CRÉDITO, FACTURACIÓN Y COBRANZAS. El proceso “Créditos

CRÉDITO, FACTURACIÓN Y COBRANZAS.
El proceso “Créditos, Facturación y Cobranzas”, que incluye, además de los
subprocesos “Facturación” y “Cobranzas”, a la instancia encargada de la función otorgar
créditos, que en la organización se denomina, sencillamente, “Créditos”, forma parte de las
actividades que debe llevar a cabo el proceso “Ventas” de una empresa comercial. De los
otros procesos que constituyen a “Ventas”, se destaca la relación que el proceso “Atención
clientes” mantiene con Bodega. Con el resto de los procesos de la organización, el proceso
sometido a Análisis, sólo mantiene un flujo directo de documentos con “Contabilidad” y
“Tesorería”.
El proceso “Créditos, Facturación y Cobranzas”, que como se señaló, forma parte de
un proceso de mayor agregación, “Ventas”, lleva a cabo sus tareas relativas a cobranzas de
acuerdo a las Políticas de cobranza que ha establecido la “Gerencia de Ventas”. Éstas se
encuentran contenidas en un documento que las detalla y que se denomina, precisamente,
“Políticas de Cobranza”.
El proceso “Créditos, Facturación y Cobranzas”, tiene su inicio cuando un vendedor
perteneciente a la unidad “Atención clientes” da término a una venta concordada con un
cliente, operación que incluye el verificar la existencia en “Bodega ” de los productos que
dicho cliente desea adquirir, puesto que los alcances de la venta estarán determinados por la
efectiva existencia de los productos en Bodega.
. Para que el proceso objeto de Análisis, de inicio sus acciones, el cliente debe ser
derivado al subproceso “Otorgar créditos”, y “Atención clientes” haber enviado a esta unidad
un documento denominado “Compromiso de venta”, en el cual se consigna el detalle efectivo
de la operación comercial inicializada.
“Otorgar crédito”, tras ratificar y protocolizar el acuerdo comercial con el cliente,
emite otro documento, en original y dos copias, denominado “Documento de crédito”. El
original tiene como destino “Facturación, para que en esta instancia se elabore la “Factura”
que consigna legalmente la operación. Una copia se envía a “Cobranzas” y la otra, se mantiene
archivada junto al documento “Compromiso de venta”.
El documento de crédito contiene tanto los datos que identifican al cliente, es decir:
Nombre; Dirección; Teléfono particular; Cédula de identidad, como los datos relativos al
Lugar de trabajo, esto es: Nombre de la empresa; Cargo y Teléfono. También contiene
aquellos datos que dan cuenta de la operación comercial, es decir, los referidos a los artículos
vendidos, como cantidad, código y nombre y los relativos al crédito otorgado, como monto de
la venta, pie, valor de cada cuota y fecha de pago convenida para cada una de ellas.
“Facturación” entrega, tras su confección, la “Factura, en este caso, en original y tres
copias. El documento original se envía al cliente, una copia a “Cobranzas”, otra a
“Contabilidad”, para el registro tanto de la venta como del IVA, en tanto que la tercera copia
se mantiene archivada.
Dentro de las tareas que le competen a “Cobranzas” está el emitir con 15 días de
anticipación los “Avisos de cobranza” los cuales se envían por correo a cada cliente en crédito.
Cada aviso señala la fecha vencimiento de la próxima cuota a pagar por el cliente, fecha que,
por lo demás, se encuentra registrada en el “Documento de crédito“. La información necesaria
para ello se obtiene del “Listado de cuotas”, listado que “Cobranzas” actualiza cada vez que
recibe de “Créditos” el “Documento de crédito”. En este listado todas las cuotas a pagar,
acompañadas de la identificación del cliente respectivo, aparecen distribuidas día por día.
“Cobranzas” también debe emitir los “Avisos de cobranza para morosos”, los cuales
deben enviarse al día siguiente de la fecha en la cual, debiendo un cliente haber cancelado una
cuota, no lo hizo. Dic ho aviso se envía también por correo al cliente en cuestión. Para ello es
necesario revisar diariamente el “Listado de cuotas” a cancelar y cotejarlo con el informe de
“Pagos efectuados” que recibe diariamente de “Tesorería”. Cabe consignar que el informe de
“Pagos efectuados”, que “Cobranzas” recibe de “Tesorería”, lo recibe también
“Contabilidad”.
“Cobranzas” debe también enviar a “Contabilidad” dos documentos, uno denominado
“Pagos por efectuar” para su registro como “Deudas por cobrar” y otro denominado “Créditos
anulados” para que rebaje la “Provisión deudores incobrables” en lo que corresponde.
Se pide: a) Documento de trabajo. b)Confeccionar un DFD a modo top-down. c)
Identifique los instrumentos de representación utilizados, señalando sus alcances y
fundamentos teóricos.