Licitación Pública Producción General de PUNTA ROCK 2014 y 2015 Festival de Rock Memoria Descriptiva 1. Objeto La producción general, producción artística y comercial del Festival Punta Rock, a realizarse con entrada gratuita durante los días 4 y 5 de abril de 2014, y en fecha similar del año 2015. Esto implica la responsabilidad integral por la Programación Artística, Gestión de Artistas Invitados y Logística Asociada, e Infraestructuras y Servicios Auxiliares requeribles. 2. Requerimientos 2.1 PROGRAMACIÓN ARTÍSTICA • • • • • • • Programar un Festival de Rock de dos días, viernes y sábado, para un mínimo de doce bandas. Seis bandas locales serán incluidas a propuesta de la Dirección General de Cultura en función de los clasificatorios previos. Asimismo la Dirección General de Cultura podrá disponer de una plaza para banda invitada del gobierno departamental, en caso de considerarlo pertinente. De considerarlo pertinente la Dirección de Cultura podrá solicitar que se programe una banda proveniente del exterior del país. A los efectos de la propuesta el oferente presentará documentos de precompromiso que indiquen que efectivamente la productora cuenta con el acuerdo de las respectivas bandas en ser programadas en PUNTA ROCK. La grilla de bandas a programar, en lo relativo a las nacionales y del exterior, tendrá que ser especialmente aprobada por la Dirección General de Cultura, para lo cual se establecerá una fecha tope adecuada a las partes. Establecer a los efectos a nombre del Festival los convenios con productores y otros agentes culturales según los requerimientos, efectuar las contrataciones requeridas y los pagos de ellas devengados. 2.2 SERVICIOS BÁSICOS • Gestionar los servicios de transporte aéreo, terrestre, de hotelería y gastronómicos que resulten necesarios. 2.3 DE LA COMUNICACIÓN Y PRODUCCIÓN COMERCIAL La productora tendrá a su cargo la producción publicitaria y de marketing de PUNTA ROCK, la que contribuirá a la obtención de recursos económicos para solventar el presupuesto del Festival. • • El oferente se obliga a proveer el diseño e implementación de productos comunicacionales para la promoción del festival. El diseño y ejecución a los efectos de pautas publicitarias en medios locales, • • • • • • • • nacionales e internacionales. Una propuesta de publicidad callejera mínimamente en las ciudades del departamento de Maldonado, y en Montevideo. A los efectos el oferente tendrá en cuenta los compromisos vigentes entre la Intendencia de Maldonado y otros permisarios respecto al uso publicitario del espacio público, así como las normas vigentes en cuanto al uso del espacio público. El oferente se obliga a la instalación – en Maldonado, Punta del Este y San Carlos - de al menos tres puestos de publicidad estática en sitios a coordinar con la Dirección de Cultura y los respectivos Municipios. El adjudicatario se obliga a incluir en todas sus piezas publicitarias expresa mención del carácter de organizador de la Intendencia de Maldonado y Municipio de San Carlos; así como incluir las empresas públicas u organismos del estado que patrocinen el evento. A los efectos deberán ser respetadas las disposiciones que en materia de comunicaciones ha dispuesto la Intendencia Departamental. Asimismo se obliga a incluir en todas sus piezas publicitarias - cualquiera sean los medios de difusión - expresa mención a la participación de las bandas locales con sus respectivas denominaciones. Será responsabilidad del adjudicatario obtener patrocinio externo con destino a PUNTA ROCK, de empresas nacionales o internacionales, los que se volcarán al Festival como contrapartidas económicas, de servicios, materiales o canjes. El adjudicatario se obliga a reservar espacios para publicidad de la Intendencia de Maldonado, Municipio de San Carlos, a indicación de la Dirección General de Cultura. En la gestión de marketing y en la producción general el adjudicatario se obliga a respetar las disposiciones vigentes en materia de promoción de bebidas alcohólicas o tabacos. Al término del evento el oferente brindará a la Dirección de Cultura un registro filmado y fotográfico del festival, en los formatos apropiados. 2.4 DE LA INFRAESTRUCTURA • • • • • • • Proveer las infraestructuras requeribles, escenario, vallados y mangrullos de sonido, instalaciones para backstage, etc., durante los días del evento. El escenario deberá ser techado, de manera de hacer posible la continuación del show en condiciones de precipitaciones pluviales. Debe ser apto para desempeño de bandas de rock de hasta 15 integrantes con su respectivo equipamiento técnico. Se proveerá un vallado perimetral de hasta 700 metros lineales, con un mínimo de 2,45 mts. de altura. Se preverán dos entradas para ingreso de público y de cuatro a seis portones para salidas de emergencia. Proveer los servicios de audio e iluminación requeribles. A los efectos de la iluminación se preverá alumbrado en los accesos principales de la zona vallada. Proveer los servicios de generadores de energía eléctrica que fueren requeribles. El adjudicatario será responsable por la seguridad en el interior del predio vallado e instalaciones del PUNTA ROCK. Efectuará a los efectos las contrataciones que fueren necesarias ante empresas especializadas y el servicio policial. Se atendrá a los efectos a las indicaciones de la Jefatura de Policía de Maldonado y las • • • autoridades de Bomberos. Proveerá a su costo los servicios de seguridad que sean requeribles. Proveer instalaciones de baños químicos que fueren requeribles en zona de backstage. Las infraestructuras deberán prever espacios para publicidad estática y audiovisual, en este último caso pantallas gigantes para la proyección de imágenes en vivo y pauta publicitaria de patrocinantes. 3. CLÁUSULAS ADICIONALES • • • • • • • • • • La Intendencia de Maldonado asegurará la disponibilidad – en coordinación con el adjudicatario – de un espacio físico en Punta del Este, Maldonado o San Carlos. Se coordinará a los efectos con el Municipio respectivo. Estarán a cargo de la Intendencia Departamental las obligaciones devenidas de los impuestos vigentes, Agadu, Fonam, y otros que correspondieren. En ningún caso la Intendencia de Maldonado será responsable por eventuales reclamos de incumplimiento de contrato entre los artistas o representantes de bandas que resulten contratadas y la empresa que resulte adjudicataria de la presente licitación. La Intendencia Departamental proveerá, previa coordinación con la Jefatura de Policía de Maldonado, la seguridad en la zona circundante al vallado e instalaciones exteriores a PUNTA ROCK. La Intendencia Departamental será responsable de proveer servicios de emergencia médica móvil para área vallada y de backstage, servicios de Bomberos, de limpieza de predio en área público, backstage y exterior, y batería de Baños Químicos área de público. A los efectos de la presentación en vivo de las bandas, las bandas locales tendrán un mínimo de 30’ cada una de ellas. Respecto a la edición 2014, la productora se obliga a presentar antes del 31 de enero de 2013 una propuesta de programación, la que deberá ser avalada por la Dirección General de Cultura. Una vez avalada la referida propuesta la productora deberá presentar, con fecha límite al 15 de febrero de 2014, los precompromisos respectivos. Sin perjuicio de lo indicado en ítem 1, respecto a la fecha prevista de PUNTA ROCK, la Dirección General de Cultura podrá, de mediar causas debidamente justificadas, y en acuerdo con quién resulte adjudicatario, disponer otra fecha de realización del evento, no más allá del 30 de abril de 2014 y 2015 respectivamente. La Intendencia Departamental no se hará cargo, bajo ninguna circunstancia, de ningún servicio o componente que no esté detallado a texto expreso en este pliego. 4. ANTECEDENTES REQUERIBLES Los oferentes deberán indicar y acreditar: • • Antecedentes y experiencia comprobable en producción general de festivales de rock en el territorio nacional o en los países del MERCOSUR. Antecedentes y experiencia documentada de los responsables de las respectivas áreas: programación artística, comunicaciones, infraestructuras, logística y seguridad. 5. PROPUESTA ECONÓMICA Y MODALIDAD DE PAGO Los oferentes deberán indicar una propuesta económica y en ella el importe requerido por todo concepto por el servicio de Producción General de PUNTAROCK por sus ediciones 2014 y 2015. En ningún caso la propuesta económica excederá el monto anual previsto presupuestalmente, de $U 3,600,000 impuestos incluidos. La propuesta deberá distinguir entre ambas ediciones. La Intendencia Departamental de Maldonado pagará al oferente que resulte adjudicatario de la presente licitación de la siguiente manera: Para PUNTA ROCK 2014 • • • Un 30% del total de la oferta a los treinta días de firmado el contrato respectivo. Un 40% del total de la oferta entre treinta y sesenta días antes del inicio del Festival, una vez presentado y convalidado un informe de avance de la planificación del Festival. El 30% restante a los treinta días de realizado el Festival, previa entrega por parte del adjudicatario de un informe final y a conformidad de la Dirección General de Cultura. Para PUNTA ROCK 2015 • • • Un 30% del total de la oferta con plazo en los ciento veinte días antes del inicio del festival, previa indicación de la Dirección General de Cultura. Un 40% del total de la oferta entre treinta y sesenta días antes del inicio del Festival, una vez presentado y convalidado un informe de avance de la planificación del Festival. El 30% restante a los treinta días de realizado el Festival, previa entrega por parte del adjudicatario de un informe final y a conformidad de la Dirección General de Cultura. 6. Plazo • El presente llamado se realiza para la adjudicación de la producción general del Festival de PUNTA ROCK ediciones 2014 y 2015, pudiéndose ampliar conforme a la normativa vigente, y previo informe al respecto de la Dirección General de Cultura. Factores y ponderación para evaluar las ofertas Se tendrá en cuenta para evaluar las ofertas, los siguientes factores: • experiencia del oferente en la realización de eventos de similares características (30%); • calidad en la infraestructura cotizada (30%); • propuesta de grilla artística (30%); • estrategias de comunicación y difusión del festival (10%).-