Reingeniría del Proceso de Inscripción de Materias en la Coordinación de Ingeniería de Sistemas Puntos a Tratar: Descripción de la Organización: Misión, Visión, Estructura Organizativa, Objetivos de la Coordinación de Ingeniería de Sistemas. Descripción Actual del Proceso: Proceso de Inscripción. Modelo de Casos de Uso: Diagrama, Descripción. Justificación para una BPR: Percepción Integrantes: Gutié Gutiérrez, Mary Actual, Algunas Métricas. Pinto, José José Conclusiones. Torres, Hugo Moreno, Luis Carpio, Jendrix Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio La Organización: Decanato de Estudios de Postgrado Descripció Descripción de la Empresa El Decanato de Estudios de Postgrado es el organismo académico responsable de los Programas de Estudios de Postgrado. Tiene como objetivo “Liderar en Venezuela la formación y acreditación de profesionales que culminen con éxito programas de Doctorado, Maestría, Especialización, post-técnico o educación continua, así como, organizar los programas relativos a cursos de Especialización, de Maestría y Doctorado” Promover el diseño de nuevos Programas de Estudios de Postgrado y evaluar los que se presenten a su consideración, a los efectos de recomendar o no su eventual aprobación a los Consejos Académico y Directivo Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio 1 La Organización: Decanato de Estudios de Postgrado Las Coordinaciones Docentes de Postgrado son las unidades operativas del Decanato de Estudios de Postgrado y están dirigidas por un Coordinador Docente de Postgrado. • La oferta trimestral de asignaturas. • La inscripción trimestral de sus estudiantes dentro de los plazos regulares. • Las solicitudes de retiro de asignaturas o trimestres dentro de los plazos regulares. • Las solicitudes de retiro temporal de los Programas de su competencia hasta por un plazo máximo de tres (3) años. • Las solicitudes de reingreso a los Programas de su competencia por parte de quienes se retiraron sin cumplir la solicitud a que se refiere el literal anterior. • Las solicitudes de convalidaciones entre programas de postgrado de la Universidad Simón Bolívar. Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio La Organización: Decanato de Estudios de Postgrado Misió Misión y Visió Visión Misió Misión “Proporcionar a los egresados universitarios una formación de postgrado de elevada calidad, que los impulse a contribuir con el desarrollo sustentable y el bienestar de la sociedad, tanto a través de la generación de conocimientos como de la aplicación de pericias particulares”. [USB, S/Aa] Visió Visión “Somos un centro de formación de postgrado, armónicamente integrado a la estructura de la universidad, de referencia nacional e internacional por la calificación académica, profesional y ética de los egresados, por la calidad y pertinencia de la investigación, el desarrollo y el ejercicio profesional que realizamos, así como por la utilización de tecnología educativa de vanguardia”. [USB, S/Aa] Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio 2 La Organización: Decanato de Estudios de Postgrado Estructura Organizacional Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio La Organización: Decanato de Estudios de Postgrado Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio 3 La Organización: Decanato de Estudios de Postgrado •Planificar las actividades y La Coordinació Coordinación de Ingenierí Ingeniería de Sistemas es una “unidad operativa proyectos a realizar y coordinar las adscrita al Decanato de Estudios de Postgrado, para su funcionamiento áreas de estudios y las maestrías a cuenta con un profesor coordinador, del postgrado, un asistente al ofertar por trimestre. Esta unidad tiene como asesor y un coordinador, un consejo área secretarial” [USB, S/Ab]. •Controlar el ingreso y egreso de Objetivo “Preparar al estudiantes a las diversas menciones individuo para usar las teorías dictadas por la maestría. matemáticas y las tecnologías •Mantener un registro actualizado computacionales más del avance académico de los modernas para analizar, estudiantes. diseñar y sintetizar un sistema •Llevar el control administrativo de complejo, incalculable todas las gestiones realizadas por la paralelamente la importancia coordinación. de destacar el impacto social y •Organizar el plan de estudio anual y económico en el análisis y trimestral de todas sus áreas de diseño de sistemas”. [USB, estudios. S/Ab]. Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio Descripción Actual del Proceso Proceso de Inscripción Preinscripción -Emisión de Comunicado -Entrega de Recaudos -Preselección -Creación de Expedientes Oferta de Materias - Materias Dpto. Proc y Sist - Ofertas otras Coord. - Publicación de Materias Admisión -Selección de Aspirantes -Notificación Admitidos -Entrega de Originales Inscripción -Solicitud de Inscripción -Inscripción en DACE -Asignación de Recursos Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio 4 Modelo de Casos de Uso Ofertar materias Retirar temporalmente el postgrado Profesional Integrar jurado Preinscribir Solicitar convalidación <<include>> <<extend>> Aspirante Estudiante Admitir Representante de la Sección de Horarios de DACE Inscribir <<extend>> Reingresar Coordinación Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio Justificación para una BPR Percepción Actual del Proceso: – Alta informalidad en el proceso de inscripción. Violación a la normativa establecida en el “Reglamentarlo General de Estudios de Postgrado”, disminuye su calidad y genera gran desconfianza. Cambio de paradigma = “Reingeniería Mental”. – Sobrecarga de actividades en la Secretaria y/o Coordinador de la Coordinación de Postgrado en Ingeniería de Sistema. – Unidades organizacionales desintegradas y desinteresadas. Coordinaciones, Departamentos y DACE. – Deficiencia en la habilitación de TI y carencia de SI integrados. Inscripción en Línea??. Ejemplo: UNIMET, Universidad Nueva Esparta. Tomar su 100% como nuestro 0% (base). – Proceso actual es traumático, dificultoso y lento. Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio 5 Justificación para una BPR: Algunas Métricas. Comparació Comparación de Estudiantes Admitidos vs. Egresados para el Área de Ingenierí Ingeniería y Tecnologí Tecnología en Programas de Maestrí Maestría Cantidad de Estudiantes 200 150 100 Admitidos Egresados 180 100 108 68 47 41 122 106 48 50 50 Año 0 1998 1999 2000 2001 2002 Fuente: Dirección de Admisión y Control de Estudios (DACE). Boletín Estadístico 1998-2002. Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio Justificación para una BPR: Algunas Métricas. En resumen: – Menos de la mitad de los admitidos egresa en un programa de maestría planificado para 3 años. Alta deserción por no entregar trabajo de grado, falta de motivación, “desinformación”. – Por otro lado, se espera reducir el tiempo tomado por el proceso y proveer los medios para facilitar la inscripción. Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio 6 Conclusiones La aplicación de Ingeniería de Reverso nos permitió obtener las diferentes visiones de los procesos desarrollados por la Coordinación. Conocer el negocio. A través del Modelo de Casos de Uso, evidenciamos fallas en los procesos que van desde la carencia de aplicación de la reglamentación existente hasta la desintegración organizacional y el desinterés por parte de los involucrados. Entender el negocio actual. En particular, consideramos hacer cambios radicales sobre el Proceso de Inscripción de materias que nos permitan alcanzar la meta de excelencia educativa y profesional que el Postgrado demanda. Reinventar el negocio. Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio 7