2014 INFORME DE GESTIÓN PRESUPUESTO Y TESORERIA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE AGUACHICA E.S.PVIGENCIA 2014 LAUREANO DOMINGUEZ MARTINEZ Analista Presupuestal y Tesorería AGUACHICA – CESAR, 26 DE ENERO DE 2015 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Código: ESPA-FOPEST-0005 Versión: 01 Fecha: 13/01/2014 Página: 1 de 7 INFORMES FORMATO: CONTENIDO PÁG 1. PRESENTACIÓN 2. PRINCIPALES LOGROS Y RESULTADOS DEL PLAN DE ACCIÓN DE LA DEPENDENCIA DURANTE LA VIGENCIA 2014 2.5. Garantizar la rentabilidad económica y social requerida sostenibilidad de la empresa en el corto, mediano y largo plazo. para la 3. ASPECTOS QUE INCIDIERON EN EL NO CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS PLANTEADAS 4. FORTALEZAS DE LA DEPENDENCIA 5. OPORTUNIDADES DE MEJORA IMPLANTADAS EN SU DEPENDENCIA 6. LOGROS Y DIFICULTADES EN EL FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 7. PERSPECTIVA 2015 Carrera 14 No. 10 - 97 TELEFONOS: 5650590 telefax: 5651984 www.esp-aguachica-cesar.gov.co; correo: esp-aguachica-cesar@hotmail.com. Aguachica Cesar MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA PROCEDIMIENTO: FORMATO: PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Código: ESPA-FOPEST-0005 Versión: 01 Fecha: 13/01/2014 Página: 2 de 7 INFORMES 1. PRESENTACIÓN La dependencia de Presupuesto y Tesorería de la Empresa de Servicios Públicos de Aguachica Cesar E.S.P. presenta el informe de gestión, correspondiente a la vigencia fiscal 2014 y las perspectivas para el 2015, desarrollando como Objetivo de aplicación en las metas, los principales logros y resultados del Plan de Acción, enfatizando en ellos, garantizar la rentabilidad económica y social requerida para la sostenibilidad de la empresa en el corto, mediano y largo plazo y la construcción, mantenimiento y reparación oportuna de la infraestructura para la prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo en la zona urbana del Municipio,; resaltando también los aspectos que incidieron en el no cumplimiento de objetivos y metas planteadas, resaltando de igual manera las fortalezas dela dependencia y los logros – dificultades alcanzadas en el fortalecimiento del sistema de control interno. Finalmente, presentamos las perspectivas para la vigencia 2015. 2. PRINCIPALES LOGROS Y RESULTADOS DEL PLAN DE ACCIÓN DE LA DEPENDENCIA DURANTE LA VIGENCIA 2014 De acuerdo con el objetivo que se relaciona a continuación, la dependencia debe establece los principales logros y resultado alcanzados durante la vigencia fiscal 2014, así: 2.1 CONSTRUIR, MANTENER Y REPARAR OPORTUNAMENTE LA INFRAESTRUCTURA PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO EN LA ZONA URBANA DEL MUNICIPIO. 2.1.1. Realizar la supervisión a los contratos de obras y servicios según las condiciones establecidas por la ESPA. La Oficina de Presupuesto y tesorería, contribuyó al desarrollo de las metas para el cumplimiento de este objetivo con las siguientes acciones: SUPERVISION DEL CONTRATO: Prestación de Servicios Profesionales en Contabilidad Pública, para efectos de registrar las transacciones financieras relacionadas con el objeto social de la empresa y elaborar y consolidar para la información financiera y contable que se requiera para la elaboración de estados financieros e informes requeridos por los entes de Control. Carrera 14 No. 10 - 97 TELEFONOS: 5650590 telefax: 5651984 www.esp-aguachica-cesar.gov.co; correo: esp-aguachica-cesar@hotmail.com. Aguachica Cesar MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO: PROCEDIMIENTO: FORMATO: GESTIÓN ESTRATÉGICA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Código: ESPA-FOPEST-0005 Versión: 01 Fecha: 13/01/2014 Página: 3 de 7 INFORMES A través de esta supervisión hemos ejercido control en la ejecución del objeto contractual, garantizando a la Empresa que el servicio contratado se viene realizando en cumplimiento de las normas financieras expedida por el gobierno nacional, con el fin mantener actualizado los informes de estados financieros que deben reportarse a la Contaduría General de la Nación y adelantar los procesos que permitan el manejo financiero, a través de la NIIF. Para esta implementación se han adelantado acciones de capacitación y conformación del Comité correspondiente que haga funcional todas aquellas actividades necesarias en el tránsito de esta unificación contable. El profesional contratista cumplió con la elaboración y rendición de los informes financieros ante los órganos de control correspondiente a la vigencia 2014, a través de los aplicativos correspondientes. SUPERVISION DEL CONTRATO: “Apoyo y Asesoría para el diseño de los productos mínimos requeridos en la Actualización del Modelo Estandar de Control Interno - MECI 1000, en la Empresa de Servicios Públicos de Aguachica - ESPA-“ En la ejecución de este contrato hemos estado atentos en el desarrollo de las actividades y productos establecidos en el cronograma de avance de actividades, cumpliéndose las metas establecidas, que han permitido consolidar la Actualización del MECI de la Empresa de Servicios Públicos de Aguachica, cumpliendo en forma satisfactoria su compromiso contractual y al mismo tiempo, permitir a la Empresa consolidar los procesos, procedimientos y manuales exigidos en la materia. 2.2 GARANTIZAR LA RENTABILIDAD ECONÓMICA Y SOCIAL REQUERIDA PARA LA SOSTENIBILIDAD DE LA EMPRESA EN EL CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO Como estrategia de logro para este objetivo, se construyeron y ejecutaron unos instrumentos financieros que nos permitieron medir el nivel de cumplimiento y la sostenibilidad de la Empresa en el corto plazo, mediano y largo plazo, así como la racionalización del gasto, a través del: Presupuesto de Ingresos y Gastos 2014, Plan Financiero 2014-2020, Plan Anual de Inversiones 2014 y Plan Anual Mensualizado de Caja P.A.C., con los cuales logramos la mejor utilización de los recursos recaudados, apoyados también en el plan de compras de la misma vigencia. Carrera 14 No. 10 - 97 TELEFONOS: 5650590 telefax: 5651984 www.esp-aguachica-cesar.gov.co; correo: esp-aguachica-cesar@hotmail.com. Aguachica Cesar MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Código: ESPA-FOPEST-0005 Versión: 01 Fecha: 13/01/2014 Página: 4 de 7 INFORMES FORMATO: A continuación mostramos las cifras resultantes del manejo presupuestal y de tesorería vigencia 2014 y un cuadro comparativo de las vigencias 2013-2014, con sus índices correspondientes: CUADRO No. 1 RUBROS INGRESOS CTES: Disponibilidad. Inicial Servicio Acueducto Servicio Alcantarillado Recuperación Cartera Convenios Interadmt Otros Ingresos TOTAL INGRESOS PTO. INICIAL 4.607.454.973 96.562.320 2.490.254.299 1.371.813.208 648.825.146 -0-04.607.454.973 PTO. FINAL EJEC-REC % CUMPL 4.240.805.889 3.437.754.362 81.06 96.562.320 96.562.320 100.00 2.213.578.815 1.687.286.662 76.00 1.281.839.608 880.408.897 68.68 648.825.146 773.496.482 119.21 483.942.427 391.442.427 80.88 36.581.020 36.581.020 100.00 4.761.329.337 3.865.777.810 81.19 Presupuesto de Ingresos 2014. Fuente: Ejecución Presupuestal 2014. ANALISIS: Los Ingresos recaudados para la vigencia fiscal 2014, alcanzaron un nivel de cumplimiento de 81.19%, quedando un 18.81% por recaudar, representados en 24% por servicio de Acueducto; 31.32% por servicio de Alcantarillado; mientras el recaudo por concepto de Recuperación de Cartera superó la meta programada en 19.21%. Los anteriores resultados obedecen a varios factores y/o debilidades que la Empresa tiene identificados pero no cuantificados, siendo entre otros, las siguientes: Frecuencia en el suministro del servicio; Baja Cultura de Pago; Deficiencia en la micromedición, con más del 50% de usuarios sin el micromedidor. Fraude; Fugas en el sistema de acueducto, por el deterioro de la tubería que presentan en varios sectores de la ciudad, que no se han podido reponer, por falta de recursos de la empresa y el Municipio. Carrera 14 No. 10 - 97 TELEFONOS: 5650590 telefax: 5651984 www.esp-aguachica-cesar.gov.co; correo: esp-aguachica-cesar@hotmail.com. Aguachica Cesar MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA PROCEDIMIENTO: FORMATO: PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Código: ESPA-FOPEST-0005 Versión: 01 Fecha: 13/01/2014 Página: 5 de 7 INFORMES CUADRO No. 2 APROPIACIONES PTO. INICIAL PTO. FINAL EJEC-COMPR % CUMPL TOTAL GASTOS: 4.510.892.653 4.664.767.017 4.061.072.376 87.05 Gastos de Funcionam 3.852.838.527 3.147.987.954 2.967.589.731 94.26 Gastos de Operación 923.518.583 917.836.636 795.310.085 86.65 Gastos de Inversión 115.000.000 598.942.427 298.172.560 49.78 Disponibilidad Final 96.562.320 96.562.320 93.477.863 96.80 TOTAL GASTOS+DF 4.607.454.973 4.761.329.337 4.154.550.239 87.25 Presupuesto de Gastos 2014. Fuente: Ejecución Presupuestal 2014 ANALISIS: Los Gastos Ejecutados para la vigencia fiscal 2014, alcanzaron un nivel de cumplimiento de 87.25%, con respecto al presupuesto definitivo de la anualidad, siendo los gastos de funcionamiento los de mayor peso 71.42% del total de gastos ($2.967.589.731) y 94.26% del presupuesto definitivo del sector (2.967.589.731/3.147.987.954.oo). CONCLUSION: La Empresa debe gestionar recursos de inversión que le permitan resolver las debilidades señaladas del sistema, que garanticen mejorar la continuidad en la prestación del servicio y por consiguiente la sostenibilidad en el corto, mediano y largo plazo. 3. ASPECTOS QUE INCIDIERON EN EL NO CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS PLANTEADAS El aspecto determinante en el logro de un mayor índice de cumplimiento de los objetivos de la Empresa, lo determina el bajo incremento del recaudo, el cual tiene como justificaciones: la continuidad en la prestación del servicio, las fugas en el sistema por el estado que presentan las redes antiguas, los fraudes y la micromedición, haciendo generar una baja cultura de pago, por parte de nuestros usuarios, mientras los costos de operación se incrementan por la utilización de mayor cantidad de productos químicos, para la purificación y potabilización del agua. Por otro lado, en temporada de sequía, se aumentan los costos de combustible y de personal, por la repartición de líquido en carrotanques, proceso que hace disminuir la facturación por falta de suministro del líquido a través de nuestras redes y por consiguiente la disminución de subsidios a facturar a la alcaldía. Carrera 14 No. 10 - 97 TELEFONOS: 5650590 telefax: 5651984 www.esp-aguachica-cesar.gov.co; correo: esp-aguachica-cesar@hotmail.com. Aguachica Cesar MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO: PROCEDIMIENTO: FORMATO: GESTIÓN ESTRATÉGICA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Código: ESPA-FOPEST-0005 Versión: 01 Fecha: 13/01/2014 Página: 6 de 7 INFORMES 4. FORTALEZAS DE LA DEPENDENCIA La mayor fortaleza de la dependencia es su recurso humano, por el sentido de pertenencia y compromiso incondicional con la Empresa, en cumplimiento de las funciones como en apoyo a labores que requieran de nuestro concurso. Otra fortaleza de la dependencia la constituye el apoyo del software Neptuno, módulo de presupuesto y tesorería, pero se requiere la parametrización con las áreas de facturación y comercial que permita el manejo de la misma información. Con lo anterior, damos trámite oportuno a la ejecución presupuestal y al trámite de pagos, cuyo proceso se adelanta de manera rápida, mientras contamos con los recursos disponibles para su erogación. Para la Empresa, hemos generado OPORTUNIDADES DE MEJORA, a través del manejo presupuestal, elaboración y rendición de Informes a los Entes de Control, dentro de las fechas establecidas para los mismos. A nivel de tesorería se ha recuperado la credibilidad de la empresa ante los clientes-proveedores, por la confianza que hemos venido fortaleciendo. 5. LOGROS Y DIFICULTADES EN EL FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Hemos logrado avanzar mucho, a pesar del tiempo, en la construcción de Fortalecimiento del Sistema de Control Interno de la ESPA, gracias al apoyo y acompañamiento recibido por parte de la Oficina de Control Interno, a través de capacitaciones grupales, individuales y personalizadas, que han permitido generar la cultura de Autocontrol y elaboración de los procedimientos y procesos de cada dependencia en particular y en general de la Empresa. Como dificultades encontramos el poco personal adscrito a la dependencia, para los procesos y procedimientos que en ella se desarrollan, pero conocemos la situación financiera de la empresa y con los que estamos hemos sacado adelante lo correspondiente a la dependencia. 6. PERSPECTIVAS PARA EL 2015 Proyección racional de los Ingresos y con ellos la distribución en las apropiaciones de acuerdo al ejercicio de necesidades socializadas con cada dependencia, que nos Carrera 14 No. 10 - 97 TELEFONOS: 5650590 telefax: 5651984 www.esp-aguachica-cesar.gov.co; correo: esp-aguachica-cesar@hotmail.com. Aguachica Cesar MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA PROCEDIMIENTO: FORMATO: PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Código: ESPA-FOPEST-0005 Versión: 01 Fecha: 13/01/2014 Página: 7 de 7 INFORMES permita construir un presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia 2015, más equitativo y atento a los controles en su ejecución. Aguachica – Cesar, enero 26 de 2015. LAUREANO DOMINGUEZ MARTINEZ Analista Presupuestal y Tesorería Proyectó: Laureano Domínguez Martínez Revisó: Laureano Domínguez Martínez Aprobó: Laureano Domínguez Martínez Carrera 14 No. 10 - 97 TELEFONOS: 5650590 telefax: 5651984 www.esp-aguachica-cesar.gov.co; correo: esp-aguachica-cesar@hotmail.com. Aguachica Cesar