Ariba® Network Guía de inicio rápido para proveedores

Ariba® Network
Guía de inicio rápido
para proveedores
Ariba® Network Guía de inicio rápido para proveedores
Índice
Gestión de funciones y usuarios ............................................... 3
Creación de una función ................................................................ 3
Creación de un usuario .................................................................. 5
Modificación de un usuario ........................................................... 7
Configuración de la cuenta ........................................................ 8
Perfil de la empresa ....................................................................... 8
Notificaciones de Network .......................................................... 11
Enrutamiento de pedido electrónico............................................ 12
Enrutamiento de factura electrónica ........................................... 14
Documentación en línea ........................................................... 15
Soporte de Ariba® Network...................................................... 15
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Copyright © 2015 Ariba, Inc. Todos los derechos reservados. Ariba es una empresa de SAP.
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Automatice el ciclo del pedido al cobro para
colaborar de forma más eficaz con los clientes
Esta Guía de inicio rápido le ayudará a configurar su cuenta de Ariba® Network para que pueda
empezar a efectuar transacciones de forma electrónica con los clientes en todo el ciclo, desde
la introducción en el mercado hasta la obtención de efectivo. A través de estos pasos para
unirse a la comunidad de partners comerciales más grande del mundo, podrá encontrar rápida
y fácilmente compradores preparados para comprar, mejorar la retención de clientes, acelerar
el ciclo de ventas y predecir y aplicar el efectivo.
GESTIÓN DE FUNCIONES Y USUARIOS
El administrador de su cuenta de Ariba Network se debe elegir cuidadosamente, dado que
esta persona desempeña un papel importante para que su cuenta funcione con fluidez.
Las responsabilidades del administrador incluyen:
•
•
•
Administrar la configuración y la gestión de la cuenta
Ser el primer punto de contacto de los usuarios para preguntas y problemas
Crear funciones y usuarios de su cuenta
El administrador se vincula automáticamente al nombre de usuario y al inicio de sesión
indicado al registrarse. Sin embargo, si es necesario, puede reasignar la función de
administrador a otra persona (véase la página 7 para consultar cómo hacerlo).
El administrador crea un usuario y le otorga una función exacta que corresponde a las
responsabilidades del cargo real del usuario. Cada usuario es responsable de actualizar
su información de usuario personal.
GESTIÓN DE FUNCIONES Y USUARIOS: Creación de una función
1. Para crear una función en su cuenta, vaya a http://supplier.ariba.com e inicie sesión.
Introduzca su nombre de
usuario y su contraseña y,
a continuación, haga clic
en Inicio de sesión para
acceder a su cuenta
productiva.
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2. A continuación, haga clic en la pestaña del navegador de administración en la esquina
superior de la derecha (la que muestra el nombre de su empresa y una flecha desplegable)
para abrir la ventana de la configuración del perfil, que muestra las áreas disponibles para
la configuración. Haga clic en Usuarios.
Nota: Desde la pestaña de
navegación de administración,
puede seleccionar fácilmente
las áreas que desea revisar
o actualizar.
3. En la sección Gestionar funciones de usuario, haga clic en Crear función.
Consejo: Para modificar y suprimir las funciones
que ha creado, haga clic en Editar o Suprimir.
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4. A continuación, introduzca un nombre y una descripción de la función y marque las casillas
correspondientes para agregar los permisos de la función.
5. Para finalizar la creación de la nueva función, haga clic en Guardar.
GESTIÓN DE FUNCIONES Y USUARIOS: Creación de un usuario
1. Para crear un usuario en su cuenta, vaya a la pestaña
Navegador de administración y haga clic en Usuarios.
2. En la sección Gestionar usuarios, haga clic en Crear usuario.
Nota: Los nombres de usuario no distinguen
entre mayúsculas y minúsculas.
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3. Agregue toda la información relevante sobre el usuario en los campos indicados.
4. Marque la casilla correspondiente para seleccionar la función del usuario en la sección
Asignación de función.
Nota: Puede agregar hasta 250 usuarios
a su cuenta de Ariba Network.
5. Para asignar la responsabilidad de un cliente determinado a un usuario, haga clic en
Seleccionar clientes en la sección Asignación de cliente.
Nota: La asignación de uno o varios clientes a un
determinado usuario limita el acceso y la visibilidad
de los datos a este usuario en particular, lo cual
implica que solo este usuario puede ver y procesar
las transacciones para estos clientes.
6. Marque las casillas junto al cliente o a los clientes que desea asignar al usuario. A continuación,
haga clic en Completado.
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GESTIÓN DE FUNCIONES Y USUARIOS: Modificación de un usuario
1. Para modificar un usuario existente, vaya a la pestaña
de navegador de administración y haga clic en Usuarios.
2. En Gestionar usuarios, marque la casilla junto al nombre
del usuario que desea modificar y haga clic en Editar.
Nota: También puede suprimir, agregar o eliminar usuarios
de la lista de contactos o hacerlos administrador para su
cuenta de Ariba Network.
3. Haga clic en Restablecer contraseña para actualizar la contraseña del usuario o utilice las
casillas de selección para realizar cualquier otro cambio necesario. A continuación, haga clic
en Guardar.
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CONFIGURACIÓN DE LA CUENTA: Perfil de la empresa
Configure su perfil de empresa para que su empresa sea visible ante las organizaciones de
compra que buscan aprovisionarse de productos y servicios nuevos en Ariba Network and
Ariba Discovery™.
1. Desde la lista desplegable en la pestaña del navegador de administración, seleccione Perfil
de la empresa.
Consejo: Cuanta más información introduzca
en su perfil de la empresa, más visible será
para los compradores potenciales.
2. En la pestaña Básico, complete y actualice todos los campos necesarios indicados con un asterisco.
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3. En Categorías de servicio y producto, escriba las palabras clave para encontrar las
opciones para clasificar los productos y servicios que su empresa vende o haga clic en
Examinar para desplazarse por la lista de productos y servicios y realizar las selecciones
correspondientes. En Ubicaciones de servicios o “Expedir a”, siga el mismo procedimiento
para identificar todas las áreas geográficas a las que sirve su empresa. En Industrias, haga
clic en el botón Agregar/Eliminar para seleccionar su sector o sectores industriales de la lista
que se proporciona.
Consejo: Los criterios de búsqueda
clave que utilizan los compradores
cuando buscan nuevos proveedores
son las categorías de productos y
servicios, las ubicaciones de servicio
o de envío y los sectores industriales,
así que asegúrese de completar con
atención estas secciones.
Consejo: Una vez haya introducido toda la información
en cualquier página, haga clic en Guardar, Completado
o en OK para poder pasar a la siguiente pestaña.
4. En la pestaña Negocios, introduzca información adicional sobre su negocio, como el año de
fundación, el número de contratistas, los ingresos anuales, información financiera y fiscal y el
tipo de negocio.
Nota: La información fiscal indicada
aparecerá automáticamente en las
facturas que cree a través de Ariba
Network.
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5. En la pestaña Marketing, introduzca los enlaces a redes sociales relevantes, una descripción
detallada de su empresa y su número D-U-N-S® de Dun & Bradstreet si dispone de uno,
de modo que los compradores puedan acceder a su clasificación de crédito. También puede
proporcionar información premium de perfil como el logo de su empresa, anexos como hojas
de datos y casos prácticos y enlaces externos a páginas o sitios web que pueden ser útiles
a los compradores interesados en su negocio.
Nota: La información premium del perfil es visible a los
compradores solo si se suscribe al paquete Advantage
o Advantage Plus mediante Ariba Discovery. Para obtener
más información sobre estas opciones de suscripción vaya
a http://discovery.ariba.com y haga clic en Suscripciones.
6. En la pestaña Contactos, indique la información que permitirá a los compradores ponerse
en contacto con el personal clave de su empresa.
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7. Utilice la pestaña Certificados para enumerar las designaciones exclusivas de su empresa,
si ha llevado a cabo iniciativas verdes, si es una empresa pequeña en desventaja, si la empresa
es propiedad de mujeres, de minorías o de veteranos, o si dispone de una certificación ISO.
Consejo: Muchos compradores deben utilizar proveedores
con certificados ecológicos o de protección a la diversidad,
así que incluir estas designaciones en su perfil le puede
otorgar una ventaja competitiva significativa.
CONFIGURACIÓN DE LA CUENTA: Notificaciones de Network
1. Para indicar las notificaciones del sistema que desea recibir y dónde desea que se envíen,
vaya a la pestaña del navegador de administración y haga clic en Notificaciones en
Configuración de cuenta o Notificaciones de Network en Configuración de Network.
Nota: Puede introducir hasta tres
direcciones de correo electrónico por
tipo de notificación. Debe separar cada
dirección con una coma y SIN espacios
entre los correos electrónicos.
2. Introduzca las direcciones de correo electrónico correspondientes en las casillas indicadas.
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CONFIGURACIÓN DE LA CUENTA: Enrutamiento de pedido electrónico
1. Para seleccionar cómo desea recibir los pedidos de
los clientes de Ariba, vaya a la pestaña del navegador
de administración y haga clic en Enrutamiento de pedido
electrónico en Configuración de Network.
2. Seleccione su método preferido: en línea (portal), cXML,
correo electrónico, EDI, documentación pendiente cXML o fax.
A continuación, complete los campos obligatorios.
Consejo: Configure su cuenta de correo electrónico para que acepte los
correos del dominio ariba.com y así asegurarse de que las notificaciones
de Ariba no van a la carpeta de correo basura o no deseado.
Consejo: Seleccione En línea para enviar los pedidos a su bandeja de
entrada en línea y obtener un acceso centralizado a funciones útiles, como
la posibilidad de consultar y buscar pedidos, ver en tiempo real el estado del
pedido, enviar confirmaciones y avisos de envío, solucionar problemas con
los pedidos, convertir los pedidos en facturas y mucho más desde un solo
sitio: su cuenta de Ariba Network.
Nota: Si Ariba Network envía pedidos a correos que tienen la respuesta automática
“Fuera de la oficina”, no rechaza el pedido e indica en el registro del historial del
pedido que se ha recibido una respuesta automática.
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3. En la parte inferior de la página, utilice las listas desplegables para seleccionar el método
preferido para modificar o cancelar pedidos y gestionar otro tipo de documentación.
4. Asegúrese de que ha especificado un método para enviar los documentos de respuesta
de los pedidos (confirmaciones y avisos de envío).
5. Finalmente, configure sus preferencias para la recepción de notificaciones e indique un usuario
o los usuarios que los tienen que recibir.
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CONFIGURACIÓN DE LA CUENTA: Enrutamiento de factura electrónica
1. Para seleccionar cómo desea recibir las facturas de sus clientes de Ariba, vaya a la pestaña
del navegador de administración y haga clic en Enrutamiento de factura electrónica en
Configuración de Network.
2. Seleccione su método de enrutamiento de factura preferido: en línea, cXML o EDI de la
casilla desplegable.
3. Haga clic en las notificaciones de factura que desea recibir e indique los correos electrónicos
donde se deben enviar.
4. La sección Archivación de facturas le da la opción de archivar sus facturas. Además,
puede conservar las configuraciones predeterminadas, de modo que las facturas seguirán
siendo visibles en su bandeja de salida.
5. En Configuración e información de perfil extenso, establezca las opciones e introduzca
una descripción sobre las directrices de facturación.
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6. Si selecciona archivar las facturas y desea descargarlas, vaya al cuadro de mandos Página
de inicio, haga clic en la pestaña Bandeja de salida y, a continuación, haga clic en Facturas
archivadas.
7. En la columna Acciones, haga clic en el hiperenlace Descargar de las filas de las facturas
que desea guardar en su equipo.
Nota: Ariba Network borra automáticamente los documentos
de las transacciones vencidas después de 18 meses y las facturas
archivadas almacenadas en formato ZIP después de 3 meses.
DOCUMENTACIÓN EN LÍNEA
Para obtener más información e instrucciones paso a paso sobre cómo gestionar con eficacia
su cuenta de Ariba Network, haga clic en Ayuda  Centro de ayuda en la esquina superior
de la derecha en la página de inicio de su cuenta, y luego haga clic en el enlace Centro de
formación y seleccione uno de los temas que se enumeran.
SOPORTE DE ARIBA NETWORK
Para obtener asistencia, haga clic en Ayuda  Centro de ayuda en la esquina superior de
la derecha de la página de inicio de su cuenta y haga clic en el enlace Centro de soporte.
Allí puede encontrar las respuestas a sus preguntas, además de las opciones para ponerse
en contacto directamente con el equipo de Soporte al cliente.
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