1 Nuestra Misión: Procurar el buen uso de los recursos públicos Delegada para El Sector Social Despacho SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DICIEMBRE 31 DEL 2010 1. Nombre de la entidad SERVICIO NACIONAL APRENDIZAJE - SENA DE 2. Instancias directivas que realizaron el examen de los Planes de Mejoramiento Subcomités de control interno-SIMCI de Regionales, Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Coordinadores de Grupo y Oficina de Control Interno 3. Fechas en las que las instancias directivas realizaron el examen de los Planes de Mejoramiento Diciembre 31 del 2010 4. Breve descripción de las principales acciones de mejoramiento examinadas en las reuniones de las instancias directivas. 4.1. Acciones de mejoramiento en materia de gestión La Oficina de Control Interno, proporciona asesoría al nivel Central y Regional en Mejoramiento. la evaluación sobre el cumplimiento al Plan de En el Plan de Mejoramiento consolidado existen hallazgos de varias Regionales incorporados de una vigencia a otra tal como se puede observar en lo señalado en el informe de la Auditoria al Plan de Mejoramiento; por lo tanto la Entidad solicito a la CGR mediante oficio No. 2-2010-012570 y radicado No.2010ER58107 0 1 de fecha 23 de Julio del 2010, autorización para el retiro en virtud de las comunicaciones emitidas por las Gerencias Departamentales de ese Ente de Control, está pendiente la respuesta. Sobre el avance del Plan de Mejoramiento Institucional a DICIEMBRE 31 del 2010 (incorpora las Regionales y Áreas de la Dirección General), se adelantó el Examen por parte de las Instancias Directivas de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 002619 de Diciembre 11 de 2006, con el propósito de verificar el cumplimiento de las acciones previstas, cuyos resultados reflejan los logros obtenidos para subsanar los hallazgos y las acciones tomadas para que el mejoramiento de los procesos de la Entidad sea continuo. A continuación presentamos el análisis de algunas acciones que permitirán el mejoramiento continuo en los procesos: 4.2 Acciones de Mejoramiento en Materia de Control Interno Subcomités de Control Interno: 2 En desarrollo de las acciones de mejoramiento continuo, se expidió la Resolución 2613 de 2010 mediante la cual se establecen los lineamientos de Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional y se integran sus instancias a nivel nacional y regional. Forman parte de este acto administrativo el Manual de Calidad y el procedimiento de control de documentos y registros del Sistema, la cual fue divulgada mediante las circulares 000232 y 000233. El 5 de Noviembre del 2010, se expide la Resolución 03199 “por la cual se modifican los Artículos 7° de la Resolución 2613 de 2010 y 21° de la Resolución 02428 de 2004 y se dictan otras disposiciones” Con esta Resolución la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo y la Oficina de Control Interno de Gestión, establecieron que las instancia del SIMCI “Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional” a nivel regional y los subcomités de Control Interno de Orden Regional se integren, con el fin de buscar la celeridad de los procesos, la eficacia de las reuniones y la optimización de los recursos. Operatividad del Subcomité de Control Interno, agenda propuesta por la L Oficina de Control Interno: 1. Análisis de Avances sobre el cumplimiento del Plan de Mejoramiento: Externos – CGR, producto de las auditorías realizadas por la Contraloría General de la República y envío con corte trimestral (marzo, junio, Septiembre y Diciembre) a la Oficina de Control Interno, los primeros cinco días del mes siguiente. 2. Análisis de avances sobre el cumplimiento del Plan de Mejoramiento suscrito como producto de las visitas adelantadas por la Oficina de Control Interno de Gestión OCI; revisión de cumplimiento de los plazos previstos para el desarrollo de cada acción. Envío con corte trimestral (marzo, junio, Septiembre y Diciembre) a la Oficina de Control Interno, los primeros cinco días del mes siguiente. 3. Seguimiento a los procesos para garantizar la sostenibilidad del Sistema de Control Interno en la Entidad y la armonización de los sistemas MECI/SGC, estableciendo puntos de control para el desarrollo de los procesos, mejorando las prácticas de autocontrol, autogestión y autoevaluación. 4. Análisis de avance sobre las acciones determinadas en los mapas de riesgos, para el tratamiento de los mismos y señalar, si los hay, los riesgos de alto impacto de la Regional y sus centros de formación (esta Información debe ser coherente con los Mapas de riesgos que fueron solicitados a los representantes de mejora Regional en correo enviado el día 9 de diciembre 4.3. Acciones de Mejoramiento en Materia de Contratación Oficina de Control Interno De acuerdo con el art. 21 de la Ley 1150 de 2007, se redefinió para las entidades estatales un nuevo esquema de control de las delegaciones y desconcentraciones en materia de contratación. Por lo anterior el SENA reestructuró el esquema de control a las delegaciones y expidió la Resolución No. 03069 de 2008, mediante la cual se compilan los mecanismos de control y vigilancia de la actividad precontractual, contractual y poscontractual y de la celebración, ejecución y liquidación de convenios. En esta norma se establecen responsabilidades, formatos, listas de chequeo, dependencias responsables de adelantar la tarea de control a la contratación y delegaciones. 3 Con base en lo anterior, la Oficina de Control Interno efectúa seguimiento al cumplimiento de la misma de conformidad con la responsabilidad asignada a la misma. Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo: La Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo participa en el Comité de Licitaciones y Compras, con el fin de garantizar que las condiciones con las que la Entidad realiza el procedimiento de contratación es acorde con las necesidades, políticas y directrices institucionales. 4.4. Acciones de Mejoramiento en Materia Contable y Financiera. Dirección Administrativa y Financiera: Almacén e Inventarios: Se culminó el cambio del Aplicativo para el manejo de la información de los recursos físicos a nivel nacional. La toma física se hace por norma una vez al año, se está implementando los consolidados para obtención de información en línea –ORIONS. Se adelanta seguimiento continuo a las Regionales y Centros en materia de procesos de Actualización y capacitación continua y en cada sede en el manejo del nuevo aplicativo Orions. Se implementó un seguimiento continuo brindando asesoría bien sea telefónicamente como vía e-mail. 4.5 Acciones de Mejoramiento – Otro Dirección de Planeación En el desarrollo de las acciones de mejoramiento continuo se expidió la Resolución 03769 del 2010, mediante la cual se adopta la política Ambiental Institucional, se crean los Comités de Gestión Ambiental y se derogan las Resoluciones 555 del 2006 y 407 del 2007. Consecuente con el seguimiento de la gestión ambiental, elaboró una matriz de indicadores que permiten valorar el porcentaje de reducción en el consumo de recursos. La Dirección de Planeación realizo la revisión y actualización de la caracterización del proceso y de igual forma actualizó procedimiento: “Innovación y Desarrollo Tecnológico” y se enviaron los formatos utilizados para la respectiva codificación. Así mismo elaboró los procedimientos internos de: “Convocatoria y aprobación de plan de transferencia en los convenios de Innovación y desarrollo tecnológico” Lineamientos y Directrices: -Secretaria General: Circular No. 3-2010-000259 del 01-10-2010, lineamientos Contratación de Servicios Personales 2011 Circular No. 3-2010-000268 del 15-10-2010, lineamientos sobre el Cumplimiento de requisitos de Habilitación Servicio Farmacéutico contratado por el Servicio Médico Asistencial. 4 -Dirección Jurídica Directriz Jurídica No. 03- radicado No. 3-2010-000279 de 28-10-2010, imposición de multas a contratistas por presentar documentación o información inconsistente o que no corresponda a la realidad -Oficina de Control Interno Circular No. 3-2010-00275 del 21-10-2010, prevención de riesgos y Seguridad Informática en virtud de la Resolución No. 03037 de 2010 mediante la cual se creó el Grupo Interno de Trabajo Integrado de Prevención de Riesgos y Seguridad Informática del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA adscrito a la Oficina de Control Interno de la Dirección General. -Director General Circular No-. 3-2010-000335 de 30-12-2010, lineamientos para la Contratación de Servicios Personales durante la vigencia 2011 Nuestra Misión: Procurar el buen uso de los recursos públicos Maria Ignacia Valencia de Arango Jefe Oficina de Control Interno