Corporación Autónoma Regional para el Desarrollo Sostenible del Choco - CODECHOCO Subdirección de Planeación República de Colombia PGDC-PR-04 F01 Versión 1. I. ORIENTACIONES: El instrumento para registro de la información de Revisión por Dirección del Sistema de Gestión de Calidad debe ser incluido dentro del formato Acta de Revisión por Dirección. Dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 5.6 de la norma de calidad NTC ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, CODECHOCO ha definido un instrumento para registrar los resultados de la revisión por la dirección del Sistema de Gestión de Calidad, para asegurarse de la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continua. La Revisión por la Dirección es realizada dos veces al año, garantizando la revisión de las 8 entradas establecidas para la revisión del Sistema de Gestión de Calidad. La revisión del Sistema de Gestión de Calidad en CODECHOCO se realiza en el Nivel de la Dirección General con el fin de obtener un panorama general del estado de la implementación y sostenibilidad del Sistema de Gestión de Calidad. Para la revisión las Subdirecciones y/o grupos de la Corporación, suministran la información de su competencia al Grupo de Planeación y Sistemas, donde se hará el consolidado correspondiente y el análisis que se requiera con los grupos competentes. Los dueños y responsables de los Procesos y/o Procedimientos serán los encargados de suministrar la información debidamente soportada, analizada y con las propuestas de mejora u observaciones que sirvan para la toma de decisiones. En la revisión por dirección se analizan las siguientes entradas: 1. Resultados de las auditorías internas al Sistema de Gestión de Calidad 2. Retroalimentación del cliente (quejas, reclamos y sugerencias, encuestas de satisfacción) 3. Desempeño de los Procesos/Procedimientos y conformidad del servicio. 4. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas 5. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección 6. Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión Calidad 7. Recomendaciones para la mejora 8. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema de Gestión de Calidad A continuación la descripción de cada una de ellas: 1. Resultados de las auditorías internas al Sistema de Gestión de Calidad Objetivo: Conocer el desarrollo de las acciones implementadas para los hallazgos de no conformidad de las auditorías internas y/o externas que se hayan realizado y no se hayan cerrado y tomar las decisiones necesarias para su cierre. Corporación Autónoma Regional para el Desarrollo Sostenible del Choco - CODECHOCO Subdirección de Planeación República de Colombia PGDC-PR-04 F01 Versión 1. Verificar el cumplimiento del programa, el alcance de la auditoría interna, identificación de situaciones que afectaron el desarrollo de la auditoria para la toma de decisiones de mejora. Con relación a este insumo se deben registrar los hallazgos ABIERTOS de mayor impacto o los más críticos para lograr el cierre, que requieren intervención del Comité en la revisión. Responsable consolidación de Información: Jefe Oficina de Control Interno y la Subdirección de Planeación. Reporte Información a Planeación: Responsables de los Procesos/Procedimientos 2. Retroalimentación del Cliente Objetivo: Conocer el nivel de satisfacción de los usuarios de los servicios del Proceso de Planeación y Direccionamiento estratégico de CODECHOCO y los aspectos de mayor incidencia que afectan la prestación del servicio y definir las acciones de mejora para aumentar la satisfacción de los clientes. Para medir la percepción de satisfacción de cliente se consideran los siguientes aspectos: Encuestas de satisfacción del cliente Las peticiones (quejas, reclamos y sugerencias) dentro del periodo de análisis que se hayan presentado. Es importante que en el informe se conozca el grado de satisfacción del cliente y las mejoras logradas frente a los resultados presentados en la revisión anterior. Responsable Encuestas de Satisfacción y análisis de resultados: Subdirección de Planeación Responsable Peticiones (quejas, reclamos y sugerencias): Subdirección de Planeación 3. Desempeño de los Procesos/Procedimientos y Conformidad del Servicio 3.1 Desempeño de los Procesos/Procedimientos Objetivo: verificar, mediante el análisis de indicadores, el nivel de gestión de cada uno de los Procesos/Procedimientos del Sistema de Gestión calidad, frente al logro de las metas establecidas para el período de análisis y establecer acciones para corregir las desviaciones presentadas. Igualmente identificar la conformidad de los Procesos/Procedimientos Misionales, Estratégicos, Apoyo y Evaluación. Corporación Autónoma Regional para el Desarrollo Sostenible del Choco - CODECHOCO Subdirección de Planeación República de Colombia PGDC-PR-04 F01 Versión 1. Es necesario que para cada indicador se conozca la meta a lograr en el periodo de análisis, con el propósito de establecer con mayor certeza en la revisión las acciones a desarrollar en el evento que las metas establecidas no se hayan logrado. Responsable: Responsables de Procesos/Procedimientos. 3.2 Conformidad del Servicio Objetivo: Conocer los servicios no conformes que se han identificado en los Procesos/Procedimientos misionales y las acciones que se han tomado posteriormente. Responsable consolidación de información: Subdirección de Planeación 4. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas Objetivo: Conocer el estado de las acciones Correctivas y Preventivas implementadas como resultado de las no conformidades detectadas por las diferentes fuentes en la prestación del servicio y orientar o tomar decisiones para su cierre oportuno. Responsable consolidación de información: Subdirección de Planeación y Jefe Oficina de Control Interno. Reporte Información a Planeación: Responsables de los Proceso/Procedimientos 5. Acciones de Seguimiento de Revisiones anteriores por la Dirección Objetivo: Verificar el estado de los compromisos surgidos en revisiones anteriores y tomar las decisiones correspondientes orientadas a su cumplimiento. Responsable: Director General 6. Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de Calidad Objetivo: Identificar los efectos para el Sistema de Gestión Calidad, con base en los cambios establecidos o previstos y definir las acciones para enfrentar estos cambios (introducción de tecnología, reestructuración de personal, ampliación de actividades, cambios en la normatividad, etc.). Responsable consolidación de información: Subdirección de Planeación Responsable de identificar los cambios: Responsables de Proceso/procedimientos. 7. Recomendaciones para la Mejora Corporación Autónoma Regional para el Desarrollo Sostenible del Choco - CODECHOCO Subdirección de Planeación República de Colombia PGDC-PR-04 F01 Versión 1. Objetivo: Definir acciones que demuestren la mejora continua del sistema y que apunten a aumentar la capacidad de los Proceso/procedimientos. Ej: en tiempo de respuesta del Proceso/procedimientos, reducción de trámites, ahorro de recursos, etc. Es importante que al interior de cada Proceso/procedimientos, los responsables de Proceso/procedimientos, dinamicen para que cualquier funcionario sugiera acciones en términos de, disminución de controles, eliminación o sustitución de actividades, introducción de tecnologías, nuevos productos que permitan aumentar la capacidad de dichos Proceso/procedimientos para cumplir con los productos u objetivos que le fueron asignados. Responsable consolidación de información: Subdirección de Planeación Responsable de definir Proceso/procedimientos. propuestas de mejora: Responsables de 8. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema de Gestión Calidad Objetivo: Analizar los resultados del cumplimiento de las políticas y objetivos del Sistema de Gestión de Calidad y la pertinencia de los mismo de acuerdo al análisis de indicadores de los Proceso/procedimientos. Responsable: Director General Corporación Autónoma Regional para el Desarrollo Sostenible del Choco - CODECHOCO Subdirección de Planeación República de Colombia PGDC-PR-04 F01 Versión 1. FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIÓN DE REVISIÓN POR DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 1. Resultados de las auditorías internas al Sistema de Gestión de Calidad No. Total de No. Hallazgos Fecha Auditoría No. Hallazgos cerrados Hallazgos abiertos No Conformidad Acción Implementada Estado de Avance Logros Dificultades 2. Retroalimentación del Cliente 2.1 Encuestas: - Análisis de resultados: - Acciones Implementadas: - Dificultades: - Grado de Satisfacción del Cliente: (conclusión del análisis debe determinar nivel de satisfacción de los usuarios) 2.2 Peticiones: (Quejas, Reclamos y Sugerencias) - Análisis de resultados: - Acciones Implementadas: - Mejoras Respecto a Resultados Anteriores: 3. Desempeño de los Proceso/procedimientos y Conformidad del Servicio 3.1 Desempeño de los Proceso/procedimientos: Resultados de Indicadores por Proceso/procedimientos (Período Evaluado): Nombre del indicador Análisis Punto(s) Crítico(s): 3.2 Conformidad del Servicio: Corporación Autónoma Regional para el Desarrollo Sostenible del Choco - CODECHOCO Subdirección de Planeación República de Colombia PGDC-PR-04 F01 Versión 1. Conocer los servicios no conformes que se han identificado en los Proceso/procedimientos misionales las acciones que se han tomado posteriormente. Graficar por Proceso/procedimientos el total de SNC describiendo el número y (%) de SNC cerradas y abiertos por Proceso/procedimientos. - Resultados comparativos con el periodo anterior: (Presentar un análisis del comportamiento de los servicios no conformes frente al reporte de la revisión anterior) 4. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas 4.1 Acciones Correctivas Graficar por proceso/procedimiento el total de Acciones Correctivas describiendo el número y (%) de acciones cerradas, abiertas y vencidas por Proceso/procedimiento y por fuente. - Resultados comparativos con el periodo anterior: 4.2 Acciones Preventivas Graficar por proceso/procedimiento el total de Acciones Preventivas describiendo el número y (%) de acciones cerradas, abiertas y vencidas por Proceso/procedimiento y por fuente. - Resultados comparativos con el periodo anterior: 4.3 No Conformidad del Sistema: Graficar por proceso/procedimiento el total de NCS describiendo el número y (%) de NCS cerradas y abiertas por Proceso/procedimiento. Corporación Autónoma Regional para el Desarrollo Sostenible del Choco - CODECHOCO Subdirección de Planeación República de Colombia PGDC-PR-04 F01 Versión 1. - Resultados comparativos con el periodo anterior: 5. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección Proceso/procedimiento:________________ Compromisos Acciones Adelantadas Estado(Cumplido / Pendiente) Fecha de Cumplimiento Dificultades 6. Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de Calidad Proceso/procedimiento: ELABORACION Y EMISIÓN DE COMUNICACIONES A NIVEL INTERNO Y EXTERNO Efecto Positivo/Negativo Posibles Acciones Descripción del Cambio 7. Recomendaciones para la Mejora Proceso/procedimiento Propuestas de Mejora Resultado esperado 8. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema de Gestión de Calidad Presentar el resultado del cumplimiento de las políticas y objetivos del Sistema de Gestión de Calidad y la pertinencia de los mismos de acuerdo al análisis de indicadores de los Proceso/procedimiento. CUMPLIMIENTO Considera que cumple con los EFICACIA objetivos (indicadores de desempeño) Considera que ADECUACIÓN cumple con los requisitos CONCLUSIÓN QUÉ FALTA Corporación Autónoma Regional para el Desarrollo Sostenible del Choco - CODECHOCO Subdirección de Planeación República de Colombia PGDC-PR-04 F01 Versión 1. EFICIENCIA CONVENIENCIA EFECTIVIDAD Constate la eficiencia Considera que el proceso impulsa mejora para las partes interesada (ha mejorado) Constate la efectividad DECISIONES Y ACCIONES DE LA REVISIÒN DEL SISTEMA DE GESTIÒN DE CALIDAD El resultado de la revisión debe incluir decisiones y acciones relacionadas con: 1. 2. 3. 4. La mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de Calidad La mejora en el servicio en relaciona con los requisitos de los clientes. Cambios en la política, objetivos, metas del Sistema de Gestión de Calidad Necesidades de recursos para atender las decisiones Nota: Las decisiones se refieren aquellas determinaciones que agregan valor y mejoran el sistema relacionados con los puntos citados anteriormente las cuales deben tener acciones que conlleven a su cumplimiento. A continuación algunos ejemplos de lo que son decisiones: 1. Reestructurar o reorganizar los equipos interdisciplinarios 2. Alianzas estratégicas con otras las entidades 3. Definir estrategias para prestar los servicios 4. Ampliación de servicios 5. Dotación de equipos innovadores para mejorar la ejecución de los Procesos/Procedimientos 6. Capacitación del personal Decisiones Descripción de la Decisión/Compromiso Responsable Fecha