PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMPULSA DE DOCUMENTOS Rev: 1 Fecha: 21/12/06 Pág.: 1 de 13 PO 24 (REG) GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMPULSA DE DOCUMENTOS ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Puesto: José Manuel Ocaña Puesto: Comisión de Revisión Puesto: Comisión de Expertos del Área Firma: Firma: Firma: Fecha: 10-01-200 Fecha: 21-12-2006 Fecha: 18-12-2006 Rosa María García de la O PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMPULSA DE DOCUMENTOS Rev:1 FECHA: 21/12/06 Pág.: 2 de 13 PO 24 (REG) ÍNDICE 1. OBJETO......................................................................3 2. ALCANCE ...................................................................3 3. PROCESO ..................................................................4 3.1 Diagrama de Flujo.......................................................4 3.2 Explicación del proceso ..............................................5 4. INDICADORES ...........................................................9 5. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA ......................9 6. RESPONSABILIDADES .............................................9 7. REGISTROS ..............................................................10 8. ANEXOS .....................................................................10 PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMPULSA DE DOCUMENTOS 1. Rev:1 FECHA: 21/12/06 Pág.: 3 de 13 PO 24 (REG) OBJETO El objeto de este procedimiento es elaborar un plan de actuación rápido y eficaz que defina el trámite interno de la documentación que se compulsa diariamente en el Registro General del Rectorado. 2. ALCANCE Este procedimiento afecta a todos los servicios administrativos dependientes del Registro General de la Universidad de Castilla-La Mancha, es decir, la Unidad de Información y Registro con sede en el Rectoradol. También afecta a la Gerencia del Área Económica como responsable última de la gestión de las tasas cobradas por compulsa de documentos y a la Unidad de Aplicaciones y Datos como responsable de la aplicación de Tasas. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMPULSA DE DOCUMENTOS 3. PROCESO 3.1 DIAGRAMA DE FLUJO Rev:1 FECHA: 21/12/06 Pág.: 4 de 13 PO 24 (REG) PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMPULSA DE DOCUMENTOS 3.2 Rev:1 FECHA: 21/12/06 Pág.: 5 de 13 PO 24 (REG) EXPLICACIÓN DEL PROCESO Este procedimiento regula el trámite de compulsa de la documentación que cualquier miembro de la comunidad universitaria o los ciudadanos en general, presentan ante la UCLM. Si las compulsas son requeridas por los Órganos de Gobierno y/o Unidades Administrativas de la UCLM en el uso de sus funciones siguen el mismo procedimiento, salvo que no se realiza las fases de emisión y validación de Carta de Pago. 1. Presentación de documentación. Cualquier miembro de la comunidad universitaria o cualquier ciudadano presentan en el Registro la documentación para compulsar. 2. Comprobación de la documentación. El encargado de registro comprueba la documentación para ver si procede la compulsa. 3. ¿Procede Compulsa? En el caso que dicha documentación pueda ser compulsada, se continúa con el procedimiento descrito. En caso negativo, es decir, que la documentación no haya sido emitida por la UCLM no procede su compulsa y se devuelve al interesado, salvo que haya sido requerida por cualquier Órgano de Gobierno y/o Unidad Administrativas en las convocatorias de libre concurrencia. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMPULSA DE DOCUMENTOS Rev:1 FECHA: 21/12/06 Pág.: 6 de 13 PO 24 (REG) 4. ¿Es personal de la Universidad de Castilla-La Mancha? Si el interesado es personal de la UCLM, el encargado de registro no debe elaborar ningún tipo de carta de pago, ya que el personal de la UCLM está exento del pago de precios públicos. Por esta razón, la siguiente tarea a desarrollar por el encargado de registro es comprobar los originales y copias presentados. En el caso que el interesado no sea personal de la UCLM, se elabora carta de pago para cobrar el precio público correspondiente por compulsar los documentos. 5. Elaboración de la Carta de Pago. Se elabora la Carta de Pago (ANX-24-01) por triplicado en la aplicación informática SIGED en el apartado de TASAS, las cuales, se le entregan al interesado. 6. Abono de la tasa. El interesado abona la tasa de compulsa vigente en el Banco o Caja seleccionado, de los indicados en la Carta de Pago. 7. Presentación de la Carta de Pago en la Unidad. El interesado presenta en la Unidad de Información y Registro la Carta de Pago sellada por la entidad bancaria correspondiente. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Rev:1 FECHA: 21/12/06 TÍTULO: GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMPULSA DE DOCUMENTOS Pág.: 7 de 13 PO 24 (REG) 8. El interesado que quiere compulsar unos documentos concretos debe realizar el correspondiente ingreso del precio público, indicado en la carta de pago elaborada por el encargado de registro. Ante la llegada de dicho interesado con la documentación a compulsar y la correspondiente carta de pago, el encargado debe comprobar que se ha realizado efectivamente el pago de las tasas. Si el pago no se ha realizado correctamente se solicita que subsane el error en la entidad bancaria y se vuelve a presentar la carta de pago subsanada. En el supuesto que el pago se haya realizado correctamente se continúa con el proceso. 9. Validación de la carta de pago. El encargado de registro valida la carta de pago en la aplicación SIGED-TASAS. 10. Entrega de copia de la carta de pago. El encargado de registro, una vez ha validado la carta de pago en la aplicación habilitada para dicho uso, entrega una copia de la carta de pago al interesado y otra se queda en la oficina de Registro para su archivo. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Rev:1 FECHA: 21/12/06 TÍTULO: GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMPULSA DE DOCUMENTOS Pág.: 8 de 13 PO 24 (REG) 11. Comprobación de originales y copias. El ciudadano aporta junto con el documento original una copia del mismo. El encargado de registro comprueba que el original y la copia coinciden exactamente. 12. Acto de compulsa. Realizada la comprobación se estampa el sello de compulsa en la copia del documento. En el sello aparece la leyenda “compulsado y conforme con el documento que se me exhibe y devuelvo”, la fecha, la identificación del órgano que emite la compulsa y el nombre y la firma de la persona que la expide (ANX-24-02). Nos podemos encontrar ante dos posibilidades de compulsa: a) Compulsa de documentos individuales. En el caso de documentos individuales, el sello de compulsa se estampa en todas las páginas. b) Compulsa de cuerpos documentales. Cuando el ciudadano desea compulsar cuerpos documentales (por ej. una escritura), se rellena una solicitud de diligencia de compulsa que se une a la copia del documento (ANX-2403). 13. Devolución de originales y copias. Una vez realizada la compulsa se devuelven los documentos originales y las copias al interesado. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Rev:1 FECHA: 21/12/06 TÍTULO: GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMPULSA DE DOCUMENTOS 4. Pág.: 9 de 13 PO 24 (REG) INDICADORES Responsable del Control Indicador Frecuencia de Control Nº de demandas de compulsas diarias Encargado de Registro Diario Nº de compulsas aceptadas Encargado de Registro Diario Nº de peticiones de compulsa del personal de la UCLM Encargado de Registro Diario 5. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA − Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. − Resolución del Secretario General de la Universidad de Castilla-La Mancha de 28 de mayo de 2002, por la que se dan instrucciones provisionales en relación con el funcionamiento de los registros oficiales de la Universidad de Castilla-La Mancha. 6. RESPONSABILIDADES − El subdirector Unidad Información y Registro que gestiona el servicio oficial de compulsa. − Los Directores de las UGAD de Campus por tener asumidas funciones en los Registros de Campus. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Rev:1 FECHA: 21/12/06 TÍTULO: GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMPULSA DE DOCUMENTOS − Pág.: 10 de 13 PO 24 (REG) El personal encargado de las Oficinas de Registros que gestiona el procedimiento. − Unidad de Aplicaciones y Datos que dan soporte a la aplicación informática. 7. REGISTROS Lugar de Archivo Tiempo Mínimo Soporte Informático Permanente Ejecutivo/Aux. Admtvo. Archivo Excel Mensual Archivo Unidad Subdirector Unidad Soporte Papel 5 años Archivo Unidad Subdirector Unidad Soporte Digital Registro Responsable SIGED Panel de Actividad 8. Permanente ANEXOS ANX-24-01 “Carta de Pago por Compulsas” ANX-24-02 “Modelo de Sello de compulsa individual usada en el Registro General” ANX-24-03 “Modelo de Diligencia de compulsa de cuerpos documentales” PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMPULSA DE DOCUMENTOS Rev:1 FECHA: 21/12/06 Pág.: 11 de 13 PO 24 (REG) ANX-24-01 “Carta de Pago por Compulsas” PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMPULSA DE DOCUMENTOS Rev:1 FECHA: 21/12/06 Pág.: 12 de 13 PO 24 (REG) ANX-24-02 “Modelo de Sello de compulsa individual usada en el Registro General” PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS TÍTULO: GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMPULSA DE DOCUMENTOS Rev:1 FECHA: 21/12/06 Pág.: 13 de 13 PO 24 (REG) ANX-24-03 “Modelo de Diligencia de compulsa de cuerpos documentales”