PARA LA DIRECTRICES CELEBRACIÓN DE EVENTOS SOSTENIBLES foro pro clima DIRECTRICES PARA LA madrid CELEBRACIÓN DE EVENTOS SOSTENIBLES foro pro clima madrid 11 Cubierta V11.indd 1 27/05/10 11:37 11 Cubierta V11.indd 2 27/05/10 11:37 PARA LA DIRECTRICES CELEBRACIÓN DE EVENTOS SOSTENIBLES foro pro clima madrid foro pro clima madrid 1 Antecedentes 7 2 Objeto 9 3 ¿A quién va dirigida esta guía? 11 4 Estructura de las directrices 13 5 Cómo utilizar esta guía 15 5.1 Antes de la celebración del evento 15 5.2 Durante la celebración del evento 15 5.3 Después de la celebración del evento 15 6 Directrices para la celebración de eventos 17 6.1 Selección de la sede, fecha y horario de la celebración 17 6.2 Organización del programa, logística y gestiones administrativas 20 6.3 Selección de alojamientos 22 6.4 Catering y servicios de restauración 24 6.5 Documentación y cartelería 26 6.6 Actos sociales 28 6.7 Actividades de comunicación 29 6.8 Desmontaje y evaluación final 30 7 Anexos 35 7.1 Servicios y herramientas que ofrece Madrid como sede de eventos más sostenibles 35 7.2 Los sistemas de gestión medioambiental 37 7.3 El comercio justo 38 7.4 Los etiquetados ecológicos 39 7.5 Criterios para la selección de papel 40 8 Tablas de seguimiento y evaluación 41 3 4 foro pro clima madrid Antecedentes 1. Antecedentes La celebración de eventos forma parte de la actividad diaria. Para ser coherentes con la política ambiental de cada institución, también la celebración de conferencias, presentaciones y otros eventos institucionales debería contar con unas directrices específicas que permitan un desarrollo de los mismos lo más sostenible posible. 5 6 foro pro clima madrid Objeto 2. objeto En este documento se propone un conjunto de directrices para integrar la sostenibilidad en la celebración de eventos, siempre desde su triple perspectiva social, ambiental y económica. De forma adicional, la puesta en marcha de esta iniciativa tendrá un efecto demostrativo importante en los participantes de estos eventos y en la sociedad, en general. 7 8 foro pro clima madrid ¿A quién va dirigida esta guía? 3. ¿A QUIÉN VA DIRIGIDA ESTA GUÍA? A todos los actores implicados: organizaciones, proveedores, usuarios... De forma adicional, se considera de especial relevancia que los responsables de la subcontratación de alguno de los aspectos organizativos de un evento institucional (o de la celebración completa) tengan en cuenta las directrices que aquí se detallan. En adelante cualquiera de los receptores arriba mencionados se denominará “el organizador”. 9 10 foro pro clima madrid Estructura de las directrices 4. ESTRUCTURA DE las directrices ➜Actos ➜ sociales: visitas técnicas, culturales, excusiones. TAREAS ORGANIZATIVAS: con el objetivo de facilitar el uso de esta guía, de manera que resulte más familiar para el organizador, se han estructurado los contenidos en función de las principales tareas que se desarrollan en la organización de un evento (el orden en que se presentan las tareas no es necesariamente cronológico): de comunicación: notas de ➜Actividades ➜ prensa, notas internas, difusión del evento y resultados, difusión del carácter sostenible del evento. y evaluación final: actividades ➜Desmontaje ➜ posteriores a la celebración del evento. ➜Selección ➜ de la fecha, sede de la celebración. VECTORES DE SOSTENIBILIDAD: se han identificado los aspectos a tener en cuenta en cada una de las tareas organizativas anteriores: del programa y gestiones ➜Organización ➜ administrativas: selección de ponentes, invitaciones, preparación de la documentación, medios a disposición de ponentes, subcontratación de servicios y asistencia. ➜Movilidad ➜ y accesibilidad ➜Contratación ➜ sostenible ➜Selección ➜ de alojamientos: hoteles, parking, transporte del hotel a la sede de celebración. ➜Residuos ➜ ➜Energía ➜ y reducción de emisiones y servicios de restauración: ➜Catering ➜ pausa-café, comidas y cenas. ➜Aspectos ➜ sociales y culturales y cartelería: programa, ➜Documentación ➜ inscripción, mailing, carteles, adecuación de las salas, regalos, premios y material publicitario asociados al evento. ➜Tecnologías ➜ de la información y la comunicación ➜Agua ➜ 11 12 foro pro clima madrid Cómo utilizar esta guía 5. CóMO UTILIZAR ESTA GUÍA 5.1 Antes de la celebración del evento El organizador consultará esta guía antes de poner en marcha el evento y revisará las directrices propuestas para el desarrollo de cada una de las tareas organizativas, encontrándose con las siguientes situaciones: el organizador y/o difícilmente viables para su puesta en marcha: en este caso es importante ir recabando información sobre la viabilidad de dichas directrices para ponerlas en práctica en futuras ocasiones. ➜Directrices ➜ que ya han sido consideradas en eventos anteriores: en este caso ya se cuenta con la estructura necesaria para continuar con esta práctica y el organizador no tendrá que realizar ninguna tarea adicional. 5.2 Durante la celebración del evento ➜Directrices ➜ que no han sido consideradas anteriormente, pero resultan factibles para el organizador: tratará de integrar estas prácticas en la celebración, con la ayuda de la información anexa. 5.3 Después de la celebración del evento El organizador realizará un seguimiento de la implantación efectiva de las medidas consideradas. El organizador realizará una autoevaluación para conocer el grado de sostenibilidad del evento realizado y posteriormente deberá comunicarlo. En el apartado 6.8 se incluyen directrices relativas al desmontaje y evaluación final del evento. ➜➜Directrices que no han sido consideradas anteriormente y resultan desconocidas para 13 14 foro pro clima madrid Directrices para la celebración de eventos 6. DIRECTRICES PARA LA CELEBRACIÓN DE EVENTOS 6.1 Selección de la sede, fecha y horario de la celebración No siempre existe libertad para la selección de estas variables. Sin embargo, se trata en muchos casos de una de las tareas organizativas con más capacidad de actuación en materia de sostenibilidad. La selección de la sede está asociada al correcto desarrollo de muchas variables ambientales y sociales, como la eficiencia energética, el consumo de agua, la accesibilidad del edificio, etc. También determina, en muchos casos, la elección de otros aspectos asociados, como el catering o la gestión de residuos que se generan. A continuación se presentan las actuaciones propuestas para la integración de criterios de sostenibilidad en la selección de la sede, fecha y horario de celebración: 15 foro pro clima madrid 1. Selección de la sede, fecha y horario de celebración VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ ACCESO EN TRANSPORTE PÚBLICO: sede a la que se pueda acceder en transporte público. Todos los participantes podrán acceder a la sede a través de algún medio de transporte público. En caso de que no sea posible, la organización pondrá a disposición de los participantes e invitados un medio de transporte común (autobús o similar). FACILIDADES PARA MODOS DE TRANSPORTE: puntos de recarga y aparcamiento de bicis. ACCESIBILIDAD DE DISCAPACITADOS: sede donde se han tenido en cuenta criterios de accesibilidad para discapacitados. La sede estará adecuada para que cualquier persona con alguna discapacidad física pueda acceder al lugar de celebración del evento (entrada a la sede, salas, servicios...). COORDINACIÓN CON OTROS EVENTOS: selección de la fecha para aprovechar eventos y maximizar los recursos materiales. CERTIFICADO AMBIENTAL Y/O DE SOSTENIBILIDAD: sede en posesión de certificado ambiental (EMAS o ISO 14001) u otros estándares de gestión ambiental o de sostenibilidad. GESTIÓN DE RESIDUOS: instalación de puntos de recogida selectiva de residuos (papel, orgánico, envases…). 16 Directrices para la celebración de eventos 1. Selección de la sede, fecha y horario de celebración VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ DISPONIBILIDAD DE NUEVAS TECNOLOGÍAS: disponer de medios que permitan establecer conexiones y accesos a Internet, videoconferencias y retransmisiones on line del evento. Existencia de sistemas de programación de climatización que permitan optimizar la temperatura del inmueble (p. ej. que la calefacción se desconecte un poco antes de que termine el evento, para ahorrar energía). Existencia de sistemas automáticos de control de la iluminación que permitan optimizar su uso (p. ej. detectores de presencia en zonas de bajo tránsito o reguladores de intensidad en función de la luz exterior). ENERGÍAS RENOVABLES EN EL EDIFICIO: como energía solar térmica para la producción de agua caliente sanitaria y energía solar fotovoltaica para la producción de energía eléctrica. CLIMATIZACIÓN DE LA SEDE: es recomendable que la calefacción de la sede no supere los 20ºC y el aire acondicionado no se programe a menos de 6ºC de diferencia con la temperatura exterior. USO EFICIENTE DEL AGUA: utilización de medidas de mejora de la eficiencia de agua (en cisternas, grifos, cocinas, etc.). 17 foro pro clima madrid 6.2 Organización del programa, logística y gestiones administrativas La integración de aspectos sostenibles desde el primer momento de la organización del evento es la clave para la consecución de un desarrollo lo más sostenible posible. manual. Este trabajo inicial será puntual, ya que la correcta comprensión de las nuevas variables permitirá una integración sencilla en siguientes eventos. La introducción de aspectos sostenibles en las labores organizativas requerirá de una mayor atención por parte de los organizadores. En este sentido, el organizador se apoyará en las indicaciones del presente A continuación se presentan las actuaciones propuestas para la integración de criterios de sostenibilidad en la organización del programa, la logística del montaje y las gestiones administrativas: 2. Organización del programa, logística y gestiones administrativas VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ INFORMACIÓN SOBRE EL TRANSPORTE PÚBLICO: ofrecer a los asistentes la información más precisa posible sobre los medios de transporte de la ciudad y sobre los trayectos para acceder a la sede del evento, los alojamientos, aeropuerto, estación de tren, etc. Ofrecer bonos de transporte a los asistentes para fomentar el uso del transporte público por la ciudad de Madrid. TRANSPORTE COLECTIVO: facilitar en eventos el traslado en vehículos ecológicos. 18 Directrices para la celebración de eventos 2. Organización del programa, logística y gestiones administrativas VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ PROMOCIÓN DEL EVENTO SIN PAPEL: utilizar páginas web (accesibles para minusválidos) y correo electrónico como medio de comunicación principal del evento. Utilizar el correo electrónico y el teléfono como medio principal para el contacto con los ponentes. Utilizar el Web o el correo electrónico para el registro de invitados y participantes y para el envío o entrega de documentación asociada al evento. Posibilitar la asistencia virtual al evento (p. ej. retransmisiones on line o videoconferencias) para ponentes y asistentes. Utilizar notificaciones móviles para ponerse en contacto con los asistentes (p. ej. encuestas a través del móvil). Utilizar los sistemas de facturación electrónica. CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE APOYO: con riesgo de exclusión social, centros especiales de empleo, adaptar la organización a las posibles necesidades (discapacitados), identificar discapacidades... CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES Y SERVICIOS: aplicar criterios de sostenibilidad en la selección de proveedores y servicios. Por ejemplo, valorando el uso de vehículos de transporte de mercancías que utilicen energías alternativas, la adopción de medidas de minimización de residuos, que dispongan de sistemas de gestión ambiental, etc. 19 foro pro clima madrid 6.3 Selección de alojamientos La selección de alojamientos se realiza de forma coordinada con la selección de la sede del evento que, en muchos casos, puede puede incluso ser la misma (en el caso de que el hotel cuente con instalaciones a tal efecto). En otros casos, la coordinación entre ambos será fundamental para evitar traslados innecesarios. Todos los aspectos relacionados con la gestión ambiental del alojamiento, pueden ser respondidos por el responsable de medio ambiente del alojamiento. En muchos casos, no existe una persona específica dedicada exclusivamente a responsabilidades ambientales pero, en su defecto, al menos existe el conocimiento entre los responsables de la persona que las asume. A continuación se presentan las actuaciones propuestas para integrar aspectos de sostenibilidad en la selección de alojamientos: 3. Selección de alojamientos VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ ACCESO EN TRANSPORTE PÚBLICO: selección de alojamientos que puedan ser accesibles a través del transporte público y con una buena comunicación con otros medios de transporte (aeropuerto, estación de tren, estación de autobuses, etc.). FACILIDADES PARA MODOS DE TRANSPORTE ALTERNATIVOS: puntos de recarga para vehículos eléctricos y aparcamiento de bicis. COORDINACIÓN CON LA ELECCIÓN DE LA SEDE DEL EVENTO: de manera que exista cercanía entre ambas para poder ir a pie o estén bien comunicadas por transporte público. 20 Directrices para la celebración de eventos 3. Selección de alojamientos VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ ACCESIBILIDAD DE DISCAPACITADOS: alojamiento donde se han tenido en cuenta criterios de accesibilidad para discapacitados. CERTIFICADO DE GESTIÓN AMBIENTAL Y/O DE SOSTENIBILIDAD DEL ALOJAMIENTO: alojamiento en posesión de certificado ambiental (EMAS o ISO 14001) u otros estándares de gestión ambiental o de sostenibilidad reconocidos. GESTIÓN DE RESIDUOS: recogida selectiva de residuos (papel, orgánico, envases…). USO EFICIENTE DEL AGUA: utilización de medidas de mejora de la eficiencia de agua (en cisternas, grifos, cocinas, etc.). EFICIENCIA ENERGÉTICA: edificios con consideraciones bioclimáticas, correcta climatización, aislamientos, utilización de energías renovables, bombillas de bajo consumo, etc. 21 foro pro clima madrid 6.4 Catering y servicios de restauración La contratación de servicios de catering y restauración es habitual en todo tipo de eventos. Según la duración del evento, los servicios contratados variarán: cafés, almuerzos de trabajo, cócteles, comidas, cenas, etc. Pero además de la calidad del servicio contratado existen otras variables que harán de estos servicios un catering más sostenible, en función de los productos elegidos y de su procedencia. De forma adicional, la incorporación de productos de comercio justo (el consumo de café, té y zumos) es cada vez más habitual. Así mismo, los productos de origen orgánico o biológico ofrecen al consumidor un valor añadido, por su naturalidad. La selección de estos productos debe ir acompañada de una correcta difusión de la naturaleza de los mismos para conseguir el efecto demostrativo necesario y un impulso importante para estos mercados. La selección de productos de temporada es una buena elección para evitar su transporte desde otras regiones o países y para eludir procesos de conservación adicionales. De la misma manera, la elección de productos regionales minimiza los periodos de conservación y el transporte de productos. A continuación se presentan las actuaciones propuestas para integrar aspectos de sostenibilidad en la selección del catering y los servicios de restauración: 4. Catering y servicios de restauración VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ PRODUCTOS REGIONALES: selección de productos originales de la región en la que se celebra el evento, evitando transporte innecesario de productos. 22 Directrices para la celebración de eventos 4. Catering y servicios de restauración VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ PRODUCTOS DE TEMPORADA: selección de fruta y verdura propia de la temporada en que se celebra el evento. PRODUCTOS ECOLÓGICOS: introducción de productos procedentes de agricultura ecológica. COMERCIO JUSTO: selección de productos procedentes de comercio justo. REDUCCIÓN DE ENVASES DE AGUA: debe priorizarse el empleo de jarras con agua del grifo. Evitar en la medida de lo posible el empleo de botellas de pequeña capacidad para uso individual. DECORACIÓN: utilización de elementos decorativos reutilizables (planta viva, flores secas, frutas…). RESIDUOS: separación selectiva de los residuos producidos durante el evento (plásticos, materia orgánica, vidrio, papel, latas y bricks). SERVICIO: utilización de manteles, servilletas, vasos, cubiertos lavables y/o degradables o reutilizables (evitar los materiales de un solo uso). 23 foro pro clima madrid 6.5 Documentación y cartelería para actos análogos (evitando especificar la fecha del acto o las características específicas del mismo). Todos los eventos tienen, como característica común, un importante consumo de papel y cartón para la presentación de documentación e información relacionada con el evento, material publicitario, obsequios y actividades de decoración y señalización de la sala donde se celebra el evento. La entrega de regalos también puede ajustarse a estos mismos criterios: utilizar materiales reciclados y reciclables, que puedan ser reutilizables, incluso, para otros eventos análogos, en caso de que sobren. La entrega de obsequios también deja margen a la creatividad, incluso no tienen porqué ser regalos materiales, como pueden ser entradas para museos, teatros o conciertos. La máxima prioridad, en este sentido, sería el aprovechamiento de las nuevas tecnologías con el objeto de minimizar la utilización del papel y conseguir la máxima reutilización de los materiales consumidos, así como el uso de materiales reciclados. A continuación se presentan las actuaciones propuestas para integrar aspectos de sostenibilidad en el desarrollo de documentación y cartelería: Para conseguir minimizar el papel, deberán utilizarse otros medios que permitan difundir la información, a través de correos electrónicos con documentos adjuntos o reparto de CDs o USBs durante la celebración del evento. La reutilización de materiales se puede aplicar a distintos elementos como la cartelería o las señalizaciones. La estandarización de la información ofrecida permitirá reutilizarlos 24 Directrices para la celebración de eventos 5. Documentación y cartelería VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ INFORMACIÓN ELECTRÓNICA: como primera opción antes del papel, envío de documentos por mensaje electrónico, reparto de CDs y USBs durante el evento o página web con acceso a los documentos. IMÁGENES PROYECTADAS: que sustituyan a la cartelería convencional para decorar la sala y ofrecer información. PAPEL RECICLADO: o en su defecto papel certificado siempre que no exista otro formato que permita minimizar la utilización del papel. REGALOS SOSTENIBLES: que fomenten las prácticas de sostenibilidad recogidas en esta guía. EVITAR TINTADOS: en todos los materiales, ofreciendo materiales naturales. En el caso del papel, no realizar impresiones en negativo (letra blanca sobre oscuro). CARTELERÍA ESTÁNDAR Y TARJETAS DE IDENTIFICACIÓN: para poder reutilizarla en otros actos (evitando especificar la fecha o el lugar del acto, cuando se van a celebrar otras presentaciones parecidas). 25 foro pro clima madrid 6.6 Actos sociales Los actos sociales son todas aquellas actividades paralelas a las propias del evento y que también deberán integrar los aspectos de sostenibilidad aquí comentados. Los actos sociales pueden ser actividades de ocio, culturales, visitas a proyectos específicos, excursiones, etc. La visita a proyectos sociales o ambientales puede ser una buena elección. Es el caso de visitas a centros de educación o interpretación ambiental, talleres para niños, etc. De forma adicional, se promocionará el uso del transporte público para acudir a estas actividades o se ofrecerá un medio de transporte colectivo para el traslado conjunto de todos los invitados. En muchos casos, esta integración ambiental es más fácil que la del propio evento, gracias a la libertad existente en el desarrollo de actos sociales. A continuación se presentan las actuaciones propuestas para integrar aspectos de sostenibilidad en el desarrollo de actos sociales: Como punto de partida, la propia elección del acto social puede tener un carácter sostenible si se promociona la propia región con actividades culturales de la Ciudad: centros culturales, museos, observaciones astronómicas, exposiciones, ferias, recitales, conciertos… 6. Actos sociales VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ TRANSPORTE PÚBLICO: para el traslado a los actos sociales. En su defecto, transporte colectivo para el traslado, preferentemente con vehículos de combustibles limpios. 26 Directrices para la celebración de eventos 6. Actos sociales VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ ACTIVIDADES MEDIOAMBIENTALES: actividades y visitas a parques y espacios verdes. 6.7 Actividades de comunicación Uno de los principales objetivos de esta iniciativa de integración de sostenibilidad en eventos es la consecución de un efecto demostrativo aplicable a otras actividades. Para su consecución resulta necesario llevar a cabo una importante labor de comunicación y difusión, preferentemente con la utilización de medios electrónicos. Adicionalmente, se pueden incorporar medidas con una importante capacidad de difusión durante el evento, como es el caso de la compensación de las emisiones de CO2 producidas por la celebración del evento. La información se comunicará tanto a los asistentes como a la prensa, con comunicados específicos. Se trata de comunicar todas las actuaciones de carácter sostenible integradas en el evento, o al menos las más remarcadas o novedosas, así como transmitir estas medidas a los proveedores. A continuación se presentan las actuaciones propuestas para integrar aspectos de sostenibilidad en el desarrollo de actividades de comunicación: 27 foro pro clima madrid 7. Actividades de comunicación VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ PRESENTACIÓN: información de la iniciativa de integración de aspectos sostenibles en el evento durante la presentación o introducción del mismo. En la documentación deben incluirse consejos y mensajes dirigidos a los participantes a fin de promover buenas prácticas durante el evento. COMPENSACIÓN DE EMISIONES: contabilización de las emisiones de gases de efecto invernadero producidas por la celebración del evento para su compensación mediante la compra de certificados de emisión. Comunicación de la iniciativa. DOCUMENTACIÓN/INFORMACIÓN: informar a todos los participantes del evento de los resultados obtenidos así como a los invitados, ponentes, colaboradores, patrocinadores, subcontratistas, utilizando el correo o boletín electrónico o página web. COMUNICADO DE PRENSA: traslado a la prensa de la información resumida de la iniciativa de sostenibilidad en eventos y de los resultados obtenidos en el evento que se está celebrando. 6.8 Desmontaje y evaluación final desde el punto de vista ambiental, la fase post-evento es tan importante como la planificación y celebración. De hecho la fase de desmontaje es, en muchos casos, la etapa más delicada y en la que se produce una Una vez celebrado el evento es frecuente que se produzca una “relajación” en las labores de gestión y control. Sin embargo, 28 Directrices para la celebración de eventos mayor cantidad de residuos. Es también momento de recopilar todos los datos e información y contrastar las estimaciones que se realizaron en la fase de planificación. La comunicación de resultados y la discusión y análisis de los mismos de cara a mejorar en futuras ediciones son, a su vez, ejercicios fundamentales que deben llevarse a cabo al finalizar el evento. A continuación se presentan las actuaciones propuestas para la integración de criterios de sostenibilidad en el desmontaje y evaluación final: 8. Desmontaje y evaluación final VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ CÁLCULO DE EMISIONES REALES DEL EVENTO: es preciso ajustar las estimaciones con los datos reales para calcular de forma más exacta las emisiones asociadas al evento y concretar en consecuencia la propuesta de compensación. REUTILIZACIÓN DE MATERIALES: debe fomentarse la reutilización de los materiales decorativos y expositivos. En el caso de empleo de plantas, se debe organizar su retirada de forma que permita un uso posterior. Deben recuperarse los materiales gráficos distribuidos como documentación. GESTIÓN DE LOS RESIDUOS GENERADOS EN DESMONTAJES: en esta etapa también es importante realizar la separación de origen para valorizar todos los residuos producidos y realizar un cálculo de las cantidades recogidas. 29 foro pro clima madrid 8. Desmontaje y evaluación final VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ SEGUIMIENTO DE LOS MEDIOS DE TRANSPORTE UTILIZADOS: es importante evaluar el éxito en cuanto a la utilización del transporte público o colectivo, vehículos eléctricos, bicicletas, etc. PUBLICACIÓN DE LAS PRESENTACIONES Y PONENCIAS: distribuir por medios electrónicos a todos los participantes las presentaciones realizadas en el evento, si procede o incluirlas en la página web del evento. INFORMACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN DE LAS MEDIDAS: es conveniente remitir el informe de autoevaluación de las medidas de sostenibilidad a los distintos agentes implicados en el evento y recabar la opinión de los mismos. De este modo se contribuye a la sensibilización de los diferentes colectivos y se favorece la mejora de futuras ediciones. Elaborar una memoria de sostenibilidad del evento y difundirla a través de medios electrónicos (correos electrónicos y web). 30 Directrices para la celebración de eventos 31 32 foro pro clima madrid Anexos 7. anexos 7.1 Servicios y herramientas que ofrece Madrid como sede de eventos más sostenibles La ciudad de Madrid quiere convertirse en un referente como ciudad anfitriona de eventos comprometidos con la sostenibilidad y para ello pone a disposición de los organizadores una serie de servicios y herramientas que facilitan la incorporación de medidas en los distintos vectores de sostenibilidad. 33 foro pro clima madrid Movilidad y accesibilidad: El Consorcio Regional de Transportes ofrece descuentos en distintos títulos de transporte urbano e interurbano para los participantes de eventos celebrados en la Comunidad de Madrid. Más información y formatos de solicitud en: www. ctm-madrid.es. La solicitud puede realizarse a través de la web municipal www.munimadrid.es/medioambiente. Para aclarar dudas y realizar labores de información y sensibilización el Ayuntamiento de Madrid dispone de una guía del reciclaje que puede descargarse a través de la web municipal: www.munimadrid.es/reciclaje. Contratación sostenible: El Ayuntamiento de Madrid ha elaborado un “Código de Buenas Prácticas Ambientales en Materia de Contratación Local” que, si bien está concebida para la realización de contratos por parte de la administración municipal, aporta interesante información para todos aquellos responsables de las tareas de contratación y compras. El Código puede descargarse de la dirección de Internet: www.munimadrid.es/ medioambiente. Cálculo y compensación de emisiones: El Ayuntamiento de Madrid ha desarrollado una herramienta de cálculo de emisiones de gases de efecto invernadero específica para su uso en eventos. Esta aplicación informática está a disposición de todos los organizadores de eventos. Se puede solicitar más información en la siguiente dirección de correo electrónico: analisisambiental@ munimadrid.es <mailto:analisisambiental@ munimadrid.es> Residuos: El Ayuntamiento de Madrid dispone de un sistema de recogida selectiva de residuos (envases, papel/cartón, vidrio y restos). Los organizadores de eventos pueden solicitar de forma gratuita la colocación y recogida de contenedores adicionales. Actos sociales y culturales: El Patronato Municipal de Turismo organiza numerosas actividades de carácter cultural que pueden resultar atractivas para los participantes de un evento. Además, el Área de Medio Ambiente 34 Anexos 7.2 Los sistemas de gestión medioambiental ofrece un programa de visitas guiadas, talleres e itinerarios interpretativos con contenido ambiental dirigido a grupos y público en general. Se puede consultar en la web del Patronato Municipal de Turismo: http://www.esmadrid. com/es/portal.do o consultar la oferta de actividades ambientales en www.munimadrid. es/medioambiente. En la actualidad, las organizaciones tienen responsabilidades que a menudo van más allá de los aspectos puramente económicos. Tienen que tener en cuenta también el impacto social y medioambiental de sus actividades. La calidad de la actuación medioambiental, aspecto que antes se veía como un coste externo, se está convirtiendo rápidamente en parte integrante de las preocupaciones económicas de las organizaciones. Los sistemas de gestión medioambiental son instrumentos que permiten la mejora continua del comportamiento medioambiental de todos los tipos de organizaciones. Voluntariado Ambiental: El programa “Voluntarios por Madrid” cuenta con voluntarios formados específicamente en aspectos medioambientales que pueden desarrollar una importante labor en actividades de animación y sensibilización para fomentar las buenas prácticas ambientales en un evento. Página web: http://www.voluntariospormadrid.org/. ¿Qué son el EMAS y la ISO 14001? A medida que los problemas medioambientales se hacen más complejos y numerosos, tienen que gestionarse de manera diferente. Por eso, es vital un planteamiento sistemático. El sistema europeo de gestión y auditoría medioambientales (Eco- Management and Audit Scheme [EMAS]) es un mecanismo voluntario destinado a las organizaciones que deseen evaluar, gestionar y mejorar su com- Sistemas de gestión ambiental: El órgano competente en la Comunidad de Madrid para la aplicación y la gestión de EMAS es la Consejería de Medio Ambiente de la Comunidad de Madrid, que lleva un registro actualizado de los EMAS en la región y ofrece información y asesoramiento. 35 foro pro clima madrid portamiento en materia medioambiental. Este sistema se puso en marcha en abril de 1995. valores éticos que abarcan aspectos tanto sociales como ecológicos. La Unión Europea ha reconocido que la norma internacional para los sistemas de gestión medioambiental EN/ISO 14001 puede constituir una etapa previa a EMAS. La adopción de ISO 14001 como elemento del sistema de gestión medioambiental EMAS permitirá a las organizaciones pasar de la norma ISO 14001 a EMAS sin duplicar esfuerzos. El Comercio Justo fomenta: productivas saludables, uti➜Condiciones ➜ lizando productos naturales e inocuos y métodos de trabajo saludables. ➜La ➜ estructura cooperativa y la producción agrícola de pequeños productores en contraposición a los monocultivos controlados por unas cuentas empresas. ➜La ➜ conservación de la biodiversidad a través del aprovechamiento sostenible de los recursos locales y la utilización de variedades autóctonas. ➜La ➜ máxima transformación posible de las materias primas dentro de la zona de producción. ➜Las ➜ relaciones comerciales más directas, evitando grandes derroches de combustible y transporte. ➜Que ➜ las primas sociales se deriven a mejoras sociales y medioambientales. ➜La ➜ educación para el consumo responsable. Sin embargo, EMAS va más allá de ISO 14001 en muchos aspectos. Las organizaciones que participan en EMAS también tienen que cumplir otros requisitos de actuación, transparencia y credibilidad. Más información: http://ec.europa.eu/environment/emas/index_en.htm. 7.3 El Comercio Justo El comercio justo es una alternativa al comercio tradicional. Frente a los criterios económicos de este último tiene en cuenta, además, Coordinadora estatal de Comercio Justo: www. comerciojusto.org. 36 Anexos 7.4 Los etiquetados ecológicos Se denominan ecoetiquetas o etiquetados ecológicos a las certificaciones de terceros por las que el consumidor tiene la certeza de qué producto o servicio ha sido evaluado durante su ciclo de vida y controlado por un organismo independiente, que certifica que cumple los requisitos ambientales exigidos. Existen numerosos ejemplos de sistemas de etiquetado ecológicos de ámbito europeo, nacional y regional. A título de ejemplo se describen a continuación las principales características del etiquetado europeo. ➜ Bombillas ➜ Colchones ➜ Papel (excepto de periódico, termosensible personales ti q y portátiles ➜ Lubricantes ct o ➜ Neveras y congeladores o pea Produ eur ➜ Detergentes para oe ta ➜ Detergentes lavavajillas a mano a ➜ Ordenadores ue doméstica y de sanitarios ➜ Detergentes para ropa ar sp o sin carbono) ➜ Productos de limpieza lo s que existe ec equipos de lavavajillas ➜ Fertilizantes ➜ Televisores ➜ Ropa y textiles ➜ Papel tisú ➜ Equipos de (higiénico, de cocina, lavavajillas pañuelos...) ➜ Lavadoras ➜ Alojamientos turísticos ➜ Calzado ➜ Aspiradoras ➜ Pavimentos (terrazo, ➜ Muebles adoquines, cerámicos...) (en desarrollo) ➜ Pinturas y barnices ➜ Papel impreso de interior (en desarrollo) Productos para los que existe Ecoetiqueta 37 Catálogo de la etiqueta ecológica europea (todos los productos con etiquetado ecológico europeo): http://blauer-engel.de/en/ blauer_engel/index.php foro pro clima madrid 7.5 Criterios para la selección de papel La priorización desde el punto de vista de la sostenibilidad es la siguiente: Primero. Papel reciclado certificado con los sellos: Angel Azul, Cisne Blanco, FSC 100% reciclado, o equivalente (todos al mismo nivel). Segundo. Papel compuesto de papel reciclado y fibras vírgenes que sean procedentes de madera certificada FSC, PEFC o equivalente, y que haya sido obtenido con un proceso limpio de producción. Sistema Comunitario de Etiqueta Ecológica Creada en 1992, constituye un sistema de certificación único, cuyo objetivo es ayudar a los consumidores europeos a identificar los productos y servicios más ecológicos y respetuosos con el medio (a excepción de los productos alimenticios y medicamentos). Su símbolo es una flor que identifica los productos y proporciona una información simple y precisa al consumidor. Todos los productos que llevan la flor han sido verificados por organismos independientes que garantizan el cumplimiento de criterios estrictos relativos al medio ambiente y a las prestaciones del producto. Tercero. Papel compuesto únicamente de fibras vírgenes que sean procedentes de madera certificada conforme a las normas FSC, PEFC o equivalente, y que haya sido obtenido con un proceso limpio de producción. 38 Anexos Sistema de Gestión Forestal Sostenible (PEFC): http://www.pefc.es/ Forest Stewardship Council o Consejo de Administración Forestal, de certificación de gestión sostenible forestal. http://www.fsc-spain.org/ Ángel Azul, etiquetado alemán para todo tipo de productos, que se encuentra en España, especialmente en el papel reciclado: http://blauer-engel.de/en/blauer_engel/index.php Cisne Blanco. 39 40 foro pro clima madrid TABLAS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN 8. TABLAS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN 1. Selección de la sede, fecha y horario de la celebración VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ ACCESO EN TRANSPORTE PÚBLICO FACILIDADES PARA MODOS DE TRANSPORTE ACCESIBILIDAD DE DISCAPACITADOS COORDINACIÓN CON OTROS EVENTOS CERTIFICADO AMBIENTAL Y/O DE SOSTENIBILIDAD GESTIÓN DE RESIDUOS DISPONIBILIDAD DE NUEVAS TECNOLOGÍAS ENERGÍAS RENOVABLES EN EL EDIFICIO CLIMATIZACIÓN DE LA SEDE USO EFICIENTE DEL AGUA RESULTADOS SI NO PARCIALMENTE 41 CUMPLIMIENTO INICIAL SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE CUMPLIMIENTO FINAL SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE foro pro clima madrid 2. Organización del programa, logística y gestiones administrativas CUMPLIMIENTO INICIAL CUMPLIMIENTO FINAL INFORMACIÓN SOBRE TRANSPORTE PÚBLICO SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE TRANSPORTE COLECTIVO SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE PROMOCIÓN DEL EVENTO SIN PAPEL SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE APOYO CON RIESGO DE EXCLUSIÓN SOCIAL SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ RESULTADOS SI NO PARCIALMENTE 42 TABLAS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN 3. Selección de alojamientos VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ ACCESO EN TRANSPORTE PÚBLICO COORDINACIÓN CON LA ELECCIÓN DE LA SEDE DEL EVENTO FACILIDADES PARA MODOS DE TRANSPORTE ALTERNATIVOS ACCESIBILIDAD DE DISCAPACITADOS. CERTIFICADOS DE GESTIÓN AMBIENTAL Y/O DE SOSTENIBILIDAD DEL ALOJAMIENTO ECOETIQUETADOS GESTIÓN DE RESIDUOS USO EFICIENTE DEL AGUA EFICIENCIA ENERGÉTICA RESULTADOS SI NO PARCIALMENTE 43 CUMPLIMIENTO INICIAL CUMPLIMIENTO FINAL SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE foro pro clima madrid 4. Catering y servicios de restauración VECTOR AMBIENTAL CUMPLIMIENTO INICIAL CUMPLIMIENTO FINAL PRODUCTOS REGIONALES SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE PRODUCTOS DE TEMPORADA SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE PRODUCTOS ECOLÓGICOS SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE COMERCIO JUSTO SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE REDUCCIÓN DE ENVASES DE AGUA SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE DECORACIÓN SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE RESIDUOS SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SERVICIO SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE DIRECTRIZ RESULTADOS SI NO PARCIALMENTE 44 TABLAS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN 5. Documentación y cartelería VECTOR AMBIENTAL CUMPLIMIENTO INICIAL CUMPLIMIENTO FINAL INFORMACIÓN SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE IMÁGENES PROYECTADAS SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE PAPEL SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE REGALOS SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE EVITAR TINTADOS SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE CARTELERÍA ESTÁNDAR Y TARJETAS DE IDENTIFICACIÓN SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE DIRECTRIZ RESULTADOS SI NO PARCIALMENTE 45 foro pro clima madrid 6. Actos sociales VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ TRANSPORTE PÚBLICO ACTIVIDADES MEDIOAMBIENTALES RESULTADOS SI NO SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE 7. Actividades de comunicación VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ PRESENTACIÓN COMPENSACIÓN DE EMISIONES DOCUMENTACIÓN/INFORMACIÓN COMUNICADO DE PRENSA RESULTADOS SI NO PARCIALMENTE 46 TABLAS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN 8. Desmontaje y evaluación final VECTOR AMBIENTAL DIRECTRIZ CÁLCULO DE EMISIONES REALES DEL EVENTO REUTILIZACIÓN DE MATERIALES GESTIÓN DE LOS RESIDUOS GENERADOS EN DESMONTAJES SEGUIMIENTO DE LOS MEDIOS DE TRANSPORTE UTILIZADOS PUBLICACIÓN DE LAS PRESENTACIONES Y PONENCIAS INFORMACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN DE LAS MEDIDAS RESULTADOS SI NO PARCIALMENTE 47 SI NO SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE SI NO PARCIALMENTE 48 11 Cubierta V11.indd 2 27/05/10 11:37 PARA LA DIRECTRICES CELEBRACIÓN DE EVENTOS SOSTENIBLES foro pro clima DIRECTRICES PARA LA madrid CELEBRACIÓN DE EVENTOS SOSTENIBLES foro pro clima madrid 11 Cubierta V11.indd 1 27/05/10 11:37