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HP ScanJet
Selecciona el equipo adecuado para tu negocio
Enero 2016
Guía de familia | HP ScanJet para empresas
Convierte el papel en flujos de trabajo digitales
Hoy en día las empresas generan cada vez más información. Para mantenerse competitivas, deben
tener la agilidad de procesar y reaccionar rápidamente a la nueva información. Por eso no es una
sorpresa que las empresas exitosas estén recurriendo a las soluciones de captura de documentos
para transformar las pilas de papel en flujos de trabajo digitales simplificados.
La captura de documentos consiste en crear una versión digital de un documento para integrarlo
en el flujo de trabajo de tu empresa. Como el primer paso para crear tu estrategia de captura de
documentos, este documento te ayudará a elegir el escáner HP adecuado para ti. Al considerar tu
flujo de trabajo desde diferentes perspectivas, será más fácil determinar qué escáner o escáneres
son los más adecuados para tu negocio.
¿Por qué HP?
Reconocidos por su confiabilidad y su rendimiento, los HP ScanJets proporcionan la mejor combinación
de funciones sofisticadas y de facilidad de uso para que puedas realizar tus tareas. HP ofrece un
amplio portafolio de dispositivos de escaneado, incluyendo escáneres con alimentado de hojas
para los profesionales ocupados, escáneres de cama plana con conexión a la PC y con alimentador
de hojas para los usuarios individuales, y escáneres con red que pueden ser usados por múltiples
usuarios.
Puedes confiar en las innovaciones de HP como HP EveryPage, 1 que usa varias tecnologías,
incluyendo la detección ultrasónica de alimentación múltiple para asegurarse de que todas las hojas
del Alimentador Automático de Documentos (ADF) se escaneen. Además, algunos HP ScanJets para
empresas se pueden administrar de manera remota y se pueden configurar con el software
de administración HP Web Jetadmin, el cual puede facilitar el uso de los sistemas de administración
de documentos en toda la empresa.
En las siguientes páginas nos encargaremos de darte información sobre algunos aspectos
de tu flujo de trabajo, de describir las funciones de cada escáner que habilitarán tu flujo de
trabajo, de proporcionarte información sobre el portafolio completo de escáneres HP, y finalmente
te daremos ejemplos de cómo una empresa encontró el escáner que se adapta a sus necesidades.
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Guía de familia | HP ScanJet para empresas
Cómo elegir
La elección del escáner adecuado para tu negocio empieza al hacerte las siguientes cuatro
preguntas acerca de tu flujo de trabajo de escaneado:
1. ¿Necesitas compartir el escáner? (Elige entre dispositivos conectados a la PC o a la red.)
2. ¿Qué vas a escanear? (Elige entre dispositivos de cama plana o de alimentación de hojas.)
3. ¿Cuántas páginas vas a escanear? (Elige el dispositivo que soportará tu carga de trabajo diaria.)
Dos diseños ADF
HP usa un diseño en C para los escáneres
de cama plana y un diseño directo para los
escáneres con alimentador de hojas.
4. ¿Cómo administrarás tus documentos? (Elige las funciones de captura de documentos, flujo de
trabajo y administración de escaneado.)
Ya que cada una de estas preguntas corresponde a una función específica de cada escáner, las
respuestas te pueden guiar al escáner que mejor se adapte a tu empresa. La página 5 y la 6 incluyen
el portafolio de HP ScanJets para las empresas. Las funciones de los escáneres están descritas
en una tabla con columnas agrupadas según las preguntas que se mencionan a continuación.
¿Necesitas compartir el escáner?
Muestra de un escáner de cama plana ADF con
una ruta ADF C
La ruta ADF C soporta varios tipos y tamaños
de papel y está diseñado para integrarse
al escáner de cama plana para lograr un
dispositivo compacto.
Muestra de un escáner con alimentador de hojas
ADF con una ruta ADF directa
La ruta ADF directa soporta varios tipos
y tamaños de papel y permite escanear
materiales cubiertos de plástico y materiales
pesados gracias a que el material escaneado
puede permanecer plano.
Elige entre dispositivos que se conectan a la PC y dispositivos que se conectan a una red
Decidir entre un escáner que se conecta a la PC o un escáner que se conecta a la red depende de
cuántas personas van a usar el dispositivo. Los escáneres que se conectan a la PC son adecuados
para individuos que normalmente escanean una cantidad de documentos que tienen que ser
verificados en sus computadoras. Los escáneres HP ScanJet que se conectan a la PC se conectan a
una computadora con una interfaz USB de alta velocidad. Los dispositivos que se conectan a una red
deberán ser usados en entornos en los que muchos usuarios necesitan acceso a un dispositivo de
escaneado. Estos dispositivos usan una interfaz Ethernet para conectarse a la red.
¿Qué vas a escanear?
Elige un dispositivo de cama plana o un dispositivo con alimentador de hojas
Los tipos de materiales que escaneas pueden determinar si necesitas un escáner de cama plana o
un escáner con alimentador de hojas. Los escáneres de cama plana tienen un área de escaneado
con un vidrio plano que te permiten escanear materiales que no pueden ser procesados por el ADF.
Las empresas elegirían un escáner de cama plana si frecuentemente escanean libros, periódicos
u otros materiales encuadernados; materiales voluminosos o muy delicados; o fotografías
u otros materiales que tengan que ser escaneados a una resolución mayor a 600 puntos por pulgada (dpi).
Sin embargo, la mayoría de los documentos de las empresas, incluso materiales como identificaciones
y tarjetas de presentación se pueden escanear de manera fácil y confiable en los escáneres
con alimentador de hojas. Con la ruta ADF directa, los escáneres HP con alimentador de hojas
pueden manejar más tipos de diferentes medios, incluyendo materiales cubiertos de plástico
y materiales más pesados a través del ADF que los escáneres de cama plana (ver imagen de
la izquierda), y además tienen un menor impacto ambiental que los escáneres de cama plana.
Elige el manejo del tamaño de papel
Mientras que la mayoría de las oficinas escanean documentos en tamaño carta (8.5 x 11 pulgadas),
A4 (210 x 297 mm) u oficio (8.5 x 14 pulgadas), algunas empresas necesitan escanear documentos
en formato tabloide (11 x 17 pulgadas) o A3 (297 x 420 mm). Ciertos escáneres tienen la capacidad
de manejar medios de hasta 122 pulgadas (3099 mm) de largo. Los escáneres de cama plana y de
alimentador de hojas de HP ofrecen una variedad de capacidad de manejo de medios para satisfacer
las necesidades de cada oficina.
¿Cuántas páginas vas a escanear?
Elige el dispositivo que puede soportar tu carga de trabajo diaria
El número de páginas que puede procesar un escáner durante un día está expresado en el ciclo de
trabajo diario. Puedes calcular el número de páginas que planeas escanear cada día y con base en
eso elegir un escáner que tenga un ciclo de trabajo que cumpla con tus cálculos o que los supere.
Los HP ScanJets ofrecen diferentes capacidades de entrada en el ADF, que es el número de páginas
que puedes cargar en la bandeja de entrada del ADF. Una capacidad de ADF mayor significa que los
usuarios podrán cargar trabajos más grandes y limitar las interacciones con el dispositivo.
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Guía de familia | HP ScanJet para empresas
Elige una velocidad de escaneado
Tal vez querrás considerar las velocidades de escaneado, las cuales normalmente aumentan
conforme aumentan los ciclos de trabajo recomendados y le puede ahorrar tiempo a las empresas
y a sus empleados. Basado en páginas tamaño carta estándar/A4, la velocidad del escáner se mide
tanto en páginas por minuto (ppm), que es la cantidad de páginas que puede procesar el ADF en un
minuto, como en imágenes por minuto (ipm), que es la cantidad de imágenes que el escáner puede
procesar en un minuto. El índice de ipm puede ser hasta el doble del índice de ppm ya que todos los
escáneres de cama plana y de alimentador de hojas HP ScanJet para las empresas capturan los dos
lados de un documento de doble cara en una sola pasada por el ADF.
Las velocidades de escaneado son tanto para los documentos a color y en blanco y negro a una
resolución de hasta 300 dpi.
Algunos HP ScanJets para empresas incluyen la tecnología HP EveryPage1 que te ayuda a escanear
de manera confiable (incluso podrás escanear varios materiales de diferentes pesos y tamaños) a
altas velocidades. La tecnología HP EveryPage1 minimiza el desgaste de los documentos y al mismo
tiempo garantiza que las páginas se procesen sin interrupciones.
¿Cómo administrarás tus documentos?
Elige las funciones de captura de documentos
Las necesidades de cada negocio son diferentes. Algunas empresas necesitan altos niveles de
detalles para algunos documentos o materiales que se quieren escanear como fotografías, para las
cuales deberían ocupar escáneres de cama plana con una capacidad de resolución de escaneado de no
menos de 1200 dpi.
Todos los HP ScanJets para empresas cumplen con las necesidades mínimas de captura de
documentos que requieren las empresas con unos flujos de trabajo simples, por ejemplo en los que
se escanean los documentos y se almacenan como PDFs. Las funciones estándares cuentan con
reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el cual convierte la imagen de un documento en texto
digitalizado.
Los escáneres HP ScanJet Pro 2500 f1 y 4500 fn1 vienen con software HP Scan, que te deja
monitorear el progreso de tus escaneos y tener una vista preliminar antes de que los guardes.
Haz una variedad de ajustes con facilidad para obtener los resultados que quieres, incluso podrás
reordenar, añadir o eliminar páginas; rotar 90 grados hacia la izquierda o hacia la derecha; cambiar
la exposición, el tipo de archivo y el destino. Se pueden eliminar automáticamente las páginas en
blanco. Usa convenientes perfiles integrados en el escáner o personaliza la configuración para los
trabajos que más realizas.
Las empresas que tienen flujos de trabajo más avanzados o necesidades específicas como Kofax
Virtual ReScan (VRS) Pro, deberían adquirir escáneres con funciones avanzadas de los flujos de
trabajo. Algunos HP ScanJets cuentan con HP Smart Document Scan Software (SDSS), una aplicación
de captura y routing rápida y fácil de usar que te permite mejorar, manipular, enviar, almacenar
e imprimir documentos escaneados.
HP SDSS te deja ejecutar tareas complejas automáticamente, tales como eliminar páginas en blanco,
reconocer códigos de barra, agrupar los trabajos escaneados, limpiar las imágenes e incluso mandar
archivos a múltiples destinos, incluyendo a la red y a Microsoft® SharePoint® con sólo tocar un botón.
El HP Digital Sender Flow 8500 fn1 Document Capture Workstation también cuenta con funciones
similares integradas.
Elige las funciones de integración del flujo de trabajo
La mayoría de los HP ScanJets incluyen controladores ISIS, WIA y TWAIN que permiten hacer
integraciones con softwares de administración de captura de documentos provenientes de terceros.
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Elige las funciones de administración del escáner
El software de administración HP Web Jetadmin ayuda al ocupado departamento de TI a configurar,
monitorear y resolver problemas con las imágenes y los dispositivos de impresión desde cualquier
computadora que esté conectada a la red usando navegadores estándares. El HP Digital Sender
Flow 8500 fn1 tiene un soporte completo de Web Jetadmin, lo que te permite crear perfiles, resolver
problemas y actualizar el firmware con facilidad.
Guía de familia | HP ScanJet para empresas
Cama plana
Los HP ScanJets de cama plana proporcionan la flexibilidad de escanear documentos, fotos, libros y archivos voluminosos con el alimentador
automático de documentos usando el escáner de cama plana.
Pro 2500 f1
¿Necesitas compartir el escáner?
Si = Red Integrada
No = Conexión a la PC
Enterprise Flow
7500
Enterprise Flow
N9120
Conexión a la PC
Pro 4500 fn1
Digital Sender Flow
8500 fn1
Red integrada y
conexión a la PC
Red integrada
¿Qué vas a escanear?
Manejo de materiales
Cama plana:
identificaciones,
material encuadernado
y voluminoso
Cama plana:
identificaciones,
material encuadernado
y voluminoso
Cama plana:
identificaciones,
material encuadernado
y voluminoso
Cama plana:
identificaciones,
material encuadernado
y voluminoso
Cama plana:
identificaciones,
material encuadernado
y voluminoso
Tamaño máximo
del papel
ADF:
8.5 x 122 pulgadas
(216 x 3099 mm)
Cama plana:
8.5 x 11.7 pulgadas
(216 x 297 mm)
ADF:
8.5 x 34 pulgadas
(216 x 864 mm)
Cama plana:
8.5 x 14 pulgadas
(216 x 356 mm)
ADF:
11.8 x 34 pulgadas
(300 x 864 mm)
Cama plana:
11.7 x 17 pulgadas
(297 x 432 mm)
ADF:
8.5 x 122 pulgadas
(216 x 3099 mm)
Cama plana:
8.5 x 14 pulgadas
(216 x 356 mm)
ADF:
8.5 x 34 pulgadas
(216 x 864 mm)
Cama plana:
8.5 x 14 pulgadas
(216 x 356 mm)
1,500 páginas
3,000 páginas
5,000 páginas
4,000 páginas
5,000 páginas
50 páginas
100 páginas
200 páginas
50 páginas
100 páginas
Velocidad de escaneado
Hasta 20 ppm
Hasta 40 ipm
Hasta 50 ppm
Hasta 100 ipm
Hasta 50 ppm
Hasta 100 ipm
Hasta 30 ppm
Hasta 60 ipm
Hasta 60 ppm
Hasta 120 ipm
HP EveryPage1
No
Sí
Sí
Sí
Sí
¿Cuántas páginas?
Ciclo de trabajo diario
recomendado
Capacidad ADF
2
¿Cómo administrarás tus documentos?
Resolución de
escaneado máxima
ADF:
Hasta 600 dpi
Cama plana:
Hasta 1200 dpi
Hasta 600 dpi
Hasta 600 dpi
ADF:
Hasta 600 dpi
Cama plana:
Hasta 1200 dpi
Hasta 600 dpi
Soporte del flujo
de trabajo
Simple:
Software HP Scan
Avanzado:
HP SDSS, Kofax VRS Pro
Avanzado:
HP SDSS, Kofax VRS Pro
Avanzado:
Software HP Scan,
Kofax VRS Pro
Avanzado: integrado
Controladores
WIA y TWAIN
ISIS y TWAIN
ISIS y TWAIN
ISIS, WIA y TWAIN
N/D
HP Web Jetadmin
No
Monitor
Monitor
No
Monitor y configuración
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Alimentador de hojas
Los HP ScanJets con alimentador de hojas tienen un pequeño impacto ambiental, ahorran espacio valioso en la oficina y manejan una variedad de tipos de medios.
1000 Mobile
Enterprise Flow
5000 s2, 5000 s3
Pro 3000 s2
¿Necesitas compartir el escáner?
Si = Red Integrada
No = Conexión a la PC
Enterprise Flow 7000 s2
Conexión a la PC
¿Qué vas a escanear?
Manejo de materiales
Papel grueso,
identificaciones, material
cubierto de plástico
Papel grueso,
identificaciones, material
cubierto de plástico
Papel grueso,
identificaciones, material
cubierto de plástico
Papel grueso,
identificaciones, material
cubierto de plástico
Tamaño máximo
del papel
8.5 x 14 pulgadas
(216 x 356 mm)
8.5 x 34 pulgadas
(216 x 864 mm)
8.5 x 122 pulgadas
(216 x 3099 mm)
8.5 x 122 pulgadas
(216 x 3099 mm)
100 páginas
1,000 páginas
5000 s2: 2,000 páginas
5000 s3: 4,000 páginas
3,000 páginas
1 página
50 páginas
50 páginas
50 páginas
Velocidad de escaneado
Hasta 5 ppm
Hasta 8 ipm
Hasta 20 ppm
Hasta 40 ipm
5000 s2: Hasta 25 ppm
Hasta 50 ipm
5000 s3: Hasta 30 ppm
Hasta 60 ipm
Hasta 45 ppm
Hasta 90 ipm
HP EveryPage1
No
No
Sí
Sí
Hasta 600 dpi
Hasta 600 dpi
Hasta 600 dpi
Hasta 600 dpi
Soporte del flujo
de trabajo
Simple
Simple
Avanzado: HP SDSS
Avanzado: HP SDSS
Kofax VRS Pro
Controladores
TWAIN
ISIS, WIA y TWAIN
ISIS, WIA y TWAIN
ISIS y TWAIN
HP Web Jetadmin
No
No
No
Monitor
¿Cuántas páginas?
Ciclo de trabajo diario
recomendado
Capacidad ADF
2
¿Cómo administrarás tus documentos?
Resolución de
escaneado máxima
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Guía de familia | HP ScanJet para empresas
Historia de éxito de KeyPoint Government Solutions
Perfil y antecedentes de la compañía
KeyPoint Government Solutions es un proveedor líder de servicios de investigación y reducción
de riesgos para los sectores públicos y privados, incluyendo el Department of Homeland Security
(DHS). Un equipo de cuatro empleados en conjunto escanea hasta 4,000 páginas por día para
el DHS. Los documentos se tienen que manejar con cuidado, pero se deben procesar rápida y
completamente.
KeyPoint no estaba satisfecho con sus escáneres previos, los cuales tenían que ser limpiados a
diario y además el servicio en el sitio no era muy efectivo y consumía mucho tiempo.
El por qué eligieron un escáner de cama plana con conexión a la PC
Normalmente KeyPoint escanea una variedad de materiales irregulares, dañados y delicados,
por eso necesitaban la flexibilidad de un escáner de cama plana. Como no necesitaban compartir
los escáneres como parte de un flujo de trabajo, eligieron un dispositivo con conexión a la PC.
Finalmente decidieron comprar cuatro escáneres de cama plana HP Scanjet Enterprise 7500,3
cada uno con un ciclo de trabajo recomendado de hasta 3,000 páginas por día.
En términos del flujo de trabajo, el equipo del DHS especialmente aprecia la función OCR,
que les permite escanear una variedad de documentos, desde notas para los sobres
hasta registros del juzgado del condado como PDFs de búsqueda. El equipo confía en la
capacidad de detección de múltiple alimentación de los escáneres para asegurarse de que
las páginas sean procesadas con cuidado y que no se omita ninguna página, además las
funciones con rotación automática y orientación automática ahorran tiempo.
“La confiabilidad del escáner de documentos HP
ScanJet es extraordinaria, lo que genera una eficiencia
simplificada y una productividad ininterrumpida para
nuestro personal.”
– Russell P. McAbee, Director de Programación de KeyPoint
Cuenta con HP
Ahora ya tienes la información que necesitas para aprovechar al máximo tu inversión en
captura de documentos. Al mirar de cerca el tipo de materiales que necesitas escanear,
la cantidad de documentos que vas a escanear por día, tus necesidades específicas de captura
de documentos, si necesitas conectividad de red o no, podrás determinar fácilmente qué
escáner es el más adecuado para tu empresa.
Sin importar qué escáner elijas, siempre podrás contar con que HP te proporcionará un rendimiento
confiable con un conjunto de funciones fáciles de usar.
Conoce más en
www. hp.com.mx/getupdated
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Guía de familia | HP ScanJet para empresas
Notas
1 HP EveryPage es mencionado en los dispositivos ScanJet HP Precision Feed lanzados antes del 2013.
2 Las velocidades de escaneado se midieron hasta 300 dpi (en blanco y negro, a color y en escala de grises) usando papel tamaño A4 en formato vertical.
3 El escáner de cama plana HP Scanjet Enterprise 7500 es el antecesor del escáner de cama plana HP Scanjet Enterprise Flow 7500.
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4AA3-8971SPL, Abril 2016, Rev. 4