TÉRMINOS DE REFERENCIA AUDITORÍA TÉCNICA, OPERATIVA Y FINANCIERA CONSULTORÍA PARA LA: “AUDITORIA TÉCNICA, OPERATIVA Y FINANCIERA AL DESARROLLO DE SOFTWARE ERP Y PROCESOS RELACIONADOS A LAS INVERSIONES Y PRODUCTOS ENTREGABLES” 1. ANTECEDENTES La Caja de salud de la Banca Privada, ha dispuesto una cantidad de recursos económicos para el desarrollo de aplicaciones orientadas a la administración de la información en el área administrativa y financiera bajo el concepto de E.R.P., para lo cual se realizaron inversiones para la contratación de Recursos Humanos, adquisición de Tecnología y Licenciamiento de software y tiempos invertidos para desarrollar esta aplicación. La Caja de Salud de la Banca Privada, a través de la instrucción emitida por el Directorio, ha instruido a la Gerencia General, realizar una auditoría Técnica, Operativa y Financiera del desarrollo E.R.P. a las respectivas inversiones realizadas a través de la contratación de una Empresa externa de que emita criterios sobre los antecedentes y el avance de este producto, el licenciamiento adquirido, las inversiones generadas y los productos entregables. 2. LOCALIZACIÓN E INFORMACIÓN DISPONIBLE Esta actividad deberá realizarse en la ciudad de La Paz, en dependencias de la Oficina Nacional de la CSBP, ubicada en la calle Reyes Ortiz Edificio Torres Gundlach, Torre Oeste Piso 22. Al respecto se cuenta con el Informe CITE ON-IM-JE-I-001-15, donde se detalla en forma cronológica de Contenido de 4 Carpetas denominadas ERP, donde se detalla y documenta todo lo realizado en el tema del desarrollo del ERP. Por otra parte se cuenta con medios electrónicos sobre el avance del desarrollo del software. Otra información relacionada al proyecto 3. SUPERVISIÓN DE LA CONSULTORÍA La supervisión de la consultoría estará a cargo de la Gerencia General de la CSBP. La CSBP facilitará la información y documentación que requiera la consultoría contratada, para tal efecto se coordinará sus actividades con la Jefatura Nacional de Telemática. 4. OBJETIVOS 4.1. Objetivo General. Obtener un Informe Integral del proceso de desarrollo del ERP y relacionados al desarrollo de proyecto, en cuanto a sus procesos, seguridad, disponibilidad, arquitectura y contingencia, así como en las inversiones realizadas en la adquisición de licencias, equipos y contratación de recursos humanos, tiempos y sobre todo al avance de los productos entregables documentalmente y en formato electrónico. 4.2. Objetivos Específicos. • Evaluar el proyecto inicial y su planificación (alcance requerido, responsables y otros alcances técnicos y administrativos del proyecto.) • Identificar y evaluar los Recursos económicos erogados para el desarrollo e implementación del E.R.P, tanto en equipamiento, licenciamiento y recursos humanos. • Identificar técnicamente el alcance del proyecto elaborado a través del código fuente desarrollado, la arquitectura empleada, los estándares utilizados, la información y documentación entregada y el porcentaje de avance de cada módulo. • Identificar los recursos utilizados en la compra de licencias para desarrollo y puesta en producción y evaluar los costos institucionales sobre la utilización de licencias con relación a la actual tecnología utilizada para aplicación a nivel nacional de sistemas informáticos. • Identificar la funcionalidad, operatividad, eficacia y eficiencia, así como evaluar el grado de avance de los productos entregados parciales y finales. • Evaluar el grado de participación del personal desarrollador de la CSBP 5. ACTIVIDADES A DESARROLLAR La empresa contratada deberá realizar las siguientes actividades, en el marco del contrato a suscribir para el efecto, siendo estas referenciales más no limitativas: a) Identificar todos los procesos y procedimientos operativos críticos realizados por la CSBP y los sistemas de información relacionados con el entorno del desarrollo del instrumento ERP, detallando la participación y responsabilidad de los actores que intervienen en el proceso así como los recursos humanos contratados, el equipamiento, el licenciamiento y otros aspectos que crea conveniente. b) Revisar y Evaluar el proyecto de desarrollo propio las características, dimensionamiento , su planificación y la tecnología (usuario - servidor) a aplicar c) Revisar la documentación elaborada por la CSBP y empresas contratadas para lanzar la(s) licitación(es) para la adquisición del Software E.R.P. d) Realizar, en el entorno de desarrollo iniciado por la Unidad Nacional de Telemática para la implementación del E.R.P., una evaluación a los procesos y procedimientos elaborados, el estado en el cual se encuentran y la posibilidad de dar continuidad a la implementación a través de los documentos existentes e) Revisar los procesos de contratación de personal (personal de desarrollo y personal de supervisión) contratado para el desarrollo de aplicaciones referentes al E.R.P, además de la identificación de perfiles y experiencia requerida.. f) Revisar la documentación presentada por el personal durante su permanencia en la CSBP, a través de sus informes y productos entregados elaborados y posterior evaluación por el líder de proyecto. g) Verificar los avances del desarrollo en la construcción del software, arquitectura, metodología de trabajo desarrollados, estándares utilizados y otros requerimientos básicos necesarios identificados en la construcción del producto. h) Verificar que el plan de actividades elaborado, el cumplimiento de metas programadas, los productos entregados, los productos puestos en producción y las pruebas de contingencia tecnológica y operativa presentadas y aprobadas, se encuentran acordes a los requerimientos necesarios del servicio solicitado. i) Validar el cumplimiento a los plazos de la documentación comprometidos para la entrega de cada uno de los productos de software e infraestructura de Tecnología de Información requerida. j) Identificar los recursos utilizados en la adquisición de Licencias y evaluar los costos por su aplicación y uso y actualizaciones asi como la contratación de Recursos Humanos, adquisición de Tecnología y otros. k) Identificar la funcionalidad, operatividad, eficacia y eficiencia de los productos entregados parciales y finales. Determinar su grado de avance l) Determinar si los procesos informáticos fueron llevados a cabo de conformidad con metodologías de desarrollo de software y si lograron la economía y eficiencia esperadas. m) Determinar hasta donde es posible, si el no cumplimiento, condujo a prácticas inadecuadas o decisiones/acciones cuestionables que pueden estar relacionadas con prácticas no adecuadas. n) Verificar el cumplimiento técnico, administrativo y de precios y costos incurridos en cada contrato. o) Evaluación de la cantidad, calidad, oportunidad y confiabilidad de los productos obtenidos por la CSBP, en relación a la adquisición, contratación y desembolso de recursos en la ejecución de los contratos y los objetivos cumplidos. p) Identificación de deficiencias en los procedimientos incurridos en el proyecto 6. PRODUCTOS ESPERADOS La empresa consultora, deberá entregar a esta entidad, el Informe del resultado de la auditoria específica al desarrollo del sistema E.R.P. y procesos relacionados en este entorno: a) Inventario de los desarrollos y procesos críticos de la CSBP que fueron implementados en cada uno de los productos de software esperados. b) Documentación de la Auditoria de Sistemas de acuerdo a la metodología empleada para la recolección de información, alcance de los desarrollos realizados, estándares utilizados, arquitecturas empleadas y otros aspectos contemplados, tomando como referencia las siguientes normas para su elaboración: • c) d) e) f) g) NB/ISO/IEC 14598-1:2006 Tecnología de la información - Evaluación del producto de software - Parte 1: Visión general (Correspondiente a la norma ISO-IEC 145981:1999) • NB/ISO/IEC 14598-2:2007 Ingeniería del software - Evaluación del producto de software - Parte 2: Planificación y gestión (Correspondiente a la norma ISO/IEC 14598-2:2000) • NB/ISO/IEC 14598-3:2008 Ingeniería de software - Evaluación del producto de software - Parte 3: Proceso para desarrolladores (Correspondiente a la norma ISO/IEC 14598-3:2000) • NB/ISO/IEC 14598-4:2008 Ingeniería de software - Evaluación del producto de software - Parte 4: Proceso para adquirientes (Correspondiente a la norma ISO/IEC 14598-4:1999) • NB/ISO/IEC 14598-5:2010 Tecnología de la Información - Evaluación del producto de software - Parte 5: Proceso para evaluadores (Correspondiente a la norma ISO/IEC 14598-5:1998) • NB/ISO/IEC 14598-6:2010 Tecnología de la Información - Ingeniería de software Evaluación del producto de software - Parte 6: Documentación de los módulos de evaluación (Correspondiente a la norma ISO/IEC 14598-6:2001) Adquisición de Licencias para el desarrollo de las aplicaciones y puesta en producción, su uso y justificación, contratación de Recursos Humanos e Inversiones realizadas para la elaboración de este producto. Informe a detalle y por rubros sobre el uso de Recursos Económicos ejecutados. Informe sobre los productos desarrollados en etapa parcial y concluida debidamente inventariada y por áreas. Informe de la relación de recursos invertidos versus productos entregados. Evaluación de la cantidad, calidad, oportunidad y confiabilidad de los productos obtenidos por la CSBP, en relación a la adquisición, contratación y desembolso de recursos en la ejecución de los contratos y los objetivos cumplidos. h) Conclusiones y Recomendaciones del informe final de auditoria. Los productos finales deberán ser presentados en el plazo determinado, en tres ejemplares impresos, incluyendo los archivos en formato digital en CD, con la citada información procesada en Word ( Excel y Power Point, si es necesario) en versión actualizada. Todo el material que se genere durante el servicio de la consultoría, es de propiedad de la CSBP y en consecuencia deberá ser entregado a esta a la finalización del servicio. 7. PRESENTACION DE INFORMES El consultor deberá presentar los siguientes informes referenciales, más no limitativos: • • • Informe de avance preliminar sobre los productos de los incisos a) y b) c), d) y e) Informe de avance preliminar sobre los productos de los incisos f) y g) Informe final y presentación de resultados ante el Directorio 8. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Experiencia de la Empresa, documentada Experiencia de la Personal Propuesto, documentada Propuesta Técnica Alcance Metodología Propuesta Económica 9. PLAZO DE EJECUCIÓN DE LOS SERVICIOS El plazo para el cumplimiento del servicio de la Consultoría se estima en 60 días calendario, a partir de la firma del contrato entre la CSBP y la Empresa Consultora contratada. El plazo propuesto debe ser cumplido e implica la entrega de los productos objeto de la Consultoría. La Empresa Consultora, deberá ajustar y distribuir el plazo propuesto entre la presentación del Cronograma de Actividades, la aprobación del mismo, la presentación de informes preliminares y la aprobación del informe final. 10. MONTO Y FORMA DE PAGO El monto ofertado por la empresa podrá ser pagado de la siguiente forma: El pago de la consultoría, se realizará de acuerdo al avance del servicio, en fechas establecidas en el cronograma de trabajo de acuerdo al siguiente detalle: 30% de anticipo (si lo requiere) previa presentación de Garantía a Primer Requerimiento. O a la presentación de primer informe preliminar y aprobación. 30% a la presentación de Segundo y tercer informe preliminar y aprobación. 35% a la presentación del Informe Final 5% a la presentación de resultados de la auditoria ante el Directorio. La empresa consultora, es responsable del pago de impuestos y todas obligaciones sociales por los honorarios percibidos. 11. ADJUDICACIÓN En caso de adjudicación la empresa deberá presentar los siguientes documentos: - Testimonio de Constitución de la empresa - Certificado de Registro en Fundempresa - Poder del Representante Legal cuando corresponda - Copia de la Cedula de Identidad del Apoderado - NIT - Garantía de Cumplimiento de Contrato por el 7% del monto Total del Contrato 12. PERFIL Y RESPONSABILIDAD PROFESIONAL DE LA EMPRESA CONSULTORA La empresa consultora, Experiencia Especifica de la Empresa trabajos relacionados a Auditorias Especiales de Contratación de Bienes y Servicios y Experiencia demostrada en la elaboración y desarrollo de auditorías de sistemas. Además debe asumir la responsabilidad técnica absoluta de los servicios profesionales prestados, conforme lo establecido en los Términos de Referencia y propuesta técnicoeconómica, por lo que deberá desarrollar su trabajo conforme a las más altas normas técnicas de competencia profesional, conforme a las leyes, normativa institucional, normas de conducta, etc. La empresa consultora, en ningún caso delegará terceros el servicio objeto de este Contrato, no deberá tener vinculación alguna con funcionarios o personas que puedan potencialmente o de hecho, derivar beneficio comercial del servicio encomendado al consultor. La información recabada por el consultor, es de propiedad de la CSBP y por lo tanto, debe velar por el manejo de la confidencialidad debida, incluso una vez concluido el trabajo. La empresa consultora se compromete a guardar estricta confidencialidad de todo asunto que se le encomiende y documentación que se le entregue dentro los términos de esta propuesta. 13. SISTEMA DE CALIFICACIÓN La calificación de propuestas, se efectuara utilizando el sistema de evaluación y adjudicación: Calidad y Costo de acuerdo al artículo 18 del Reglamento de Administración de Bienes Obras y Servicios de la CSBP, asignándose los siguientes porcentajes y criterios de evaluación: Propuesta Técnica Propuesta Económica TOTAL 60% 40% 100% RESUMEN FACTORES a) EXPERIENCIA DE LA EMPRESA/ Experiencia Especifica de la Empresa trabajos relacionados a Auditorias Especiales de Contratación de Bienes y Servicios PUNTAJE 20 puntos Por cada Consultoría 1 punto hasta un máximo de 6 en los últimos cinco años. Por cada consultoría adicional 1 punto hasta un máximo de cuatro trabajos Documentada con Contratos, Informes, otros documentos 10 puntos Experiencia demostrada en la elaboración y desarrollo de auditorías de sistemas de tres consultorías: Por cada consultoría 2 puntos hasta 6 puntos como máximo Por cada consultoría adicional 2 puntos hasta un máximo de dos trabajos Documentada con Contratos, Informes, otros documentos 10 puntos 20 puntos b) FORMACIÓN Y EXPERIENCIA DEL PERSONAL PROPUESTO Gerente del proyecto 10 puntos Por cada Consultoría 1 punto hasta un máximo de 6 en los últimos cinco años 6 puntos Experiencia adicional por cada consultoría 1 punto adicional hasta 4 puntos como máximo. 4 puntos Supervisor del proyecto Por cada Consultoría 1 punto hasta un máximo de 6 en los últimos cinco años Experiencia adicional por cada consultoría 1 punto adicional hasta 4 puntos como máximo. 10 puntos 6 puntos 20 puntos 4 puntos Auditores mínimo 1 auditor financiero y 1 auditor informático 20 puntos Auditor Financiero Por cada Consultoría 1 punto hasta un máximo de 6 en los últimos cinco años 10 puntos Experiencia adicional por cada consultoría 1 punto adicional hasta 4 puntos como máximo 20 puntos Auditor Informático Por cada Consultoría 1 punto hasta un máximo de 6 en los últimos cinco años. Experiencia adicional por cada consultoría 1 punto adicional hasta 4 puntos como máximo. c) PROPUESTA TÉCNICA 10 puntos Cumple / No cumple Alcance del trabajo Metodología – Ejecución Cumple no Cumple En función a la forma de encarar el trabajo 40 a) 40 puntos PROPUESTA ECONÓMICA TOTAL 100 puntos La Empresa Consultora adjudicada correrá con todos los gastos para lograr el cumplimiento de sus objetivos, la CSBP no reconocerá ningún gasto adicional al señalado en su propuesta económica. Anexos - Formularios FORMULARIO Nº C-1 DETALLE DE LA EXPERIENCIA ESPECÍFICA (EMPRESA) Nº FECHA NOMBRE DEL CLIENTE SERVICIO PRESTADO MONTO TOTAL (Bs.) DOCUMENTO QUE RESPALDA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 1. 2. 3. 4. … n (*) Considerar únicamente la experiencia solicitada en la consultoría El proponente debe adjuntar a este formulario la documentación de respaldo que permita verificar la ejecución y cumplimiento de los servicios prestados declarados como experiencia específica. (Firma del representante legal del proponente) (Nombre completo del representante legal Formulario C-2 CURRICULUM VITAE DEL GERENTE Nombre completo: ____________________________________________________________________ Edad: __________ Nacionalidad: ______________ Profesión: __________________________________ Formación Académica: (cumple, no cumple) Universidad/ Institución Grado Obtenido Fecha de Emisión del Título Experiencia Específica (*): Empresa/Entidad Auditoria Realizada Fechas Desde Hasta (*) Considerar únicamente la experiencia solicitada en la consultoría ____________________ Firma ______________________________________ Lugar y fecha: ____________________ (Este Formulario, debe ser firmado por el profesional que ocupará el cargo de Gerente, caso contrario, se lo invalida). NOTA.- Adjuntar los documentos de respaldo correspondientes. Formulario C-3 CURRICULUM VITAE DEL SUPERVISOR Nombre completo: ____________________________________________________________________ Edad: __________ Nacionalidad: ______________ Profesión: __________________________________ Formación Académica: (Cumple / No cumple) Universidad/ Institución Fecha de Emisión del Título Grado Obtenido Experiencia Específica Empresa/Entidad Fechas Auditoria Realizada Desde Hasta TOTAL (*) Considerar únicamente la experiencia solicitada en la consultoría (Este Formulario, debe ser firmado por el profesional que ocupará el cargo de Supervisor, caso contrario, se lo invalida). NOTA.- Adjuntar los documentos de respaldo correspondientes. Formulario C-4 CURRICULUM VITAE DEL PROFESIONAL Nombre completo: ____________________________________________________________________ Edad: __________ Nacionalidad: ______________ Profesión: __________________________________ Formación Académica: (Cumple / No cumple) Universidad/ Institución Fecha de Emisión del Título Grado Obtenido Experiencia Específica Fechas Empresa/Entidad Auditoría Realizada Desde Hasta TOTAL __________________________________________ (*) Considerar únicamente la experiencia solicitada en la consultoría (Este Formulario, debe ser firmado por el profesional que ocupará el cargo de Profesional, caso contrario, se lo invalida). NOTA.- Adjuntar los documentos de respaldo correspondientes.