manual de uso del registro nacional de la carcinomatosis peritoneal

Registro Nacional de la Carcinomatosis Peritoneal http://registrogecop.seoq.org
Tratamiento multidisciplinar (Técnica de Sugarbaker) Manual de uso
MANUAL DE USO DEL REGISTRO NACIONAL DE LA CARCINOMATOSIS
PERITONEAL
INTRODUCCIÓN
Esta aplicación ha sido concebida según las necesidades expresadas por los doctores:
Pedro Barrios e Isabel Ramos del centro Hospital Sant Pau de Barcelona.
El objetivo es disponer de datos estadísticos a nivel nacional y local de la
carcinomatosis peritoneal. Para ello cada centro dispondrá de cirujanos que mediante un
nombre de usuario y una palabra de paso tendrán acceso a introducir la información de
carácter médico de sus pacientes.
Se ha buscado ante todo la simplicidad en cuanto a la operatividad de la aplicación, es
decir, su sencillo manejo, sin perder eficacia a la hora de tratar los datos.
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Uso de la aplicación.
Para acceder a la aplicación iremos a:
http://registrogecop.seoq.org
Para ACCEDER al sistema se necesita un nombre de usuario y palabra de paso. Esta
información es dada por el administrador o administradores. Más adelante explicaremos como
generar estos nombres de usuario y sus palabras de paso.
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Fig.1
Fig.2
Una vez introducido el usuario y palabra de paso con éxito nos aparecerá una ventana
de Windows similar a la siguiente:
Fig.3
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En la parte inferior derecha bajo el título del Registro nacional etc… encontramos los
accesos directos para acceder al inicio y / o desconectar. Estas dos opciones aparecerán en
todas las ventanas del programa.
A continuación encontramos dos bloques diferenciados de información:
- Bloque superior: donde encontramos todas las introducciones realizas por el centro al cual
pertenezca el cirujano, a modo de estadísticas. En primer término nos muestra el número total
de registros de cada dato, es decir, cuantos pacientes en total hay registrados, que cantidad
total hay de cada tipo de tumor etc.
- Bloque inferior: donde se nos presenta la información de cada registro en forma de listado de
5 columnas, Código, Iníciales, Fecha registro, historia clínica y unas columnas de control u
accesos directos .
Columnas de Información:
Fig.4
Código: formado por código de centro (dos dígitos), código de cirujano (dos dígitos) y cinco
dígitos para el código del paciente. Este código identifica inequívocamente al paciente y es el
utilizado por la aplicación para guardar toda su información.
Iníciales: Son las iníciales del nombre del paciente. Esta información es introducida a la hora de
crear un registro nuevo.
Fecha de registro: La fecha en la que se realizó el alta en el registro del paciente.
Historia Clínica: Número de historia clínica del paciente.
Nuevo: para dar de alta un nuevo registro. Debajo de esta columna tendremos uno o dos
botones, dependiendo si somos administrador o no. Si no somos administradores solo
tendremos un botón i, que nos proporcionará acceso a la información de registro de alta del
paciente, es decir, a los criterios de inclusión/exclusión del paciente.
El otro botón, solo disponible para administradores, nos permite borrar el registro
correspondiente. Creado para el caso de malas introducciones y equivocaciones.
Seguidamente encontramos la leyenda de colores y su significado:
Verde: Formulario cerrado, es decir, ya se ha introducido toda la información asociada a dicho
formulario. Una vez cerrado un formulario este ya no se podrá modificar. La acción de cerrar la
realiza el usuario en el momento que considere adecuado y mediante un botón que veremos
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más adelante. Tambíen, como veremos posteriormente, se podrá cerrar en caso de
fallecimiento o de NO Citorreducción.
Azul: Se ha empezado a introducir datos en el formulario. No está acabado (cerrado) y por lo
tanto se puede modificar.
Rojo: No hay datos introducidos.
Por último tenemos otra serie de columnas u accesos directos:
Fig 4ª
Estas columnas hacen referencia a los datos asociados a los pacientes:
HHistorial
CCTratamiento multidisciplinar- cito reducción
CRTratamiento multidisciplinar --Residuo tumoral
CHTratamiento multidisciplinar --HIEC/EPIC
APAnatomía Patológica
SPMorbilidad/QT/Seguimiento – complicaciones Post Operatorio
SQMorbilidad/QT/Seguimiento -- Quimioterapia Adyuvante
SEMorbilidad/QT/Seguimiento – Seguimiento
El registro de un paciente está compuesto por el conjunto de formularios que se acaban de
referenciar, un total de 8 agrupados tal y como acabamos de especificar. A cada uno de estos
formularios se le ha asociado un estado, denotado por colores especificados anteriormente.
Todas estas columnas son accesos directos a los formularios, de forma que cuando queremos
acceder a los datos de un formulario concreto sólo tenemos que hacer clic con el ratón en la
columna correspondiente. Estas letras son caminos “cortos” para acceder a los formularios.
Veamos ahora cual es la dinámica de la introducción de datos:
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Entrada de un nuevo registro
Para realizar la entrada de un nuevo registro se debe hacer clic sobre la palabra NUEVO
que hay en la página principal.
Fig 5
Los primero que tenemos que introducir son los datos de afiliación. Esto es:
Fig 6.
Todos estos campos, unidades de información, son de OBLIGATORIA INTRODUCCIÓN, sino se
introducen todos estos campos, el sistema nos dará un mensaje de error y no se procederá a su
registro.
Un paciente se puede incluir en el registro de descartar, dependiendo de si cumple los criterios
correspondientes. De todas las formas quien realiza la acción de registrar el caso o descartarlo
es el propio cirujano en función de su criterio. Así, esta información únicamente es una
referencia para posibles futuras consultas.
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Una vez introducidos los datos de afiliación se procederá a cumplimentar los datos asociados a
los criterios de inclusión o en su caso de exclusión. Una vez acabado de cumplimentar el
formulario de inclusión o exclusión, se deberá hacer clic en el botón VALIDAR o CANCELAR.
Fig 5a
En caso de que registremos el caso deberemos pasar posteriormente a cumplimentar la
información de todos los formularios. Esta acción la podemos realizar cuando deseemos, no
hace falta que sea inmediatamente a continuación de registrar el caso.
En caso de que DESCARTEMOS el caso, ya no habrá que realizar ninguna acción sobre este
registro.
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Si todo ha ido bien en el proceso de Registro, al REGISTRAR EL CASO, iremos a la pantalla
principal con el listado de todos nuestros pacientes registrados y el estado de sus formularios.
CUMPLIMENTACIÓN DE LOS DATOS DE UN REGISTRO.
Una vez registrado un paciente, el siguiente paso es cumplimentar los datos que se
tengan de él. Para ello podemos proceder de dos formas distintas:
1.- Utilizando los accesos directos.
Tal como ya hemos visto, en la página principal, a la derecha hay una zona en que
disponemos de los accesos directos a todos los formularios relativos a información del
paciente.
Esta información esta divida en cuatro bloques, de los cuales dos están a si mismo
divididos en varias partes. Estas son:
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1. H Historial
2. Tratamiento multidisciplinar
- CC Citoreducción
- CR Residuo tumoral
- CH HIEC/EPIC
3. AP Anatomía Patológica
4. Morbilidad/QT/Seguimiento
- SP Complicaciones post op.
- SQ Quimioterapia adyuvante
- SE Seguimiento
Al hacer clic sobre cualesquiera de los accesos directos iremos directamente al formulario en
cuestión y estaremos ya dispuestos a cumplimentar la información.
2.- Navegando por las pestañas.
También si hacemos clic en el código del paciente en la página principal, iremos a un menú
representado por pestañas:
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Cada pestaña representa un área de datos, haciendo clic sobre la pestaña accederemos a los
datos de cada sección.
Aquí tienen cada uno de los formularios que existen en el aplicativo:
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HISTORIAL
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TRATAMIENTO MULTIDISCIPLINAR
Citorreducción
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IMPORTANTE: Si seleccionamos NO en citorreducción, automáticamente se cerrará el historial.
Si seleccionamos SI, podemos continuar rellenando los campos siguientes.
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Resíduo Tumoral
HIPEC/EPIC
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ANATOMÍA PATOLÓGICA
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MORBILIDAD/QT/SEGUIMIENTO
Complicaciones post-operatorio.
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IMPORTANTE: Si seleccionamos Éxitus SI i guardamos, automáticamente se cerrará el historial
y no podremos añadir nada mas.
Quimioterapia Adyuvante.
CERRAR PARTE DEL REGISTRO
Como ya hemos dicho una vez hayamos cumplimentado por entero, es decir, con todos
los datos de que disponemos, un formulario, debemos cerrarlo.
Al cerrarlo, el sistema lo marcará en verde y por lo tanto con solo una mirada sabremos
si está cerrado o no. Una vez cerrado un formulario ya NO SE PODRÁN INTRODUCIR o
MODIFICAR los datos asociados a él.
Para cerrar un formulario lo único que hay que hacer es, una vez situado en él, hacer
clic en el botón de CERRAR, que es verde y además está situado en la parte inferior de los
formularios. Al hacer clic nos pedirá confirmación de que deseamos cerrarlo, una vez hayamos
dado la confirmación el formulario quedará cerrado.
SEGUIMIENTO
Un tipo de formulario diferente es el de seguimiento, debido a que se ha definido
SEGUIMIENTO como los controles que se realizan sobre los pacientes. Así, podemos realizar
tantos controles sobre los pacientes como se necesiten. No hay límite.
Al hacer clic sobre Seguimiento, se nos mostrará un listado de los controles ya
introducidos en el paciente. EN este listado tendremos acceso a ver el contenido de los
controles mediante el icono ver de la derecha. Al hacer clic sobre este icono se abrirá una
ventana con la información del control de intervención.
SI deseamos introducir un control más lo único a lo que tenemos que proceder es a
hacer clic sobre el “si” de la frase: “Introducir nuevo control”. Al hacer clic sobre el si, se nos
desplegará el formulario asociado al seguimiento.
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ADMINISTRADOR / OPERADOR
En el aplicativo se distinguen dos tipos de usuarios: administrador y operador.
Cuando se crean los usuarios se define el tipo de usuario que será. La diferencia entre ambos
tipos de usuarios radica en los siguientes puntos:
1.- Operadores
Solo dispone de la pestaña inicio. Las estadísticas en éste tipo de usuario sólo mostraran los
datos de:
•
la estadística de todos los registros creados por éste usuario, por defecto y/o clikando
la opción ver todo.
•
la estadística de los registros aceptados en la opción Ver registros aceptados.
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•
la estadística de los registros descartados en la opción Ver registros descartados.
Rellenará todos los formularios al igual que el administrador pero no tendrá permisos para
eliminar ni ver o modificar registros de otros usuarios o centros. Sólo podrá trabajar con sus
registros y sus datos sin poder tampoco eliminarlos ni modificarlos una vez se hayan cerrado.
2.- Administradores
En administrador se añaden más pestañas de acción i consulta, con lo qual:
1. Los administradores pueden borrar registros introducidos
completamente cerrados clicando en el icono rojo con el aspa.
que
no
estén
2. Los administradores tienen acceso al global de los datos introducidos por cualquier
operador en la pestaña VER TODO.
3. Los administradores pueden acceder al control de usuarios. Editar, dar de alta nuevos,
dar de baja, conceder permisos, etc a través de la pestaña de CONFIGURACION.
4. Los administradores verán las estadísticas suyas del mismo modo que el operador pero
también podrá ver las estadísticas generales, osea, la suma de todos los centros y
usuarios.
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GLOSARIO / DEFINICION DE SIGLAS
ICP: Indice de Cáncer Peritoneal (Sistema de cuantificación deSugarbaker)
CC: Cumplimentación de la Citorreducción (Escala de Sugarbaker)
TNM: Clasificación TNM/pTNM de los tumores malignos
FIGO: Clasificación de la Federación Internacional de Ginecología y Obstetricia
PSS: Cuantificación de la Cirugía Previa a la Citorreducción (Prior Surgery Score)
MT: Marcadores Tumorales
HIPEC: Hyperthermic Intraperitoneal Chemotherapy
EPIC: Early Postoperative Intraperitoneal Chemotherapy
NPT: Nutrición Parenteral Total
QT bidireccional: Quimioterápia endovenosa una hora antes del HIPEC
PET: Tomografía por Emisión de Positrones
ASA: Clasificación riesgo anestésico
DM: Diabetes Melitus
AVC: Accidente Vascular Cerebral
HTA: Hipertensión Arterial
ITU: Infección Tracto Urinario
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