
Generalmente en una emisora de noticias hay hasta cuatro emisiones al día, lo
que significa que el ciclo noticioso no es de 24 horas, sino que a veces de cuatro o
cinco horas.
Los periodistas que trabajan en radio siempre están luchando contra el tiempo, por
lo que como fuentes informativas se requiere facilitar la tarea de esas apuradas
personas: si piden información sobre un tema enviándola lo antes posible, siendo
muy breves en lo que queremos comunicar, dando los datos precisos y
necesarios, entre otras cosas.
La televisión
Este medio se diferencia de los demás por:

Multisensorial
Se necesita de la vista y el oído para comprenderlo plenamente.

Inmediatez condicionada
Tiene una inmediatez condicionada, pues al tener también la necesidad de cubrir
el soporte visual, para salir al aire debe contar con imágenes que lanzar, lo que
pone a la televisión en desventaja con la radio.

Trabajo de dos vías
No solamente hay que preocuparse por lo que se ve, sino también por lo que se
dice o viceversa, aunque lo más importante será siempre la imagen.

Corto tiempo de acción
No perdura mucho en el tiempo. Al igual que la radio, este medio solamente posee
unitemporalidad, es decir, se transmite una vez en un momento específico, por lo
37
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
que no hay posibilidad de volverse hacia aspectos que no hayan quedado claros,
como sí puede hacerse en la prensa.

Pánico escénico
Para las fuentes, de todos los medios de comunicación este es el que causa más
pánico escénico, debido principalmente a la dificultad muchas veces de coordinar
la palabra con el campo visual.

Dedicación exclusiva
Para observar la televisión se debe hacer con dedicación exclusiva de tiempo,
pues necesito dos sentidos para hacerlo. Lo que en este aspecto coloca a la
televisión en desventaja con la radio.
Lo noticioso
De la apertura, contacto y buen trato que se tenga con los medios de
comunicación dependerá en parte la buena imagen que tenga la organización
frente a la sociedad civil y todos los subgrupos que la componen.
Se hace necesario entonces lograr ese primer contacto con la prensa, radio y
televisión.
Pero antes de establecer esa relación es fundamental saber qué es la noticia, es
decir, qué le interesa a los medios de comunicación.
Cuando diariamente miramos los medios de comunicación encontramos una serie
de informaciones que consideramos normales. No precisamente porque sean
“normales” sino porque ya se ha construido a través de los años una estructura
noticiosa que determina que merece ser publicado en un medio y que no.
Así, algunos hechos serán noticiosos y otros no, de acuerdo a ciertas
características que encierra dicho acontecimiento.
Existen numerosas explicaciones de lo que es noticia. A continuación algunas de
esas definiciones.
38
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación







Relato de un hecho recientemente ocurrido.
Todo cuanto quieren conocer los usuarios de un suceso.
Es la cuidadosa y oportuna información de lo que le afecta al público.
Es cualquier cosa que sucede.
Es aquello que le interesa a más de 5000 personas.
Es el hecho que a los medios de comunicación les interesa para divulgar
entre el público.
Es el hecho que los medios consideran de interés para la gente y por tanto
los publican.
Sea cual sea el concepto de noticia se debe tener completamente claro que en
todas las definiciones hay elementos comunes: un interés de la gente, un hecho
considerado importante y un aval de los medios para su publicación.
También la noticia supone otros dos hechos, sin los cuales no podría haber
noticia.
1. Alteración
o cambio potencial del orden preestablecido: el grado de dicho
cambio es lo que determina la importancia del suceso.
En este caso podemos tomar como ejemplo la realización del II Encuentro
Internacional de Voluntariado La Juventud Cambiando el Mundo, cuya actividad
marcó un cambio en la rutina de vida de decenas de jóvenes de todo el país.
Dicho encuentro supuso una alteración del orden normal de las cosas, pues lo
común hubiera sido que esos jóvenes se dedicaran a sus actividades rutinarias,
como trabajo con sus organizaciones, tareas académicas, trabajo, etc.
2. Si algún hecho no conlleva una transformación o necesidad de ella, NO ES
NOTICIA.
En sí, esta característica es complemento de lo anterior y manifiesta que la noticia
responde a una transformación sensible al ser humano de su entorno.
El periodista y catedrático de la Universidad de Costa Rica, Carlos Morales, define
una serie de características que debe contener un acontecimiento para que pueda
ser considerado como noticia. A esas condiciones llamó Valores Objetivos del
Periodismo.
39
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Valores objetivos del periodismo
Según Morales, tales valores son los siguientes:
1. Conflicto: despierta las emociones.
Es el choque de intereses, el cual no tiene que ser únicamente negativo, todo
lo contrario: hay conflictos positivos y cuando éstos conlleven un beneficio para
las personas, serán de mayor interés.
Un conflicto positivo podría ser la controversia entre ANPA y x municipalidad
por la realización de castraciones públicas. El bien que esta actividad supone
para la comunidad sobrepasa el propio interés de la municipalidad.
2. Progreso y desastre.
Representa los logros que alguien haya alcanzado o los retrocesos en algún
ámbito.
En el campo de progresos las organizaciones voluntarias de Costa Rica
tendrían muchas experiencias y resultados que dar a conocer, pues en la
generalidad sus acciones suponen una mejora en el entorno de trabajo.
Por ejemplo, en el caso de las Damas Salesianas podría darse un informe al
final de determinado período del número de niños atendidos, la cantidad
personas voluntarias participantes y la transformación en el estado de los
participantes de los programas, es decir, desde cómo iniciaron a todo lo que
obtuvieron al final.
3. Prominencia.
Alguien por ser figura pública tendrá mayor atención de los medios de
comunicación, lo que significa que si algún día una personalidad pública (como
el Presidente de la República, algún diputado, deportista, etc.) participa de
alguna de las actividades de la organización, hay una amplia oportunidad de
lograr la cobertura de los medios de comunicación.
4. Proximidad.
40
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Significa que los medios de comunicación y las personas de determinada
región, pondrán más atención a los hechos que ocurren “cerca” de su lugar de
residencia que aquellas situaciones que se den en lugares “más lejanos”.
Aquí cabe explotar a los medios de comunicación regional, quiénes la mayoría
de las veces estarán dispuestos a cubrir actividades o programas que
supongan una mejora para la comunidad.
Entonces si la Agenda Cantonal de Mujeres Desamparadeñas desean dar a
conocer a la comunidad los resultados de su programa de capacitación a
mujeres en desventaja social, lo mejor sería, además de los contactos con los
medios de cobertura nacional, contactar también a los medios regionales del
cantón.
5. Humanismo.
El humanismo entendido para los medios de comunicación, representa el
interés de éstos en personas u organizaciones que realizan acciones que
tienden a mejorar la situación (generalmente socioeconómica) de algún grupo
humano.
Será de interés para los medios que cierta organización voluntaria trabaje en la
atención integral de personas mayores, pues supone una mejora en la
condición humana del grupo.
6. Dinero.
Cuando haya dinero, especialmente sumas altas, habrá interés de las
personas y de los medios.
Es común ver en medios de comunicación enfoques negativos con el tema
dinero, pero tenemos en nuestras manos la posibilidad de utilizar el tópico
desde un ángulo favorable para la organización:
¿Cree usted que será de interés que un proyecto conjunto de varias
organizaciones aportó una mejora a la comunidad valorada en más de 10
millones de colones? Por supuesto que sí.
41
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
De allí la importancia de cuantificar en términos monetarios todo el trabajo que
desarrolla la organización, ya sea en horas voluntarias, asesorías, trabajo de
funcionarios, recursos propios de la organización, convenios con otros entes
privados o públicos, etc.
En la medida que las organizaciones logren cuantificar sus aportes a la causa
en la que trabajan, más atención y seriedad recibirán de trato con los medios.
7. Novedad.
Esta pieza clave de la mayoría de espacios informativos, ya sean de prensa,
radio o televisión.
Si algo que sucede es importante, entonces tiene valor noticioso, pero si eso
que sucede es importante y aún más, transcurre hoy, es todavía más noticioso.
Entre menos tiempo transcurra entre el hecho que queremos dar a conocer y el
contacto con los medios, mayor oportunidad tendrá de ser tema del día para
los medios.
8. Interés humano y curiosidad.
Este aspecto se refiere a situaciones generalmente curiosas o ámbitos muy
particulares del interés popular. Cuando nace un conejito con diez patas, este
valor entra a jugar.
Las organizaciones deben evitar la noticia por este valor objetivo, pues se
estaría perdiendo el enfoque prioritario y de fondo, pues en su mayoría los
enfoques de los medios sobre estos temas son de forma y muy superficiales.
9. Peligro de vida y muerte.
Representa uno de los valores objetivos de mayor trascendencia para los
medios, en especial los de cierto corte sensacionalita.
Como organizaciones que trabajan por un bien, debemos evitar cualquier
enfoque negativo que nos una con este valor objetivo y más bien, podemos
enfocarnos en aspectos positivos que superen este peligro de vida o muerte.
42
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Por ejemplo, una organización que se dedique a recolectar fondos para
comprar medicamentos a pacientes de x enfermedad, puede explotar mucho
este valor objetivo, pues supone una superación del peligro de muerte para un
grupo de personas enfermas.
10. Sexo.
Se relaciona en su mayoría con todos los escándalos sexuales o relaciones
que impliquen la sexualidad de la persona.
En general, las organizaciones voluntarias deberían evitar a este valor objetivo
pues en la mayoría de las circunstancias se asocia con hechos negativos y de
desprestigio.
Una vez conocidos los conceptos de noticias y sabiendo cuáles son los valores
objetivos que les interesan a los medios de comunicación, podemos
adentrarnos en los formatos periodísticos.
Formatos periodísticos
Muchas veces escuchamos a la gente decir: Vieras la noticia que vi en la tele,
o qué buen reportaje de esa radio, o no me gustó la crónica del periódico.
La mayoría de las ocasiones se utiliza: noticia, reportaje, crónica o hasta entrevista
de una manera indistinta, cuando en la realidad cada uno de esos formatos es
distinto, tiene objetivos y construcciones diferentes.
Si como organizaciones voluntarias queremos tener un papel más protagónico en
los medios de comunicación, debemos conocer con mucho detalle lo que
representa cada formato y así cuando un periodista nos pida cierta información
para hacer una nota periodística no le demos una crónica o pensemos que se trata
de un reportaje.
La nota periodística (también llamada noticia)
Esta construcción se basa en la premisa de la rapidez y es generalmente la
primera información de un hecho que se publica en los medios de comunicación.
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Sus características son las siguientes:







Describe un hecho muy reciente.
Es generalmente de corta extensión.
Contiene pocas fuentes de información.
A veces se construye en forma de pirámide invertida, es decir lo más
importante va arriba o al principio y lo menos importante o datos no
esenciales al final
Se trabaja contestando a las preguntas: ¿Qué pasó, quién o quiénes fueron
los protagonistas, dónde ocurrió, cuando pasó, cómo sucedió y a veces por
qué? Se complementa además con la opinión de expertos en el tema,
personas involucradas o afectados.
Priva el sentido de rapidez.
Se basa en los valores objetivos ya conocidos.
Estas características me permiten saber que si un periodista quiere contactarme
como fuente o quiero hacer un comunicado de prensa sobre una actividad
relevante, debo ser concreto, específico y veloz para conseguir la información que
se me solicita.
El reportaje
Es una creación periodística más compleja y detallada que la nota periodística.
Generalmente se publica luego de haber dado a conocer la noticia. Con frecuencia
se utiliza para profundizar en un tema ya tratado.
Sus características son:





Es de mayor extensión que la nota
Intenta buscar en mayor: antecedentes del hecho, significados, causas,
consecuencias y proyecciones de cómo afectará la situación a futuro.
Se utiliza una mayor cantidad de fuentes informativas, es decir, más caras
de la moneda.
Es de construcción compleja, sin forma pirámide invertida. No siempre va
de lo más importante a lo menos importante, sino que muchas veces parte
de una construcción lógica de los hechos o de la misma subjetividad del
periodista.
Enfatiza en el por qué y cómo del hecho, preguntas que no eran prioridad
de la nota.
44
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación


Comúnmente los periodistas tienen más tiempo para su elaboración.
El reportaje depende de lo que pueda investigar de más el periodista al
propio hecho, por lo que hay más rasgos subjetivos.
La crónica
Este formato responde a una necesidad de posicionar ciertos acontecimientos en
una línea de tiempo.
Se caracteriza por:






Intenta contar la forma en qué pasaron los hechos
El hilo conductor es el tiempo. Puede resultar anecdótica.
Las fuentes informativas no quedan explícitas o son de poca trascendencia,
pues lo que importa son los hechos e involucrados.
Es generalmente descriptiva aunque en el fondo tiene un sentido
explicativo, pues por medio de la descripción intenta que las personas
comprendan el transcurso de un hecho en el tiempo.
La opinión tiene poca presencia explícita. No se basa en lo que alguien
piense de algo. Más bien, en el algo que sucedió.
Al igual que la nota periodística, priva el sentido de rapidez.
La entrevista
Este es un formato que se divide en dos:
1. Como subformato de un formato mayor
Es cuando la entrevista se utiliza para alimentar o crear un reportaje, una nota,
una crónica, etc. La entrevista no aparecerá publicada como tal en un medio de
comunicación, sino que lo más importante en ella son los datos o las opiniones
que se revelen.
2. Como formato propiamente dicho
Se utiliza cuando el formato es en sí, la entrevista. En el medio, más comúnmente
en prensa y programas de radio, en la entrevista aparecerán ligados los datos, las
opiniones y un tercer elemento: la persona.
45
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Generalmente aparece en formato de pregunta y respuesta.
Las características de la entrevista son:

Se interesa por saber el QUÉ (datos u opiniones) de QUIÉN (el
entrevistado).
 Es la fuente básica por excelencia para obtener la información.
 Tiende a ser muy subjetiva.
 Difiere mucho de las características del medio. Puede ser en formato
pregunta respuesta o como contraposición de declaraciones, etc.
 Se utiliza para otros formatos o como técnica de primer orden.
 Generalmente se basa en el esquema pregunta-respuesta.
Las entrevistas son fuentes muy indispensables para dar a conocer o
profundizar en las noticias. A continuación se darán algunos lineamientos que
usted debe tener presente para cualquier entrevista.







Llegue a la entrevista muy puntualmente y pregunte antes del inicio si la
entrevista será en vivo o grabada.
Preséntese bien vestido y aunque el periodista le diga que será una
conversación informal, sepa que la informalidad se hará efectiva para
las palabras, pero no para el vestir.
Dele su nombre al periodista muy claramente y sepa también quién es la
persona que a usted le realizará la entrevista.
Una vez que se inicie, mencione de vez en cuando el nombre del
periodista, para hacerle sentir a él que participan en una conversación
personal.
No utilice frases como: “Yo pienso...” o “yo creo...”. Si va a decir algo,
dígalo directamente y elimine cualquier frase que haga el mensaje
complicado. En otras palabras haga los que va a decir muy sencillo y
claro.
Si la entrevista es en vivo, pregunte al periodista el tiempo que tendrá
para responder cada pregunta.
Cuando está delante de un micrófono de radio y especialmente ante una
cámara de televisión, mire siempre al periodista al contestar las
preguntas y evite el contacto visual con la cámara, pues se puede sentir
nervioso si mira a la cámara.
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación











Cuando se entreviste con un medio electrónico (radio o televisión) hable
como si sólo lo estuviera haciendo con el periodista, con confianza,
tranquilidad y sin apurarse.
Si en la cita usted no es el único entrevistado, sea muy respetuoso con
los demás participantes y no los interrumpa cuando ellos hablan, si ellos
no lo hacen con usted. Si quiere decir algo, pida la palabra al moderador
(periodista) o hágale saber durante una pausa comercial que usted
quiere aclarar algo.
Si los otros invitados tratan de abarcar toda la conversación realice una
educada interrupción y evite el monopolio de la palabra.
Si empieza a recibir preguntas engañosas o malintencionadas de parte
del periodista, otros entrevistados o del público que llama, trate de
aclarar el tema con la mayor disposición, pero de una manera muy
breve y corta. Entre más breve, educado y cortante sea usted al
contestar una de ellas, menos se atreverán a hacerle preguntas
malintencionadas.
Lleve material escrito de apoyo para la entrevista y no dude en hacer
referencia a él durante su participación.
No trate de abarcar toda la entrevista. Dé espacio para que los otros
participantes puedan hablar.
Si a su organización le interesa hablar de un tema específico y si el
periodista no lo ha incluido, trate de introducirlo en un momento
oportuno y si el conductor le cambia de tema, trate de hacerlo otra vez
en un tiempo posterior.
Cuando le toque intervenir en la entrevista hable fuerte y con mucha
seguridad, como dando la impresión que todo lo que usted dice es una
total verdad.
En caso que sean más de tres invitados nunca se ponga a hablar con
otro mientras que el periodista le hace la pregunta a un tercero o éste la
responde. Eso da muy mala impresión para los tele o radio
espectadores y para el mismo periodista.
Recuerde que la conducción del espacio está en manos del periodista.
No trate de tomar su lugar dando órdenes o interrumpiendo a los otros
invitados.
Si hay un espacio para la participación del público y tiene que contestar
una pregunta de alguien, apunte su nombre y menciónelo al inicio o
durante su respuesta, eso logrará personalizar la conversación.
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación



No ataque al periodista si éste lo hace con usted. Es preferible que se
levante y deje el estudio de radio o televisión a que haga alguna escena
que de seguro le perjudicará a usted y a su organización.
Tenga en cuenta que aunque usted quiera exponer un tema que ya se
sabe de memoria no puede hacerlo igual en todas las emisoras,
periódicos o estaciones de televisión, pues debe tomar en cuenta los
públicos a los que van dirigidos esos espacios.
Así entonces, no podrá hablar de sexualidad de la misma manera en
una estación juvenil que para una radio dedicada a gente mayor o
religiosa. Los mensajes se orientan de acuerdo con la persona que los
escucha. No es lo mismo hablarle a un niño que a una persona mayor.
Consejos para tratar con los medios
Al tener ya un conocimiento más técnico de los medios de comunicación y a la vez
ser fuente de información, es necesario también el conocimiento práctico de tratar
con prensa, radio y televisión.
A continuación, usted también puede seguir los siguientes consejos para tratar con
los medios de una manera más profesional:






Como ya se indicó con anterioridad, que sean dos personas máximo los
que se encarguen de manejar las relaciones con los medios.
Procure hacer usted el contacto con los medios y que no sean ellos los que
hagan el contacto con su organización.
Si va a comunicar algo a los medios de comunicación, respalde el contacto
oral con información en papel.
Busque a un periodista o relacionista público que pueda elaborar sus
boletines de prensa o aprenda a hacerlos usted mismo, pero si usted los
confecciona, pida que se lo revise un profesional.
Los medios aprecian sobremanera el trabajo profesional en comunicación
que su organización pueda realizar. Por esa razón, no deje ningún cabo
suelto y para publicar algo, usted debe estar completamente convencido de
la importancia de lo que va a decir.
Si se cita con un medio de comunicación para alguna entrevista en algún
lugar, sea lo más puntual posible y si se va a retrasar unos pocos minutos
hágalo saber con la suficiente antelación al periodista.
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación







Por motivos de tiempo la mayoría de los periodistas deben cubrir varias
actividades y hacer no pocas entrevistas al día. Trate de ser flexible al
máximo si el periodista se atrasa. Recuerde que la parte más beneficiada
será la suya en una relación con los medios.
Los periodistas, principalmente los de radio y televisión, trabajan para
emisiones que se harán el mismo día en que buscan la información.
Facilíteles su tarea y haga con la mayor agilidad el trámite para darles la
información que requieren.
Luego del contacto no pida la información para revisarla antes que salga
publicada. Si usted considera luego que hubo una mala interpretación o se
desvirtuó a su organización, recuerde que tiene respaldo constitucional del
derecho de respuesta.
Para contactar con un medio de comunicación no debe esperar a que ellos
le busquen, usted puede tener algo que les interese: una buena historia.
Para reconocer una realmente buena, ésta debe tener algunos valores
objetivos tales como: interés humano, temas monetarios, muerte, conflictos,
participación de personajes de importancia, actualidad, cercanía, hechos
curiosos, utilidad, etc. Entre más valores objetivos presentes en una
historia, de mayor interés será ésta.
Además de contar con los elementos anteriores usted debe hacer el
contacto con el periodista para proponerle la historia una vez que usted
sepa completamente cuál es la historia, sin dejar cabos sueltos, estar en la
capacidad de explicar sin trabas por qué la historia merece ser publicada y
tercero indicarle al periodista que todo lo que usted dijo puede ser probado
y aportar las pruebas si se piden.
Una vez que usted tenga la oportunidad de cumplir con esos tres requisitos
y la historia cumple con los valores objetivos ya especificados, no pierda
tiempo y busque a un periodista.
Busque el medio adecuado a sus intereses y noticias que quiera dar a
conocer, no propicie el contacto con medios amarillistas (exageradores,
mentirosos, engañosos o morbosos) pues el afectado por un mal reportaje
será usted y su organización.
Nuevos ámbitos de la comunicación
Las organizaciones de hoy deben aprovechar las herramientas tecnológicas que
han venido a facilitar y a mejorar la comunicación, pues tales avances permitirán
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
acelerar el envío y la llegada de esos mensajes que en tantas ocasiones urge
tramitar.
El uso del correo electrónico, Internet y sistemas informáticos de redes, así como
la telefonía celular deben aprovecharse al máximo y para eso las organizaciones
deben contar con los medios para acceder a dichos servicios.
Es recomendable para mejorar la tarea de comunicación en las organizaciones:
 Contar con un sistema de correo electrónico para la organización así
como para sus coordinadores.
 Poseer un acceso a Internet para las organizaciones, lo que
permitiría usar el correo electrónico, así como realizar las funciones
básicas de búsqueda y envío de información.
 Tener un sitio web en el que se presente a la organización, trabajo
que desarrollan, beneficiarios, así como toda aquella información de
interés para el público en general.
 Es recomendable que los coordinadores, encargados de
comunicación o las personas que se requieren para diversos trámites
cuenten con acceso a telefonía celular para facilitar la localización y
aceleración de procesos internos.
Estrategias de comunicación
Una estrategia se puede definir como una serie de acciones con un fin común que
pretenden satisfacer las necesidades de una o un grupo de personas en
determinado campo. Por lo tanto es un proceso controlable y planeado que
asegura la mejor decisión en una situación específica.
Sin una estrategia, la comunicación de una organización no podrá alcanzar nunca
resultados cien por ciento planeados.
Definición de necesidades de las organizaciones
Como ya se indicó, una estrategia intenta satisfacer una o varias necesidades y
antes de elaborar dicha estrategia se debe definir cuáles son las verdaderas
urgencias que se requiere satisfacer.
50
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Una necesidad es una acción que se debe cumplir para continuar o mejorar el
trabajo, las tareas o las funciones que alguien o algo realizan.
Para identificar las necesidades de una organización se recomienda:
 Contactar con diversas personas que prestan sus servicios en la
organización para elaborar una lista de las necesidades generales
que los miembros tienen en mente.
 Pedirle a los encargados de las distintas áreas de trabajo
(administración, contabilidad, proyectos, etc.) que presenten las
necesidades de los respectivos departamentos con una justificación.
 Seleccionar aquellas necesidades que más repitan o que tengan
mayor trascendencia para las personas y elaborar un listado de
necesidades prioritarias.
 Dentro de las prioridades se requiere definir o conceptuar las
necesidades concretas de la organización. Un ejemplo del caso
podría ser la necesidad de crear un sitio web o la urgencia de
producir recursos para financiar un nuevo proyecto.
 Una vez redactadas y estratificadas las necesidades se deben
validar los resultados obtenidos con los coordinadores de
departamentos y los miembros rasos que habían dado sus
sugerencias. (La validación puede hacerse mediante una reunión en
la que se presente la prioridad en cuanto a las necesidades, para
saber si el resto de la organización piensa similar).
 Luego de terminado el proceso se puede iniciar la elaboración de la
estrategia.
Unir cabos sueltos
Otra de las mejores maneras para determinar las necesidades de una
organización es mediante la realización de estudios específicos que vengan a
revelar los campos en que existe una mayor urgencia de acción.
Para el desarrollo de diagnósticos de necesidades se debe contar con
profesionales que los planeen y ejecuten, por lo que se debe disponer de recursos
financieros para pagarlos o con miembros de la organización dispuestos a
hacerlos.
Un diagnóstico de comunicación es similar a un diagnóstico médico, pues es un
examen que determinará la salud de un cuerpo, así como la identificación de
51
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
aquellas partes del cuerpo que están trabajando mal o podrían estarlo haciendo
mejor.
Similar a los diagnósticos médicos, a mucha gente le aterroriza los exámenes que
se puedan hacer a la organización que dirigen o a la que pertenecen, por temor a
encontrar grandes heridas o un cáncer irremediable, pero lo que sí es cierto es
que si ambos no se hacen a tiempo, pueden llevar a la muerte de una persona,
tanto física como grupal.
Planificación a mediano y largo plazo
Para poder tener éxito en una estrategia y en cualquier gestión en general, la
organización debe aprender a planear a mediano y largo plazo.
Planear a mediano y lejano futuro requiere:
 Tener un conocimiento pleno de los recursos humanos, materiales y
económicos con los que contará la organización, los cuales se
proyectan por medio de los presupuestos.
 Analizar y retroalimentarse periódicamente de las tareas que se
realizan en la actualidad y que serán ejecutadas en períodos
posteriores.
Por ejemplo el caso de una organización que desarrolla un programa de
educación por computadora y que tiene un plazo de 5 años. Lo correcto
es que se haga una evaluación, al menos semestral, para saber las
debilidades y fortalezas del programa y tomar esa experiencia para los
años restantes de actividades.
Si bien es cierto no se puede confiar toda la responsabilidad de un
programa en una persona, si es recomendable delegar autoridad y
responsabilidad en los cargos, de manera que se sepa (siguiendo el
ejemplo anterior) que el encargado del programa de educación por
computadora no es Juan Pérez, sino el Director de Proyectos. Dando
autoridad a los cargos y no a las personas se asegura un cumplimiento
indefinido de funciones.
 Pero para que pueda existir una delegación a los cargos se requiere
que dichas responsabilidades, funciones y autoridad esté
previamente definida en un manual o documento que debe estar
52
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
dividido por cargo y que debe abarcar todas las funciones
administrativas y operativas.
 Otro aspecto importante que es recomendable tener, es un
documento de proyectos, dónde se consigne cuales son los
proyectos que se ejecutan, cuál es su vigencia, responsables,
controles y que permitirán a los encargados de turno tomar las
mejores decisiones con información de primera mano.
 Toda buena idea, proyecto, funciones, análisis que se haga sobre
alguna actividad de la organización, debe plasmarse en el papel por
elemental o simple que parezca, pues las personas que en el futuro
llegarán a la organización necesitarán todos los elementos posibles
para entender la dinámica de trabajo y posteriormente hasta para la
toma de decisiones.
 La planificación a mediano y largo plazo requiere estabilidad en
todos los campos, tanto institucional como personal y operativa. Por
tal razón no se puede empezar a planear si no se cuenta con la
estabilidad suficiente que asegure la puesta en práctica de las
acciones que involucra la planificación.
Ejecución de la estrategia
Una vez que se tienen ya definidas las necesidades de comunicación o de otras
áreas en las que se van a enfocar los esfuerzos de las organizaciones y cuando
está asegurada la estabilidad necesaria, se inicia entonces el proceso para la
creación y ejecución de la estrategia.
La estrategia se compone de varios puntos que es recomendable desarrollar en su
totalidad. Existen varios tipos y diseños de una estrategia de comunicación, pero
en general casi todos los esquemas existentes contienen los mismos conceptos,
solamente que dándole mayor influencia a unos o ubicándolos en sitios distintos.
Estrategia como proceso
Como se dijo anteriormente una estrategia de comunicación es la realización de
una serie de acciones que quieren satisfacer las necesidades de una o un grupo
de personas. Por lo tanto es un proceso que se puede controlar y que si se
desarrolla con la planeación necesaria asegura la mejor decisión en una situación
especial.
53
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Por ejemplo, una organización que tenga una estrategia de comunicación
enfocada hacia la aparición en medios de comunicación, tendrá mucho mayores
posibilidades de obtener espacios que aquellos grupos que realizan actividades
esporádicas y que creen erróneamente que los medios de comunicación, por la
trascendencia del acto, deben obligadamente cubrir la información.
Continuando con el ejemplo, una buena estrategia de comunicación enfocada
hacia medios, conllevaría primero la planeación de las actividades, datos y
situaciones que se desean dar a conocer a la opinión pública, luego a realizar el
contacto con la prensa y medios electrónicos y allí con los periodistas o jefes de
redacción que tienen bajo su dominio la distribución de temas. Luego de citar una
o varias reuniones para explicar de los hechos de nuestro interés para informar, se
procede a contactar con la suficiente anticipación de la actividad, adjuntando algún
documento previo y haciendo el recordatorio el día anterior. Ya en la actividad se
recibe al periodista, se le entrega la información por escrito de lo que se hace o
expone y se le da seguimiento a la noticia, haciendo contactos posteriores con el
periodista o jefes de redacción.
Como se puede apreciar el anterior no es un proceso simple, como muchas
personas lo piensan y que consideran que con sólo una invitación a una actividad
el día anterior se asegurará la asistencia de los medios, sin considerar que hay
agendas de trabajo y tiempo muy limitado para cumplir funciones.
Un fax de invitación a la prensa es muy diferente a una estrategia de
comunicación enfocada hacia los medios de comunicación.
Etapas de la estrategia
Para ejecutar una estrategia primero hay que llevarla al papel y es necesario
identificar el área de la estrategia, la identificación de las necesidades, definición
del problema, justificación de la necesidad de resolver ese problema, los objetivos,
tanto el general como los específicos, la periodicidad, los públicos meta, las
técnicas de acción, el cronograma de actividades, el presupuesto, los controles y
ajustes y por último la evaluación final.
 Área de la estrategia por ejemplo de comunicación, ventas, mercadeo, etc.
Esta sección se coloca como el título principal y que encabeza el
documento.
54
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
En este caso se trata del desarrollo de una estrategia de comunicación, por lo
que debe llevar una portada que presente la estrategia:
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
FUNDACIÓN COSTA RICA BUENA
DEPARTAMENTO DE PLANEACION
ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN:
Plan de divulgación
Alberto Pérez Morales
Enero, 2002
Identificación de las necesidades: introducción, problema, justificación. La
introducción es una pequeña entrada que habla de las necesidades de la
organización en un marco general y la manera en que se determinaron esas
necesidades. Toca además algunos aspectos metodológicos y técnicos del
proceso. En el problema se define cuál es la situación que queremos mejorar,
corregir o implementar, mientras que en la justificación especificamos porqué
queremos darle una respuesta al problema que reflejan las necesidades de la
organización.
56
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Una introducción sencilla podría ser la siguiente:
Introducción:
En 10 años de trabajo en la Fundación Costa Rica Buena nunca se
había pensado siquiera en la elaboración de una estrategia. No es
sino hasta ahora, luego del auge que ha tenido el voluntariado en el
último año y de la conciencia adquirida, que se decidió tomar el
camino de la planificación como herramienta para el cumplimiento
de objetivos.
La Fundación Costa Rica Buena decidió entonces por primera vez
establecer una estrategia de comunicación enfocada a la respuesta
efectiva a las principales necesidades en esa área.
No se quiso hacer un proyecto directivo, sino más bien
participativo, con la presencia de todos aquellos voluntarios que
quisiesen tomar parte de las decisiones de CRB.
Luego una consulta a más de 50 personas voluntarias,
administrativos y directivos se definió una lista de necesidades
prioritarias: exigencia de contar con periódico o boletín que sirva
como medio de expresión, hacer un manual o panfleto explicando
el trabajo voluntario, lograr presencia en los medios de
comunicación.
Las razones para fundamentar dichas necesidades se basan en que
CRB necesita un medio de comunicación para contactar con
públicos específicos; la elaboración del manual es básicamente para
la incorporación de más voluntarios, mientras que la presencia en
los medios de comunicación persigue el logro de una mejor imagen
ante la comunidad y grupos potenciales de apoyo, tales como el
gobierno y la empresa privada.
Una vez analizadas las propuestas se determinó elaborar una
estrategia que dé respuesta a los requerimientos que los miembros
de CRB y que se adapte a las prioridades institucionales de acuerdo
a la participación colectiva.... etc., etc., etc.
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Para redactar un Problema y una Justificación no se requieren palabras
complejas y textos largos, sino una explicación clara a lo que queremos
mejorar o cambiar junto con el porqué. Un ejemplo muy pequeño del problema
y el inicio de una justificación podría ser el siguiente:
Problema:
Hoy en día la Fundación Costa Rica Buena no tiene medios
permanentes para lograr una comunicación eficaz con la
comunidad, instituciones públicas y empresa privada, lo que en
cierta parte puede retrasar y limitar el alcance de los proyectos que
se ejecutan.
Justificación:
En la posibilidad que se logre contar con los medios de
comunicación adecuados, mayor cantidad de gente podrá apoyar
los programas de la organización, mientras que las instituciones de
gobierno también tendrán acceso y conocimiento a los proyectos
que se realizan.
En este momento CRB carece de instrumentos para lograr la
participación de la comunidad en los proyectos que son para ellos
mismos, no por desinterés, sino porque no saben que existen esos
programas. Un medio enfocado a ellos permitiría tener más apoyo y
un uso adecuado de los servicios sociales de CRB.
Por otro lado no existe comunicación con la municipalidad, IMAS
y otros entes de gobierno afines con las actividades que se realizan.
Una vez logrado ese contacto se procedería a realizar las alianzas
necesarias para el fortalecimiento de CRB.
Urge además la participación activa de la empresa privada en el
voluntariado comunitario, tanto en el aporte de voluntarios como en
el aporte de recursos y creación de proyectos consecuentes con los
desarrollados en esta organización.
Con los medios de comunicación destinados a darle una respuesta
al problema, CRB inicia un proceso de consolidación y
fortalecimiento que asegurará en el mediano plazo el crecimiento
en el número de beneficiarios... Etc., etc., etc.
58
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
 Objetivo general: Camino a seguir para lograr la meta general que se quiere
cumplir. Indica como cumplir la meta.
 Objetivos específicos: planteamientos más concretos que se quieren cumplir,
los cuales forman parte y subdividen el objetivo general. Tienen total
congruencia con él.
Para la redacción de objetivos hay que atender a algunas recomendaciones
tales como iniciar la redacción con un infinitivo, es decir, un verbo terminado en
ar, er o ir, como establecer, analizar, mejorar. También la redacción del
objetivo debe ser sencilla además de breve.
Continuando con el caso anterior de CRB, la definición de objetivos se puede
hacer de la siguiente manera:
Objetivos
Objetivo general

Crear canales permanentes de comunicación con la
comunidad, empresa privada y gobierno para contribuir al
crecimiento de los proyectos de la organización
Objetivos específicos

Crear un medio que permita acrecentar la participación
comunal en los programas de la organización

Establecer canales de comunicación con la empresa
privada de la comunidad

Fomentar el contacto y estrechar lazos a través de la
comunicación con entes gubernamentales que sean
potenciales colaboradores de los programas de CRB.
Hay que recordar que en este ejemplo es la primera vez que se va a realizar
una estrategia de comunicación, por lo que CRB ha decido trabajar en un
contacto exploratorio con posibles voluntarios, gobierno y empresa. Para este
caso CRB debe iniciar con una estrategia sencilla y poco compleja ya que,
como se dijo anteriormente, es la primera que realizan.
59
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
 Periodicidad de la estrategia: es la definición del tiempo en el que se
extenderá la estrategia. Puede parecer tan sencillo como decir de enero del
año X a diciembre del año X, pero en realidad no lo es, pues para definir el
tiempo hay que tomar en cuenta algunas variables, tales como la capacidad
para cubrir los gastos que la estrategia requiera, la disponibilidad de
recursos humanos, el seguimiento que una futura junta directiva pueda
darle a la estrategia, etc.
 Otro aspecto a tomar seriamente en cuenta es el o los Públicos a los que
está dirigida la estrategia. No significa que como tal la estrategia esté
destinada a un público, sino que las áreas pueden tener diferentes
destinatarios, como es el caso de ejemplo CRB.
Los públicos deben ser especificados con mucha claridad. A continuación veremos
un ejemplo:
Público de la estrategia
Potenciales voluntarios:
aquellas personas que tengan disposición de trabajo voluntario
y que puedan dedicar al menos dos horas semanales al trabajo
voluntario. Por el tipo de actividades que desarrolla CRB se
prefiere voluntarios entre 25 y 60 años, hombres y mujeres
para sus diferentes actividades.
Empresarios con vocación social:
otra de las etapas de esta estrategia pretende llegarle al menos a
10 empresarios de la comunidad con vocación social que
permita concientizarlos de la necesidad y beneficios de apoyar
y participar en el trabajo voluntario.
Este empresario está entre los 35 y 65 años, edad que le
permite identificarse con la actividad y con las posibilidades
económicas para colaborar. La empresa a la que queremos
llegar es pequeña o mediana, de pocos accionistas y
preferiblemente que hayan colaborado con anterioridad en
materia de desarrollo social.
Sector gubernamental: la estrategia intenta llegarle también a
las municipalidades de los cantones dónde CRB realiza
actividades. La idea es contactar específicamente con los
alcaldes municipales y regidores, es decir, las personas con
más poder dentro de tales entes.
Dentro del sector gubernamental también se le quiere llegar al
Instituto Mixto de Ayuda Social y en él a los directores de las
áreas concordantes con nuestros programas, etc., etc., etc.
60
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
 Técnicas: elementos, acciones concretas impulsadas y destinadas para
cumplir con los objetivos.
En la sección de técnicas se definen las acciones e instrumentos que se
utilizarán para cumplir con los objetivos de la estrategia. Se redactarán las
técnicas de manera muy concreta y clara de manera que sean de fácil
entendimiento y aún más sencilla ejecución.
Las técnicas deben pensarse principalmente de acuerdo a los objetivos
específicos y a los públicos destinatarios de los mensajes. Un ejemplo de CRB
sería el siguiente:
Técnicas de acción
Objetivo específico 1
Crear un medio que permita acrecentar la participación comunal en los
programas de la organización
Luego de analizar este objetivo y de acuerdo a las posibilidades de Costa Rica
Buena, se determinaron como mejores opciones para la comunidad:
1. Hacer un folleto de inducción para potenciales voluntarios, los
cuales se distribuirán en las reuniones del comité de vecinos,
asociación de desarrollo, ferias de la Iglesia y actividades que se
presten para tal fin.
2. Elaborar una hoja informativa para comunicar a los participantes
el logro que ellos mismos han realizado a través de su trabajo
voluntario, además de indicarles los mecanismos para que se
puedan comunicar entre ellos y con el cuerpo directivo.
Objetivo específico 2
 Establecer canales de comunicación con la empresa privada de la
comunidad
1. Las mejores opciones en este caso se basan en el contacto
directo y en la comunicación constante, por lo que se visitará a
los empresarios que cumplan con los requerimientos
especificados con el fin de realizar presentaciones del trabajo de
CRB, así como los beneficios de participar en los proyectos.
2. Se realizará un boletín electrónico mensual informando a los
empresarios acerca de los proyectos en que participan o en los
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
que han mostrado cierto interés. También se hablará de otras
empresas que han ingresado en el trabajo, la publicidad que
recibirá, así como otros beneficios a los que acceden por su
participación en programas.
3. Otra de las acciones fundamentales y que se espera iniciar en
este período es la creación de un sitio web para la organización
que CRB espera tener iniciado antes de un año. Este sitio web
también fomentaría el contacto con todos los públicos de interés.
Objetivo específico 3

Fomentar el contacto y estrechar lazos a través de la
comunicación con
entes gubernamentales que sean potenciales
colaboradores de los programas de CRB.
1. Solicitar reuniones con los alcaldes municipales y regidores para
exponer los objetivos, logros y proyectos de CRB.
2. Pedir al órgano municipal la creación de una alianza entre la
municipalidad y CRB para darle continuidad al proyecto X.
3. Enviarle periódicamente el folleto de inducción y la hoja
informativa para ser entregadas en la municipalidad.
4. Establecer el primer contacto por medio de reuniones con las
autoridades del IMAS en los campos relacionados con los
proyectos X y Z, para analizar la posibilidad de una alianza a un
año.
Hay que recordar que los ejemplos que se presentan son tan solamente
ilustraciones para un caso específico, lo que no significa que dichas acciones
deben ser ejecutadas por las organizaciones con acceso a este manual.
 Cronograma: esquema del tiempo en el que se ejecutará las técnicas de la
estrategia. El cronograma mostrará concretamente las actividades,
responsables, tiempo de ejecución por actividad, además de los productos
que se deben tener en las fechas indicadas.
El ejemplo de una parte del cronograma del caso CRB es:
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
Objetivo
Crear un medio que permita acrecentar la participación comunal en los
programas de la organización
Acción
Hacer un folleto de
inducción
para
potenciales
voluntarios.
Elaboración de
hoja informativa
para voluntarios
Responsable Producto
Tiempo
Juan Pérez 5000 folletos de 6 caras Hasta el 20
con
presentación
y de mayo
motivación de CRB
María
Cerdas
200 hojas mensuales de La
primera
dos páginas en blanco y hasta el 15 de
negro
junio y de allí
una cada mes
Etc., etc., etc.
 Presupuesto: cuantificación económica de los recursos utilizados para
desarrollar la estrategia. Deben ir contemplados absolutamente todos los
recursos aunque ya se tengan o se hayan donado. Lo importante es saber
cuánto cuesta la estrategia que se está desarrollando.
Existen muchas formas de mostrar un presupuesto, pero una de las formas más
sencilla y clara es la cuantificación por objetivo y actividad. El cuadro es muy
similar al anterior y se basa también en la descripción de tareas.
Objetivo
Crear un medio que permita acrecentar la participación comunal en
los programas de la organización
Acción
Presupuesto Costo
total Responsable
acumulado
del
presupuesto
Elaboración
de
5
Juan Pérez
folletos de inducción
para
potenciales
63
Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
voluntarios.
 Horas
profesionales
 Papelería y útiles
(hojas, tinta de
impresora,
cartulina
y
materiales
menores,
fotografías)
 Diagramación e
impresión
comercial
 Distribución
Elaboración de 200
hojas informativas para
voluntarios por mes
durante un año. Es
decir 2400 en total
 Horas
profesionales
 Papelería y útiles
(hojas, tinta de
impresora,
cartulina
y
materiales
menores,
fotografías)
 Impresión final
 Distribución
¢60.000.00
¢50.000.00
¢60.000.00
¢110.000.00
¢350.000.00 ¢460.000.00
¢45.000.00
¢505.000.00
María Cerdas
¢850.000.00 ¢850.000.00
¢225.000.00 ¢1.075.000.00
¢500.000.00 ¢1.575.000.00
¢100.000.00 ¢1.675.000.00
Etc., etc., etc.
Este sistema de presentar los costos por objetivo tiene la ventaja de que quién
aprueba el presupuesto sabrá con detalle en qué se gastará cada moneda
invertida. De acuerdo con la conveniencia el presupuesto puede ser más
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Voluntariado para el desarrollo
Manual de Comunicación
detallado, especificando hasta, si fuera necesario en el ejemplo, la cantidad de
hojas, la cantidad de cartuchos de tinta, la cantidad horas profesionales, etc.
Otro aspecto sumamente importante es que el presupuesto debe contener el valor
real de las actividades, aunque estas sean desarrolladas por voluntarios, con
materiales donados y que al final de cuenta no representan una salida de dinero
de la organización. Se debe hacer una idea real del valor de la actividad.
 Control y ajuste: mecanismos para asegurarnos que la estrategia está
funcionando correctamente, con el fin de saber si hay que implementar
alguna corrección.
Esta tarea corresponde generalmente al cuerpo directivo o a los encargados de la
elaboración de la misma estrategia con la supervisión directiva. No hay métodos
específicos para realizar evaluaciones, pero lo más común es revisar el
cumplimiento de tareas contra el cronograma para saber qué se ha cumplido y qué
no. Estas evaluaciones deberían ejecutarse mínimo cada tres meses.
 Evaluación final: análisis del funcionamiento de la estrategia. Conclusiones,
recomendaciones y experiencias en la aplicación de dichas estrategias.
La evaluación final es la parte más importante para las estrategias futuras, pues
recogerá todos los resultados, conclusiones y otros elementos que servirán de
base y ejemplo para nuevos trabajos de este tipo.
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Referencias bibliográficas
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procedimientos del programa de voluntariado de personas mayores. San José, CR
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julio de 2002, Monografía personal, 2002. ]
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