transporte de muestras - Hospital Universitario de Valme

UCEIM
H.U.VALME
ELABORADO
Samuel Bernal
TRANSPORTE DE
MUESTRAS
REVISADO
Estrella Martín Mazuelos
Julian Coronilla Jaen
PG-IT-02
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Edición 2
Fecha:
APROBADO
Estrella Martín Mazuelos
UNIDAD CLÍNICA DE ENFERMEDADES INFECCIOSAS Y
MICROBIOLOGÍA (UCEIM)
(uceim.hvalme.sspa@juntadeandalucia.es)
TRANSPORTE DE MUESTRAS
MODIFICACIONES RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR
•
Procedimiento de transporte de muestras intrahospitalario
•
Próxima revisión: 1 año desde su aprobación
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MUESTRAS
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DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PLAN
Este procedimiento describe el proceso logístico del transporte de muestras
desde los diversos puntos de extracción (intra y extrahospitalarios) hasta su
recepción en el laboratorio de microbiología.
En el procedimiento general de Toma de Muestras del laboratorio de
Microbiología se recogen normas para la correcta recogida y las condiciones de
transporte de muestras al laboratorio. Este procedimiento está disponible en
todos los centros de extracción a través de la Intranet Corporativa en el
apartado de Unidades de Gestión Clínica.
El procedimiento esta basado en las “Directrices para el envío de
especímenes a los laboratorios clínicos para el diagnóstico biológico”
Plan de Laboratorios Clínicos y Bancos Biológicos
Dirección General de Asistencia Sanitaria
Subdirección de Programas y Desarrollo
Servicio de Cartera de Servicios
Agosto, 2009
Muestras transportadas personalmente al laboratorio
En estos casos se verificará que la muestra está recogida en condiciones
adecuadas y que la petición está correctamente cumplimentada.
El personal de recepción de muestras deberá resolver cualquier duda que el
usuario plantee (p. Ej. el tiempo de respuesta, la forma de acceder el médico a
los resultados, la forma más adecuada para tomar una muestra, etc..).
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Se indicará al usuario, que para la próxima ocasión, no es necesario que se
desplace personalmente hasta el laboratorio, pudiendo llevar la muestra a su
centro de salud, ya que diariamente nos la traen al laboratorio.
Muestras extrahospitalarias
El laboratorio de microbiología del Hospital de Valme recibe muestras de un
total de 24 centros externos (C.P.E y Centros de Salud ó consultorios).
Cada centro externo tiene 2 dispositivos (“neveras”) para el transporte de
muestras. Dichos dispositivos están adaptados para cumplir las directrices
reglamentarias recogidas en el Plan de laboratorios Clínicos de Andalucía.
Cada “nevera” está serigrafiada con el nombre del centro así como con la
etiqueta para la designación oficial de transporte SUSTANCIA
BIOLÓGICA, CATEGORÍA B) mostrada a continuación:
•
Las neveras son independientes de las del laboratorio de Bioquímica y no se
deben introducir muestras que no sean de Microbiología y viceversa.
El transporte lo realiza una empresa adjudicada mediante Concurso Público
donde se recogen todas las condiciones que debe cumplir los transportistas
para garantizar el transporte correcto de las muestras desde los diferentes
centros hasta el laboratorio.
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Los transportistas realizan diariamente varios circuitos ó rutas para optimizar el
transporte. Dichos circuitos son:
Día
Lunes
Ruta 1
KM
A Arahal-Paradas-Las Beatas-Dos Hermanas-(San Hilario-Montecillos- 112
Doña Mercedes-CPE Santa Ana-Las Portadas)
Martes
B Arahal-Las
Beatas-Dos
Hermanas-(San
Hilario-Montecillos-Doña 100
Mercedes-CPE Santa Ana)
Miércoles A Arahal-Paradas-Las Beatas-Dos Hermanas-(San Hilario-Montecillos- 112
Doña Mercedes-CPE Santa Ana-Las Portadas)
Jueves
B Arahal-Las
Beatas-Dos
Hermanas-(San
Hilario-Montecillos-Doña 100
Mercedes-CPE Santa Ana)
Viernes
A Arahal-Paradas-Las Beatas-Dos Hermanas-(San Hilario-Montecillos- 112
Doña Mercedes-CPE Santa Ana-Las Portadas)
Día
Ruta 2
KM
Lunes
A Lebrija-El Cuervo-Las Cabezas-Los Palacios) 151
Martes
B Lebrija-El Cuervo- Las Cabezas-Los Palacios) 189
Miércoles C Lebrija-El Cuervo-Las Cabezas-Los Palacios
161
Jueves
D Lebrija-El Cuervo-Las Cabezas-Los Palacios- 193
Viernes
B Lebrija-El Cuervo- Las Cabezas-Los Palacios) 189
Día
Lunes
Ruta 3
KM
A Morón (El Rancho-San Francisco-CPE Morón)- Alcalá (La Oliva-Don 126
Paulino)
Martes
B Morón (El Rancho-San Francisco-CPE Morón-Pruna)- Alcalá (La 187
Oliva-Don Paulino)
Miércoles C Morón (El Rancho-San Francisco-CPE Morón-Montellano-Coripe)- 183
Alcalá (La Oliva-Don Paulino)
Jueves
A Morón (El Rancho-San Francisco-CPE Morón)- Alcalá (La Oliva-Don 126
Paulino)
Viernes
D Morón (El Rancho-San Francisco-CPE Morón-Montellano)- Alcalá (La 149
Oliva-Don Paulino)
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Día
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Ruta 4
Lunes
A Mairena-El Viso del Alcor
Martes
A Mairena-El Viso del Alcor
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KM
Miércoles A Mairena-El Viso del Alcor
Jueves
A Mairena-El Viso del Alcor
Viernes
A Mairena-El Viso del Alcor
Cada nevera deberá de ir acompañada de una Hoja de Ruta autocopiativa en
la que se especifica: Quien Prepara el envío, Quien lo Transporta y Quien y a
qué hora se recibe y las incidencias que se hubieran producido durante el
transporte. Una copia queda en el centro Externo, otra se la queda el
transportista y otra copia queda archivada e el laboratorio.
Procedimiento en el centro de extracción
Todas las muestras deben introducirse en bolsas de plástico (a ser posible
transparentes para visualizar posibles derrames) y después introducirla en las
neveras de transporte. Los volantes se colocarán (sin doblarse) dentro de un
sobre que debe ir cerrado. El sobre debe ir identificado con el nombre del
centro de extracción. Este sobre con volantes nunca se introducirá en la misma
bolsa que las muestras, y debe ir fuera de la nevera junto con la hoja de ruta.
Cada nevera debe transportarse con un bloque térmico congelado en su
interior. En cada una de las neveras se incluirá un “datalogger” previamente
activado teniendo la precaución de que no esté en contacto con el bloque
térmico.
La persona que prepara el envío debe rellenar la parte correspondiente de la
hoja de ruta. Es especialmente importante que se rellene el apartado del
nombre del centro de extracción ó envío y la fecha, para que en caso de haber
alguna incidencia, se pueda resolver con la mayor celeridad posible.
Procedimiento del transportista
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Cuando el transportista acude a un centro de extracción ó envío debe dejar la
nevera vacía del día anterior y recoger la nevera llena con las muestras del día.
Procedimiento en el centro de Recepción
Cuando llega el transportista, el personal de recepción de muestras saca de las
neveras las bolsas con las muestras y los sobres con los volantes, y rellena la
parte correspondiente de la hoja de ruta. También debe descargar los datos del
“datalogger” en cualquiera de los 2 ordenadores habilitados para ello.
DESCARGA DE DATOS DE LOS TERMÓMETROS
Abrir el programa antes de que lleguen las neveras
Conectar el termómetro en el puerto USB
Cuando lo detecta picar OK
Download (pantallita del ordenador)
Setup
Send setup
YES
Esperar a que esté “ready”. Quitar el termómetro del ordenador y
devolverlo a la nevera correspondiente.
El transportista debe esperar a que se le dé conformidad para retirar la nevera
vacía.
En caso de detectar alguna incidencia (p.ej no viene con bloque térmico o éste
no está congelado) se anotará en la hoja de ruta y se le debe comunicar al
facultativo responsable de la sección de Siembra y recepción de muestras.
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El personal de Siembra y recepción de muestras a continuación procede a
recepcionar las muestras de acuerdo con el PNT (SI-O-01) de Siembra
recepción de Muestras.
Muestras Intrahospitalarias
Las muestras intrahospitalarias se pueden transportar personalmente por
personal sanitario (facultativo ó no) ó a través del tubo neumático.
Transporte por el tubo neumático
Antes de abrir la “bala” de transporte hay que verificar que no se ha producido
ninguna incidencia, p.ej. se ha roto el dispositivo, o se advierte que la muestra
transportada está derramada, o está roto el envase.
En caso de detectar alguna incidencia se le comunicará al supervisor para qué
tome las medidas que sean oportunas en cada situación.
Muestras Transportadas Personalmente
El laboratorio ha establecido un horario para la recepción de muestras. Fuera
de este horario no se recepcionarán muestras. Las muestras urgentes se
enviarán al Hospital Virgen del Rocío a través del encargado de turno del
hospital. Dicho horario es:
-Días Laborables: de 8:00 a 18:30
-Sábados, Domingos y Festivos: de 8:00 a 14:00
Todos los volantes deben venir identificados mediante una etiqueta en la que
se incluya el NUHSA del paciente tanto numéricamente como con código de
barras.
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Las muestras se identificarán en origen, es decir, se le colocará la etiqueta con
el número de la muestra de código de barra tanto a la muestra como al volante.
No colocar nunca la etiqueta con el número que lleva un punto (p.164954.1)
Existe tanto en la Intranet como en la web del Hospital (www.ahvalme.org) un
manual de consulta sobre toma de muestras, los recipientes más adecuados,
así como la cartera de servicios de microbiología con los tiempos de respuesta.
A ser posible, se utilizará el tubo neumático, salvo para el envío de
hemocultivos que se hará siempre un transporte en persona.
En caso de que vayan a transportarse en persona, las muestras deben venir
metidas en bolsas de plástico transparentes para visualizar posibles derrames
(ref 018487) y después introducirla en las cajas de transporte suministradas.
Con el fin de proteger la privacidad e intimidad de los pacientes, los volantes se
colocarán (sin doblarse) dentro de un sobre que debe ir cerrado. El sobre debe
ir identificado con el nombre de la planta, consulta, etc... Este sobre con
volantes nunca se introducirá en la caja de las muestras, y debe ir fuera de la
de la misma.
En los volantes además de la clave del facultativo es obligatorio, reflejar la
identificación del personal de enfermería que tome la muestra.
No debe pegarse la muestra al volante (espradrapo, grapas, etc..), ya que al
despegarla, el volante se puede deteriorar y puede que el lector automático de
volantes no lo identifique, o lo haga mal, con las consecuencias que ello puede
acarrear para la seguridad del paciente.
Se comprobará a su recepción que cumplen los requisitos mínimos para ser
procesada establecidos en el PNT (SI-O-01) de Siembra recepción de
Muestras. En caso contrario no se recepcionará la muestra.
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Muestras enviadas a otros centros
En caso de determinaciones que no estén en la cartera de servicios se envían
a otros centros. Hay designado un facultativo de la unidad responsable de los
envíos. Siempre se seguirán las normas de envío del centro donde se vayan a
realizar dichas determinaciones. El envío se hará a través del encargado de
turno del Hospital.