Documentos y Comunicaciones Breves

DOCUMENTOS Y COMUNICACIONES BREVES
Las comunicaciones breves pueden ir dirigidas al personal de la propia empresa o a otras entidades o
personas que mantienen relación con la compañía o representan organismos públicos.
Las más utilizadas son:
Comunicado interior o "memorándum":
Las comunicaciones entre departamentos generalmente se hacen por teléfono. Sin embargo, en
muchas ocasiones es preciso dejar constancia escrita del mensaje y se recure a las denominadas
"comunicaciones interiores", que normalmente se hacen por triplicado . El original y la copia se
llevan en mano al destinatario, y este firma la copia que devuelve al emisor y se queda el original. De
esta forma el emisor dispone de la acreditación de haber efectuado la comunicación. La tercera copia
queda en poder de la sección que emite el comunicado.
FONGASCAL, SL
FONTANERÍA GAS Y CALEFACCIÓN
De: Compras
Asunto: Petición de presupuesto
A: Fabricación
Rogamos cumplimenten las fichas que se acompañan, y las entreguen en este
departamento
antes del 10 del presente.
Fecha: 06/04/2014
(Firma, rubrica, cuño)
El formato de las comunicaciones interiores es muy variado, según los gustos y las necesidades de
cada empresa, pero generalmente consta de:
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Membrete sencillo de la empresa, impreso en el ángulo superior izquierdo de la hoja.
Referencias, impresas parcialmente y situadas debajo del membrete. En ellas se detallan los
nombres de los departamentos o personas entre los que se establece la comunicación.
Cuerpo o espacio en el que se redacta la comunicación.
Fecha, para que quede constancia del día de su realización en el espacio impreso para tal fin.
Firma de la persona que lo emite y, en su caso, cuño del departamento o sección.
El formato es tamaño puede ser cuartilla (medio folio) o volante (un tercio de folio) en
posición horizontal y generalmente se escribe a mano.
El aviso:
Cuando la empresa debe in formar a todos los empleados de un hecho de carácter general. Los
mensajes suelen ir encabezados con algunas de las siguientes formulas: AVISO, ANUNCIO,
COMUNICADO, A TODO EL PERSONAL, etc..
El aviso se redacta en un lenguaje sencillo y fácil de entender por todos los destinatarios. Carece de
formula de saludo y despedida. La fecha se pone en la parte final del anuncio y lleva el sello del
departamento que lo emite y/o la firma de la persona que se hace responsable del comunicado. Se
colocan en el tablón de anuncios o en lugares visibles y de fácil acceso, para que el mensaje o
contenido llegue a todo el personal destinatario.
FONGASCAL, SL
FONTANERÍA GAS Y CALEFACCIÓN
AVISO
Se comunica a todo el personal que del 15 al 20 de
septiembre tendrá lugar:
La campaña anual de vacunación contrala gripe.
Aquellas personas que estén interesadas pueden
pasar por la enfermería, los martes, miércoles y jueves,
en horario de 11 a 13:30 horas, para inscribirse y recibir
información más detallada.
Antonio Pozuelo
JEFE DE RECURSOS HUMANOS
A 1 de septiembre de 2014
Parte de trabajo:
Cuando hay que dar al personal ordenes de obligado cumplimiento, se utiliza el parte de trabajo.
Normalmente las actividades están organizadas por departamentos, y cada uno sabe cuáles son las
tareas que deben desarrollar. Pero hay ocasiones en las que surgen imprevistos o hay que dar
prioridad a determinadas tareas; en estos casos el documento más apropiado para transmitir esas
órdenes es el parte de trabajo.
Su formato es similar al de las comunicaciones internas, las diferencias son el contenido del mensaje
y sus repercusiones en el cumplimiento con proveedores y clientes.
Puertas BORDÓN, S.L.
FRABRICANTE DE PUERTAS DE INTERIOR
De: Jefe de ventas
A: Producción pintores
Asunto: Pedido urgente
Nuestro cliente Construcciones Cuenca ha comunicado que adelantemos 10 días la entrega de
su pedido nº. 25/2014.
Un grupo de trabajadores se debe dedicar en exclusiva a la preparación de este pedido.
Fecha: 06/04/14
(Firma, rubrica y cuño)
Saluda:
El saluda es un documento breve, escrito en tercera persona y de forma protocolaria o ceremoniosa.
Las personas que lo escriben suelen ocupar un cargo en la empresa pública o privada, y lo envía para
comunicar alguna noticia de interés, como puede ser la apertura de una nueva sucursal, cambio de
domicilio social, entrega de un premio, etc...
Las características del saluda son:
 Formato tamaño cuartilla u holandesa (posición vertical). Márgenes izquierdo y derecho de
dos centímetros.
 Se redacta en tercera persona y el texto será breve, claro y conciso.
 No va firmado y tampoco figura el sello de la empresa, ni la dirección del destinatario.
El contenido del saluda consta de tres partes:
 Encabezamiento. Aquí se pone el cargo o título de la persona que envía el saluda, debajo el
organismo o empresa en la que trabaja. Para terminar este apartado de escribe la palabra
SALUDA, con letras que resalten.
 Texto o cuerpo. Comienza con la preposición "a" en minúscula impresa en letra grande,
nombre y apellidos del destinatario y a continuación se expone el motivo del escrito. Cuando
se utiliza para comunicar un cambio de domicilio se suele indicar la nueva dirección y la fecha
de apertura al público.
 Pie. Es la terminación o cierre del documento. Aquí se pone el nombre y apellidos del
remitente y una frase de cortesía. La ciudad desde donde se emite y la fecha completa se
coloca al final del papel y alineado a la derecha.
Las frases de cortesía más utilizadas son: "Aprovecha la ocasión para ofrecerle su consideración mas
distinguida"; "Aprovecha para ofrecerle sus respetos"; "Aprovecha la oportunidad para ofrecerle sus
servicios"; "Aprovecho la oportunidad para enviarle un cordial saludo"
El Director General
del
Grupo Porcelanosa
Saluda
a Doña Dolores Lluch Machado
Y tiene el placer de comunicarle la apertura de una tiendaexposición en Oviedo. Ubicada en el Pol. Espíritu Santo, C/
Dinamarca s/n.
Abrirá sus puertas al público el día 24 de mayo y el horario
comercial será de 10 a 20 horas,
ininterrumpidamente.
Don David Escribano Rubio
Aprovecha esta ocasión para ofrecerle sus servicios más
sinceros.
Villareal, a 2 de mayo de 2014
Invitación:
Se utiliza para invitar a otras personas a un acto público, como u8na conferencia, entrega de premiosa,
inauguración, toma de posesión, etc..
La invitación la envía las personas que ocupan un cargo importante en una empresa pública o privada. El
objetivo es notificar a socios, clientes, o amigos un acto de carácter social.
Las características de la invitación son similares a las del saluda:
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Es un comunicado breve que se redacta en tercera persona.
El papel será de calidad, con el grosos adecuado y un tamaño adecuado al sobre, para no tener que
doblarlo.
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No va firmado y cuando se trate de una invitación nominal se indicará en el texto nombre y apellidos
de la persona invitada.
El contenido consta de tres partes:
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Encabezamiento. Empieza con el nombre y apellidos del emisor de las invitación, seguido del cargo
que ocupa en el empresa u organismo.
Texto o cuerpo. Aquí se hace constar el acto que se celebra, la hora y el lugar (dirección completa).
Pie. En esta parte se pone la ciudad, mes y año. Cuando es necesario se añade alguna información
adicional, como confirmar la asistencia al acto y, en su caso, si hay ágape o refrigerio.
Carlos Arribas Pinilla
Presidente de Cruceros Málaga, S.A.
Se complace en invitarle a la botadura del yate "Mi Gaviota", que tendrá lugar en el puerto
de Málaga, Muelle Heredia, el próximo 12 de junio a las 12:00 horas.
Málaga, mayo de 2014
Después del acto se servirá un ágape.
Se ruega confirmen su asistencia antes del 4 de junio (ca.pinillaomail.es)
ACTIVIDADES:
1. El jefe de fabricación "Ford España" en Almusafes - Valencia, escribe al jefe de aprovisionamiento para que el
proveedor habitual haga entrega de 8.000 alfombrillas Ref. AL-245, antes de 48 horas. Confecciona el
MEMORÁNDUM, fecha de hoy y lo firmas tu.
2. La empresa "Pirotécnica Caballer" de Moncada - Valencia ha recibido una carta de la Unidad de Prevención
de Riesgos Laborales, en la cual comunican que el día 15 de noviembre de 2014 pasarán para hacer la revisión y
pruebas médicas a los trabajadoresexp0uestos a la inhalación de sustancias tóxicas. La revisión es obligatoria
para todos los trabajadores expuestos a riesgos de enfermedad. Confecciona el AVISO, con fecha 4 de
noviembre y firmado por el Jefe de RRHH.
3. El Centro de Donantes de Sangre acudirá a tu Instituto el día 15 de diciembre de 2014. El Jefe de Estudios ha
organizado el horario para que puedan acudir los posibles donantes de cada curso. Confeccionar un AVISO
dirigido a los alumnos de tu grupo. Para que puedan acudir los alumnos se suspenderán las clases de 10 a 12.
4. Supongamos que eres el Director del instituto donde estudias y por medio de un SALUDA, le comunicas a
cada profesor su nombramiento como tutor. Confecciona el saluda que el director enviaría al tutor de tu grupo.
En el mismo, también le comunicas un día y hora para la reunión con los padres/madres de los alumnos del
grupo.
5. Vamos a celebrar la inauguración del curso 2014, con una cena. Confecciona la INVITACIÓN que tenemos
que mandar a los alumnos para que asistan... Los datos de día, hora. etc... te los inventa.