SOCINFO: Seminario “TIC en la Modernización de la Justicia (IX)” Expediente Judicial Electrónico José Luis Hernández Carrión Subdirector General Adjunto de Nuevas Tecnologías de la Justicia S Secretaría G General de la Administración de Justicia Ministerio de Justicia Madrid, 12 de marzo de 2013 Índice A Introducción B Expediente Judicial Electrónico C Nuevo Servicio de Digitalización y Catalogación D g de Expedientes Electrónicos Cargador E Presentación Telemática de Escritos: LexNet F Arquitectura modular 2 A Introducción 3 A INTRODUCCIÓN El Plan de Acción de la Secretaría General de la Administración de Justicia 2012-2014 contempla líneas estratégicas clave para la modernización TIC de la Justicia… 1 Programa 1: Organización de la actividad judicial 2 Programa g 2: Infraestructura tecnológica g y servicios de la actividad jjudicial 3 Programa 3: Cooperación entre servicios de la actividad judicial 4 Programa 4: Procedimientos de gestión de la Administración de Justicia 4 A INTRODUCCIÓN … y si nos centramos en el “Programa Programa 2: Infraestructura tecnológica y servicios de la actividad judicial”, aparecen dos proyectos directamente relacionados con el Expediente Judicial Electrónico: 1 Estabilización del Expediente p judicial j electrónico en la AN: Estabilización del sistema a corto plazo y, a medio/largo plazo, la evolución desde la situación actual a una solución que solvente las deficiencias existentes y se constituya en una opción p y escalable, sin p perjuicio j de una simplificación p robusta, funcionalmente completa desde el modelo actual. 2 Nuevo sistema de gestión procesal: a. Actualizar y modernizar la plataforma hardware y software del actual Sistema de Gestión Procesal (MINERVA) (MINERVA), con mayor calidad calidad, así como la disponibilidad de una nueva arquitectura y recursos técnicos actualizados que mejoren el rendimiento (Proyecto MIGCENMIN). b. Definir b D fi i un nuevo modelo d l d de explotación l t ió para llograr una mayor eficacia fi i y eficiencia de gestión del Sistema, mediante la centralización de recursos e información, como paso previo a la definición e implantación de un Nuevo Sistema de Gestión Procesal (Proyecto de Centralización) Centralización). 5 B Expediente Judicial Electrónico (EJE) 6 B EJE: DESCRIPCIÓN El EJE sustituye el tradicional legajo por su equivalente en formato digital en un proceso de transformación del documento físico Funcionalidades principales 1 Incorpora toda la documentación vigente, digitalizándola si es necesario. 2 Mantiene actualizada la documentación íntegra de cada expediente. 3 Permite consultar y acceder a toda la información judicial en el expediente. 4 Clasifica y cataloga la información. 5 Incorpora la firma electrónica. 6 Se interconecta con LexNet, LexNet con el sistema de gestión procesal y con todo el conjunto de sistemas informáticos judiciales. 7 B EJE: DESCRIPCIÓN El proceso de transformación del documento físico es el siguiente Recepción Registro de Entrada y Catalogar 1 Los documentos en papel o en formato electrónico se reciben y se validan 2 Se obtiene una copia electrónica (si es necesario) y las copias físicas se almacenan. 3 Registro Se realiza un análisis del tipo de documento y se clasifica según el tipo de procedimiento judicial Entrada en registro Digitalizar y archivar digitalización Catalogar Archivar Registrar Visor de expediente File Repository Peticiones y Navegación por expedientes envíos Tramitación Portafirmas Visor de expediente Tramitar 4 Un visor de expedientes permite buscar y visualizar el expediente electrónico. El documento se tramita según el tipo de procedimiento judicial. Firma electrónica Firma 5 Los documentos se firman con firma electrónica. 8 B EJE: IMPACTO Conseguir los objetivos del proyecto ha supuesto muchos cambios a nivel organizativo i ti y tecnológico t ló i Objetivos El principal cambio producido ha sido CULTURAL Cambios Organizativos Creación de una nueva Oficina de Registro y Reparto centralizada. Creación de un Servicio de Digitalización. Establecimiento de protocolos organizativos adecuados a la nueva forma de trabajo. Dotación de recursos técnicos y personales. Cambios Tecnológicos Implantación de un gestor documental y sistema para explotar el expediente documental. Interconexión con los sistemas actuales: Minerva: gestión procesal. LexNET: L NET sistema i d de presentación ió d de escritos y demandas, y realización de notificaciones. Establecimiento de medidas de seguridad, como el control de acceso a los documentos y la firma electrónica. 9 B EJE: RESULTADOS L experiencia La i i muestra t ell potencial t i l del d l Expediente E di t Judicial J di i l Electrónico… El t ó i Potencial demostrado en la Administración Cifras de uso Más eficiencia, se optimiza el uso de los recursos físicos: costes de papel y costes de desplazamientos 1 35 millones de páginas digitalizadas y catalogadas en la actualidad. Más agilidad: la reducción del tiempo de recepción del Expediente permite tramitar y dar una respuesta más rápida 2 Crecimiento exponencial: cada año se duplica el número de expedientes archivados de forma digital. Mayor seguridad: autenticación electrónica Sostenibilidad: la reducción del papel contribuye a lograr una Justicia económica y ecológicamente sostenible. Interoperabilidad: la tecnología favorece el intercambio de la comunicación entre los órganos judiciales y otras instituciones implicadas en la Justicia. B Basado d en normas internacionales i t i l - ISO 23081-1:2008, ISO 23018-2:2008. - Estándar DublinCoreMetadata. - Estándar PREMIS.. 10 B EJE: LECCIONES APRENDIDAS …y y también la necesidad de evolución hacia un Sistema Integrado de Justicia Lecciones aprendidas que obligan a mejorar… mejorar 1 El volumen de documentación a digitalizar y catalogar supone un importante gasto económico. Implantar p una forma de trabajo j más automatizada. Incorporar de forma telemática los Expedientes p Administrativos en el Expediente Judicial Avanzar en la presentación de escritos telemáticos 2 La complejidad p j y falta de modularidad del modelo adoptado, dificultan su crecimiento a escala e interoperabilidad Definir una arquitectura q modular q que siente las bases del Sistema Integrado de Justicia. …que que simplifique y aporte más eficiencia al proceso judicial 11 B EJE: EVOLUCIÓN Estas mejoras se están abordando mediante un conjunto de acciones t tecnológicas ló i que deberán d b á converger Proyectos en curso Nuevo S N Servicio i i d de Digitalización y Catalogación Q haga Que h posible ibl una fforma d de ttrabajo b j más á automatizada, t ti d sostenible y con capacidad de adaptación a las necesidades de la Administración. Cargador de Expedientes Que permita Q it a las l AAPP la l presentación t ió telemática t l áti d de Expedientes a la Audiencia Nacional en el contexto de procedimientos judiciales de orden contencioso administrativo. Potenciar la presentación de escritos vía LexNet Que permita la presentación telemática de escritos (mero trámite e iniciadores en distintas fases) Definición de una arquitectura modular Que siente las bases del Sistema Integrado de Justicia e incluya la creación de una nueva tramitación procesal que integre el Expediente Judicial Electrónico de forma nativa y completa. Sistema Integrado de Justicia …porque con pequeños pasos se construye algo grande 12 B EJE: EVOLUCIÓN Y con todos los colectivos presentes… • Acceso Electrónico a trámites • Documentos y expedientes electrónicos • Acceso Electrónico a trámites • ¿Cómo va lo mío? PROFESIONALE S CIUDADANOS AAPP ÓRGANOS JUDICIALES • Interoperabilidad: intercambio de expedientes judiciales y administrativos • Documentos y expedientes electrónicos • • • • • • Usable Diseño mejorado Sencillo Completo Eficacia y eficiencia Interoperable 13 B EJE: EVOLUCIÓN Contando con sus servicios ofrecidos a través del Portal de la Administración de Justicia… 14 C Nuevo Servicio Digitalización y Catalogación 15 C NUEVO SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN Y CATALOGACIÓN Modelo de prestación de servicios orientado a la sostenibilidad, a la eficiencia en el uso de los recursos, a la l escalabilidad l bilid d a otros t órganos ó judiciales j di i l y a proporcionar i garantía tí d de seguridad id d y calidad que permitan reducir al mínimo la entrada de documentación en papel. Características de nuevo modelo 1 Digitalización in-situ por edificio judicial 2 Catalogación centralizada en el Centro de Catalogación. 3 Elasticidad de la capacidad productiva que permite ajustar el servicio en función de las necesidades 4 L Logro El Servicio actual está en funcionamiento en la Sala de lo Social y Juzgados Centrales de lo contencioso-administrativo de la AN, y se está en fase de transición al Nuevo Modelo de Servicio. Distintas alternativas p para la implantación p del EJE en un nuevo órgano judicial. Servicios selectivos prestados a demanda. El futuro Modelo de calidad integrado en el sistema productivo. El grueso de la documentación entrará en electrónico. Solo será necesario digitalizar una parte mínima y el servicio podrá ser asumido por los propios funcionarios. 5 6 El servicio i i se adapta d t a las l necesidades id d de d la l Administración Ad i i t ió evitando it d costes t innecesarios 16 D Cargador de Expedientes Electrónicos 17 D CARGADOR Implantación de una solución informática que permita a las Administraciones Públicas la presentación t ió ttelemática l áti d de llos E Expedientes di t Ad Administrativos i i t ti requeridos id por lla A Audiencia di i Nacional en el contexto de procedimientos judiciales de orden contencioso-administrativo. Principales funcionalidades 1 Gestionar remisiones de los expedientes administrativos desde los distintos organismos de la Administración hacia los Órganos Judiciales. 2 Solicitar expedientes administrativos a los distintos L Logro Sistema de presentación telemática de Expedientes Administrativos implantado en la Dirección Gral. de Instituciones Penitenciaria y en la Sub-dirección Gral. de Recursos del Ministerio del Interior, y AN Ministerios de la Administración Pública Pública. 3 Crear, cerrar y/o reasignar remisiones de expedientes dentro del mismo Órgano. 4 Subir documentos pertenecientes a un expediente administrativo en diferentes plazos de tiempo, y por distintos usuarios. usuarios 5 Consultar en función de diferentes criterios las estadística de remisiones realizadas. El futuro Sistema implantado en las Administraciones Públicas e integrado con sistemas informáticos externos utilizando los servicios de interoperabilidad mediante WS y basado en ENI 100%. Reduce los costes de gestión y traslado de expedientes físicos a la vez que reduce la carga de trabajo en el Registro de entrada de la AN. 18 E Presentación Telemática de Escritos: LexNet 19 E LEXNET: PRESENTACIÓN TELEMATICA ESCRITOS LexNet es una plataforma que permite el intercambio seguro de todo tipo de comunicaciones procesales l entre llos Ó Órganos JJudiciales di i l y llos operadores d jjudiciales. di i l L Las comunicaciones i i se pueden realizar en ambos sentidos (notificaciones y escritos), generando acuses de recibo firmados electrónicamente cuando así proceda. Principales funcionalidades 1 Intercambio seguro de información. 2 Uso de firma electrónica reconocida 3 Acceso vía web 4 Funcionamiento 24x7 5 Apariencia similar a un n correo web eb Logro Plataforma implantada en todo el territorio nacional exceptuando Navarra, nacional, Navarra Cantabria y País Vasco Notificaciones Practicadas El futuro 40.000.000 30.000.000 20.000.000 Proyectado 10.000.000 Real 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Servicio S i i d de P Presentación t ió d de E Escritos it a ttravés é d de LexNet implantado en la AN Servicios LexNet actuales ampliados, y con nuevos colectivos incorporados incorporados. Un entorno único de intercomunicación Judicial. Aporta las garantías de seguridad necesarias para realizar el intercambio de comunicaciones 20 F Arquitectura Modular 21 F ARQUITECTURA MODULAR La visión del Sistema Integrado de Justicia (SIJ) es crear un nuevo Sistema de Gestión Procesal, construido de forma modular y colaborativa que integre en su arquitectura el Expediente Judicial Electrónico de forma nativa y completa. 22 F ARQUITECTURA MODULAR Con una completa definición de normativa y políticas e soporte, así como sustentado en la legislación aplicable y accesible a sus servicios a través del Portal de la Administración de Justicia. 23 ¡¡Gracias p por su atención! José Luis Hernández Carrión Subdirector General Adjunto de Nuevas Tecnologías de la Justicia Secretaría General de la Administración de Justicia Ministerio de Justicia 24