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Mgr. Juana Molina Dávalos 1
ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN
LA ADMINISTRACION APLICADA A LOS SERVICIOS
DE ALIMENATCIÓN
1. INTRODUCCION
El término administración se refiere al proceso de coordinar e integrar
actividades de trabajo para que éstas se lleven a cabo en forma eficiente y
eficaz1 con otras personas y por medio de ellas.
En ese sentido, las funciones administrativas que todo administrador/a o
gerente cumple son: planificación, integración, organización, dirección y control.
2. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
2.1. Planificación
Planificar es trazar una ruta para la acción, implica tomar decisiones actuales,
en relación a situaciones futuras y adelantarse a los acontecimientos con cierta
base de información racional.
Otra definición es también: fijar cursos de acción con el propósito de alcanzar
determinados objetivos, mediante el uso eficiente de los recursos o medios.
Se debe planificar en todos los niveles de una organización, sin embargo, es en
los superiores donde este proceso adquiere un significado crítico, toda vez que
es en dichos niveles donde una buena o mala planificación tiene una notoria
repercusión en los niveles inferiores.
La planificación sirve para establecer ¿Qué se va a hacer? ¿Cómo? ¿Cuándo?
¿Dónde? Y ¿Con qué?
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Eficiencia se refiere a la relación entre insumos y productos, cuya meta es minimizar el costo por
concepto de recursos. La eficiencia se describe también como “hacer bien las cosas”, es decir no
desperdiciar recursos.
Eficacia se refiere al hecho de alcanzar las metas. La eficacia se describe también como “hacer lo
apropiado”, es decir, las actividades de trabajo que ayuden a la organización a alcanzar sus objetivos o
metas.
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Las funciones de planificación que se cumplen en un Servicio de Alimentación
son:

Planificación
de
menús, que puede ser semanal, quincenal o
mensual.

Planificación de requerimientos de
víveres secos (generalmente
mensual), frescos (frecuentemente semanal), y pedidos diarios de
alimentos frescos y secos.

Planificación de actividades de capacitación o entrenamiento del
personal.

Planificación
de
de actividades de limpieza, desinfección y
fumigación de la planta física del Servicio.

Planificación de otras actividades inherentes a las funciones técnicas
y administrativas de un Servicio de Alimentación.
Todas estas funciones se plasman en un Plan Operativo Anual (POA), donde,
además de detallar los requerimientos del Servicio,
se describen las
actividades que se realizarán durante la gestión.
2.2. Integración
Integrar significa enlazar las partes
de una organización a fin de lograr un
trabajo coordinado en función del logro de objetivos comunes. Implica, por lo
tanto, muchos y diferentes aspectos relacionados íntimamente
con los
individuos que componen las organizaciones, así como con la estructura, los
recursos tecnológicos y la tecnología utilizada para realizar su trabajo.
A medida que se modernizan las organizaciones, la integración de las
actividades realizadas en ellas adquiere mayor relevancia, toda vez que la
división del trabajo se hace cada vez más explícita y las partes que integran un
todo deben funcionar coordinadamente para mejorar la
producción, la
eficiencia, la eficacia y la competitividad.
La función de integración en un Servicio de Alimentación se refiere a integrar o
unir los diferentes recursos con los que cuenta el Servicio: humanos,
materiales,
y
otros
recursos,
con
el
fin
de
que
éstos
funcionen
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coordinadamente para lograr los objetivos y metas trazadas. Para lograr una
buena integración, será necesario entonces
que existan procedimientos y
tareas bien definidas que realizarán todos los miembros del Servicio.
2.3. Organización
Organizar implica disponer y preparar un conjunto de personas con los medios
adecuados para lograr un fin determinado. En esta función está implícita la
adecuación logística y técnica de la institución para garantizar un desempeño
óptimo.
En el contexto de un Servicio de Alimentación implica disponer u organizar al
personal (cocineros/as, ayudantes, auxiliares, etc.) y los recursos materiales
(equipos, menaje, etc.) para que éstos cumplan su función de manera óptima y
contribuyan así al logro de los objetivos.
2.4. Dirección
Dirigir implica llevar adelante rectamente una cosa hacia un término o lugar
señalado. Desde el punto de vista gerencial, significa la labor de encaminar la
intención y las operaciones de una entidad o institución a un determinado fin. Si
bien, esta función, forma parte de las características de todos los puestos en la
organización, mientras más bajo el nivel adquiere mayor relevancia.
La función de dirección es fundamental en un Servicio de Alimentación está
orientada a llevar adelante o conducir todas las actividades hacia el logro de
los objetivos, que es, de manera general, el de proporcionar alimentación a los
comensales, sean éstos sanos o enfermos.
2.5. Control
Controlar es ejercer algún tipo de regulación manual o automática sobre un
sistema, esta función administrativa
se encuentra inmersa en todos los
procesos, sin embargo es en ciertas etapas, donde adquiere especial
relevancia.
Esta función es la que se cumple permanentemente en un servicio de
Alimentación. Se controla los procesos de adquisición, almacenamiento,
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preparación y distribución de la alimentación, tareas que deben ser cumplidas
por el personal de manera eficiente, el control permitirá entonces, monitorear y
evaluar las funciones y tareas.
Para implementar sistemas de control en un Servicio de Alimentación, se
deberán diseñar y aplicar diferentes instrumentos normativos que faciliten el
cumplimento de esta función.
Dentro los diferentes de instrumentos de control administrativo que se pueden
implementar en un Servicio de Alimentación, están:
 Planillas de solicitud y distribución de dietas.
 Tarjetas de control de alimentos – kardex.
 Planillas de control de pedidos diarios de alimentos.
 Planillas de solicitud de materiales.
 Otros, según necesidad de cada Servicio.