U L.C. J Me UNIVERSI Juan Robert ejía García IDAD NAC to

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO
S
SISTEMA DE GESTIÓN DE
E LA CALIDAD
D DE LAS SE
ECRETARÍAS Y UNIDADES
S ADMINISTRA
ATIVAS
PROCEDIMIE
ENTO OPERA
ATIVO DEL PR
ROCESO DE P
PRESUPUEST
TO
CREACIÓN,, INCREMENT
TO, MANEJO Y REEMBOL
LSO DEL FON
NDO FIJO Y DE OPERACIÓ
ÓN
C O N T R O L
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Elaboró
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Autorrizó
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Nombre
L.C. JJuan Robertto
Me
ejía García
L.C. María Guadalupe
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a García
García
D Licc. Enrique d
del Val Blanco
F
Función
REPRES
SENTANTE D
DEL
GRUPO
O DE TRABA
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TANTE DE LA
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SUBCOMISIÓ
ÓN TÉCNICA
A
EPRESENTA
ANTE DE LA
A
RE
COMISIÓN T
TÉCNICA
Firma
CL
LAVE DE DO
OCUMENTO
O: PPO 0109
RE
EVISIÓN: 3
EMISIÓ
ÓN: mayo 2011
2
1.0
0 OBJETIVO
O
Esttablecer los lineamiento
os y activida
ades, para ttener los re
ecursos nece
esarios que le permitan
n a la entid
dad o
dep
pendencia cu
ubrir de forma inmediata los gastos pa
ara el desarrrollo de sus operaciones.
o
2.0
0 ALCANCE
Aplica a todas las
l secretaría
as y unidade
es administrativas.
0 LINEAMIEN
NTOS
3.0
3.1
1
El Secretario o Jefe de unidad administrativva será el re
esponsable del uso que
e se le dé a
al fondo fijo o de
operación
n asignado.
3.2
2
La creación del fondo
o fijo o de o
operación se solicitará a través de officio firmado por el Titula
ar de la entid
dad o
dependen
ncia dirigido a la Direcció
ón General de
e Control Pre
esupuestal e Informática (DGCPI).
3.3
3. Será resp
ponsabilidad del Secretarrio o Jefe de unidad administrativa, ellaborar y firm
mar el recibo para la obtención
de los re
ecursos del fo
ondo fijo o de
e operación. Así como acctualizar anualmente el re
ecibo y confirmar los recu
ursos
de los fondos.
3.4
4
Una vez autorizada la creación del fondo fijo o de operración por la
a DGCPI, el Secretario o Jefe de un
nidad
administrrativa deberá
á solicitar la apertura
a
de u
una cuenta ba
ancaria ante la DGF para
a su manejo y control.
3.5
5
El Secrettario o Jefe de unidad a
administrativa
a deberá verrificar que lo
os recursos d
del fondo fijo
o o de opera
ación,
sean dep
positados en la cuenta ba
ancaria corresspondiente.
6
3.6
ación
El Respo
onsable del proceso de presupuesto
o deberá llevvar el registro y control del
d fondo fijo
o o de opera
asignado
o a la entidad
d o dependen
ncia.
7
3.7
En caso de incremen
nto del fondo
o fijo o de op
peración el R
Responsable del proceso de presupue
esto elaborará un
d los gastoss realizados ccon el fondo fijo o de operación para justificar la so
olicitud de inccremento.
análisis de
8
3.8
Todo incrremento al fo
ondo fijo o de
e operación sse solicitará a través de oficio
o
firmado
o por el Titular de la entid
dad o
dependen
ncia a la DGCPI, con cop
pia a la Conta
aduría Generral.
3.9
9
Una vez autorizada la
a creación o el incrementto, el Secreta
ario o Jefe de
e Unidad Administrativa d
deberá elabo
orar y
firmar reccibos para el cobro de loss recursos ad
dicionales, y recabar firma
a del Titular d
de la entidad
d o dependen
ncia.
3.1
10 El importte por el incre
emento del ffondo fijo o d
de operación se depositará en la cuen
nta bancaria asignada pa
ara el
manejo d
del mismo.
P
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CREACIÓN, INCREMENTO, MANEJO Y REEMBOLSO DEL FONDO FIJO
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3.11 La adquisición del bien o servicio o el pago de otros gastos, por medio del fondo fijo o de operación, estará
sujeta a la normatividad y disponibilidad de recursos del mismo.
3.12 La compra del bien o servicio u otros gastos se efectuará siempre y cuando haya sido autorizada por el Titular,
la persona que él designe o por el Secretario o Jefe de unidad administrativa.
3.13 Las erogaciones del fondo fijo o de operación podrán afectar partidas presupuestales o cuentas de ingresos
extraordinarios.
3.14 Los recursos del fondo fijo o de operación en ningún caso se utilizarán para cambiar cheques personales, dar
anticipo de sueldos, efectuar préstamos personales, ni financiar actividades ajenas a la operación propia de la
entidad o dependencia.
3.15 Los pagos por importes superiores a $2,000.00 (Dos mil pesos 00/100 MN) se realizarán invariablemente con
cheque nominativo.
3.16 La adquisición de materiales y artículos de consumo, corresponderán a aquellos no incluidos en el catálogo de
bienes de uso recurrente de la Dirección General de Proveeduría. Así como en casos en que sea necesaria su
compra inmediata o reembolsos a acreedores.
3.17 El Responsable del proceso de Presupuesto deberá tramitar ante la Unidad de Proceso Administrativo (UPA) el
reembolso de las erogaciones efectuadas con el fondo fijo o de operación, a fin de contar con disponibilidad de
los recursos.
3.18 Las erogaciones, que se efectúen con el fondo fijo o de operación y que requieran ser comprobadas serán con
factura, y en algunos casos ticket anexo, del bien o servicio adquirido, misma que deberá reunir los requisitos
fiscales establecidos en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación vigente.
3.19 En caso de pasajes urbanos o cualquier otro servicio por el cual no se pueda obtener documento comprobatorio,
el Responsable del proceso de presupuesto elaborará como comprobante del gasto, un recibo de control interno
que deberá contener el nombre, nombramiento, RFC y firma del interesado, importe entregado, motivo del gasto
y firma del Secretario o Jefe de unidad administrativa.
3.20 La confirmación del fondo fijo y de operación se tramita anualmente ante contaduría general de la DGCPI o
cuando se requiera un incremento.
3.21 Los formatos relacionados con la creación, incremento y operación del fondo de operación e incremento del
fondo fijo, se tiene descrito en el documento de Normas de operación emitido por el Comité de Simplificación
Administrativa.
4.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Creación del fondo fijo o de operación
RESPONSABLE DEL PROCESO DE PRESUPUESTO
1. Elabora oficio dirigido a la Dirección General de Control Presupuestal e Informática (DGCPI) con copia a la
contaduría general, en donde solicita la creación del fondo fijo o de operación y lo turna al Secretario o Jefe de
Unidad Administrativa.
SECRETARIO O JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA
2. Recibe, antefirma y recaba en el oficio la firma del Titular de la entidad o dependencia y lo turna al
Responsable del proceso de presupuesto para su trámite.
RESPONSABLE DE PRESUPUESTO
3. Entrega oficio en la DGCPI con copia a la contaduría general, recaba acuse de recibo en la copia y lo archiva.
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SECRETARIO O JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA
4. Recibe del Titular el oficio de la contaduría general de la DGCPI, de autorización de la creación del fondo fijo o
de operación asignando el monto del mismo e inicia trámite de apertura de cuenta bancaria ante la Dirección
General de Finanzas (DGF).
5. Elabora recibo en tres tantos para el cobro del fondo fijo o de operación autorizado, asimismo se elabora el
formato de “Confirmación de fondos fijos y de operación asignados”, firma y recaba la firma del Titular.
Ver a partir de la actividad No. 10 de la sección de “incremento de fondo fijo o de operación”.
Incremento del fondo fijo o de operación
RESPONSABLE DEL PROCESO DE PRESUPUESTO
1. Efectúa análisis de los gastos realizados con recursos del fondo fijo o de operación en los últimos 3 meses
(Ver formatos de las Normas de operación del Comité de Simplificación Administrativa) y lo presenta al
Secretario o Jefe de unidad administrativa.
SECRETARIO O JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA
2. Revisa el análisis realizado para el incremento del fondo fijo o de operación.
2.1 En caso de requerirse, solicita al Responsable del proceso de presupuesto realice ajustes. Continua
actividad No. 1.
3. Solicita al Responsable del proceso de presupuesto elabore oficio de solicitud de incremento al fondo fijo o de
operación y le devuelve el análisis.
RESPONSABLE DEL PROCESO DE PRESUPUESTO
4. Elabora oficio de solicitud de incremento del fondo fijo o de operación dirigido a la DGCPI con copia a la
contaduría general, turna.
SECRETARIO O JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA
5. Recibe el oficio de solicitud, recaba la firma del Titular de la entidad o dependencia en el mismo, lo devuelve
con el análisis al responsable de presupuesto para su trámite.
RESPONSABLE DEL PROCESO DE PRESUPUESTO
6. Entrega oficio y estudio en la DGCPI y contaduría general, obtiene acuse de recibo en la copia del oficio.
SECRETARIO O JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA
7. Recibe del Titular de la entidad o dependencia el oficio de respuesta la DGCPI, mediante el cual se autoriza la
solicitud de incremento del fondo fijo o de operación.
7.1 En caso de que la DGCPI no autorice el incremento, se revisa si es necesario complementar la
información. Se regresa a la actividad No.1.
7.1.1 De no autorizarse se archiva el oficio. Termina el procedimiento.
8. Elabora recibo en tres tantos originales para el cobro del incremento al fondo fijo o de operación (en el que se
especifica el importe autorizado, que sumado al anterior da el total del nuevo fondo fijo o de operación),
asimismo se elabora el formato de “Confirmación de fondos fijos y de operación asignados”.
9. Firma los tres tantos originales del recibo y la “Confirmación de fondos fijos y de operación asignados”, recaba
la firma del Titular, e instruye al Responsable del proceso de presupuesto.
RESPONSABLE DEL PROCESO DE PRESUPUESTO
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10. Recibe el oficio de autorización y los originales del recibo para su trámite.
11. Entrega a la contaduría general el recibo original en 3 tantos y formato de “Confirmación de fondos fijos y de
operación asignados”.
SECRETARIO O JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA
12. Recibe oficio de la contaduría general y dos tantos del recibo original (sellados), turna al Responsable del
proceso de presupuesto.
RESPONSABLE DEL PROCESO DE PRESUPUESTO
13. Recibe oficio y 2 tantos originales del recibo autorizado e ingresa a la Unidad de Proceso Administrativo (UPA)
un original del recibo y obtiene contra-recibo como comprobante del trámite realizado.
14. Consulta en el Sistema de Información de la Administración
www.siauweb.patronato.unam.mx, la autorización del trámite.
Universitaria
en
el
sitio
14.1 Si fue rechazo, corrige inconsistencias para su reingreso a UPA. Continúa con la actividad 4.
15. Fotocopia el contra-recibo y registra los datos en el sistema contable.
16. Acude a la UPA y canjea el contra-recibo por el cheque a nombre de la entidad o dependencia.
17. Fotocopia y deposita el cheque en la cuenta bancaria asignada y obtiene ficha sellada por el banco.
18. Registra en el sistema contable el depósito realizado (póliza de ingreso), archiva la copia de la ficha de
depósito y del cheque.
Manejo y reembolso del fondo fijo y de operación
SECRETARIO O JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA
1. Expide cheque a nombre del responsable de caja chica por el importe que sea necesario para desarrollar las
actividades de la entidad o dependencia, se recaban firmas y se presenta a cobro.
RESPONSABLE DEL PROCESO DE PRESUPUESTO
2. Elabora vale provisional de caja, para el caso de gastos autorizados a entregarse en efectivo, se da el importe
necesario para la adquisición y le solicita fecha, nombre y firma de recibido en el vale. En su caso, expide
cheque a nombre del beneficiario.
3. Una vez efectuado el gasto, recibe del responsable la factura firmada y la solicitud correspondiente, en su
caso anexa ticket de la compra y destruye o cancela el vale provisional de caja.
4. Revisa cuando es necesario rembolsar los comprobantes para contar nuevamente con efectivo, se requisitan
los formatos correspondientes a nombre de la entidad o dependencia, según el procedimiento operativo de
Ejercicio y control de recursos financieros (PPO 0103).
5. Acude a la UPA dos días hábiles después y canjea contra-recibo por el cheque o comprobante de
transferencia bancaria a nombre de la entidad o dependencia.
6. Registra el cheque o comprobante de transferencia bancaria en el sistema contable.
7. Deposita el cheque en la cuenta bancaria asignada y obtiene ficha sellada por el banco. Registra en el
sistema contable (póliza de ingreso) y archiva.
SECRETARIO O JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA
8. Solicita al Responsable del proceso de presupuesto efectúe periódicamente arqueos al fondo fijo o de
operación.
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5.0 DIAGRAMA DE FLUJO
CREACIÓN DEL FONDO FIJO O DE OPERACIÓN
RESPONSABLE DEL PROCESO DE PRESUPUESTO
SECRETARIO O JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA
INICIO
1
ELABORA OFICIO A LA DGCPI,CON COPIA A
CONTADURÍA GENERAL, SOLICITANDO LA
CREACIÓN DEL FONDO FIJO O DE OPERACIÓN
2
RECIBE, ANTEFIRMA Y RECABA EN EL OFICIO LA
FIRMA DEL TITULAR
3
ENTREGA OFICIO EN LA DGCPI CON COPIA A LA
CONTADURÍA GENERAL
4
RECIBE EL OFICIO DE AUTORIZACIÓN DE
CREACIÓN DEL FONDO FIJO O DE OPERACIÓN
5
ELABORA RECIBO PARA EL COBRO DEL FONDO
AUTORIZADO Y EL FORMATO DE CONFIRMACIÓN
DE FONDOS FIJOS Y DE OPERACIÓN ASIGNADOS
A
INCREMENTO DEL FONDO FIJO O DE OPERACIÓN
RESPONSABLE DEL PROCESO DE PRESUPUESTO
SECRETARIO O JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA
INICIO
2
1
C
EFECTÚA ANÁLISIS DE GASTOS REALIZADOS
CON RECURSOS DE FONDO FIJO O DE
OPERACIÓN EN LOS ÚLTIMOS 3 MESES
REVISA EL ANÁLISIS REALIZADO PARA EL
INCREMENTO A FONDO FIJO Y DE OPERACIÓN
2.1
SOLICITA SE REALICE
AJUSTES
Si
¿SE REQUIEREN
AJUSTES?
No
4
ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE
INCREMENTO DE FONDO FIJO O DE
OPERACIÓN Y TURNA JUNTO CON EL ANÁLISIS
B
3
SOLICITA AL RESPONSABLE DEL PROCESO DE
PRESUPUESTO ELABORE OFICIO DE
SOLICITUD DE INCREMENTO
5
6
ENTREGA OFICIO Y ESTUDIO EN LA DGCPI Y
CONTADURIA GENERAL
RECIBE EL OFICIO DE SOLICITUD, RECABA
FIRMA DEL TITULAR Y LO DEVUELVE JUNTO
CON EL ANÁLISIS
A
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6.0 GLOSARIO
−
Caja Chica: Suma de dinero asignada a las unidades que así lo requieran, con el objeto de satisfacer los gastos
urgentes, cuya naturaleza justifica el desembolso inmediato y que por circunstancias especiales no puede pagarse
mediante cheques.
−
DGCPI: Dirección General de Control Presupuestal e Informática.
−
Fondo Fijo: Recursos financieros constantes, aunque puede aumentarse o disminuirse a fin de atender conceptos
cotidianos. En cualquier momento, el saldo de la chequera, el efectivo más el importe de los comprobantes debe
ser igual al monto nominal del fondo fijo.
−
Fondo de Operación: Recursos financieros para atender oportunamente requerimientos inmediatos, que se
generan por la realización de actividades cíclicas y cotidianas en apoyo al logro de objetivos y metas de la
entidad o dependencia.
−
UPA: Unidad de Proceso Administrativo, dependiente de la Dirección General de Control Presupuestal e
Informática.
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7.0 REFERENCIAS
−
Código Fiscal de la Federación vigente.
−
Normas de operación del Comité de Simplificación Administrativa.
−
Circular CG001/2000.
−
PPO 01 03 Procedimiento operativo de Ejercicio y control de recursos financieros.
8.0 REGISTROS DE CALIDAD
−
Análisis de las operaciones económicas realizadas durante los últimos tres meses, con recurso de fondo fijo o de
operación (control de retiros de la cuenta de cheques del fondo fijo o gestión iniciada por la dependencia para
solicitud de reembolsos), derivados de las Normas de operación del Comité de Simplificación Administrativa.
−
Oficio de solicitud de creación o incremento de fondo fijo.
−
Recibo.
−
Confirmación de fondos fijos y de operación asignados.
−
Copia de contra-recibo.
9.0 CONTROL DE CAMBIOS
Revisión
Fecha
Motivo del Cambio
0
mayo, 2005
Creación del Sistema de Gestión de la Calidad
1
marzo, 2006
Adecuación en función de la operación del área
2
octubre, 2008
Actualización de documentos
3
mayo, 2011
Adecuación por prácticas administrativas
10.0 ANEXO
No aplica.
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