ACTA DE AUDIENCIA TRÁMITE DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL CONFORME A LO DISPUESTO EN EL ARTICULO 86 DE LA LEY 1474 DE 2011, CON OCASIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTRATO No 760 DE 2013 SUSCRITO ENTRE LA FIDUOCCIDENTE S.A., COMO MANDATARIA CON REPRESENTACION DE LA AGENCIA NACIONAL PARA LA SUPERACION DE LA POBREZA EXTREMA - ANSPE Y LOS MIEMBROS QUE CONFORMAN LA UNION TEMPORAL NEX IT 02-2013 Siendo las 10:00 am del 14 de enero de 2014 se dio inicio a la audiencia trámite de incumplimiento contractual citado en las instalaciones de Fiduciaria de Occidente. 1 Asistentes : Asistieron las siguientes personas: a) Por parte de la ANSPE: José Guillermo Téllez - Dirección de Promoción familiar y comunitaria Ordenador del Gasto, Ángela Marcela Flórez Asesora Nacional de Contratos, Andrea Eliana Salazar, Supervisora del contrato No. 760 de 2013. b) Por parte de la Fiduciaria de Occidente S.A., actuando como mandataria con representación de FID ANSPE: Ingree Forero, Andrés Delgadillo c) Unión Temporal Nex IT: Cristian Martínez, Uriel Roman C. d) Suramericana de Seguros: William Herrera Se dio apertura a la audiencia por parte del ordenador del gasto, indicando las normas y procedimiento a seguir conforme a lo establecido en los artículos 17 de la Ley 1150 de 2007, 86 de la Ley 1474 de 2011 y 128 del Decreto 1510 de 2013. A continuación se procedió a dar lectura al informe que evidencia el incumplimiento contractual, donde se indicaba el estado del contrato a esa fecha por parte de la supervisora designada por la ANSPE, la Ingeniera Andrea Eliana Salazar. De igual manera, la doctora Ángela Marcela Flórez da lectura al contenido de la comunicación de fecha 30 de diciembre de 2013, suscrita por el doctor José Guillermo Téllez, la cual fue anexada a la citación que dio lugar a la celebración de la presente audiencia, en la que se hace un recuento de las circunstancias que pueden dar lugar a una eventual declaratoria de incumplimiento parcial de algunas de las obligaciones a cargo de los integrantes de la Unión Temporal. Posteriormente se dio la palabra al representante de las sociedades integrantes de la Unión Temporal Nex IT, verificándose previamente la capacidad del señor Cristian Martinez para representar a tales entidades, para presentar descargos y exponer las explicaciones del caso, tal y como consta en la carta de presentación de la propuesta allegada por el contratista en el desarrollo del proceso de selección y el documento de conformación de la Unión Temporal. Acto seguido el representante solicitó una suspensión de la audiencia por diez minutos. Siendo las 10:46 am se reanuda la audiencia, dando el uso de la palabra a los representantes de la Unión Temporal contratista, quienes explican las razones por las cuales se presentaron retrasos en la ejecución del contrato así: El señor Cristian Martínez indicó que desde el 9 de octubre de 2013, previo a la firma y perfeccionamiento del contrato se iniciaron las gestiones de órdenes de compra de los ACTA DE AUDIENCIA TRÁMITE DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL CONFORME A LO DISPUESTO EN EL ARTICULO 86 DE LA LEY 1474 DE 2011, CON OCASIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTRATO No 760 DE 2013 SUSCRITO ENTRE LA FIDUOCCIDENTE S.A., COMO MANDATARIA CON REPRESENTACION DE LA AGENCIA NACIONAL PARA LA SUPERACION DE LA POBREZA EXTREMA - ANSPE Y LOS MIEMBROS QUE CONFORMAN LA UNION TEMPORAL NEX IT 02-2013 equipos. Manifestó que han sido muy diligentes con la ejecución del contrato y que se trabajó conjuntamente con la supervisora del contrato y la asesora nacional de contratos dado que se efectuaron cuatro reuniones durante la ejecución del mismo. Señaló que desde la primera reunión manifestó que dada la temporada de fin de año y la alta demanda de los equipos a suministrar era más viable una sola orden de compra para entregar la totalidad del contrato (76 maquinas), sin embargo la ANSPE manifestó que se debían realizar órdenes de compra diferentes dado que era para tres microrregiones independientes. Adicionalmente manifiesta que las impresoras por ser hechas a la medida y de último lanzamiento iban a tener un mayor tiempo en la entrega, pero a la fecha ya se hizo entrega de todas en cada una de las sedes acordadas. Afirmó que a la fecha se encuentran entregados todos los bienes salvo los video proyectores, que fueron devueltos por la trasportadora, quien informó el día 14 de enero que no pudieron entregar los equipos en las sedes porque al parecer no se encontraba personal para recibirlas, indica que entregará informe de la devolución. Indicó que el equipo que falta en Bogotá está siendo entregado en la ANSPE Bogotá el dia de hoy; por lo tanto la entrega de los equipos salvo lo indicado por la transportadora está entregado en un 100%. Explicó que si bien se presentaron circunstancias que no pudieron ser previstas, las cuales generaron demoras en la entrega, tales como la importación de equipos M93Z, respecto de los cuales se informó a la ANSPE. Adujó entre otros factores tamaño de las pantallas, las cuales fueron hechas a la medida según los contratistas; asi como el inconveniente con la reglamentación que la DIAN impartió para estos trámites, la cual modificó las reglas de nacionalización de las mercancías, implicando que un trámite que generalmente duraba un día se alargó a cuatro o cinco días, lo cual conllevó a que los equipos fueran entregados una mañana después de lo establecido. A continuación ejerció el uso de la palabra el señor Uriel Román, representante de la empresa NEXCOM, quien manifestó que se presentaron dificultades relacionadas con la modificación en los formularios de tránsito aduanero. Informa que el 17 de diciembre de 2013 la DIAN emitió un decreto con normatividad para la importación. Adicional a esto, adujó que por la temporada decembrina se presentaron cierres de carreteras y restricciones vehiculares, generando retrasos en las entregas. Explica igualmente que en una reunión con la ANSPE se informó sobre el robo de uno de los contenedores de los computadores Lenovo. Adicionalmente solicita tener en cuenta que hubo un incendio en China, en las instalaciones del fabricante y ello aunque no afectó directamente la entrega de los computadores a la ANSPE, si generó demoras en la generación de nuevos productos. En virtud las explicaciones expuestas, el contratista solicitó que se tuviera en cuenta que no solicitaron la prórroga del contrato porque consideraron que podían hacerse los esfuerzos necesarios para realizar las entregas; que estos esfuerzos no pudieron ACTA DE AUDIENCIA TRÁMITE DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL CONFORME A LO DISPUESTO EN EL ARTICULO 86 DE LA LEY 1474 DE 2011, CON OCASIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTRATO No 760 DE 2013 SUSCRITO ENTRE LA FIDUOCCIDENTE S.A., COMO MANDATARIA CON REPRESENTACION DE LA AGENCIA NACIONAL PARA LA SUPERACION DE LA POBREZA EXTREMA - ANSPE Y LOS MIEMBROS QUE CONFORMAN LA UNION TEMPORAL NEX IT 02-2013 contemplar todos los riesgos que se presentaron, lo cual si bien es cierto no los exime de responsabilidad, derivaron en la inversión de valores adicionales necesarios para el cumplimiento del contrato, sufragando transporte de los equipos vía aérea, lo cual disminuyó los retrasos en la entrega de los equipos, los cuales se configuraron en una retardo en días y no a gran escala. Seguidamente, los contratistas manifestaron que los inconvenientes anteriormente descritos ocasionaron retrasos en el cumplimiento de las obligaciones derivadas de otros contratos, tales como los suscritos con la Comisión Nacional del Servicio Civil, la Dirección Nacional de Planeación y la Gobernación de Cundinamarca, contratos que sumaron aproximadamente $2.500.000.000. millones de pesos. Posteriormente, intervino un representante de la firma Okidata, fabricante de las impresoras quien indicó que el modelo solicitado se lanzó en los Estados Unidos para octubre y estaba previsto el lanzamiento para América Latina para enero de este año, sin embargo se hizo la excepción, y se inició la producción en Japón de estas máquinas, así mismo se remitieron vía aérea, y por esa razón ya han sido entregados a cabalidad. El representante de Okidata señaló también que el error de la referencia de equipo entregado en Arauca, se debió a una falla con el operador logístico quien embalo mal el pedido pero una vez se tuvo conocimiento del tema se corrigió y se remitió la impresora correspondiente. Así mismo señalo que solo hay dos distribuidores de Okidata en Colombia y que los miembros de la Unión temporal escogieron el más rápido para abastecer las maquinas. Al término de la intervención de los contratistas, el Doctor José Guillermo Téllez manifiesta que lo sustentado ya era conocido por la ANSPE. Sin embargo, llama la atención que pese a las circunstancias presentadas que conllevaron a los retrasos en el cronograma establecido en el contrato, nunca se recibió una solicitud de prórroga, como sí ocurrió en los demás contratos suscritos entre los contratistas y otras entidades públicas. Aunado a lo anterior, el doctor Téllez manifiesta que las entregas tardías generaron un efecto “cascada” que generó consecuencias tales como los gastos adicionales incurridos por parte de ANSPE relacionados el traslado de la supervisora del contrato a la ciudad de Arauca. Adicionalmente, la Fiduciaria de Occidente ha manifestado en varias oportunidades su preocupación frente a la imposibilidad de ejecutar hasta la fecha los recursos asignados para el desarrollo del contrato suscrito con los miembros de la Unión Temporal. Finalmente, el doctor Téllez señaló que la finalidad primordial para la entidad es culminar las actividades contratadas y entregar los equipos a la mayor brevedad, razón por la cual solicita a los contratistas que se establezca una ACTA DE AUDIENCIA TRÁMITE DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL CONFORME A LO DISPUESTO EN EL ARTICULO 86 DE LA LEY 1474 DE 2011, CON OCASIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTRATO No 760 DE 2013 SUSCRITO ENTRE LA FIDUOCCIDENTE S.A., COMO MANDATARIA CON REPRESENTACION DE LA AGENCIA NACIONAL PARA LA SUPERACION DE LA POBREZA EXTREMA - ANSPE Y LOS MIEMBROS QUE CONFORMAN LA UNION TEMPORAL NEX IT 02-2013 fecha límite para la entrega de los mismos y de esta manera proceder a la terminación y liquidación del contrato. Acto seguido, la doctora Angela Florez manifiesta que es importante que los contratistas alleguen los soportes que evidencien los contratiempos descritos en esta audiencia. Los contratistas manifiestan que se comprometen a entregar los equipos faltantes a más tardar el día 22 de enero de 2014. Dicha fecha es aceptada por los funcionarios de la ANSPE presentes en la audiencia. A continuación se concede el uso de la palabra al Dr. William Herrera, apoderado de la Compañía Suramericana de Seguros quien solicita tener en cuenta al momento de tomar la decisión final, las actuaciones desplegadas por los contratista para evitar perjuicios a la entidad, como quiera que los contratistas han asumido a su propio cargo una serie de sobrecostos teniendo en cuenta todos los inconvenientes e imprevistos. Una vez finalizo la intervención del representante de la aseguradora se suspendió la audiencia por 10 minutos, transcurrido dicho lapso de tiempo y luego de una revisión de los argumentos presentados por parte de los contratistas, la ANSPE determina suspender el desarrollo de la presente audiencia hasta el día 24 de enero de 2014 a las 9:00 AM, fecha en la cual se verificará el cumplimiento de los compromisos acordados en la presente reunión. Al respecto, la doctora Florez advierte que en caso de que a esa fecha no se hayan cumplido todas y cada una de las obligaciones a cargo de los contratistas la ANSPE procederá a tomar las decisiones a que haya lugar derivadas del incumplimiento presentado por los contratistas, de conformidad con lo previsto en el contrato No. 760 de 2013 y en la ley. En ese momento se termina la sesión. Siendo las 9:30 am del día 24 de enero de 2014, se reanuda la audiencia, donde en primer lugar se da el uso de la palabra a la supervisora del contrato Andrea Eliana Salazar, con el fin que nuevamente informe si los compromisos pendientes habían sido cumplidos por parte del contratista, quien informa a los presentes que en relación con las obligaciones contractuales que estaban pendientes, en particular, la entrega de algunos equipos en las sedes de los municipios de El Banco, Plato, Bogotá y Santa Marta, así como la configuración de impresoras; manifestó que a la fecha se cumplieron con las actividades pendientes y que el acta correspondiente a la sede de Arauca estará siendo remitida por los contratistas en el transcurso del día pero que la entrega en dicha sede ya está confirmada, corroborándose que en dicha ciudad se entregaron los equipos pendientes con los modelos y cantidades requeridas. Posteriormente, interviene en la audiencia el doctor José Guillermo Téllez, quien vía telefónica manifestó que en ACTA DE AUDIENCIA TRÁMITE DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL CONFORME A LO DISPUESTO EN EL ARTICULO 86 DE LA LEY 1474 DE 2011, CON OCASIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTRATO No 760 DE 2013 SUSCRITO ENTRE LA FIDUOCCIDENTE S.A., COMO MANDATARIA CON REPRESENTACION DE LA AGENCIA NACIONAL PARA LA SUPERACION DE LA POBREZA EXTREMA - ANSPE Y LOS MIEMBROS QUE CONFORMAN LA UNION TEMPORAL NEX IT 02-2013 consideración a que el contratista dio cumplimiento a los compromisos adquiridos, y a la fecha ya se encuentra cumplido la totalidad del contrato, no encuentra mérito para imponer sanciones por incumplimiento, por lo que agradece las actuaciones llevadas a cabo por los contratistas para tal efecto y en consecuencia ordena proceder a la liquidación del contrato y al pago de los saldos a favor del contratista. No sin antes efectuar las recomendaciones sobre el cumplimiento oportuno de los contratos para evitar llegar a las instancias en la cual nos encontramos. Finalmente, la doctora Angela Florez informa que los miembros de la Unión Temporal Nex It 2013 hicieron entrega de los soportes en donde se evidencian las circunstancias que conllevaron a que se produjeran los retrasos en las entregas de los equipos, los cuales se anexan a la presente acta y forman parte integral de la misma. En constancia de todo lo anterior se firma en Bogotá D.C. a los veinticuatro (24) días del mes de de enero de 2014 a las 10:30 AM. Por parte de la ANSPE: Original Firmado____________________________ José Guillermo Téllez Director Promoción Familiar y Comunitaria -ANSPE Original Firmado____________________________ Ángela Marcela Florez Asesora Nacional de Contratos - ANSPE Original Firmado____________________________ Andrea Eliana Salazar Profesional Especializada Oficina de Tecnologías de la Información – ANSPE Supervisora ACTA DE AUDIENCIA TRÁMITE DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL CONFORME A LO DISPUESTO EN EL ARTICULO 86 DE LA LEY 1474 DE 2011, CON OCASIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTRATO No 760 DE 2013 SUSCRITO ENTRE LA FIDUOCCIDENTE S.A., COMO MANDATARIA CON REPRESENTACION DE LA AGENCIA NACIONAL PARA LA SUPERACION DE LA POBREZA EXTREMA - ANSPE Y LOS MIEMBROS QUE CONFORMAN LA UNION TEMPORAL NEX IT 02-2013 Por parte de la FIDUCIARIA DE OCCIDENTE S.A., ACTUANDO COMO MANDATARIA CON REPRESENTACIÓN DE LA ANSPE: Original Firmado____________________________ Andrés Delgadillo Fiduciaria Occidente Original Firmado____________________________ Ingree Forero Laverde – Fiduciaria Occidente Por parte de la Unión Temporal Nex IT : Original Firmado____________________________ Cristian Martínez Representante Legal de Unión Temporal NEX IT 02-2013 Original Firmado____________________________ Uriel Roman REPRESENTANTE LEGAL DE NEXCOM Por parte de Suramericana de Seguros: Original Firmado____________________________ William Herrera Representante Suramericana de Seguros.