Sala de Emergencias Documento de Construcción Copyright © 2016 | Bizagi Access Management | 1 Tabla de Contenido Identificar el proceso general y sus hitos ..................................................................................... 3 Stakeholders .......................................................................................................................................... 3 Diseño de Experiencia ................................................................................................................... 4 Gestionar los Stakeholders .......................................................................................................... 4 Identificar actividades, ¿Qué pueden hacer los Stakeholders? ............................................. 6 Identificar Acciones, Actividades, Contextos y Datos............................................................... 8 Enfermero(a) ..................................................................................................................................... 8 Médico(a) ..........................................................................................................................................10 Paciente ............................................................................................................................................. 11 Descripción del proceso ........................................................................................................................ 11 Principales aspectos en el Proceso de Construcción ...................................................................15 Modelo de Datos ................................................................................................................................15 Configuración de la herencia ..........................................................................................................16 Constructores ..................................................................................................................................18 Plantillas .................................................................................................................................................19 Disparadores y actividades/eventos condicionales .................................................................19 Copyright © 2016 | Bizagi Confidential Access Management | 2 El siguiente ejemplo es una versión simplificada del proceso Sala de Emergencias, en el cual se analizarán diversas situaciones que se presentan cuando ingresa un paciente con una condición particular y cómo las personas que se encuentran involucradas en el caso de dicho paciente, tienen como objetivo, mejorar su estado de salud. Este proceso no considera la admisión de cualquier persona en el hospital. Dicha situación se manejaría enviando al paciente en una ambulancia a otra clínica. Alcance: El proceso inicia cuando un paciente ingresa a la Sala de Emergencias, y finaliza cuando se efectúa el tratamiento que curará al paciente. El proceso de Sala de Emergencias representa un ejemplo del uso de las funcionalidades y opciones de Bizagi 11, tomando ventaja del concepto Diseño de Experiencia en el manejo de procesos no estructurados. Los procesos no estructurados son aquellos que se pueden catalogar como impredecibles o dinámicos, principalmente, porque estos procesos involucran, en algún punto, un gran número de posibles alternativas de flujo de trabajo. De igual manera, representa cómo los Stakeholders (trabajadores del conocimiento) pueden tomar decisiones que definen el flujo de cada caso, el cual no puede ser previsto con anterioridad. El alcance de un caso del proceso Sala de Emergencias es la atención de un paciente. A través del Diseño de Experiencia usted podrá aprovechar el empoderamiento de los trabajadores del conocimiento, presentando una experiencia personalizada, la cual utiliza las capacidades de BPM, entre otros. Nota: este no es un proceso de Sala de Emergencias completo, se requeriría definiciones extensivas adicionales. Copyright © 2016 | Bizagi Confidential Access Management | 3 Identificar el proceso general y sus hitos Identificar el proceso general, o la ruta feliz, que proporciona un alto nivel de la descripción del negocio a automatizar y de igual manera, identifica los resultados comunes (en la primera etapa sin incluir excepciones) y las etapas para el caso o sus hitos. Los hitos del proceso de Sala de Emergencias de Bizagi son: - Registro y Triage - Exámenes - Tests - Tratamiento - Transferencia del paciente a cirugía No todos los hitos culminan en un caso particular. De hecho, varios de ellos son exclusivos. Algunos pueden ser revocables: incluso cuando el hito ha sido alcanzado, el Stakeholder del caso como segunda opción, puede decidir si finalmente se alcanza o no. Stakeholders Bizagi 11 presenta un Portal de trabajo que permite a los trabajadores del conocimiento tomar decisiones informadas, tales como, cuándo iniciar un proceso o cuándo actualizar datos, de manera que se impulse la agilidad y la productividad en la organización. Varios Stakeholders pueden estar asociados con un caso. Sin embargo, cada Stakeholder deberá influenciar dicho caso directa o indirectamente. No todos los Stakeholders que han sido mencionados deben estar involucrados en cualquier instancia del caso. Para personalizar su experiencia es importante que identifique sus Stakeholders. - Médico(a) - Enfermero(a) Stakeholders Externos (usualmente son evaluados para ser incluidos o no, como parte de la automatización). - Paciente Copyright © 2016 | Bizagi Confidential Access Management | 4 Diseño de Experiencia En Bizagi Studio cada Stakeholder tiene su propia experiencia diseñada en el menú Diseño de Experiencia. Cada pestaña, (Acciones, Mis Cosas, Búsqueda) tiene una definición, de acuerdo a las opciones disponibles para cada usuario. Tenga en cuenta que para habilitar un grupo que estará disponible en la sección de Mis Cosas, el Stakeholder debe tener una colección bien sea directa o indirecta a una entidad. Por lo tanto, el enfemero(a), por ejemplo, tiene una colección a la entidad Medical Equipment. De esta manera, cada enfemero(a) será propietario de uno o varios equipos médicos, y podrá verlos en el Portal de Trabajo, y administrarlos si existen acciones disponibles para ello. Diseño de experiencia del Enfermero(a) Gestionar los Stakeholders Tan pronto descargue esta plantilla, asegúrese de haber creado y configurado al menos un usuario por Stakeholder en la opción Admin en el Portal de Trabajo. Si usted no tiene un usuario por Stakeholder, esta plantilla no funcionará adecuadamente. Diríjase a la opción Admin y para cada Stakeholder, establezca un Nuevo registro, creando un Nuevo usuario, e ingrese toda la información adicional requerida. Copyright © 2016 | Bizagi Confidential Access Management | 5 Tenga en cuenta que la administración de Stakeholders en el Portal de Trabajo ha sido definida previamente en la configuración de formas. Dichas formas mostrarán qué información será mostrada y requerida cuando se esté configurando un usuario como un Stakeholder. En Studio se ha definido una forma para mostrar, en la cual se representan las columnas de la vista principal del Stakeholder. De igual manera, se ha añadido una forma de edición que se refiere a la manera cómo se añade y se edita un registro de un Stakeholder. Copyright © 2016 | Bizagi Confidential Access Management | 6 Identificar actividades, ¿Qué pueden hacer los Stakeholders? Representa aquellas actividades y otras operaciones relacionadas que pueden iniciar y ejecutar los Stakeholders, categorizando las interacciones permitidas en el Portal de trabajo habilitadas para cada uno de los Stakeholders. Se debe definir si las actividades son obligatorias sobre cierta circunstancia o, si están disponibles, pero son ejecutadas según el criterio de elección de cada Stakeholder; lo cual ayudará a categorizar una actividad como una acción disponible como parte de un proceso no estructurado. En un caso, muchas de las actividades no están siempre disponibles para ser ejecutadas. Sólo cuando ciertos hitos son culminados en dicho caso, o se cumplen ciertas condiciones específicas, se podrá ejecutar la actividad. Las actividades pueden ser retiradas cuando pierdan su nivel de relevancia y no deben ser presentadas a los Stakeholders. Stakeholder Enfermero(a) Descripción actividad de la ¿Cuándo será ejecutada la acción/actividad? Registro del Cuando se encuentre paciente y comienzo en turno, y llegue un del Triage paciente. Comentarios El enfermero(a) busca el paciente y luego, incluye la fecha y la hora de su llegada Escoger la categoría Cuando se ejecute del Triage un Triage Copyright © 2016 | Bizagi Confidential Access Management | 7 Enviar el paciente a Cuando se ejecute un cirugía Triage Actualizar información paciente la En del momento cualquier Realizar el En turnos nocturnos monitoreo de salud Ver/ Administrar En equipos médicos momento Médico(a) Monitorear presión arterial, entre otros cualquier Examinar pacientes: Cuando los pacientes Muy urgente, están esperando en la urgente y básico sala respectiva. Y el médico es quien los atiende Solicitar examines de Cuando se laboratorio o de examinando radiología pacientes Revisar resultados exámenes Tomar sangre Copyright © 2016 | Bizagi una de estén Los exámenes se los actualizarán automáticamente si son incluidos en la lista de exámenes soportados los Cuando los pacientes Sólo se encuentra los han sido enviados disponible cuando para los exámenes se han ejecutado los exámenes muestra de Confidential Access Management | 8 Ejecutar un procedimiento de radiología Enviar a cirugía Cuando se estén examinando los pacientes y revisando los exámenes Ver equipo médico En momento cualquier Enviar equipo En cualquier médico a reparación momento Pacientes Varias piezas de los equipos médicos se pueden enviar a la vez. Ver Exámenes, En cualquier Triage y Médicos momento Buscar Médicos En cualquier momento Identificar Acciones, Actividades, Contextos y Datos Enfermero(a) Descripción de la actividad Contexto Disponibilida d Registro paciente comienzo Triage del Cuando se y encuentra en del turno e ingresa un paciente Escoger categoría Triage la Cuando se Obligatorio del ejecute un Triage Copyright © 2016 | Bizagi A través campo Búsqueda, Siempre disponible Acción / Actividad del Acción: Comenzar el de Triage para iniciar el proceso de Emergencia Actividad: Triage Confidential Access Management | 9 Enviar paciente a Cuando se Obligatorio cirugía ejecute un Triage Actividad: Triage Actualizar información paciente Acción: información la Siempre, sin la Según prefiera del necesidad de pertenecer a un caso particular Monitorear su En turnos Según prefiera estado de salud nocturnos Mirar el equipo Siempre, sin la médico asignado necesidad de pertenecer a un caso particular Descripción los datos de A través registro datos en Cosas Contexto Pacientes Siempre través de Búsquedas por pacientes Equipo médico Siempre Siempre Disponible Monitoreo de la salud Durante turnos nocturnos Obligatorio Copyright © 2016 | Bizagi Colección en Mis Cosas. Acción: Añadir monitoreo/ Añadir un ítem de colección del Colección en Mis Cosas de Mis Disponibilida d A Actualizar Acción / Actividad Acción: Comenzar Triage e iniciar el proceso de Emergencia Actividad: monitoreo Añadir Confidential Access Management | 10 Médico(a) Descripción de los datos Examinar pacientes de acuerdo al nivel de urgencia establecido en el Triage: Muy urgente, urgente y básico Solicitar exámenes laboratorio radiología Contexto Acción / Activid ad Cuando los pacientes se encuentran en la sala de espera y el médico es quien los atendrá Obligatorio Cuando se estén Según de examinando los prefiera o pacientes Revisar exámenes Cuando los exámenes solicitados han sido finalizados Obligatorio Descripción de la actividad Actividad: pacientes Examinar Acción: mientras examina al paciente Actividad: exámenes se Revisar Tomar muestra Cuando de sangre asignado sea Obligatorio Actividad: Tomar muestra de sangre en el proceso de Exámenes de Sangre Ejecutar procedimiento de radiología sea Obligatorio Actividad: Ejecutar radiología en el proceso correspondiente Cuando asignado Copyright © 2016 | Bizagi Confidential Access Management | 11 Enviar a cirugía Cuando examinen pacientes cuando revisen exámenes se Según prefiera y se los Actividad en examinar paciente Actividad en revisar exámenes Reparar equipo médico En cualquier Según momento prefiera Acción en lote en Mis Cosas Descripción los datos de Contexto Pacientes Siempre Equipo médico Siempre Disponibilidad Mediante Búsqueda por pacientes Siempre disponible Acción / Actividad Acción: Comenzar Triage para iniciar el proceso de Emergencia Acción Iniciar el proceso de reparación, incluyendo uno o más equipos médicos Paciente Descripción los datos de Contexto Médicos(as), Siempre Exámenes, Triage Disponibilidad A través de Mis Cosas, modo solo lectura Acción Actividad / Ning una Descripción del proceso Después de revisar las acciones disponibles, podemos crear la estructura del proceso principal y los procesos complementarios que serán iniciados vía Acciones para soportar la estructura del caso. El proceso inicia cuando un paciente ingresa a la Sala de Emergencias. Un(a) enfermero(a) examina el paciente y determina el nivel de emergencia. El paciente Copyright © 2016 | Bizagi Confidential Access Management | 12 procede a una examinación ejecutada por un médico, o es enviado a cirugía. El medico puede solicitar los exámenes necesarios para poder realizar el diagnóstico. Los procesos de los exámenes solicitados son iniciados, como parte del caso de Sala de Emergencias. Una vez los exámenes son finalizados, la actividad Revisar Exámenes es habilitado. El paciente puede ser dado de alta después de la revisión de los exámenes, o ser enviado a cirugía. Proceso principal: Triage Procesos relativos a los exámenes (procesos soportados en gestión de procesos no estructurados): Copyright © 2016 | Bizagi Confidential Access Management | 13 Copyright © 2016 | Bizagi Confidential Access Management | 14 Copyright © 2016 | Bizagi Confidential Access Management | 15 Principales aspectos en el Proceso de Construcción Modelo de Datos La entidad de proceso del proceso Triage es “Triage”, la cual contiene todos los atributos y las relaciones necesarias para almacenar la información principal del caso. En este ejemplo, se han creado tres Stakeholders los cuales tienen un Diseño de Experiencia específico, es decir, un Portal de Trabajo único para cada uno de ellos. Médico(a) Enfemero(a) Paciente Copyright © 2016 | Bizagi Confidential Access Management | 16 Configuración de la herencia Varias entidades de proceso que soportan el caso, hacen parte de la entidad Medical Exams (Exámenes médicos). Esta entidad es construida utilizando un modelo jerárquico, que nos permite utilizar un lanzador polimórfico en la actividad Examine Patient (Examinar paciente). Copyright © 2016 | Bizagi Confidential Access Management | 17 Copyright © 2016 | Bizagi Confidential Access Management | 18 Constructores Cada uno de los procesos de los exámenes soportados necesitan un Constructor previamente definido, es decir, necesitan una definición de cómo se construye un registro en cada entidad, de manera que puedan ser mostrados a través del lanzador polimórfico en el Portal de Trabajo. Para esta plantilla, usamos un constructor para todos los procesos definidos, los cuales son: Bilirrubina, Hemograma Tomografía, Ecografía y Radiología. Se utilizó el Asistente de Constructores en Bizagi Studio, y se definió un proceso para cada uno. Copyright © 2016 | Bizagi Confidential Access Management | 19 Plantillas Cuando navega a través de los datos, bien sea respecto a los resultados de una búsqueda específica o sobre listas de información que hacen parte de Mis Cosas, usted podrá personalizar la información mostrada para los registros resultantes. Por defecto, Bizagi utiliza una plantilla básica que escoge de manera aleatoria atributos de la entidad a la cual pertenece un registro. Hemos definido plantillas de datos para mostrar las entidades más relevantes: Patient (Paciente), Doctor (Médico) para cada una de las entidades de los exámenes y Triage. Disparadores y actividades/eventos condicionales Las actividades condicionales son usadas en los procesos para habilitar o deshabilitar actividades de acuerdo a la condición de los datos en el proceso. En esta plantilla, usamos la actividad condicional “Review Exams” (“Revisar Exámanes”). Una vez se finalizan todos los exámenes, se deberá habilitar la actividad “Review Exams” (“Revisar Exámenes”). y no antes de que se hayan completado. La condición para habilitar o deshabilitar la actividad condicional se configura en el cuarto paso del Asistente de procesos, Definir Expresiones, tal como se muestra a continuación: Copyright © 2016 | Bizagi Confidential Access Management | 20 Para configurar el atributo Triage.Examsready a verdadero o falso, y, en consecuencia, para habilitar o deshabilitar la actividad, usaremos un Disparador. Copyright © 2016 | Bizagi Confidential Access Management | 21 Primero, utilizaremos una expresión al finalizar todos los procesos concernientes a Exámenes, indicando que han sido finalizados. Cuando se finaliza cada uno de ellos, se lanza el Disparador y luego se analiza: Si el examen en cuestión ha sido finalizado, el Disparador ejecuta una expresión en el evento para revisar si realmente todos los exámenes del caso de Triage han sido culminados Si al menos uno de ellos no ha sido finalizado, el atributo Triage.Examsready permanecerá en falso. Sin embargo, tan pronto culminen, el atributo Triage.Examsready será verdadero Copyright © 2016 | Bizagi Confidential Access Management | 22 y la actividad condicional Review exams será habilitada para continuar con el proceso., asignándose al Médico. Copyright © 2016 | Bizagi Confidential