Código: ASIG-PD-03 PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN AL SISTEMA DE CALIDAD Versión: 2.0 Fecha: Agosto 20 de 2013 Página 1 de 5 1. Objetivo Establecer los lineamientos para que la Alta Dirección revise el Sistema de Calidad y así asegurar continuamente su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad. 2. Alcance Incluye la consolidación de la información requerida para la revisión por la Alta Dirección al Sistema de Calidad, la evaluación de oportunidades de mejora del sistema y la necesidad de efectuar cambios en el mismo. 3. Definiciones Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión para alcanzar los objetivos establecidos. 4. Generalidades del procedimiento La revisión por la Alta Dirección al Sistema de Calidad se realizará una vez al año, en sesión ordinaria del Comité Directivo o en reunión extraordinaria convocada por el Representante de la Dirección. El Representante de la Alta Dirección es el responsable de presentar el Informe consolidado para realizar la revisión por la Dirección. Los responsables de cada uno de los procesos deben generar oportunamente la información para la revisión, así como las sugerencias y recomendaciones de mejora para el Sistema de Calidad. Código: ASIG-PD-03 PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN AL SISTEMA DE CALIDAD Versión: 2.0 Fecha: Agosto 20 de 2013 Página 2 de 5 5. Descripción de actividades Nro. 1. 2. ACTIVIDAD PROGRAMAR Y PLANEAR LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN AL SISTEMA DE CALIDAD Una vez al año o cuando se presenten situaciones que puedan afectar el desempeño del Sistema de Calidad, se programa la revisión gerencial al sistema de Calidad Se define la fecha de la revisión. Se realiza la citación al Comité Directivo. RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. Se debe recopilar con cada responsable de proceso la información que le corresponda relacionada con: a. Resultados de auditorías. b. Retroalimentación del cliente. c. Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio. d. Estado de las acciones correctivas y preventivas. e. Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección. f. Cambios que podrían afectar al Sistema de Calidad. g. Los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la entidad. h. Recomendaciones para la mejora. i. Política del Sistema Integrado de Gestión. j. Objetivos del Sistema Integrado de Gestión. RESPONSABLE REGISTRO/DOCUMENTO Representante de la Alta Dirección Correo electrónico o memorando de citación Responsables de todos los procesos Información Recibida Código: ASIG-PD-03 PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN AL SISTEMA DE CALIDAD Versión: 2.0 Fecha: Agosto 20 de 2013 Página 3 de 5 3. 4. 5. k. Revisión del desempeño ambiental de la entidad. CONSOLIDAR Y ANALIZAR INFORMACION. Se debe consolidar la información recopilada de cada proceso y del desempeño del Sistema de Calidad. Se debe verificar la información a fin de garantizar su confiabilidad. Se elabora el informe para la Revisión por la Dirección. PRESENTAR INFORMACIÓN A ANALIZAR EN LA REUNIÓN DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Se presenta la información recopilada sobre el desempeño del Sistema de Calidad usando el formato ASIG-PD03-F-01. RESULTADOS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Las sugerencias, decisiones y conclusiones generadas sobre el sistema, se registran en el formato Informe de revisión por la Dirección al Sistema de Calidad ASIG-PD-03-F-01 las decisiones y acciones relacionadas con: a. la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión y sus procesos, b. la mejora de los productos y servicios en relación con los requisitos de los cliente y/o usuarios, c. decisiones sobre la política, objetivos del SIG. d. las necesidades de recursos. Se definen responsables y tiempos de Representante de la Alta Dirección Formato Informe de revisión por la Dirección al Sistema de Calidad ASIGPD-03-F-01 Representante de la Alta Dirección Formato Informe de revisión por la Dirección al Sistema de Calidad ASIGPD-03-F-01 Integrantes Comité Directivo Formato Informe de revisión por la Dirección al Sistema de Calidad ASIGPD-03-F-01 Código: ASIG-PD-03 PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN AL SISTEMA DE CALIDAD Versión: 2.0 Fecha: Agosto 20 de 2013 Página 4 de 5 implementación en el formato Seguimiento a las Recomendaciones para a Mejora ASIG-PD-03-F02 REALIZAR SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO ESTABLECIDOS Los líderes de los procesos realizan seguimiento a la implementación de las acciones establecidas en el formato ASIG-PD-03-F02. 6. El representante de la Alta Dirección debe verificar el avance de implementación de las acciones, conforme a lo establecido en el informe de revisión por la Dirección al Sistema de Calidad ASIG-PD-03-F-01 La oficina de Control Interno en sus actividades de auditoría al Sistema de Calidad, realiza seguimiento a los planes de mejoramiento generados de la Revisión por la Dirección. En caso de que no se esté cumpliendo el plan establecido se analizan las causas y se establecen las acciones correctivas y se comunican al Comité Directivo. FIN Formato Seguimiento a las Recomendaciones para a Mejora ASIG-PD-03-F02 Responsables de los procesos / Representante de la Dirección. Formato Seguimiento a las Recomendaciones para a Mejora ASIG-PD-03-F02 Código: ASIG-PD-03 PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN AL SISTEMA DE CALIDAD Versión: 2.0 Fecha: Agosto 20 de 2013 Página 5 de 5 6. Requisitos técnicos del procedimiento. Se deben ejercer los controles en las siguientes actividades: Actividad 2: La información que debe enviar cada responsable del proceso debe ser confiable, oportuna, suficiente para facilitar la toma de decisiones en la Revisión por la Dirección al Sistema de Calidad. Actividad 6: Seguimiento a las fechas establecidas en las actividades planteadas. 7. Anexos • Formato Informe de revisión por la Dirección al Sistema de Calidad ASIG-PD-03-F-01 • Formato Seguimiento a las Recomendaciones para a Mejora ASIG-PD-03-F02