guía de usuario sistema de registro de entidades técnicas de

GUÍA DE USUARIO
SISTEMA DE REGISTRO DE ENTIDADES TÉCNICAS DE FISCALIZACIÓN
AMBIENTAL DE LA SUPERINTENDENCIA DEL MEDIO AMBIENTE
Superintendencia del Medio Ambiente – Gobierno de Chile
Departamento de Normalización y Acreditación
Registro Nacional de Entidades Técnicas de la SMA
Miraflores 178, pisos 3 y 7, Santiago / registroentidades@sma.gob.cl / www.sma.gob.cl
Contenido
1
Solicitud de nombre de usuario y clave de acceso. .................................................................... 3
1.1
Inspector Ambiental ............................................................................................................ 3
1.2
Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental................................................................... 4
2
Acceso al Sistema ........................................................................................................................ 5
3
Usuario “Inspector Ambiental” ................................................................................................... 5
4
Usuario “Empresa” ...................................................................................................................... 9
5
Usuario “Sucursal”. ................................................................................................................... 12
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1 Solicitud de nombre de usuario y clave de acceso.
1.1 Inspector Ambiental.
Las etapas del proceso de Autorización para un Inspector Ambiental, se esquematizan en la siguiente
ilustración:
Ilustración 1-1. Proceso de Solicitud de Autorización de IA
Solicitud IA en
Registro
Evaluación de
antecedentes por
parte de la SMA
Convocatoria
examen de
conocimiento
RESOLUCIÓN DE
AUTORIZACIÓN
(Asignacion Codigo
IA)
Para que un organismo pueda ser autorizado como ETFA, éste deberá contar con al menos un (1)
Inspector Ambiental (IA) autorizado. Para ello, el IA deberá solicitar su autorización a través del
Sistema de Registro.
Cada solicitante deberá enviar una copia simple de su Carnet de Identidad al correo electrónico:
registroentidades@sma.gob.cl.
En el “Asunto” deberá indicar lo siguiente: “Solicitud IA - Nombre Completo (N° RUT)”.
En el cuerpo del mensaje deberá consignar la siguiente información:


Datos de contacto (Correo electrónico, teléfonos).
Dirección de contacto.
Una vez que se ingresen dichos antecedentes en el Registro, éste generará automáticamente un
correo electrónico al Solicitante, confirmando el ingreso de los datos y enviando el nombre de
usuario y la clave de acceso.
Asignado el nombre de usuario y clave, el Solicitante deberá acceder a la siguiente dirección Web:
http://entidadestecnicas.sma.gob.cl/Home/Retfa y completar la información correspondiente, para
luego remitir la solicitud a la SMA.
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1.2 Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental.
Las etapas del proceso de Autorización Provisoria de Entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental
se esquematizan en la siguiente ilustración:
Ilustración 1-2. Proceso de Solicitud de Autorización de ETFA
Solicitud Inscripción en
Registro
Evaluación de antecedentes
por parte de la SMA
RESOLUCIÓN DE
AUTORIZACIÓN
(Asignacion Codigo ETFA)
Para que un solicitante sea autorizado como ETFA, deberá enviar los antecedentes1 que se detallan
a continuación, al correo electrónico registroentidades@sma.gob.cl:




Copia del Rol Único Tributario del Solicitante
Copia de Constitución Legal y sus Modificaciones
Certificado de Vigencia de la Personalidad Jurídica
Certificado Vigencia con Personería del Representante Legal
En el “Asunto” del correo, se deberá indicar lo siguiente: “Solicitud ETFA - Nombre Empresa (N°
RUT)”2.
En el cuerpo del mensaje se deberá consignar la siguiente información:





Página web de la empresa.
Email y teléfono de contacto.
Dirección de contacto.
C.I. Escaneado del representante legal.
Correo, teléfono y dirección de contacto del representante legal.
1
Todos los antecedentes deberán adjuntarse en un solo correo electrónico, el que no deberá superar los 20 MB de
tamaño.
2 El “Nombre Empresa” y “N° RUT” deben corresponder a la Razón Social y RUT de la persona jurídica que solicita la
autorización como ETFA.
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Una vez que personal de la SMA ingrese dichos antecedentes en el Registro, éste enviará un correo
electrónico al Solicitante, confirmado los datos de acceso (nombre de usuario y clave).
Asignado el nombre de usuario y clave, el Solicitante deberá acceder a la siguiente dirección Web:
http://entidadestecnicas.sma.gob.cl/Home/Retfa y completar la información correspondiente, para
luego remitir la solicitud a la SMA.
2 Acceso al Sistema.
Para acceder al Sistema de Registro, debe ingresar a la siguiente dirección Web:
http://entidadestecnicas.sma.gob.cl/Home/Retfa:
Ilustración 2-1. Pantalla de acceso al Sistema de Registro
3 Usuario “Inspector Ambiental”.
Una vez que ha ingresado al usuario “Inspector”, deberá completar la información pendiente:
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Ilustración 3-1. Formulario de inscripción del Inspector Ambiental
El formato de Currículum Vitae que deberá completarse y adjuntarse, se encuentra disponible en el
centro de Documentación del Registro (http://entidadestecnicas.sma.gob.cl/Home/Documentos).
Finalizada esta actividad, el usuario deberá definir los alcances para los cuales solicitará autorización
ante la SMA:
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Ilustración 3-2. Formulario de inscripción del Inspector Ambiental
Al pinchar sobre “Agregar”, en la pestaña “Alcances”, se mostrará una lista desplegable con las áreas
para las cuales solicitará la autorización como Inspector Ambiental. En el caso de que un área
específica no se encuentre dentro de las alternativas, el usuario deberá enviar un correo electrónico
a registroentidades@sma.gob.cl, solicitando la inclusión de los campos que corresponda.
Ilustración 3-3. Solicitud de Alcances del Inspector Ambiental
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



Actividad: corresponde a Muestreo y Medición/Análisis, las que se deberán seleccionar por
separado.
Matriz: matriz ambiental en la que desarrollará sus actividades.
Aplicación: Si la actividad seleccionada fue “Muestreo”, deberá seleccionar el elemento
sobre el cual se desarrollará la actividad seleccionada.
Área: Si la actividad seleccionada fue “Medición/Análisis”, deberá seleccionar el área
asociada a la autorización de la Empresa para la cual presta (o prestará) servicios y al área
de experiencia personal.
Así, por ejemplo, para el caso de una persona que preste servicios a un laboratorio
acreditado por el Instituto Nacional de Normalización (INN), el área que deberá seleccionar
corresponderá al área de acreditación de dicho laboratorio:
Ilustración 3-4. Ejemplo de identificación de “Área”
En el caso de que una autorización no explicite dicha “Área”, el usuario deberá seleccionar
el área disponible según el tipo de medición/análisis que realice.

Subárea: Una vez seleccionados los campos anteriores, el usuario deberá seleccionar la
subárea que corresponda a su actividad. Ésta estará definida previamente por el “Actividad”
y “Matriz” seleccionada.
De esta manera, para el caso de una persona que preste servicios a un laboratorio
acreditado por el Instituto Nacional de Normalización (INN), la subárea que deberá
seleccionar corresponderá a la subárea de acreditación de dicho laboratorio:
Ilustración 3-5. Ejemplo de identificación de “Subárea”
En el caso de que una autorización no explicite dicha “Subárea”, el usuario deberá
seleccionar el subárea disponible.
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En el caso de no existir campos disponibles para las actividades desarrolladas por el solicitante, éste
deberá requerir su incorporación al correo registroentidades@sma.gob.cl, explicitando el
requerimiento y los antecedentes para justificar su inclusión. La SMA podrá negar la inclusión de
dichos campos, informando de las alternativas para su completitud.
Una vez cargados todos los alcances, el usuario deberá pinchar sobre el botón “Enviar Solicitud”,
quedando sus antecedentes en evaluación por parte de la SMA:
Ilustración 3-6. Formulario de inscripción del Inspector Ambiental
4 Usuario “Empresa”.
El usuario “Empresa” corresponde a la persona jurídica que designará las sucursales a su cargo para
ser autorizado como ETFA.
Una vez que ingrese su nombre de usuario y clave, el usuario accederá a la página principal de la
“Empresa”, donde podrá revisar los datos ingresados previamente por la SMA, consultar la
documentación cargada y crear las sucursales que corresponda:
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Ilustración 4-1. Formulario de inscripción Empresa
Usted puede cambiar su clave de acceso si lo desea, presionando sobre el botón “Cambio de Clave”.
En la pestaña “Sucursal”, el usuario deberá crear las sucursales que requiera, que cuenten con
autorización vigente:
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Ilustración 4-2. Formulario de inscripción Empresa
Una vez dentro de la pestaña “Sucursal(es)”, deberá presionar sobre el botón “Agregar” y completar
la información solicitada.
Ilustración 4-3. Formulario de creación de Sucursales.
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Los “Datos Generales” deben corresponder a la persona encargada de la Sucursal, siendo su correo
electrónico la dirección a la cual se enviarán los datos de “Usuario” y “Clave” para acceder al
Sistema.
El usuario Empresa (futura ETFA) puede tener el mismo nombre de usuario (correo electrónico) que
una (1) sucursal. Sin embargo, si una empresa tiene más de una sucursal, cada una de ellas deberá
tener un nombre de usuario distinto.
La dirección de la Sucursal, deberá corresponder a aquella que se indica en la autorización o
acreditación vigente.
Una vez completados los datos de la Sucursal, deberá presionar el botón “Crear”. Una vez hecho
esto, un correo electrónico con el “Usuario” y “Clave”, le será enviado al “Email” indicado, pudiendo
acceder, de esta forma, al usuario “Sucursal”.
5 Usuario “Sucursal”.
Al usuario “Sucursal” le corresponde la carga de todas las autorizaciones y/o acreditaciones vigentes
que permitan evaluar objetivamente su requerimiento y autorizar a la persona jurídica de la cual
depende, como Entidad Técnica de Fiscalización Ambiental.
Una vez que el usuario “Empresa” cree las sucursales, a éstas se le hará llegar su nombre de usuario
y clave, pudiendo acceder a la página principal de la “Sucursal”, donde podrá revisar los datos
ingresados previamente por la SMA, consultar información completada, cargar la información
requerida así como las autorizaciones y/o acreditaciones, definir los alcances para los cuales desea
ser autorizado, seleccionar los Inspectores Ambientales con los cuales trabajará (en función de los
alcances solicitados por la Sucursal y los alcances autorizados a los Inspectores) y enviar la solicitud
a la SMA.
En primer lugar, el usuario “Sucursal” deberá completar la información requerida en la pestaña
“Sucursal”, referida al “Encargado de Sucursal”:
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Ilustración 5-1. Formulario de solicitud de Sucursales.
Luego deberá completar los antecedentes requeridos en la pestaña “Alcances”, cargando todas las
autorizaciones y/o acreditaciones que permitan respaldar la solicitud, presionando sobre el botón
“Agregar”.
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Ilustración 5-2. Formulario de solicitud de Sucursales.
Una vez hecho esto, se desplegará una ventana con la información que debe ser completada para
la identificación de la autorización y/o acreditación que se esté cargando, debiendo además, cargar
el documento digitalizado:
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Ilustración 5-3. Formulario de incorporación de autorizaciones.
En el caso de que el documento especifique la “Fecha de Vigencia” y/o la “Fecha de primera
Acreditación/Autorización”, esta información deberá ser completada. En caso contrario, esta
información no será obligatoria.
Una vez guardada la Autorización/Acreditación, el usuario deberá cargar los alcances para los que
requiera ser autorizado. Para ello, deberá marcar el signo
+ en la autorización/acreditación que
corresponda y luego seleccionar “Crear nuevo registro”:
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Ilustración 5-4. Formulario de solicitud de Alcances.
Una vez hecho esto, se abrirá una ventana con los campos requeridos para cada una de las
autorizaciones:
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Ilustración 5-5. Formulario de solicitud de Alcances.




Actividad: corresponde a Muestreo y Medición/Análisis, las que se deberán seleccionar por
separado.
Matriz: matriz ambiental en la que desarrollará sus actividades.
Aplicación: Si la actividad seleccionada fue “Muestreo”, debiendo seleccionar el elemento
sobre el cual realizará la actividad de muestreo.
Área: Si la actividad seleccionada fue “Medición/Análisis”, se deberá seleccionar el área
asociada a la autorización del solicitante.
Así, por ejemplo, para el caso de una entidad acreditada por el Instituto Nacional de
Normalización (INN), el área que deberá seleccionar corresponderá al área de acreditación
de dicho laboratorio:
Ilustración 5-6. Ejemplo de identificación de “Área”
En el caso de que una autorización no explicite dicha “Área”, el usuario deberá seleccionar
el área disponible según el tipo de medición/análisis que realice.
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
Subárea: Una vez seleccionados los campos anteriores, el usuario deberá seleccionar la
subárea que corresponda a su actividad. Ésta estará definida previamente por la“Actividad”
y “Matriz” seleccionada.
De esta manera, para el caso de una entidad acreditada por el Instituto Nacional de
Normalización (INN), el área que deberá seleccionar corresponderá al área de acreditación
de dicho laboratorio:
Ilustración 5-7. Ejemplo de identificación de “Subárea”
En el caso de que una autorización no explicite dicha “Subárea”, el usuario deberá
seleccionar el área disponible según el tipo de medición/análisis que realice.


Métodos: Corresponden a las metodologías vigentes y autorizadas por el INN o un
organismo sectorial (en el caso de una acreditación del INN, éstas se definen como
“Norma/Especificación”) para realizar muestreos, análisis y/o mediciones.
Parámetro: corresponde al analito a ensayar o medir (en el caso de una acreditación del
INN, éstos se definen como “Ensayo”).
Si en una acreditación del INN se especifica el “Muestreo” dentro del campo “Ensayo”, el
solicitante deberá completar el alcance asociado a dicho “Ensayo”, registrando la Actividad:
“Muestreo”.
En el caso de no existir campos disponibles para las actividades desarrolladas por el solicitante, los
usuarios podrán requerir la incorporación de nuevos campos a través de la opción “Solicitud de
Nuevos Campos”, en la sección superior izquierda del formulario:
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Ilustración 5-8. Solicitud de Nuevos Campos
Allí se desplegará una ventana con los tipos de campos para los cuales se desea solicitar la inclusión
de nuevos elementos:
Ilustración 5-9. Solicitud de Nuevos Campos
En el caso de requerir agregar nuevos métodos, el usuario deberá indicar el nombre completo del
método (o referencia bibliográfica) autorizado, especificar la actividad a la que corresponde el
método, la matriz asociada y él o los parámetros asociados al método en cuestión. Asimismo podrá
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ingresar sus observaciones en caso de requerirlo. Finalizada la carga de los campos faltantes, se
deberá “Enviar la Solicitud”.
La solicitud será revisada por la SMA y, si corresponde, creada dentro de la lista de campos definidos.
Finalizada la carga de alcances, el usuario deberá asignar él o los Inspectores Ambientales con los
que desempeñará sus funciones como ETFA:
Ilustración 5-10. Asignación de Inspectores Ambientales
Al presionar sobre el botón “Asignar Inspector”, se desplegará una ventana con la lista de todos los
inspectores autorizados por la SMA y que tienen uno o más alcances autorizados que coincidan con
los alcances que el usuario “Sucursal” está solicitando.
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Ilustración 5-11. Asignación de Inspectores Ambientales
Una vez asignados los Inspectores Ambientales, el solicitante podrá enviar la Solicitud a la SMA
para su evaluación y autorización, si corresponde:
Un correo electrónico será enviado con el N° de su Solicitud. A fin de ver el estado de ella, usted
podrá ingresar nuevamente al Registro, las veces que sea necesario.
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6 De las observaciones.
La SMA, durante el período de evaluación podrá realizar observaciones a su solicitud. Las
observaciones se realizarán respecto de las autorizaciones y/o acreditaciones enviadas, así como de
cada uno de los alcances solicitados.
Una vez que la SMA haga las observaciones, un correo electrónico le será enviado al usuario
“Sucursal”, indicando que existen observaciones que deben ser respondidas o corregidas. En el
correo se indicará el código del alcance o autorización observada, permitiendo al usuario corregir
únicamente dichos alcances.
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